Прикладное решение eDocLib: Актив Бизнес

для коммерческих компаний различного профиля

Балабанов Андрейгенеральный директорООО «КС - Консалтинг»

Потребности компаний «Документооборот»: создание, учет, совместная

работа обмен и документами. Управление заданиями Автоматизация договорной работы Электронный архив/хранилище Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) Автоматизация службы сервиса (обслуживание

клиентов, внутренняя тех. поддержка)

Документооборот

Электронное хранилище

Управление заданиями

Договорная работа

Совместная работа

Управление заданиями

Электронное хранилище

CRM

Управление заданиями

Договорная работа

Сервис

При

клад

ное

реш

ение

eD

ocLi

b: А

ктив

Биз

нес

ECMeDocLi

b

Документооборо

т

Договоры

CRM

Сервис

Управление заданиями

Обеспечить: • быстрый старт• развитие и

специализацию функционала

eDocLib: Актив Бизнес – из чего это сделано? Платформа - eDocLib Конфигурация eDocLib: спроектированные

базовые документы (объекты), типовые экранные формы, справочники, типовые печатные формы

Базовая бизнес логика: скрипты-обработчики, подключаемые триггеры

Модуль синхронизации с MS Outlook и КПК Комплект для быстрого старта - демонстрационная

настройка Актив Бизнес с заполненными типовыми справочниками, настроенными правами пользователей и личным рабочим пространством. Позволяет сократить время внедрения минимум в 3 раза.

Международная Энергосберегающая Корпорация (Санкт-Петербург)ООО «МЭК» – молодая инжиниринговая компания, предоставляющая полный комплекс услуг от энергообследования и проектирования до сдачи объекта "под ключ".Основные поставленные задачи: Разработка правил учета и хранения официальных

документов в компании и автоматизация учета документов

Автоматизация договорной работы в компании Элементы CRM (база клиентов, работа с потенциальными

клиентами), отслеживание переписки с клиентами по e-mail

Управление задачами Создание единого хранилища проектной документации с

возможностью коллективной работы Создание единого архива разнородных электронных

документов компании

Внедрение eDocLib: Актив Бизнес в ООО «МЭК»При внедрении были использованы:eDocLib: Актив Бизнес стандартно включающий в

себя спроектированный типовой функционал, решающий задачи, поставленные заказчиком.

Модуль интеграции eDocLib: Актив Бизнес с MS Outlook и КПК, обеспечивающий синхронизацию Контактов и Задач с Outlook и мобильными устройствами, а так же, автоматизирующий учет и систематизацию переписки по e-mail.

MS Windows Server 2008 R2MS SQL Server 2008

ECMeDocLi

b

Документооборо

т

Договоры

CRM

Сервис ECMeDocLib

Документооборот

ДоговорыCRM

Внедрение eDocLib: Актив Бизнес в ООО «МЭК»Результаты: Разработаны правил учета и хранения официальных

документов в компании, выполнена автоматизация «классики документооборота»

Автоматизированы функции учета и ведения договоров (работа с проектом, согласование, версионность, учет актов и пр. документов, контроль исполнения)

В части CRM-функционала обеспечено ведение единой базы клиентов и контактов, автоматизирована предпродажная работа включая историю работы и контактов с клиентом

Ведется сквозное управление задачами, обеспечена синхронизация задач с мобильными устройствами

Создано единое хранилище электронных документов

eDocLib: Актив Бизнес в ООО «МЭК» - особенности проектаОпасения, связанные со «спецификой предприятия»: Большая доля технических документов (спецификации,

заключения, сметы, схемы...) с которыми требуется обеспечить комфортную работу◦ На деле базовые функции работы с такими «специфическими»

документами ни чем не отличаются от типовых. Вся специфика заканчивается на том, в каком приложении открывается файл (Excel, Visio и т.п.)

Требуется обеспечить совместную работу с проектной документацией (одновременная работа нескольких инженеров с одним файлом AutoCAD)◦ Совместная работа с файлами AutoCAD обеспечена благодаря

возможности использования в eDocLib гиперссылок на документ, расположенный в файловом хранилище, наряду с традиционным хранением файлов в БД системы.

УК «Промышленно-Логистический Парк (Новосибирск)УК ПЛП создана для оперативного управления территорией Парка, строительства и последующей эксплуатации инженерной и транспортной инфраструктуры, оказания услуг резидентам. Основные поставленные задачи: Создание единой системы внутреннего электронного

документооборота, способной охватить несколько предприятий под единым управлением

Автоматизация договорной работы в компании Управление заданиями Создание единого хранилища эксплуатационной

документации с возможностью коллективного доступа и развитого поиска и рубрицирования

Создание единого архива разнородных электронных документов компании с возможностью поточного ввода

Внедрение eDocLib: Актив Бизнес в ОАО УК«ПЛП»При внедрении были использованы:eDocLib: Актив Бизнес стандартно включающий в

себя спроектированный в типовой функционал, решающий задачи, поставленные заказчиком.

Система «Поточное сканирование» интегрированная с eDocLib

Модуль интеграции eDocLib: Актив Бизнес с MS Outlook и КПК, обеспечивающий синхронизацию Контактов и Задач с MS Outlook и мобильными устройствами, а так же, автоматизирующий учет и систематизацию переписки по e-mail.

MS Windows Server 2008 R2MS SQL Server 2008

ECMeDocLib

ECMeDocLib

Внедрение eDocLib: Актив Бизнес в ОАО УК «ПЛП»

Результаты: Система настроена для обеспечения электронного

документооборота нескольких предприятий под единым управлением

Автоматизирована «классика документооборота» Автоматизированы функции учета и ведения договоров

(работа с проектом, согласование, версионность, учет актов и пр. документов, контроль исполнения)

Ведется сквозное управление заданиями Создано единое хранилище электронных документов,

включая эксплуатационные, с возможностью массового ввода документов с бумажного носителя.

Первый этап внедрения системы (25 мест в 2х предприятиях) занял всего чуть более 1 месяца.

eDocLib: Актив Бизнес в УК «ПЛП» - особенности и перспективы проекта Принципиально требовалось обеспечить работу в

единой системе бизнес-структуры из нескольких предприятий различной направленности под единой управляющей компанией.◦ На старте проекта обеспечена работа в единой системе двух

предприятий. Сейчас это уже три предприятия. Возможность работы системы в территориально

распределенном режиме.◦ Не вызывает проблем, т.к. платформа eDocLib изначально WEB-

ориентирована. Основные перспективы развития системы в УК «ПЛП»

связаны с ростом числа предприятий этого бизнес-конгломерата (минимум четыре до конца 2011 года). Планируется, использовать функции CRM в работе с потенциальными инвесторами.

Сеть аптек «Первая помощь»(Барнаул)«Первая помощь» — крупнейшая на Алтае аптечная сеть, работающая на рынке города и края с 2000 года. На сегодняшний день в аптечной сети «Первая помощь» работает более 70 аптек, расположенных на территории Алтайского края, Новосибирской и Кемеровской области. Основные поставленные задачи: Создание единой системы внутреннего электронного

документооборота, способной охватить несколько предприятий под единым управлением

Автоматизация договорной работы в компании Управление заданиями Элементы Help-desk для ИТ-службы (прием заявок и ведение

базы знаний) Создание единого хранилища документов и информации с

развитыми возможностями поиска и аналитики.

Внедрение eDocLib: Актив Бизнес в сети аптек «Первая помощь»

При внедрении были использованы:eDocLib: Актив Бизнес стандартно включающий в

себя спроектированный в типовой функционал, решающий задачи, поставленные заказчиком.

Модуль интеграции eDocLib: Актив Бизнес с MS Outlook и КПК, обеспечивающий синхронизацию Контактов и Задач с MS Outlook и мобильными устройствами, а так же, автоматизирующий учет и систематизацию переписки по e-mail.

MS Windows Server 2008 R2MS SQL Server 2008

ECMeDocLib

ECMeDocLib

Внедрение eDocLib: Актив Бизнес в сети аптек «Первая помощь»Результаты: Система настроена для обеспечения безбумажного

документооборота нескольких предприятий под единым управлением

Автоматизирована «классика документооборота» Автоматизированы функции учета и ведения договоров

(работа с проектом, согласование, версионность, учет актов и пр. документов, контроль исполнения)

Ведется сквозное управление заданиями Создано единое хранилище электронных документов,

обеспечена возможность хранения и анализа оперативной информации (ежедневные количественные показатели аптек).

Актив Бизнес в сети «Первая помощь» - особенности и перспективы проекта

Требовалось обеспечить комфортную работу системе бизнес-структуры, формально состоящей из десяти юридических лиц, но представляющих собой единое предприятие с точки зрения управления.◦ Настройкой системы обеспечено выполнение обязательных правил

учета официальных документов для каждого юридического лица. При этом работа с документами производится в едином пространстве, ограниченном лишь правами и ролями пользователей.

◦ Обеспечено сквозное и прозрачное управление заданиями в рамках единой бизнес-структуры.

Перспективы проекта.◦ Использование eDocLib: Актив бизнес в качестве хранилища самой

разнообразной корпоративной информации от шаблонов документов до фото-архива корпоративной жизни.

◦ Сбор ежедневных количественных показателей аптек с предоставлением руководству сводной оперативной отчетности.

«КС– Консалтинг»WWW.CS-CONSULT.RU

г. Барнаул, ул. Льва Толстого, 1Тел: 8(3852) 290-371,604-990

delo@cs-consult.ru