元智大學元智大學校園行政管理的數位神經系統校園行政管理的數位神經系統(Campus Administration System on DNSCampus Administration System on DNS)

簡報人簡報人 :: 葉炳倉葉炳倉 (ccyeh@saturn.yzu.edu.tw)

Microsoft Microsoft 19991999 校園資訊應用交流研討會校園資訊應用交流研討會

系統建置的原則系統建置的原則 ::

•資訊應由發生地進入資訊系統 ,避免集中輸入

•以資料庫集中處理

•以預算控制作為整體系統設計的主軸

預算

總務處總務處

採購單修繕單

工程單

文具單

秘書室會計室會計室

教務處

學務處 /學系

工讀金申請單

鐘點費申請單

雜費申請單

零用金申請單

年度計畫申請單

預算申請單

電話費

人事室

薪資表

出納出納 收入 / 支出

預算資料匯集圖預算資料匯集圖

中長程計劃提報年度計劃提報

年度計劃執行

會計系統

出納 財產預算資料發生預算資料發生

程序圖程序圖

行政資料庫

表單

表單

表單

表單

表單

表單

中長程計劃擬定與提報

年度計劃與預算提報

採購單(

總

務)修繕單(

總

務)零用金申請單(

會

計)雜項費用申請單(

會

計)大宗工程(會

計)

研究計劃與預算提報

支出傳票

出納

款收登記

收入傳票 出納

薪資表(

人

事) 電話費(

總

務)

費用相關表單費用相關表單

其他表單(

工讀金.

鐘點

費)

預算控制預算控制

採購單採購單 - - 填單扣預算填單扣預算- - 核准後歸回差額核准後歸回差額

修繕單修繕單 - - 填單扣預算填單扣預算- - 核准後歸回差額核准後歸回差額

零用金申請單零用金申請單雜項費用申請單雜項費用申請單

- - 填單扣預算填單扣預算- - 核准後歸回差額核准後歸回差額

支出傳票支出傳票(( 應付帳款應付帳款 ))

轉帳傳票轉帳傳票(( 沖應付帳沖應付帳

款款 ))非表單類非表單類 ::•薪資薪資 (( 常用分錄常用分錄 ))•鐘點費鐘點費 (( 常用分錄常用分錄 ))•郵電費郵電費 (( 常用分錄常用分錄 ))•大宗工程大宗工程

- - 開發票時調整預算開發票時調整預算

支出傳票支出傳票(( 應付帳款應付帳款 ))支出傳票支出傳票

(( 銀行存款銀行存款 ))

預算執行 預算執行 - - 採購系統採購系統

是否有統一採購的機制是否有備品調度的辦法是否提供沿用既有採購單的服務是否留有比價與議價紀錄是否紀錄採購程序異常紀錄 (進貨異常 ,驗收異常 )是否提供訂購單提供網路或傳真下單是否執行逾期罰款提供催案通知服務對廠商稽核提供保固通知服務

指標指標

會計系統 會計系統

1. 預算控制的核心2. 與支出相關表單均可自動產生支出傳票並反映預算

- 薪資表- 採購單- 修繕單- 零用金- 雜費單- 工讀金

3. 提供廠商自行查閱付款情形4. 提供靈活的資金調度5. 研發計劃的整合

指標指標

導入系統待克服的問題導入系統待克服的問題

1. 會計制度的重新建立

2.總務與採購品質的認知

3.行政流程的改造需要管理階層的高度支持

4.行政人員對於業務執掌的認知

5.技術人員的配合

資訊工具資訊工具 :: 使用 使用 3 3 Tiers Intranet Tiers Intranet 架構架構

行政資料庫行政資料庫(MS SQL Server)

Web Server(MS IIS)

TCP/IP

InternetInternet瀏覽器表單 (IE)

瀏覽器表單 (IE)

瀏覽器表單 (IE)

WEB Server(MS IIS)

Mail Server(MS Exchange)

會計管理程式(VB)

採購管理程式(VB)

出納管理程式(VB)

財產管理程式(VB)

計劃管理程式(VB)

展望展望

1. 以會計與預算為主軸 ,建立健全的校園財務管理制度

2.以電子表單的管控 ,提高行政單位行政效能與服務品質

3.掌握中長程發展方向 ,提昇校務發展的規劃能力與執行能力 .

4. 電子化校園的實現

敬 請 指 教敬 請 指 教