ATACAMES

GADMA-25-06-2014-35-P1718-2014

ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DEATACAMES REALIZADA EL DÍA 25 DE JUNIO DE 2014

En el salón de Sesiones del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal deAtacames, a los veinticinco días del mes de junio de 2014, siendo las 15HOO,se instala la Sesión Ordinaria convocada por el Ledo. Byron Aparicio Chiriboga,Alcalde del Cantón Atacames.

Asistentes: Concejales y Concejales del Cantón: Sr. Alcívar Vera José, Tlgo.Montano lannuzzelli Eddy Romano, Sr. Loor Párraga Jorge Aquiles, Ledo. OlivoMiranda Yuri Isidro, Ing. Zamora Bermeo Sandra Cecibel.

El Señor Alcalde, dispone se dé lectura ai orden del día,

ORDEN DEL DÍA

1. Constatación del Quorum

2. Aprobación del Acta Anterior.

3. Conocimiento, Análisis y Resolución del Concejo en segundo y definitivodebate de ORDENANZA QUE CREA LA GACETA OFICIAL MUNICIPALDEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DELCANTÓN ATACAMES.

4. Conocimiento, Análisis y Resolución del concejo en segundo ydefinitivo debate del "REGLAMENTO QUE REGULA EL MANEJO,FUNCIONAMIENTO, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE LOSFONDOS DE CAJA CHICA EN EL GOBIERNO AUTÓNOMODESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE ATACAMES".

En la sala de sesiones del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipalde Atacames siendo las quince horas, del día miércoles 25 de junio de2014, El señor Alcalde dispone por secretaria se de lectura al primer puntodel orden del día.

1.- Constatación del Quorum.Disposición cumplida 5(cinco) concejales presentes de cinco convocados.

Alcalde existiendo el quorum reglamentario, doy por instalada la sesión,señora secretaria se de lectura al segundo punto del orden del día.

2.- Aprobación del Acta Anterior.

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ATACAMESGOBIERNO A.UT(Í>MO^O

DESCENTRALIZADO /-MUNICIPAL

El señor alcaide dispone por secretaria se de lectura al acta anterior,misma que leída el señor Alcalde solicita se tome la respectiva votación:

RESUMEN DE VOTACIÓN:

CONCEJAL JOSÉ ALCÍVAR: A FAVOR

CONCEJAL JORGE LOOR : A FAVOR

CONCEJAL SANDRA ZAMORA: A FAVOR

CONCEJAL ROMANO MONTANO: A FAVOR

CONCEJAL YURI OLIVO: A FAVOR

ALCALDE BYRON APARICIO: A FAVOR, siendo aprobado por6 (SEIS) votos a favor de cinco concejales convocados y el señor Alcaldedel Cantón.

El señor Alcalde solicita por secretaria se de lectura al siguiente punto delorden del día.

5. Conocimiento, Análisis y Resolución del Concejo en segundo ydefinitivo debate del "REGLAMENTO QUE REGULA EL MANEJO,FUNCIONAMIENTO, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE LOSFONDOS DE CAJA CHICA EN EL GOBIERNO AUTÓNOMODESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE ATACAMES".

Señores concejales como es de conocimiento de ustedes, esta ordenanza yafue aprobada en primer debate, por lo que la pongo en su conocimiento paradiscusión y aprobación en segundo debate.

Mediante Memorando No. 136-PS-GADMA-2014 de fecha 23 de junio del 2014,el señor Abogado Wilmer Arturo Basurto, en su calidad de Procurador Síndicodel GADMA, emite criterio jurídico respecto de la pertinencia de la Ordenanzaque crea la Gaceta Oficial Municipal en los siguientes términos:

Las consideraciones están legamente amparadas en normas legales, como sonla Constitución y el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía yDescentralización COOTAD. Al ser una normativa legal es importante que lamisma detalle pormenorizadamente todo lo relacionado al objetivo principal,crea la Gaceta Municipal en cuanto a su administración, responsable

EL CONCEJO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADOMUNICIPAL DEL CANTÓN ATACAMES

CONSIDERANDO:

ATACAMES

Que, la Constitución de la República del Ecuador, en su artículo 238 estableceque los gobiernos autónomos descentralizados gozarán de autonomía política,administrativa y financiera y se regirán por los principios de solidaridad,subsidiaridad, equidad interterritorial, integración y participación ciudadana.

Así mismo, en el segundo inciso se señala que los concejos municipales,constituyen gobiernos autónomos descentralizados;

Que, una de tas expresiones fundamentales de la autonomía municipal es lafacultad legislativa de los concejos municipales, al tenor de !o dispuesto en elartículo 240 de la Constitución de la República;

Que, el párrafo final del artículo 264 de la Constitución de la República delEcuador, puntualiza que los gobiernos municipales en el ámbito de suscompetencias, territorio y en uso de sus facultades, expedirán ordenanzascantonales;

Que, el artículo 53 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomíay Descentralización, COOTAD establece que los gobiernos autónomosdescentralizados municipales son personas jurídicas de derecho público, conautonomía política, administrativa y financiera y que estarán integrados por lasfunciones de participación ciudadana; legislación, fiscalización; y ejecutiva parael ejercicio de las funciones y competencias que le corresponden;

Que, el artículo 57 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomíay Descentralización, COOTAD en su literal a) otorga al gobierno autónomodescentralizado municipal el ejercicio de la facultad normativa en las materiasde competencia, mediante la expedición de ordenanzas cantonales, acuerdos yresoluciones;

Que, conforme establece el Código Orgánico de Organización Territorial,Autonomía y Descentralización COOTAD en su artículo 60, le corresponde alAlcalde presentar proyectos de ordenanzas al concejo Municipal en el ámbitode las competencias del gobierno autónomo descentralizado municipal;

Que, acorde con lo establecido en el Código Orgánico de OrganizaciónTerritorial, Autonomía y Descentralización COOTAD el artículo 324:"Promulgación y publicación.- El ejecutivo del gobierno autónomodescentralizado publicará todas las normas aprobadas en su gaceta oficial y enel dominio web de la institución; si

se tratase de normas de carácter tributario, además, las promulgará y remitirápara su publicación en el Registro Oficial";

Que, en virtud de la disposición antes señalada, es menester la creación deuna Gaceta Oficial Municipal que otorgue la debida publicidad y accesibilidad alas normas que apruebe e! órgano legislativo municipal; y En uso de la facultadlegislativa prevista en el artículo 240 de la Constitución de la República, artículo

ATACAMESOESC~Í rJTRALIZADO MUNICIPAL

7, y literal a) del artículo 57 del Código Orgánico de Organización Territorial,Autonomía y Descentralización, expide la siguiente:

ORDENANZA QUE CREA LA GACETA OFICIAL MUNICIPAL DELGOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN

ATACAMES

Art. 1.- Creación.- Créase la Gaceta Oficial Municipal del Gobierno AutónomoDescentralizado Municipal del cantón Atacames, como órgano de publicidad ydifusión de las normas aprobadas por el legislativo del mismo.

Art. 2.- Administración.- La Secretaría del Gobierno AutónomoDescentralizado Municipal del cantón Atacames, a través de su titular, será laencargada de la dirección de las ediciones, su administración, distribución,redacción y determinación del número de ejemplares a ser publicados. A suvez, será la encargada de la implementación, registro, certificación, custodia; yen general, de realizar todos los actos y gestiones necesarias para laconsecución de los fines para los cuales se crea la Gaceta Municipal. En lo quefuere pertinente, las Unidades de Comunicación Social e Informática brindaránla colaboración necesaria a la Secretaría para la redacción e implementaciónde la Gaceta Oficial.

Art. 3.- Periodicidad.- La publicación de la Gaceta Oficial del GobiernoAutónomo Descentralizado Municipal del cantón Atacames se realizará enforma periódica. Su periodicidad ocurrirá en tanto y en cuanto existan normasdebidamente aprobadas y listas para ser publicadas y difundidas; siendo a suvez obligatoria su inmediata publicación en el dominio web institucional.

Artículo 4.- Del Contenido de la Gaceta Oficial Municipal.- En la GacetaOficial Municipal se publicarán obligatoriamente los siguientes contenidos.

a. Las resoluciones de las sesiones que el Gobierno AutónomoDescentralizado Municipal de Atacames estime pertinente publicar;

b. Ordenanzas, reglamentos y resoluciones, así como los acuerdos del Concejoque deben publicarse por mandato de ley o de las Ordenanzas.

c. El estado de ejecución semestral presupuestaria, así como los balances ydemás estados financieros presentados al cierre de cada ejercicio fiscal y enlas sesiones de instalación del concejo; y,

d. Cualquier otro instrumento jurídico, aviso o documento que el concejo o elAlcalde o Alcaldesa considere conveniente.

e. Información dirigida los ciudadanos que les brinde el conocimiento necesariopara realizar trámites en el municipio.

f. Información correspondiente a las efemérides cívicas del Cantón yParroquias urbanas y rurales.

ATACAMESGOBIERNO AUTONO/vlO

DESCENTRALIZADO MUNIOIPAI

g. Difusión de los temas en campañas de educación salud y medio ambiente.

Mediante Reglamento, la Alcaldía, normará los demás contenidos de la GacetaMunicipal, con la finalidad de informar a la ciudadanía sobre aspectos jurídicosy trascendentales para e! desarrollo del Cantón.

Art, 5.- Información adicional.- De conformidad con lo establecido en elCódigo Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización,COOTAD en la Gaceta Oficial Municipal se publicarán todas las normasaprobadas por parte del órgano legislativo Municipal. No obstante lo anterior, elejecutivo del gobierno autónomo descentralizado Municipal podrá disponertambién la publicación de otra información que a pesar de no poseer carácternormativo, considere relevante o de interés general para los habitantes delcantón.

Art. 6.- Normas Tributarias.- Las normas de carácter tributario además de supromulgación en la Gaceta Oficial Municipal, serán remitidas al Registro Oficialpara su publicación, conforme al artículo 324 del Código Orgánico deOrganización Territorial, Autonomía y Descentralización COOTAD.

Art. 7.- Vigencia.- La publicación del texto íntegro de las normas aprobadas enla Gaceta Oficial Municipal, otorgará su vigencia, además de garantizar suautenticidad, con valor jurídico para su cumplimiento, obligará tanto a lasautoridades municipales como a los respectivos administrados.Las autoridades municipales y los vecinos del Cantón Atacames estaránjurídicamente obligados al estricto cumplimiento de las normas publicadas enla Gaceta Municipal.

Art. 4.- Simbología de la Gaceta Oficial Municipal.-. La simbología queidentifique a la Gaceta Oficial Municipal, se realizará utilizando numeraciónarábiga, expresando el año y el número de la publicación efectuada. Tanto enla portada como en la primera hoja de cada Gaceta Oficial Municipal, constaráen el encabezado el escudo del Cantón y luego el siguiente título:

REPÚBLICA DEL ECUADOR GOBIERNO AUTÓNOMODESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE ATACAMES GACETA OFICIAL

MUNICIPAL

Art. 9.- Financiamiento de la Gaceta Municipal.- Los fondos para financiar laGaceta Oficial Municipal serán cubiertos por la institución. Para tal efecto, laDirección Financiera emitirá la respectiva partida presupuestaria.Adicionalmente, para el mantenimiento de la Gaceta Oficia! Municipal seránútiles también los recursos provenientes de la venta de sus ejemplares.

Art. 10.- Fidelidad de la Publicación.- Las normas y disposicionespublicadas en la Gaceta Oficial Municipal, serán copia fiel y exacta de susrespectivos originales, bajo la responsabilidad del Secretario Municipal.Cuando existan diferencias entre el texto original y la impresión de una

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Ordenanza o Reglamento, se volverán a publicar con las debidas correccionesen la Gaceta Oficial, indicándose: "Reimpresión por error de copia",precisándose el error que se corrige. También se podrá publicar una fe deerratas, precisándose el error que se corrige y el texto correcto.

Art. 11.- Distribución de la Gaceta.- La Gaceta Oficial se publicará ademasen el dominio Web de esta entidad. El Alcalde enviará en archivo digital unejemplar de cada edición de la Gaceta a la Asamblea Nacional, deconformidad con el trámite previsto en el Art. 324 del Código Orgánico deOrganización Territorial, Autonomía y Descentralización COOTAD. De igualmanera, el Alcalde enviará en archivo digital un ejemplar de cada edición de laGaceta a los Concejales en ejercicio, Secretaría del Concejo, ProcuraduríaSindica Municipal y Direcciones Municipales.

Artículo 12.- De la Reedición.- En caso en que se agotare una edición de laGaceta Municipal, contentiva de ordenanza o reglamento, la Alcaldía o elConcejo, previo informe del funcionario responsable de la Gaceta, ordenará sureedición. En la reedición de una Gaceta Oficial Municipal no se podrá alteraren forma alguna el texto de la Gaceta agotada excepto por la inclusión de laPalabra REEDICIÓN en el encabezamiento

DISPOSICIÓN FINAL La presente Ordenanza, entrará en vigencia desde supublicación en el primer número de la Gaceta Oficial Municipal. Para el efecto,la Secretaría Municipal coordinará su edición y publicación en forma diligentecon las Direcciones municipales competentes, en el marco del Derecho Públicoaplicable. Sin perjuicio de lo anterior también se publicará en el indicadodominio web. Todo lo no previsto en esta ordenanza, podrá ser resuelto por elAlcalde deí Cantón Atacames a través de disposiciones o circularesadministrativas, en procura del oportuno cumplimiento de la expedición de laGaceta Municipal.

Dada en la Sala de Sesiones del Gobierno Autónomo DescentralizadoMunicipal del Cantón Atacames, a los 25(veinticinco) días del mes junio de2014.

Toma la palabra el concejal Yuri Olivo quien manifiesta esta ordenanza fueampliamente debatida el cuatro de junio en la cual estuvimos totalmente deacuerdo, con su aprobación, ya que por este medio podremos publicar lasordenanzas venideras acuerdo y resoluciones, para que la comunidad estéinformada de manera objetiva y oportuna, además contamos con el informejurídico, en la cual recomienda al concejo la aprobación de esta ordenanza,

Toma la palabra el concejal José Alcívar Vera, concejales, la sesión donde seaprobó en primer debate esta ordenanza fuimos clara mente inteligenciados dela necesidad que tiene este gobierno autónomo de contar con este medio dedifusión como es la Gaceta municipal, y apoyado con e! informe emitido por el

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abogado Wilmer Arturo asesor jurídico de este gobierno autónomo, quien da suinforme favorable por lo que conmino a ustedes colegas concejales paraaprobar esta ordenanza.

Toma la palabra la Concejala Sandra Zamora quien manifiesta compañerosconcejales nosotros tenemos el compromiso de cumplir con lo que dice la ley yesta ordenanza es una exigencia de la misma por !o que considero que seráde mucho beneficio para la institución que al fin contara con su propio mediooficial de difusión de ordenanzas y resoluciones

Una vez conocido, analizado y debatido el punto el señor alcalde dispone porsecretaria se tome la respectiva votación Resolviendo el concejo por 5(cinco)votos a favor de cinco concejales convocados: Aprobar en segundo ydefinitivo debate LA ORDENANZA QUE CREA LA GACETA OFICIALMUNICIPAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADOMUNICIPAL DEL CANTÓN ATACAMES.

El señor Alcalde solicita Por secretaria se de lectura al siguiente punto delorden del día.

6. Conocimiento y aprobación en segundo y definitivo debate del"REGLAMENTO QUE REGULA EL MANEJO, FUNCIONAMIENTO,CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS DE CAJA CHICAEN EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEATACAMES".

El señor alcalde manifiesta señores concejales esta ordenanza fue ampliamentedebatida y analizada por la comisión de legislación, quienes emitieron su informefavorable para su aprobación en primer debate, y posteriormente el departamentojurídico, se ratifica en aquello por lo que la pongo en consideración para su segundoy definitivo debate.

ANTECEDENTES Y EXPOSICIÓN DE LOS MOTIVOS

Ante la entrada en vigencia del Código Orgánico de Organización Territorial,Autonomía y Descentralización publicado en el Registro Oficial No.303 del díamartes 19 de Octubre de 2010, deben adecuarse las Ordenanzas Municipalesa las disposiciones de la nueva normativa jurídica, toda vez que fue derogadala Ley Orgánica de Régimen Municipal

Este instrumento jurídico prevé que de conformidad con lo previsto en laConstitución de la República vigente, se requiere regular la organización,competencias, facultades y funcionamiento de los GAD Municipales, y por ello

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es imprescindible actualizar y adaptar la reglamentación Interna Municipal delGADM del Cantón Atacames, a la realidad actual, para brindar servicioseficientes, eficaces, económicos a los ciudadanos y ciudadanas del CantónAtacames.

Esta situación vuelve imprescindible regular y reglamentar a través de unaOrdenanza el Manejo, Custodia, Registro y Control de los Fondos Fijos de CajaChica del GADM del Cantón Atacames, Provincia de Esmeraldas, debiéndosearmonizar las disposiciones constitucionales, las del Código en mención y lanormativa aplicable a este Fondo en los siguientes:

CONSIDERANDOS

Que, la Constitución de la República vigente establece en el artículo 225 que elsector público comprende ias entidades que integran el régimen autónomodescentralizado.

Que, la Constitución en el artículo 227, establece que la administración públicaconstituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia,eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización,coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación.

Que, los artículos 229 de la Constitución de la República y Art. 4 de la LeyOrgánica del Servicio Público, establecen que serán servidoras o servidorespúblicos todas las personas que en cualquier forma o a cualquier títulotrabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro delsector público.

Que, la Constitución el artículo 238, determina que los gobiernos autónomosdescentralizados gozarán de autonomía política, administrativa y financiera, yse regirán por los principios de solidaridad, subsidiariedad, equidadinterterritorial, integración y participación ciudadana.

Que, la Constitución en su artículo 240 manifiesta que los gobiernosautónomos descentralizados de los cantones tendrán facultades legislativas enel ámbito de sus competencias y jurisdicciones territoriales. Todos losgobiernos autónomos descentralizados municipales ejercerán facultadesejecutivas en el ámbito de sus competencias y jurisdicciones territoriales.

Que, el último inciso del artículo 264 de la Carta Magna, establece que losgobiernos autónomos descentralizados municipales tendrán entre suscompetencias exclusivas: "...En el ámbito de sus competencias y territorio, y enuso de sus facultades, expedirán ordenanzas cantonales".

ATÁCAME!GOBILRMO AUTÓNOMO

DESCeMTRALirAIJt) MUMIC~IP<M

Que, el Código Orgánico de Ordenamiento Territorial, Autonomía yDescentralización COOTAD, en el artículo 5, inciso segundo manifiesta que laautonomía política es la capacidad de cada gobierno autónomo descentralizadopara impulsar procesos y formas de desarrollo acordes a la historia, cultura ycaracterísticas propias de la circunscripción territorial, se expresa en el plenoejercicio de las facultades normativas y ejecutivas sobre las competencias desu responsabilidad; las facultades que de manera concurrente se vayanasumiendo; la capacidad de emitir políticas públicas territoriales; la eleccióndirecta que los ciudadanos hacen de sus autoridades mediante sufragiouniversal directo y secreto; y el ejercicio de la participación ciudadana.

Que, este mismo cuerpo de ley en su artículo 6, inciso primero dispone queninguna función del Estado ni autoridad extraña podrá interferir en la autonomíapolítica administrativa y financiera propia de los gobiernos autónomosdescentralizados.

Que, el artículo 7 del COOTAD, establece la facultad normativa de losConcejos Municipales para dictar normas de carácter general, a través deordenanzas, acuerdos y resoluciones, aplicables dentro de su circunscripciónterritorial.

Que, el artículo 53 del COOTAD, manifiesta que los gobiernos autónomosdescentralizados municipales son personas jurídicas de derecho público conautonomía política administrativa y financiera. Estarán integrados por lasfunciones de participación ciudadana, legislación y fiscalización y ejecutivaprevista en este código.

Que, el COOTAD en su artículo 60 literales b) e i) respectivamente manifiestalas atribuciones del Alcalde para ejercer de manera exclusiva la facultadejecutiva del Gobierno Autónomo Descentralizado y resolveradministrativamente todos los asuntos correspondientes a su cargo.

Que, el COOTAD en su artículo 391, respecto de los procedimientosadministrativos internos manifiesta que los concejos municipales regularán losprocedimientos administrativos internos observando el marco establecido yaplicando los principios de celeridad, simplicidad y eficiencia.

Que, la organización del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal delCantón Atacames, debe estar regulada por normas de aplicación general paraque, en virtud de su cumplimiento, respondan a las exigencias de la sociedad,brindando un servicio público eficaz, eficiente y de calidad;

Que, la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, las normas decontrol interno emitidas por la Contraloría General del Estado y másdisposiciones vigentes que regulan los gastos de las instituciones públicas,

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determinan la necesidad de establecer reglamentaciones que optimicen el usoy manejo de los recursos financieros.

Que, es necesario disponer de los valores en efectivo en la cantidad yoportunidad debida para satisfacer las necesidades de menor cuantía conformela demanda y exigencias de una buena Administración Municipal;

Que, los recursos destinados para esta cíase de egresos requieren de unareglamentación que, sujetándose a las leyes vigentes, permitan una ágil yoportuna atención a las necesidades, así como un adecuado control;

Que, el Artículo 201 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control,faculta a fas entidades del sector Público, el establecer fondos fijos de CajaChica, en dinero efectivo, para satisfacer egresos de menor cuantía y quetengan el carácter de urgente, que requieren de gastos pequeños que debensatisfacerse con la debida oportunidad.

Que, es preciso actualizar, reformar y unificar las disposiciones del Reglamentodel Fondo de Caja Chica del GAD del Cantón Atacames, en concordancia conlas disposiciones administrativas, financieras y la actual estructuraorganizacional del GAD;

En uso de las atribuciones que le concede la Constitución y el COOTAD, en elartículo 57, literal a):

Expide:

LA ORDENANZA PARA LA APLICACIÓN DEL "REGLAMENTO QUEREGULA EL MANEJO, FUNCIONAMIENTO, CUSTODIA, REGISTRO YCONTROL DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA EN EL GOBIERNOAUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE ATACAMES".

Artículo 1.- Concepto del Fondo Fijo de Caja Chica.-El Fondo Fijo de CajaChica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve paracancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que nosean factibles de satisfacer mediante transferencias bancarias.

Artículo 2.- Finalidad del Fondo Fijo de Caja Chica.- El Fondo Fijo de CajaChica tiene como objetivo el pago en dinero efectivo de gastos urgentes, comovalores reducidos que no ameriten ser cubiertos mediante transferenciasbancarias y que por sus características no pueden ser previsibles.

Artículo 3.- Ámbito de Aplicación del Fondo.-Se sujetará a lo determinadoen la presente Ordenanza, las diferentes Direcciones y Unidades

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Administrativas del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del CantónAtacames a las que se asignen Fondos Fijos de Caja Chica y a losfuncionarios responsables de su administración y manejo.

Artículo 4.- De la Administración del Fondo Fijo de Caja Chica.-El manejo ycustodia del Fondo Fijo de Caja Chica, será de responsabilidad, custodia,administración, control y reintegro de personas ajenas a las áreas financierasdel GADM del Cantón Atacames , designada por el Señor Alcalde del Cantón,como máximo Ejecutivo de la administración municipal.

El responsable designado mantendrá en su poder el Fondo en dinero efectivocon el objeto de atender en forma oportuna cualquier pago que corresponda aadquisiciones o servicios urgentes y por ningún concepto el custodio abrirácuentas de ahorro a título personal; y, tomará las precauciones del caso para laseguridad del mismo.

Actuarán como responsables de la ejecución los Directores Departamentales oJefes de las Unidades Administrativas del área donde se asigne un Fondo Fijode Caja Chica y el encargado de administrar el Fondo Fijo de Caja Chica, talescomo: Dirección Administrativa, Jefe de Talleres, Tesorería, Dirección deHigiene, Dirección de Desarrollo Comunitario, Secretaría General, DirecciónJurídica.

Artículo 5.- Programación y Apertura del Fondo Fijo de Caja Chica.- Enfunción de las necesidades de las Direcciones y Unidades Administrativas quelo soliciten y la disponibilidad presupuestaria, el Alcalde autorizará la creación yel incremento de los Fondos Fijos de Caja Chica mediante instrucción escritadirigida al Director Financiero.

Artículo 6.- Límites del Fondo Fijo de Caja Chica.-Se establece la aperturade los Fondos Fijos de Caja Chica con un monto de hasta quinientos dólaresde los Estados Unidos de Norteamérica (USD 500,00) para cada Dirección oUnidad de acuerdo al siguiente detalle:

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA USD. 500,00SECRETARÍA GENERAL USD. 400,00TESORERO USD. 200,00DIRECCIÓN DE HIGIENE MUNICIPAL USD. 500,00DIRECCIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO USD. 400,00DIRECCIÓN JURÍDICA USD. 400,00DIRECCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS MUNICIPALES USD. 500,00

Artículo 7.- Cuantía de los Desembolsos con el Fondo Fijo de Caja Chica.-El valor máximo para cada gasto o desembolso con aplicación al Fondo Fijo de

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Caja Chica, no superará el 10% del monto asignado, esto es cincuenta dólaresde los Estados Unidos de Norteamérica (USD 50,00) y (USD 80,00),respectivamente.

Artículo 8.- Utilización del Fondo Fijo de Caja Chica.- El Fondo Fijo de CajaChica, se puede utilizar para la adquisición en efectivo de bienes, servicios yotros pagos que no tienen el carácter de previsibles y que no pueden pagarseregularmente con transferencias tales como:

a) Adquisición y arreglo de cerraduras y seguridades;b) Copias de llaves;c) Adquisición de mapas, planos, etcétera;d) Adquisición de repuestos y accesorios,e) Reparación de llantas para los vehículos oficiales;f) Adquisición de suministros o materiales de menor cuantía que por sunaturaleza no puedan mantenerse en stock o en caso de que no existadisponibilidad de aquellos en la Bodega Municipal;g) Adquisición de repuestos y reparaciones pequeñas para instalaciones deagua, energía eléctrica, teléfono, plomería y albañilería de los inmuebles delGADM de! Cantón Atacames;h) Pago de documentos, formularios o solicitudes oficiales;i) Pago de derechos o registros notariales, autenticación y certificación dedocumentos, reconocimientos de firmas, del Registro de la Propiedad, fiscales,municipales, bancarios, judiciales y otros similares;j) Pago de correspondencia terrestre y aérea;k) Gastos que se originen en los eventos de capacitación;I) Pago de transporte público dentro de la ciudad y provincia en el trámite dedocumentos oficiales, movilización de mensajeros;m) Movilización de empleados o funcionarios, con la autorización de la máxima

autoridad del área, por valores mínimos y razonables;n) Pago de fotocopias y planos y otras que por sus características especiales ytécnicas no pueda realizarse en las fotocopiadoras del GADM del CantónAtacames. De igual forma, el pago do fotocopias de documentos oficialesrealizadas por funcionarios o empleados a quienes se les haya asignadoalguna gestión en otra entidad o institución dentro de la ciudad o provincia oque se encuentren en comisión de servicios en cualquier ciudad del país;o) Servicios de anillados, empastados, impresiones;p) Bienes de menor cuantía, autorizados por la máxima autoridad del área deacuerdo a lo establecido en la presente Ordenanza y que tengan el carácter deurgentes o imprevisibles.

Artículo 9.- Prohibiciones de Utilización del Fondo Fijo de Caja Chica.-

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Con el Fondo Fijo de Caja Chica está prohibido lo siguiente:

a) Adquisición de muebles o enseres de oficina que por su naturalezaconstituyen Bienes de Larga Duración o Bienes de Control, tales como:Cafeteras ventiladores, escritorios, máquinas y equipos de oficina, etcétera.;b) Compra de suministros y materiales de uso permanente o corriente, quedeben ser adquirido por la Unidad correspondiente o solicitado por la Unidad deBodega del Municipio;c) Pago de servicios personales, que habitualmente deben cancelarsemediante roles de pago;d) Gastos personales de los servidores;e) Anticipos de viáticos, subsistencias y alimentación;f) Cambio de cheques préstamos de dinero u otros desembolsos no estipuladosen estas disposiciones;g) Gastos que no tengan el carácter de urgentes;h) Abrir cuentas corrientes o ahorros;i) Realizar pagos diferentes a la función del Fondo;j) Presentar para reposición o liquidación del fondo documentos con tachones,

borrones, enmendaduras, mutilados, rotos o deteriorados;k) Presentar documentos para reposición o liquidación con fechas anteriores a

la última reposición o a la creación del fondo; y,I) Facturas que incumplan con los requisitos establecidos por el SRI;

Artículo 10.- De los Formularios, Registros y Documentos de Respaldo.-Para efectos de justificación de los gastos o desembolsos y reposición delFondo Fijo de Caja Chica se utilizarán los siguientes formularios:

a) Vale de Caja chica, que será impreso y numerados consecutivamente,indicándose el primero de enero con el No. 01 y concluyéndose el 31 dediciembre de cada año; contendrá además los correspondientes valores ennúmeros y en letras; el concepto del gasto, la fecha y las firmas deresponsabilidad del funcionario que autoriza el egreso y del responsable delmanejo y custodia del fondo;

b) Resumen de Caja Chica; y,

c) Las facturas, tiquetes emitidos por máquinas registradoras que prueban elgasto efectuado, así como su respectivo Comprobante de Retención, seadjuntarán a cada Vale de Caja Chica y deberán contener los requisitosestablecidos por el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención ydemás disposiciones legales que en materia tributaria rigen sobre el particular.

ATACAMESGOBIEKMO AUTÓNOMO

DESCeMTRAl I7ADO MUMICIPAL

Artículo 11.- Manejo y Uso del Fondo Fijo de Caja Chica.- El manejo y usodel Fondo de Caja Chica observará los siguientes procedimientos:

a) No se incluirán facturas o planillas de pago que por su naturaleza nopertenezcan a fas determinadas en el numeral 7, es decir, para el fin para elcual fueron destinados, no pudiendo realizar ninguna otra aplicación bajoninguna circunstancia.

b) Los gastos efectuados por fondo de caja chica se resumirán en formulario,en orden numérico y secuencia!, el mismo que será legalizado con firmas deresponsabilidad del administrador y custodio que autoriza el gasto, haciendoconstar además, los valores correspondientes a retención de impuestos.

Artículo 12.- Reposición y Liquidación del Fondo Fijo de Caja Chica:

Para el correcto manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, la reposición seefectuará:

a) Cuando esté utilizado el 70% del Fondo Fijo de Caja Chica; y,

b) Por efectos del Régimen Tributario los comprobantes de ventas yretenciones deben quedar contabilizados en el mismo mes, por lo que con elcarácter de obligatorio, se hará el corte de los pagos por el Fondo hasta el día28 del mes en curso para la reposición a esa fecha.

Para ello se debe entregar al siguiente día laborable, de los casosmencionados, la Solicitud de Reposición de Caja Chica con los documentossoportes, en la secretaría de la Dirección Financiera Municipal, para que laUnidad de Contabilidad, registren los pagos y retenciones, dentro del plazoestablecido por el Servicio de Rentas Internas.

Artículo 13.- Documentos para el Trámite de Reposición.- Los siguientesdocumentos deberán ser presentados para la reposición:

a) La solicitud de Reposición del Fondo Fijo de Caja Chica;b) El formato "Consolidado de Pagos y Retenciones para Reposición /liquidación de Fondo Fijo de Caja Chica";c) Todos los documentos originales de soporte de los pagos;d) Las copias de los comprobantes de retención de impuestos numerados enestricto orden y uso secuencial.e) En los comprobantes de venta, debe incluirse en el anverso el cancelado(manual o sellado) y en el reverso el sello de responsabilidad del área.

Aquellas facturas o recibos que no cumplan con lo dispuesto en la presenteOrdenanza, serán devueltas al responsable del manejo del fondo para que

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realice las aclaraciones, ampliaciones y/o rectificaciones del tema en el términomáximo de 2 días; caso contrario, no serán consideradas para su reposición.

Una vez efectuada la verificación de la legalidad, veracidad y propiedad de losgastos y cumplidos los requisitos establecidos en este artículo, la DirecciónFinanciera Municipal, a través de la Unidad de Contabilidad y Tesorería,tramitará y registrará la reposición del Fondo Fijo de Caja Chica.La Unidad de Tesorería, informará a los custodios de tos Fondos Fijos de CajaChica, por emai! de las reposiciones con pago a través del Banco.

No se podrá realizar la reposición o liquidación del Fondo, sin antes contar conlos documentos de respaldo originales.

Para la compra de bienes de menor cuantía y de repuestos determinados en elartículo 7 literales f) y g) se deberá adjuntar al comprobante de reposición delFondo de Caja Chica, el certificado de no existencia en bodega emitido por laUnidad de Bodega Municipal.

Artículo 14.-Autorización.-Según corresponda, el Director Departamental oJefe de cada Unidad Administrativa, autorizarán los gastos con cargo al FondoFijo de Caja Chica, de acuerdo a esta Ordenanza.

Artículo 15.- Designación de la Custodia, Manejo y Control del Fondo Fijode Caja Chica.- La designación de la persona para la custodia y manejo delFondo Fijo de Caja Chica, la realizará la autoridad de cada Dirección o UnidadAdministrativa, siendo de preferencia las secretarias de Dirección o Unidadadministrativa correspondiente.

En caso de vacaciones, enfermedad, comisión o ausencia temporal justificadade la persona responsable del manejo de los fondos, el superior jerárquicoencargará su administración a otro funcionario o empleado de la misma área,para lo cual se suscribirá un Acta de Entrega - Recepción la cual será enviadaa la Dirección Financiera Municipal para el registro y control respectivo.

En caso de rotación o traslado del funcionario/a encargado/a de la custodia,manejo y control del Fondo Fijo de Caja Chica a otra Dirección o UnidadAdministrativa del GADM del Cantón Atacames, es obligación de!Responsable de la Dirección o Unidad Administrativa comunicar el particular ala Dirección Financiera, con la finalidad de liquidar el fondo a nombre de dichofuncionario y crear uno nuevo a nombre del custodio entrante, además de velarque se efectué la entrega recepción del Fondo Fijo de Caja Chica, medianteuna Acta suscrita por el custodio saliente y entrante, y enviarla a la DirecciónFinanciera, para que en lo sucesivo los pagos a través del banco por las

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reposiciones del fondo, salgan a nombre y responsabilidad del custodioentrante.

Artículo 16.- Responsabilidad del Autorizador y Administrador del FondoFijo de Caja Chica.-El custodio del Fondo Fijo de Caja Chica, cada vez querealice un desembolso autorizado mediante el respectivo Vale de Caja Chica,hará firmar a la persona que recibe el dinero en la casilla correspondiente.

El custodio deberá verificar que cada factura, tiquetes emitidos por máquinasregistradoras, cumplan con las disposiciones previstas en la Ley de RégimenTributario Interno y demás leyes y reglamentaciones pertinentes y será elencargado de elaborar los Comprobantes de Retención.

En el Vale de Caja Chica se detallará pormenorizadamente el concepto de laadquisición o del egreso y deberá ser legalizado con las firmas de la personaque autoriza el egreso y del responsable del Fondo. Las facturas y/ocomprobantes no tendrán valor cuando estuvieren mutilados o alterados contachones enmendaduras o borrones.

Será de responsabilidad y cubrirán con sus propios recursos, los funcionariosque autorizan y los Administradores de los Fondos Fijos de Caja Chica de losvalores pagados de la siguiente manera:

a) En forma indebida, por no sujetarse a la presente Ordenanza.b) Documentos que no cumplan con los requisitos contemplados en elReglamento de Comprobantes de Venta y Retención emitido por el Servicio deRentas Internas (SRI);c) Diferencias en las retenciones de impuestos;d) La omisión y olvido de las Retenciones de Impuestos.

Se solicitará previa a la compra el respectivo Comprobante de Retención a laUnidad de Contabilidad.

Los comprobantes soporte del reintegro deben estar a nombre del GADMA delCantón Atacames, y cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamentode comprobantes de Venta y retención del SRI.

El custodio del fondo será responsable pecuniaria y administrativamente de larecepción, control, custodia y reposición de los recursos destinados a dichopropósito.

Artículo 17.- Control y Arqueos Sorpresivos.-La Unidad de Auditoría Internadel GADMA del Cantón Atacames y la Dirección Financiera Municipal a travésde su Director o delegado serán las encargadas de controlar el cumplimientode las disposiciones de la presente Ordenanza. Para el efecto, realizarán, en

ATACAMESGOBIERMO AUlONOMO

DESCENTRALIZADO MUNICIPAL

forma continua, arqueos y verificaciones sorpresivas de los valores entregadospor concepto de Fondo Fijo de Caja Chica.

De encontrarse desviaciones, se levantará el acta respectiva en la queconstarán las novedades, lo que conllevará a establecer acciones correctivas,una vez determinada la responsabilidad y las sanciones correspondientes.

Artículo 18.- Caución.- Los responsables del Fondo Fijo de Caja Chica delGADM del Cantón Atacames serán caucionados por los valores que reciban delfondo, en cumplimiento del Reglamento de Cauciones emitido por laContraloría General del Estado.

Artículo 19.-Normas de Control Interno.- Los custodios, autorizadores y elpersonal que realiza el control previo y concurrente de los Fondos Fijos de CajaChica del GADM del Cantón Atacames observarán las Normas de ControlInterno referentes a los Fondos Rendir Cuentas emitidas por la ContraloríaGeneral del Estado.

Art. 20.- Derogación.- Con la aprobación de la presente Ordenanza quedanderogados cualquier Ordenanza o Reglamento; así como las resoluciones ydisposiciones que sobre esta materia, se hubieran aprobado con anterioridad.

Artículo 21.- Vigencia.-La presente ordenanza entrará en vigencia a partir desu aprobación por el Concejo Municipal del Cantón Atacames, sin perjuicio desu publicación en la gaceta oficial y en el dominio web de la Institución.

Art. 22.- Disposición final.- Que la ejecución de la presente ordenanza,encargúese a las áreas Financiera, Asesoría Jurídica y Secretaria General.

Discutida y debatida en la Sala de Sesiones del Gobierno AutónomoDescentralizado Municipal del Cantón Atacames, a los 25(veinticinco) días delmes junio de 2014.

Toma la palabra la concejala Sandra Zamora, quien manifiesta, la caja chicasiempre será necesario ya que debemos considerar que varios de losdepartamentos de nuestra institución deben realizar gastos menores yemergentes para solucionar pequeños problema, que en muchos casosestancan los procesos relacionados con las actividades propias de estegobierno y existiendo los informes propongo la aprobación de esta Ordenanza

Toma la palabra el concejal José Alcívar quien manifiesta compañerosconcejales, esta ordenanza facilitara adquisidores menores para que, los jefes

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departamentales puedan realizar gastos pequeños que están regulados en estaordenanza, para lograr avanzar y atender de manera oportuna actividadespropias de la institución, además existe informe favorable, de la comisión delegislación, así como del asesor Jurídico, apoyo la moción de la concejalaSandra Zamora, para que el concejo apoye esta ordenanza.

Una vez Conocido/ analizado y debatido el punto el señor alcalde solicita porsecretaria se tome la respectiva votación Resolviendo el concejo por 5(cinco)votos a favor de cinco concejales electos aprobar: en segundo y definitivodebate de! "REGLAMENTO QUE REGULA EL MANEJO, FUNCIONAMIENTO,CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA EN ELGOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE ATACAMES".

Siendo la 20;horas con treinta minutos, y habiéndose agotado la agenda de laconvocatoria de esta sesión de concejo el señor alcalde da por terminada lasesión sesión firmando para mayor constancia conjuntamente con lasecretaria que certifica.

Dado y firmado en la Alcaldía del Gobierno Autónomo DescentralizadoMunicipal del Cantón Atacames, a los veinticinco días del mes de juniodel dos mil catorce.

Ledo, Byton ApaALCALDE DE A TARTA HE

Lo certifica:ECRETARIAGbNEKAL