Система приоритетов и эффективность достижения целей

Вильфредо Парето

1848–1923

Итальянский инженер, экономист и социолог

«Vilfredo Pareto» CC BY-SA 3.0 https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Vilfredo_Pareto.jpg#/media/File:Vilfredo_Pareto.jpg

Принцип Парето в тайм-менеджменте

80 %

20 %

80 %

20 % У

СИ

ЛИ

Я

РЕЗУЛ

ЬТАТ

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

1890–1969

Американский государственный и военный деятель, генерал армии, 34-й президент США (1953–1961)

СРОЧНО НЕ СРОЧНО

ВА

ЖН

О

Критические ситуации Неотложные проблемы

Проекты с горящим сроком исполнения

Система работы Профилактика

Развитие

НЕ

ВА

ЖН

О

Простые дела Короткие задачи Просьбы

Второстепенная информация

Поглотители времени

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра

Вопросы, помогающие выявить приоритетные дела:

Какие задачи более всех приближают меня к выполнению главных целей?

Могу ли я, выполнив одну задачу, решить несколько других?

Выполнение каких задач вносит максимальный вклад в достижение целей подразделения?

Выполнение каких задач принесет мне наибольшую награду?

Невыполнение каких задач даст самые негативные последствия?

Самые важные дела

Выделение срочных дел

Срочные дела – дела, которые после наступления заранее определенного момента потеряют смысл, например:

Добавления к коммерческому предложению можно делать до тех пор, пока завтра в 12:00 менеджер не отправит его клиенту

Нужно выслать данные по товарному запасу до конца месяца, после чего планирование будет производиться уже по имеющимся данным

Для матрицы Эйзенхауэра можно устанавливать разные горизонты срочности:

1. Срочные дела – дела, срок которых истекает сегодня

2. Срочные дела – дела, срок которых истекает на этой неделе

3. Срочные дела – дела, срок которых истекает в этом месяце

4. Срочные дела – дела, у которых вообще есть срок

Приходится делать «любой ценой»

Не получается:

Сделать тщательно

Переделать

Делегировать

Многие дела из этого квадрата можно предотвратить!

СРОЧНО НЕ СРОЧНО

ВА

ЖН

О

Критические ситуации Неотложные проблемы

Проекты с горящим сроком исполнения

Система работы Профилактика

Развитие

НЕ

ВА

ЖН

О

Простые дела Короткие задачи Просьбы

Второстепенная информация

Поглотители времени

I квадрат. Ситуации аврала и их источники

Важные несрочные дела – это фундамент нашей долгосрочной эффективности

Целенаправленное достижение долгосрочных целей

Накопление ресурсов на будущее – поиск новых возможностей, развитие, восстановление сил, развитие отношений

Профилактика проблем

СРОЧНО НЕ СРОЧНО

ВА

ЖН

О

Критические ситуации Неотложные проблемы

Проекты с горящим сроком исполнения

Система работы Профилактика

Развитие

НЕ

ВА

ЖН

О

Простые дела Короткие задачи Просьбы

Второстепенная информация

Поглотители времени

II квадрат. Проактивность, профилактика и развитие

Неважные и срочные дела – именно они создают атмосферу суматохи и аврала

Дела:

Просьбы, не относящиеся к непосредственным обязанностям

Некоторые совещания

Корреспонденция

Телефонные звонки

Некоторые посетители

Результаты:

Невыполнение задач в срок

Репутация ненадежного человека

Работа в условиях кризиса

СРОЧНО НЕ СРОЧНО

ВА

ЖН

О

Критические ситуации Неотложные проблемы

Проекты с горящим сроком исполнения

Система работы Профилактика

Развитие

НЕ

ВА

ЖН

О

Простые дела Короткие задачи Просьбы

Второстепенная информация

Поглотители времени

III квадрат. Поток срочных дел

Неважные и несрочные дела – отвлекающие пустяки, лично приятные и интересные дела

Дела:

Мелочи, отнимающие время (перекуры, частые разговоры…)

Корреспонденция (рекламная рассылка…)

Сообщения от других сотрудников, содержащие второстепенную и малозначимую информацию

Результаты:

Репутация безответственного сотрудника

Отсутствие развития профессиональных навыков

СРОЧНО НЕ СРОЧНО

ВА

ЖН

О

Критические ситуации Неотложные проблемы

Проекты с горящим сроком исполнения

Система работы Профилактика

Развитие

НЕ

ВА

ЖН

О

Простые дела Короткие задачи Просьбы

Второстепенная информация

Поглотители времени

IV квадрат. Ловушки