/

e-Counting Introductie

SAP ERP

Gonda Cock

Serge Claerbout

Overzicht

1. Algemeen overzicht van SAP

2. Hoe verloopt het aankoopproces

3. Hoe verlopen de financiële verrichtingen (kasboek + VGrekeningen)

4. Hoe verlopen de reismelding en onkostennota’s

5. Hoe verloopt het verkoopproces

SAP - e-Counting project

TRTRTreasuryTreasury

FIFIFinancialFinancial

AccountingAccountingIMIM

InvestmInvestm

COCOControllingControlling

FMFMFunds mgtFunds mgt

AMAMFixed AssetsFixed Assets

Mgmt.Mgmt.

PSPSProjectProjectSystemSystem

MMMMMaterialsMaterials

Mgmt.Mgmt.

SDSDSales &Sales &

DistributionDistribution

QMQMQualityQuality

Manage-Manage-mentment

PPPPProductionProductionPlanningPlanning

PMPMPlant Main-Plant Main-

tenancetenance HRHRHumanHuman

ResourcesResources

ISISIndustryIndustry

SolutionsSolutions

SAPSAPR/3R/3

WFWFWorkflowWorkflow

Aankoop

VerkoopAnalytischeboekhouding

Budget-beheer

Vaste activa

Projecten

Economische boekhouding

Workflow

SAP, een geïntegreerd systeem

Begrotingsopmaak

Beschikbaar-heidscontrole

Bedrijfseconomische boekhouding

Analytische Boekhouding(inclusief Projecten)

Budgetbeheer

Aankoop Verkoop

Aankoop proces

Offerte proces

BestelbonGoederenontvangst

Logistieke factuur controle

Goedk.proces

Voorlopig Budgetverbruik

Definitief Budgetverbruik

Niet in SAP Decentrale activiteiten vakgroepen en diensten

Medewerker

Budgethouder

OF

Proxy

Goedkeuring v.e. afwijking

Budgethouder

OF

Proxy

MedewerkerMedewerker

Definitief BudgetverbruikWordt eventueel

gewijzigd

Aankoop proces

• Maximaal (nagenoeg altijd) gebruik van bestelbon omwille van :- goedkeuringsprocedure- automatische beschikbaarheidscontrole- volledige informatieverstrekking via logistieke rapporteringen

• Slechts zeer uitzonderlijk facturen zonder bestelbon;andere diverse vorderingen blijven wel mogelijk (onkostennota’s,..)

• Automatische betaling via SAP, slechts uitzonderlijk nog cash of cheque.

Verkoop proces

Verkoop-order

Levering FacturatieOp order niv

Of op levering

Factuur Gestruct.Mededeling

Medewerker Medewerker Budgethouder

OF

Proxy

Verkoopproces

• Standaardproces : altijd starten met Verkooporder– manueel aangemaakt

– of met gegevens uit extern systeem, gelinkt via standaard interface

• Factuur wordt automatisch gegenereerd uit ingebrachte gegevens, eventueel ordergerelateerd of leveringsgerelateerd

• Gebruik van gestructureerde mededeling voor automatisatie afpunting van inkomende betalingen

Proces onkostennota’sStamgegevens personeelslid

Reisaanvraag

Invoeren onkostennota

Goedkeuring Budgethouder

Weekstaat + bewijzen naar DFIN sturen

Controle + boeking door DFIN

Betaling

Zonder nood aan goedkeuring, enkel nood aan afkeuring, versturing wordt wel bijgehouden tbv personeelszaken

In principe regelmatig bij te houden in chronologische volgorde door ieder personeelslid

Hier is er nood aan goedkeuring of afkeuring door de desbetreffende budgethouders

Ieder personeelslid werd aangemaakt in SAP vanuit LDAP met 1 bankrekening nummer per personeelslid

Principe van verantwoording

• De creatie van verkooporder gebeurt met automatische overname van de gecumuleerde kosten op een project.

• Via een lijst van de line items kan men per kostensoort rapporteren, en dit rapport vermeldt het financieel documentnummer dat via de Scanning software zal kunnen opgevraagd worden.

• De bedoeling is dat deze file van bij de verschillende vakgroepen, doorgestuurd wordt naar financiën en dat daar overnight een CD gebrand wordt om af te geven aan de financier, in acrobat reader formaat.

Proces Financiele verrichtingenVoorschot aanvragen (decentraal)

Storting op vakgroeprekening

Afhaling geld van rek. vakgroep

Registreren geldbewegingen kas

Verantwoorden uitgaven - DFIN

Controle en boeking door DFIN

Medewerker beheert zelf gelden op VG rekening, onafhankelijk van Project of Kas

DFIN stort de aangevraagde sommen op de VG rekening

Medewerker beheert zelf gelden op VG rekening, en vermeldt bij de uitgave het Project of de Kostenplaats , de BUDGETHOUDER dient de kasuitgaven goed te keuren (manueel)

Medewerker beheert zelf gelden op VG rekening, onafhankelijk van Project of Kas

CrediteurenbeheerAP

Integratie SAP :

Samenvoeging van de processen

Verkoop Order

LeveringFactuurSD

Offerte proces

Bestelbon

Goed.ontvangst

Factuur MM

Goedk.proces

FactuurGL

DebiteurenbeheerAR

Document CO

Reëel VerbruikFM

Bank File

VoorlopigeVastlegging

FM

VastleggingFM

Begrotingsopmaak

Beschikbaarheidscontrole

BudgetVersie n

BudgetFM

Budgetverhogende

inkomst

Bedrijfseconomische boekhouding

Analytische Boekhouding(inclusiefProjecten)

Budgetbeheer

Onkosten nota’s

Financiële verrichtingen

Belangrijkste taken medewerker

Medewerker krijgt Algemene Rol

Deze rol kan volgende zaken :

• Aanmaken en wijzigen leveranciers

• Aanmaken en wijzigen Klanten

• Aanmaken en wijzigen Onkostennota’s

• Voorlopig boeken van facturen tov Bestelbonnen

• Aanmaken en wijzigen artikels

Belangrijkste taken Budgethouder

Budgethouder krijgt rol algemeen en rol budgethouder

De rol budgethouder kan volgende zaken extra

• Goedkeuren / Afkeuren van de bestelbon

• Goedkeuren / Afkeuren van de afwijkingen op facturen

• Goedkeuren / Afkeuren van een onkostennota (of een deel ervan )

• Rapportering van Budgetten, op eigen kostenplaatsen en projecten

Wat is nu een PROXY

• Proxy krijgt in totaliteit de autorisatie van de budgethouder

Dit betekent duidelijk alle mogelijkheden voor alle budgetplaatsen van de budgethouder. Men kan meerdere proxy’s toekennen per Budgethouder, die allen aan alle budgetplaatsen kunnen.

• Hoe duiden we nu een proxy aan ?

Via een document dat toegestuurd wordt aan DFIN

DFIN brengt de proxy’s in in SAP

• Belangrijk : beter proxy toekennen dan wachtwoord doorgeven

Wat is het gevolg van een PROXY-toekenning

• Zowel budgethouder als proxy krijgen een “aanvraag tot goedkeuring” in hun inbox.– De SAP inbox is geen gewone mailbox, maar een dynamische

“takenlijst”– Wie als eerste de taak uitvoert, neemt daardoor de taak weg uit de

takenlijst van de anderen– Wie dus verschillende proxy’s aanduidt, zal moeten gedetailleerde

afspraken maken

• Belangrijke punten die moeten onthouden worden :– Oude SAP Workflow berichten die nog dienen verwerkt te worden

door de BH komen niet automatisch over naar de nieuwe Proxy– Indien proxy stopt met Proxy te zijn, blijven zijn nog niet

verwerkte items wel in zijn SAP mailbox staan.

Doelstellingen van e-Counting

• Opbouw van klant gericht management accounting systeem

• Vereenvoudigde - straight forward - administratie

• On-line toegankelijke informatie

• Transparantie en auditability

• Thesauriebeleid

Realisatie ?• Implementatie van de STER principes• Gebruik makend van Best practices• Financiele opvolging via uniform rekeningen plan• Opvolging van de investeringen• Opvolging van niet alleen kosten maar ook opbrengsten

naar hun aard• Gebruik maken van de nieuwste technieken voor

rubricering van de kosten en opbrengsten ( rubricering)• Opvolging van alle inkomsten en uitgaven volgens de

opgemaakte budgetten• Alleen kan er niemand iets, hier is dus gekozen voor de

realisatie in TEAM, Samen kunnen we veel meer

Huidige vertrouwde termen

• Kostendrager S I X F G P• Afdeling ( Staat, Investeringskred, Soc voorz

Onderzoeksfondsen en patrimonium ...)• Kostensoorten• Kredieten – projecten• Kassen• Congressen• Giften

Overgang van FIDI naar SAPKassen

Congressen

Kredieten

Giften

Projecten

X 0 0 0 0 0 0 0

Project definitie

WBS element

Aan een project wordt een Fonds gehangen

Analytische boekhouding :Rubricerings elementen

Begrotingsopmaak

Versie 0Beschikbaar-heidscontrole

Versie 1Budget

Versie n

B u dg e tp laa tsen - V oo rbe e ld

V a kgro e p Y

F a cu lte it X

F a cu lte iten

F in a nc ië le D ie n st

A d m in is tra t ie

K o ste n p la a tsen

S tud ied ag

g e b ou w F a rm a c ie h o m e B o u de w ijn

C a m pu s H eym a ns

In fras tru ctu ur

In te rn e o rd e rs

E U -P ro je ct

V L IR -P ro je ct

O n d erz o ek

S tud en ten h om eS tud ie

S tud en ten h om eR u w b o uw

S tud en ten h om e

In fras tru ctu ur

P ro jec ten

R U GT O P van B u d ge tp la a tsen

•Kosten plaatsen

•Interne orders

•ProjectenWBS

Krijgen ieder een Budgetplaats voor opvolging van de fondsen

Demo van de DFIN Website

• Demo van alle traininggegevens

• Demo van alle eindgebruikersdocumentatie

• Demo van alle omzettingscodes

• ......

DimensiesIndien een factuur voor een gewone kostenplaats wordt geboekt dan wordt die als volgt verwerkt :

•De factuur wordt geboekt tov een leverancier (schuld) (FI)

•De kost wordt geboekt op een grootboekrekening (FI) De grootboekrekening duidt aan wat de kost inhoudt (aard van de kost)

•En er wordt een rubricering meegegeven, Kostenplaats, intern order, WBS nummer. (CO) Dit duidt de bestemming van de kost aan, dus voor wie de kost gebeurde.

•Er wordt ook automatisch of manueel een Fonds toegekend, waardoor budgetopvolging mogelijk is (FM), hier wordt aangeduid “met welk geld” er betaald wordt.

Conclusie : er zijn 3 dimensies waar we de inkomsten en uitgaven volgen in het nieuwe SAP systeem.

Demo Algemene rol

1. Creatie van een reisaanvraag door medewerker

2. Creatie van een bestelbon door medewerker

3. Creatie van een onkostennota door medewerker

4. Goederen ontvangst door medewerker op Bestelbon

5. Factuurontvangst zonder afwijking door medewerker

6. Factuurontvangst met afwijking door medewerker

Demo Budgethouders rol

• Beantwoorden van reismelding

• Vrijgeven van onkosten nota’s

• Vrijgeven van Bestelbon

• Vrijgeven van Afwijkende factuur

• Genereren verkoopfactuur

• Rapportering

• ..

/

EINDEHerhaling - Vragen