Embed Size (px)
Citation preview
Управление документами иОбщие центры обслуживания
2018Астана
Задачидокументооборотав ОЦО ипроблематика
3
Процессам в ОЦО сопутствует большой объемдокументооборота
Задачи документооборота в ОЦО
Группа процессов Пример процесса Основная учетнаясистема для процесса
Примеры сопутствующего документооборота
Финансовый ОЦО Оплата счетов отпоставщиков
SAP ERP • Сканирование и распознавание счетов, счетов-фактур,• Сверка данных счета с данными учетной системы• Прикрепление скана к объекту SAP• Хранение сканов, привязка к оригиналу
Кадровый ОЦО Перевод сотрудника SAP HCM, SAP SuccessFactors
• Внесение изменений в личное дело• Согласование и подписание дополнения к трудовому договору
Юридический ОЦО Согласование договора SAP ERP • Согласование договора• Сверка данных договора с данными учетной системы• Проверка наличия доверенностей и лимитов у подписантов
ИТ ОЦО Согласование доработкиИТ-системы
ОПЕРУ IT, SAP Solman,Service Now
• Согласование функциональных требований• Согласование бюджета доработки
Почти все процессы, выделяемые в ОЦО, сопровождаютсянеобходимостью хранить, обрабатывать и согласовывать документы.
4
При этом, ИТ системы не учитываютпотребность управлять документами
Задачи документооборота в ОЦО
В ТЗ к бизнес- и производственнымсистемам, как правило, непредъявляются требования к хранениюдокументов и работе с ними
> Учитываются только основные функции: учет,процессы, отчеты, безопасность и т.д.
> В лучшем случае, требования о необходимостихранить документы указываются одной строкой
> В итоге, документы хранятся либо на сетевыхдисках, либо в самой системе учета (например,SAP) и от этого сильно страдаетпроизводительность
5
А системы управления контентомвнедряются изолированно
Задачи документооборота в ОЦО
СЭД не учитывает особенностейпроцессов жизненного цикладокументов бизнес-систем. Примерыотсутствующих процессов:
− Общие Центры Обслуживания− Инженерно-технический
документооборот− Финансовый документооборот− Претензионно-исковая работа− Кадровый документооборот− И т.д.
Архивы решают только вопросыхранения оцифрованнойдокументации, не имея интеграции сбизнес-системами
− Дублируются функции поиска: сначаланадо найти объект в ERP, а затем вархиве
− Документы хранятся только в привязке кноменклатуре дел, и сложно найтисвязанные документы, например,переписку по вопросу
6
Для автоматизации ОЦО необходимыинтегрированные решения
> Ввод документов (сканирование, распознавание,ввод документов в архив)
> Хранение документов – систематизированноехранение документов в соответствии сноменклатурой дел и требованиями регуляторов(например, требование о хранении финансовойдокументации в течение пяти лет после отправки вархив)
> Поиск документов – организация доступа к архивнымдокументам при выполнении функции ОЦО
Задачи документооборота в ОЦО
> Обработка документов – занесение данных вучетные системы на основе распознанных издокументов данных
> Сверка данных из документов с данными учетнойсистемы
> Предоставление доступа к документам напрямую избизнес приложений: SAP ERP, SAP Ariba, Оперу IT идр
▎ Функции документооборота ▎ Дополнительные функцииинтегрированного решения
7
Достигаются ключевые цели ОЦОЗадачи документооборота в ОЦО
Ускорение процессов Повышение качествапроцессовСнижение ошибок обработкипроцессов, которое в конечномитоге приводит к снижениюиздержек
Интегрированные решенияпозволяют существенно экономитьвремя на обработку документов ипроцессов
ПродуктыOpenTextдля ОЦО
9
Обзор карты продуктовПродукты OpenText для ОЦО
Ввод и обработкадокументов
Управлениедокументами
Преобразованиедокументов
SAP Hybris Digital AssetManagement by OpenText
Хранение документов
SAP Digital ContentProcessing by OpenText
SAP Invoice Management byOpenText
SAP Extended ECM by OpenTextSAP SuccessFactors Extended ECM by
OpenText
SAP Document Presentmentby OpenText
SAP Hybris DigitalDocuments by OpenText
SAP Archiving by OpenText SAP Document Access byOpenText
Cloud | On Premise | S/4HANA
10
Выгода уже на этапе внедрения!
▎ На этапе внедрения экономиядостигается за счет наличияпродуктовой интеграции продуктовOpenText с решениями SAP, чтопозволяет:> Значительно ускорить процесс проектирования –
архитектура интеграции уже разработана исоответствует лучшим практикам
> Ускорить процесс внедрения интегрированногорешения за счет наличия готовых«акселераторов»
Продукты OpenText для ОЦО
11
OpenText Invoice Management for SAP SolutionsУправление счетами поставщиковПродукты OpenText для ОЦО
Возможности
Интегрированный вводСканирование и распознаваниенапрямую в SAP
Поддержка FIORIПоддержка современного интерфейсаFIORI и S4/HANA
Встроенные проверкиБолее 200 встроенных проверок:корректности поставщиков, сверки сзаказами, бюджетными лимитами, сконтрактами и другие проверки
Ускорение процесса вводаРабота в интерфейсе SAP позволяет нетратить время на переключение междуприложениями
Упрощение работыFiori позволяет ссоздавать упрощенныйинтерфейс, в котором есть тольконеобходимые элементы
Ускорение процессаобработкиВстроенные проверки позволяютупростить процесс согласования счетов
20-50% снижениестоимости обработкисчета*.
*SAP Benchmark
Выгоды
12
OpenText Business Center for SAP SolutionsУправление другими документами SAPПродукты OpenText для ОЦО
Возможности
Интегрированный вводСканирование и распознаваниенапрямую в SAP
Поддержка FIORIПоддержка современного интерфейсаFIORI и S4/HANA
Машинное обучениеСистема имеет возможность учитьсяраспознавать документы на основеобучающих выборок
Ускорение процесса вводаРабота в интерфейсе SAP позволяет нетратить время на переключение междуприложениями
Упрощение работыFiori позволяет ссоздавать упрощенныйинтерфейс, в котором есть тольконеобходимые элементы
Ускорение процессаобработкиНастроенные интегрированныесценарии для разных типовдокументов ускоряют процессы
20-50% снижениестоимости обработкисчета*.
*SAP Benchmark
Выгоды
RemittanceAdvice
Processing
Sales OrdersProcessing
Mailroom forCustomer
Mailroom forHR
CreatePaymentAdvice
Create SalesOrder
File customerdocument
File HRdocument
AR clearing
Fulfillment
Workspace
HCM
Ввод
13
OpenText Extended ECM for SAP SolutionsУправление документами за рамками SAPПродукты OpenText для ОЦО
Возможности
Полноценный функционалдокументооборотаВсе функции СЭД в интеграции сучетными системами
Управление контрактами,доверенностями,претензиями и искамиСпециализированные процессы
Интегрированный подходТекст документа сверяется с даннымиучетной системы, единые справочники,проверка сроков действиядоверенностей и лимитов
Возможность получатьактуальные документыДокументы всегда привязаны к объектуSAP, и отражают реальные данные истатус
Доступ к документамнапрямую из SAPДоступ к связанным документаминапрямую из интерфейса SAP (споддержкой Fiori) без необходимостипереключать интерфейс
Ускорение процессаобработкиНастроенные интегрированныесценарии для разных типовдокументов ускоряют процессыСогласование
договора занимает на70% меньшевремени*.
*Клиент ТерраЛинк
Выгоды
BUSINESSWORKSPACE
14
OpenText Extended ECM for Success FactorsУправление кадровыми документамиПродукты OpenText для ОЦО
Возможности
Полноценный функционалдокументооборотаВсе функции СЭД в интеграции сSuccess Factors
Конструктор документовДля создания кадровых документовиспользуются шаблоны, которыепозволяют быть уверенными всоответствии политикам
Возможность получатьактуальные документыДокументы всегда привязаны к объектуSuccess Factors, и отражают реальныеданные и статус
Доступ к документамнапрямую из SFДоступ к связанным документаминапрямую из интерфейсаSucessFactors без необходимостипереключать интерфейс
Ускорение созданиядокументовШаблоны сокращают время и риски
Скорость подготовкикадровых документовснизилась на 30%*.
*SAP Benchmark
Выгоды
BUSINESSWORKSPACE
Примерывнедрений
16
Примеры реализованных проектов
17
▎ IRR (5 лет) = 82%▎ NPV = 149 млн. руб.▎ ROI = 2,3 года
KPI Довнедрения
Плановые KPI Достигнутые результаты
Согласованиедоговора 17 дней 5 дней
Типовые: 2.4 дня*Нетиповые: 3.2 дня*
Проведение оплаты 7 дней 3 дня 0.8 дня*
% типизациидоговоров 31% 70% 76%*
Поиск документов(оригинал)Поиск документов(электрон.)
27 мин.10 мин.
14 мин.3 мин.
Согласно опросам участниковпроцесса целевое ускорениедостигнуто*
МФР: ввод данныхКлиентапри оформлениидоговора
109 секунд 77 секунд 73 секунды*
Эффект одногополного года экономии - 415 млн. руб.
С 15 мая 2013 г. проведенаоптимизация лицензий ичисленности персонала (УУиО:-18%, ФЭУ: - 40%)*
Общиепоказатели
Пример выгод - проект по унификации иавтоматизации договоров
18
Пример выгод - по реализациидокументооборота в части договоровПараметр # Цель До Цель После Результат
Скороcть
1 Сокращение времени согласования
→ Стандартные контракты, рабочих дней 10.0 4.0 2.2 -78%→ Менее 300т рублей, рабочих дней 7.0 4.0 1.9 -73%
→ Нестандартные контракты, рабочих дней 13.0 7.0 3.2 -75%
2 Снижение количества нетандартных контрактов
→ Процент нестандартных контрактов 80% n/a 79% -1%
Контроль
3 Согласование в электронном виде НЕТ ДА 100%
4 Участие функциональных подразделений
→ Общая загрузка, FTE 15.9 8.0
→ Загрузка функциональных подразделений, FTE 15.9 0.0
5 Минимизация времени на деблокирование
→ Автодеблокирование, процент контрактов 0% 94%
6 Автоматическое определение пути согласования НЕТ ДА 100%
7 Уведомление ответственных о ходе согласования НЕТ ДА 100%
8 Отслеживание статуса согласования НЕТ ДА 100%9 История согласования НЕТ ДА 100%10 База данных контрактов НЕТ ДА 100%
11 Контроль и надпечатка (код защиты) PDF НЕТ ДА 100%
О компанииOpenText
20
OpenText
Развертывание вчастном ЦОД,
облачные услуги
1200 партнеров,внедряющих решения вобласти управленияконтентом
25 лет инноваций
80% компаний Top 500Fortune используютпродукты OpenText
№1 на рынке ЕСМ
> 10 000 сотрудников,создающихинновационныепродуцты
EIM
21
OpenText – безоговорочный лидеррынка
22
ПродуктивностьпроцессовДокументы в интеграциис основными процессамиАдаптация к ECM черезинтеграцию
CONTENT
КонтрольУправление контентомЕСМ – как инструмент дляпрозрачности
CONTENT
ЛичнаяпродуктивностьДоступ к информацииПростота использования
CONTENT
Opentext – это продуктивность
23
SAP и OpenText – стратегические партнеры
SAP Archiving by OpenTextSAP Document Access by OpenTextSAP Extended ECM by OpenTextSAP Invoice Management / OCR by OpenTextSAP Employee File Management by OpenTextSAP Digital Asset Management by OpenTextSAP Document Presentment /Business Correspondence by OpenTextSAP Portal Site Management by OpenTextSAP Content Management for SharePoint by OpenTextSAP Tempo Box by OpenTextSAP Digital Content Processing by OpenText
LEV
EL
OF
EN
GA
GE
ME
NT
OpenText has received the SAP Pinnacle Awardfor 9 consecutive years (2008-2017)This award recognizes OpenText for its outstandingachievement in delivering strong value to our mutualcustomers and for its commitment to partnering with SAP,
О КомпанииТерраЛинк
25
TerraLink – лучший партнерOpenText в мире
О компании
Компания основана в Канаде в 1989 г.Офисы в России, Казахстане, ОАЭ,Украине, Израиле, США и КанадеБолее 200 специалистов в офисах СНГ Москва
АстанаАлматыАтырау
Дубаи
ДнепропетровскРостов-на-Дону
Хьюстон
Торонто
В 2016 году мы получили от OpenTextнаграду Глобальный реселлер года
Внедряем OpenText с 1995 года. За этотпериод более 50 успешно реализованныхпроектов
26
Мы долгое время являемся платиновымпартнером OpenText
О Компании
OpenText Platinum PartnerSAP Gold Partner
OpenText SAP CompetenceSelect Partner
OpenText Support PartnerSAP PCOE partnerSAP Preferred Training Partner
SAP RecognizedExpertise Industry:Oil and Gas
1
2
3
4
Best Reseller OpenText- worldwide (2016)
SAP Partner ExcellenceAward 2016
SAP CIS partnerof the year 2016
1
2
3
PARTNER
SUPPORT
SAP COMPETENCE
27
Практика OpenText непрерывнорастет и развивается
О компании
Опыт ведения крупныхпроектов
Кросс-системный опыт
Наша команда Управление знаниями
Внедрение в компаниях на более чем 40 тыс.сотрудников и 100 млн документовПоддержка клиентов во всех часовых поясахНаши клиенты – крупные международныекомпании
Опыт миграции из различных систем: Documentum,Oracle UCM, FileNet, Lotus Notes и т. д.Большой опыт интеграции с различными учетнымисистемами и приложениями (SAP и не-SAP)
Более 100 экспертов в области ECMСертифицированные руководители проектовБолее 50% экспертов работают в TerraLink более 5 летВозможность привлечения ресурсов из других практик(SAP, Documentum, Microsoft, Oracle, Salesforce)
В 2017 году мы открываем аккредитованную академиюOpenTextБолее 70% консультантов прошли специальноеобучение по платформеОгромная база знаний ноу-хау
28
У нас есть опыт внедрения как типовых,так и специализированных решений
Функциональные области
Управлениедоговорами идоверенностями
Корреспонденция,организационно-распорядительныедокументы
База знаний
Первичные финансовыедокументы
Техническийдокументооборот
Управление активамипредприятия
Кадровыедокументы
Архив документов
