© Fujitsu Limited, 2010 Processus iProcurement 16 juillet 2013 Immobilisations et immobilisations payées davance – Guide de référence

INTERNAL USE ONLYINTERNAL USE ONLY © Fujitsu Limited, 2010

Processus iProcurement16 juillet 2013

Immobilisations et immobilisations payées d’avance – Guide de référenceImmobilisations et immobilisations payées d’avance – Guide de référence

INTERNAL USE ONLYINTERNAL USE ONLY © Fujitsu Limited, 2010INTERNAL USE ONLYINTERNAL USE ONLY

Table des matières

Définition de ce que nous entendons par immobilisations et immobilisations payées d’avance.

Principaux changements effectués dans iProcurement. Trois façons de procéder pour soumettre une demande

d’achat pour des immobilisations dans iProcurement. Démonstration :

Créer une demande d’achat dans Demande hors catalogue. Créer une demande d’achat dans le Magasin principal (Main Store). Créer une demande d’achat dans le magasin en ligne de Staples

(Bureau en gros).

2


Définitions

Qu'est-ce qu'une immobilisation?

Les actifs qui ne peuvent pas être convertis facilement en espèces sont des immobilisations. Les immobilisations comprennent également les actifs d'une entreprise qui ne sont pas vendus directement à ses clients, par exemple : véhicules automobiles, mobilier, matériel de bureau, ordinateurs, etc.

Qu'est-ce qu'une immobilisation payée d'avance?Les immobilisations payées d'avance sont des achats payés en entier ou en partie avant de recevoir le produit ou service en question, par exemple : des licences de logiciels.

3


Principaux changements

1. Demande hors catalogueSi l'élément demandé est une immobilisation, l'utilisateur doit sélectionner une catégorie d'immobilisations applicable à l'élément. Notez que toutes les catégories d'immobilisations commencent par « FA% ».

4



2. Demande d'achat pour une immobilisation payée d'avanceSi vous créez une demande pour une immobilisation payée d'avance, veuillez sélectionner le type de demande « Prepaid (Paid in Advance) » et saisir les renseignements requis.

5



2. Demande d'achat pour une immobilisation payée d'avance Champs dates de début (start) et dates de fin (end)

Ces champs doivent être dûment remplis. Si vous ne disposez pas de ces renseignements au moment de soumettre votre demande, veuillez fournir une date estimée dans ces champs. Note : cette date n’est pas celle de la création de votre demande d’achat ou celle apparaissant sur votre facture, mais bien celle à laquelle les services doivent être fournis.

Exemple :

PR Customer PO Invoice Invoice Start End

Category PO Value Date Amt Date Date Date

PPD MNT 12,000.00 3/1/2013 12,000.00 3/15/2013 6/1/2013 12/31/2013

Service Period

6



2. Demande d'achat pour une immobilisation payée d'avance Versements échelonnés sur plusieurs années

Si la durée du service (Service Period) s’étend sur plusieurs années, la demande d’achat devra tenir compte de chaque versement effectué si l’immobilisation n’est pas payée d’avance en un seul versement. L’exemple ci-dessous porte sur un contrat de trois ans avec des versements annuels.

Exemple :

PR Customer PO Invoice Invoice Start EndCategory PO Value Date Amt Date Date DatePPD MNT 36,000.00 3/1/2013 12,000.00 3/2/2013 3/1/2013 2/28/2014

12,000.00 3/2/2014 3/1/2014 2/28/201512,000.00 3/2/2015 3/1/2015 2/28/2016

Service Period

7



3. Nouveaux champs PCCIl est recommandé de toujours choisir un « demandeur » faisant partie du PCC désiré afin que le gestionnaire responsable du PCC puisse approuver la demande. Ce champ ne doit être utilisé que s’il n’y a aucun employé dans le centre de coût (PCC) ou lorsque le personnel relevant du PCC désiré n'est pas en mesure d'approuver physiquement la demande. Pour ce faire, le nom du responsable du budget doit être ajouté manuellement dans la liste des approbateurs.

8


Sources d’approvisionnement

1. Magasin principal (Main Store)Dans le magasin principal, un utilisateur peut demander une mise à niveau de son portable ou un portable pour un employé nouvellement embauché, des accessoires pour son portable, et des logiciels couramment utilisés comme Microsoft Office, Adobe Professional et VM Workstation.

2. Magasin en ligne Staples (Bureau en gros)Ce lien vous permet d’accéder directement au site Web de Bureau en gros. Vous

pouvez y acheter du matériel de bureau, des moniteurs, des imprimantes, des casques d’écoute, et d’autres articles de consommation.

3. Demande hors catalogueL’utilisateur peut acheter un article dans Demande hors catalogue lorsqu’il n’est pas

offert par le Magasin principal ou le magasin en ligne de Bureau en gros.

9


Démonstration

1. Créer une demande d’achat dans Demande hors catalogue.2. Créer une demande d’achat dans le Magasin principal (Main Store).3. Créer une demande d’achat dans le magasin en ligne de Staples (Bureau

en gros).

10


Créer une demande d’achat dans Demande hors catalogue

Cas typiques : Demande d’acheter un nouveau serveur aux fins de la mise à niveau

du progiciel Oracle dont le prix unitaire s’élève à 5 000 $. Demande de contracter une entente de 12 mois pour la

maintenance de matériel informatique, au montant de 1 000 $, débutant le 1er janvier 2014 et se terminant le 31 décembre 2014.

11


Créer une demande d’achat dans le Magasin principal

Cas typique : Demande de mise à niveau d’un ordinateur portable qui date de plus

de 6 ans.

12


Créer une demande d’achat dans le magasinen ligne de Staples

Cas typique : Demande d’achat d’une imprimante personnelle.

13


Site Web des Approvisionnements

Matériel de formation et ressources à votre disposition :

http://mainportal.fc.fujitsu.com/Pages/Procurement.aspx

14



INTERNAL USE ONLYINTERNAL USE ONLY © Fujitsu Limited, 2010INTERNAL USE ONLYINTERNAL USE ONLY 15 Copyright 2007 FUJITSU LIMITED

Documents

© Fujitsu Limited, 2010 Processus iProcurement 16 juillet 2013 Immobilisations et immobilisations payées davance – Guide de référence