Автоматизация бизнес-процессов, электронного документооборота

и архивного хранения с помощью Naumen DMS

Содержание

O NAUMEN Цели и задачи проекта внедрения СЭД. Достижение

целей Как выбрать СЭД Преимущества NAUMEN и Naumen DMS Описание Naumen DMS: возможности и основные мо

дули Дальнейший план действий для выбора системы

О компании NAUMEN

Четыре офиса в России

300 сотрудников

200 разработчиков ПО на Java, C++, Ruby-on-Rails

NAUMEN – компания реальных дел

800 Проектов реализованоза 10 лет с 2001 года

600 Заказчиков получили решение своих задач

99%Проектов завершеныс успехом

Сдаем новый проект каждые 3 рабочих дня

Средняя длительность проекта 3 месяца

Клиенты NAUMEN

NAUMEN – консультант и интегратор

Аудит

Консалтинг

Внедрение систем

Комплексное обучение

Реализация интеграционных схем

Индивидуальная кастомизация решений

Сервисное и техническое сопровождение проектов

Преимущества работы с NAUMEN

• NAUMEN – крупный российский разработчикЕдиная терминология общения, непосредственная близость к клиенту

• Разработчик и внедренец – два в одномДоступ к исходным кодам и реализация индивидуальных кастомизаций

• Широкий спектр продуктов, дополняющих друг другаЭкономия на интеграциях и обучении персонала

• Готовые отраслевые решенияОпробованы в России, «микс» мировых и российских практик

• Гибкие условия лицензированияВозможность закреплять в контрактах персональные финансовые условия

• Готовая платформа и масштабируемостьСозданная система сможет 3-5 лет расти вместе с вашей компанией

• Мульти-платформенностьWindows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.

Положение на рынке России

• Разработчик №1 в России с широкой линейкой систем управления бизнес-процессами

• Входим в ТОП-100 ИТ-компаний и ТОП-20 вендоров ПО

• Самый быстрорастущий вендор ПО ‘2010

• Десятки наград: «Продукт года», «Проект месяца», «Самый инновационный проект года», «Социально значимый проект»

Naumen продукты

Naumen DMS – корпоративная система управления бизнес-процессами и электронными документами;

Naumen Service Desk – готовое решение для автоматизации процессов службы поддержки и управления ИТ-услугами; Naumen Phone – центр обработки вызовов на базе VoIP, позволяет автоматизировать обработку обращений в связке с информационной системой;

Naumen Inventory – система учёта сервисов, логических и физических ресурсов (Network Resource Inventory);

Naumen University – система комплексной автоматизации бизнес-процессов ВУЗа; Naumen GPMS – система управления закупками.

О проекте внедрения СЭД

Предпосылки проекта внедрения СЭД

Делопроизводитель:•Документы теряются•Сложный поиск•Долго готовим документы•Тяжело контролировать

Генеральный директор:•Не вижу картину в целом•Процессы не оптимальны•Много лишней работы•Нет контроля

ИТ-директор:•Разнородные системы –как их связать?•Сложная поддержка•Пользователей нужно постоянно учить

Сотрудники:•Что от нас хотят?•Мы и так перегружены!•Как согласовать договор с Владивостоком?

Цели проекта внедрения СЭД

Генеральный директор:•Хочу чтобы процессы проходили оптимально•Хочу чтобы мои поручения исполнялись в срок!

ИТ-директор:•Хочу сквозные процессы через все системы•Хочу простую настройку и поддержку

Сотрудники:•Мы должны знать все свои задачи и их сроки•Документы должны быть «под рукой»•На согласование должны уходить часы, а не месяцы

Делопроизводитель:•Должны быть шаблоны для подготовки документов•Быстрый поиск•Готовые отчеты для контроля

Как достигнуть поставленных целей?

Основные задачи проекта

Наиболее распространенными задачами в проектах внедрения СЭД являются:

автоматизация процессов обработки документов

автоматизация функций контроля исполнения

организация электронногоархива документов

организации

Основные автоматизируемые процессы

• входящая документация• исходящая документация• приказы/распоряжения• служебные записки• заявки• договоры и др.

Дополнительные задачи проекта

• обращения граждан (для Государственных органов);• кредитные заявки (для банков);• подготовка и проведение совещаний (для

организаций с частой практикой проведения совещаний/комитетов/комиссий);

• управление нормативной документацией (для организацией сертифицированных по ISO 9001);

• и др.

Как выбрать СЭД?

Рынок СЭД

• кол-во систем на рынке ~ 70• кол-во организаций, внедряющих СЭД - на порядок больше• функции у систем очень похожи• в таком многообразии выбрать оптимальный вариант сложно

Критерии выбора

• соответствие функциональным требованиям;• наличие готовых решений по автоматизации поставленных

задач (готовые модули);• используемые технологии (Open-source или Microsoft, Oracle,

IBM);• дружественность интерфейса;• опыт внедренца и методика внедрения;• возможности развития системы (развитие вендором и

самостоятельное развитие);• стоимость;• итоговое соотношение цена/качество.

Функциональные требования и готовые модули

• Важно выбирать не по принципу «Больше модулей - лучше», а по принципу «Есть нужные нам модули», это позволит не переплачивать за избыточную функциональность;

• При выборе системы нужно составить список функциональных требований к системе и включить туда только требуемые функции (Пример, если вы никогда не собираетесь шифровать данные в системе, не нужно это требование включать «на всякий случай» - это может повысить стоимость предложений или отбросить хорошие решения, которые в остальном подходят);

• Ориентируйтесь на общую идеологию системы и какую работу она предполагает (поддержка бумажного делопроизводства или работы всех сотрудников в системе) и к какой работе готова ваша компания.

Используемые технологии и архитектура

Важно определить:• текущие принятые технологии;• желаемые технологии;• компетенции сотрудников;• ограничения бюджета.

Отсюда будет ясно:• какая СУБД должна быть (Oracle, MS SQL или бесплатная,

например, Postgre SQL);• какая ОС должна быть на сервере (Windows, Linux или что-то

другое);• какая ОС должна быть на компьютерах пользователей

(Windows или разные варианты);• толстый или тонкий клиент должен быть у системы;• с помощью каких технологий можно

настраивать/администрировать/дорабатывать систему.

Дружественный интерфейс

Ключевые факторы:• эмоциональный – нравится/не нравится;• хорошо проработано usability и все действия интуитивно

понятны или нет;• web-ориентированный или не важно;• современный или не важно.

Опыт внедренца

Ключевые вопросы:• кто будет внедрять разработчик или партнер? (не все

партнеры обладают достаточной компетенцией);• где территориально находится офис компании-внедренца ?

(иногда нужно постоянное присутствие на объекте)• сколько лет/проектов опыта у внедренца;• какая компетенция именно в проектах по СЭД? (обязательно

нужно знание специфики);• какова методика внедрения? (классический проект или

современные гибкие технологии);• в каких еще смежных решениях у

внедренца есть компетенции?

(ITIL, финансы, закупки и др.)

Возможности развития системы

• Что можно реализовывать с помощью настроек?• Что может настраиваться/дорабатываться на этапе технической

поддержки и предоставляется ли она?• Какие способы интеграции предусмотрены (API, web-сервисы,

скрипты)?• Если нужно дорабатывать систему собственными силами –

может ли разработчик передать исходные коды? (мало кто может)

Стоимость

• Стоимость пользовательских лицензий (важно определить есть ли конкурентные, при наличие которых закупка обычно выгоднее);

• Стоимость лицензий на дополнительные модули (иногда могут лицензироваться по-пользовательски, что не очень хорошо, так как фактически увеличивает стоимость пользовательской лицензии);

• Дополнительные выплаты (например, может потребоваться ежегодно платить за техническую поддержку лицензий, что дополнительных выгод не приносит, а затрат требует);

• Стоимость настроек;• Стоимость доработок;• Стоимость технической поддержки;• Есть ли безлимитная лицензия.

Итоговое соотношение цена/качество. Пример выбора системы

функции

цена

архитектура

интерфейс

опыт

развитие

70 систем

СУБД Oracle, любая платформа 30

Канцелярия + процессы 25

от 1 до 5 млн. 20

современный, только web

10

нужны исходные коды

3

хороший опыт внедрения 1

Почему NAUMEN иNaumen DMS

Преимущества NAUMEN и Naumen DMS

• Большой перечень модулей по процессам СЭД (входящие, исходящие, ОРД, служебные записки, КИД, штрих-кодирование, ЭЦП и др.);

• Широкая линейка прочих решений от одного производителя (например, ITIL/ITSM);

• Используемые технологии не зависят от платформы как на стороне сервера, так и на стороне пользователя (можно без проблем работать на ОС: Windows, Linux, MacOS, на СУБД: Oracle, MS SQL, PostgreSQL), что позволяет разворачивать систему с использование платной и бесплатной инфраструктуры;

• Система постоянно развивается силами NAUMEN, при необходимости система может передаваться вместе с исходными кодами для самостоятельного развития Заказчиком;

• Хорошо проработанная методика внедрения.

Немного подробнее о методике внедрения

Работы, которые делает NAUMEN

• Мы проводим обследование бизнес-процессов заказчика;• Дополнительно мы можем провести анализ текущих

процессов и дать рекомендации по оптимизации, в том числе прописать регламенты процессов еще до внедрения системы;

• Мы разрабатываем все необходимые проектные документы: отчет об обследовании, техническое задание, технический проект и др.;

• Мы настраиваем систему в соответствии с Вашими требованиями;

• Если базовой настройки не достаточно, то мы можем выполнить доработки;

• По окончании проекта обязательно проводим обучение и совместную опытную эксплуатации;

• Завершенные проекты передам на поддержку в наш сервисный центр.

Ключевые подходы в проектах

• Изначально мы определяем ключевые процессы и предлагаем начать автоматизацию с них, тем самым обеспечив «быстрый старт» по основным вопросам;

• В крупных проектах мы предоставляем новую функциональность поэтапно, корректируя план проекта, при необходимости. Такой подход позволяет быстро реагировать на изменения требований и не ждать конца проекта, чтобы вносить изменения;

• В каждом проекте мы проводим анализ процессов и даем рекомендации по оптимизации.

Команда проекта

• Команда направления специализирована именно на внедрение систем электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов;

• В команде есть все основным роли: руководитель проекта, аналитик, программист, тестировщик, инженер и технический писатель;

• На каждый проект мы назначаем выделенного руководителя проекта, который является основным контактным и ответственным лицом.

О Naumen DMS

Naumen DMS

Специализированное решение для организации системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов в организациях как с холдинговой/распределенной структурой, так и выделенных отдельно.

Решаемые задачи:

•Автоматизация типовых (канцелярия) и специфичных процессов (согласования)

•Интеграция в единое информационное пространство (LDAP, ESB, почта, …)

•«Золотая середина» между вариантами реализации проекта холдинговой СЭД

Эффект от внедрения:

•Эффективное взаимодействие предприятий с управ. компанией и между собой

•Контроль исполнения корпоративных процессов и дисциплина на местах

Naumen DMS

Положение на рынке:

•200 инсталляций СЭД в России

•Сильный претендент на рынке BPM

•Выгодная альтернатива решениям EMC Documentum и IBM Lotus

Отраслевая применимость:

•Государственный сектор

•Холдинговые компании

•Промышленность и ТЭК

•Банки и страховые компании

Интерфейс системыВ 2012 году вышла новая версия с современным и эргономичным интерфейсом

Назначение и возможности Naumen DMS

Электронное хранилище документов:• создание документов по шаблону в любом формате;

• предоставление доступа к документам и реквизитам в соответствии с правами;

• автоматическое ведение версий документов и истории работы с ними;

• доступность документов 24 часа в сутки;

• поиск документов.

Контроль исполнительской дисциплины:• постановка задачи: сотрудники, сроки, содержание;

• автоматический контроль исполнения;

• анализ результативности выполнения задач;

Автоматизация бизнес-процессов:• описание последовательности работ;

• предоставление сотрудникам информации в соответствии с правами в процессе;

• контроль и анализ процессов;

• реализация межсистемных процессов.

Назначение и возможности Naumen DMS

Прочие возможности системы:

• формирование централизованного электронного хранилища документов, сегментированного по функциональному назначениюи принадлежности структурному подразделению предприятия;

• использования единой системы регистрации документови их доставки получателям;

• поиск документов с использованием средств полнотекстового поиска, автоматизированного распознавания электронных образов документови морфологического разбора текста;

• хранение и использование справочной информациив структурированном виде;

• ведение организационной структуры предприятия с возможность интеграции с каталогами пользователей работающими по протоколу LDAP;

• гибкая система прав доступа;

• автоматизация электронного архива с соответствии с номенклатурой дел;

• интеграция со средствами сканирования.

Модули системы

Основной перечень модулей системы:• Модуль «Канцелярия»• Модуль «Архив»• Модуль «Интеграция с LDAP-каталогами»• Модуль «Сканирование и распознавание»• Модуль «Штрих-кодирование»• Модуль «ЭЦП»• Модуль «Мобильный интерфейс»• Модуль «АРМ руководителя»

Модуль «Канцелярия»

Модуль позволяет автоматизировать следующие делопроизводственные процессы: • обработка входящей документации;• обработка исходящей документации;• обработка организационно-распорядительной документации;• обработка служебных записок.

В рамках процессов модуля доступны следующие операции по документам:• подготовка проекта документа;• согласование;• утверждение;• вынесение резолюции;• исполнение;• контроль исполнения;• завершение обработки документа.

Модуль «Архив»

Реализуется функциональность традиционного «бумажного» архива в электронном виде:

•ведение номенклатуры дел организации,•перевод документов в дела,•регистрация в журнале согласно НД с присвоением индекса дела,•установление сроков хранения,•перевод документов в архив,•присвоение штрих-кода.

Модуль «Интеграция с LDAP-каталогами»

Реализуется функции:• импорта, экспорта и синхронизации организационной

структуры из электронного каталогов пользователей по протоколу LDAP (например Active Directory);

• прозрачной аутентификации пользователей (NTLM).

Модуль «Сканирование и распознавание»

Модуль интеграции с ABBYY Fine Reader позволяет отказаться от промежуточного сохранения на жесткий диск файлов, полученных в результате сканирования и распознавания документов. Вместо этого делопроизводитель нажатием всего одной кнопки на рабочем экране Fine Reader загружает полученный файл в систему документооборота Naumen DMS и сразу же заполняет реквизиты документа, без переключения в рабочее место СЭД.

Модуль «Штрих-кодирование»Модуль «Штрих-кодирование»

Реализуются функции:• присвоение документу штрих-кода• быстрый поиск документа

Модуль «ЭЦП»Модуль «ЭЦП»

Модуль «ЭЦП» обеспечивает:• функции подписания документа и действий по задачам

электронной цифровой подписью

Для осуществления подписи и проверки подписи на компьютере пользователя должен быть установлен КриптоПро CSP или КриптоПро JCP

Модуль « Мобильный интерфейс»Модуль « Мобильный интерфейс»

Модуль обеспечивает:

доступность системы из любой точки через мобильную связь;

возможность выполнения функций:• просмотр документов;• выполнение задач;• выдача поручений;• контроль исполнения.

Модуль «АРМ руководителя»

АРМ руководителя представляет собой имитацию двух папок, лежащих на столе у Руководителя: «На резолюцию» и «На подпись». Обеспечивает работу Руководителя меньшим количеством операций. Позволяет работать руководителю вместе с помощником, тем самым облегчая работу руководителя.

Технологии Naumen DMS

Базируется на open-source платформе Naumen KernelПродукт масштабируем, независим от ОС и СУБД.

Язык: Java, Java ServletsСервер приложений: Tomcat

Веб-сервер: ApacheСУБД: Oracle, MS SQL, PostgreSQLПлатформа: Linux, Solaris, Windows

Основа в подходе управления процессамиОснова в подходе управления процессами

В основе подхода в автоматизации бизнес-процессов лежит нотация BPMN (англ. Business Process Model and Notation, нотация и модель бизнес-процессов)  — система условных обозначений для моделирования бизнес-процессов. Разработана Business Process Management Initiative (BPMI) и поддерживается Object Management Group. Позволяет аналитикам моделировать бизнес-процессы организации и передавать их в систему автоматизации этих процессов для выполнения.

Некоторые проектыNaumen DMS

Правительство Курганской области

О проекте:

Количество сотрудников – 1500

Начали проект в 2007 году с

разработки регламентов,

С 2008 года поэтапное внедрение

Автоматизированные процессы: Некоторые эффекты:

Входящие/Исходящие;время согласования НПА Согласование НПА. сократилось вдвое

Текущее развитие: В планах:

Обработка обращений граждан; Интеграция систем СЭД;

Перенос системы на Интеграция с МЭДО и

подчиненные органы власти; СМЭВ.

Трансгрупп холдинг

О проекте:

Количество сотрудников – 300 в АЭ,

около 2000 во всем холдинге

Начали проект в 2010 году с

эталонного внедрения

в ООО «АЭРОЭКСПРЕСС»,

в 2011 года еще на 9 предприятиях

Автоматизированные процессы: Некоторые эффекты:

Входящие/Исходящие % исполнения поручений в

Приказы/распоряжения срок увеличен в 2 раза Служебные записки все согласование ведется Заявки на ТМЦ только в электронном виде

В планах:

Интеграция с 1С для развития процесса обработки договоров;

Автоматизация функций сканирования.

Дальнейшие шаги для выбора системы

С чего начать?

• Изучить более подробное описание системы на сайте http://www.naumen.ru/products/dms

• Ознакомиться с демонстрационной версией

http://www.naumen.ru/products/dms/pages/about_product/form?call_to_action=2

• Заказать презентацию у Вас или у нас в офисе в Москве или Екатеринбурге или удаленную презентацию через Интернет

http://www.naumen.ru/products/dms/pages/about_product/form?call_to_action=3

Для определения стоимости проекта

• Составить требования к системе и выслать их нам на sales@naumen.ru или связаться по телефону +7 (495) 783-02-87

• Желательно предварительно заполнить анкету для оценки стоимости проекта

• Прежде всего Вам нужно определиться с:• количеством пользователей;• перечнем автоматизируемых процессов;• желаемыми сроками и бюджетом проекта.

Äîêóìåíò Microsoft Office Word 97 - 2003

Дальнейшие шаги

После утверждения коммерческого предложения заключается договор и дальше:

• базовое внедрение по основным делопроизводственным процессам (входящие, исходящие, ОРД и служебные записки) можно получить уже через 1-1,5 месяца;

• в проектах с доработками прорабатывается план проекта, который разбивается на этапы, чтобы также позволить начать работать с системой уже после первого этапа.

+7 (495) 783-02-87+7 (343) 378-42-87

www.naumen.rusales@naumen.ru

Вы получите решение своих задач, если просто обратитесь к нам: