Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
Titulación de Licenciadas en Ciencias Contables y Auditoria
“Auditoría de gestión al Cuerpo de Bomberos de Zamora, enero-diciembre 2010.”
Trabajo de fin de titulación.
AUTORAS:
Crespo Orbe, Tania Lorena
Tipaluisa Crespo, Priscila Lizeth
DIRECTORA:
Solano de la Sala Torres, María Augusta, Dra.
Centro Universitario Zamora
2013
ii
Doctora
María Augusta Solano de la Sala Torres.
DIRECTORA DEL TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN
C E R T I F I C A:
Que el presente trabajo, denominado “AUDITORÍA DE GESTIÓN AL CUERPO DE
BOMBEROS ZAMORA, PERIODO ENERO A DICIEMBRE 2010”, realizado por las
profesionales en formación Crespo Orbe Tania Lorena y Tipaluisa Crespo Priscila
Lizeth; cumple con los requisitos establecidos en las normas generales para la
graduación en la Universidad Técnica Particular de Loja, tanto en el aspecto de
forma como de contenido, por lo cual me permito autorizar su presentación para los
fines pertinentes.
Loja, Junio de 2013.
f)……………………………………………….
iii
CESIÓN DE DERECHOS
“Nosotras Crespo Orbe Tania Lorena y Tipaluisa Crespo Priscila Lizeth declaramos
ser autoras del presente trabajo y eximo expresamente a la Universidad Técnica
Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones
legales.
Adicionalmente declaramos conocer y aceptar la disposición del Art.67 del Estatuto
Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente
textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad
intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se
realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de
la Universidad”
……………………….…………… …………………………………..
Crespo Orbe Tania Lorena Tipaluisa Crespo Priscila Lizeth
C.I. 190025140-4 C.I. 110428702-2
iv
DEDICATORIA
El presente trabajo de investigación lo
dedico a Dios, a mis hijos, a mi madre,
por quienes me he sentido motivada a
culminar con esta meta trazada de mi
vida profesional, para qué de alguna
manera ser ejemplo de perseverancia en
lo que nos proponemos en la vida.
Crespo Orbe
Tania Lorena
El presente trabajo de investigación lo dedico a
Dios por regalarme la vida y amor, a mis padres
quienes me supieron orientar en el camino de
bien y de esta manera llegar culminar con éxito
mi carrera profesional.
Priscila Lizeth
Tipaluisa Crespo
v
AGRADECIMIENTO
Dejo constancia de mi sincero agradecimiento a la Dra. Solano de la Sala Torres María
Augusta, por su apoyo brindado en la dirección de este trabajo, gracias a sus sugerencias
presento un trabajo completo y culminado.
Al Cuerpo de Bomberos Zamora, en la persona del Crnel. (B) Doctor Joselito Chiriboga,
como también a los señores funcionarios de la institución, por brindarnos todas las
facilidades en la obtención de información para realizar el trabajo de fin de carrera.
Crespo Orbe Tania Lorena
Tipaluisa Crespo Priscila Lizeth
vi
Índice de contenido C E R T I F I C A: ................................................................................................................... ii
CESIÓN DE DERECHOS ...................................................................................................... iii
DEDICATORIA .....................................................................................................................iv
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................. v
RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................................ x
1. Antecedentes de la empresa. .................................................................................. 2
1.1. Descripción de la empresa .................................................................................................... 2
1.2. Base legal ................................................................................................................................. 4
1.2.1. Principales disposiciones legales ................................................................................ 5
1.3. Organigrama estructural y funcional .............................................................................. 16
1.4. Plan Estratégico .................................................................................................................. 22
1.4.1. Misión ................................................................................................................................ 22
1.4.2. Visión ................................................................................................................................. 23
1.4.3. Valores institucionales .................................................................................................. 23
1.4.4. Objetivos ............................................................................................................................ 24
2. Marco conceptual de auditoría de gestión ................................................................ 27
2.1 Antecedentes ......................................................................................................................... 27
2.1.1 Elementos de gestión ....................................................................................................... 27
2.1.2 Planeación estratégica.- ................................................................................................... 28
2.2. Auditoría de gestión base conceptual. ................................................................................ 29
2.2.1. Definición ............................................................................................................................ 29
.2.2. Importancia ........................................................................................................................... 29
2.2.3. Propósitos. ......................................................................................................................... 29
2.2.4. Objetivos ............................................................................................................................ 29
2.2.5. Alcance............................................................................................................................... 30
2.2.6. Enfoque .............................................................................................................................. 31
2.2.7. Riesgo de la auditoría de gestión. ............................................................................. 32
2.3. Procesos de la auditoría de gestión. .................................................................................. 33
2.3.1. Fase I Conocimiento Preliminar ................................................................................. 34
2.3.2. Fase II Planificación ....................................................................................................... 35
2.3.3. Fase III Ejecución ........................................................................................................... 37
2.3.4. FASE IV Comunicación de resultados ...................................................................... 38
2.3.5. FASE V SEGUIMIENTO ................................................................................................. 41
vii
2.4. Indicadores para la auditoría de gestión. ..................................................................... 42
2.4.1. Definición ......................................................................................................................... 42
2.4.2. Objetivos........................................................................................................................... 43
2.4.3. Características de indicadores de gestión .............................................................. 43
2.4.4 Parámetros de los indicadores de gestión ..................................................................... 44
2.4.5. Clasificación de los indicadores ....................................................................................... 44
2.6. Herramientas para la auditoría de gestión ....................................................................... 47
2.7. Técnicas de auditoría ......................................................................................................... 47
2.7.1 Clases de técnicas de auditoría ........................................................................................ 48
2.8. Papeles de trabajo ............................................................................................................... 49
3. Ejecución de la Auditoría de Gestión ............................................................................... 58
3.1. FASE I: Conocimiento Preliminar .......................................................................................... 58
3.1.1. Programa de Auditoría Preliminar ................................................................................. 59
3.1.2. Conocimiento preliminar ................................................................................................. 61
3.1.3. Matriz FODA del Cuerpo de Bomberos Zamora. ........................................................ 71
3.1.4. Reporte de Planificación Preliminar. ............................................................................. 72
3.2. FASE II: Planificación................................................................................................................. 77
3.2.1. Programa de Específico de Auditoría. ........................................................................... 78
3.2.2. Elaboración de Cuestionario de Control Interno ......................................................... 80
3.2.3. Diseño de Indicadores ..................................................................................................... 87
3.3. FASE III: Ejecución ..................................................................................................................... 93
3.3.1. Programa de Ejecución de Auditoría .............................................................................. 94
3.3.2. Aplicación del Cuestionario de Control Interno. .......................................................... 95
5.3.3. Medición del Nivel de Riesgo y Nivel de Confianza ............................................ 103
5.3.4. Programa para la Aplicación de Papeles de Trabajo .......................................... 104
5.3.5. Aplicación de Papeles de Trabajo ........................................................................... 105
3.3.5. Fichas Técnicas ............................................................................................................. 111
3.3.7. Determinación de Hallazgos ........................................................................................ 129
3.4. FASE IV: Comunicación de Resultados. .............................................................................. 137
3.4.1. Programa para Comunicación de Resultados. .......................................................... 138
3.4.2. Informe de auditoría de gestión ................................................................................... 140
3.4.2.1. Información introductoria ........................................................................................... 140
3.4.3. Resultados del examen ................................................................................................. 144
3.4.3.1. Resultado de la evaluación del control interno por componente. ....................... 144
viii
3.4.3.2. Resultados de la aplicación de indicadores de gestión. ....................................... 152
Conclusiones ..................................................................................................................................... 156
RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 158
Bibliografía......................................................................................................................... 161
ANEXOS ........................................................................................................................... 162
ix
Índice de cuadros
Cuadro No. 01: Elaboración de cuestionario de control interno. . . . . . . . . . . . .. . . . . . ...82-88
Cuadro No. 02: Distribución de trabajo y tiempo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93
Cuadro No. 03: Aplicación del Cuestionario de control interno. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97-104
Cuadro No. 04: Índice de liquidez. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Cuadro No. 05:.Índice de ingresos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
Cuadro No. 06: Índice de rentabilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Cuadro No. 07: Índice de clientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119
Cuadro No. 08: Índice de capacitaciones a usuarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Cuadro No. 09: Índice de calidad del servicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Cuadro No. 10: Índice de cumplimiento de inspecciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Cuadro No. 11: Índice de capacitaciones al personal operativo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127
Cuadro No. 12: Índice de capacitaciones al personal administrativo. . . . . . . . . . . . . . . . . .129
Índice de gráficos
Gráfico No. 01: Organigrama estructural del Cuerpo de Bomberos Zamora. . . . . . . . . . . . .16
Gráfico No. 02: Organigrama estructural propuesto para el C.B.Z. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Gráfico No. 03: Medición del nivel de riesgo y confianza. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Gráfico No. 04: Liquidez. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Gráfico No. 05: Ingresos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Gráfico No. 06: Rentabilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Gráfico No. 07: Clientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Gráfico No. 08: Capacitaciones a usuarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Gráfico No. 09: Calidad del servicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124
Gráfico No. 10: Cumplimiento de inspecciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Gráfico No. 11: Capacitaciones al personal operativo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Gráfico No. 12: Capacitaciones al personal administrativo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
x
RESUMEN EJECUTIVO
Con el objetivo de hacer más eficaz y eficiente el proceso administrativo de las instituciones,
es importante realizar una auditoría de gestión, esto nos permite realizar un examen
profesional de evidencias orientadas a mejorar la efectividad de la economía y logro de las
metas fijadas para la toma de decisiones.
Con estos antecedentes se efectuó la auditoría de gestión del Cuerpo de Bomberos de la
ciudad de Zamora, período de enero a diciembre del 2010, tomando en consideración
aspectos que exige la auditoría que tiene la función principal en medir el grado de
cumplimiento de los objetivos establecidos.
Durante el proceso se describe los antecedentes de la institución que sirven de base para el
diseño de la auditoría de gestión, esto constituye el soporte teórico de la investigación,
herramienta indispensable para el desarrollo del presente examen de auditoría para
finalmente ejecutar el estudio evaluando la gestión administrativa de la institución.
Podemos afirmar la gestión del Cuerpo de Bomberos de Zamora, requiere perfeccionar
sustancialmente la administración en el aspecto ejecutivo, financiero y nivel operativo, para
mejorar la atención a los usuarios.
CAPÍTULO I
|
2
1. Antecedentes de la empresa.
1.1. Descripción de la empresa
Los Cuerpos de Bomberos en el Ecuador son organizaciones públicas que se dedican a:
prevención, control y extinción de incendios. Atención de incidentes con materiales
peligrosos. Atención pre hospitalaria (paramédicos). Salvamento de personas en casos de
emergencia. Rescate de animales, rescate en montañas y de altura; rescate en
inundaciones riadas. Asistencia y rescate en accidentes de tránsito. Manejo y control de
derrames químicos (hazmat). Control de incidentes menores, remoción de panales de
abejas, caída de árboles. Otros siniestros difíciles de catalogar.
La provincia de Zamora Chinchipe y su cantón Zamora se caracteriza por ser vulnerable a
los desastres naturales, como: deslizamiento de tierra e inundaciones, contamos con la
presencia del fenómeno del Niño cada cierto ciclo, la provincia es ganadera, agrícola y por
excelencia minera, hay cantones que por su ubicación geográfica en zonas bajas, se
inundan año tras año afectando a las poblaciones que se encuentran en esos sectores; por
lo que, se hace preciso que las autoridades provinciales tomen conciencia de la situación,
para en una forma unificada y planificada se pueda prevenir a tiempo para reducir los
riesgos, a través de obras emergentes de prevención, como la construcción de muros de
contención y de gaviones en las márgenes de los ríos que causan grandes inundaciones
como el río Zamora, el Bombuscara y el Yacuambi.
El crecimiento de la población se ha duplicado de acuerdo al último Censo de Población y
Vivienda, y no de manera uniforme por carecer ciertos cantones de espacios físicos para la
construcción de viviendas, la población se incrementa también con la migración interna, y
externa con la presencia significativa de ciudadanos de origen colombiano y peruano
creando conflictos con las culturas ancestrales asentadas en algunos cantones de la
provincia y de los mismos colonos.
Además de la presencia del fenómeno del cambio climático, afecta a la provincia con
prolongadas sequías y presencia de incendios forestales, como también época invernal. Así
la provincia de Zamora Chinchipe se ve afectada por otros fenómenos, tales como: sismos
(con las probabilidades que se dé en toda la provincia).
Deslizamiento de tierra (en las vías de acceso a los cantones: Zamora, Palanda, Chinchipe,
Yacuambi y Nangaritza). Inundaciones (en los cantones Zamora, Yantzaza y El Pangui).
|
3
Sequías (en toda la provincia). Contaminación (en los ríos, aire y suelo). Deforestación
(Zonas Rurales de Zamora, Chinchipe, Yacuambi, Yantzaza, Centinela del Cóndor).
Problemas Sociales (asentamientos en Zamora, Yantzaza, Paquisha, Chinapintza, Nambija).
Tradicionalmente la tarea principal de los Cuerpos de Bomberos ha sido extinguir fuegos,
pero en las décadas pasadas el número de ayudas técnicas se ha elevado, por eso los
Cuerpos de Bomberos disponen de vehículos que tienen no sólo para apagar el fuego sino
también para ocuparse de otras situaciones de emergencias.
En la Región Amazónica el clima es impredecible, nos enfrentamos a diferentes situaciones
que por lo general se producen varios incendios forestales, estructurales debido al constante
verano, así como se producen deslaves, inundaciones, desbordamientos de los ríos por las
severas lluvias. Cabe señalar que constantemente se presentan accidentes de tránsito y
búsqueda de ahogados, se ve la necesidad de capacitación en todos los ámbitos bomberiles
emergentes y administrativos para hacer frente a los múltiples requerimientos de la
ciudadanía.
A sabiendas a que diariamente estamos sometidos al suceso de fenómenos naturales
adversos, desastres que ponen en riesgo toda forma de vida; especialmente la del ser
humano y sus bienes; este tipo de organizaciones de respuesta debe estar siempre atento y
dispuesto a atender cualquier requerimiento y/o emergencia confirmada. En la mayoría de
los cuales se hace necesaria la intervención del Cuerpo de Bomberos.
Hay que considerar que algunas de estas emergencias debido a su magnitud y
trascendencia se pueden convertir en verdaderos desastres naturales o urbanos; es por ello
la necesidad imperante de contar con un Cuerpo de Bomberos que esté debidamente
estructurado y capacitado para enfrentar cualquier emergencia en la que se vean
involucrados la ciudadanía Zamorana Chinchipence.
La Creación del Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Zamora Chinchipe, fue entre los años
1952 y 1956, iniciándose con el primer jefe el señor Luis Alfonso Ojeda.
En vista que en los años 1985 y 1986 ocurrieron varios incendios en la población de
Nambija y Zamora, y debido a que los dos últimos jefes designados provisionalmente: el Sr.
Luis Nugra y el señor Olmedo Hidalgo no habían tomado legal posesión del cargo, de haber
|
4
iniciado acciones tendientes a proteger la vida y bienes de la población, siendo el objetivo
principal de su creación. El Ministerio de Bienestar Social envía al Lic. Yumiquinga con el fin
de establecer comunicación con las autoridades y la población para elaborar una terna
previa a la nominación del jefe del Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Zamora.
Llegando así el 22 de diciembre de 1986 a manos del Sr. Prof. Carlos Alberto Bustamante
Palacios, quién toma legal posesión del cargo ante la Gobernación de la Provincia el día 15
de enero de 1987, fecha que a partir de la cual se inicia un programa de equipamiento,
dotación de bienes muebles e inmuebles y la capacitación del personal de voluntarios.
El acuerdo de creación de este Cuerpo de Bomberos no se ha podido encontrar en ningún
registro oficial, razón por la cual con Acuerdo Ministerial No 01281 de fecha 18 de mayo de
1999 el Ministerio de Bienestar social ratifica la existencia de este Cuerpo de Bomberos
conjuntamente con otros de la Tercera Zona Bomberil.
El Crnel. (B) Prof. Carlos Alberto Bustamante Palacios, ha ejercido la función de Primer Jefe
del Cuerpo de Bomberos de Zamora con nombramiento AD-HONOREN desde el 22 de
diciembre de 1986 con Acuerdo Ministerial No 2748 de fecha 11 de diciembre de 1986,
hasta el 16 de julio del 2010 mediante resolución No 109 SNGR agradecen los valiosos
servicios prestados a esta Institución Bomberil y a la comunidad.
Con resolución No 109 SNGR de fecha 16 de julio del 2010 se encarga al Sr. Dr. Joselito
Enrique Chiriboga Morocho, la Jefatura del Cuerpo del Bomberos de Zamora, provincia de
Zamora Chinchipe, comandante que hasta la presente fecha ejerce la Primera Jefatura.
1.2. Base legal
De conformidad al Art. 6 de la codificación de la Ley de Defensa Contra Incendios, y Art. 1
de su Reglamento, los Cuerpos de Bomberos son entidades de derecho público adscritas al
Ministerio de Bienestar Social en la actualidad Ministerio de Inclusión Económica y Social,
no obstante mediante Decreto Ejecutivo 1670, publicado en el Registro Oficial 578 de 27 de
abril del 2009, se asigna a la Secretaría Técnica de Gestión de Riesgos, las competencias,
atribuciones, funciones, representaciones y delegaciones que la Codificación de la Ley de
Defensa Contra Incendios establece para el MIES ( Ministerio de Inclusión Económica y
Social); sin embargo con Decreto Ejecutivo 42 publicado en el Registro Oficial 31 del 22 de
|
5
septiembre del 2009, se cambia la denominación de Secretaria Técnica de Gestión de
Riesgos a Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos, Institución de la cual dependen en la
actualidad todos los Cuerpos de Bomberos del País.
En el informe del examen especial realizado por la Contraloría a la Dirección Nacional de
Defensa Contra Incendios del Ministerio de Bienestar Social, con corte al 31 de octubre de
1995, se recomienda legalizar la existencia de varios Cuerpos de Bomberos que funcionan
en el país, cuya base legal de creación no ha sido posible recopilarla; por tanto, el Ministerio
de Bienestar Social expide el Acuerdo 01281 de fecha 18 de mayo de 1999, por el cual
ratifica la existencia y funcionamiento de 17 Cuerpos de Bomberos de la tercera zona, entre
la cual consta el de Zamora.
1.2.1. Principales disposiciones legales
Las actividades y operacionales del Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Zamora, a más de
las disposiciones legales citadas están normadas por las siguientes disposiciones
específicas, tales como:
Constitución de la República del Ecuador, Arts. 14, 15, 30, 31, 85 y más aplicables.
Ley de Defensa Contra Incendios y su Reglamento.
Ley Orgánica de Servicio Público – LOSEP.
Ley de Contratación Pública.
Código de Trabajo; y, demás leyes y reglamentos que lo rigen.
Constitución de la República del Ecuador.
Sección Segunda
Ambiente Sano
Art. 14.- Se reconoce el derecho de la población a vivir en un ambiente sano y
ecológicamente equilibrado, que garantice la sostenibilidad y el buen vivir.
Se declara de interés público la preservación del ambiente, la conservación de los
ecosistemas, la biodiversidad y la integridad del patrimonio genético del país, la prevención
del daño ambiental y la recuperación de los espacios naturales degradados.1
1 Constitución de la República del Ecuador.
|
6
Art. 15.- El Estado promoverá, en el sector público y privado, el uso de tecnologías
ambientalmente limpias y de energías alternativas no contaminantes y de bajo impacto. La
soberanía energética no se alcanzará en detrimento de la soberanía alimentaria, ni afectará
el derecho al agua. Se prohíbe el desarrollo, producción, tenencia, comercialización,
importación transporte, almacenamiento y uso de armas químicas, biológicas y nucleares,
de contaminantes orgánicos persistentes altamente tóxicos, agroquímicos
internacionalmente prohibidos, y las tecnologías y agentes biológicos experimentales
nocivos y organismos genéticamente modificados perjudiciales para la salud humana o que
atenten contra la soberanía alimentaria o los ecosistemas, así como la introducción de
residuos nucleares y desechos tóxicos al territorio nacional.
Sección Sexta
Hábitat y vivienda
Art. 30.- Las personas tienen derecho a un hábitat seguro y saludable, y a una vivienda
adecuada y digna, con independencia de su situación social y económica.
Art. 31.- Las personas tienen derecho al disfrute pleno de la ciudad y de sus espacios
públicos, bajo los principios de sustentabilidad, justicia social, respeto a las diferentes
culturas urbanas y equilibrio entre lo urbano y lo rural. El ejercicio del derecho a la ciudad se
basa en la gestión democrática de ésta, en la función social y ambiental de la propiedad y de
la ciudad, y en el ejercicio pleno de la ciudadanía.
Capítulo Segundo
Políticas públicas, servicios públicos y participación ciudadana
Art. 85.- La formulación, ejecución, evaluación y control de las políticas públicas y servicios
públicos que garanticen los derechos reconocidos por la Constitución, se regularán de
acuerdo con las siguientes disposiciones:
1. Las políticas públicas y la prestación de bienes y servicios públicos se orientarán a hacer
efectivos el buen vivir y todos los derechos, y se formularán a partir del principio de
solidaridad.
|
7
2. Sin perjuicio de la prevalencia del interés general sobre el interés particular, cuando los
efectos de la ejecución de las políticas públicas o prestación de bienes o servicios públicos
vulneren o amenacen con vulnerar derechos constitucionales, la política o prestación deberá
reformularse o se adoptarán medidas alternativas que concilien los derechos en conflicto.
3. El Estado garantizará la distribución equitativa y solidaria del presupuesto para la
ejecución de las políticas públicas y la prestación de bienes y servicios públicos.
En la formulación, ejecución, evaluación y control de las políticas públicas y servicios
públicos se garantizará la participación de las personas, comunidades, pueblos y
nacionalidades.
Ley de Defensa Contra Incendios
CAPITULO I
De la Organización
Art. 1.- Cuerpos de Bomberos.- El servicio de defensa contra incendios lo hará el
Ministerio de Bienestar Social a través de los Cuerpos de Bomberos, de acuerdo con esta
Ley y su Reglamento General.
Art. 2.- Atribuciones del Ministerio de Bienestar Social.- Corresponde al Ministerio de
Bienestar Social en la actualidad MIES.
1. Velar por el cumplimiento de esta Ley y sus Reglamentos, y por el progreso de los
Cuerpos de Bomberos.
2. Absolver las consultas de las jefaturas de zona bomberiles y dirimir las controversias
que se suscitaren entre éstas entidades.
3. Aprobar los presupuestos de los Cuerpos de Bomberos, que remitan los jefes de
zona.
4. Nombrar, a petición de los jefes de zona, a los primeros jefes de los Cuerpos de
Bomberos, de la terna enviada por el Consejo de Administración y Disciplina de la
respectiva zona.2
2 Ley de Defensa Contra Incendios
|
8
5. Crear escuelas y organizar cursos de formación y capacitación profesional para el
personal de bomberos.
6. Solicitar en cualquier tiempo a la Contraloría General del Estado, la práctica de
auditoría a los Cuerpos de Bomberos.
7. Las demás funciones y atribuciones que determinan la Ley y los Reglamentos.
Art. 3.- Zonas de servicio contra incendios.- Habrá tres zonas de servicio contra
incendios, a saber: la primera zona con sede en Quito, que comprenderá las provincias de
Carchi, Imbabura, Pichincha, Cotopaxi, Tungurahua, Chimborazo, Bolívar, Napo, Pastaza,
Sucumbíos y Esmeraldas. La segunda zona, con sede en Guayaquil que comprenderá las
provincias de Manabí, Guayas, Los Ríos, El Oro y galápagos; y, la tercera zona, con sede
en Cuenca, que comprenderá las provincias de Azuay, Cañar, Loja, Morona Santiago y
Zamora Chinchipe.
Art. 4.- Funciones de las jefaturas de zona.- Las jefaturas de zona serán ejercidas por los
primeros jefes de los Cuerpos de Bomberos de sus respectivas sedes, a quienes, a más de
las funciones de terminadas en artículo siguiente, corresponde:
1. Vigilar el cumplimiento de esta Ley y sus Reglamentos.
2. Ejercer mando, inspección, vigilancia y asesoramiento en los Cuerpos de Bomberos
de sus respectivas zonas.
3. Dictar órdenes y directivas en conformidad con los acuerdos y resoluciones del
Ministerio de Bienestar Social hoy MIES.
4. Cuidar la buena marcha de los Cuerpos de Bomberos de su zona.
5. Exigir de los organismos de recaudación de impuestos y tasas que beneficien a los
Cuerpos de Bomberos, la entrega oportuna de los fondos recaudados, sin que haya
lugar a comisión.
6. Tramitar oportunamente las asignaciones del MIES para satisfacer las necesidades
de los Cuerpos de Bomberos.
7. Procurar que se establezcan escuelas y cursos de formación y capacitación
profesional del personal de bomberos.
8. Elaborar proyectos de reglamentos y de sus reformas y someterlos a la aprobación
del Ministerio.
9. Coordinar las labores con los inspectores de zona.
10. Lo demás estipulado en la Ley y su reglamento.
|
9
Art. 5.- Funciones de las jefaturas provinciales.- En cada capital de provincia,
exceptuadas Quito, Guayaquil y Cuenca funcionará la jefatura provincial ejercida por el
primer jefe del respectivo Cuerpo de Bomberos, a quien corresponde:
1. Vigilar el correcto funcionamiento de los Cuerpos de Bomberos de su jurisdicción.
2. Coordinar los programas de tecnificación.
3. Solicitar del Ministerio la creación, fusión o supresión de compañías de bomberos.
4. Informar anualmente al Ministerio de las actividades desarrolladas en el ejercicio de
sus funciones.
5. Lo demás que determine la Ley y su reglamento.
Art. 8.-Integración en las demás capitales de provincia.- En los Cuerpos de Bomberos
de las demás capitales de provincia existirá un Consejo de Administración y disciplina
integrado por:
El primer jefe, que lo presidirá.
El jefe político o delegado de la Gobernación.
Un representante de los predios urbanos de la ciudad
Un representante de la municipalidad.
El oficial más antiguo de la institución.
Art. 10.-Atribuciones de los consejos de administración y disciplina.- Corresponde a
los consejos de administración y disciplina:
1. Velar por la correcta aplicación de la Ley y sus reglamentos.
2. Vigilar la gestión administración y económica de la institución.
3. Elaborar los proyectos de presupuesto y darles el trámite legal respectivo.
4. Resolver los casos de jubilación, montepío y más beneficios sociales para quienes
no fueren afiliados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, y los de premios,
recompensas y gratificaciones para los miembros de la institución, de acuerdo con el
reglamento respectivo.
5. Resolver los casos disciplinarios que se sometan a su consideración.
6. Autorizar las adquisiciones que pasen de los 50 salarios mínimos vitales,
observándose según los casos, las respectivas normas de la Ley de Contratación
Pública.
|
10
7. Conceder licencia por más de treinta días a los miembros representantes que no
formen parte del cuerpo de bomberos.
8. Lo de más que determine la Ley y su reglamento.
Art. 12.-Organización de los Cuerpos de Bomberos.- En las cabeceras cantonales
podrán organizarse cuerpos de bomberos según las circunstancias y necesidades con
sujeción a esta Ley y sus reglamentos.
CAPITULO II
DEL PERSONAL
Art. 13.- Integración.- Integran los cuerpos de bomberos: los bomberos voluntarios, los
rentados y los conscriptos, y el personal técnico, administrativo y de servicio.
Art. 14.- Bomberos voluntarios.- Bomberos voluntarios son los que prestan sus servicios
sin percibir remuneración, y se clasifican en: activos, pasivos, asimilados y honorarios.
Art. 15.- Bomberos rentados.- Bomberos rentados son los que prestan sus servicios
mediante remuneración.
El título imprime de carácter de profesional permanente al bombero rentado en cualquier
función que desempeñe; y le concede el derecho de figurar en el escalafón del respectivo
cuerpo de bomberos. El reglamento determinará los casos en que el bombero pierde este
derecho.
Art. 17.- Clasificación de grados jerárquicos.- El grado jerárquico determina la función y
el mando del personal de acuerdo a la siguiente clasificación:
a) Oficiales superiores: Primer jefe, segundo jefe y jefe de brigada.
b) Oficiales subalternos: comandantes de compañía, ayudante primero y ayudantes
segundos; y,
c) Tropa: Aspirante a oficial, sargento, cabo y bombero raso.
|
11
Reglamento general para la aplicación de la ley de defensa contra incendios.
CAPITULO II
DEL PERSONAL
Art 14.- Requisitos para ser Bombero.-Son aptos para ser bomberos los ecuatorianos mayores
de 18 años de edad. Para ingresar a los Cuerpos de Bomberos se cumplirán los requisitos que
señalan las leyes y reglamentos respectivos.
Art.15.- Escalafón de los cuerpos de Bomberos.- De conformidad con los dispuesto en los
artículos 15 y 17 de la ley, los Cuerpos de Bomberos de la República tendrán un escalafón tanto de
oficiales como de tropa, y las promociones se efectuarán de acuerdo a éste.
Art.16.- Grados.- Para el caso previsto en el artículo 4 de la ley, los oficiales y tropa de los
Cuerpos de Bomberos tendrán los siguientes grados equivalentes:
a) Primer Jefe, Coronel.
b) Segundo Jefe, Teniente Coronel.
c) Jefe de Brigada, Mayor.
d) Comandante de Compañía, Capitán.
e) Ayudante Primero, Teniente.
f) Ayudante Segundo, Subteniente.
g) Aspirante, Suboficial.
h) Sargento.
i) Cabo, y,
j) Bombero raso, Soldado.
Art. 17.- Primer Jefe.- El grado de primer jefe se otorga a los jefes de zona.
Art. 18.- Lugar de Otorgamiento.- El grado de jefe otorgará únicamente en la capitales de
provincia.3
Art. 27.- Uniformes e insignias.- Los uniformes e insignias de los Cuerpos de Bomberos de la
República serán establecidos en el respectivo reglamento.
2. CODIFICACIÓN DE LA LEY DE DEFENSA CONTRA INCENDIOS
CAPÍTULO II
DEL PERSONAL
3 Reglamento General para la aplicación de la Ley de Defensa Contra Incendios.
|
12
Art. 18.- Nombramiento de primeros jefes.- Los primeros jefes de los Cuerpos de
Bomberos serán nombrados por el MIES, de la terna enviada por el respectivo Consejo de
Administración y Disciplina, la que debe estar conformada por oficiales superiores, en orden
jerárquico.
En los Cuerpos de Bomberos profesionales, únicamente el segundo jefe y los jefes de
brigada podrán constar en la terna.
Art. 19.- Reclutamiento, ascensos, reincorporaciones y nombramientos.- El
reclutamiento, las altas, las bajas, los ascensos y las reincorporaciones se regirán, además,
por el reglamento correspondiente.
El segundo jefe, los jefes de brigada, los oficiales subalternos y el personal de tropa, serán
nombrados por el primer jefe respectivo.
Art. 20.- Escalafón y hoja de servicios.- Los Cuerpos de Bomberos llevarán un escalafón
y la hoja de servicios del personal.
Art.21.- Ascensos.- Los ascensos se harán de grado en grado, cumplidos los requisitos
correspondientes siempre que exista bacante dentro del escalafón.
Art. 22.- Condecoraciones y Bonificaciones.- Créanse condecoraciones al mérito y a la
antigüedad, y bonificaciones por el tiempo de servicio.
|
13
CODIFICACION DE LA LEY DE DEFENSA CONTRA INCENDIOS
CAPITULO V
DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS
Art. 32.- Contribuciones de usuarios del servicio eléctrico.- Además de los recursos
económicos señalados por leyes especiales, los cuerpos de bomberos tendrán derecho a
una contribución adicional mensual que pagarán los usuarios de los servicios de alumbrado
eléctrico a cuyos nombres se encuentren registrados los medidores, en la siguiente escala:
1. El equivalente al 0.50% de la remuneración básica mínima unificada del trabajador
en general los medidores del servicio residencial o particular.
2. El equivalente al 1.5% de la remuneración básica mínima unificada del trabajador en
general los medidores destinados al servicio comercial, y,
3. El equivalente al 3% de la remuneración básica mínima unificada del trabajador en
general los medidores destinados a los pequeños industriales y el equivalente al 6%
de la remuneración básica mínima unificada del trabajador en general los medidores
de los demás industriales.
4. Las empresas eléctricas nacionales o extranjeras se encargarán de recaudar
tal contribución, incluyendo el rubro respectivo en las planillas que emitan
mensualmente, y remitirán mes a mes los valores recaudados por dicha
contribución, al cuerpo de bomberos de su jurisdicción.
5. Los recursos provenientes de la contribución adicional que se señala en los
incisos anteriores, se distribuirán en los siguientes porcentajes; 30% para
incrementos salariales, 10% para capacitación y entretenimiento, 50% para
equipamiento y 10% para el seguro de vida y accidentes del personal
bomberil.
Art. 35.- Facultades especiales de los primeros jefes de Cuerpos de Bomberos.- Los
primeros jefes de los Cuerpos de Bomberos del país, concederán permisos anuales,
cobrarán tasas de servicios, ordenarán con los debidos fundamentos, clausuras de edificios,
locales e inmuebles en general y, adoptarán todas las medidas necesarias para prevenir
flagelos, dentro de sus respectivas jurisdicción, conforme a lo previsto a ésta ley y su
reglamento.
|
14
Los funcionarios municipales, los intendentes, los comisarios nacionales, las autoridades de
salud y cualquier otro funcionario competente, dentro de su respectiva jurisdicción,
previamente a otorgar las patentes municipales, permisos de construcción y los permisos de
funcionamiento, exigirán que el propietario o beneficiario presente el respectivo permiso
legalmente otorgado por el Cuerpo de Bomberos correspondiente.
Los primeros jefes de los Cuerpos de Bomberos y los funcionarios mencionados en el inciso
anterior, que no den cumplimiento a estas disposiciones y todas aquellas que se refieran a
la concesión de permisos anuales y ocasionales de edificios, locales e inmuebles en general
que sean idóneos, serán personal y pecuniariamente responsables de los daños y perjuicios
ocasionados, sin perjuicio de la destitución de su cargo.
Art. 36.- Fondos públicos de los Cuerpos de Bomberos.- Los fondos públicos de que
disponen los cuerpos de Bomberos no podrán ser suprimidos ni disminuidos sin la
respectiva compensación. Salvo el caso de expropiación legalmente verificada por causa de
utilidad pública no se podrá privar a los cuerpos de Bomberos de los bienes, vehículos,
equipos, implementos y materiales de que disponen, ni distraerlos de sus finalidades
específicas.
Art. 37.- Sistema de recaudación de valores.- Los tesoreros de los Cuerpos de Bomberos
que recauden directamente los valores que a estas entidades correspondan, seguirán
manteniendo el mismo sistema de recaudación. Los Cuerpos de Bomberos de los demás
cantones podrán adoptar éste sistema de recaudación.
Art. 38.-Presupuesto destinado a los Cuerpos de Bomberos.- La partida de presupuesto
del MIES destinada a los Cuerpos de Bomberos, será incrementado en cuantía suficiente
para atender las necesidades de estos organismos.
En tal partida se hará constar las cantidades suficientes para equipar y capacitar en forma
eficiente a los Cuerpos de Bomberos así como para atender los gastos de movilización, de
representación y los demás que sean necesarios para que los jefes de zona bomberiles
cumplan debidamente sus funciones.
|
15
REGLAMENTO GENERAL PARA LA APLICACIÓN DE LA LEY DE DEFENSA CONTRA
INCENDIOS.
CAPITULO IV
DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS
CAPITULO VI
DISPOSICIONES LEGALES
Art. 48.-Día del Bombero ecuatoriano.- Establéese el “Día Del Bombero Ecuatoriano”, que
se celebrará el 10 de octubre de cada año.
Art. 50.- Participación en conflictos o conmociones internas y externas.- En casos
extraordinarios, tales como conflictos o conmociones de orden interno o internacional, los
cuerpos de bomberos de la República serán considerados como organismos paramilitares,
subordinados, mientras duren tales acontecimientos al Ministerio de Defensa Nacional, con
su correspondiente asimilación.
Art. 51.- Sujeción a la ley de Contratación Pública.- Los contratos que celebren los
Cuerpos de Bomberos se sujetarán a la ley de Contratación Pública.
|
16
1.3. Organigrama estructural y funcional
Debo indicar que la secretaria de la institución nos supo manifestar que El Cuerpo de
Bomberos Zamora no cuenta hasta la presente fecha con un organigrama estructural ni
funcional, por lo que nos permitimos sugerir la siguiente estructura administrativa.
Cuerpo de Bomberos Zamora
Gráfico No 1: Organigrama estructural del Cuerpo de Bomberos Zamora.
Fuente: Cuerpo de Bomberos Zamora (Organigrama no aprobado).
Elaborado por: Crespo Orbe Tania Lorena y Tipaluisa Crespo Priscila Lizeth.
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y
DISCIPLINA
PRIMER JEFE SEGUNDO JEFE
SECRETARÍA
DEPARTAMENTO
OPERATIVO
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
TESORERÍA Bomberos Rentados y
Bomberos Voluntarios
|
17
En vista del crecimiento de la población y de las necesidades de la entidad se propone un
nuevo organigrama para el Cuerpo de Bomberos Zamora:
Gráfico No 2: Organigrama estructural propuesto para el Cuerpo de Bomberos
Zamora.
Fuente: Propuesto por las autoras.
Elaborado por: Crespo O. Tania L. y Tipaluisa C. Priscila L.
PREVENCIÓN TESORERÍA
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y
DISCIPLINA
PRIMER JEFE SEGUNDO JEFE
SECRETARÍA
DEPARTAMENTO
OPERATIVO DEPARTAMENTO
FINANCIERO
DEFENSA
CONTRA
INCENDIOS
|
18
ANALISIS DEL ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
El organigrama estructural del Cuerpo de Bomberos Zamora está conformado:
Nivel Legislativo
Consejo de Administración y Disciplina
Nivel Ejecutivo
Primer Jefe del Cuerpo de Bomberos Segundo Jefe del Cuerpo de Bomberos Secretaria
Nivel Financiero
Tesorera
Nivel Operativo
Bomberos rentados Bomberos voluntarios
Fuente: Propuesto por las autoras.
Elaborado por: Tipaluisa C. Priscila L. y Crespo O. Tania L.
Miembros que conforman el Cuerpo de Bomberos Zamora
Consejo de Administración y Disciplina
o Primer Jefe
o Jefe político o delegado de la gobernación
o Un representante de los predios urbanos de la ciudad
o Un representante de la municipalidad
o El oficial más antiguo de la institución.
Jefatura provincial
o Primer Jefe
o Secretaria
Departamento Financiero
o Tesorera
o Transporte
|
19
o Bodega
Departamento Operativo
Oficiales (6)
Tropa (24) (voluntarios)
Funciones que desempeñan
Primer Jefe del Cuerpo de Bomberos
Promover mecanismos de coordinación en materia de prevención y atención de desastres o
siniestros; representar, dirigir, coordinar y supervisar todas las acciones y procesos de
trabajo asegurando eficiencia y eficacia en las finalidades de servicio en beneficio de los
clientes internos y externos.
Secretaria
Canalizar actividades entre el cliente interno y externo; dar fe de los actos del consejo de
administración y disciplina, del primer jefe y administrar el archivo de secretaría de la
institución.
Mantener relaciones interinstitucionales adecuadas para el logro de los objetivos, de
imagen, servicio al usuario y comunicación social.
Atención al cliente.
Despacho y recepción de documentos.
Oficios y memorandos.
Agendar actividades del Primer Jefe.
Organización de eventos.
Certificación de documentos.
Convocatorias.
Tramitación y notificación de resoluciones.
Publicación de órdenes generales.
Llevar el libro de actas.
Protocolo de actas.
|
20
Administración de archivo.
Elaboración para artesanos calificados e instituciones.
Recepción de inspecciones y notificaciones.
Aseo y mantenimiento de la oficina.
Elaboración de contratos del personal.
Cumplir con las disposiciones emitidas por la Primera Jefatura conforme las
facultades que determina la Ley de Defensa Contra Incendios y su Reglamento.
Tesorera
Canalizar actividades entre el cliente interno y externo; administrar los recursos económicos
y ejecutar los procesos contables. Mantener relaciones interinstitucionales adecuadas para
el logro de los objetivos, de imagen, servicio al usuario y comunicación social.
Proforma presupuestaria.
Programación Indicativa Anual -PIA.
Programaciones y reprogramaciones cuatrimestrales dentro del E-sigef.
Plan anual de compras PAC.
Reformas Web.
Registro de comprobantes de ingreso y egreso.
Elaboración de comprobantes únicos de registros de gastos.
Emisión de facturas y comprobantes de retención.
Elaboración de roles de pago.
Emisión de permisos de funcionamiento.
Elaboración de órdenes de pago.
Adquisición a través del portal de compras públicas.
Publicaciones de compras por ínfima cuantía en el portal de compras públicas.
Modificaciones presupuestarias.
Manejo del módulo de tributación.
Manejo del módulo de programación y formulación.
Certificaciones presupuestarias.
Liquidación presupuestaria.
Obligaciones tributarias con el SRI.
Registros contables.
Estados financieros.
Conciliaciones bancarias.
|
21
Informes de control de activos fijos.
Liquidación de haberes por cesación de funciones.
Cédulas presupuestarias.
Informe de valores recaudados.
Ejecución de procesos virtuales dentro del IESS.
Cumplir con las disposiciones emitidas por la Primera Jefatura conforme las
facultades que determina la Ley de Defensa Contra Incendios y su Reglamento.
Bombero Rentado (Grado de Sargento)
Canalizar actividades entre el cliente interno y externo; administrar los recursos económicos.
Mantener relaciones interinstitucionales adecuadas para el logro de los objetivos, de
imagen, servicio al usuario y comunicación social, las funciones son las siguientes:
Realiza guardias las 24 horas.
Aseo diario del cuartel de bomberos.
Llevar el parte diario.
Imparte instrucción formal al personal de bomberos.
Encargado de la conducción y del mantenimiento de los vehículos de la institución.
Inspecciones de los diferentes establecimientos comerciales en la ciudad de Zamora
y los cantones.
Apagar incendios forestales, estructurales.
Búsqueda y rescate acuático.
Accidentes de tránsito.
Atención pre-hospitalaria.
Rescate en estructuras colapsadas.
Evaluación de daños y necesidades (EDAN)
Labor social.
Instructor en capacitación de primeros auxilios y control.
Instructor en capacitación de prevención de incendios.
Elaboración de informes de actividades y emergencias diarias.
Elaboración de informes de inspecciones diarias.
Cumplir con las disposiciones emitidas por la Primera Jefatura conforme las
facultades que determina la Ley de Defensa Contra Incendios y su Reglamento.
Bomberos Rentado (de planta y contratados)
|
22
Salvaguardar la vida, la integridad y bienes de las personas, aplicando la prevención de
incendios. Responsabilidad ante el jefe de guardia del orden y la disciplina, y las labores
diarias realizadas.
FUNCIONES:
Bomberos a contrato indefinido
Realiza guardias las 24 horas.
Aseo diario del cuartel de bomberos.
Llevar el parte diario.
Limpieza de los vehículos de la institución.
Imparte instrucción formal al personal de bomberos.
Inspecciones de los diferentes establecimientos comerciales en la ciudad de Zamora
y los cantones.
Prevención de incendios.
Apagar incendios forestales, estructurales.
Búsqueda y rescate acuático.
Accidentes de tránsito.
Búsqueda y rescate en montañas.
Atención pre-hospitalaria.
Rescate en estructuras colapsadas.
Labor social.
Instructor en capacitación de primeros auxilios y control.
Instructor en capacitación de prevención de incendios.
Elaboración de informes de actividades y emergencias diarias.
Elaboración de informes de inspecciones diarias.
Cumplir con las disposiciones emitidas por la Primera Jefatura conforme las
facultades que determina la Ley de Defensa Contra Incendios y su Reglamento.
1.4. Plan Estratégico
1.4.1. Misión
Que es deber del Estado Ecuatoriano, procurar la seguridad física y material de las
personas contra los flagelos ocasionados por el hombre o la naturaleza en las diferentes
poblaciones del país. De hecho nuestra institución bomberil, tiene la misión de ofrecer un
servicio integral de seguridad, encaminado a prevenir, salvaguardar la vida y bienes de la
|
23
comunidad; con acciones oportunas y eficientes en la lucha contra el fuego, rescate y
salvamento; atender emergencias producto de los fenómenos naturales y/o antrópicos, con
la preparación técnica de su personal: en prevención y combate de incendios, atención pre
hospitalaria, rescate vehicular, rescate en estructuras colapsadas, incendios forestales y
estructurales, búsqueda y rescate en selva y rescate acuático. Conjuntamente con la
comunidad zamorana chinchipense.
1.4.2. Visión
Es constituirnos a futuro en una entidad bomberil líder, capacitada profesionalmente, con
funcionarios tanto operativos como administrativos, que tengan una preparación acorde con
las exigencias del mundo moderno y espíritu altruista, a fin de alcanzar los niveles óptimos
de calidad y excelencia, para la tranquilidad y satisfacción de la comunidad zamorana
chinchipense. Así como también contar con nuestra infraestructura adecuada para el buen
funcionamiento del Cuerpo de Bomberos Zamora.
1.4.3. Valores institucionales
El lema de la institución bomberil es “Abnegación y Disciplina”, es por eso que los valores que nos mueven a servir a la Sociedad son altruistas y desinteresados, y son: Compromiso.- El Cuerpo de Bomberos tiene el compromiso de dar ayuda inmediata en la sociedad, de acuerdo al requerimiento. - Principio.- El Cuerpo de Bomberos tiene como principio el cumplir con el presupuesto aprobado por la Dirección Nacional de Defensa Contra Incendios. - Perfeccionamiento.- El Cuerpo de Bomberos debe realizar gestiones para la construcción de su propio edificio, permitiendo que exista una mejor atención a la comunidad, con todo el personal capacitado en las diferentes áreas. - Solidaridad.- El Cuerpo de Bomberos es solidario con todas las personas de bajos recursos económicos, realizando gestiones para la adquisición de alimentos para llegar a las personas que más lo necesitan. Los valores que mantiene el Cuerpo de Bomberos Zamora. - Honradez.- Todo el personal de la Institución se encarga de cuidar todos los equipos, materiales y a la vez trabajan en grupo en forma honrada. - Honorabilidad.- El Cuerpo de Bomberos es honorable en todos los aspectos debido a que se encuentra ayudando a todas las personas tanto pobres como acomodados, siempre prestando servicio para el bien de la comunidad.
|
24
- Responsabilidad.- El Cuerpo de Bomberos tiene la responsabilidad de ayudar a la población en caso de accidentes, teniendo el compromiso de capacitar a la población para evitar mayores desgracias, creando en cada caserío un grupo de jóvenes capacitados para atender cualquier emergencia hasta llegar a dar la respectiva ayuda.
1.4.4. Objetivos
Objetivos generales
Siendo los Cuerpos de Bomberos organismos de derecho público, eminentemente técnicos
y adscritos al Ministerio de Inclusión Económica y Social, actualmente Secretaría Nacional
de Gestión de Riesgos, al servicio de la sociedad ecuatoriana, procurar la seguridad física y
material de las personas contra los flagelos ocasionados por el hombre o la naturaleza en
las diferentes poblaciones de la provincia. Los objetivos principales son:
Socorrer en catástrofes y siniestros efectuando acciones de salvamento.
Defender a las personas y a las propiedades contra el fuego.
Cumplir y exigir el cumplimiento de las normas de prevención, mitigación y protección contra
incendios.
Concientizar en la sociedad a la que sirve sobre los peligros que representan los incendios y
sus consecuencias, y;
Denunciar el cometimiento de contravenciones y vigilar su juzgamiento y aplicación de las
sanciones.
Objetivos específicos
Mantener una proporción superior a 2 puntos de liquidez durante el año 2010.
Incrementar los ingresos al 25% en relación al año anterior.
Mantener una proporción superior a 1 punto de solvencia económica durante el
2010.
Incrementar los clientes en un 15% en relación al año anterior.
Brindar al menos 3 capacitaciones al año a la ciudadanía acerca de temas referentes
a desastres e incendios.
Alcanzar el 100% de calidad en servicios que ofrece el personal del “Cuerpo de
Bomberos Zamora”.
|
25
Cumplir al menos el 90% de las inspecciones programadas.
Capacitar al personal operativo que labora en el “Cuerpo de Bomberos Zamora” al
menos 5 veces al año.
Capacitar al personal administrativo en temas referentes a liderazgo y trabajo en
equipo al menos 3 veces al año.
|
CAPÍTULO II
|
27
2. Marco conceptual de auditoría de gestión
2.1 Antecedentes
Control de gestión.- En términos generales, se puede decir que el control debe servir de
guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos
disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de
gestión como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los
recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.
El control de gestión como cualquier sistema, este tiene instrumentos que sirven de ayuda
para las entidades:
- Índices: Permiten detectar variaciones con relación a metas o normas.
- Indicadores: Son los cocientes que permiten analizar rendimientos.
- Cuadros de Mandos: Permiten la dirección y enfoque hacia los objetivos.
- Gráficas: Representación de información (variaciones y tendencias).
- Análisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor superación.
- Control Integral: Participación sistemática de cada área organizacional en el logro de los
objetivos.
2.1.1 Elementos de gestión
Entre los principales tenemos:
Economía.- uso oportuno de los recursos idóneos en cantidad y calidad correctas en el
momento previsto, en el lugar indicado, es decir adquisición o producción al menor costo
posible, con relación a los programas de la organización.
Eficiencia.- Es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y
servicios, se expresa como porcentaje comparando la relación insumo-producción de bienes
y servicios, se expresa como un estándar aceptable o norma; la eficiencia aumenta en la
medida en que un mayor número de unidades se producen utilizando una cantidad dada de
insumo. Su grado viene dado de la relación entre los bienes adquiridos o producidos o
servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos, económicos y tecnológicos
para su obtención.
|
28
Eficacia.- la relación de servicios y productos, los objetivos y metas programados.
La eficacia es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos o metas que
se había propuesto.
Ecología.- son las condiciones, operaciones y prácticas relativas de a los requisitos
ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión de un
proyecto.
Ética.- es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la moral y conducta
individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes,
en su código de ética, las leyes, en las normas constitucionales, legales y vigentes de una
sociedad.
2.1.2 Planeación estratégica.-
Planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la
empresa, se analiza la situación interna y externa de ésta, se establecen los objetivos
generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar
dichos objetivos.
La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un
enfoque global de la empresa, por lo que se basa en objetivos y estrategias generales, así
como en planes estratégicos, que afectan una gran variedad de actividades, pero que
parecen simples y genéricos.
Sobre la base de la planeación estratégica es que se elaboran los demás planes de la
empresa, tantos los planes tácticos como los operativos, por lo que un plan estratégico no
se puede considerar como la suma de éstos.
El plan estratégico se debe señalar:
Cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales.
Cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar, que
permitan alcanzar los objetivos específicos.
Qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir.
Quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o ejecución de las
estrategias.
Cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se obtendrán los
resultados.
Cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las estrategias.
|
29
2.2. Auditoría de gestión base conceptual.
2.2.1. Definición
“La auditoría de gestión, es el examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo
multidisciplinario, con el propósito de evaluar la gestión operativa y sus resultados, así como
la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus
objetivos y metas; de determinar el grado de economía, efectividad y eficiencia en el uso de
los recursos disponibles, establecer los valores éticos de la organización, y el control y la
prevención de la afectación ecológica y medir la calidad de los servicios, obras o bienes
ofrecidos; y, el impacto socioeconómico derivado de sus actividades.”
.2.2. Importancia
La Auditoría de Gestión pasa a ser hoy por hoy un elemento vital para la gerencia,
permitiéndole conocer a los ejecutivos qué tan bien resuelven los problemas económicos,
sociales y ecológicos que a este nivel se presentan generando en la empresa un saludable
dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas.
Esta auditoría está muy relacionada con las características estructurales y funcionales del
objeto de estudio, por lo que su ejecución requiere de una guía que se adapte a las
condiciones existentes y que, sin limitar la independencia y creatividad del auditor, le permita
lograr una sistematicidad y orden que le haga obtener los mejores resultados en el período
más breve posible.
2.2.3. Propósitos.
Medición y comparación de riesgos
Control Interno eficaz
Cultura de responsabilidad
Mejoramiento de la planificación
Difundir la necesidad de un buen sistema de Información Integral
2.2.4. Objetivos
El objetivo primordial de la auditoría de gestión consiste en descubrir deficiencias o
irregularidades en algunas de las partes de la empresa y apuntar sus probables
correcciones. Los factores de la evaluación abarcan el panorama económico, la adecuada
utilización de personal y equipo y los sistemas de funcionamiento satisfactorios.
La auditoría de gestión tiene como objetivos primordiales:
|
30
Evaluar los objetivos y planes organizacionales.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles.
Verificar la existencia de métodos adecuados de operación.
Comprobar la correcta utilización de los recursos.
2.2.5. Alcance
La Auditoría de Gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo, administrativo
y financiero de la organización, por lo que, en la determinación del alcance debe
considerarse principalmente, lo siguiente:
a) Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad; la estructura
organizativa; y, la participación individual de los integrantes de la institución.
b) Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica y de
procedimientos establecidos.
c) Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, entendido como
rendimiento efectivo, o sea operación al costo mínimo posible sin desperdicio
innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas en relación
a los recursos utilizados
d) Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información
financiera y operativa.
e) Atención a la existencia de procedimientos ineficaces o más costosos; duplicación de
esfuerzos de empleados u organizaciones, oportunidades de mejorar la
productividad con mayor tecnificación; exceso de personal con relación al trabajo a
efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de
recursos o perjuicios económicos.
f) Control de identificación d riesgos su profundidad e impacto y adopción de medidas
para eliminarlos o atenuarlos.
g) Control de legalidad, del fraude y de la forma como se protegen los recursos.
h) Evaluación del ambiente y mecanismos de control interno sobre el alcance de la
auditoría, debe existir acuerdo entre los administradores y auditores; el mismo debe
|
31
quedar bien definido en la fase de conocimiento preliminar, porque permite delimitar
el tamaño de las pruebas o sea la selección de la muestra y el método aplicable,
además medir el riesgo que tiene el auditor en su trabajo.4
2.2.6. Enfoque
Este tipo de auditorías son un enfoque integral, por tanto se concibe como una auditoria de
economía y eficiencia, porque está considerada como una adquisición económica de los
recursos (insumos) y su utilización efectiva o provechosa en la producción de bienes,
servicios u obras en la calidad y cantidad esperados y que sean socialmente útiles y cuyos
resultados sean medibles por su calidad e impacto.5
Fuente: www.dspace.espol.edu.ec
Elaborado por: Crespo O. Tania L. y Tipaluisa C. Priscila L.
4 Contraloría General del Estado/Manual de Auditoría de Gestión, pág. 37
5 Maldonado Burgos, Marcela Alexandra (2007). ESPOL (DISPONIBLE EN)
www.dspace.espol.edu.ec/handle/123456789/10831 (Consulta 21/07/2011)
ECONOMIA
Uso oportuno de los recursos
en cantidad y calidad
adecuadas y al menor costo
posible.
CALIDAD
Cantidad, grado y
oportunidad de
bienes y servicios.
EFICIENCIA
Relación entre los
bienes o servicios
entregados y el
manejo de los
recursos.
EFICACIA
Relación entre los
bienes o servicios
generados y los
objetivos y metas
programadas.
IMPACTO
De los productos
Auditoria hacia la economía y
eficiencia
Auditoria hacia la
eficacia
|
32
2.2.7. Riesgo de la auditoría de gestión.
Los resultados de la auditoría pueden no estar exentas de errores y omisiones de
importantes significación que influyan en la evaluación a expresar por el auditor en su
informe, por lo que resulta necesario conocer los riesgos latentes en este proceso.
En este tipo de auditoría tenemos que tener en cuenta también los tres componentes del
riesgo.
Riesgo inherente: Ocurren errores importantes generados por las características de las
empresas u organismos.
Riesgo de control: De que el sistema de control interno no prevenga o corrija los errores.
Riesgo de detección: Que los errores no identificados por los controles internos tampoco
sean reconocidos por el auditor.
Para evaluar la existencia o no de riesgo de Auditoría de gestión son necesarias las
consideraciones siguientes:
Conocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y de la naturaleza propia de
la información.
Considerar si es necesario el diseño del sistema de control interno y probar su
eficacia.
Extensión de las pruebas sustantivas aplicables a la empresa hacia los terceros
vinculados.
Será importante también considerar algunos factores generalizados sobre los riesgos de
Auditoría que pueden ser adoptados en cada caso:
Sistema de control interno.
Cambios en el nivel de organización.
Complejidad.
Interés de la organización.
Tiempo.6
Matriz de riesgos
Para establecer el nivel de impacto que puede tener el riesgo de control en las operaciones
de la empresa y para poder visualizarlo de mejor manera, se puede utilizar la siguiente
matriz de riesgos, la cual tiene tres categorías:
6 Andrade Puga R. (2011).Manual de Auditoría de Gestión. Ecuador.
|
33
Aceptable: (Riesgo bajo). Cuando se pueden mantener los controles actuales, siguiendo los
procedimientos de rutina.
Moderado: (Riesgo Medio). Se consideran riesgos aceptables con medidas de control. Se
deben acometer acciones de reducción de daños y especificar las responsabilidades de su
implantación y supervisión.
Inaceptable: (Riesgo Alto). Deben tomarse de inmediato acciones de reducción de impacto
y probabilidad para atenuar la gravedad del riesgo. Se especificará el responsable y la
fecha de revisión sistemática.
La colorimetría consiste en el uso de colores para reflejar de mejor manera los resultados de
mediciones relacionadas fundamentalmente agrupándolos por niveles o rangos.
Sistema de Semáforo – 3 Niveles
2.3. Procesos de la auditoría de gestión.
Los procedimientos de auditoría son operaciones específicas que se aplican en una
auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias, de acuerdo con las
circunstancias de manera que los procedimientos podemos definirlos como la descripción de
los actos que el auditor realizará en el cumplimiento del programa de la auditoría que está
ejecutando.
Los procedimientos de auditoría generalmente aceptados se describen en términos
generales, de tal manera que estos sean especificados o adaptados al caso de cada
auditoria y de acuerdo con el criterio profesional de cada auditor.
Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el
auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión; en cambio las
prácticas de auditoría constituyen las labores específicas realizadas por el auditor como
parte del examen.7
7 Blanco Luna Y. (2010). Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral. Colombia: Eco Ediciones.
|
34
Estas fases pueden clasificarse en:
Fase 1. Conocimiento Preliminar
Fase 2. Planificación
Fase 3. Ejecución
Fase 4. Comunicación de resultados
Fase 5. Seguimiento
2.3.1. Fase I Conocimiento Preliminar
En esta fase se considera un objetivo principal el mismo que es el siguiente:
Consiste en obtener un conocimiento integral del objetivo de la entidad, dando mayor
énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y
consecución de resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables.8
Actividades
En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo cumplen todas las tareas típicas
siguientes:
a. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones y
visualizar el funcionamiento en conjunto.
b. Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditorías
anteriores; y/o recopilación de informaciones y documentación básica para actualizarlos. Su
contenido debe proveer un conocimiento y comprensión cabal de la entidad sobre:
a. La visión, misión, los objetivos, metas, planes direccionales y estratégicos.
b. La actividad principal.
c. La situación financiera, la producción la estructura organizativa y funciones, los
recursos humanos, la clientela, etc.
De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo, actitudes no congruentes con
objetivos trazados, el ambiente organizacional, la visión y la ubicación de la problemática
existente.
c. Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen puntos de
referencia que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus
8 Contraloría General del Estado/Manual de Auditoría de Gestión, pág. 129
|
35
operaciones y determinar si estos resultados son superiores, sin similares o inferiores a las
expectativas. De no disponer la entidad de indicadores, y tratándose de una primera
auditoría de gestión, el equipo de trabajo conjuntamente con funcionarios de la entidad
desarrollarán los indicadores básicos.
d. Detectar las fuerzas y debilidades; así como, las oportunidades y amenazas en el ambiente
de la Organización, y las acciones realizadas o factible de llevarse a cabo para obtener
ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas.
e. Evaluación de la Estructura de Control Interno que permite acumular información sobre el
funcionamiento de los controles existentes y para identificar a los componentes (áreas,
actividades, rubros, cuentas, etc.) relevantes para la evaluación de control interno y que en
las siguientes fases del examen se someterán a las pruebas y procedimientos de auditoría.
Manual de Auditoría de gestión.
2.3.2. Fase II Planificación
El objetivo de esta fase lo detallamos a continuación.
Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos para los cuales debe
establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a
desarrollar. La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el
alcance del trabajo por desarrollar considerando en otros elementos, los parámetros e
indicadores de gestión de la entidad; la revisión debe estar fundamentada en programas
detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditoría, los
responsables y la fecha de ejecución del examen; también debe preverse la determinación
de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de trabajo que será
utilizado en el desarrollo de la revisión con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y
costos estimados, finalmente los resultados de la auditoría esperados, conociendo de la
fuerza y debilidades y de la oportunidad de mejora de la entidad, cuantificando en lo posible
los ahorros y logros esperados.9
9 Contraloría General del Estado/Manual de la Auditoría de gestión, pág. 153 y 154.
|
36
Actividades
Las tareas típicas en la fase de planificación son las siguientes:
1. Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase anterior,
para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la
actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluación del control
interno y para la planificación de la auditoría de gestión.
2. Evaluación de Control Interno relacionada con el área o componente objeto del
estudio que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los controles
existentes, para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzos adicionales
en la fase de “Ejecución” a base de resultados de esta evaluación los auditores
determinarán la naturaleza y alcance del examen, confirmarán la estimación de los
requerimientos de personal, programarán su trabajo, prepararán los programas
específicos de la siguiente fase y fijarán los plazos para concluir la auditoría y
presentar el informe y, después de la evaluación tendrán información suficiente sobre
el ambiente de control, los sistemas de registro e información y los procedimientos
de control. La evaluación implica la calificación de los riesgos de auditoría que son:
a) Inherente (posibilidad de errores e irregularidades),
b) De control (procedimientos de control y auditoría que no prevenga o detecte),
c) De detección (procedimientos de auditoría no suficientes para descubrirlos); y,
d) Otras clases de riesgos, en sus diferentes áreas u operaciones a las que está
expuesta la entidad.
Los resultados obtenidos servirán para:
a. Planificar la auditoría de gestión; y,
b. Preparar un informe sobre el control interno.
3. A base de las actividades 1 y 2 descritas, el supervisor en un trabajo conjunto con el
jefe de equipo y con el aporte de los demás integrantes del equipo multidisciplinario,
prepararán un Memorando de Planificación cuya estructura se presenta en los
formatos y modelos.
4. Elaboración de programas detallados y flexibles, confeccionados específicamente de
acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 5
“E” (Economía, Eficiencia, Eficacia, Ética, y Ecología) por cada proyecto o actividad
a examinarse. El supervisor con el jefe de equipo preparan programas de auditoría
en los que mínimo se incluyan objetivos específicos y procedimientos específicos
con la calificación del riesgo de auditoría, por cada uno de los componentes, aunque
|
37
también podría incluirse aspectos relativos a la cinco “E”, breve descripción del
componente, entre otros.
Las actividades 1, 3 y 4 se realizan en las oficinas del auditor, en cambio, la actividad
2 debe llevarse a cabo en la entidad auditada.
Productos
- Memorando de Planificación.
- Programa de auditoría para cada componente (proyecto, programa o actividad).
2.3.3. Fase III Ejecución
Su objetivo principal es el siguiente:
En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoria, pues en esta instancia se
desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y
calidad apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de
auditoría y procedimientos definidos en cada programa, para sustentar las
conclusiones y recomendaciones de los informes.10
Actividades
En la entidad auditada, los miembros del equipo multidisciplinario realizarán las siguientes
tareas típicas:
a) Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente significativo y
escogido para examinarse, que comprende la aplicación de las técnicas de auditoría
tradicionales, tales como: inspección física, observación, cálculo, indagación, análisis, etc.;
adicionalmente mediante la utilización de:
Estadísticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones
extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse.
Parámetros e indicadores de economía, eficiencia, eficacia y otros, tanto reales como
estándar, que pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones especializadas,
entidades similares, organismos internacionales y otros.
b) Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la
planificación de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.
10 Contraloría General del Estado/Manual de Auditoría de Gestión, pág. 184, 185.
|
38
c) Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado,
expresados en los comentarios; los mismos que deben ser oportunamente comunicados a
los funcionarios y terceros relacionados.
d) Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los papeles de
trabajo y a la hoja resumen de cometarios, conclusiones y recomendaciones.
En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no
auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeación; además, es necesario,
que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo, oriente y revise el trabajo para
asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados: igualmente se
requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor más
experimentado.
Productos
Papeles de trabajo
Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente.
2.3.4. FASE IV Comunicación de resultados
El objetivo de esta fase es el siguiente:
Además de los informes parciales que pueden emitirse, como aquel relativo al control
interno, se preparará un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere, pues
no solo que revelará las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras auditorías,
sino que también, contendrá los hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el
informe de auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá
en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto económico, y las causas y
condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de
los recursos de la entidad auditada.
Actividades.
En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo con los resultados entregados por
los integrantes del equipo multidisciplinario llevan a cabo las siguientes:
- Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre los auditores con
funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participación de los especialistas no
auditores en la parte que se considere necesario.
|
39
- Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la
auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es
menester que el borrador del informe antes de su emisión, deba ser discutido en una
Conferencia Final con los responsables de la Gestión y los funcionarios de más alto nivel
relacionados con el examen; esto le permitirá por una parte reforzar y perfeccionar sus
comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen
sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa.
Productos
Informe de auditoría, síntesis del informe y memorando de antecedentes.
Acta de conferencia final de la lectura del informe de auditoría.
Comentarios
Descripción que el auditor redacta en forma narrativa, hallazgos o aspectos trascendentales
encontrados durante el examen en las áreas o componentes consideradas como críticos.
Hallazgo
Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un
criterio y la situación actual encontrada durante el examen de una tarea, actividad u
operación.
Generalmente el termino hallazgo es empleado en un sentido crítico y se refiere a
debilidades en los controles internos detectadas por el auditor.
El comentario de los hallazgos debe ser lógico y claro debido a que son las bases para las
conclusiones y recomendaciones.
Estas podrán referirse a uno o varios hallazgos los cuales tienen los siguientes atributos:
Condición.- Situación actual encontrada por el auditor con respecto a una operación, área,
actividad.
Criterio.- Parámetros de comparación o las normas aplicables a la situación encontrada.
Causa.- Razón o razones fundamentales por las cuales se originó la desviación, motivo por
el cual no se cumplió el criterio.
Efecto.- Resultado adverso que resulta de la condición encontrada.
Conclusiones.- Son juicios profesionales del auditor basado en los hallazgos luego de
evaluar sus atributos y de obtener la opinión de la entidad, formulación se basa en la
realidad de la situación encontrada.
|
40
Recomendaciones.- Son sugerencias positivas que servirán como soluciones prácticas a
las deficiencias encontradas a fin de mejorar las operaciones o actividades de la entidad y
se constituye en la parte más importante del informe.
Estas recomendaciones están dirigidas al empleado de la organización que debe llevar a
cabo la acción correctiva, proveyendo la participación del funcionario responsable del área
pertinente al nivel más alto o la máxima autoridad los cuales lograrán su cabal y efectiva
aplicación.
En esta fase se realizarán los siguientes pasos:
a) Proceso de la redacción del informe de auditoría
La redacción del informe se realizara con todo el grupo de auditores y participación de
especialistas no auditores en donde se considere necesario.
Comunicar resultados, es necesario mencionar que durante todo el proceso de auditoría de
gestión se mantiene la comunicación de resultados a fin de que se tomen acciones
correctivas de inmediato, pero es necesario que el borrador del informe se discuta en una
Conferencia Final a fin de perfeccionar los comentarios, conclusiones y recomendaciones.
A continuación mostraremos los formatos que se utilizarán para la comunicación de
resultados:
Carta de presentación: la carta donde se presenta el informe producto final de la auditoria
a las máximas autoridades de la Cooperativa:
Borrador del informe de auditoría
Luego de que el equipo de trabajo ha finalizado la aplicación de todos los procedimientos y
pruebas de auditoría establecidas para el examen, se debe revisar cuidadosamente cada
uno de los hallazgos y la evidencia que los respalde a los mismos para proceder a emitir el
informe de auditoría, el cual estará compuesto, por conclusiones de las desviaciones
encontradas y recomendaciones en encaminadas a corregirlas.
Lectura del informe final
Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la
auditoría debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido. En
caso de que se detecte algún aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, se deben
realizar los ajustes necesarios para depurarlo.
|
41
2.3.5. FASE V SEGUIMIENTO
Con posterioridad y como consecuencia de la auditoría de gestión realizada, los auditores
internos y en su ausencia los auditores externos que ejecutaron la auditoria, deberán
realizar el seguimiento correspondiente.
Actividades
Los auditores efectuarán el seguimiento de las recomendaciones, acciones correctivas y
determinación de responsabilidades derivadas, en la entidad, en la Contraloría, Ministerio
Público y Función Judicial, según corresponda, con el siguiente propósito:
- Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los
comentarios (hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe y
efectúa el seguimiento de inmediato a la terminación de la auditoría, después de uno o dos
meses de haber recibido la entidad auditada el informe aprobado.
- De acuerdo al grado de deterioro de las 5 “E” y de la importancia de los resultados
presentados en el informe de auditoría, debe realizar una re comprobación luego de
transcurrido un año de haberse concluido la auditoría.
- Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio económico
causado y, comprobación de su resarcimiento, reparación o recuperación de los activos.
Productos
- Cronograma para el cumplimiento de recomendaciones.
- Encuesta sobre el servicio de auditoría.
- Constancia del seguimiento realizado.
- Documentación y papeles de trabajo que respalden los resultados de la fase de
seguimiento.11
Objetivo general
Implementar los lineamientos generales para mantener un control apropiado de las
observaciones y recomendaciones emitidas por los auditores a la empresa.
11
Contraloría General del Estado/manual de Auditoría de Gestión, pág. 240.
|
42
Responsables asignados
Cada una de las recomendaciones emitidas por el auditor, son dirigidas una o varias
personas responsables de llevar una cuenta, una actividad o un proceso y las mismas son
las encargadas de implementar estas correcciones sugeridas por los auditores.
Mediación de resultados
Luego de haber aplicado las recomendaciones emitidas en el informe se debe realizar una
medición de las mejoras o correcciones que se han dado en la organización. Por ejemplo el
auditor determina que a la fecha de revisión las recomendaciones se han cumplido o
implementado en un 80%.
Informes emitidos
Los auditores mediante su seguimiento obtienen información acerca del nivel de aplicación
que han tenido sus recomendaciones en la organización.
Obtienen por ejemplo que las recomendaciones tengan un nivel de aplicación del 80%,
comunican al personal responsable y reciben explicaciones de los mismos de por qué no
están o no se han implementado completamente.
Comunicación de ajustes finales
El auditor comunica a los accionistas de la organización si se ha cumplido o no sus
recomendaciones, y, si se lo ha hecho en qué nivel de avance se encuentra la
implementación. (80%).
2.4. Indicadores para la auditoría de gestión.
2.4.1. Definición
El fin de emplear indicadores de gestión es evaluar en términos cualitativos y cuantitativos el
puntual cumplimiento de sus etapas y propósitos estratégicos, a partir de la revisión de sus
componentes.
A cada etapa del proceso se le asigna indicadores cualitativos, que son los que dan la razón
de ser de la organización, e indicadores cuantitativos, que son los que traducen en hechos
el objeto de la organización.12
Para medir una actividad lo importante es saber:
12
Enrique Benjamín Franklin, (2007): Auditoría Administrativa, México, PERSON Educación, pág. 154
|
43
¿QUÉ MEDIR? ¿CUANDO MEDIR?
¿DÓNDE MEDIR? ¿CONTRA QUE MEDIR?
MEDIDAS
(Grado de operación o resultado)
ESTRATEGIAS
(Plan para llevar a cabo la Misión)
2.4.2. Objetivos
a) Establecer las bases teóricas para establecer el cuadro de mando integral.
b) Brindar herramientas prácticas para la formulación de objetivos en las
organizaciones.
2.4.3. Características de indicadores de gestión
Para que los indicadores sean eficaces tienen que reunir las siguientes características:
Ser relevante o útil para la toma de decisiones.
Susceptible de medición
Conducir fácilmente información de una parte a otra
Altamente discriminativo
Verificable
Libre de sesgo estadístico o personal
Aceptado por la organización
Justificable en relación con su costo-beneficio
Fácil de interpretar
Que pueda utilizarse con otros indicadores
Precisión matemática en los indicadores cuantitativos
Esas medidas deben relacionarse
con la MISION de la organización.
MISION GESTION
|
44
Precisión conceptual en los indicadores cualitativos.13
2.4.4 Parámetros de los indicadores de gestión
Los parámetros son aspectos a evaluar en un enfoque sistémico de gestión de una unidad u
organización (sistema conductual). Efecto, impacto, eficacia, eficiencia, economía y calidad
son parámetros de gestión. Los indicadores son referencias numéricas que relacionan
variables para mostrar el desempeño de la unidad u organización con relación a uno de los
parámetros de gestión. Las variables son representaciones cuantitativas de una
característica.
Para el desarrollo de estas actividades, se tomaron en cuenta los siguientes parámetros, que
hasta el momento han sido desarrollados con bastantes resultados:
1. Identificación y tipos de indicadores
2. Levantamiento
3. Elaboración fichas técnicas
4. Implementación
5. Análisis de resultados
2.4.5. Clasificación de los indicadores
Indicador de eficacia.- Permiten valorar el logro o éxito de la gestión, tienen que ver
con factores tales como satisfacción y calidad entre otros. La eficacia de una empresa
se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos previstos; es decir, amparar los
resultados reales obtenidos con los previstos o planificados. La evaluación de la
eficacia de una entidad no puede realizarse sin la existencia de un plan, presupuesto o
programa, en los que los objetivos aparezcan claramente establecidos y cuantificados.
En cuanto a los indicadores de eficiencia son de dos tipos:
La que calcula los hechos (eficacia parcial de los hechos).
La que determina los resultados (eficacia total de los resultados).
Indicador de eficiencia.- Tienen que ver fundamentalmente con los factores cantidad,
tiempo y costo. Usualmente se definen en términos de las relaciones de estos elementos
13
Enrique Benjamín Franklin, (2007): Auditoría Administrativa, México, PERSON Educación, pág. 148
|
45
y hacen referencia al rendimiento o productividad. Se refiere a la relación entre los bienes
o servicios elaborados y los recursos disponibles utilizados racionalmente para producir
a un mínimo costo para obtener el máximo resultado de igualdad en condiciones y
calidad. El objetivo es incrementar la productividad.
Indicadores de calidad.- Permiten evaluar el grado de satisfacción de los usuarios por
los bienes o servicios recibidos por parte de la entidad. Nos da la pauta para conocer si a
más de trabajar con eficiencia y eficacia estamos cubriendo las necesidades de nuestros
clientes para seguir el camino de éxito.
Existe una gran variedad en cuanto a la clasificación de los indicadores de gestión, estos
deben ser seleccionados de acuerdo a las necesidades de la entidad a examinar, a
continuación presento la siguiente clasificación que se categoriza de la siguiente manera:
a) Indicadores gestión financiera.
b) Indicadores de gestión administrativa.
Indicadores de gestión financiera
Estos índices nos proporcionan información acerca de la situación financiera de una
organización, y, para el cálculo de los mismos se utiliza los saldos de las cuentas que
conforman los estados financieros; entre estos índices tenemos:
a) Indicadores de liquidez
a. Razón corriente
b. Razón ácida
c. Capital de trabajo
b) Indicadores de actividad
a. Rotación de cuentas por pagar
b. Plazo promedio de cobro
c. Rotación de inventario (mercadería)
d. Plazo promedio de inventarios
e. Rotación cuentas por pagar
f. Plazo promedio de pago
c) Indicadores de endeudamiento
a. Razón de endeudamiento total
|
46
b. Razón de pasivo a largo plazo a patrimonio
d) Indicadores de rentabilidad
a. Rentabilidad / ventas
b. Rentabilidad / activos
c. Rentabilidad / patrimonio
Cuadro de mando integral
Un cuadro de mando es la representación simplificada de un conjunto de indicadores que
dan una idea de cómo se está comportando un área o un proceso de nuestra empresa. El
uso de códigos semafóricos, velocímetros, barómetros, mapas de objetivos e incluso caras
sonrientes son varios de los recursos que se utilizan. Con ellos se representa gráficamente
la tendencia o el estado de aquellos indicadores que se consideran relevantes para la
gestión.
Tipos de cuadros de mando
1. El Cuadro de mando operativo (CMO), es una herramienta de control enfocada al
seguimiento de variables operativas, es decir, variables pertenecientes a áreas o
departamentos específicos de la empresa.
2. El Cuadro de mando integral (CMI), por el contrario, representa la ejecución de la
estrategia de una compañía desde el punto de vista de la Dirección General (lo que
hace que ésta deba estar plenamente involucrada en todas sus fases, desde la
definición a la implantación). 14
14
Autor desconocido.Cuadro de Mando Integral (en línea). Disponible en: http://www.sinnexus.com/business_intelligence/cuadro_mando_integral.aspx (29/06/2011)
|
47
Fuente: www.sinnexus.com
Elaborado por: Crespo O. Tania L. y Tipaluisa C. Priscila L.
2.6. Herramientas para la auditoría de gestión
Equipo multidisciplinario
Para la ejecución de auditorías de gestión es necesario la conformación de un equipo
multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las áreas a
examinarse, a más de los auditores profesionales, podría estar integrado por especialistas
en otras disciplinas.
Auditores
De éste grupo, entre los dos más experimentados, se designa al jefe de grupo y al
supervisor, quienes tendrán la máxima e íntegra responsabilidad de la Auditoria de Gestión.
Especialistas
Estos profesionales a más de su capacidad deben tener la independencia necesaria con
relación a la entidad objeto de la auditoria, a fin de obtener mayor confianza de que su
trabajo será ejecutado con total imparcialidad.
Es conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las direcciones o
departamentos de auditoria, los especialistas podrían participar incluso en la Fase de
Planificación15
2.7. Técnicas de auditoría
Son los métodos prácticos de investigación y prueba que emplea el auditor para obtener la
evidencia suficiente y competente para fundamentar sus opiniones y conclusiones, que se
encuentran en el informe.
Durante la etapa de planificación, el auditor determina cuáles técnicas va a emplear, cuándo
debe hacerlo y de qué manera. Las técnicas seleccionadas para una auditoría específica al
ser aplicadas se convierten en procedimientos de auditoría.
Las técnicas de auditoría pueden clasificarse de la siguiente manera: 16
15
Autor: MALDONADO BURGOS, MARCELA ALEXANDRA (2007). ESPOL (Disponible en) www.dspace.espol.edu.ec/handle/123456789/10831 (Consulta 21/07/2011)
|
48
2.7.1 Clases de técnicas de auditoría
CLASES DE TÉCNICAS DE AUDITORÍA TÉCNICAS DE AUDITORÍA
GRUPOS TÉCNICAS
1.- Técnica de verificación ocular
Comparación
Observación
Revisión selectiva
Rastreo
2.- Técnica de verificación verbal
Indagaciones
3.- Técnicas de verificación escrita
Análisis
Conciliación
Confirmación
4.- Técnicas de verificación documental
Comprobación
Computación (cálculo)
5.- Técnicas de verificación física Inspección
Elaborado por: Tania Crespo y Priscila Tipaluisa.
Fuente: espeedu.ec
Marcas de auditoría
Las marcas de auditoría son aquellos símbolos convencionales que el auditor adopta y
utiliza para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y técnicas que se
aplicaron en el desarrollo de una auditoria. Son los símbolos que posteriormente permiten
comprender y analizar con mayor facilidad una auditoria.
Objetivos.- Entre los objetivos de las marcas de auditoria tenemos:
1. Dejar constancia del trabajo realizado.
2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de la cédula, pues
evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisión de varias
partidas.
3. Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.
16
Autor Miguel Freire 2011. Escuela Politécnica del ejército. (Disponible en línea) http://www3.espe.edu.ec:8700/bitstream/21000/3194/1/T-ESPE-030836.pdf ( consulta 22/06/2011)
|
49
4. Identificar y clasificar las técnicas y procedimientos utilizados en la auditoria.
Clasificación.- Por las características especiales de cada una, las marcas de auditoria
pueden ser de dos tipos:
Marcas de auditoría estándar.- Las marcas estándar se utilizan para hacer referencia a
técnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditorias y son
interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean. Son de
utilización y aceptación general.
Marcas de auditoría específicas.- Las marcas específicas no de uso común; en la medida
en que se adopten deberán integrarse al índice de marcas correspondiente y señalarse con
toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Estas dependen de cada auditoria
específica y según el usuario. No son las mismas marcas en una empresa que en otra, ni
son las mismas en un tipo de auditoria que en otro.
Ejemplo de marcas de auditoria.
A manera de ejemplo, se incluyen los siguientes símbolos con sus respectivos significados o
descripciones: 17
2.8. Papeles de trabajo
17
Gerencie.com si autor identificado publicado en Septiembre 2008. Disponible en: http://www.gerencie.com/marcas-de- auditoria.html (consulta 22/07/2011)
Marca Significado
Ʃ Totalizado
Comprobado
Comparado
Observado
Analizado
¥ Verificado físicamente
ʊ Recorrido de las instalaciones
|
50
No son otra cosa que los registros en donde se describen las técnicas y procedimientos
aplicados, las pruebas realizadas la información obtenida y las conclusiones a las que se
llega.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el Auditor incorporará
en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo;
además, apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben formularse con claridad y
exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación opinión y
conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas.
En los papeles de trabajo se debe incluir:
Identificación de la auditoria
El proyecto de auditoria
Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado.
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoria.
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Anotaciones sobre información relevante
Ajustes realizados durante su ejecución
Lineamientos recibidos por áreas o fase de la aplicación
Reporte de posibles irregularidades.18
Características de los papeles de trabajo.- Los papeles de trabajo deben reunir las
siguientes características:
Deben ser preparados en forma nítida, clara, concisa y precisa; es decir utilizando
una ortografía correcta, lenguaje entendible, limitación en abreviaturas, referencias
lógicas, mínimo número de marcas y explicación de las mismas.
Su preparación deberá efectuarse con la mayor puntualidad posible y se pondrá en
su elaboración el mayor cuidado para incluir en ellos tan solo los datos exigidos por
el buen criterio del auditor.
Debe elaborarse con escritura cuya alteración no sea posible sin que se detecte la
enmendadura y asegure la permanencia de la información contenida en ellos.
Son de propiedad de la firma auditora, la cual adoptará las medidas oportunas para
garantizar su custodia y confidencialidad.
Deben ser completos, para lo cual se evitarán preguntas, comentarios que ameriten
o requieran respuesta o seguimiento posterior.
18
Enrique Benjamín Franklin, (2007): Auditoría Administrativa, México, PERSON Educación, pag.888
|
51
Propósitos de los papeles de trabajo
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma
adecuada que una auditoría se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente
aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son
una base para planificar la auditoría, un registro de las evidencias acumuladas y los
resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoría, y
una base de análisis para los supervisores y socios
Clases de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo respaldan una diversidad de información reunida por los auditores, y
por esto existe una gran variedad de papeles de trabajo; sin embargo, la mayoría pueden
agruparse en las siguientes clases:
1. Papeles de trabajo administrativos de auditoría
2. Balances de pruebas de trabajo y planillas u hojas de trabajo sumarias.
3. Asientos de ajuste y asientos de reclasificación
4. Planillas u hojas de trabajo de apoyo, análisis, conciliaciones y papeles de trabajo de
los cálculos globales.
5. Papeles de comprobación. 19
19
Autor Miguel Freire 2011.Escuela Politécnica del ejército. (Disponible en línea) http://www3.espe.edu.ec:8700/bitstream /21000/3194/1/T-ESPE-030836.pdf ( consulta 22/06/2011)
|
CAPÍTULO III
53
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ORDEN DE TRABAJO
OT
1/1
Zamora 07 de febrero del 2011
Sra. Crespo Orbe Tania Lorena. Srta. Tipaluisa Crespo Priscila Lizeth.
Ciudad.-
De mi consideración:
Por la presente dispongo a ustedes la realización de la auditoría de gestión al Cuerpo de
Bomberos Zamora de la ciudad de Zamora, durante el periodo comprendido entre el 1 de
enero al 31 de diciembre del 2010, para lo cual designo como jefe de equipo y auditor de
apoyo respectivamente.
La auditoria se desarrollará de acuerdo a las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas,
el plazo que dispondrá para su ejecución será de 60 días laborables; concluido el mismo se
presentará el respectivo informe.
Los objetivos de la Auditoria de Gestión serán:
Evaluar el grado de eficiencia y efectividad del sistema de control interno establecido en el Cuerpo de Bomberos.
Determinar la razonabilidad de los estados financieros y el respectivo informe. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas
aplicables en la ejecución de las actividades efectuadas por el Cuerpo de Bomberos de Zamora.
Seguimiento y evaluación del cumplimiento de recomendaciones de auditorías anteriores (en caso de haberlas).
La supervisión de la auditoria de gestión a practicarse estará a cargo de la suscrita, y los
resultados se harán conocer mediante informe de auditoría que incluirá comentarios,
conclusiones y recomendaciones.
Atentamente
Solano de la Sala Torres María Augusta SUPERVISORA
54
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
NOTIFICACION DE INICIO DE LA AUDITORIA
N.A.
1/1
Zamora 09 de febrero del 2011.
Doctor Joselito Chiriboga PRIMER JEFE DE CBZCH Ciudad.
De mi consideración:
Por medio del presente me dirijo a su autoridad poner en conocimiento en cumplimiento a la
Orden de Trabajo Nro. 1 de fecha 07 de febrero del 2011, se dará inicio a la Auditoria de
Gestión. Una vez aprobada nuestra propuesta de trabajo Profesional según orden de
Trabajo Nro. 1 , nuestro equipo de trabajo y como Jefe de Auditoria comunico a usted que
procederemos según nuestra planificación aprobada, iniciando a partir del 09 de febrero del
2011, el Consejo de Administración y Disciplina el día 07 de Febrero del 2011, entre otros
puntos resolvió a probar que se practique una auditoría de Gestión al Cuerpo de Bomberos
Zamora por el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010, comprometiéndose
entregar toda la documentación necesaria, invitando a la elaboración de la documentación
pertinente para su contratación.
Por lo expuesto solicitamos disponga al personal de la entidad brinden las facilidades para la
entrega de la información.
Atentamente
Crespo Orbe Tania Lorena JEFE DE EQUIPO DE AUDITORÍA.
55
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
MARCAS DE AUDITORIA
M.A.
1/1
Los procedimientos de auditoría efectuados se indicarán mediante las siguientes marcas
de auditoría:
Marca Significado
Ʃ Totalizado
Comprobado
Comparado
Observado
Analizado
¥ Verificado físicamente
ʊ Recorrido de las instalaciones
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 09 de marzo del 2011 Fecha: 09 de marzo del 2011
56
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
HOJA DE ÍNDICES DE PAPELES DE AUDITORIA
H.I.P.A
1/2
En los papeles de trabajo se utilizaran las siguientes letras y frases respectivas.
O.T. Orden de trabajo.
N.A Notificación de inicio de auditoría.
M.A. Marcas de auditoría.
H.I.P.A Hoja de índices de papeles de auditoría.
PP/PA Planificación preliminar/ programa de auditoría.
PP/RPJ Planificación preliminar/ reunión primer jefe.
PP/VI Planificación preliminar/visita a las instalaciones.
PP/EO Planificación preliminar/estructura organizacional.
PP/EPJ Planificación preliminar/entrevista primer jefe.
PP/ET Planificación preliminar/entrevista a la tesorera.
PP/ES Planificación preliminar/entrevista a la secretaria.
PP/EPO Planificación preliminar/entrevista al personal operativo
PP/EC Planificación preliminar/entrevista a clientes.
PP/MF Planificación preliminar/matriz FODA
RPP Reporte de planificación preliminar.
PE/PA Planificación específica/programa de auditoría.
PE/M Planificación específica/memorándum.
PE/CCI Planificación específica/cuestionario de control interno.
PE/DIG Planificación específica/diseño de indicadores de gestión.
PE/PDA Planificación específica/plan de auditoría.
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 15 de marzo del 2011 Fecha: 15 de marzo del 2011
57
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
HOJA DE AUDITORIA
H.A.
2/2
EA/P Programa de ejecución de auditoría.
EA/CCI Ejecución de auditoría/cuestionario de control interno.
EA/MRC Ejecución de auditoría/medición del nivel de riesgo y confianza.
EA/PPT Ejecución de auditoría/programa de papeles de trabajo.
EA/TP Ejecución de auditoría/papeles de trabajo.
EA/FT 1 Ejecución de auditoría/ficha técnica 1
EA/FT 2 Ejecución de auditoría/ficha técnica 2
EA/FT 3 Ejecución de auditoría/ficha técnica 3
EA/FT 4 Ejecución de auditoría/ficha técnica 4
EA/FT 5 Ejecución de auditoría/ficha técnica 5
EA/FT 6 Ejecución de auditoría/ficha técnica 6
EA/FT 7 Ejecución de auditoría/ficha técnica 7
EA/FT 8 Ejecución de auditoría/ficha técnica 8
EA/FT 9 Ejecución de auditoría/ficha técnica 9
EA/HH Ejecución de auditoría/hoja de hallazgos
CR/PA Comunicación de resultados /programa
ICR Informe de comunicación de resultados
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 15 de marzo del 2011 Fecha: 15 de marzo del 2011
58
3. Ejecución de la Auditoría de Gestión
3.1. FASE I: Conocimiento Preliminar
CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PERÍODO 2010
FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Sra. Crespo O. Tania L.
Srta. Tipaluisa C. Priscila L.
AUDITORAS
ZAMORA-ECUADOR
2011
59
3.1.1. Programa de Auditoría Preliminar
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORÍA
P.P. /P.A.
1/2
Objetivos: a. Evaluar el grado de rendimiento y calidad en el cumplimiento del servicio que brinda la
institución.
b. Evaluar la organización de los procesos y las operaciones frente a las políticas, planes y
procedimientos establecidos, para determinar el grado de cumplimiento alcanzado.
c. Verificar el grado de confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de
decisiones.
d. Detectar posibles falencias y debilidades en las que estén incurriendo dicha entidad.
Alcance: La evaluación se efectuará a los servicios que ofrecen, las funciones, empleados, y otros
aspectos que tengan un vínculo directo con el “Cuerpo de Bomberos Zamora”. Período
Enero - Diciembre del 2010.
Nº PROCEDIMIENTO REF. REALIZÓ FECHA OBSERVACIONES
1 Reunión con el Primer Jefe del Cuerpo de Bomberos Zamora. PP/RPJ
T.C. y P.T
15/03/2011
2
Visite las instalaciones, para observar, inspeccionar y verificar el funcionamiento de las áreas a auditar.
PP/VI
T.C. y P.T 15/03/2011
3 Narrativa de la estructura organizacional del Cuerpo de Bomberos Zamora.
PP/EO
T.C. y P.T 15/03/2011
4
Entreviste a las autoridades y a los funcionarios del “Cuerpo de Bomberos Zamora”, así como también realizar entrevistas a clientes.
PP/EPJ PP/ET PP/ES
PP/EPO
T.C. y P.T 16/03/2011 17/03/2011
5
Obtenga información de los
antecedentes de la empresa Pág. 2-4 T.C. y P.T 21/02/2011 Capítulo I
6
Revise documentos sobre la Base
Legal de la empresa. Pág. 4-5 T.C. y P.T 21/02/2011
Capítulo I
7
Obtenga los organigramas
estructural, funcional y de
personal. Pág. 16-22 T.C. y P.T 22/02/2011
Capítulo I
8 Solicite la planificación estratégica
de la empresa Pág. 23-25 T.C. y P.T 22/02/2011 Capítulo I
60
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORÍA
PP/ PA
2/2
Nº PROCEDIMIENTO REF. REALIZÓ FECHA OBSERVACIONES
9 Realice un diagnóstico FODA al “Cuerpo de Bomberos Zamora”
PP/MF T.C. y P.T
18/03/2011
10 Informe la Planificación preliminar. IPP T.C. y P.T
19/03/2011
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila.
Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 19 de marzo del 2011
Fecha: 19 de marzo del 2011
61
3.1.2. Conocimiento preliminar
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
REUNIÓN CON PRIMER JEFE
PP/RPJ
1/1
La reunión estuvo integrada por los funcionarios de dicha entidad los cuales nombro a
continuación:
Nombres y apellidos Cargo o función
Dr. Joselito Chiriboga Primer Jefe
Ing. Diego Regalado Iñiguez Segundo Jefe
Dra. Carmen J. Ponce Tesorera
Lic. Alicia M. Abarca Secretaria
Los puntos que se tomaron a consideración fueron los siguientes:
- La importancia que es implementar una auditoría de gestión en la entidad.
- Se dio a conocer la finalidad que la auditoría de gestión tendría a futuro, ya que les servirá como guía para el logro de sus expectativas a corto, mediano y largo plazo.
- También se hizo tomar en cuenta lo importante que es la colaboración y compromiso
de todos los trabajadores de la empresa para poder llevar a cabo la evaluación de
todas las áreas.
Elaborado por: Crespo O. Tania L. y Tipaluisa C. Priscila L. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 15/03/2011. Fecha: 15/03/2011.
62
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
NARRATIVA
PP/VI
1/2
Visita a las instalaciones
El día 09 de marzo del año 2011, siendo las 16:00 horas se visitó las instalaciones del
“Cuerpo de Bomberos Zamora”, ubicada en la ciudad de Zamora en las calles Av. Del
maestro y 24 de mayo, entidad dirigida por el Dr. Joselito Chiriboga, y en donde se pudo
observar la actividad y el manejo del Cuerpo de Bomberos Zamora:
La empresa no cuenta con una infraestructura propia, arriendan un inmueble de dos plantas
de aproximadamente 60 metros cuadrados con un terreno de 400 metros cuadros, tiene una
sola entrada para lavadora de vehículos por lo que representa una incomodidad, en la planta
baja funciona el departamento de bomberos en el cual se observa una sola oficina
aglomerada de utensilios y materiales que ellos utilizan para atender cualquier emergencia
contando con un espacio muy reducido; en el segundo piso funciona la oficina de secretaría
y contabilidad, sala de sesiones y la oficina del Primer Jefe, en donde se observó que la
oficina de secretaría y contabilidad son una sola, por lo tanto los archivos de secretaría y
contabilidad no están en orden, es decir no llevan un archivo adecuado de los documentos
porque no cuenta con el mobiliario adecuado. Además el espacio es muy reducido, ya que
suelen cambiar de edificio y esto trae inconvenientes en las actividades para las personas
que laboran ahí como también para los usuarios que acuden para sacar los permisos de
funcionamiento de sus locales comerciales, además las oficinas no cuentan con baño
privado, tanto en la planta baja con segundo piso hay un solo baño para todos.
En la actualidad el Cuerpo de Bombero Zamora está ubicado en el edificio del Expredesur,
el cual paso a ser administrado por el Gobierno Municipal del Cantón Zamora, es un edificio
grande que a más del Cuerpo de Bomberos Zamora también funcionan otras instituciones y
organizaciones. El Cuerpo de Bomberos como institución Pública, ocupa dos plantas, la
planta baja funciona la parte operativa en una oficina de 24 metros cuadrados espacio
suficiente para acomodar los utensilios que tiene y la radio para comunicarse, no disponen
de baño privado.
Disponen de un patio grande para los vehículos, el mismo se encuentra ubicado en la parte
lateral del inmueble a la entrada del edificio en donde se puede evidenciar claramente con lo
que cuenta esta institución para los casos de emergencia que tienen que atender.
63
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
NARRATIVA
PP/VI
2/2
Y en el segundo piso están la oficina del Primer Jefe, que es la Autoridad de todos los
funcionarios públicos y trabajadores de la institución, esta oficina cuenta con mobiliario y
equipo de computo para el desempeño de sus funciones, secretaría, igualmente está
equipada con un mobiliario equipo de computo para el desempeño de sus tareas diarias,
sala para sesiones del consejo de Administración y Disciplina, quienes se reúnen una vez
por mes para la toma de decisiones; y, el departamento financiero, con una sola persona
que es la contadora de la organización igualmente cuenta con poco mobiliario para el
archivo de documentos, equipo de computo para el desempeño de sus funciones.
Por ser una institución pequeña no cuenta con una recepcionista, ni tampoco sala de espera
para los usuarios que desean acudir a las instalaciones en busca de un permiso o hablar
para que realicen la inspecciones a sus locales comerciales, por lo tanto, en la planta baja
que funciona la parte operativa, es allí donde reciben todas las llamadas de auxilio, como
también pasan las llamadas al personal administrativo cuando el usuario desea comunicarse
con ellos.
Como podemos darnos cuenta si bien es cierto es un edificio grande aparentemente
cómodo pero tampoco cuentan las oficinas con baño privado, en cada piso hay un solo baño
para todas las personas que desean ocupar.
El horario de labores del Cuerpo de Bomberos Zamora es de: 7:30 a 12:30 y de 14:00 a
17:00, no cuentan con registro de asistencia de personal electrónico como las demás
instituciones públicas, este registro lo hacen manualmente a través del registro de la firma
del funcionario.
ʊ= Recorrido de las instalaciones
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 15/03/2011. Fecha: 15/03/2011.
64
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
NARRATIVA
PP/EO
1/1
Estructura organizacional.
Del recorrido y análisis generado se establece que la entidad no cuenta con Organigrama estructural, por consiguiente se genera el siguiente documento que establece la organización actual:
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 15/03/2011 Fecha: 15/03/2011
Bomberos rentados y
Bomberos voluntarios
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y
DISCIPLINA
PRIMER JEFE SEGUNDO JEFE
SECRETARÍA
DEPARTAMENTO
OPERATIVO DEPARTAMENTO
FINANCIERO
TESORERÍA
65
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA AL PRIMER JEFE.
PP/EPJ
1/1
Nombre del entrevistado: Dr. Joselito Chiriboga
Cargo: Primer Jefe
Entrevistadora: Priscila Tipaluisa.
Fecha: Jueves, 10 de marzo del 2011
Hora: 15H00
Lugar: Instalaciones de la entidad.
¿Cuál es su opinión sobre la situación actual del Cuerpo de Bomberos Zamora?
En general, la condición actual de la institución considera es buena, pero si recalca que son
necesarios más recursos de los que ya se poseen, ya estos no bastan para solventar los
gastos que se presentan; también es necesario más personal para efecto de inspecciones
ya que las estas representan ingresos a la institución.
¿Cuáles considera que son las principales fortalezas y debilidades que existen en el
Cuerpo de Bomberos Zamora?
Sin lugar a dudas sus mayores fortalezas son: un buen equipo de trabajo que tiene
conocimiento necesario para hacer frente a las diferentes situaciones que se presenten, la
calidad del servicio que se presta y la experiencia que se ha venido adquiriendo con el paso
de los años. Entre las debilidades tenemos: la falta de infraestructura que es muy necesaria,
la falta de equipamiento adecuado tanto en la parte administrativa como operativa, escases
de personal para la realización de inspecciones y control de permisos.
¿Cuentan con un reglamento Interno al cual se puedan regir?
No, Porque nos regimos por el reglamento operativo y de régimen interno y disciplina de los
Cuerpo de Bomberos.
¿Se lleva una organización administrativa y adecuada?
Si, Está de acuerdo al cumplimiento de las normas, decretos y acuerdos establecidos para
estos casos, además se está en constante entrenamiento ya que se debe estar prepara do
para cualquier emergencia.
¿Dedica tiempo completo a la institución?
Soy un funcionario público y dedico el tiempo que dispongo para colaborar como bombero
voluntario, se realiza autogestión en la institución ya que los recursos que existen no son lo
suficientes para las necesidades.
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 16/03/2011. Fecha: 16/03/2011.
66
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA A LA TESORERA.
PP/ET
1/1
Nombre del entrevistado: Lic. Carmen Ponce
Cargo: Tesorera
Entrevistadora: Priscila Tipaluisa.
Fecha: Jueves, 10 de marzo del 2011
Hora: 15H45
Lugar: Instalaciones de la entidad.
¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
La Dra. Carmen Ponce va trabajando en la institución 8 años.
¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?
Considera que la institución brinda un ambiente de trabajo ameno, abierto entre todas las
personas y excelente para trabajar.
¿Cuáles considera que son las mayores dificultades que presenta el departamento de
Tesorería?
No cuenta con un personal de apoyo o auxiliar de contabilidad.
Falta de mobiliario para el archivo adecuado de documentos.
Lleva un registro cronológico de los fondos recaudados por multas? Si, No ¿Por qué?
No, porque aún no aplican multas, según las disposiciones a partir de este año correrán las
multas.
¿Presentan informes periódicos de gestión financiera ante la alta dirección para la
toma de decisiones? Si, No ¿Por qué?
No, se informa en forma verbal pero físicamente no se ha hecho llegar.
¿Cuenta con un fondo de caja chica?
No, por escaso de demanda un gasto innecesario.
¿Realizan arqueos sorpresivos de los valores en efectivo recaudados?
No, la máxima autoridad no elabora el procedimiento para arqueos sorpresivos de caja.
¿Disponen de manuales, leyes reglamentos y normas para aplicarlas en el desempeño
de sus funciones?
No, solo se cuenta con las leyes del reglamento del manual del sector público, pero
enfocado a la institución bomberil aún no se ha elaborado.
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 16/03/2011. Fecha: 16/03/2011.
67
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA A LA SECRETARIA.
PP/ES
1/1
Nombre del entrevistado: Lic. Alicia Abarca.
Cargo: Secretaria
Entrevistadora: Priscila Tipaluisa.
Fecha: Jueves, 10 de marzo del 2011
Hora: 16H00
Lugar: Instalaciones de la entidad.
¿Qué tiempo trabaja en la empresa y cumple a cabalidad con la normativa con que se
rige esta institución?
Me encuentra laborando 10 años y la normativa con la que se rige el Cuerpo de Bomberos
se llama “Ley de Defensa Contra Incendios”.
¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?
Considero que la institución brinda un ambiente de trabajo ameno, abierto entre todas las
personas y excelente para desempeñar bien un trabajo.
¿Cuáles considera que son las mayores dificultades que presenta el departamento de
Secretaría?
No cuenta con un sistema adecuado para el registro de documentos.
Falta de mobiliario para el archivo adecuado de documentos.
¿Registra todas las actas del Consejo de administración, convoca a sesiones del
Consejo y agenda las citas del primer jefe para asistir a diferentes actos?
Si, aunque exactamente no se lleva una agenda pero acuerdo a las comunicaciones que
ingresan se las recuerda al señor Comandante de cualquier actividad, así mismo se lleva un
registro de actas y se convoca a sesiones al Consejo de Administración.
¿Lleva un correcto archivo de los documentos de la institución?
Si, archiva la documentación en forma ascendente, por meses y por años pero no se puede
archivar correctamente ya que no se cuenta con archivadores suficientes.
¿Maneja fondo de caja chica?
No, anteriormente se lo realizaba, pero en vista de que a partir del año 2009 se inició a
realizar las compras por medio del portal de compras públicas, se suspendió hasta nueva
orden.
¿Dispone de mobiliario adecuado para el archivo de los documentos?
No, debido a que el espacio físico en donde arrendábamos anteriormente era demasiado
reducido y actualmente no contamos con edificio propio que esté adecuado para el bienestar
de nosotros y los usuarios.
¿Asistido a cursos de capacitación para actualizar sus conocimientos de su
profesión?
Sí, he tenido la oportunidad de capacitarme en 2 ocasiones.
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 17/03/2011. Fecha: 17/03/2011.
68
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA AL PERSONAL OPERATIVO BOMBEROS
PP/EPO
1/2
Nombre del entrevistado: Personal Operativo
Cargo: Bomberos Rentados
Entrevistadora: Priscila Tipaluisa.
Fecha: Viernes, 11 de marzo del 2011
Hora: 16H30
Lugar: Instalaciones de la entidad.
¿Cumplen con los requisitos y el perfil para pertenecer al Cuerpo de Bomberos
Zamora de acuerdo a la Ley de Defensa Contra Incendios.
Si, al momento de ingresar como voluntario se presenta la documentación personal
respectiva.
¿El personal operativo cuenta con todos los grados jerárquicos?
No, porque la institución no cuenta con los recursos necesarios para llenar las vacantes.
¿Se realizan ascensos una vez que se cumplan con los requisitos legales
reglamentarios?
Si, los ascensos se dan cada 5 años de servicio según el reglamento interno de los Cuerpos
de Bomberos del país.
¿Se cumple con el tiempo de permanencia en el grado de oficiales?
No, solo se cuenta con oficiales rentado.
¿El personal operativo tienes diseñado sus funciones?
No, el personal conoce sus funciones.
¿El oficial guardia controla que el personal de guardia cumpla con sus obligaciones?
Si, si se cumple ya que se revisa a diario para tener una referencia del desempeño de sus
funciones.
¿Se realiza un registro de todas las emergencias atendidas?
Todos los días se pasa un informe de las emergencias atendidas a gestión de riesgos.
¿Registran con documentos las inspecciones de todos los locales comerciales
visitados?
Si y se entrega una notificación de la inspección del local visitado con sus respectivos datos.
69
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA AL PERSONAL OPERATIVO BOMBEROS
PP/EPO
2/2
¿Supervisan la legalidad de los permisos de funcionamiento?
Los permisos son revisados por la máxima autoridad de la institución.
¿Se ha solicitado a las autoridades de la instalación de hidrantes en la ciudad?
Se ha pedido al municipio que re repare los hidrantes dañados y que se coloque en lugares
estratégicos de la ciudad.
¿Realizan Capacitaciones, actualizaciones, maniobras-simulacros, ascensos y
especialización al personal de la institución?
Si se realiza simulacros con instituciones públicas y privadas y también entrenamientos con
el personal operativo.
¿Cuentan con un departamento de: prevención, instrucción y logística?
No se cuenta con estos departamentos por falta de personal y recursos que les permita
poder costear estos gastos.
¿Realizan la colocación de extintores en los locales comerciales, edificios de oficinas,
departamentos, etc.?
Si, siguiendo el reglamento de Ley de Defensa Contra Incendios.
¿Realizan inspecciones de salida de emergencia a los locales que lo deben tener?
Si, ya que para dar el permiso debe cumplir con esta normativa y se realiza operativos con
la policía.
¿Asesoran a la comunidad del manejo del extintor en caso de incendio?
Si se realizan simulacros, cursos en donde se indica el uso y manejo de este implemento
para extinguir el fuego.
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 17/03/2011. Fecha: 17/03/2011.
70
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA A CLIENTES
PP/EC
1/1
1. Según su criterio, ¿Cómo calificaría la atención que brinda el Cuerpo de Bomberos
Zamora?
Muy buena ( ) Buena ( ) Regular ( )
2. Ud. Conoce de todos los servicios que presta el Cuerpo de Bomberos Zamora.
Si ( ) NO( )
3. Ud. Ha sido capacitado por parte de esta entidad en temas referente a incendios y
deslaves.
Si ( ) NO( )
4. ¿Los servicios que ofrece el Cuerpo de Bomberos, se ajusta a sus necesidades?
Si ( ) NO( )
5. ¿Considera que el servicio que presta el Cuerpo de Bomberos es deficiente respecto a sus
expectativas?
Si ( ) NO( )
6. ¿Con cuanto calificaría la atención recibida por los bomberos en casos de emergencias?
Excelente ( ) Muy Buena ( ) Buena ( ) Mala ( ) Deficiente ( )
7. ¿Considera que se debe incrementar la eficiencia y eficacia o quizás los equipos que
utilizan los bomberos para brindar un mejor servicio a la comunidad?
Si ( ) NO( )
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 17/03/2011. Fecha: 17/03/2011.
71
3.1.3. Matriz FODA del Cuerpo de Bomberos Zamora.
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
MATRIZ FODA
PP/MF
1/1
Objetivo: Identificar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas del “Cuerpo de Bomberos
Zamora” Cuadro No 2 Matriz FODA
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres
María Augusta.
Fecha: 18/03/2011 Fecha: 18/03/2011
FORTALEZAS
El personal operativo está debidamente capacitado y en constante entrenamiento.
Se cuenta con equipamiento apropiado para los diversos tipos de emergencias que se sucitan dentro del cantón.
Cuentan con vehículos, equipos y prendas necesarias para alguna emergencia.
OPORTUNIDADES
Es unica y no posee competencia.
Servir a la comunidad cuando el caso amerite.
Los medios de comunicación facilitan atender el requerimiento de la emergencia.
DEBILIDADES
Falta de infraestructura propia.
Falta de equipamiento adecuado tanto en la parte administrativa como operativa.
El representante legal no hace función administrativa permanente.
Falta de gestión por parte de los bomberos al no cumplir funciones de inspección a localescomerciales, viviendas,etc.
Falta de personal para realizar las
inpecciones y control de perminsos.
Falta de una autoescalera
AMENAZAS
Falta de vias de acceso con mantenimiento permanente.
Falta de hidrantes en la ciudad que avastezcan a las motobombas.
El Municipo del Cantón Zamora apruebala construcción de viviendas en lugares de riesgo, sin visto bueno del Cuerpo de Bomberos.
La comunidad no está concientizada en el aspecto de prevención.
Falta de apoyo del estado para un mejor equipamiento.
72
3.1.4. Reporte de Planificación Preliminar.
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
RPP
1/5
Zamora ,19 de marzo del 2011
Dr. Joselito Chiriboga Primer Jefe del CBZ. Presente.- Me permito, disponer a su conocimiento, los resultados de la planificación preliminar de la auditoría de gestión que nos encontramos practicando al “Cuerpo de Bomberos Zamora”.
1. Motivo de la auditoría.
La auditoría de gestión se realizara en cumplimiento al contrato de servicios profesionales
suscritos el 09-02-2011.
2. Objetivos de la auditoría.
a. Evaluar el grado de rendimiento y calidad en el cumplimiento del servicio que brinda la
institución.
b. Evaluar la organización de los procesos y las operaciones frente a las políticas, planes y
procedimientos establecidos, para determinar el grado de cumplimiento alcanzado.
c. Verificar el grado de confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de
decisiones.
d. Detectar posibles falencias y debilidades en las que estén incurriendo dicha entidad.
3. Alcance de la auditoría La auditoría cubrirá el análisis de la gestión que ha cumplido en el año 2010 del “Cuerpo
de Bomberos Zamora”, del periodo comprendido entre el 01 enero al 31 de diciembre del
2010.
73
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
IPP
2/5
4. Conocimiento de la entidad y su base legal
Base Legal
Debido a que en nuestro país existían muchos Cuerpos de Bomberos sin estar
legalizados, mediante el informe del examen especial realizado por la Contraloría a la
Dirección Nacional de Defensa Contra Incendios del Ministerio de Bienestar Social, con
corte al 31 de octubre de 1995, se recomienda legalizar la existencia de varios Cuerpos
de Bomberos que funcionan en el país, cuya base legal de creación no ha sido posible
recopilarla; por tanto, el Ministerio de Bienestar Social expide el Acuerdo Nº 01281 de
fecha 18 de mayo de 1999, por el cual ratifica la existencia y funcionamiento de 17
Cuerpos de Bomberos de la Tercera Zona, entre los cuales consta el Cuerpo de
Bomberos de Zamora.
Principales disposiciones legales.
Las actividades y operacionales del Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Zamora, a más
de las disposiciones legales citadas, están normados por las siguientes disposiciones
específicas, tales como:
Constitución de la República del Ecuador, Arts. 14, 15, 30, 31, 85 y más
aplicables.
Ley de Defensa Contra Incendios y su Reglamento.
Ley Orgánica de Servicio Público – LOSEP.
Código de Trabajo.
Ley de Contratación Pública.
Y todas las demás leyes que los rigen.
Estructura Orgánica.
La estructura organizacional del Cuerpo de Bomberos, responde al principio de
segregación de funciones acorde a la jerarquía de cada dependencia, de acuerdo a los
siguientes niveles administrativos.
Consejo de Administración y Disciplina.
74
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
IPP
3/5
NIVEL LEGISLATIVO Consejo de Administración y Disciplina
NIVEL EJECUTIVO Primer Jefe del Cuerpo de Bomberos Segundo Jefe del Cuerpo de Bomberos Secretaria
NIVEL FINANCIERO Tesorera
NIVEL OPERATIVO Personal operativo (Bomberos rentados)
Objetivos y finalidades de la entidad.
La principal finalidad de la entidad, es procurar con la seguridad física y material de las
personas contra los flagelos ocasionados por el hombre o la naturaleza, entre los
principales objetivos tenemos:
- Prevención y combate de incendios
- Acciones de rescate vehicular.
- Atención pre-hospitalaria.
- Rescate en deslaves e inundaciones.
Principales actividades, operaciones e instalaciones
Actividades
Programa de inspecciones de locales comerciales, distribuidoras de hidrocarburos,
empresas mineras, abastos, insumos, etc.
Monitoreo permanente de zonas consideradas de alto riesgo.
Atención de emergencias y traslado de víctimas de accidentes.
Acción social comunitaria.
Convenio de cooperación Interinstitucional.
Preparar a las comunidades que se encuentran en zonas de alto riego en materia de
gestión de riesgos.
Capacitar a los estudiantes de primaria, secundaria y comunidad con el fin de
concienciar a la población para una mejor respuesta ante una emergencia.
Elaborar las ayudas de instrucción para los programas de capacitación.
75
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
IPP
4/5
Operaciones
Fuente de financiamiento.- Son mediante dos formas.
- Recursos fiscales.
- Recursos pre-asignados.
- Otros ingresos mediante permisos de funcionamientos para locales comerciales.
Presupuesto.- El presupuesto del Cuerpo de Bomberos Zamora, es elaborado
exclusivamente por la contadora, de acuerdo a las necesidades de la entidad y sobre
todo en base a las operaciones realizadas en ejercicios anteriores; el mismo que es
analizado y aprobado por el Consejo de Administración y Disciplina.
Ubicación.- El CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA, con domicilio en la ciudad de
Zamora, Cantón Zamora, Provincia Zamora Chinchipe, en el antiguo edificio de
PREDESUR que queda a lado del redondel de la Chapetona, en la avenida Héroes de
Paquisha y Manuelita Cañizares.
Funcionarios principales.
NOMBRES O APELLIDOS CARGO O FUNCIÓN PERÍODO DE GESTIÓN
Dr. Joselito Chiriboga Primer Jefe Continua
Ing. Diego Regalado Iñiguez Segundo Jefe Continua
Dra. Carmen J. Ponce Tesorera Continua
Lic. Alicia M. Abarca Secretaria Continua
Grado de confiabilidad de la información
Información administrativa.-En el “Cuerpo de Bomberos Zamora” la información
administrativa es manejada por el secretaria, en la cual la información se guarda en
carpetas es decir se archivan registros de documentos recibidos y enviados.
76
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
INFORME DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
IPP
5/5
Información financiera.
La información financiera se encuentra registrada y archivada en libros empastados en el
que reposan balances financieros, comprobantes de pagos, facturas, liquidación de
bienes y servicios, comprobantes de retención con sus respaldos, comprobantes de
depósito y retiros , informe financiero aprobado por el concejo de Administración y
Disciplina.
7. Visita de observación a la entidad.
Se realizó la visita previa el 07 de febrero del 2011 al Cuerpo de Bomberos Zamora,
con la finalidad de hacer conocer el contenido de la orden de trabajo y solicitar la
colaboración de las autoridades y por su intermedio al personal que labora en ésta
entidad.
Crespo O. Tania L. y Tipaluisa C. Priscila L.
AUDITORAS
77
3.2. FASE II: Planificación.
CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PERÍODO 2010
FASE II: PLANIFICACIÓN
Tania Crespo
Priscila Tipaluisa
AUDITORAS
ZAMORA-ECUADOR
2011
78
3.2.1. Programa de Específico de Auditoría.
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORÍA
PE/PA
1/1
Nº PROCEDIMIENTO REF. REALIZÓ FECHA OBSERVACIONES
1 Efectuar el memorando de planificación, en el que se puntualiza el plan específico de auditoria de gestión
PE/M T.C. y P.T
22/03/2011
2
Preparar cuestionarios de auditoría a todas las áreas que conforman el Cuerpo de Bomberos Zamora.
PE/CCI T.C. y P.T
23/03/2011
3 Diseño de indicadores de gestión.
PE/DIG
T.C. y P.T
25/03/2011
4 Elaborar un plan de auditoría. PE/PDA T.C. y P.T
26/03/2011
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala María Augusta.
Fecha: 14/03/2011 Fecha : 14/03/2011
79
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
MEMORANDUM
PE/M
1/1
Zamora, 25 de Marzo del 2011.
Dr. Joselito Chiriboga.
Primer Jefe del Cuerpo de Zamora Chinchipe.
Zamora
De mi consideración;
Tengo el gusto de poner a su consideración los términos de referencia sobre los cuales se
desarrollará la Auditoría de Gestión a la entidad que muy acertadamente dirige.
Naturaleza de la auditoría.
La auditoría de gestión se efectuará a la gestión y la los servicios que presta la entidad, con
la finalidad de evaluar la eficiencia, efectividad y calidad.
Objetivos de la auditoría.
a. Evaluar el grado de rendimiento y calidad en el cumplimiento del servicio que brinda
el Cuerpo de Bomberos.
b. Evaluar la organización de los procesos y las operaciones frente a las políticas,
planes y procedimientos establecidos, para determinar el grado de cumplimiento
alcanzado.
c. Verificar el grado de confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de
decisiones.
d. Detectar posibles falencias y debilidades en las que estén incurriendo dicha
institución.
Alcance de la auditoría.
La auditoría cubrirá el análisis a la gestión de recursos que conforman los objetivos, misión y
visión generados por la entidad en el año 2010, del Cuerpo de Bomberos de Zamora,
cubrirá el periodo comprendido entre el 1ero de enero al 31 de diciembre del 2010.
Tiempo de ejecución de la auditoría
Se propone desarrollar la auditoría con una duración de 60 días laborables, dando inicio el
09/02/2011 día de la entrevista al personal de la empresa.
Comunicación de resultados de la auditoría:
Terminado el trabajo, se emitirá el respectivo informe de las actividades desarrolladas.
80
3.2.2. Elaboración de Cuestionario de Control Interno
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
1/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y VIGILANCIA
1 Elaboran y aprueban reglamentos internos para la institución.
10
2 Velan por la correcta aplicación de la Ley y sus Reglamentos.
10
3 Aprueban cuadros tarifarios de multas que servirán de ingresos para la institución.
10
4 Vigilan la gestión administrativa y económica de la institución.
10
5 Toman decisiones en base a informes presentados por Tesorería y Primer Jefe.
10
6 Cumplen con autorizar las adquisiciones que pase los 50 salarios mínimos vitales en observancia a las normas de contratación pública.
10
PRIMER JEFE
7 Cumple con vigilar el correcto funcionamiento del Cuerpo de Bomberos de su jurisdicción.
10
81
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora
COMPONENTE: 2/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
8 Cuenta con una planificación de estrategias para la determinación del FODA en el mejoramiento de la institución.
10
9
Informa anualmente al Consejo Nacional de Bomberos las actividades desarrolladas en el ejercicio de sus funciones.
10
10 Realiza campañas de difusión en materia de prevención de incendios, a fin de concientizar a la ciudadanía sobre las necesidades de colaborar en la mencionada labor.
10
11 Reporta mensualmente a la correspondiente jefatura de zona el detalle de las recaudaciones para efectos de estadística de control.
10
12 Otorga permisos anuales, clausura de locales y todas las medidas necesarias para prevenir flagelos y sancionar las violaciones a la Ley.
10
13 Cumple con el orden regular para sus actos y trámites administrativos.
10
14 Administra la institución adecuadamente de acuerdo a lo que dispone la Ley y sus Reglamentos.
10
82
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora
COMPONENTE: 3/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
15 Dedica tiempo completo a la institución. 10
16 Asiste y organiza cursos periódicos de teoría y técnicas bomberiles.
10
17 Se ha levantado un catastro desde el inicio de sus operaciones.
10
18 Realiza autogestión con la finalidad de obtener más ingresos para la institución.
10
19 Dispone de una tabla para recaudaciones de multas por incumplimiento de la Ley de Defensa Contra Incendios.
10
20 Coordina con otras instituciones de servicio bomberil Nacionales y Extranjeras.
10
21 Entrega el certificado de idoneidad como requisito para otorgar permisos de construcción y patentes a los usuarios.
10
TESORERA
22 Lleva un control contable sobre las inspecciones que realizan los bomberos para los permisos de funcionamiento de los locales comerciales.
10
23 Realiza constataciones físicas de los activos con que cuenta la institución.
10
83
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
4/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
24 Cumple con los pagos oportunamente con el SRI y pagos al personal que labora en la institución.
10
25 Presenta informes periódicos ante la alta dirección para la toma de decisiones.
10
26 Le efectúan verificaciones diarias de las recaudaciones con la finalidad de verificar que los depósitos sean iguales con lo ingresado.
10
27 Le realizan arqueos sorpresivos de los valores recaudados.
10
28 Se depositan a tiempo los valores recaudados recaudaciones.
10
29 Lleva un adecuado manejo de documentos fuente que sustenta el asiento contable.
10
30 Elabora la proforma presupuestaria. 10
31 Lleva un registro por recaudaciones de multas. 10
32
Le realizan procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones a fin de medir la eficiencia y eficacia de los objetivos institucionales.
10
84
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
5/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
SECRETARIA
33 Lleva un correcto archivo de documentos enviados y recibidos.
10
34 Maneja el libro de actas del Consejo de Administración y Disciplina adecuadamente.
10
35 Realiza las tareas y funciones con puntualidad de acuerdo a las disposiciones emitidas por el Primer Jefe.
10
36 Atiende al público con amabilidad y cortesía.
10
37 Maneja el fondo de caja chica.
10
38 Cuenta con programa informático para el desempeño de sus labores.
10
39 Asiste a cursos de capacitación en actualizar conocimientos de su profesión u otros cursos.
10
40 Cuentan con mobiliario adecuado para el correcto archivo de documentos.
10
85
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora
COMPONENTE: 6/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
BOMBEROS
41 Llevan el parte diario de las actividades. 10
42 Se encargan del mantenimiento y conducción de los vehículos que tiene el Cuerpo de Bomberos.
10
43 Realizan las inspecciones a todos los locales comerciales de la ciudad y cantones de su jurisdicción.
10
44 Cumplen con atender incendios forestales, estructurales y prevención de incendios.
10
45 Atienden accidentes de tránsito, atención pre-hospitalaria, rescate en estructuras colapsadas.
10
46 Elaboran informes de actividades y emergencias atendidas.
10
47 Frecuentemente realizan simulacros para en casos de emergencias.
10
48 Atienden las disposiciones emitidas por la Primera Jefatura conforme a lo que determina la Ley de Defensa Contra Incendios.
10
86
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
7/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
49 Para el ingreso al Cuerpo de Bomberos el aspirante cumple con un perfil académico.
10
50 El personal operativo cuenta con todos los grados jerárquicos.
10
51 Han elaborado un catastro de locales comerciales de la ciudad.
10
52 En coordinación con el Primer Jefe solicitan hidrantes en puntos clave de la ciudad al Municipio de la ciudad.
10
53 Se cuenta con personal de prevención, instrucción y logística.
10
54 Se capacitan frecuentemente para dictar conferencias, dirigir, charlas, mesas redondas, cursos de capacitación y efectuar campañas de cualquier nivel.
10
TOTAL Ʃ 540 391
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 25/03/2011. Fecha: 25/03/2011.
Cuadro No 1: Elaboración de Cuestionario de Control Interno
87
3.2.3. Diseño de Indicadores
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
DISEÑO INDICADORES DE GESTIÓN
PE/DIG
1/2
Diseño de los Indicadores de Gestión
Perspectiva Financiera.
Perspectiva Clientes.
88
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
INDICADORES DE GESTIÓN
PE/DIG
2/2
Perspectiva Procesos Internos
Perspectiva Formación y Crecimiento
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala María Augusta.
Fecha: 25/03/2011. Fecha: 25/03/2011.
89
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PLAN DE AUDITORÍA
PE/PDA
1/4
Fecha de elaboración: 22 de marzo del 2011
1. Motivo del examen Auditoría de Gestión realizada al Cuerpo de Bomberos Zamora, de la Ciudad de Zamora
durante el periodo del 2010, corresponden a un trabajo práctico de tesis previo a la
obtención del Título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría; por esta razón se efectuará
el examen cumpliendo con los parámetros establecidos y demás normas reglamentarias
inherentes al desarrollo de una auditoría, que incluyen pruebas selectivas a los procesos y
procedimientos de auditoría considerados necesarios de acuerdo a las circunstancias del
estudio en la empresa, para de esta forma determinar los niveles de eficiencia, eficacia y
economía de sus operaciones y posteriormente emitir criterios para el mejoramiento
continuo en sus actividades.
2. Objetivos
2.1.Objetivo general
Realizar una auditoría de gestión al “Cuerpo de Bomberos Zamora”, para evaluar los niveles
de eficiencia, eficacia y economía de la misma, lo que permitirá determinar falencias e
identificar oportunidades de mejora con la finalidad de ayudar a la dirección a lograr una
administración más eficaz a través la aplicación de indicadores de gestión que contribuyan a
generar una propuesta de mejoramiento e innovación continua en dicha entidad.
2.2.Objetivo específico
a. Evaluar el grado de rendimiento y calidad en el cumplimiento del servicio que brinda la institución.
b. Evaluar la organización de los procesos y las operaciones frente a las políticas, planes y procedimientos establecidos, para determinar el grado de cumplimiento alcanzado.
c. Verificar el grado de confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de
decisiones.
d. Detectar posibles falencias y debilidades en las que estén incurriendo dicha entidad.
3. Conocimiento de la entidad
El Cuerpo de Bomberos Zamora es una entidad cuya finalidad es procurar la seguridad
física y material de las personas contra los flagelos.
90
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PLAN DE AUDITORÍA
PE/PDA
2/4
4. Objetivos de la institución 1.1. Objetivo general Procurar la seguridad física y material de las personas contra los flagelos ocasionados por el hombre o la naturaleza. 1.2. Objetivos específicos
Prevención y combate de incendios
Acciones de rescate vehicular
Atención pre-hospitalaria.
Rescate en deslaves e inundaciones.
5. Alcance del examen
La Auditoría cubrirá el análisis de la gestión que ha cumplido en el año 2010 del “Cuerpo de
Bomberos Zamora”, del periodo comprendido entre el 01 enero al 31 de diciembre del 2010.
Base legal
Debido a que en nuestro país existían muchos Cuerpos de Bomberos sin estar legalizados,
mediante el informe del examen especial realizado por la Contraloría a la Dirección Nacional
de Defensa Contra Incendios del Ministerio de Bienestar Social, con corte al 31 de octubre
de 1995, se recomienda legalizar la existencia de varios Cuerpos de Bomberos que
funcionan en el país, cuya base legal de creación no ha sido posible recopilarla; por tanto, el
Ministerio de Bienestar Social expide el Acuerdo Nº 01281 de fecha 18 de mayo de 1999,
por el cual ratifica la existencia y funcionamiento de 17 Cuerpos de Bomberos de la Tercera
Zona, entre los cuales consta el Cuerpo de Bomberos de Zamora.
Principales disposiciones legales.
Las actividades y operacionales del Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Zamora, a más
de las disposiciones legales citadas están normadas por las siguientes disposiciones
específicas, tales como:
Constitución de la República del Ecuador, Arts. 14, 15, 30, 31, 85 y más
aplicables.
Ley de Defensa Contra Incendios y su Reglamento.
Ley Orgánica de Servicio Público – LOSEP.
Código de Trabajo.
Ley de Contratación Pública.
Y todas las demás leyes que los rigen.
91
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PLAN DE AUDITORÍA
PE/PDA
3/4
Distribución del tiempo y trabajo
El tiempo para cumplir con la auditoría de gestión a los departamentos que conforman el Cuerpo de Bomberos Zamora, se ha estimado en 60 horas en días hábiles, distribuidos de la siguiente manera:
FASES
FASE
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
TOTAL
Primera
Fase:
Conocimiento preliminar
10
10
Segunda
Fase:
Planificación
5
5
Tercera
Fase:
Ejecución
30
30
Cuarta Fase: Comunicación de
resultados
5
5
Quinta Fase:
Seguimiento
10
10
60 5 60
Cuadro No 2: Distribución de trabajo y tiempo.
RECURSOS:
Recurso humano: El desarrollo de la auditoría a los departamentos en mención será realizada por las
auditoras, cuyos detalles se muestran a continuación.
NOMBRE CARGO INICIALES
Crespo Orbe Tania Lorena Jefe de auditoría T.C.
Tipaluisa Crespo Priscila Lizeth Auditora P.T.
92
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PLAN DE AUDITORÍA
PE/PDA
4/4
Recursos materiales
Para la auditoría de gestión a realizarse se va a requerir de los siguientes equipos y
materiales:
Equipos:
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
Computadora Laptop 1
Impresora 1
Memoria Flash 1
Materiales:
DESCRIPCIÓN MEDIDA CANTIDAD VALOR
UNTARIO TOTAL
Papel A4 Resma 2 USD 5.00 USD 10.00
Esferos Unidad 4 USD 0.25 USD 1.00
Carpetas Unidad 3 USD 0.30 USD 0.90
Cartucho para Impresora
Unidad 2 USD 25.00 USD 50.00
TOTAL USD 61.90
Recursos Financieros
OBJETO TOTAL
Transporte USD 25,00
Atentamente Crespo Orbe Tania Lorena y Tipaluisa Crespo Priscila Lizeth. AUDITORAS
93
3.3. FASE III: Ejecución
CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PERÍODO 2010
FASE III: EJECUCIÓN
Sra. Tania Crespo
Srta. Priscila Tipaluisa
AUDITORAS
ZAMORA-ECUADOR
2011
94
3.3.1. Programa de Ejecución de Auditoría
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA
EA/P
1/1
Nº PROCEDIMIENTO REF. REALIZÓ FECHA OBSERVACIONES
1 Aplicar el cuestionario de Auditoría
EA/CCI T.C. y
P.T 29/03/2011
2 Evaluar el Nivel de Riesgo y el Nivel de Confianza. EA/MRC
T.C. y P.T
29/03/2011
3 Elaborar programa para la aplicación de Indicadores de Gestión.
EA/PPT
T.C. y P.T
30/03/2011
4 Papeles de trabajo para la aplicación de Indicadores de Gestión.
EA/PT T.C. y
P.T
01/04/2011
5 Aplicación de los indicadores de gestión EA/FT
T.C. y P.T
05/04/2011
6 Determinar y elaborar los hallazgos de auditoría.
EA/HH T.C. y
P.T
07/04/2011
09/04/2011
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 26/03/2011 Fecha: 26/03/2011
95
3.3.2. Aplicación del Cuestionario de Control Interno.
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EA/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
1/8
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y VIGILANCIA
1 Elaboran y aprueban reglamentos internos para la institución.
X 10 10
2 Velan por la correcta aplicación de la Ley y sus Reglamentos.
X 10 10
3 Elaboran aprueban cuadros tarifarios de multas que servirán de ingresos para la institución. X 10 0
No disponen de documentos.
Ref: HH-1
4 Vigilan la gestión administrativa y económica de la institución.
X 10 10
5 Toman decisiones en base a informes presentados por Tesorería y Primer Jefe.
X 10 7 Se informa verbalmente.
6 Cumplen con autorizar las adquisiciones que pase los 50 salarios mínimos vitales en observancia a las normas de contratación pública.
X 10 10
PRIMER JEFE
7 Cumple con vigilar el correcto funcionamiento del Cuerpo de Bomberos de su jurisdicción.
X 10 10
96
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
EA/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
2/8
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
8 Cuenta con una planificación de estrategias para la determinación del FODA en el mejoramiento de la institución.
X 10 0
No disponen de información.
Ref: HH-2
9 Informa anualmente al Consejo Nacional de Bomberos las actividades desarrolladas en el ejercicio de sus funciones.
X 10 10
10
Realiza campañas de difusión en materia de prevención de incendios, a fin de concientizar a la ciudadanía sobre las necesidades de colaborar en la mencionada labor.
X 10 7
En ciertas ocasiones.
11 Reporta mensualmente a la correspondiente jefatura de zona el detalle de las recaudaciones para efectos de estadística de control.
X 10 10
12
Otorga permisos anuales, clausura de locales y todas las medidas necesarias para prevenir flagelos y sancionar las violaciones a la Ley.
X 10 7
Si otorga permisos anuales de funcionamiento de locales comerciales, los ocasionales no, ni tampoco realiza la clausura de los mismos por que no se han dado los casos.
13 Cumple con el orden regular para sus actos y trámites administrativos.
X 10 10
Si lo hace porque así lo establece el reglamento para la aplicación de la Ley de Defensa Contra Incendios.
97
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
EA/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
3/8
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
14 Administra la institución adecuadamente de acuerdo a lo que dispone la Ley y sus Reglamentos.
X 10 10
Lo hace de acuerdo al otorgamiento de las normas.
15 Dedica tiempo completo a la institución.
X
10 8 Labora en otra institución y su función es voluntaria.
16 Asiste y organiza cursos periódicos de teoría y técnicas bomberiles.
X 10 10
17 Se ha levantado un catastro desde el inicio de sus operaciones.
X 10 0
No cuentan con información.
Ref:
HH-3
18 Realiza autogestión con la finalidad de obtener más ingresos para la institución.
X 10 10
19
Dispone de una tabla para recaudaciones de multas por incumplimiento de la Ley de Defensa Contra Incendios.
X
10 0
20 Coordina con otras instituciones de servicio bomberil Nacionales y Extranjeras.
X 10 10
21
Entrega el certificado de idoneidad como requisito para otorgar permisos de construcción y patentes a los usuarios.
X
10 0
No se coordina con el Municipio.
Ref:
HH-4
98
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
EA/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
4/8
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
TESORERA
22 Lleva un control contable sobre las inspecciones que realizan los bomberos para los permisos de funcionamiento de los locales comerciales.
X 10 6 Si lleva un registro pero solamente de los locales comerciales inspeccionados.
23 Realiza constataciones físicas de los activos con que cuenta la institución.
X 10 10
24 Cumple con los pagos oportunamente con el SRI y pagos al personal que labora en la institución.
X 10 10
25 Presenta informes periódicos ante la alta dirección para la toma de decisiones.
X 10 0 No se aplica la norma 100-04.
Ref:
HH-5
26 Le efectúan verificaciones diarias de las recaudaciones con la finalidad de verificar que los depósitos sean iguales con lo ingresado.
X 10 10
27
Le realizan arqueos sorpresivos de los valores recaudados.
X 10 0 La máxima autoridad no elabora los procedimientos para aplicarlos.
Ref:
HH-6
99
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
EA/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora
COMPONENTE: 5/8
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
28 Se depositan a tiempo los valores recaudados. X 10 10
29 Lleva un adecuado manejo de documentos fuente que sustenta el asiento contable.
X 10 10
30 Elabora la proforma presupuestaria. X 10 10
31 Lleva un registro por recaudaciones de multas. X 10 0
32
Le realizan procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones a fin de medir la eficiencia y eficacia de los objetivos institucionales.
X 10 0 La institución no cuenta con indicadores de gestión.
Ref:
HH-7
SECRETARIA
33 Lleva un correcto archivo de documentos enviados y recibidos.
X 10 10
34 Maneja el libro de actas del Consejo de Administración y Disciplina adecuadamente. X 10 10
35 Realiza las tareas y funciones con puntualidad de acuerdo a las disposiciones emitidas por el Primer Jefe.
X 10 10
36 Atiende al público con amabilidad y cortesía. X 10 10
100
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
EA/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
6/8
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
37 Maneja el fondo de caja chica. X 10 10
38 Cuenta con programa informático para el desempeño de sus labores.
X 10 8
39 Asiste a cursos de capacitación en actualizar conocimientos de su profesión u otros cursos.
X 10 7 Asistió en dos ocasiones.
40 Cuentan con mobiliario adecuado para el correcto archivo de documentos.
X 10 8 No lo realiza correctamente por no disponer de un mobiliario adecuado.
BOMBEROS
41 Llevan el parte diario de las actividades. X 10 10 Llevan un registro.
42 Se encargan del mantenimiento y conducción de los vehículos que tiene el Cuerpo de Bomberos.
X 10 10 Si lo hacen.
43 Realizan las inspecciones a todos los locales comerciales de la ciudad y cantones de su jurisdicción.
X 10 6
No se cumple a cabalidad por falta de personal.
44 Cumplen con atender incendios forestales, estructurales y prevención de incendios.
X 10 10 Si cumplen.
101
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
EA/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
7/8
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
45 Atienden accidentes de tránsito, atención pre-hospitalaria, rescate en estructuras colapsadas.
X 10 10 Si lo efectúan.
46 Elaboran informes de actividades y emergencias atendidas.
X 10 10 Los informes lo hacen semanalmente.
47 Frecuentemente realizan simulacros para en casos de emergencias.
X 10 7
No seguidamente por no contar con edificio propio.
48 Atienden las disposiciones emitidas por la Primera Jefatura conforme a lo que determina la Ley de Defensa Contra Incendios.
X 10 10 Si lo cumplen.
49 Para el ingreso al Cuerpo de Bomberos el aspirante debe cumplir con un perfil académico.
X 10 10
50 El personal operativo cuenta con todos los grados jerárquicos.
X 10 8 No todo el personal cuenta con los grados jerárquicos.
51 Han elaborado un catastro de locales comerciales de la ciudad.
X 10 5 Lo estuvieron elaborando pero aún no lo han culminado, esto también se debe a la falta de personal.
102
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
EA/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
8/8
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
52 En coordinación con el Primer Jefe solicitan hidrantes en puntos clave de la ciudad al Municipio de la ciudad.
X 10 0 No se ha coordinado para obtener los hidrantes necesarios.
Ref:
HH-9
53 Se cuenta con personal de prevención, instrucción y logística.
X 10 10
54 Se capacitan frecuentemente para dictar conferencias, dirigir, charlas, mesas redondas, cursos de capacitación y efectuar campañas de cualquier nivel.
X 10 10 Si se capacitan frecuentemente.
TOTAL Ʃ 540 404
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 29/03/2011 Fecha: 29/03/2011
Cuadro No 3: Aplicación del Cuestionario de Control Interno.
103
5.3.3. Medición del Nivel de Riesgo y Nivel de Confianza
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
MEDICIÓN DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
EA/MRC
1/1
Nivel de Confianza:
Para determinar el nivel de confianza se utiliza la siguiente matriz:
RIESGO CONFIANZA
15% - 50% Alto Baja
51% - 59% Moderado Alto Moderada Baja
60% - 66% Moderado Moderada
67% - 75% Moderado Bajo Moderada Alta
76% - 95% Bajo Alta
Gráfico No 3: Medición del Nivel de Riesgo y Confianza
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila.
Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 29/03/2011 Fecha: 29/03/2011
Análisis
“El Cuerpo de Bomberos Zamora” tiene un nivel de confianza del 74.81% (Moderada Alta) y un nivel de riesgo de 25.19% (Moderado Bajo) y se debe mejorar ya que no se demuestra un nivel de controles altamente eficientes que a futuro pueden repercutir en la eficiencia y eficacia de los procesos de administración de la entidad.
104
5.3.4. Programa para la Aplicación de Papeles de Trabajo
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE PAPELES DE TRABAJO
EA/PPT
1/1
PROCEDIMINETO TÉCNICA
PROCESO Nº 1 NORMATIVA DE LA INSTITUCIÓN
Verificación Física Comprobado
PROCEDIMEINTO 1:
Verificar que todo el personal este cumpliendo a cabalidad la normativa vigente que es la “LEY DE DEFENSA CONTRA INCENDIOS”.
PROCESO Nº 2 CAPACITACIÓN DE PERSONAL OPERATIVO
Comprobado
PROCEDIMIENTO 2:
Verificar el número de capacitaciones asistidas respecto a las programadas por el Primer Jefe y Jefe de Brigada.
PROCESO Nº3 DOCUMENTACIÓN FUENTE
Comprobado
PROCEDIMIENTO 3:
Verificar que la documentación fuente que respalda las compras o adquisiciones sea idónea y se la archive en secuencia por fecha.
PROCESO Nº4 ACTIVIDADES DE ISPECCIÓN A LOCALES
Comparado Verificación Física
PROCEDIMIENTO 4
Constatar que se haya cumplido con el cronograma de visitas por inspección de locales.
PROCESO Nº5 INFORMES DE ACTIVIDADES DE EMERGENCIAS.
Comprobado Observado
PROCEDIMIENTO 5:
Verificar que se preparen los respectivos informes después de las emergencias atendidas.
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila.
Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 30/03/2011 Fecha : 30/03/2011
105
5.3.5. Aplicación de Papeles de Trabajo
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PAPELES DE TRABAJO
EA/PT
1/5
PROCESO Nº 1
Normativa de la Institución
PROCEDIMIENTO 1: Verificar que todo el personal este cumpliendo a cabalidad la normativa vigente que es la “Ley de Defensa Contra Incendios”.
APLICACIÓN: Se procede a verificar la aplicación de la normativa en vigencia, así mismo se solicita la respectiva documentación.
HALLAZGOS
NO EXISTE
HALLAZGO
Como aún no se ha elaborado un reglamento interno, se rigen estrictamente a la “Ley de Defensa Contra Incendio”
Se pudo constatar que tanto el personal operativo como el administrativo se rige a la “Ley de Defensa Contra Incendios”.
¥ = Se observó físicamente la normativa vigente con la cual se rigen.
= Comprobado la aplicación de la “Ley de Defensa Contra Incendios”.
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila.
Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 01/04/2011 Fecha : 01/04/2011
106
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PAPELES DE TRABAJO
EA/PT
2/5
PROCESO Nº 2
Capacitación de Personal Operativo
PROCEDIMIENTO 2:
Verificar el número de capacitaciones asistidas respecto a las programadas por el Primer Jefe y Jefe de Brigada.
APLICACIÓN: Se preguntó al Primer Jefe y Jefe de Brigada sobre el cronograma que se elabora par las capacitaciones de los bomberos, y si se cumplieron según lo planificado.
HALLAZGOS
NO EXISTE
HALLAZGO
Se pudo analizar que el Primer Jefe y Jefe de Brigada se reúnen para planificar un cronograma de capacitaciones para los bomberos
Se observó que el formato del cronograma de capacitaciones se lo plasmo en un documento para que se cumpla en el transcurso del año 2010.
Se pudo constatar que se cumplieron con la mayoría de las capacitaciones programadas.
= Comprobado con documentos facilitados por Jefe de Brigada.
CUADRO DE CAPACITACIONES AÑO 2010
Nombre: Dr. Joselito Chiriboga. Cargo: Primer Jefe del C.B.Z.
CAPACITACIONES PROGRAMADAS
CAPACITACIONES EJECUTADAS
Enero (22/01/2010)
1 1
Abril (12/04/2010)
1
Julio (21/07/2010)
1 1
Septiembre (14/09/2010)
1 1
Noviembre (16/11/2010)
1 1
TOTAL Ʃ 5 4
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila.
Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 02/04/2011 Fecha: 02/04/2011
107
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PAPELES DE TRABAJO
EA/PT
3/5
PROCESO Nº 3
Documentación Fuente
PROCEDIMIENTO 3: Verificar que la documentación fuente que respalda las compras o adquisiciones sea idónea y se la archive en secuencia por fecha.
APLICACIÓN: Se procede a verificar que todo documento de compra o adquisición sea legal, no tenga enmendaduras y esté debidamente ordenado según la fecha de adquisición.
HALLAZGOS
NO EXISTE
HALLAZGO
Se pudo observar que todas las facturas estaban en forma cronológica.
Las facturas estaban legibles, sin enmendaduras, legales y con sus respectivas retenciones.
También se pudo verificar que cada factura estaba con sus debidas cotizaciones, lo que demuestra que se escoge de ínfima cuantía.
= Comprobado con facturas de compra proporcionadas por la contadora.
MUESTRA DE PROVEEDORES
Nº DESCRIPCIÓN PROVEEDOR RUC FECHA
1 Uniformes para el personal. Coppola del
Ecuador 0500821400001 03/03/2010
2 Equipo de defensa contra incendios.
Reyes Tello Fabián.
1711748101001 20/04/2010
3 Antena base de instalación Elelcom 1102868989001 10/05/2010
4 Servicio de copiado Arboleda Reinoso
Marco 1900345891001 23/06/2010
5 Pago de arriendo de oficinas. Rodríguez Miguel 1900267566001 16/07/2010
6 Mantenimiento de MAZDA B-T-50
LOJA CAR CIA 1190080980011 26/08/2010
7 Mantenimiento de la Bomba de Auto Tanque
Mecánica Samaniego
1900065812001 06/09/2010
8 Enseres para vivienda Chamba José 1900156702001 19/10/2010
9 Recarga de oxígeno medicinal
Paccha Fernández Daniel
1102389879001 30/11/2010
10 Renovación de Póliza Sweden Cía. de
Seguros y Reaseguros
1792107423001 21/12/2010
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila.
Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 03/04/2011 Fecha: 03/04/2011
108
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PAPELES DE TRABAJO
EA/PT
4/5
PROCESO Nº4
Actividades de Inspección a Locales
PROCEDIMIENTO 4 Constatar que se haya cumplido con el cronograma de visitas por inspección de locales.
APLICACIÓN: Preguntar al Jefe de Brigada referente al cronograma que se fija para las visitas a locales comerciales con el fin de extender los permisos de funcionamiento.
HALLAZGOS
NO EXISTE
HALLAZGO
Después que se han fijado visitas a locales, el Jefe de Brigada forma grupos para llevar a cabo lo programado.
Se observó que cumplen con las vistas que se han fijado en cada uno de los meses del período auditado, para luego emitir un informe de inspección, con el cual el dueño del local inspeccionado podrá acercarse a cancelar su permiso de funcionamiento, y así darle el uso correspondiente.
En caso de que el informe sea desfavorable por algún requisito en su local, deberá cumplirlo y de esta manera solicitar una nueva inspección para confirmar que se haya cumplido y de esta manera adquirir el permiso de funcionamiento.
= Comparado con documento. ¥ = Verificó físicamente el cronograma de visitas a locales del 2010.
CRONOGRAMA DE VISITAS DURANTE EL PERRÍODO 2010
PERÍODO VICITAS
PROGRAMADAS VICITAS
EFECTUADAS
Enero 50 50
Febrero 35 35
Marzo 40 40
Abril 53 53
Mayo 39 39
Junio 61 61
Julio 52 52
Agosto 45 45
Septiembre 38 38
Octubre 49 49
Noviembre 55 55
Diciembre 60 60
TOTAL Ʃ 577 577
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila.
Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011
109
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PAPELES DE TRABAJO
EA/PT
5/5
PROCESO Nº5
Informes de actividades de emergencias.
PROCEDIMIENTO 5: Verificar que se preparen los respectivos informes después de las emergencias atendidas.
APLICACIÓN: Se procedió a solicitar documentes que respalden la emisión de informes por actividad de emergencias.
HALLAZGOS
NO EXISTE
HALLAZGO
Se pudo verificar que se cumple con la emisión de informes por parte de los bomberos en cada una de las emergencias.
Los informes son emitidos después de atendida la emergencia, la misma que es presentada al Jefe de Brigada.
Se verificó que en el informe estén bien definidos y claramente expresados; y firmados por los bomberos que intervinieron en la emergencia atendida.
= Comprobado con documentos proporcionados por Jefe de Brigada.
= Observado en informes de emergencias atendidas.
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila.
Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011
110
Determinación de indicadores de gestión Para determinar los indicadores a aplicarse para la evaluación de la gestión en el “Cuerpo
de Bomberos Zamora”, primeramente identificaremos los objetivos a partir de los cuales
analizaré si fueron o no logrados, en caso de haberlos alcanzado verificar la eficiencia y
eficacia con que estos fueron logrados.
Objetivos planteados en base a las cuatro perspectivas del
Cuadro de Mando Integral
Perspectiva financiera
Mantener una proporción superior a 2 puntos de liquidez durante el año 2010.
Incrementar los ingresos al 25% en relación al año anterior
Mantener una proporción superior a 1 punto de solvencia económica durante el 2010.
Perspectiva clientes
Incrementar los clientes por inspección de locales en un 15% en relación al año anterior.
Brindar al menos 3 capacitaciones al año a la ciudadanía acerca de temas referentes a desastres e incendios.
Perspectiva procesos internos
Alcanzar el 100% de calidad en servicios que ofrece el personal del “Cuerpo de Bomberos Zamora”.
Cumplir el 90% de las inspecciones programadas.
Perspectiva aprendizaje y crecimiento
Capacitar al personal operativo que labora en el “Cuerpo de Bomberos Zamora” al menos cinco veces al año.
Capacitar al personal de la administración en temas referentes a liderazgo y trabajo en equipo al menos 3 veces al año.
111
3.3.5. Fichas Técnicas
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 1
PERSPECTIVA FINANCIERA
EA/FT1
1/2
OBJETIVO: Mantener una proporción superior a 2 puntos de liquidez durante el año 2010.
Nombre del
Indicador
Factores Críticos y/o del Éxito
Cálculo del Indicador Unidad
de medida
Frecuencia Fuente Estándar Interpretación
Dete
rmin
ar
la
pro
porc
ión
de
liquid
ez d
el “C
uerp
o d
e B
om
bero
s
Zam
ora
”
Financiamiento propio.
Deudas a largo plazo.
Cuentas por pagar reducidos.
Adecuado manejo de activos corrientes.
$
Anual
Tesorería
2
Cuadro No 4: Índice de liquidez
112
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 1
EA/FT1
2/2
Objetivo operativo:
Mantener una proporción superior a 2 puntos de liquidez durante el año 2010.
Gráfico No 4:Liquidez
INTERPRETACIÓN
Luego de observar la relación activos corrientes/pasivo corriente se puede manifestar que
en este aspecto la gestión es eficiente, ya que por lo general se prefiere que la relación sea
igual a 2, en este caso es del 11.12, lo cual demuestra la capacidad que tiene la entidad
para cumplir con sus obligaciones, debido a que los pasivos son reducidos.
Esto quiere decir que por cada dólar que tengamos comprometido en deuda, tenemos 9.12
dólares de respaldo.
60159.94
5409.57
Liquidez
Activo Corriente
Pasivo Corriente
113
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA” AUDITORÍA DE GESTIÓN
Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 2 PERSPECTIVA FINANCIERA
EA/FT2
1/2
OBJETIVO: Incrementar los ingresos al 25% en relación al año anterior.
Nombre del
Indicador
Factores Críticos y/o del Éxito
Cálculo del Indicador Unidad
de medida
Fre
cu
en
cia
Fu
en
te
Está
nd
ar
Interpretación
Dete
rmin
ar
%
de
cre
cim
iento
de
ingre
sos
del “C
uerp
o d
e B
om
bero
s Z
am
ora
”
No se realizó gestión de recuperación de recursos de años anteriores al Ministerio de Economía.
No se procedió al cobro oportuno de tasas de energía eléctrica.
No realizaron cobro por las inspecciones de locales comerciales.
%
Anual
Tesore
ría
TE
S
25%
( )
Cuadro No 5: Índice de ingresos
114
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 2
EA/FT2
2/2
Objetivo operativo:
Incrementar los ingresos en 25 % en relación al año anterior.
Gráfico No 5: Ingresos
INTERPRETACIÓN:
Condición.- No se recaudaron ingresos según lo proyectado, más bien hubo deficiencia en
esta recaudación puesto que se redujeron en un 29.36%.
Criterio.- Según el Plan Operativo Anual se proyectó recaudar más que el año 2009.
Causa.- La falta de gestión por parte de sus directivos no se llegó a cumplir esta meta.
Efecto.- Se ha originado una brecha desfavorable de 29.36% en razón de no haber
gestionado para el incremento de ingresos en relación al 2009.
70,64%
29,36%
Ingresos
Índice
Brecha desfavorable
115
Cuadro No 6: Índice de Rentabilidad
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 3
PERSPECTIVA: FINANCIERA
EA/FT3
1/2
OBJETIVO: Mantener una proporción superior a 1 punto de solvencia económica durante el año 2010.
Nombre del
Indicador
Factores Críticos y/o del Éxito
Cálculo del Indicador Unidad
de medida
Fre
cu
en
cia
Fu
en
te
Está
nd
ar
Interpretación
Dete
rmin
ar
la s
olv
encia
qu
e p
osee e
l “C
uerp
o
de B
om
bero
s Z
am
ora
”
Cuentas por pagar reducidos.
Adecuado manejo de activos corrientes.
Deudas a largo `plazo.
Cuentas por pagar reducidas.
1.76
$
Anual
Tesore
ría
1
116
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 3
EA/FT3
2/2
Objetivo operativo: Mantener una proporción superior a 1 punto de solvencia económica durante el año 2010.
Gráfico No 6:Rentabilidad
INTERPRETACIÓN:
Luego de prestar atención en la relación ingresos corrientes/gastos corrientes, esto significa
que los ingresos corrientes son suficientes para atender a los gastos corrientes, además se
puede mostrar que en este aspecto la gestión es eficiente, ya que por lo general se prefiere
que la relación sea igual a 1, en este caso es del 1.76, sin embargo sugerimos analizar y
priorizar los gastos en relación a la misión.
198.611,11
112.610,77
Rentabilidad
Ingresos
Gastos
117
Cuadro No 7: Índice de clientes
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 4
PERSPECTIVA: CLIENTE
EA/FT4
1/2
OBJETIVO: Incrementar los clientes por inspección de locales en un 15% en relación al año anterior.
Nombre del
Indicador
Factores Críticos y/o del Éxito
Cálculo del Indicador Unidad
de medida
Fre
cu
en
cia
Fu
en
te
Está
nd
ar
Interpretación
Dete
rmin
ar
%
de
cre
cim
iento
de
clie
nte
s
por
concepto
de inspecció
n
Falta de gestión del cobro de inspecciones a locales.
Falta de promoción, publicidad en gestión del servicio que presta la institución.
%
Anual
Tesore
ría
TE
S
15%
( )
118
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 4
EA/FT4
2/2
Objetivo operativo:
Incrementar los clientes por inspección de locales en un 15% en relación al año anterior.
Gráfico No 7: Clientes
Interpretación
Condición: Se disminuyó clientes en un 5.67 % durante el año 2010, respecto al año
anterior.
Criterio: El objetivo trazado fue de incrementar el 15%, no se cumplió la meta. Causa: Falta de gestión por parte de los directivos en incrementar más personal bomberil para llegar a realizar las inspecciones a todos los locales comerciales del cantón Zamora y en especial porque no se establece un catastro donde se determine cuantos, cuales y que clasificación se encuentran los usuarios. Efecto: Al no proceder a realizar inspecciones se está disminuyendo los ingresos que se pueden recaudar y por ende los comerciantes no le dan la debida importancia del servicio que está dando la institución
40.07%
59.93%
Clientes
Indice
Brecha Desfavorable
119
Cuadro No 8: Índice de capacitaciones a usuarios.
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 5
PERSPECTIVA: CLIENTE
EA/FT5
1/2
OBJETIVO: Brindar al menos 3 capacitaciones al año a la ciudadanía acerca de temas referentes a desastres e incendios.
Nombre del
Indicador
Factores Críticos y/o del Éxito
Cálculo del Indicador Unidad
de medida
Fre
cu
en
cia
Fu
en
te
Está
nd
ar
Interpretación
Dete
rmin
ar
% de
capacita
cio
nes p
or
el
Cuerp
o d
e B
om
bero
s a
la p
ob
lació
n p
ara
pre
venció
n d
e a
ccid
ente
s e
incen
dio
s.
Buena atención al cliente.
Precios elevados.
Falta de personal.
Vías inadecuadas.
Presupuesto
Unidad
Anual
Ciu
dada
nos d
e Z
am
ora
.
3
( )
120
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 5
EA/FT5
2/2
Objetivo operativo:
Brindar al menos 3 capacitaciones al año a la ciudadanía acerca de temas referentes a desastres e incendios.
Gráfico No 8: Capacitaciones a usuarios.
INTERPRETACIÓN
Condición.- La ciudadanía debió recibir charlas o eventos de prevención en temas de
desastres o accidentes según lo dice la ley de defensa contra incendios
Criterio.- El Reglamento de la Ley de Defensa Contra Incendios en el Art. 110.- Obligación de todo Cuerpo de Bomberos.- Es obligación de todo Cuerpo de Bomberos, a través del Departamento de Prevención de Incendios, despertar en la sociedad a la que sirve; concientizar acerca de los peligros que representan los incendios y sus consecuencias.
Causa.- La falta de personal bomberil y la poca gestión en publicitar y hacer conocer los
aspectos de prevención han ocasionado el desconocimiento de la población en estos temas.
Efecto.- El desconocimiento ha provocado algunos accidentes que pudieron evitarse con
una adecuada información.
0.00%
100.00%
Capacitaciones
Indice
Brecha Desfavorable
121
Cuadro No 9: Índice de calidad del servicio.
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 6
PERSPECTIVA: PROCESOS INTERNOS
EA/FT6
1/2
OBJETIVO: Alcanzar el 100% de calidad en servicios que ofrece el personal del “Cuerpo de Bomberos Zamora”.
Nombre del
Indicador
Factores Críticos y/o del Éxito
Cálculo del Indicador Unidad
de medida
Fre
cu
en
cia
Fu
en
te
Está
nd
ar
Interpretación
Med
ir %
de c
alid
ad d
e s
erv
icio
s p
erc
ibid
os
por
el clie
nte
.
Buen trato al cliente.
Precios moderados.
Aseo y limpieza en las instalaciones.
Ambiente parcialmente agradable.
%
Anual
Tesore
ría
100%
( )
122
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 6
EA/FT6
2/2
Objetivo operativo:
Alcanzar el 100% de calidad en servicios que ofrece el personal del “Cuerpo de Bomberos Zamora”.
Gráfico No9: Calidad del servicio.
INTERPRETACIÓN
En base al resultado obtenido se puede deducir que la calidad en cuanto al servicio los
usuarios manifiestan estar satisfechos, este resultado se debe a que solamente son clientes
donde el personal del Cuerpo de Bomberos han realizado la inspección, por lo tanto,
significa que la institución debe emprender acciones destinadas a mejorar aún más los
servicios que presta esta entidad, llegando a todos los locales comerciales, y de esta
manera ofrecer calidad, con la finalidad de lograr la recaudación según lo proyectado.
100.00%
0.00%
Atención eficiente
Indice
Brecha Desfavorable
123
Gráfico No 10: Índice de cumplimiento de inspecciones
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 7
PERSPECTIVA: PROCESOS INTERNOS
EA/FT7
1/2
OBJETIVO: Cumplir el 90% de las inspecciones programadas.
Nombre del
Indicador
Factores Críticos y/o del Éxito
Cálculo del Indicador Unidad
de medida
Fre
cu
en
cia
Fu
en
te
Está
nd
ar
Interpretación
Med
ir
%
cum
plim
iento
de
inspeccio
nes
pro
gra
madas.
Descuido
Reducir el riesgo.
Mejorar el servicio.
Falta de presupuestos.
%
Anual
Info
rmació
n facili
tada
por
la s
ecre
taria
90%
( )
124
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 7
EA/FT7
2/2
Objetivo operativo:
Cumplir el 100% de las inspecciones programadas.
Gráfico No 10: Cumplimiento de inspecciones
INTERPRETACIÓN.
El resultado demuestra el grado de cumplimiento de lo planificado, esto se cumple el 100%
de las inspecciones que se han programado, y esto repercute en la calidad del servicio que
ofrece el Cuerpo de Bomberos Zamora, es necesario indicar que hace falta personal para
proyectar más inspecciones y un catastro actualizado para mejorar lo ingresos que son
necesarios en la entidad y así garantizar mayor seguridad a los usuarios y con ello mejorar
el servicio.
0,%
100,%
Inspecciones
Indice
Brecha Desfavorable
125
Cuadro No 11: Índice de capacitaciones al personal operativo.
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 8
PERSPECTIVA: APRENDIZAJE – CRECIMIENTO.
EA/FT8
1/2
OBJETIVO: Capacitar al personal operativo que labora en el Cuerpo de Bomberos Zamora al menos cinco veces al año.
Nombre del
Indicador
Factores Críticos y/o del Éxito
Cálculo del Indicador Unidad
de medida
Fre
cu
en
cia
Fu
en
te
Está
nd
ar
Interpretación
Dete
rmin
ar
cuánta
s
ca
pacitacio
nes
se
realiz
aro
n a
l p
ers
ona
l o
pera
tivo e
n e
l 2
010
Falta de presupuestos.
Descuido de los directivos.
Mejorar la gestión.
%
anual
Info
rmació
n facili
tada
por
em
ple
ad
os
100%
( )
126
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 8
EA/FT8
2/2
Objetivo operativo:
Capacitar al personal operativo que labora en el Cuerpo de Bomberos Zamora al menos cinco veces al año.
Gráfico 11: Capacitaciones al personal operativo.
INTERPRETACIÓN
Condición.- El personal operativo no se capacita al 100% en temas de su competencia.
Criterio.- El Consejo de Administración debe acatar las disposiciones tanto de la Ley del
Servidor Público como la Ley de Defensa Contra Incendios, ya que estas hacen mención en
la capacitación que debe tener el personal de la entidad.
Causa.- Por falta de conocimiento de administración pública por parte de su dirigente, no se
llegó a cumplir con este objetivo, pese a que esta ordenanza consta en la Ley de Defensa
Contra Incendios.
Efecto.- Solamente se presupuesta para capacitar al personal operativo y no al
administrativo, pudiéndose observar la deficiencia en la gestión del talento humano puesto
que es un factor preponderante en el logro de los objetivos empresariales.
20,%
80.0%
Capacitaciones del Personal
Indice
Brecha desfavorable
127
Cuadro No 12: Índice de capacitaciones al personal administrativo.
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 9
PERSPECTIVA: APRENDIZAJE – CRECIMIENTO.
EA/FT9
1/2
OBJETIVO: Capacitar al personal administrativo en temas referentes a liderazgo y trabajo en equipo, al menos tres veces al año.
Nombre del
Indicador
Factores Críticos y/o del Éxito
Cálculo del Indicador Unidad
de medida
Fre
cu
en
cia
Fu
en
te
Está
nd
ar
Interpretación
Dete
rmin
ar
cuá
nta
s
ca
pacitacio
nes
de
prim
er
y s
eg
un
do jefe
en e
l 201
0.
Falta de presupuestos.
Descuido de los directivos.
Interés del primer y segundo jefe en capacitarse.
%
anual
Info
rmació
n facili
tada
por
em
ple
ad
os
100%
( )
128
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
FICHA TÉCNICA Nº 9
EA/FT9
2/2
Objetivo operativo:
Capacitar al personal administrativo en temas referentes a liderazgo y trabajo en equipo, al
menos tres veces al año.
Gráfico No 12: Capacitación al personal administrativo
INTERPRETACIÓN
Condición.- En la institución no se han capacitado el `Primer y Segundo Jefe con cursos relacionados a su cargo, así mismo como temas de liderazgo y trabajo en equipo. Criterio.- Según la Ley de Defensa Contra Incendios los Primeros Jefes deben estar siempre actualizados en estos temas, así mismo el personal oficial, ya que en un futuro ellos también podrán ocupar este tipo de cargo. Causa.- Al no contar con un título acorde al cargo que va a ocupar, puesto que van a manejar recursos públicos. Efecto.- Es necesario que las primeras autoridades de la institución estén capacitados, pues ellos de esta manera dan ejemplo a sus subalternos.
0.00%
100.00%
Capacitación al personal administrativo
Indice
Brecha desfavorable
129
3.3.7. Determinación de Hallazgos
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
EA/HH
1/8
Hallazgo Nº 1
Título: El Consejo de Administración no elabora ni aprueba cuadros tarifarios de multas.
Condición: El Consejo de Administración debe elaborar, analizar y aprobar cuadros
tarifarios de multas de manera equivalente a la actividad y magnitud del negocio o infracción
que se haya cometido, y de esta forma puedan ejecutarse por el personal operativo.
Criterio: Reglamento General para la Aplicación de la Ley de Defensa Contra Incendios.-
Art. 35 Recaudación de multas.- En los casos den que el fallo expedido por el Comisario
Nacional de Policía impusiera multa al contraventor, éste mediante orden impartida con
oficio al tesorero del respectivo Cuerpo de Bomberos para su recaudación que dichos
fondos serán depositados en la cuenta del Cuerpo de Bomberos.
Art. 36.- Registro de fondos recaudados.- Para el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo
anterior, los tesoreros de los cuerpos de bomberos deberán llevar un registro cronológico de
los fondos recaudados por tal concepto con sus respectivos recibos numerados. Este
informe lo elevarán mensualmente a la jefatura correspondiente.
Causa: El Consejo de Administración y Disciplina no elabora ni aprueba cuadros tarifarios
de multas que servirían de ingresos de la institución y de esta manera obtener solvencia
económica.
Efecto: Se disminuyen considerablemente los ingresos que se podrían recaudar al poseer
un cuadro tarifario en donde especifique cuanto le toca pagar a cierto negocio o según la
infracción cometida.
Conclusión: Al no elaborar ni aprobar cuadros tarifarios de multas y la falta de coordinación
entre el personal bomberil y el primer jefe, provoca pérdida ingresos en la institución.
Recomendación:
Al Consejo de Administración.-Dispondrá realizar tablas de multas y promover su
aprobación, esto servirá para incrementar los ingresos en la institución, y así solventar
necesidades que existen dentro de ella.
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Aprobado: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 07/04/2011 Fecha : 07/04/2011
130
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PRIMER JEFE
EA/HH
2/8
Hallazgo Nº 2
Título: El Cuerpo de Bomberos no elabora una planificación de estrategias para determinar
el FODA de la institución.
Condición: La institución debe contar con documentos de planificación de estrategias para
determinar el FODA.
Criterio: Como primera autoridad de la entidad debe elaborar estrategias para determinar el
FODA de la institución, y de esta manera en conjunto con los señores miembros del Consejo
de Administración y Disciplina puedan tomar decisiones oportunas.
Causa: El no poder determinar con oportunidad cuáles son las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas que tiene la institución, ocasiona que se desaprovechen coyunturas
que pueda mejorar la entidad.
Efecto: El no contar con la planificación estratégica ocasiona que los recursos y bienes del
sector público no estén correctamente administrados ya que no se conoce las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas, en consecuencia se ha perdido el enfoque de la
misión visión y objetivos.
Conclusión: La ausencia de planificación estratégica y una correcta coordinación entre el
Primer Jefe y el Consejo de Administración y Disciplina provocó el desconocimiento de
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que posee la entidad, y de esta manera
la mala toma de decisiones.
Recomendación:
Al Primer Jefe: Elaborar inmediatamente con el Consejo de administración la planificación
de estrategias con la finalidad de determinar el FODA de la institución y de esta manera
establecer el curso de la organización a corto, mediano y largo plazo.
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Aprobado: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 07/04/2011 Fecha : 07/04/2011
131
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PRIMER JEFE
EA/HH
3/8
Hallazgo Nº 3
Título: El primer jefe del Cuerpo de Bomberos Zamora no cuenta con un catastro desde el
inicio de actividades de la Institución.
Condición: El Cuerpo de Bomberos debe contar con un catastro actualizado que
establezca una clasificación adecuada de los negocios que están bajo su jurisdicción.
Criterio: Art. 43.- Los Jefes de los Cuerpos de Bomberos solicitarán a los Concejos
Municipales y a la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros (DINAC), una copia de los
catastros de las propiedades urbanas y rurales para efecto de recaudación de la tasa predial
del uno y medio por mil, en el año siguiente.
Causa: Se da por la falta de coordinación y el desinterés del Primer Jefe al no solicitar al
Municipio el cuadro de catastro, según lo establece el artículo 43, para de esta manera tener
conocimiento de la clasificación de los negocios ya sea de acuerdo al tipo de actividad
tamaño, función , servicio que preste y ubicación del mismo, etc.
Efecto: Al no contar con un catastro bien definido de cuantos locales comerciales existen y
las categorías según el tamaño, función y ubicación, provoca que no haya ingresos
suficientes para la institución.
Conclusión: El Cuerpo de Bomberos se ve afectado por la disminución de recursos, ya que
no se coordina con el Municipio.
Recomendación:
Al Primer Jefe.- Dispondrá la coordinación inmediata con el Municipio, esto con la finalidad
de elaborar un catastro actualizado y la debida clasificación del tipo de actividad económica
que se realice.
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Aprobado: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 07/04/2011 Fecha: 07/04/2011
132
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PRIMER JEFE
EA/HH
4/8
Hallazgo Nº 4
Título: La falta de gestión con las autoridades municipales, en la entrega de certificados de
idoneidad para construcciones, provoca peligro para la comunidad.
Condición: EL Primer Jefe debe organizar relaciones de coordinación con las autoridades municipales, que permitan establecer técnicas que obedezcan lo que dispone la Ley de Defensa Contra Incendios.
Criterio: Art. 35.- Facultades especiales de los Primeros Jefes de Cuerpos de
Bomberos.- Los primeros jefes de los cuerpos de bomberos del país, concederán permisos
anuales, cobrarán tasas de servicios, ordenarán con los debidos fundamentos, clausuras de edilicios, locales e inmuebles en general y, adoptarán todas las medidas necesarias para prevenir flagelos, dentro de su respectiva jurisdicción, conforme a lo previsto en esta Ley en su Reglamento. Los funcionarios municipales, los intendentes, los comisarios nacionales, las autoridades de salud y cualquier otro funcionario competente, dentro de su respectiva jurisdicción, previamente a otorgar las patentes municipales, permisos de construcción y los permisos de funcionamiento, exigirán que el propietario o beneficiario presente el respectivo permiso legalmente otorgado por el cuerpo de bomberos correspondiente. Los primeros jefes de los cuerpos de bomberos y los funcionarios mencionados en el inciso anterior que no den cumplimiento a estas disposiciones y todas aquellas que se refieran a la concesión de permisos anuales y ocasionales de edificios, loca/es e inmuebles en general que sean idóneos, serán personal y pecuniariamente responsables de los daños y perjuicios ocasionados, sin perjuicios de la destitución de su cargo.
Causa: La falta de coordinación y aplicación de la Ley de Defensa contra Incendios provoca que se otorguen permisos de construcción por parte del Municipio de Zamora, sin medir el riesgo de accidentes que puede ocasionar la entrega de estas autorizaciones sin el visto bueno y control de la autoridad bomberil.
Efecto: El incumplimiento del Art. 35 de la Ley, provoca la inobservancia técnica y repercusión en la disminución de sus ingresos, puesto que significa el financiamiento para sus operaciones.
Conclusión: Una vez mas la falta de coordinación con el municipio hace que se entregue permisos de construcción sin el visto bueno del primer jefe provocando el riesgo de accidentes y con esto el incumplimiento de la misión y visión de esta entidad.
Recomendación: Al Primer Jefe: Debe ordenar en forma inmediata la aplicación de la Ley de Defensa contra Incendios y exigiendo que las autoridades Municipales observen el cumplimiento de la normativa, con la finalidad de otorgar estos certificados ya que significan ingresos para la institución bomberil y así también evitar accidentes futuros. Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María
Augusta.
Fecha: 08/04/2011 Fecha: 08/04/2011
133
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
TESORERA
EA/HH
5/8
Hallazgo Nº 5
Título: La Tesorera no presenta informes financieros periódicos al Consejo de
Administración y Disciplina para la toma de decisiones.
Condición: La tesorera tiene como función principal la entrega oportuna de la información
financiera.
Criterio: No se cumple la Norma de Control Interno 405-01 Aplicación de los principios y
normas técnicas de contabilidad gubernamental La contabilidad gubernamental se
basará en principios y normas técnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las
operaciones y la preparación y presentación de información financiera, para la toma de
decisiones. 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y
presentación de información financiera Las operaciones deben registrarse en el
momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la
entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El
registro oportuno de la información en los libros de entrada original, en los mayores
generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de
la información.
Causa: La ausencia y el desconocimiento por parte de la autoridad en como administrar una
institución pública, provoca que no se exija la presentación en forma oportuna los informes
económicos.
Efecto: No se pueden tomar decisiones apropiadas ya que se desconoce la situación actual
de la empresa, por no contar con información financiera actualizada confiable y oportuna
Conclusión: Al no elaborar reportes financieros, la tesorera no informa, reporta, explicar o
justifica por escrito al primer jefe y por su intermedio al consejo de administración, la
información financiera en forma oportuna acerca del uso de los recursos recibidos y
administrados y por ende no se toma buenas decisiones.
Recomendación:
Al Primer Jefe.-Exigir a la tesorera la presentación oportuna de los estados financieros.
A la Tesorera.-Elaborar periódicamente y oportunamente los informes financieros y
presentarlas a las autoridades pertinentes para la toma de decisiones.
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila.
Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 08/04/2011 Fecha: 08/04/2011
134
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
TESORERA
EA/HH
6/8
Hallazgo Nº 6
Título: La tesorera no efectúa arqueos sorpresivos de los valores recaudados.
Condición: Las Normas de Control Interno indican la obligación de arqueos periódicos y
sorpresivos del efectivo.
Criterio: Inobservancia de la norma de control interno 405-09 arqueos sorpresivos de los
valores en efectivo (párrafo 3) que indican que los arqueos serán efectuados por la unidad
de auditoría interna o por personas delegadas por la Unidad de Administración Financiera,
que sean independientes de las funciones de registro, autorización y custodia de fondos.
Causa: La falta de personal permite la inobservancia de las Normas de Control Interno
claramente establecidas.
Efecto: No existe control interno adecuado lo que provoca generación de errores de cálculo
y registro oportuno.
Conclusión: No se ha procedido a la realización de arqueos sorpresivos de caja desde su
creación a la fecha, por el hecho de no contar con suficiente personal y el desconocimiento
de la autoridad a provocado que no se efectúen esta clase de control del efectivo.
Recomendación:
Al Primer Jefe.- Efectuará o delegará la realización de arqueos aplicando las normas de
control interno y dispondrá de controles más rigurosos con respecto al uso de los recursos
de la entidad, puesto que del buen o mal manejo de estos capitales por parte del personal
dependerá el éxito o fracaso de la misma.
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila.
Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 08/04/2011 Fecha: 08/04/2011
135
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
TESORERA
EA/HH
7/8
Hallazgo Nº 7
Título: La Tesorera no realiza un control interno de operaciones y actividades en la entidad
para medir el grado de eficiencia y eficacia.
Condición: La autoridad competente deberá realizar supervisiones constantes que permitan
verificar el cumplimiento de las operaciones y actividades.
Criterio: Normas de control interno 401-03 supervisión, los directivos de la institución
establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar
que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos
institucionales, sin perjuicio del seguimiento del control interno.
Causa: El desconocimiento de la autoridad, la falta de personal y la confianza en exceso
provocan que algunas funciones del servidor público no se las efectúe con responsabilidad y
apegado a las normas que a ella rigen
Efecto: La falta de control interno provoca labores inapropiadas, funciones incompetentes al
confiar excesivamente en los trabajos que desempeña todo personal.
Conclusión: Al no contar con personal suficiente que realice labores de apoyo en el
monitoreo de las actividades y operaciones de la entidad, no se está cumpliendo a cabalidad
con misión, visión y objetivos que se han planteado desde sus inicios.
Recomendación:
Al Primer Jefe.- Dispondrá al Consejo de Administración y Disciplina, el incremento de un
servidor en el área financiera que efectúe labores de apoyo para control interno de
actividades y operaciones de la Institución.
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María
Augusta.
Fecha: 09/04/2011 Fecha: 09/04/2011
136
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
OPERATIVA
EA/HH
8/8
Hallazgo Nº 8
Título: Falta de hidrantes en la ciudad, la coloca en un nivel de riesgo alto.
Condición: En las cabeceras cantonales debe existir hidrantes suficientes, sobre todo en
puntos estratégicos de la ciudad y disponibles para alguna emergencia.
Criterio: El reglamento de prevención de incendios para los Cuerpos de Bomberos en el
Art. 48.- [Hidrantes en vía pública].-Los sistemas de hidrantes en vía pública deben
instalarse a una distancia de 200 metros entre ellos y de acuerdo al número y diseño de las
necesidades de la ciudad. La válvula de paso del hidrante se ubicará a una distancia de 1
metro con caja de válvula que permita su fácil manipulación, siendo responsabilidad del
constructor de proporcionar el juego de llaves correspondientes para su operatividad al
propietario o administrador del proyecto. Por ningún motivo y forma, los hidrantes contra
incendios deben ser obstruidos, constituyendo tal conducta lina falta grave establecida como
contravención en la Ley de Defensa Contra Incendios.
Causa: El incumplimiento de este artículo y falta de coordinación con el municipio al sugerir
que coloquen hidrantes, ocasiona que la ciudad está desprotegida por falta de estos
hidrantes que son necesarios para una emergencia de incendio.
Efecto: La ausencia de hidrantes suficientes provocaría que en una emergencia no se
pueda sofocar el fuego, ya que no se posee lo hidrantes necesarios para abastecer a
vehículos que se utilizan en estos casos y por ende no se cumple la misión a cabalidad.
Conclusión: Al no existir hidrantes necesarios en la ciudad, no se puede cumplir la misión
de la entidad y pone en peligro a la comunidad.
Recomendación:
Al Primer Jefe.-Conjuntamente con la autoridad municipal, deberán coordinar la colocación
de hidrantes en puntos específicos como lo señala la ley y así evitar cualquier percance en
alguna emergencia de incendio.
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila.
Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 09/04/2011 Fecha: 09/04/2011
137
3.4. FASE IV: Comunicación de Resultados.
CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PERÍODO 2010
FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Sra. Crespo Tania
Srta. Tipaluisa Priscila
AUDITORAS
ZAMORA-ECUADOR
2011
138
3.4.1. Programa para Comunicación de Resultados.
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
CR/PA
1/1
Nº PROCEDIMIENTO REF. REALIZÓ FECHA OBSERVACIONES
1 Carta de presentación del informe
ICR T.C. y P.T
2 Elaborar el Informe de Auditoría.
IA T.C. y P.T
3 Resultados de la aplicación de Indicadores. IA
T.C. y P.T
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María
Augusta.
Fecha: 13/04/2011 Fecha: 13/04/2011
139
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
INFORME DE AUDITORÍA
ICR
1/1
Zamora, 15 de Abril del 2011.
Crnl. Dr.
Joselito Chiriboga M.
Primer Jefe
CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA.
Presente.-
Como Auditora de la Universidad Técnica Particular de Loja he auditado la gestión del
“Cuerpo de Bomberos Zamora”, con el objeto de evaluar la eficiencia, eficacia y economía
con que se desarrollan las actividades.
El examen se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, en
lo que fue aplicable, como consecuencia se incluyeron técnicas y procedimientos de
auditoría que se consideran necesarios en las circunstancias presentadas.
Para evaluación de la gestión se utilizó parámetros propios de la empresa y aquellos que se
aplican en los procesos administrativos eficientes; con una planificación de 60 días
laborables, en el período del año 2011.
El informe contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones que servirán de guía
para mejoras reales y potenciales en la Institución.
Atentamente
Crespo Tania JEFE DE EQUIPO
140
3.4.2. Informe de auditoría de gestión
Dictamen de los auditores independientes
CAPITULO I
3.4.2.1. Información introductoria
Motivos del examen
La Auditoría de Gestión realizada al CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA, durante el
periodo del año 2010, corresponde a un trabajo práctico de tesis previo a la obtención del
Título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría; por esta razón se efectuará el examen
cumpliendo con los parámetros establecidos y demás normas reglamentarias inherentes al
desarrollo de una auditoría, que incluyen pruebas selectivas a los procesos y procedimientos
de auditoría considerados necesarios de acuerdo a las circunstancias del estudio en la
empresa, para de esta forma determinar los niveles de eficiencia, eficacia y economía de
sus operaciones y posteriormente emitir criterios para el mejoramiento de sus actividades y
procesos.
Objetivos del examen
Objetivos generales
Realizar una Auditoría de Gestión al Cuerpo de Bomberos Zamora, para evaluar los niveles
de eficiencia, eficacia y economía, los mismos que permitirán determinar falencias e
identificar oportunidades de mejora con la finalidad de ayudar a la dirección a lograr una
administración eficaz a través la aplicación de indicadores de gestión que contribuyan a
generar una propuesta de mejoramiento e innovación continuo.
Entre los principales objetivos que se pretenden alcanzar en la presente auditoría se citan
los siguientes:
a. Evaluar el grado de rendimiento y calidad en el cumplimiento del servicio que brinda
la institución.
b. Evaluar la organización de los procesos y las operaciones frente a las políticas,
planes y procedimientos establecidos, para determinar el grado de cumplimiento
alcanzado.
c. Verificar el grado de confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de
decisiones.
d. Detectar posibles falencias y debilidades en las que estén incurriendo dicha entidad.
Alcance
La Auditoría cubrirá el análisis a la gestión de recursos que conforman los objetivos, misión
y visión generados por la Entidad en el año 2010, del “Cuerpo de Bomberos Zamora”
Cubrirá el periodo comprendido entre el 1ero de Enero al 31 de Diciembre del 2010.
141
Recurso Recurso Humano
El desarrollo de la presente auditoría fue realizada por la auditora, cuyos datos se muestran
a continuación:
NOMBRE CARGO INICIALES
Tania Lorena Crespo Orbe Auditora T. C.
Priscila Lizeth Tipaluisa Crespo Auditora P. T.
Recursos Materiales
Para la Auditoría de Gestión a realizarse se va a requerir de los siguientes equipos y
materiales:
EQUIPOS:
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
Computadora Laptop 1
Impresora 1
Memoria Flash 1
MATERIALES:
DESCRIPCIÓN MEDIDA CANTIDAD VALOR
UNTARIO TOTAL
Papel A4 Resma 2 USD 5.00 USD 10.00
Esferos Unidad 4 USD 0.25 USD 1.00
Carpetas Unidad 3 USD 0.30 USD 0.90
Cartucho para Impresora
Unidad 2 USD 25.00 USD 50.00
TOTAL USD 61.90
Recursos financieros
Todos los gastos que se incurrieron por concepto de la realización de la presente Auditoría
de Gestión se detallan a continuación:
OBJETO TOTAL
Transporte USD 25,00
Información de la Empresa
Base legal
Debido a que en nuestro país existían muchos Cuerpos de Bomberos sin estar legalizados,
mediante el informe del examen especial realizado por la Contraloría a la Dirección Nacional
de Defensa Contra Incendios del Ministerio de Bienestar Social, con corte al 31 de octubre
de 1995, se recomienda legalizar la existencia de varios Cuerpos de Bomberos que
142
funcionan en el país, cuya base legal de creación no ha sido posible recopilarla; por tanto, el
Ministerio de Bienestar Social expide el Acuerdo Nº 01281 de fecha 18 de mayo de 1999,
por el cual ratifica la existencia y funcionamiento de 17 Cuerpos de Bomberos de la Tercera
Zona, entre los cuales consta el Cuerpo de Bomberos de Zamora.
Principales disposiciones legales
Las actividades y operacionales del Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Zamora, a más de
las disposiciones legales citadas están normadas por las siguientes disposiciones
específicas, tales como:
Constitución de la República del Ecuador, Arts. 14, 15, 30, 31, 85 y más aplicables.
Ley de Defensa Contra Incendios y su Reglamento.
Ley Orgánica de Servicio Público – LOSEP.
Código de Trabajo.
Ley de Contratación Pública.
Y todas las demás leyes que los rigen.
Misión
Que es deber del Estado Ecuatoriano, procurar la seguridad física y material de las
personas contra los flagelos ocasionados por el hombre o la naturaleza en las diferentes
poblaciones del país. De hecho nuestra Institución Bomberil, tiene la misión de ofrecer un
servicio integral de seguridad, encaminado a prevenir, salvaguardar la vida y bienes de la
comunidad; con acciones oportunas y eficientes en la lucha contra el fuego, rescate y
salvamento; atender emergencias producto de los fenómenos naturales y/o antrópicos, con
la preparación técnica de su personal: en prevención y combate de incendios, atención pre
hospitalaria, rescate vehicular, rescate en estructuras colapsadas, incendios forestales y
estructurales, búsqueda y rescate en selva y rescate acuático. Conjuntamente con la
comunidad zamorana chinchipense.
Visión
Nuestra visión es constituirnos a futuro en una entidad Bomberil líder, capacitada
profesionalmente, con funcionarios tanto operativos como administrativos, que tengan una
preparación acorde con las exigencias del mundo moderno y espíritu altruista, a fin de
alcanzar los niveles óptimos de calidad y excelencia, para la tranquilidad y satisfacción de la
comunidad zamorana chinchipense. Así como también contar con nuestra infraestructura
adecuada para el buen funcionamiento del Cuerpo de Bomberos Zamora.
Estructura orgánica.
La estructura organizacional del Cuerpo de Bomberos, responde al principio de segregación
de funciones acorde a la jerarquía de cada dependencia, de acuerdo a los siguientes niveles
administrativos.
Consejo de Administración y disciplina.
143
Objetivos y finalidades de la entidad.
La principal finalidad de la entidad, es procurar con la seguridad física y material de las
personas contra los flagelos ocasionados por el hombre o la naturaleza, entre los principales
objetivos tenemos:
- Prevención y combate de incendios
- Acciones de rescate vehicular.
- Atención pre-hospitalaria.
- Rescate en deslaves e inundaciones.
Principales actividades, operaciones e instalaciones
Actividades
Programa de inspecciones de locales comerciales, distribuidoras de hidrocarburos,
empresas mineras, abastos, insumos, etc.
Monitoreo permanente de zonas consideradas de alto riesgo.
Atención de emergencias y traslado de víctimas de accidentes.
Acción social comunitaria.
Convenio de cooperación Interinstitucional.
Preparar a las comunidades que se encuentran en zonas de alto riego en materia de gestión
de riesgos.
Capacitar a los estudiantes de primaria, secundaria y comunidad con el fin de concienciar a
la población para una mejor respuesta ante una emergencia.
Elaborar las ayudas de instrucción para los programas de capacitación.
144
CAPÍTULO II
3.4.3. Resultados del examen
3.4.3.1. Resultado de la evaluación del control interno por componente.
Consejo de Administración
Hallazgo Nº 1
Título: El Consejo de Administración no elabora ni aprueba cuadros tarifarios de multas.
Condición: El Consejo de Administración debe elaborar, analizar y aprobar cuadros
tarifarios de multas de manera equivalente a la actividad y magnitud del negocio o infracción
que se haya cometido, y de esta forma puedan ejecutarse por el personal operativo.
Criterio: Reglamento General para la Aplicación de la Ley de Defensa Contra Incendios.-
Art. 35 Recaudación de multas.- En los casos den que el fallo expedido por el Comisario
Nacional de Policía impusiera multa al contraventor, éste mediante orden impartida con
oficio al tesorero del respectivo Cuerpo de Bomberos para su recaudación que dichos
fondos serán depositados en la cuenta del Cuerpo de Bomberos.
Art. 36.- Registro de fondos recaudados.- Para el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo
anterior, los tesoreros de los cuerpos de bomberos deberán llevar un registro cronológico de
los fondos recaudados por tal concepto con sus respectivos recibos numerados. Este
informe lo elevarán mensualmente a la jefatura correspondiente.
Causa: El Consejo de Administración y Disciplina no elabora ni aprueba cuadros tarifarios
de multas que servirían de ingresos de la institución y de esta manera obtener solvencia
económica.
Efecto: Se disminuyen considerablemente los ingresos que se podrían recaudar al poseer
un cuadro tarifario en donde especifique cuanto le toca pagar a cierto negocio o según la
infracción cometida.
Conclusión: Al no elaborar ni aprobar cuadros tarifarios de multas y la falta de coordinación
entre el personal bomberil y el primer jefe, provoca pérdida de ingresos en la institución.
Recomendación:
Al Consejo de Administración.-Dispondrá realizar tablas de multas y promover su
aprobación, esto servirá para incrementar los ingresos en la institución, y así solventar
necesidades que existen dentro de ella.
145
Primer Jefe
Hallazgo Nº 2
Título: El Cuerpo de Bomberos no elabora una planificación de estrategias para determinar
el FODA de la institución.
Condición: La institución debe contar con documentos de planificación de estrategias para
determinar el FODA.
Criterio: Como primera autoridad de la entidad debe elaborar estrategias para determinar el
FODA de la institución, y de esta manera en conjunto con los señores miembros del Consejo
de Administración y Disciplina puedan tomar decisiones oportunas.
Causa: El no poder determinar con oportunidad cuáles son las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas que tiene la institución, ocasiona que se desaprovechen coyunturas
que pueda mejorar la entidad.
Efecto: El no contar con la planificación estratégica ocasiona que los recursos y bienes del
sector público no estén correctamente administrados ya que no se conoce las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas, en consecuencia se ha perdido el enfoque de la
misión visión y objetivos.
Conclusión: La ausencia de planificación estratégica y una incorrecta coordinación entre el
Primer Jefe y el Consejo de Administración y Disciplina provocó el desconocimiento de
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que posee la entidad, y de esta manera
la mala toma de decisiones.
Recomendación:
Al Primer Jefe: Elaborar inmediatamente con el Consejo de administración la planificación
de estrategias con la finalidad de determinar el FODA de la institución y de esta manera
establecer el curso de la organización a corto, mediano y largo plazo.
146
Primer Jefe
Hallazgo Nº 3
Título: El primer jefe del Cuerpo de Bomberos Zamora no cuenta con un catastro desde el
inicio de actividades de la Institución.
Condición: El Cuerpo de Bomberos debe contar con un catastro actualizado que
establezca una clasificación adecuada de los negocios que están bajo su jurisdicción.
Criterio: Art. 43.- Los Jefes de los Cuerpos de Bomberos solicitarán a los Concejos
Municipales y a la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros (DINAC), una copia de los
catastros de las propiedades urbanas y rurales para efecto de recaudación de la tasa predial
del uno y medio por mil, en el año siguiente.
Causa: Se da por la falta de coordinación y el desinterés del Primer Jefe al no solicitar al
Municipio el cuadro de catastro, según lo establece el artículo 43, para de esta manera tener
conocimiento de la clasificación de los negocios ya sea de acuerdo al tipo de actividad
tamaño, función , servicio que preste y ubicación del mismo, etc.
Efecto: Al no contar con un catastro bien definido de cuantos locales comerciales existen y
las categorías según el tamaño, función y ubicación, provoca que no haya ingresos
suficientes para la institución.
Conclusión: El Cuerpo de Bomberos se ve afectado por la disminución de recursos, ya que
no se coordina con el Municipio.
Recomendación:
Al Primer Jefe.- Dispondrá la coordinación inmediata con el Municipio, esto con la finalidad
de elaborar un catastro actualizado y la debida clasificación del tipo de actividad económica
que se realice.
147
Primer Jefe
Hallazgo Nº 4
Título: La falta de gestión con las Autoridades Municipales, en la entrega de certificados de
idoneidad para construcciones, provoca peligro para la comunidad.
Condición: EL Primer Jefe debe organizar relaciones de coordinación con las autoridades municipales, que permitan establecer técnicas que obedezcan lo que dispone la Ley de Defensa Contra Incendios.
Criterio: Art. 35.- Facultades especiales de los Primeros Jefes de cuerpos de
bomberos.- Los primeros jefes de los cuerpos de bomberos del país, concederán permisos
anuales, cobrarán tasas de servicios, ordenarán con los debidos fundamentos, clausuras de edilicios, locales e inmuebles en general y, adoptarán todas las medidas necesarias para prevenir flagelos, dentro de su respectiva jurisdicción, conforme a lo previsto en esta Ley en su Reglamento. Los funcionarios municipales, los intendentes, los comisarios nacionales, las autoridades de salud y cualquier otro funcionario competente, dentro de su respectiva jurisdicción, previamente a otorgar las patentes municipales, permisos de construcción y los permisos de funcionamiento, exigirán que el propietario o beneficiario presente el respectivo permiso legalmente otorgado por el cuerpo de bomberos correspondiente. Los primeros jefes de los cuerpos de bomberos y los funcionarios mencionados en el inciso anterior que no den cumplimiento a estas disposiciones y todas aquellas que se refieran a la concesión de permisos anuales y ocasionales de edificios, loca/es e inmuebles en general que sean idóneos, serán personal y pecuniariamente responsables de los daños y perjuicios ocasionados, sin perjuicios de la destitución de su cargo.
Causa: La falta de coordinación y aplicación de la Ley de Defensa contra Incendios provoca que se otorguen permisos de construcción por parte del Municipio de Zamora Chinchipe, sin medir el riesgo de accidentes que puede ocasionar la entrega de estas autorizaciones sin el visto bueno y control de la autoridad bomberil.
Efecto: El incumplimiento del Art. 35 de la Ley, provoca la inobservancia técnica y repercusión en la disminución de sus ingresos, puesto que significa el financiamiento para sus operaciones.
Conclusión: Una vez mas la falta de coordinación con el municipio hace que se entregue permisos de construcción sin el visto bueno del primer jefe provocando el riesgo de accidentes y con esto el incumplimiento de la misión y visión de esta entidad.
Recomendación: Al Primer Jefe: Debe ordenar en forma inmediata la aplicación de la Ley de Defensa contra
Incendios y exigiendo que las autoridades Municipales observen el cumplimiento de la
normativa, con la finalidad de otorgar estos certificados ya que significan ingresos para la
institución bomberil y así también evitar accidentes futuros.
148
Tesorera
Hallazgo Nº 5
Título: La Tesorera no presenta Informes Financieros periódicos al Consejo de
Administración y Disciplina para la toma de decisiones.
Condición: La tesorera tiene como función principal la entrega oportuna de la Información
Financiera.
Criterio: No se cumple la Norma de Control Interno 405-01 Aplicación de los principios y
normas técnicas de Contabilidad Gubernamental La contabilidad gubernamental se
basará en principios y normas técnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las
operaciones y la preparación y presentación de información financiera, para la toma de
decisiones. 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y
presentación de información financiera Las operaciones deben registrarse en el
momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la
entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El
registro oportuno de la información en los libros de entrada original, en los mayores
generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de
la información.
Causa: La ausencia y el desconocimiento por parte de la autoridad en como administrar una
institución pública, provoca que no se exija la presentación en forma oportuna los informes
económicos.
Efecto: No se pueden tomar decisiones apropiadas ya que se desconoce la situación actual
de la empresa, por no contar con información financiera actualizada confiable y oportuna
Conclusión: Al no elaborar reportes financieros, la tesorera no informa, reporta, explica o
justifica por escrito al primer jefe y por su intermedio al Consejo de Administración, la
información financiera en forma oportuna acerca del uso de los recursos recibidos y
administrados y por ende no se toma buenas decisiones.
Recomendación:
Al Primer Jefe.-Exigir a la tesorera la presentación oportuna de los estados financieros.
A la Tesorera.-Elaborar periódicamente y oportunamente los informes financieros y
presentarlas a las autoridades pertinentes para la toma de decisiones.
149
Tesorera
Hallazgo Nº 6
Título: La tesorera no efectúa arqueos sorpresivos de los valores recaudados.
Condición: Las Normas de Control Interno indican la obligación de arqueos periódicos y
sorpresivos del efectivo.
Criterio: Inobservancia de la norma de Control Interno 405-09 Arqueos sorpresivos de los
valores en efectivo (párrafo 3) que indican que los arqueos serán efectuados por la unidad
de auditoría interna o por personas delegadas por la Unidad de Administración Financiera,
que sean independientes de las funciones de registro, autorización y custodia de fondos.
Causa: La falta de personal permite la inobservancia de las Normas de Control Interno
claramente establecidas.
Efecto: No existe control interno adecuado lo que provoca generación de errores de cálculo
y registro oportuno.
Conclusión: No se ha procedido a la realización de arqueos sorpresivos de caja desde su
creación a la fecha, por el hecho de no contar con suficiente personal y el desconocimiento
de la Autoridad ha provocado que no se efectúen esta clase de control del efectivo.
Recomendación:
Al Primer Jefe.- Efectuará o delegará la realización de arqueos aplicando las normas de
control interno y dispondrá de controles más rigurosos con respecto al uso de los recursos
de la entidad, puesto que del buen o mal manejo de estos capitales por parte del personal
dependerá el éxito o fracaso de la misma.
150
Tesorera
Hallazgo Nº 7
Título: La Tesorera no realiza un control interno de operaciones y actividades en la entidad
para medir el grado de eficiencia y eficacia.
Condición: La autoridad competente deberá realizar supervisiones constantes que permitan
verificar el cumplimiento de las operaciones y actividades.
Criterio: Normas de Control Interno 401-03 Supervisión, los directivos de la institución
establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar
que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos
institucionales, sin perjuicio del seguimiento del control interno.
Causa: El desconocimiento de la autoridad, la falta de personal y la confianza en exceso
provocan que algunas funciones del servidor público no se las efectúe con responsabilidad y
apegado a las normas que a ella rigen
Efecto: La falta de Control Interno provoca labores inapropiadas, funciones incompetentes
al confiar excesivamente en los trabajos que desempeña todo personal.
Conclusión: Al no contar con personal suficiente que realice labores de apoyo en el
monitoreo de las actividades y operaciones de la entidad, no se está cumpliendo a cabalidad
con misión, visión y objetivos que se han planteado desde sus inicios.
Recomendación:
Al Primer Jefe.- Dispondrá al Consejo de Administración y Disciplina, el incremento de un
servidor en el área financiera que efectúe labores de apoyo para control interno de
actividades y operaciones de la Institución.
151
Personal Operativo
Hallazgo Nº 8
Título: Falta de hidrantes en la ciudad, la coloca en un nivel de riesgo alto.
Condición: En las cabeceras cantonales debe existir hidrantes suficientes, sobre todo en
puntos estratégicos de la ciudad y disponibles para alguna emergencia.
Criterio: El reglamento de prevención de incendios para los Cuerpos de Bomberos en el
Art. 48.- [Hidrantes en vía pública].-Los sistemas de hidrantes en vía pública deben
instalarse a una distancia de 200 metros entre ellos y de acuerdo al número y diseño de las
necesidades de la ciudad. La válvula de paso del hidrante se ubicará a una distancia de 1
metro con caja de válvula que permita su fácil manipulación, siendo responsabilidad del
constructor de proporcionar el juego de llaves correspondientes para su operatividad al
propietario o administrador del proyecto. Por ningún motivo y forma, los hidrantes contra
incendios deben ser obstruidos, constituyendo tal conducta Lina falta grave establecida
como contravención en la Ley de Defensa Contra Incendios.
Causa: El incumplimiento de este artículo y falta de coordinación con el municipio al sugerir
que coloquen hidrantes, ocasiona que la ciudad está desprotegida por falta de estos
hidrantes que son necesarios para una emergencia de incendio.
Efecto: La ausencia de hidrantes suficientes provocaría que en una emergencia no se
pueda sofocar el fuego, ya que no se posee lo hidrantes necesarios para abastecer a
vehículos que se utilizan en estos casos y por ende no se cumple la misión a cabalidad.
Conclusión: Al no existir hidrantes necesarios en la ciudad, no se puede cumplir la misión
de la entidad y pone en peligro a la comunidad.
Recomendación:
Al Primer Jefe.-Conjuntamente con la autoridad municipal, deberán coordinar la colocación
de hidrantes en puntos específicos como lo señala la ley y así evitar cualquier percance en
alguna emergencia de incendio.
Atentamente
Crespo Tania y
Tipaluisa Priscila
AUDITORAS
152
3.4.3.2. Resultados de la aplicación de indicadores de gestión.
Perspectiva Financiera
Mantener una proporción superior a 2 puntos de liquidez durante el año 2010.
Interpretación
Luego de observar la relación activos corrientes/pasivo corriente se puede manifestar que
en este aspecto la gestión es eficiente, ya que por lo general se prefiere que la relación sea
igual a 2, en este caso es del 11.12, lo cual demuestra la capacidad que tiene la entidad
para cumplir con sus obligaciones, debido a que los pasivos son reducidos.
Incrementar los ingresos al 25% en relación al año anterior
Condición.- No se recaudaron ingresos según lo proyectado, más bien hubo deficiencia en
esta recaudación puesto que se redujeron en un 15%.
Criterio.- Según el Plan Operativo Anual se proyectó recaudar más que el año 2009.
Causa.- La falta de gestión por parte de sus directivos no se llegó a cumplir esta meta.
Efecto.- Se puede lograr si por parte de los directivos se ponen a trabajar con énfasis y
gestión administrativa pensando en la institución.
Mantener una proporción superior a 1 punto de solvencia económica durante el año 2010.
Interpretación
Luego de prestar atención en la relación ingresos corrientes/gastos corrientes, esto significa
que los ingresos corrientes son suficientes para atender a los gastos corrientes, además se
puede mostrar que en este aspecto la gestión es eficiente, ya que por lo general se prefiere
que la relación sea igual a 1, en este caso es del 1.76, lo cual significa la capacidad que
tiene la entidad para cumplir con sus obligaciones y otro tipo de gastos, debido a que los
ingresos son mayores a los gatos.
Perspectiva Clientes
Incrementar los clientes en un 15% en relación al año anterior.
INTERPRETACIÓN
Condición: Se disminuyó clientes en un 5.67 % durante el año 2010, respecto al año
anterior.
Criterio: El objetivo trazado fue de incrementar el 15%, no se cumplió la meta. Causa: Falta de gestión por parte de los directivos en incrementar más personal bomberil para llegar a realizar las inspecciones a todos los locales comerciales del cantón.
153
Efecto: Al no proceder a realizar inspecciones se está disminuyendo los ingresos que se pueden recaudar y por ende los comerciantes no le dan la debida importancia del servicio que está dando la institución
Brindar al menos 3 capacitaciones al año a la ciudadanía acerca de temas referentes a desastres e incendios.
INTERPRETACIÓN
Condición.- Que la ciudadanía en ningún momento ha recibido charlas de prevención de
incendios en la institución, ni por los medios de comunicación.
Criterio.- El Reglamento de la Ley de Defensa Contra Incendios así lo dice que los
bomberos deben de capacitar a la ciudadanía en lo que se refiere a prevención.
Causa.- Por haber poco personal en la institución, no se han podido establecer políticas ni
se ha planificado estas charlas dirigidas a la comunidad.
Efecto.- Como institución bomberil debe regirse estrictamente a las capacitaciones a la comunidad, pues los muchos incendios que se producen, es por falta de conocimiento.
Perspectiva Procesos Internos
Alcanzar el 100% de calidad en servicios que ofrece el personal del “Cuerpo de Bomberos Zamora”.
INTERPRETACIÓN
En base al resultado obtenido se puede deducir que la calidad en cuanto al servicio los
usuarios manifiestan estar satisfechos, este resultado se debe a que solamente son clientes
donde el personal del Cuerpo de Bomberos han realizado la inspección, por lo tanto,
significa que la institución debe emprender acciones destinadas a mejorar aún más los
servicios de inspecciones llegando a todos los locales comerciales, y de esta manera ofrecer
calidad, con la finalidad de lograr la recaudación según lo proyectado.
Cumplir el 90% de las inspecciones programadas.
INTERPRETACIÓN.
El resultado demuestra el grado de cumplimiento de lo planificado, esto se cumple el 100%
de las inspecciones que se han programado, y esto repercute en la calidad del servicio que
ofrece el Cuerpo de Bomberos Zamora, es necesario indicar que hace falta personal para
proyectar más inspecciones y de este modo captar recursos que son necesarios en la
entidad y así garantizar mayor seguridad a los usuarios y con ello mejorar el servicio.
154
Perspectiva Aprendizaje y Crecimiento
Capacitar al personal operativo, al menos cinco veces al año.
INTERPRETACIÓN
Condición.- La institución solamente está capacitando al personal operativo
Criterio.- Las Leyes del servidor público así lo disponen que el personal tiene que estar
siempre capacitado.
Causa.- Por falta de conocimiento de administración pública, por parte de su dirigente, no se
llegó a cumplir con este objetivo.
Efecto.- Solamente se presupuesta para capacitar al personal operativo y no al
administrativo, pudiéndose observar la deficiencia en la gestión del talento humano puesto
que es un factor preponderante en el logro de los objetivos empresariales.
Capacitar al personal administrativo en temas de liderazgo y trabajo en equipo. Al menos tres veces al año.
INTERPRETACIÓN
Condición.- En la institución no se han capacitado el `Primer y Segundo Jefe con cursos relacionados a su cargo, así mismo como temas de liderazgo y trabajo en equipo. Criterio.- Según la Ley de Defensa Contra Incendios los Primeros Jefes deben estar siempre actualizados en estos temas, así mismo el personal oficial, ya que en un futuro ellos también podrán ocupar este tipo de cargo. Causa.- Al no contar con un título acorde al cargo que va a ocupar, puesto que van a manejar recursos públicos. Efecto.- Es necesario que las primeras autoridades de la institución estén capacitados, pues ellos de esta manera dan ejemplo a sus subalternos. Atentamente Crespo Tania y Tipaluisa Priscila AUDITORAS
155
CONCLUSIONES
Y
RECOMENDACIONES
156
Conclusiones
Con el desarrollo de la Auditoría de Gestión al Cuerpo de Bomberos Zamora, se logró
cumplir el objetivo general planteado para este tipo de auditoría, que es evaluar los niveles
de eficiencia, efectividad y economía.
1. El Cuerpo de Bomberos Zamora no cuenta con edificio propio por lo tanto arriendan
un inmueble que no presta las seguridades mínimas necesarias, esto es al talento
humano como a los bienes, presentando de esta manera un alto grado de
vulnerabilidad en todo aspecto.
2. No disponen de cuadros tarifarios de multas aprobados por el Consejo de
Administración y Disciplina, lo que incide en la no recaudación de ingresos para la
Institución.
3. La ausencia de planificación estratégica y la falta de coordinación entre el Primer
Jefe y el Consejo de Administración y Disciplina, provoca el desconocimiento de
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la entidad, situación que no
permite mejorar la administración de la entidad.
.
4. La estructura orgánica de la Institución no se ajusta a la realidad, lo que conlleva al
desconocimiento de los deberes y obligaciones del talento humano, por ende no
disponen de un orgánico funcional que les permita distribuir al personal en sus
respectivos departamentos.
5. El Cuerpo de Bomberos Zamora no realiza gestiones con las Municipalidades de los
Cantones bajo su jurisdicción, respecto a la exigencia de los certificados emitidos
por el Cuerpo de Bomberos previo a la entrega de los permisos de construcción por
parte de las municipalidades.
6. La información financiera(El Estado de Resultados, Estado de Situación Financiar,
Estado de Flujo del Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio y Notas a los
Estados Financieros) no se presentan mensualmente al Con Administración para su
análisis y aprobación, incidiendo así en la toma de decisiones inadecuadas.
157
7. No se ha realizado arqueos sorpresivos a la cuenta caja desde su creación a la
fecha, por el hecho de no contar con suficiente personal y el desconocimiento de la
autoridad ha provocado que no se efectúen esta clase de control del efectivo
incumpliendo de esta manera la Norma .de Control Interno 405-09 que se refiere a
los Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo.
8. Al no contar con personal suficiente que realice labores de apoyo en el monitoreo de
las actividades y operaciones de la entidad, no se está cumpliendo a cabalidad con
la misión, visión y objetivos de la Institución.
9. En la zona urbana de la ciudad de Zamora se cuenta únicamente con dos hidrantes,
que en caso de un incendio la Institución Bomberil se encuentra limitada para sofocar
el fuego, incumpliendo de esta manera la misión para la que fue creada. La máxima
Autoridad del Cuerpo de Bomberos no a gestionado el cumplimiento de la Ley de
defensa contra incendios.
10. El Consejo de Administración del Cuerpo de Bomberos nombró como primer Jefe a
una persona que tiene relación de dependencia de otra Institución, por lo que su
presencia no es a tiempo completo, dando lugar de esta manera al incumplimiento
de sus obligaciones y a la falta de control de los deberes de sus subalternos.
158
RECOMENDACIONES
Del desarrollo del trabajo de fin de carrera y luego de determinar las conclusiones mas
relevantes procedemos ha preparar las siguientes recomendaciones:
1. El Primer Jefe del Cuerpo de Bomberos Zamora, considerarán obra prioritaria la
construcción del edificio e instalaciones propias, gestionando ante los diferentes
niveles gubernamentales la consecución de la obra.
2. El Primer Jefe del Cuerpo de Bomberos Zamora, preparará los cuadros tarifarios de
multas para ser aprobados por el Consejo de Administración y velar su correcta y
oportuna aplicación.
3. El Primer Jefe del Cuerpo de Bomberos Zamora, preparará el análisis FODA
periódicamente, a fin de determinar sus fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas, logrando de esta manera adoptar correctivos en la administración de la
institución.
4. El Primer Jefe del Cuerpo de Bomberos Zamora, preparara y presentara los
orgánicos estructural y funcional al Consejo de Administración para su aprobación,
organizando de esta manera al talento humano y asignando deberes y obligaciones.
5. El Primer Jefe del Cuerpo de Bomberos Zamora, diseñara las políticas de
coordinación interinstitucional, con la finalidad de lograr la prevención de incidentes y
lograr la entrega oportuna de los permisos respectivos.
6. La tesorera del Cuerpo de Bomberos Zamora, informara de las recaudaciones y del
egreso de valores mediante la presentación de los Estados Financieros(El Estado de
Resultados, Estado de Situación Financiar, Estado de Flujo del Efectivo, Estado de
Cambios en el Patrimonio y Notas a los Estados Financieros) como las cedulas
presupuestarias de ingresos y gastos, al Primer Jefe para su conocimiento y
aprobación del Consejo de Administración.
159
7. El Primer Jefe del Cuerpo de bomberos Zamora, encargará a una persona realice
arqueos sorpresivos a la cuenta Caja y realice constataciones físicas periódicas a los
bienes de la Institución.
8. El Primer Jefe del Cuerpo de Bomberos Zamora, hará el esfuerzo necesario para
crear el departamento de recursos humanos, el que se encargará de organizar,
delegar funciones y atribuciones al talento humano, logrando de esta manera el
cumplimiento de la misión y visión de la Institución.
9. El Primer Jefe del Cuerpo de Bomberos Zamora, exigirá el cumplimiento del Art. 48
de la Ley de defensa contra incendios y Art. 39 del Reglamento de la Ley en
referencia a los Municipios de su jurisdicción.
10. El Consejo de Administración del Cuerpo de Bomberos Zamora, al nombrar el Primer
Jefe, observara lo que señala el Art. 27 de la Ley de defensa contra incendios y Art.
18 del Reglamento de la Ley, considerando que las personas que conforman terna le
dediquen tiempo completo a la Institución.
160
BIBLIOGRAFÍA
161
Bibliografía
Andrade Puga R. (2011).Manual de Auditoría de Gestión. Ecuador.
Benjamín, F. (2007). Auditoría Administrativa. México: PERSON Educación.
Blanco Luna Y. (2010). Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral. Colombia:
Eco Ediciones.
Páginas de Consulta en Internet
Autor desconocido. Cuadro de mando integral (en línea). Disponible en: www.sinnexus.com/business_intelligence/cuadro_mando_integral.aspx (consulta el 29/06/2011)
CN. Crece Negocios. (2011). La planeación estratégica. Disponible en: www.crecenegocios.com/la-planeacion-estrategica (consulta 10 /06/2011)
Freire M. Escuela Politécnica del ejército. (2011). Learning. Auditoría de gestión. Disponible en: www.espe.edu.ec:8700/bitstream/21000/3194/1/T-ESPE-030836.pdf (consulta 13/06/2011)
Maldonado Burgos M. (2007). ESPOL Auditoría de gestión para evaluar procesos administrativos, financieros y operativos de la empresa. Disponible en: www.dspace.espol.edu.ec/handle/123456789/10831 (Consulta 15/67/2011)
Gerencie.com. Autor no identificado. publicado en Septiembre 2008. Marcas de Auditoria. Disponible en: www.gerencie.com/marcas-de-auditoria.html (consulta 20/06/2011)
162
ANEXOS
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178
179
180
181
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA AL PRIMER JEFE.
PP/EPJ
1/1
Nombre del entrevistado: Dr. Joselito Chiriboga
Cargo: Primer Jefe
Entrevistadora: Priscila Tipaluisa.
Fecha: Jueves, 10 de marzo del 2011
Hora: 15H00
Lugar: Instalaciones de la entidad.
¿Cuál es su opinión sobre la situación actual del Cuerpo de Bomberos Zamora?
¿Cuáles considera que son las principales fortalezas y debilidades que existen en el
Cuerpo de Bomberos Zamora?
¿Cuentan con un reglamento Interno al cual se puedan regir?
¿Se lleva una organización administrativa y adecuada?
¿Dedica tiempo completo a la institución?
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 16/03/2011. Fecha: 16/03/2011.
182
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA A LA TESORERA.
PP/ET
1/1
Nombre del entrevistado: Lic. Carmen Ponce
Cargo: Tesorera
Entrevistadora: Priscila Tipaluisa.
Fecha: Jueves, 10 de marzo del 2011
Hora: 15H45
Lugar: Instalaciones de la entidad.
¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?
¿Cuáles considera que son las mayores dificultades que presenta el Departamento de
Tesorería?
Lleva un registro cronológico de los fondos recaudados por multas? Si, No ¿Porque?
¿Presentan informes periódicos de gestión financiera ante la alta dirección para la
toma de decisiones? Si, No ¿Porque?
¿Cuenta con un fondo de Caja Chica?
¿Realizan arqueos sorpresivos de los valores en efectivo recaudados?
¿Disponen de manuales, leyes reglamentos y normas para aplicarlas en el desempeño
de sus funciones?
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 16/03/2011. Fecha: 16/03/2011.
183
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA A LA SECRETARIA.
PP/ES
1/1
Nombre del entrevistado:
Cargo:
Entrevistadora:
Fecha:
Hora:
Lugar:
¿Qué tiempo trabaja en la empresa y cumple a cabalidad con la normativa con que se
rige esta institución?
¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?
¿Cuáles considera que son las mayores dificultades que presenta el Departamento de
Secretaría?
¿Registra todas las actas del consejo de Administración, convoca a sesiones del
Consejo y agenda las citas del primer jefe para asistir a diferentes actos?
¿Lleva un correcto archivo de los documentos de la institución?
¿Maneja Fondo de Caja Chica?
¿Dispone de mobiliario adecuado para el archivo de los documentos?
¿Asistido a cursos de capacitación para actualizar sus conocimientos de su
profesión?
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 17/03/2011. Fecha: 17/03/2011.
184
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA AL PERSONAL OPERATIVO BOMBEROS
PP/EPO
1/2
Nombre del entrevistado:
Cargo:
Entrevistadora:
Fecha:
Hora:
Lugar:
¿Cumplen con los requisitos y el perfil para pertenecer al Cuerpo de Bomberos
Zamora de acuerdo a la Ley de Defensa Cintra Incendios.
¿El personal operativo cuenta con todos los grados jerárquicos?
¿Se realizan ascensos una vez que se cumplan con los requisitos legales
reglamentarios?
¿Se cumple con el tiempo de permanencia en el grado de oficiales?
¿El personal operativo tienes diseñado sus funciones?
¿El oficial guardia controla que el personal de guardia cumpla con sus obligaciones?
¿Se realiza un registro de todas las emergencias atendidas?
¿Registran con documentos las inspecciones de todos los locales comerciales
visitados?
185
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA AL PERSONAL OPERATIVO BOMBEROS
PP/EPO
2/2
¿Supervisan la legalidad de los permisos de funcionamiento?
¿Se ha solicitado a las autoridades de la instalación de hidrantes en la ciudad?
¿Realizan Capacitaciones, actualizaciones, maniobras-simulacros, ascensos y
especialización al personal de la institución?
¿Cuentan con un departamento de: prevención, instrucción y logística?
¿Realizan la colocación de extintores en los locales comerciales, edificios de oficinas,
departamentos, etc.?
¿Realizan inspecciones de salida de emergencia a los locales que lo deben tener?
¿Asesoran a la comunidad del manejo del extintor en caso de incendio?
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 17/03/2011. Fecha: 17/03/2011.
186
“CUERPO DE BOMBEROS ZAMORA”
AUDITORÍA DE GESTIÓN Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA A CLIENTES
PP/EC
1/1
8. Según su criterio, ¿Cómo calificaría la atención que brinda el Cuerpo de Bomberos
Zamora?
Muy buena ( ) Buena ( ) Regular ( )
9. Ud. Conoce de todos los servicios que presta el Cuerpo de Bomberos Zamora.
Si ( ) NO( )
10. Ud. Ha sido capacitado por parte de esta entidad en temas referente a incendios y
deslaves.
Si ( ) NO( )
11. ¿Los servicios que ofrece el Cuerpo de Bomberos, se ajusta a sus necesidades?
Si ( ) NO( )
12. ¿Considera que el servicio que presta el Cuerpo de Bomberos es deficiente respecto a sus
expectativas?
Si ( ) NO( )
13. ¿Con cuanto calificaría la atención recibida por los bomberos en casos de emergencias?
Excelente ( ) Muy Buena ( ) Buena ( ) Mala ( ) Deficiente ( )
14. ¿Considera que se debe incrementar la eficiencia y eficacia o quizás los equipos que
utilizan los bomberos para brindar un mejor servicio a la comunidad?
Si ( ) NO( )
Elaborado: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 17/03/2011. Fecha: 17/03/2011.
187
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
1/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y VIGILANCIA
1 Elaboran y aprueban reglamentos internos para la institución.
10
2 Velan por la correcta aplicación de la Ley y sus Reglamentos.
10
3 Aprueban cuadros tarifarios de multas que servirán de ingresos para la institución.
10
4 Vigilan la gestión administrativa y económica de la institución.
10
5 Toman decisiones en base a informes presentados por Tesorería y Primer Jefe.
10
6 Cumplen con autorizar las adquisiciones que pase los 50 salarios mínimos vitales en observancia a las normas de contratación pública.
10
PRIMER JEFE
7 Cumple con vigilar el correcto funcionamiento del Cuerpo de Bomberos de su jurisdicción.
10
188
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora
COMPONENTE: 2/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
8 Cuenta con una planificación de estrategias para la determinación del FODA en el mejoramiento de la institución.
10
9
Informa anualmente al Consejo Nacional de Bomberos las actividades desarrolladas en el ejercicio de sus funciones.
10
10 Realiza campañas de difusión en materia de prevención de incendios, a fin de concientizar a la ciudadanía sobre las necesidades de colaborar en la mencionada labor.
10
11 Reporta mensualmente a la correspondiente jefatura de zona el detalle de las recaudaciones para efectos de estadística de control.
10
12 Otorga permisos anuales, clausura de locales y todas las medidas necesarias para prevenir flagelos y sancionar las violaciones a la Ley.
10
13 Cumple con el orden regular para sus actos y trámites administrativos.
10
14 Administra la institución adecuadamente de acuerdo a lo que dispone la Ley y sus Reglamentos.
10
189
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora
COMPONENTE: 3/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
15 Dedica tiempo completo a la institución. 10
16 Asiste y organiza cursos periódicos de teoría y técnicas bomberiles.
10
17 Se ha levantado un catastro desde el inicio de sus operaciones.
10
18 Realiza autogestión con la finalidad de obtener más ingresos para la institución.
10
19 Dispone de una tabla para recaudaciones de multas por incumplimiento de la Ley de Defensa Contra Incendios.
10
20 Coordina con otras instituciones de servicio bomberil Nacionales y Extranjeras.
10
21 Entrega el certificado de idoneidad como requisito para otorgar permisos de construcción y patentes a los usuarios.
10
TESORERA
22 Lleva un control contable sobre las inspecciones que realizan los bomberos para los permisos de funcionamiento de los locales comerciales.
10
23 Realiza constataciones físicas de los activos con que cuenta la institución.
10
190
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
4/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
24 Cumple con los pagos oportunamente con el SRI y pagos al personal que labora en la institución.
10
25 Presenta informes periódicos ante la alta dirección para la toma de decisiones.
10
26 Le efectúan verificaciones diarias de las recaudaciones con la finalidad de verificar que los depósitos sean iguales con lo ingresado.
10
27 Le realizan arqueos sorpresivos de los valores recaudados.
10
28 Se depositan a tiempo los valores recaudados recaudaciones.
10
29 Lleva un adecuado manejo de documentos fuente que sustenta el asiento contable.
10
30 Elabora la proforma presupuestaria. 10
31 Lleva un registro por recaudaciones de multas. 10
32
Le realizan procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones a fin de medir la eficiencia y eficacia de los objetivos institucionales.
10
191
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
5/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
SECRETARIA
33 Lleva un correcto archivo de documentos enviados y recibidos.
10
34 Maneja el libro de actas del Consejo de Administración y Disciplina adecuadamente.
10
35 Realiza las tareas y funciones con puntualidad de acuerdo a las disposiciones emitidas por el Primer Jefe.
10
36 Atiende al público con amabilidad y cortesía.
10
37 Maneja el fondo de caja chica.
10
38 Cuenta con programa informático para el desempeño de sus labores.
10
39 Asiste a cursos de capacitación en actualizar conocimientos de su profesión u otros cursos.
10
40 Cuentan con mobiliario adecuado para el correcto archivo de documentos.
10
192
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora
COMPONENTE: 6/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
BOMBEROS
41 Llevan el parte diario de las actividades. 10
42 Se encargan del mantenimiento y conducción de los vehículos que tiene el Cuerpo de Bomberos.
10
43 Realizan las inspecciones a todos los locales comerciales de la ciudad y cantones de su jurisdicción.
10
44 Cumplen con atender incendios forestales, estructurales y prevención de incendios.
10
45 Atienden accidentes de tránsito, atención pre-hospitalaria, rescate en estructuras colapsadas.
10
46 Elaboran informes de actividades y emergencias atendidas.
10
47 Frecuentemente realizan simulacros para en casos de emergencias.
10
48 Atienden las disposiciones emitidas por la Primera Jefatura conforme a lo que determina la Ley de Defensa Contra Incendios.
10
193
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PE/CCI
ENTIDAD: Cuerpo de Bomberos Zamora COMPONENTE:
7/7
FECHA: 01 de Enero del 2010 CORTE: 31 de Diciembre del 2010
Nº PREGUNTAS Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado por el auditor
NO SI N/A POND. CALF. OBSERVACIONES
49 Para el ingreso al Cuerpo de Bomberos el aspirante debe cumplir con un perfil académico.
10
50 El personal operativo cuenta con todos los grados jerárquicos.
10
51 Han elaborado un catastro de locales comerciales de la ciudad.
10
52 En coordinación con el Primer Jefe solicitan hidrantes en puntos clave de la ciudad al Municipio de la ciudad.
10
53 Se cuenta con personal de prevención, instrucción y logística.
10
54 Se capacitan frecuentemente para dictar conferencias, dirigir, charlas, mesas redondas, cursos de capacitación y efectuar campañas de cualquier nivel.
10
TOTAL Ʃ 540 391
Elaborado por: Crespo Tania y Tipaluisa Priscila. Revisado por: Solano de la Sala Torres María Augusta.
Fecha: 25/03/2011. Fecha: 25/03/2011.
