- ARCA S.p.A. - MODELLO DI ORGANIZZAZIONE e FUNZIONAMENTO

AZIENDA REGIONALE CENTRALE ACQUISTI - ARCA S.p.A. Classificazione: uso interno

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Prot. n. ARCA.2019.0005471 del 29/03/2019

- ARCA S.p.A. -

MODELLO DI ORGANIZZAZIONE e FUNZIONAMENTO

Approvato nella seduta del CdA del 11/03/2019



Cronologia delle revisioni

Revisione Data Sintesi delle modifiche

1 04/09/2014 Stesura prima versione documento

2 11/09/2014 Semplificazione dei contenuti di alcuni capitoli

3 12/09/2014 Documento approvato in CdA

4 15/09/2015 Revisione globale in virtù del nuovo schema organizzativo approvato dal CdA in data 29/07/2015

5 06/10/2015 Eliminazione riferimenti al personale dipendente all’interno delle Strutture

6 22/04/2016 Dettaglio attività Funzione Contract Control Management, individuazione ruolo “Responsabile Accessibilità”

7 30/09/2016 Nuova organizzazione aziendale approvata con CdA del 30/09/2016

8 21/12/2017 Nuova organizzazione aziendale approvata con CdA del 21/12/2017

9 11/03/2019

Revisione generale in particolare concentrata per le strutture: “Funzione Controlli Interni”, “Funzione Program Management”. Sono stati introdotti aspetti di dettaglio in merito alle nuove responsabilità dettate dal Reg. (UE) n. 679 del 2016 – GDPR e dal “Regolamento aziendale Data Protection”.

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SOMMARIO 1. MISSION DI ARCA ............................................................................................................ 4

2. MODELLO ORGANIZZATIVO ............................................................................................. 6

2.1. Organizzazione Funzionale .............................................................................................. 6

2.2. Organizzazione Gerarchica ............................................................................................ 11

3. STRUTTURE ORGANIZZATIVE ......................................................................................... 13

3.1. PRESIDENTE DEL CDA .................................................................................................... 13

3.1.1. Sistema dei controlli ...................................................................................................... 13

3.1.2. Funzione Controlli Interni .............................................................................................. 13

3.1.3. Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione ........................................................... 15

3.2. DIRETTORE GENERALE ................................................................................................... 17

3.2.1. Funzione Program Management .................................................................................... 18

3.2.2. Funzione Contract Control Management ....................................................................... 21

3.3. STRUTTURA OPERATIVA AMMINISTRAZIONE ................................................................ 23

3.3.1. Funzione Risorse Umane ............................................................................................... 26

3.3.2. Funzione Contabilità, Bilancio, Logistica e Spese di Funzionamento ............................... 28

3.4. STRUTTURA OPERATIVA GIURIDICO – LEGALE ................................................................ 31

3.4.1. Funzione Attività di Business ......................................................................................... 32

3.4.2. Funzione Attività Interne ............................................................................................... 33

3.5. STRUTTURA OPERATIVA COORDINAMENTO TAVOLO TECNICO APPALTI......................... 34

3.6. STRUTTURA OPERATIVA GARE ....................................................................................... 34

3.6.1. Funzione Farmaceutica .................................................................................................. 35

3.6.2. Funzione Beni................................................................................................................ 36

3.6.3. Funzione Tecnologia e ICT ............................................................................................. 36

3.6.4. Funzione Servizi in Appalto ............................................................................................ 36

3.7. STRUTTURA OPERATIVA SISTEMI INFORMATIVI E DI E-PROCUREMENT .......................... 38

3.7.1. Funzione Strategia evolutiva, analisi funzionale ............................................................. 39

3.7.2. Funzione Sviluppo e gestione Sistemi Informativi e di e-Procurement ............................ 40

3.7.3. Funzione Formazione, Assistenza e Supporto al territorio .............................................. 41

4. REGOLE GENERALI ......................................................................................................... 42



1. MISSION DI ARCA

La Legge Regionale n.12/2012 del 16/07/2012 (modificata con la Legge Regionale n. 21 del

24/12/2012) ha stabilito l’istituzione dell’Agenzia Regionale Centrale Acquisti con l’obiettivo di

potenziare ulteriormente l’attività della Centrale Acquisti, prima incardinata presso Lombardia

Informatica S.p.A.

La scelta strategica di scorporare il ramo d’azienda da Lombardia Informatica S.p.A. e dare vita

all’Agenzia ha da subito consentito, in virtù di un complessivo modello organizzativo snello e

focalizzato, di ridurre i tempi di sviluppo dei processi legati al core business (es. nell’espletamento

delle procedure di gara gestite direttamente oppure nello sviluppo di nuove soluzioni di e-

Procurement), anche attraverso la gestione diretta dei partner esterni a supporto dell’attività; la

successiva trasformazione di ARCA da ente pubblico a Società per azioni, operata dalla Legge della

Regione Lombardia 31/07/2013, n. 5, concretamente attuata a partire dal 30 aprile 2014, consente:

I. il perseguimento degli obiettivi istituzionali attraverso una forma giuridica dinamica e

allineata agli scenari normativi nazionali e regionali in continua evoluzione;

II. l’inserimento di ARCA nella logica delle S.p.A. lombarde degli Enti SIREG, che attualmente

presidiano settori quali l’informatica, le infrastrutture, la finanza permettendo in tal modo

anche il presidio del mondo degli appalti.

La mission di ARCA S.p.A. (di seguito ARCA o la “Società”) è l’ottimizzazione della spesa pubblica

regionale, fornendo agli Enti del territorio lombardo gli strumenti operativi e gestionali per

migliorare l’efficienza e l’efficacia delle attività di gara e per ridurre costi e tempi connessi alle

procedure di selezione dei fornitori.

ARCA contribuisce al raggiungimento degli obiettivi strategici regionali di digitalizzazione e

semplificazione dei processi della Pubblica Amministrazione Lombarda, favorendo la massima

competizione tra le imprese e la più ampia partecipazione delle PMI agli appalti pubblici in Regione

Lombardia.

Regione Lombardia ha affidato all’Azienda Regionale Centrale Acquisti S.p.A. molteplici funzioni

strumentali alle proprie finalità istituzionali ripartite nei due distinti asset rappresentati dalle

procedure centralizzate d’acquisto e dallo sviluppo dei sistemi di e-Procurement. Nel complesso,

infatti, le funzioni istituzionali ad oggi deputate ad ARCA consistono nelle seguenti:

• Centrale di Committenza (comma 3, art. 1, Legge Regionale n. 33/2007);

• Stazione Unica Appaltante (comma 3 bis, art. 1, Legge Regionale n. 33/2007);

• Soggetto Aggregatore (comma 3 bis, art. 1, Legge Regionale n. 33/2007);

• Coordinatore Tavolo Tecnico Appalti (comma 3 ter, art. 1, Legge Regionale n. 33/2007);

• Consulente per il supporto tecnico sugli Appalti (comma 4, lettera c ter, art. 1, Legge

Regionale n. 33/2007);



• Promotore, Sviluppatore e Gestore della Piattaforma Telematica (comma 6, art. 1, Legge

Regionale n. 33/2007).

Le funzioni di Soggetto Aggregatore e di Coordinatore del Tavolo Tecnico degli Appalti Regionale

hanno costituito le novità rilevanti a partire dall’anno 2014. Gli effetti di tali nuovi compiti si stanno

dispiegando in particolare nel presente periodo, dal momento pervenendo a compimento le

applicazioni delle previsioni normative poste alla base dei compiti assegnati ad ARCA.

Le finalità istituzionali e le relative attribuzioni di compiti della Società sono stati ampliati e

irrobustiti dalle normative sopra richiamate nonché dalla piena operatività del Codice degli Appalti

(D.Lgs n. 50/2016) e dall’aggiornamento del medesimo intervenuto nel corso dell’anno 2017 (D.Lgs

n. 56/2017): al riguardo ARCA ha sviluppato la propria organizzazione, cui questo documento è

dedicato, al fine di assicurare lo svolgimento dei compiti così come delineati ed ampliati dal

legislatore. Tale aggiornamento organizzativo è continuo dal momento che il sistema delineato dal

nuovo Codice degli Appalti prevede un sistema di norme secondarie di applicazione delle norme

codicistiche per il tramite di Linee Guida ANAC e Decreti Ministeriali. La normativa secondaria si

adegua nel tempo e fornisce le interpretazioni corrette delle norme principali.

ARCA, infine, rispondendo ai Tavoli di incontro e lavori, già avviati nel corso del 2015 con alcune P.A.

al di fuori del territorio lombardo, si impegna ad offrire gli strumenti di e-Procurement e i servizi di

gestione e assistenza connessi, previo riconoscimento di un rimborso stabilito negli accordi stipulati

ad hoc (ex art. 15 della Legge 241/1990), con ristoro dei costi di gestione. Sono vigenti approvati

accordi che prevedono la messa a disposizione della piattaforma di e-Procurement (SINTEL e NECA)

oltre alle attività necessarie correlate ad un corretto utilizzo delle stesse.

A seguito della DGR X/6394 e DGR X/7423, il perimetro geografico dei soggetti titolati ad usufruire

dei servizi ARCA e di SINTEL si è ulteriormente ampliato, e ciò richiede un sempre maggiore

dispiegamento di risorse, sia strumentali che di personale, a supporto dei processi di attivazione e

accompagnamento all’uso di SINTEL e NECA.

In riferimento a tale scenario si è rilevato che le richieste di accesso ai servizi ARCA sottoposte da

parte di Enti extra Regione attraverso l’apposito processo sono notevolmente aumentate anche in

coincidenza della data del 18 ottobre 2018, scadenza prevista dall’ art. 85 c. 1 del D. Lgs 50/2016

per la richiesta di trasmissione del DGUE in formato elettronico e che pertanto obbliga gli Enti ad

utilizzare piattaforme telematiche per tutte le tipologie di procedure d’acquisto.

Ad oggi infatti, oltre agli Enti di Regione Lombardia e quelli che hanno sottoscritto un Accordo di

collaborazione con ARCA, si aggiungono oltre duecento Enti Extra Regione che hanno potuto

registrarsi e stanno iniziando ad usufruire dei servizi di e procurement messi a disposizione da ARCA

sulla base di quanto disposto dalle DGR sopracitate.

Regione Lombardia stabilisce con propria DGR le fasce di ristoro dei costi per l’utilizzo del servizio,

da applicare ai suddetti Enti.



2. MODELLO ORGANIZZATIVO

2.1. Organizzazione Funzionale Il modello organizzativo di ARCA prevede una struttura composta dai seguenti organi e organismi:

• Consiglio di Amministrazione;

• Collegio sindacale;

• Revisore Legale dei conti;

• Organismo di Vigilanza (OdV);

• Organismo Indipendente di Valutazione (OIV);

• Sistema di Controlli Interni;

• Direzione Generale;

• Strutture Operative.

La seguente immagine riporta la struttura del Modello Organizzativo di ARCA.



Figura 1 - Modello organizzativo di ARCA – Il management



Gli organi e organismi rappresentati nello schema di cui sopra devono essere declinati in una visione

funzionale che individui gli ambiti logico/funzionali di competenza e che consenta il perseguimento

in modo efficace degli obiettivi e delle attività descritte nella mission aziendale. Tale

rappresentazione, formalizzata nella seguente Figura 2, identifica:

• la Governance, costituita dal Consiglio di Amministrazione (CdA) e dal Direttore Generale;

• una “linea” di supporto alla Direzione (Giuridico Legale);

• una “linea” di funzionamento aziendale (Amministrazione);

• tre “linee” di core business (Coordinamento Tavolo Tecnico Appalti, Gare, Sistemi

Informativi e di e-Procurement).

Inoltre, sono state istituite le seguenti Funzioni: in staff alla Presidenza del CdA la “Funzione

Relazioni Istituzionali e Comunicazione”, in staff alla Direzione Generale la “Funzione Contract

Control Management” e, per il supporto e la programmazione annuale, la “Funzione Program

Management”.

Tutte le linee riportano alla Governance e attivano tra loro relazioni interfunzionali per lo

svolgimento delle proprie specifiche attività.



Figura 2 – Schema funzionale di ARCA



Con specifico riferimento alla vigente normativa in materia di trattamento dei dati c.d. Data

Protection, ARCA ha definito uno specifico assetto organizzativo e ha identificato i principali ruoli, in

coerenza con quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679, General Data Protection

Regulation (GDPR).

Si illustra di seguito il modello organizzativo adottato:

Figura 3 – Modello Organizzativo Data Protection di ARCA

Titolare del trattamento

Coordinatore aziendale Data Protection

Presidenza del CdA

Data Protection Officer (DPO)

Lettera di incarico

Incaricati ARCA per i singoli trattamenti

Fornitori

Contratto, nomina di responsabile

Incaricati

Lettera di incarico

Lettera di incarico

Lettera di incarico

Amministratori di sistema

Atto di nomina

Lettera di nomina

Amministratori di sistema



2.2. Organizzazione Gerarchica

In Figura 4 è riportato l’organigramma di ARCA che evidenzia la scomposizione e l’articolazione degli

ambiti logico/funzionali in strutture organizzative dedicate allo svolgimento delle specifiche attività

con la descrizione delle Funzioni e la definizione delle rispettive responsabilità.

La struttura organizzativa aziendale è organizzata su 3 livelli gerarchici:

1. Direzione Generale;

2. Struttura Operativa;

3. Funzione.

Di norma la responsabilità delle strutture citate viene affidata ai sotto riportati livelli di

inquadramento contrattuale:

1. Direttore Generale;

2. Dirigente;

3. Quadro.



Figura 4 – Organigramma di ARCA



3. STRUTTURE ORGANIZZATIVE

3.1. PRESIDENTE DEL CDA

Rappresenta l’organo apicale della Società; assume la Rappresentanza Legale della stessa, di fronte

ai terzi e in giudizio. La firma sociale spetta al Presidente del Consiglio di Amministrazione e, in caso

di sua assenza o impedimento, al componente del Consiglio di Amministrazione più anziano d'età.

Al Presidente competono i poteri definiti all’interno dello Statuto della Società, deliberato dalla

Giunta Regionale con DGR X/547 del 02/08/2013, modificato il 21/12/2016 (n. di repertorio 69552).

Il Presidente del CdA è Titolare del trattamento dei dati personali gestiti dalla Società.

Il Presidente, al fine di dotare ARCA di un assetto interno coerente con la normativa in ambito Data

Protection come da nuovo Regolamento Europeo “General Data Protection Regulation n. 679 del

2016” (di seguito GDPR), ha nominato il “Data Protection Officer” (DPO) e ha individuato il

“Coordinatore aziendale Data Protection”.

Il Presidente autorizza il personale di ARCA a svolgere specifiche attività di trattamento dei dati, in

coerenza con quanto previsto dal Registro delle attività di trattamento e con le attività di

competenza della Struttura Operativa/Funzione di riferimento.

Riporta al Presidente del CdA:

• “Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione”.

3.1.1. Sistema dei controlli

Nel rispetto dei valori di indipendenza e autonomia, per un adeguato svolgimento dei propri compiti

che sono regolati da specifiche normative, gli elementi di tale sistema si relazionano direttamente

con il Consiglio di Amministrazione e sono:

esterni:

• Collegio sindacale;

• Revisore legale dei conti;

• Organismo di Vigilanza;

• Organismo Indipendente di Valutazione.

e interni:

• “Funzione Controlli Interni”;

3.1.2. Funzione Controlli Interni

Parte integrante del “Sistema dei Controlli Aziendale” la Funzione garantisce la “Compliance

Normativa” assicurando la rispondenza alle disposizioni di legge.



Il perimetro di riferimento della “Compliance Normativa” è determinato dalle direttive di Regione

Lombardia ed è relativo ai seguenti principali ambiti:

• Prevenzione della corruzione (Legge n. 190/2012);

• Trasparenza (D.Lgs. n. 33/2003);

Il Responsabile della Funzione è nominato “Responsabile per la prevenzione della corruzione” e

“Responsabile della trasparenza”, rispettivamente ai sensi della Legge n. 190/2012 e del D. Lgs. n.

33/2013.

La figura del “Responsabile della Prevenzione della Corruzione” è stata introdotta dall’art. 1, c. 7

della Legge n. 190/2012 e, successivamente riunito a quello di “Responsabile della Trasparenza” dal

D.Lgs. n. 97/2016. Il Responsabile viene identificato con riferimento ad entrambi i ruoli ovvero come

“Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza” (RPCT).

Nell’ambito della prevenzione della corruzione, i compiti del RPCT sono stabiliti per legge o

dall’ANAC e principalmente riguardano la predisposizione e l’aggiornamento del “Piano Triennale

per la Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza” (PTPC), nonché il monitoraggio della sua

efficace attuazione e la formazione al rispetto della legalità. Il RPCT è anche responsabile della

normativa antiriciclaggio, sempre nell’ambito delle azioni di prevenzione della corruzione stabilite

per legge.

In ambito trasparenza, il RPCT ha il compito, in particolare, di elaborare e pianificare le azioni a

garanzia della trasparenza dell’azione societaria. È responsabile della sezione del sito societario

denominata “Società Trasparente” e vi opera implementandone o disponendone l’implementazione

dei campi, in ottemperanza all’evoluzione normativa e di soft law, monitorandone la corretta

compilazione. Inoltre, ha l’obbligo di verificare che vengano rispettati gli obblighi di pubblicazione

derivanti dal D. Lgs. n. 33/2013, riferendo i casi di mancato o ritardato adempimento degli obblighi

di pubblicazione al Consiglio di Amministrazione e alla “Funzione Risorse Umane” per l’eventuale

attivazione dei conseguenti procedimenti disciplinari. Collabora con l’Organismo indipendente di

valutazione (OIV) per l’attestazione della conformità a norma degli obblighi di pubblicazione.

Contestualmente, l’RPCT è “Responsabile dell’accesso civico”, in virtù del fatto che le richieste

stesse di accesso civico vanno presentate al Responsabile della trasparenza dell’amministrazione

che si pronuncia sulla stessa, così come indicato all’Art. 5 del D.Lgs. 33/2013.

Il Responsabile ha inoltre l’obbligo di definire il “Piano di Formazione” sia in tema anticorruzione e

legalità che in tema trasparenza per tutti i dipendenti, da inserire nel PTPC, in collaborazione con la

“Funzione Risorse Umane” e con l’Organismo di Vigilanza, per quanto di competenza.

Il RPCT garantisce un idoneo flusso informativo utile a supportare gli organi di controllo e vigilanza

nei rispettivi compiti; riferisce al Consiglio di Amministrazione con cadenza almeno semestrale

sull’attività svolta nell’ambito delle proprie attività.



Lo svolgimento operativo dei controlli interni si traduce in azioni di verifica volte ad assicurare

l'applicazione delle norme, delle procedure e delle regole definite dall’insieme di processi

organizzativi societari e regionali.

A tal proposito la Funzione si relaziona con la “Funzione Program Management” che è deputata allo

svolgimento di audit e verifiche, al fine di garantire il rispetto e la concreta applicazione degli indirizzi

aziendali e regionali.

3.1.3. Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione

La Funzione, in staff alla Presidenza di ARCA, garantisce le funzioni di Segreteria di Presidenza.

Assiste il Presidente nelle proprie funzioni e supportandolo nella redazione di atti, comunicazioni da

e verso l’esterno/interno ed assicurando l’adempimento di tutte le attività segretariali connesse

(Protocollo, Gestione PEC Istituzionale, corrispondenza, gestione trasferte, ecc.) e ne organizza

l’agenda di lavoro in relazione agli impegni istituzionali anche relazionandosi con la segreteria del

direttore generale.

Cura la predisposizione della documentazione inerente le sedute del CdA e gli invii della

corrispondenza inerenti e conseguenti alle sedute medesime, anche in ottemperanza alle direttive

regionali sul controllo analogo, cura la numerazione delle deliberazioni, la protocollazione degli atti

del CdA e l’invio dei documenti e le comunicazioni in applicazione alle deliberazioni adottate e

supporta la segreteria del Consiglio in tutte le attività. Garantisce la custodia degli atti relativi.

Assicura stretto raccordo tra le attività del Presidente, del Consiglio e il Direttore generale e la sua

Segreteria.

La Funzione inoltre assicura l’attività di promozione dell’immagine aziendale attraverso la

progettazione, l’implementazione e il monitoraggio di iniziative di comunicazione, realizzando tutte

le attività a supporto del posizionamento e della promozione di ARCA verso l’esterno.

Gestisce il sito societario ed è “Responsabile dell’accessibilità” del sito stesso; tale nomina viene

assegnata al personale interno alla Funzione.

Nel medesimo modo, viene assegnata la nomina di “Responsabile per il procedimento di

pubblicazione” in quanto la Funzione cura l’aggiornamento delle informazioni presenti all’interno

della sezione del sito denominata “Società Trasparente”, su indicazioni del RPCT che ne è

responsabile.

Contribuisce al miglioramento della conoscenza organizzata e di qualità all’interno della Società e

coordina le strutture societarie nel diffondere informazioni utili e aggiornate ai fini della diffusione

delle informazioni relative ai prodotti/servizi.

Tutte le attività e gli obiettivi sono concordati e verificati con i referenti della comunicazione di

Regione Lombardia e nel rispetto delle policy dettate dall’Ente.



La Funzione è centro di competenza aziendale per le tematiche afferenti la comunicazione print, la

comunicazione tradizionale e digitale, l’organizzazione di eventi, la gestione degli spazi pubblicitari;

per tali tematiche la Funzione fornisce supporto tecnico alle Funzioni della “Struttura Operativa

Gare” per tutte le iniziative di approvvigionamento connesse e rispondenti ai fabbisogni del SIREG.

La Funzione svolge le seguenti attività:

Comunicazione tradizionale

Su indicazione del Presidente o del Direttore Generale garantisce i rapporti con le Istituzioni e con

le agenzie e i fornitori collegati alle attività di comunicazione. Mantiene i rapporti con la stampa

curando le pubblicazioni/comunicati, produce con frequenza giornaliera la “rassegna stampa” di

interesse aziendale, divulgandola a tutti i dipendenti.

D’intesa con la governance societaria progetta, implementa e monitora il “Piano di comunicazione

annuale” e i singoli piani operativi necessari per individuare i messaggi da veicolare al target di

riferimento tramite adeguate attività e strumenti. Realizza campagne e singole iniziative di

comunicazione come ad esempio eventi/fiere/manifestazioni e tutte le attività e gli strumenti utili

a divulgare le informazioni inerenti le attività della Società e sui prodotti/servizi, quali materiali

promozionali, prodotti editoriali e di comunicazione visiva.

Vigila sull’utilizzo del logo e del marchio aziendale e dell’immagine coordinata sovraintendendo alle

relative attività amministrative e assicurandone il corretto utilizzo.

Comunicazione digitale

La Funzione si occupa della progettazione e della gestione dei sistemi di digital marketing (sito web,

intranet) e dei contenuti ad esse connessi, alla continua ricerca di soluzioni che aiutino

l’organizzazione ad individuare i bisogni degli utenti e a facilitare gli scambi in modo innovativo ed

interattivo. Nello specifico progetta, implementa e monitora i “Piani di marketing digitale” volti a

raggiungere gli obiettivi aziendali. Gestisce le attività di web marketing quali SEO (search engine

optimization), invio Newsletter e DEM (direct email marketing), Analytics, presenza su internet.

Si occupa della definizione delle linee evolutive come da indicazioni della governance, della

redazione dei requisiti funzionali e architettura dell’informazione e garantendo lo sviluppo dei

sistemi. Gestisce la presenza sui social network assicurando il controllo dei contenuti e il rispetto

delle linee guida per l’utilizzo. Realizza gli strumenti di comunicazione multimediale da divulgare

online in funzione delle opportunità che emergono dal confronto costante con le altre strutture

aziendali (banner, slider, infografiche, presentazioni, etc..).

Affianca la “Struttura Operativa Sistemi informativi e di e-Procurement” nella definizione

dell’usabilità e del layout delle piattaforme di e-Procurement e contribuisce alla realizzazione dei

materiali a supporto degli utenti (manuali, video tutorial e materiale per il portale) per la parte

relativa al layout dei documenti e alla loro pubblicazione, in stretto raccordo con la medesima

Struttura che ne cura invece i contenuti.



3.2. DIRETTORE GENERALE

Il Direttore Generale riporta alla Presidenza del Consiglio di Amministrazione. Le sue funzioni sono

quelle previste dal vigente Statuto; in particolare assicura la realizzazione dei piani aziendali e il

conseguimento degli obiettivi strategici definiti dal Consiglio di Amministrazione.

Coordina l’attività delle strutture operative aziendali, in linea con i livelli di servizio stabiliti, al fine

di garantire l’erogazione di servizi di qualità e conformi alla normativa vigente.

Al Direttore Generale competono i poteri di gestione che gli sono conferiti dal Consiglio di

Amministrazione sulla base delle deleghe ricevute; egli assume le determinazioni in ordine alla

realizzazione dei programmi e progetti adottati.

Le attività tipiche sono:

1. dirigere, coordinare e gestire le Strutture Operative e le Funzioni aziendali della Società

rispondendo al Consiglio di Amministrazione;

2. elaborare e sottoporre al Consiglio di Amministrazione i programmi finanziari, i programmi

di attività ed organizzativi della Società;

3. dare esecuzione alle deliberazioni del Consiglio di Amministrazione.

Dispone il conferimento degli incarichi di responsabilità dirigenziale, in coerenza con

l’organizzazione interna e i piani di assunzione deliberati dal Consiglio di Amministrazione.

È Datore di lavoro. Il servizio di prevenzione aziendale, previsto dal D.Lgs. n. 81/2008, risponde

direttamente al Direttore Generale. Le figure di Responsabile del Servizio di Prevenzione e

Protezione e di Medico Competente, stante le dimensioni e la tipologia della Società (rischi derivanti

dall’attività di ufficio in sede e fuori sede), sono attribuite di norma a professionisti esterni

all’azienda.

II Direttore Generale ha il dovere di informazione nei confronti del Consiglio di Amministrazione sul

generale andamento della gestione, sulla sua possibile prevedibile evoluzione, sulle operazioni di

maggior rilievo per dimensioni e caratteristiche.

Riportano al Direttore Generale il:

• Responsabile della “Struttura Operativa Amministrazione”;

• Responsabile della “Struttura Operativa Giuridico Legale”;

• Responsabile della “Struttura Operativa Gare”;

• Responsabile della “Struttura Operativa Sistemi Informativi e di e-Procurement”;

• Responsabile della “Struttura Operativa Coordinamento Tavolo Tecnico Appalti”;

• Responsabile della “Funzione Program Management”;

• Responsabile della “Funzione Contract Control Management”.



3.2.1. Funzione Program Management

In staff al Direttore Generale, la Funzione assicura il coordinamento dei processi di pianificazione,

programmazione e controllo gestionale dello svolgimento dei piani aziendali annuali e pluriennali,

definendone le relative metodologie, i processi e gli strumenti a supporto. Supporta il Direttore

Generale nell’attuazione della strategia complessiva di evoluzione della Società e collabora con esso

nella stesura del “Piano Annuale” e nella predisposizione dei piani pluriennali, coordinando l’attività

delle varie Strutture Operative e monitorandone l’esecuzione, in coerenza con gli indirizzi e la

programmazione regionale. Per il perseguimento di tale obiettivo, la Funzione garantisce assistenza

alle Strutture Operative in tema di pianificazione, organizzazione e coordinamento delle attività,

nonché, per le materie di competenza, nelle necessarie relazioni con le strutture regionali di

riferimento.

In collaborazione con la “Funzione Risorse Umane” della “Struttura Operativa Amministrazione”

garantisce l’adeguamento degli assetti organizzativi agli indirizzi strategici del Consiglio di

Amministrazione attraverso attività di analisi e gestione organizzativa, finalizzate allo sviluppo di

strutture, processi e meccanismi di coordinamento interni.

Sulla base delle direttive fissate dal Direttore Generale, in sinergia con la “Funzione Risorse Umane”,

coordina e gestisce il processo di valutazione del personale, mediante l’elaborazione del “Piano delle

performance” (ex art. 10 del D.Lgs. n. 150/2009), garantendo anche supporto tecnico specialistico

agli organismi di valutazione per le attività di misurazione della performance.

Garantisce l’applicazione delle linee di gestione annuali emanate dalla Regione con il rispetto

puntuale dei vincoli ivi previsti.

Con riferimento al D.Lgs. n. 231/2001, la Funzione supporta l’Organismo di Vigilanza nella

predisposizione e aggiornamento del “Codice Etico” e del “Modello di Organizzazione, Gestione e

controllo”.

A tal proposito, il responsabile della Funzione è nominato “Componente Interno dell’Organismo di

Vigilanza”.

Con riferimento agli adempimenti relativi alla normativa Data Protection, il Responsabile delle

Funzione assume il ruolo di “Coordinatore Aziendale Data Protection”. È il referente interno di

ARCA in tale ambito, stabilisce e supervisiona l’adozione di idonee misure tecniche e organizzative,

la coerenza delle politiche aziendali con la normativa e lo svolgimento di attività di sensibilizzazione

e formazione del personale. Inoltre, si raccorda direttamente con il “Data Protection Officer” per lo

svolgimento delle attività di sua competenza collaborando con quest’ultimo per l’attuazione degli

adempimenti normativi previsti.

Nell’ottica del Program Management generale, in accordo con la Funzione che si occupa dei sistemi

informativi aziendali, sviluppa e promuove l'adozione dei sistemi di monitoraggio e controllo



direzionale, definendo i processi e gli strumenti per il monitoraggio e il controllo di gestione e la

business intelligence. Inoltre:

1. analizza e definisce gli indicatori di performance (reporting);

2. produce per il Direttore Generale, anche avvalendosi degli strumenti di business intelligence,

report periodici a livello direzionale ed operativo, nell’ottica del massimo supporto alle varie

strutture della Società nonché dell’informazione e condivisione il Socio Unico e con tutti gli

stakeholder di ARCA;

3. produce, per il Direttore Generale report per rispondere alle esigenze di dati ed analisi

provenienti dalle strutture di ARCA oppure da soggetti esterni, fornendo tempestivamente

le informazioni ricercate;

4. effettua il monitoraggio periodico (trimestrale) relativo all’avanzamento complessivo della

pianificazione definita curando l’integrazione delle singole programmazioni delle Strutture

Operative e le rimodulazioni eventualmente necessarie per il perseguimento degli obiettivi.

Garantisce che i processi e le procedure di ARCA siano costantemente adeguati ai sistemi di qualità

garantendone la specifica coerenza con le disposizioni regionali previste in materia. Si occupa della

progettazione, dell’implementazione, del monitoraggio e del miglioramento del Sistema di Gestione

(della Qualità e della Sicurezza dell’Informazione) di ARCA secondo i requisiti di standard e la

normativa di riferimento, al fine di perseguire il miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza delle

attività aziendali.

È deputato allo svolgimento di audit e verifiche, al fine di garantire il rispetto degli indirizzi aziendali

e regionali.

La Funzione è opportunamente organizzata per svolgere le seguenti attività:

1. Programmazione e controllo:

svolge e supporta la predisposizione del programma operativo annuale delle attività e di tutte

le attività correlate a organizzazione, pianificazione, controllo e coordinamento generale

dell’attuazione del programma operativo stesso. Verifica periodicamente (di norma

trimestralmente) la compatibilità fra risultati ottenuti e gli obiettivi previsti nel “Piano

Annuale” monitorando la congruenza e realizzando relazioni periodiche. Inoltre, si occupa di:

• effettuare il monitoraggio relativo all’avanzamento complessivo della pianificazione

definita con il piano operativo, curando anche l’integrazione delle singole pianificazioni

dei servizi/progetti;

• effettuare eventuali rimodulazioni necessarie per il perseguimento degli obiettivi, in

un’ottica di Program Management generale;

• analizzare e definire gli indicatori operativi e di performance, realizzando cruscotti

direzionali nell’ambito dei sistemi di business intelligence aziendali;



• predisporre, in attuazione della programmazione annuale aziendale, le schede di budget

contenenti attività ed obiettivi (anche incentivanti) per le Strutture Operative e le

Funzioni;

• supportare il Direttore Generale nella conduzione dell’analisi annuale delle performance

individuali finalizzate alla valutazione per il riconoscimento degli incrementi economici e

delle progressioni di carriera;

• monitorare l’andamento dello svolgimento delle attività ed il livello di raggiungimento

degli obiettivi, presentando report tra cui, in particolare, quello finale di rendicontazione

del raggiungimento degli obiettivi.

2. Gestione dei processi organizzativi:

Progetta, implementa, monitora e migliora il sistema dei processi organizzativi aziendali,

ispirandosi agli standard e alla normativa di riferimento per la gestione dei Sistemi Qualità e

Sicurezza delle Informazioni (ISO 9001:2015, ISO 27001:2005), al fine di perseguire il

miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza delle attività aziendali incrementando anche la

soddisfazione del cliente. Per il completamento di queste attività, devono essere svolte

mansioni di coordinamento e monitoraggio nei seguenti ambiti:

• definizione dei processi aziendali/regolamenti in collaborazione con le strutture aziendali;

• supporto alle strutture aziendali nella definizione e predisposizione delle istruzioni di

lavoro, moduli e tabelle, ecc.;

• supporto nella definizione e monitoraggio degli indicatori di efficienza ed efficacia dei

processi;

• formazione e sensibilizzazione del personale sugli ambiti sopra descritti;

• definizione della metodologia di analisi e gestione dei rischi che incombono sulle

informazioni aziendali;

• analisi e valutazione dei rischi;

• gestione dei rischi identificati attraverso il supporto alle strutture nell’identificazione delle

azioni di mitigazione dei rischi e il monitoraggio e controllo dell’implementazione delle

stesse;

• predisposizione/aggiornamento delle policy di sicurezza;

• monitoraggio e controllo periodico sull’implementazione delle misure di sicurezza

previste dalla legge.

3. Internal Audit:

assicura, anche attraverso azioni di verifica, nell’ambito delle competenze assegnate,

l'applicazione delle norme, delle procedure e delle regole definite dal sistema di processi

organizzativi aziendali e regionali e si relaziona e coordina con le altre strutture al fine di

garantire il rispetto degli indirizzi aziendali e la gestione delle esigenze di cambiamento.



Nello specifico, la Funzione svolge le seguenti attività:

• la pianificazione delle verifiche ispettive interne, secondo gli obiettivi e le strategie

aziendali;

• le verifiche ispettive interne relazionando i risultati al Direttore generale;

• il coordinamento e il supporto per l’esecuzione delle verifiche ispettive di seconda parte

ad opera del committente o quelle svolte dall’Ente di Certificazione.

4. Data protection:

coordina, gestisce e assicura l’esecuzione delle attività volte al raggiungimento degli obiettivi

prefissati in materia di protezione dei dati personali e di conformità al Regolamento n.

679/2016.

Nello specifico, la Funzione svolge le seguenti attività:

• propone al Direttore Generale l’approvazione della valutazione dei rischi privacy e dei

relativi impatti;

• coordina quanto necessario per la corretta esecuzione delle attività che la Società deve

svolgere per la tutela dei diritti e delle libertà degli interessati;

• si interfaccia con il DPO sulle questioni interpretative della norma per garantire il corretto

andamento delle attività previste in ordine al rispetto dei requisiti di conformità privacy;

• garantisce i flussi informativi verso il Titolare e le strutture coinvolte nel trattamento dei

dati;

• aggiorna il registro delle attività di trattamento;

• qualora necessario svolge la valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA),

confrontandosi con il DPO in merito agli aspetti metodologici, coinvolgendo le pertinenti

unità organizzative aziendali ed, eventualmente, i fornitori;

• risponde, di concerto con il DPO, alle richieste degli interessati;

• supporta il DPO nella raccolta delle informazioni necessarie per gestire i rapporti con

l’Autorità di controllo;

• si attiva, di concerto con il DPO, per garantire il monitoraggio dell’applicazione della

norma nei confronti dei trattamenti svolti da ARCA o da soggetti terzi;

• supporta le specifiche funzioni aziendali nell’effettuare le ulteriori valutazioni preliminari

dei rischi privacy;

• si raccorda con la Funzione Risorse Umane, nella definizione del fabbisogno formativo in

relazione alle tematiche di cui al presente Regolamento.

3.2.2. Funzione Contract Control Management

In staff al Direttore Generale la Funzione assume, come figura terza rispetto al processo di

approvvigionamento, il ruolo di “controllore-collaudatore” nella gestione dei contratti attivi e

passivi stipulati dalla Società, nonché delle convenzioni, effettuando il monitoraggio e producendo



un reporting periodico al Direttore Generale e ai responsabili di Struttura Operativa sullo stato di

avanzamento, con particolare riferimento ai consumi e alle disponibilità residue e ai risultati delle

azioni di verifica delle forniture.

Collabora in stretto contatto con il Responsabile Unico del Procedimento (RUP) e, per i contratti di

funzionamento, con il Direttore dell’Esecuzione del Contratto (DEC), affinché le forniture previste

siano erogate conformemente alle modalità contrattualmente previste.

Nell’ambito delle Convenzioni Quadro, di norma, il Responsabile della Funzione assume il ruolo di

“Direttore dell’Esecuzione del Contratto” (DEC).

La “Funzione Contract Control Management”, nello svolgimento delle attività di gestione dei

contratti, si avvale del supporto giuridico della “Struttura Operativa Giuridico Legale – Funzione

Attività Interne” per i contratti di funzionamento e della “Struttura Operativa Giuridico Legale –

Funzione Attività di Business” per i contratti relativi alle Convenzioni Quadro ARCA.

Convenzioni Quadro ARCA

Nell’ambito delle Convenzioni Quadro (ex art. 26 Legge n. 488/1999) stipulate da ARCA, la “Funzione

Contract Control Management” ne garantisce la gestione ed il monitoraggio.

In particolare, le attività svolte in merito alle Convenzioni Quadro ARCA sono:

1. Gestione amministrativa:

• supporto alla “Struttura Operativa Gare”, durante la stesura della documentazione di

gara, della adeguatezza e fattibilità di gestione tecnica (es. utilizzo del NECA) per le

Convenzioni stipulate a seguito delle aggiudicazioni di tali procedure di appalto;

• fase di attivazione:

o presa in carico dalla “Struttura Operativa Gare” della documentazione di gara, del

relativo contratto stipulato con il fornitore aggiudicatario, ivi compreso l’elenco

dei prodotti della Convenzione;

o relazione con la Struttura preposta del fornitore aggiudicatario di gestione della

Convenzione;

o caricamento sul NECA;

o abilitazione Enti;

o realizzazione dei supporti informativi e richiesta alle strutture aziendali preposte

(es. Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione) per la diffusione;

• aggiornamento prodotti/prezzi:

o ricezione da parte del fornitore della richiesta di variazione;

o verifica della fattibilità delle modifiche con il RUP;

o adeguamento degli strumenti operativi (es. NECA) dei prodotti/prezzi;

• gestione delle richieste degli Enti compatibilmente a quanto disposto dalla Convenzione,

operatività NECA sugli Ordinativi di Fornitura (OdF) e Richieste di Consegna (RdC);

• ricezione e verifica dei reclami;



• proposta al RUP di applicazione di penali;

• verifiche ispettive:

o predisposizione del piano di verifiche ispettive;

o ingaggio del soggetto terzo dell’attività ispettiva;

o rendicontazione alla “Direzione Generale”, ai responsabili di Struttura Operativa

e ai RUP/DEC;

• proroga/estensione:

o invio ai RUP/DEC della segnalazione di erosione del massimale e/o scadenza

temporale al fine di procedere rispettivamente all’estensione del massimale e/o

della proroga temporale;

• cambio fornitore/sospensione convenzione:

o adeguamento del NECA e dei supporti informativi;

• Transaction Fee:

o calcolo delle eventuali Transaction Fee (o similari) ed invio alla “Struttura

Operativa Amministrazione” per l’avvio della pratica amministrativa;

• svincolo Cauzioni Definitive:

o segnalazione alla “Struttura Operativa Gare” della chiusura della Convenzione ai

fini dello svincolo delle Garanzie prestate dal fornitore;

• richieste funzionali NECA:

o provvede all’inoltro delle richieste di evoluzione del NECA alla “Funzione strategia

evolutiva, analisi funzionale” della “Struttura Operativa Sistemi Informativi ed e-

Procurement”, attraverso la formalizzazione di requisiti di massima, affinché

possa essere predisposta la pianificazione annuale del piano di interventi

funzionali del NECA.

2. Monitoraggio:

• aggiornamento dell’archivio informativo delle Convenzioni (DB Convenzioni);

• ricezione, validazione e caricamento dei flussi inerenti gli ordini inviati dai fornitori o dagli

enti;

• analisi delle erosioni di massimali dei singoli lotti e degli Ordinativi di Fornitura degli Enti;

gestione degli Ordinativi di Fornitura scaduti ma con residuo di impegno di spesa;

• reporting periodico di avanzamento delle Convenzioni e dei contratti alla “Direzione

Generale” e al responsabile della “Struttura Operativa Gare”.

3.3. STRUTTURA OPERATIVA AMMINISTRAZIONE

In riporto al Direttore Generale, la Struttura è responsabile, in attuazione del “Piano di Attività

annuale” e delle decisioni del Consiglio di Amministrazione, delle direttive impartire dal Direttore

Generale, del coordinamento e della gestione dei processi di pianificazione, approvvigionamento,

gestione contabile e controllo delle risorse economico-finanziarie, delle risorse umane della Società,

in coerenza con gli obiettivi definiti nei programmi annuali e pluriennali.



La Struttura Operativa si occupa del coordinamento e della gestione delle attività di segreteria

generale e di protocollo.

Nell’ambito delle attività di segreteria generale e di protocollo, alla Struttura Operativa sono

attribuite le seguenti responsabilità:

• assiste il Direttore Generale nello svolgimento delle proprie funzioni, supportandolo nella

redazione di atti, comunicazioni verso l’esterno/interno ed assicurando l’adempimento di

tutte le attività segretariali connesse;

• organizza le agende di lavoro del Direttore Generale in relazione agli impegni istituzionali,

alle relazioni con il Socio Unico Regione Lombardia e all’organizzazione ed al supporto

logistico di incontri ed eventi interni ed esterni di ARCA;

• gestisce le funzioni di reception, di presidio telefonico e di gestione della cancelleria con

raccolta del relativo fabbisogno;

• coordina la gestione delle attività di postalizzazione;

• assicura la gestione del protocollo aziendale e, in questo ambito, all’interno della Struttura

Operativa viene identificato il “Responsabile della Gestione Documentale” che vigila

sull’applicazione del “Manuale di gestione”, ha il compito di garantire l’integrità del

patrimonio documentale aziendale, in sinergia con il “Responsabile della conservazione a

norma” ed il “Coordinatore aziendale Data Protection” per rendere possibile, nel tempo, la

riproducibilità degli atti garantendone, nel contempo, la riservatezza. In particolare, nella

fase di gestione del Protocollo Informatico, cura la ricezione e l’assegnazione di ogni

comunicazione da e verso le strutture esterne e interne alla Società.

La Struttura Operativa inoltre supporta il CdA ed il Collegio Sindacale nelle seguenti attività:

• fornisce alla “Direzione Generale”, al “Consiglio di Amministrazione” e al Collegio Sindacale

supporto per la governance societaria;

• predispone, ai sensi della normativa nazionale, in particolare dal Codice Civile e delle

direttive emanate dal Socio Unico Regione Lombardia, con la collaborazione della

“Segreteria di Presidenza”, tutte le attività connesse alla convocazione, alla predisposizione

documentale;

• cura la verbalizzazione delle sedute del Consiglio di Amministrazione della Società e delle

Assemblee Ordinarie e Straordinarie dei Soci, fatte salve le ipotesi prescritte per legge di

verbalizzazione a cura di Notaio, assumendo il ruolo di segretario;

• cura la tenuta e l’aggiornamento dei libri aziendali (Libro delle decisioni dei Soci e Libro dei

verbali del Consiglio di Amministrazione) secondo le disposizioni legislative.

La Struttura Operativa definisce la “Programmazione annuale dei fabbisogni” sia in termini di

approvvigionamento di beni e servizi per il funzionamento di ARCA che di risorse umane, in raccordo

con la “Funzione Program Management”.



La Struttura Operativa è inoltre responsabile della gestione contabile e del controllo delle risorse

economico e finanziarie dell'Azienda, in coerenza con gli obiettivi definiti nei programmi annuali e

pluriennali e dei relativi bilanci assicurando la regolarità dei procedimenti contabili e dei processi di

gestione delle risorse economiche e patrimoniali nel rispetto delle norme di legge, delle linee di

indirizzo annuali emanate dalla “Giunta Regionale” e dei regolamenti interni della Società.

Garantisce a tal fine il controllo di gestione economico e finanziario ed il rispetto del budget annuo,

fornendo l’autorizzazione preventiva alle spese aziendali.

Provvede inoltre alla verifica della correttezza ed alla conseguente liquidazione delle fatture passive.

Il Dirigente della Struttura ha autonomia di impegno di spesa (spese di funzionamento) nel limite

massimo di € 3.000. Il Dirigente emette autonomamente fatture attive fino al limite massimo di €

50.000.

Redige i report previsti dalla vigente normativa sull’andamento della spesa e sullo stato del bilancio

aziendale.

Attraverso la “Funzione Contabilità, Bilancio, Logistica e Spese di Funzionamento” ha il compito di:

• predisporre i report per il controllo di gestione economico;

• gestire e curare i rapporti esterni all'Azienda, principalmente con:

o Collegio Sindacale e Revisore legale dei conti;

o soggetti istituzionali preposti, in particolare gli Uffici dell'amministrazione finanziaria,

per quesiti e richieste di pareri in materia contabile e fiscale;

o fornitori, per le attività di fatturazione.

Attraverso la “Funzione Risorse Umane” assicura tutte le necessità aziendali, dal reclutamento alla

gestione, compreso il percorso di formazione ed aggiornamento professionale.

In particolare, deve assicurare tutte le attività ed i fabbisogni del singolo dipendente e della Società

nel momento d’ingresso (assunzione) e nel momento di uscita (dimissione), curandone i rapporti

con tutte le altre strutture/funzioni aziendali.

Attraverso la “Funzione Contabilità, Bilancio, Logistica e Spese di Funzionamento” assicura anche la

gestione della logistica, i servizi ad essa correlati, nonché provvede alle spese di funzionamento.

Il Dirigente responsabile della Struttura Operativa svolge, di norma, la funzione di “RUP”, salvo

diversa determinazione, delle procedure relative al funzionamento e a fabbisogni propri di ARCA.

Alla Struttura riportano:

• “Funzione Risorse Umane”;

• “Funzione Contabilità, Bilancio, Logistica e Spese di Funzionamento”



3.3.1. Funzione Risorse Umane

La Funzione è responsabile delle attività di pianificazione, reclutamento, inserimento, gestione,

sviluppo, formazione ed amministrazione del personale; cura l’emissione di direttive e circolari per

l’applicazione delle disposizioni normative e contrattuali in materia di lavoro. Supporta il Direttore

Generale nella gestione delle relazioni sindacali e nell’eventuale contenzioso del lavoro. In

collaborazione con la “Funzione Program Management” garantisce l’adeguamento degli assetti

organizzativi agli indirizzi strategici del Consiglio di Amministrazione attraverso attività di analisi e

gestione organizzativa, finalizzate allo sviluppo di strutture, processi e meccanismi di

coordinamento interni.

La Funzione assicura la gestione dell’organizzazione, attraverso:

• l’analisi, organizzazione, coordinamento e controllo dei processi interni (ad esempio, job

description, skill inventory, etc.), per promuovere e attivare interventi di semplificazione e

innovazione;

• la promozione di progetti finalizzati all’innovazione e alla razionalizzazione dei metodi di

lavoro e dei processi.


1. Segreteria delle risorse umane:

ha il compito di rappresentare il front-office verso i dipendenti della Società che per esigenza

hanno necessità di interfacciarsi con la “Funzione Risorse Umane” e, in generale, cura tutti

gli aspetti segretariali (es. redazione di atti, comunicazioni da e verso l’esterno/interno)

assicurando l’adempimento dei vincoli dettati dal “Manuale di Gestione Documentale”, in

particolare per le attività di protocollazione.

A titolo esemplificativo, provvede:

• alla gestione dei buoni pasto;

• alla verbalizzazione degli incontri con le organizzazioni sindacali;

• a recepire la documentazione inerente il personale, curandone la custodia.

2. Acquisizione e Qualificazione delle risorse umane:

garantisce la selezione e lo sviluppo del personale, occupandosi di:

• reclutare personale dirigenziale e non dirigenziale;

• attivare le strutture/funzioni aziendali preposte alla configurazione dei sistemi

informativi necessari allo svolgimento della prestazione lavorativa (es. PdL, posta

elettronica, ecc.) in linea con quanto previsto dal regolamento aziendale vigente

(Regolamento per l’utilizzo delle risorse aziendali);



• identificare le esigenze di formazione del personale, elaborare i “Piani della

Formazione”, assicurare l’attuazione anche attraverso la gestione dei rapporti con gli

istituti di formazione regionali e altri soggetti esterni;

• garantire le comunicazioni obbligatorie al “Centro per l’Impiego” e comunicazioni

relative alle assunzioni obbligatorie ai sensi della Legge n. 68/1999.

3. Gestione delle risorse umane:

ha il compito di:

• fornire supporto al Direttore Generale nel definire, aggiornare e modificare le dotazioni

organiche, controllando l’adeguata distribuzione del personale rispetto ai carichi di

lavoro;

• assistere il Direttore Generale nella gestione delle relazioni sindacali e nella corretta

applicazione della legislazione del lavoro, dei Contratti Collettivi e degli Accordi

Aziendali;

• curare l’elaborazione, lo studio, l’analisi, l’interpretazione e l’applicazione delle leggi in

materia di lavoro, nonché delle norme contrattuali e degli accordi collettivi;

• gestire il rapporto di lavoro del personale sotto l'aspetto giuridico, economico e

previdenziale, assicurando la gestione ed il rispetto degli aspetti normativi e contrattuali

del rapporto di lavoro del personale dipendente;

• curare la gestione amministrativa del sistema di rilevazione delle presenze e delle

assenze per il personale;

• garantire la corretta alimentazione ed utilizzo dei sistemi informativi utilizzati;

• curare la gestione e la liquidazione delle competenze fisse e variabili della retribuzione

per tutto il personale previa acquisizione, verifica e consolidamento dei dati di

presenza/assenza dei dipendenti;

• coordinare le attività di elaborazione mensile degli stipendi e predisposizione dei

cedolini per il personale della Società, compresi gli adempimenti relativi alle

Certificazioni Uniche;

• espletare le funzioni del sostituto d'imposta connesse al rapporto di lavoro e fornisce

direttamente o indirettamente assistenza fiscale ai dipendenti;

• curare la quantificazione e ripartizione dei fondi dei trattamenti incentivanti e garantire

l’applicazione delle disposizioni contrattuali per la parte inerente il trattamento

economico e accessorio;

• monitorare e controllare la spesa del personale, elaborare statistiche, predisporre

reportistiche anche finalizzate agli obblighi di informativa e trasparenza;

• elaborare i dati relativi al personale in funzione delle imputazioni di spesa sui capitoli di

bilancio e della legge di bilancio;

• gestire il trattamento relativo alle attività fuori sede del personale;



• garantire gli adempimenti, anche di natura fiscale e previdenziale, per i redditi da lavoro

dipendente e assimilati, compresi gli adempimenti connessi al personale comandato,

curando i rapporti con i relativi Enti ed Uffici pubblici;

• provvedere all'elaborazione e all’invio delle denunce mensili e annuali, fiscali e

previdenziali, al pagamento mensile dei contributi e alla gestione delle posizioni

contributive;

• curare i rapporti con gli enti previdenziali e assistenziali e fornire assistenza in materia

di previdenza e quiescenza;

• curare la gestione giuridico amministrativa del personale dell’Azienda, per l’aspettativa,

il diritto allo studio, il part-time e la concessione dei benefici ex lege n. 104/1992;

• fornire supporto amministrativo al medico competente ai fini dell’organizzazione

dell’attività specifica in relazione ai fascicoli personali dei dipendenti;

• verificare l'andamento degli infortuni, analizzandone le dinamiche e proponendo azioni

correttive; gestire l’aggiornamento del Libro Infortuni;

• assicurare la tenuta della documentazione obbligatoria;

• in conseguenza alla cessazione del rapporto di lavoro, attivare le strutture/funzioni

aziendali preposte alla disabilitazione e alla cancellazione delle utenze del dipendente

dai sistemi informativi (es. Badge, Postazioni di Lavoro, posta elettronica) in linea con

quanto previsto dal regolamento aziendale vigente (Regolamento per l’utilizzo delle

risorse aziendali).

3.3.2. Funzione Contabilità, Bilancio, Logistica e Spese di Funzionamento

La Funzione, nel rispetto dei regolamenti interni e delle altre norme di legge, delle delibere della

Giunta Regionale e delle disposizioni interne, ha il compito di:

• programmare e governare le attività legate alla contabilità:

o redigere il bilancio annuale (compreso il bilancio semestrale e di chiusura),

comprensivo delle note di accompagnamento e della ulteriore documentazione

richiesta dalla normativa vigente in materia;

o amministrare la contabilità economico-patrimoniale, ed in particolare:

▪ verificare la conformità delle richieste di spesa rispetto al budget aziendale;

▪ provvedere alla liquidazione delle fatture passive e alle spese di

funzionamento della Società;

▪ provvedere alla determinazione delle ritenute (erariali e previdenziali) sui

redditi di lavoro dipendente, su quello autonomo e quello di collaborazione

coordinata e continuativa;

▪ operare e dare disposizioni sul conto intestato alla Società anche mediante

l’emissione di assegni, bancari e circolari, e più in generale, compiere

operazioni passive ed attive a valere sui conti intestati alla Società entro i

limiti delle deleghe bancarie conferite;



▪ girare all’incasso cambiali, assegni bancari e circolari, vaglia cambiari, postali

e telegrafici, tratte e ricevute bancarie (RIBA), e in generale titoli di credito o

effetti di commercio, sottoscrivendo tutta la relativa documentazione, girate,

quietanze e ricevute;

▪ esigere ed incassare le somme dovute per qualsiasi titolo compresi i mandati

di pagamento alla Società da persone fisiche e giuridiche, pubbliche e private,

rilasciando le relative quietanze; emettere, ricevere, firmare e quietanzare

fatture, note di addebito e accredito, pagare conti e fatture, previa verifica

contabile e raccolta dell’attestazione di consegna del bene o regolare

esecuzione del servizio da parte del RUP/DEC;

▪ effettuare depositi a qualsiasi titolo, fare domande di svincolo degli stessi sia

in contanti che in titoli o valori presso qualunque ufficio pubblico o privato;

▪ predisporre la pianificazione dei pagamenti in conformità alle scadenze

previste e all'andamento dei flussi finanziari;

▪ garantire gli adempimenti fiscali e tributari assicurando gli adempimenti

tributari in materia di imposte dirette ed indirette, compresi la

predisposizione e l'inoltro delle dichiarazioni periodiche ed annuali;

▪ predisporre ed inoltrare telematicamente i modelli per il versamento delle

imposte dirette ed indirette e dei contributi previdenziali ed assistenziali

dell'Ente (F24);

▪ gestire il patrimonio e i successivi investimenti in conto capitale effettuati,

compresa la gestione degli ammortamenti;

▪ tenuta dei libri contabili obbligatori;

o gestire un sistema di contabilità analitica, finalizzato alla riclassificazione e all’analisi

dei costi di gestione anche in una logica di supporto all'attività di controllo di

gestione;

o redigere il reporting finanziario ed economico;

• provvedere alla gestione del ciclo attivo, ed in particolare:

o gestire e rendicontare la fatturazione attiva verso Regione Lombardia e altri soggetti;

o assicurare la gestione del credito, su indicazioni e in stretto raccordo con la “Struttura

Operativa Giuridico Legale”, per le attività di recupero dei crediti;

• garantire gli adempimenti relativi alla gestione del ciclo passivo, ed in particolare:

o verificare la conformità delle Richieste di approvvigionamento rispetto al budget

aziendale;

o censire i contratti passivi stipulati in stretta collaborazione con la “Funzione Contract

Control Management”;

o provvedere alle attività di manutenzione e aggiornamento anagrafica fornitori;

o gestire i pagamenti in conformità agli adempimenti di legge ed in relazione alle

scadenze previste:

▪ censire le fatture passive;

▪ verificare gli inadempimenti dei fornitori presso l'Agenzia delle Entrate;



▪ richiedere la regolarità contributiva all'INPS o alle Casse di Previdenza;

▪ pagare i versamenti relativi agli adempimenti fiscali aziendali attraverso gli

F24;

• gestire il servizio di economato:

o gestire la cassa economale, verificare la disponibilità e reintegrare i fondi;

• garantire il costante aggiornamento dei sistemi informativi relativi alle funzioni di contabilità

in collaborazione con la “Funzione Sviluppo e gestione sistemi informativi e di e-

Procurement”;

• garantire che la manutenzione dei locali e degli impianti sia effettuata secondo quanto

previsto da convenzioni/contratti;

• garantire il rispetto degli obblighi degli adempimenti di legge per le tematiche della sicurezza

sui luoghi di lavoro e dell’igienicità ed utilizzabilità per i fini istituzionali degli stessi;

• lavorare in stretto raccordo e fornire le informazioni e al “Responsabile SPP” e al “Medico

Competente” ai fini del rispetto ed applicazione del D.Lgs. n. 81/2008 ed in particolare per

la stesura e l’aggiornamento del “Documento di Valutazione dei Rischi – DVR”.

• dare concreta attuazione a quanto segnalato dal “RSPP” e disposto dal Datore di Lavoro;

• gestire ove direttamente riferibili, le attività relative al controllo accessi, alla sicurezza degli

stabili e all’ottimizzazione dell’infrastruttura tecnologica;

• svolgere le attività di controllo e coordinamento collaudi, gestione inventario permanente

dei beni a cespiti, attività di dismissione dei beni a patrimonio nel rispetto delle regole

aziendali, civilistiche e fiscali, elaborazione ammortamenti;

• recepire le richieste di acquisto (ad es. RdA, RdI, ecc.) avanzate dalle altre strutture, per il

funzionamento della Società. Nell’ambito della gestione della spesa di funzionamento la

Funzione garantisce che le spese di funzionamento rispettino il budget annuo assegnato.



3.4. STRUTTURA OPERATIVA GIURIDICO – LEGALE

In riporto al Direttore Generale, la Struttura è responsabile del supporto legale e giuridico della

Società, garantisce l’assistenza per tutte le questioni di natura giuridico-legale connesse allo

svolgimento delle funzioni di business della Società stessa.

Svolge, pertanto, le seguenti attività:

a. fornisce supporto legale e giuridico, esprimendo parere preventivo sulla regolarità e sulla

conformità alle leggi degli atti del Direttore Generale al fine di garantire che le azioni

aziendali siano svolte conformemente alle normative vigenti, operandone il controllo di

legittimità:

o analisi normativa nazionale e regionale (comprese le Direttive, le Delibere della

Giunta Regionale...) di interesse per ARCA;

o coordinamento normativo per ARCA con la normativa nazionale;

o interfaccia con la struttura legislativa di Regione Lombardia per la normativa di

interesse per la Società;

o redazione e Controllo Convenzioni/contratti/ Atti stipulati da ARCA;

b. fornisce consulenza giuridica e, se richiesti, pareri formali alle Strutture Operative della

Società gestendo le problematiche tecnico giuridiche particolarmente in tema di:

o normativa dell’amministrazione digitale, per la “Struttura Operativa Sistemi

Informativi e di e-Procurement” affinché la piattaforma telematica svolga le proprie

funzioni nel rispetto della normativa vigente applicabile e i servizi telematici erogati

siano rispettosi della trasparenza, sicurezza, del mercato e del trattamento dei dati

Fornisce ogni altro parere richiesto inerente e problematiche di e-Procurement;

o normativa in materia di appalti e contrattualistica pubblica alla “Struttura Operativa

Amministrazione” affinché ogni processo di affidamento per l’acquisizione di beni e

servizi di funzionamento si svolga nel rispetto della normativa vigente in materia di

attività contrattuale degli enti pubblici nel rispetto dei tempi della programmazione

regionale e del “Piano di Attività” aziendale;

o normativa sul “Sistema Rete” e pianificazione aggregata nazionale e regionale per la

“Struttura Operativa Coordinamento Tavolo Tecnico Appalti” al fine di garantire il

coordinamento in termini giuridici delle azioni del Tavolo Tecnico degli Appalti con le

iniziative nazionali di acquisti aggregati;

o normativa e attività del Soggetto Aggregatore e del Tavolo Tecnico dei Soggetti

Aggregatori;

c. cura il contenzioso inerente le attività aziendali, sia direttamente -con il personale

dipendente abilitato- sia interfacciandosi con i legali esterni di Avvocatura Regionale o

professionisti eventualmente incaricati, sulla base di disposizioni del responsabile della

Struttura Operativa con motivato atto; garantisce il monitoraggio e l’aggiornamento del

fondo rischi fornendo il relativo report ai fini della predisposizione del bilancio nei modi e

tempi di legge;



d. effettua la verifica delle necessità assicurative societarie manifestando il relativo fabbisogno

ai fini dell’approvvigionamento e garantisce la gestione delle polizze e i relativi sinistri;

e. garantisce che gli atti, le procedure e i procedimenti interni nonché i regolamenti societari,

siano costantemente coerenti con la normativa primaria e secondaria e con le direttive e gli

indirizzi dettati da Regione Lombardia, al fine di evitare sanzioni, declaratorie di illegittimità,

perdite finanziarie o danni di reputazione in conseguenza di violazioni di norme legislative,

regolamenti o di autoregolamentazione;

f. cura l’aggiornamento aziendale alle innovazioni normative e, in accordo con le S.O.

“Amministrazione” (“Funzione Risorse Umane”) e “Gare”, propone al Direttore Generale gli

eventi di formazione necessari;

g. garantisce i rapporti con l’autorità giudiziaria/ Corte dei conti, acquisendo dalle S.O. secondo

competenza le informazioni necessarie.

La ripartizione delle attività tra le Funzioni della Struttura Operativa è operata sulla base del

principio generale secondo cui, compatibilmente con le risorse disponibili, la Funzione che cura la

conformità giuridica degli atti relativi alle procedure di gara non seguirà il contenzioso di rifermento.

3.4.1. Funzione Attività di Business

La Funzione ha il compito di curare gli aspetti giuridici e normativi connessi alle attività aziendali di

business, in particolare:

a. fornisce assistenza giuridica alle seguenti Strutture Operative:

o “Struttura Operativa Coordinamento Tavolo Tecnico Appalti”;

o “Struttura Operativa Sistemi Informativi e di e-Procurement”;

b. fornisce supporto di carattere legislativo alla governance in tema di analisi normativa di

interesse aziendale e in particolare sotto il profilo di:

o coordinamento normativa nazionale con quella regionale in materia di organismi di

diritto pubblico;

o coordinamento normativo per il “Sistema Rete”;

o analisi e coordinamento dei Decreti Ministeriali attuativi Tavolo Tecnico dei Soggetti

Aggregatori e più in generale sullo sviluppo normativo legato alla qualifica di

Soggetto Aggregatore;

o supporto alle proposte modificative della normativa primaria e secondaria di

interesse;

c. cura il contenzioso, in particolare per la “Struttura Operativa Gare” e la “Struttura Operativa

Amministrazione”, tramite i legali abilitati secondo le disposizioni che di volta in volta il

responsabile di Struttura Operativa predisporrà con motivato atto;

d. coordina funzionalmente l’aggiornamento professionale delle risorse umane assegnate alla

“Struttura Operativa Gare” deputate alla conformità giuridica della strategia e della

documentazione di gara per quanto concerne gli aspetti di:

I. interpretazione normativa;

II. aggiornamento normativo;



III. standardizzazione documentale;

IV. fasi patologiche del processo di gare al fine di prevenire il contenzioso.

La Funzione fornisce supporto alla “Funzione Contract Control Management” nello svolgimento

delle attività per la gestione dei contratti relativi alle Convenzioni Quadro ARCA.

3.4.2. Funzione Attività Interne

La Funzione ha il compito di curare gli aspetti legali principalmente delle attività volte al

funzionamento interno e delle relative strutture preposte come di seguito elencate:

a. esprimere parere preventivo sulla regolarità e conformità alla legge e ai regolamenti degli

atti in adozione dal Direttore Generale garantendone quindi un controllo preventivo di

legittimità. Dovrà curare gli aspetti giuridici inerenti gli atti amministrativi, gli acquisti interni,

i regolamenti aziendali, le Convenzioni e i Contratti di ogni tipo, anche relativi alle risorse

umane;

b. coordinare le attività di contenzioso tra i legali abilitati appartenenti alla “Struttura

Operativa Giuridico Legale”;

c. curare gli adempimenti relativi nei confronti di Regione Lombardia (richieste, report,…) e

svolgere l’attività di contenzioso unitamente ai legali abilitati della Struttura. Tale attività

viene svolta per la:

o “Struttura Operativa Coordinamento Tavolo Tecnico Appalti”;

o “Struttura Operativa Sistemi Informativi e di e-Procurement”;

d. fornire supporto giuridico alle attività di Program Management anche in termini di

conformità giuridica dei regolamenti interni.

La Funzione garantisce che tutti gli atti e le procedure, nonché i regolamenti societari, siano

costantemente coerenti con quanto disposto dal legislatore e con le direttive e gli indirizzi dettati

da Regione Lombardia, al fine di evitare sanzioni, declaratorie di illegittimità, perdite finanziarie o

danni di reputazione in conseguenza di violazioni di norme legislative, regolamenti e di

autoregolamentazione.

La Funzione fornisce supporto alla “Funzione Contract Control Management” nello svolgimento

delle attività per la gestione dei contratti di funzionamento.

La Funzione coordina altresì le attività relative alla definizione e alla gestione di accordi con Regione

Lombardia e con gli altri Enti del SIREG, assistendo il Direttore Generale nella gestione dei rapporti

relativi.

La Funzione, nell’ambito della gestione degli affari societari, fornisce assistenza di natura giuridico-

legale alle attività connesse allo svolgimento delle funzioni istituzionali della Società.



3.5. STRUTTURA OPERATIVA COORDINAMENTO TAVOLO TECNICO APPALTI

A riporto del Direttore Generale, svolge le attività di coordinamento del Tavolo Tecnico degli Appalti,

istituito ai sensi della Legge Regionale n.24/2014 recante modifica alla Legge Regionale n.33/2007.

Nello specifico, svolge le funzioni attribuite dalla DGR X/3440 del 24/04/2015 per quanto riguarda

le fasi di Pianificazione, Programmazione e Controllo degli appalti e per i compiti del Coordinatore.

Cura gli adempimenti della Società nelle funzioni di Soggetto Aggregatore e collabora con il Tavolo

Tecnico dei Soggetti Aggregatori. Garantisce ogni adempimento relativo alle riunioni periodiche del

Tavolo Tecnico degli Appalti Regionale in particolare le convocazioni, i verbali delle sedute e la

reportistica.

Garantisce la corretta raccolta dei fabbisogni attraverso il “Modulo Budget” finalizzato alla

predisposizione della pianificazione e programmazione pluriennale, da sottoporre al Tavolo Tecnico

e a supporto della “Struttura Operativa Gare”.

3.6. STRUTTURA OPERATIVA GARE

A riporto del Direttore Generale, coordina le attività della linea di business societaria relativa alla

razionalizzazione della spesa della P.A. lombarda. La Struttura è responsabile delle procedure di

acquisizione curando la proposta per la definizione della strategia e lo svolgimento delle stesse. Per

le procedure di acquisto aggregate svolte da un Ente del Sistema Regionale (SIREG), delegato da

ARCA, la Struttura fornisce altresì supporto e consulenza tecnico-merceologica.

Appartengono alla Struttura figure responsabili dello svolgimento di mansioni amministrative (a

titolo esemplificativo: pubblicazione gare, comunicazioni e aggiornamento dati sugli osservatori

regionali e nazionali) di supporto, rappresentando il focal-point verso tutti i colleghi della Struttura

Operativa e di tutti gli aspetti segretariali (es. redazione di atti, comunicazioni da e verso

l’esterno/interno) assicurando l’adempimento dei vincoli dettati dal “Manuale di Gestione

Documentale”, in particolare per le attività di protocollazione.

La Struttura Operativa inoltre garantisce l’acquisizione ed il consolidamento nei sistemi di

datawarehouse aziendale di tutti i dati inerenti i contratti stipulati dalla Società, al fine di poter

garantire la produzione della relativa reportistica di monitoraggio e controllo

La conformità giuridica della strategia e della documentazione di gara è garantita da idonee figure

professionali “legal” competenti per materia le quali permettono il rispetto dei tempi della

programmazione regionale e del “Piano di Attività” aziendale. Tali figure, attraverso un

coordinamento funzionale operato dalla “Struttura Operativa Giuridico Legale - Funzione Attività di

Business”, vengono costantemente aggiornati sui seguenti aspetti professionali di:

I. interpretazione normativa;

II. aggiornamento normativo;

III. standardizzazione documentale;

IV. fasi patologiche del processo di gare al fine di prevenire il contenzioso.



Il Responsabile della Struttura Operativa:

• assume la funzione di “RUP” delle procedure previste nel Piano di Attività Aziendale per

l’attività di business con esclusione, di norma, di quelle per il funzionamento di ARCA;

• assicura la condivisione con il Responsabile della “Funzione Contract Control Management”

delle informazioni utili e necessarie a tutte le fasi di gestione delle Convenzioni Quadro di

ARCA;

• collabora con il Responsabile della “Struttura Operativa Coordinamento Tavolo Tecnico

Appalti” per la redazione della pianificazione e programmazione annuale;

• collabora con la “Struttura Operativa Sistemi Informativi e di e-Procurement” fornendo

indicazioni funzionali su eventuali evoluzioni ed utilizzo dei sistemi telematici, e con il

supporto della “Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione” cura i rapporti con gli

stakeholder.

Nello svolgimento della propria attività, la Struttura aziendale rispetto alle altre strutture

periferiche, adotta la strategia “Hub & Spoke”.


• “Funzione Farmaceutica”;

• “Funzione Beni”;

• “Funzione Tecnologia e ICT”;

• “Funzione Servizi in Appalto”.

Tutte le funzioni sopra riportate si relazionano direttamente con le figure professionali

amministrative e giuridico legali della “Struttura Operativa Gare” nella definizione della proposta

delle iniziative di acquisto. Si occupano di definire la strategia di gara, in collaborazione con gli

opinion leaders individuati prevalentemente dalla “Direzione Generale Welfare” di Regione

Lombardia”. Predispongono la documentazione necessaria all’indizione della gara, curano gli atti

relativi al procedimento di acquisizione nonché quelli relativi all’esecuzione dei procedimenti

medesimi nell’ambito di beni e servizi di business.

All’interno di ogni Funzione si identificano i “Category Manager”.

3.6.1. Funzione Farmaceutica

La Funzione ha il compito di razionalizzare la spesa della P.A. lombarda in ambito sanitario, tramite

la predisposizione di quanto necessario all’indizione e allo svolgimento delle procedure di gara,

nonché di tutti gli atti necessari all’esecuzione dei contratti.

Deve garantire, altresì, il supporto agli Enti del Sistema Sanitario Regionale (SSR), ai relativi Consorzi

Sanitari e/o alle aggregazioni di Enti Sanitari per la predisposizione di documentazione, di studi di

fattibilità e/o di analisi di mercato connessi allo svolgimento di autonome procedure di acquisto,

laddove consentite, sia in forma singola sia in forma aggregata, svolte dai soggetti medesimi.



La Funzione è opportunamente organizzata per svolgere l’attività di analisi e strategia di acquisto

nell’ambito delle seguenti Categorie Merceologiche previste dal DPCM 24/12/2015:

1. Farmaci;

2. Vaccini.

3.6.2. Funzione Beni

La Funzione articola la propria attività negli ambiti di spesa comune.



4. Ausili per incontinenza;

6. Medicazioni Generali;

9. Aghi e siringhe.

Ha il compito di razionalizzare la spesa della P.A. lombarda in ambito di spesa comune, tramite la

predisposizione di quanto necessario all’indizione e allo svolgimento della procedura di gara,

nonché di tutti gli atti necessari all’esecuzione del contratto. Nell’ambito di tali attività, sono curati

altresì gli aspetti relativi agli acquisti sostenibili e al Green Public Procurement, promuovendo la

diffusione di best practice nella P.A. lombarda.

3.6.3. Funzione Tecnologia e ICT

Analogamente alle Funzioni sopra citate, la Funzione ha il compito di razionalizzare la spesa della

P.A.



3. Stent;

5. Protesi d’anca;

7. Defibrillatori;

8. Pace-maker;

10. Servizi integrati gestione apparecchiature elettromedicali;

20. ICT.

3.6.4. Funzione Servizi in Appalto

Analogamente alle Funzioni sopra citate, la Funzione ha il compito di razionalizzare la spesa della

P.A.



11. Servizi di Pulizia per gli Enti del SSN;

12. Servizi di Ristorazione per gli Enti del SSN;



13. Servizi di Lavanderia per gli Enti del SSN;

14. Servizi di Smaltimento rifiuti sanitari;

15. Vigilanza Armata;

16. Facility Management Immobili;

17. Pulizia immobili;

18. Guardiania;

19. Manutenzione immobili e impianti.



3.7. STRUTTURA OPERATIVA SISTEMI INFORMATIVI E DI E-PROCUREMENT

A riporto del Direttore Generale è responsabile delle attività della linea di business societaria relativa

alla progettazione e realizzazione dei sistemi di e-Procurement, all’erogazione dei relativi servizi di

consulenza ed assistenza agli utenti dei servizi di ARCA e alla gestione dei sistemi di e-Procurement

stessi e ICT aziendali. La Struttura è responsabile della governance, e della proposta di definizione

delle iniziative per lo sviluppo IT, perseguendo l’obiettivo di un allineamento continuo con le

evoluzioni normative (regionali, nazionali e comunitarie) e tecnologiche.

La realizzazione delle piattaforme informatiche di e-Procurement si concretizza applicando l’iter di

pianificazione strategica delle soluzioni, relativa progettazione funzionale, conseguente sviluppo

applicativo software e gestione dell’esercizio dei sistemi.

Effettua periodicamente l’analisi delle soluzioni presenti sul mercato per verificare l’adeguatezza

informatica delle piattaforme di e-Procurement gestite da ARCA, producendo un report al Direttore

Generale.

La Struttura Operativa, per il conseguimento degli obiettivi organizzativi preposti, si interfaccia con

le Direzioni Generali di Regione Lombardia (in qualità di committenti dei requisiti degli Enti SIREG)

ed è il riferimento dei rapporti con AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

La Struttura Operativa gestisce i sistemi ICT aziendali, utilizzati da ARCA per il proprio

funzionamento, curandone la maintenance e le eventuali evoluzioni in accordo con le esigenze delle

altre S.O. e della “Direzione Generale. In particolare, la Struttura è responsabile delle attività di

gestione dei sistemi di Business Intelligence aziendali, in raccordo con la “Funzione Program

Management”, definendone le strategie evolutive che rispondono alle esigenze e alle proposte delle

altre strutture aziendali.

La Struttura Operativa, attraverso le sue funzioni, definisce e propone al Direttore Generale il piano

annuale e pluriennale dei progetti evolutivi delle piattaforme di e-Procurement gestite da ARCA per

il tramite della “Funzione Program Management”.

Il Dirigente responsabile della Struttura Operativa assume il ruolo di “Gestore dei sistemi di e-

Procurement” e di “Referente aziendale per le attività di Semplificazione e Digitalizzazione” in

conformità con quanto previsto dalle “Direttive per i Soggetti del Sistema Regionale”. Nell’ambito

della S.O. è individuato il responsabile della conservazione a norma dei documenti digitali.

Nelle funzioni appartenenti alla Struttura Operativa sono identificate figure responsabili dello

svolgimento di mansioni amministrative (a titolo esemplificativo, pubblicazione gare,

comunicazioni, etc), di supporto per tutti gli aspetti segretariali (es. redazione di atti, comunicazioni

da e verso l’esterno/interno) assicurando l’adempimento dei vincoli dettati dal “Manuale di

Gestione Documentale”, in particolare per le attività di protocollazione.

Il Responsabile della Struttura Operativa assume, di norma, la funzione di “RUP” delle procedure

previste nel Piano di Attività Aziendale per l’attività di propria competenza.




• “Funzione Strategia evolutiva, analisi funzionale”;

• “Funzione Sviluppo e gestione dei sistemi informativi e di e-Procurement”;

• “Funzione Formazione, assistenza e supporto al territorio”.

3.7.1. Funzione Strategia evolutiva, analisi funzionale

La Funzione, sulla base dei piani annuali e pluriennali deliberati dal Consiglio di Amministrazione,

sviluppa le analisi di fattibilità, definisce i requisiti funzionali e di dettaglio da implementare con

particolare riferimento agli aspetti legati alla sicurezza applicativa ed infrastrutturale dei sistemi di

e-Procurement. È quindi responsabile della pianificazione operativa e delle attività atte

all’implementazione del piano stesso.

Si avvale della “Struttura Operativa Giuridico Legale” per la verifica dei requisiti funzionali dei sistemi

di e-Procurement affinché siano conformi alle normative vigenti. Valuta gli impatti-utente degli

strumenti realizzati, sia verso le P.A. sia verso gli operatori economici.

In collaborazione con la “Funzione Sviluppo e gestione Sistemi Informativi e di e-Procurement”

presidia ed individua i rischi derivanti dall’evoluzione delle minacce informatiche in termini di

sicurezza, predisponendo tutte le misure necessarie a prevenirle.


1. definizione dei requisiti di business per l’evoluzione dei sistemi di e-Procurement: a tal fine

la Funzione identifica le funzionalità e gli interventi da realizzare sulla piattaforma sia

attraverso lo scouting ed il benchmark con il mercato software, sia attraverso la ricezione

delle novità normative, sia attraverso le indicazioni degli utenti dei sistemi e degli

stakeholder (tra cui la “Funzione Contract Control Management” per quanto riguarda

l’evoluzione della piattaforma NECA) in collaborazione con la “Funzione Formazione,

assistenza e supporto al territorio;

2. pianificazione e monitoraggio della strategia evolutiva dei sistemi di e-Procurement: ha il

compito di proporre la definizione delle linee evolutive di tutti gli applicativi di e-

Procurement della Società (SINTEL, NECA, EFT, Modulo Budget e FoL) destinati agli utenti

(Amministrazioni Pubbliche, operatori economici e operatori interni ad ARCA) in raccordo

con le linee guida regionali, nazionali e con le direttive comunitarie in materia di appalti e di

e-Procurement. Definisce e monitora il piano periodico dei progetti. Sulla base della strategia

evolutiva, è responsabile della redazione dei requisiti funzionali dei progetti evolutivi e

manutentivi.

3. verifica mediante sessioni di validazione le attività di implementazione prima della messa in

esercizio dei sistemi.



3.7.2. Funzione Sviluppo e gestione Sistemi Informativi e di e-Procurement

La Funzione è opportunamente organizzata per effettuare le attività di sviluppo e gestione/esercizio

degli applicativi.

La Funzione, recependo come input i requisiti funzionali espressi dalla “Funzione Strategia evolutiva,

analisi funzionale”, ha il compito di garantire lo sviluppo e l’evoluzione dei sistemi di e-Procurement,

con particolare riferimento alla catena end-to-end del processo di acquisto di beni, servizi, lavori e

concessioni (attraverso SINTEL, EFT, NECA, Modulo Budget e FOL) per gli Enti di P.A., in linea con

quanto definito nelle attività di pianificazione e monitoraggio.

La Funzione monitora periodicamente il processo di sviluppo ed il piano di avanzamento. È

responsabilità della Struttura garantire il continuo adeguamento tecnologico dei sistemi di e-

Procurement, rispetto ai più elevati standard presenti sul mercato.

Al termine dell’iter di sviluppo, la Funzione si occupa dell’effettuazione dei test di collaudo, al fine

della validazione del servizio in capo alla “Funzione Strategia evolutiva, analisi funzionale”. In tale

ottica ha l’obiettivo di produrre la documentazione necessaria per lo svolgimento delle attività di

testing e per la redazione della documentazione d’uso del sistema/servizio.

L’attività di testing funzionale e prestazionale garantisce, tramite l’esecuzione delle attività di

collaudo, l’aderenza del prodotto sviluppato ai requisiti utente e prestazionali. Garantisce la retro-

compatibilità delle nuove implementazioni e l’aderenza delle stesse ai requisiti di performance e

scalabilità delle piattaforme.

La Funzione inoltre ha il compito di effettuare l’analisi di problematiche tecniche per la definizione

di processi di gestione ed assistenza dei sistemi di e-Procurement, contestualmente si occupa della

gestione aziendale degli strumenti software per il trouble ticketing.

Effettua la gestione dei sistemi di e-Procurement di ARCA con l’obiettivo di garantire il

raggiungimento e il mantenimento dei livelli di servizio a tutti gli utenti, assicurando il tracciamento

di tutte le informazioni relative agli utenti dei servizi erogati e garantendo la disponibilità ed il

mantenimento degli strumenti previsti per l’erogazione del servizio.

A tal fine, la Funzione si occupa altresì della gestione delle configurazioni sistemistiche, affinché

siano coerenti con i requisiti espressi attivandosi efficacemente e tempestivamente nell’effettuare

gli interventi volti alla gestione dei servizi offerti. Si occupa del monitoraggio delle performance in

conformità con i livelli di servizio definiti garantendo la risoluzione delle segnalazioni tecniche che

giungono dagli utenti tramite contatto con gli operatori del call center.

All’interno della Funzione viene identificato l’”Incaricato per la gestione dei sistemi di e-

Procurement” che, nell’ambito dei servizi informativi interni, ha il compito di assicurare il governo

dei sistemi ICT della Società, dal punto di vista dei servizi, effettuando benchmark di prodotti,

definendo l’architettura logica di riferimento e curando la sua costante evoluzione nel tempo sulla

base delle esigenze legate ai processi di business, fra cui le soluzioni di business intelligence e le



soluzioni gestionali per il funzionamento organizzativo (es. posta elettronica, risorse umane, sistema

documentale), secondo i requisiti utente definiti dalle strutture organizzative di ARCA.

All’interno della Funzione viene inoltre identificato il “Responsabile della conservazione a norma”

e il “Referente Informatico”.

Presidia e garantisce la sicurezza informatica dei sistemi di e-Procurement e dei Sistemi Informativi

aziendali, in linea con gli standard normativi esistenti (rif. D.Lgs. 196/2003, UNI-EN ISO27001:2005),

effettuando periodicamente attività (es. VAPT – Vulnerability Assessment & Penetration Test) volte

a “misurare” l’adeguatezza delle contromisure tecnologiche adottate, per mitigare il rischio relativo

al verificarsi di attacchi informatici.

3.7.3. Funzione Formazione, Assistenza e Supporto al territorio

La Funzione è responsabile delle seguenti attività:

1. diffusione delle soluzioni di e-Procurement e supporto agli Enti della PA nell’adozione delle

soluzioni di e-Procurement e nell’attuazione del percorso di continua evoluzione e

miglioramento dei processi di acquisto. Il percorso di diffusione avviene mediante

l’organizzazione di attività di promozione sul territorio lombardo, anche in stretta sinergia

con le Sedi Territoriali di Regione Lombardia, e sul territorio extra-regionale. Per garantire la

diffusione dei concetti di digitalizzazione e semplificazione dei processi di acquisto, la

Funzione si occupa della consulenza (da remoto oppure anche presso le sedi delle

Amministrazioni) alle Stazioni Appaltanti per lo svolgimento delle procedure di gara con la

piattaforma SINTEL ed in generale per l’utilizzo dei sistemi di e-Procurement, curandone gli

aspetti procedurali. In generale, è obiettivo della Funzione collaborare con gli Uffici Acquisti

delle Pubbliche Amministrazione al fine di rendere efficienti i processi interni di

approvvigionamento. Per il conseguimento di tali obiettivi la Funzione si occupa, altresì, della

formazione in aula degli utenti pubblici e delle associazioni, curandone l’organizzazione ed i

materiali a supporto;

2. esercizio delle attività di customer satisfaciton al fine di verificare la percezione degli utenti

sul livello di servizio erogato e si occupa, talvolta in raccordo con la “Struttura Operativa

Giuridico Legale”, della gestione dei reclami;

3. definizione delle soluzioni e dei materiali a supporto degli utenti per la formazione finalizzata

all’utilizzo degli strumenti di e-Procurement di ARCA, in stretto raccordo per gli aspetti

comunicativi con la “Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione”. Infine è responsabile

dell’elaborazione e della produzione della reportistica specifica relativa alla diffusione dell’e-

Procurement in Lombardia;

4. gestione end-to-end del processo di assistenza agli utenti coordinando le attività del Contact

Center Regionale, sia per gli aspetti funzionali che tecnici. La Funzione definisce i processi

che regolano il funzionamento del Contact Center nonché cura il processo di formazione

degli operatori e la realizzazione della knowledge base. Tali obiettivi sono perseguiti anche

attraverso il monitoraggio dei livelli di servizio del call center ed i livelli di funzionamento,



sulla base del quale viene definito anche il dimensionamento del call center stesso. Infine, in

qualità di Funzione responsabile dei servizi di assistenza agli utenti, gestisce il processo di

richiesta di registrazione ai servizi erogati da ARCA da parte dei soggetti pubblici,

interfacciandosi con la “Struttura Operativa Giuridico Legale” che verifica l’aderenza al

perimetro legale della richiesta.

4. REGOLE GENERALI

Il Responsabile di Struttura Operativa svolge le seguenti attività:

1. propone al Direttore generale gli obiettivi di performance annuali;

2. valuta in prima istanza l’operato delle risorse umane assegnate alla Struttura Operativa;

3. propone alla “Struttura Operativa Amministrazione” le necessità di formazione

professionale dei dipendenti assegnati;

4. propone alla funzione risorse umane le eventuali azioni disciplinari a carico dei dipendenti

assegnati;

5. garantisce l’applicazione dei regolamenti aziendali di competenza e propone alla “Funzione

Program management” le eventuali modifiche;

6. redige le relazioni e/o i report degli specifici argomenti di interesse da inviare, attraverso la

“Direzione Generale”, alle strutture competenti di Regione Lombardia;

7. propone alla “Direzione Generale” tramite istanza motivata la ricerca di servizi di supporto

su aspetti specifici e specialistici;

8. gestisce i rapporti con eventuali professionisti esterni, cura lo svolgimento della prestazione

e relaziona periodicamente al Direttore Generale sull’andamento del rapporto;

9. concorre al rispetto del budget aziendale annuo;

10. raccorda le attività della Struttura con le risorse assegnate attraverso riunioni ed incontri

periodici;

11. produce ed invia i flussi informativi relativi ai dati sulle performance ed i livelli di servizio

delle proprie attività alla “Funzione Program Management” secondo quanto dalla stessa

organizzato nei modi e con le tempistiche definite;

12. di norma, svolge funzioni di RUP.

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- ARCA S.p.A. - MODELLO DI ORGANIZZAZIONE e FUNZIONAMENTO