2014-05-21

Vårt dnr. 115/14-103Ert dnr. RA 06 - 2013/4851

Digisam, Riksarkivet               

Digisams frågeschema för arbetet med myndighets/ institutionsvisa planer

1. Myndighetens/institutionens namn:

Tekniska museet

1.1.Hur ser myndighetens/institutionens explicita uppdrag enligt instruktion, regleringsbrev etc ut, i relation till regeringens nationella strategi Digitalt kulturarv?

I de statliga riktlinjer som reglerar Tekniska museets verksamhet betonas att museet ska: öka tillgängligheten till samlingarna och förbättra förutsättningarna för samlingarnas bevarande.

I museistiftelsens stadgar återfinns liknande formuleringar. ”Museet skall särskilt vårda, förteckna […] sina samlingar och hålla dem tillgängliga för allmänheten”.

I dessa uppdrag finns inget explicit formulerat om att utnyttja den digitala tekniken för att uppnå målet men vi menar att museet mest effektivt kan uppnå målen genom att just använda den digitala tekniken för såväl bevarande som tillgängliggörande av samlingarna.

Uppdraget inom nationella strategin ”Digitalt kulturarv” att utarbeta digitaliseringsplaner för bevarande och tillgängliggörande ligger därmed

TEKNISKA MUSEET, NORRA DJURGÅRDEN, MUSEIVÄGEN 7, BOX 27842, 115 93 STOCKHOLM, SWEDENTEL +46 8 450 56 00, FAX +46 8 450 56 01, PG 194200-2, BG 165-5349, ORG.NR 802005-9187, WWW.TEKNISKA MUSEET.SE

helt i linje med museets strategier för att effektivt och verkningsfullt uppfylla statliga riktlinjer och stiftelseuppdrag.

1.2.Hur ser samlingarna ut? Vad består de av för slags material?

Samlingen består av ca 56 000 föremål, ca 300 000 + 500 000 fotografier1, ca 1 100 hyllmeter arkivalier (däribland ca 200 000 kartor och ritningar) och ca 50 000 boktitlar. Det finns också en mindre mängd rörlig bild, ljudupptagningar, konst (se ”mängdmatris”). Insamlingen har pågått sedan 1920 talet. Det finns en stor variation av såväl härkomst som tillkomsttid av samlingen, tyngdpunkten ligger dock på Sveriges industrialiseringsperiod, i slutet på 1800-talet fram till 1950-talet. Under museets tre första decennier tillkom nästan 60 procent av dagens föremålsbestånd. På senare tid är nyaccessionen betydligt mer restriktiv och följer en utarbetad insamlingsplan2. 100 – 300 föremålsnummer berikar numer samlingen årligen.

I arkivet finns dokument, kartor och bilder som beskriver hur svensk industri och teknik har utvecklats genom tiden. Här finns också ritningar över industriella anläggningar, verktyg och produkter. Förvärv till arkiv och bibliotek är än mer begränsad än till föremålssamlingen.

1.3.Hur hanteras förhållandet mellan myndighets/institutionsarkiv och samlingar3?

I den digitaliseringsplan museet avser färdigställa till 2015 läggs fokus på samlingarna. Den verksamhet som bedrivs på museet som resulterar i arkivalier som har direkt koppling till samlingarna behandlas dock också i planen. Det rör sig främst om två områden:

Fotografisk dokumentation av objekt i föremålssamlingen och komplettering av metadata kring samlingar eller enskilda objekt i samlingarna

Samtidsdokumentation

2

Tekniska museet omfattas inte av arkivlagen. Arkivhandlingar som inte ovan beskrivits kommer att regleras i andra dokument än digitaliseringsplanen. Detta kommer att göras i samband med att museet inför genomgående och systematisk e-arkivering.

1.4.När antas planen formellt? När kommer den att revideras?

Digitaliseringsplanen kommer att antas av museets styrelse under 2015. Den kommer att utgöra underlag inför den årliga verksamhetsplaneringen. Den kommer att revideras minst var tredje år.

Ev. kommentarer:      

Ev. bilagor: Policy för dokumentation, insamling och gallring Tekniska museets Program för dokumentation, insamling och

utställningar 2013-2017

2 Se bilagorna ”Policy för dokumentation, insamling och gallring” resp. Tekniska museets program för Dokumentation, insamling och utställningar 2013 – 2017.Syftet med policy och program är att förvärva föremål som berikar och kompletterar samlingen med fler perspektiv, speglar mångfald och sker i samband med planerade utställningar för fördjupad kunskapsuppbyggnad och koppling mellan nu och då.3 Med myndighet/institutionssarkiv avses här de arkiv som bildas av allmänna handlingar från myndighetens/ institutionens verksamhet, och som omfattas av arkivlagen (1990:782). Med samlingar avses de mängder av objekt som en kulturarvsinstitution förvaltar, t ex böcker, konst, museiföremål, enskilda arkiv och andra forskningsmaterial.

3

2. Styrning – Med styrning avses här den övergripande strategiska ledningen av myndighetens/institutionens arbete med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation – med avseende på bland annat mål, struktur och strategiska vägval.

2.1.Planeras utvecklingsinsatser4 inom området styrning under perioden fram till och med 2015? Vilka?

Vi kommer att under perioden:

Utarbeta en digitaliseringsplan med prioriteringar för vad som ska digitaliseras

Investera i ett nytt bild- och föremålshanteringssystem. Genom att ersätta nuvarande egenutvecklade, och därmed sårbara system, med ett system som används av fler, ska förvaltningen säkras, kvalitetssäkras och i högre grad följa standarder, vilket långsiktigt säkerställer bevarandet av informationen.

Följa centralmuseernas samarbetsråds rekommendationer vad gäller samarbetet med Wikimedia Sverige.

Rekrytera en arkivarie med e-arkiv kompetens och erfarenheter av digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande.

Medverka till att hitta bättre metoder att mäta hur kulturarvsinformation används

Att ställa oss bakom och arbeta enligt de vägledande principer för arbetet med digitalt kulturarv som Digisam utarbetat (bifogas)

Att följa arbetet som pågår med syftet att underlätta användandet av länkad öppen data (LOD) och olika former av auktoriteter med syftet att möjliggöra semantiska sökningar.

Att öka användbarheten genom att exempelvis förenkla språkbruket vid registrering för att underlätta bland annat maskinell översättning.

4 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet.

4

I nedanstående tabell har planerade insatser fram till och med 2015 sammanfattats utifrån Förvaltning, Tillgängliggörande och Bevarande (även kopplat till Digisams uppdelning i Styra, Producera, Använda och Bevara):

Förvaltning (Styra och Producera)

Tillgängliggörande (Använda) Bevarande (långsiktigt)

Utarbeta museiövergripande strategier och långsiktiga prioriteringar (till den digitaliseringsplan som museet fått i uppdrag att ta fram) och i det arbetet följa vägledande principer och CMS:s samverkan.

Museet utan väggar.Vara där användarna finns (ex Wikipediasamarbetet), underlätta användningen med lättillgängligt material och information om villkor för användning, följa utvecklingen med semantisk webb

Rutiner och strategier för migrering och långsiktig lagring

Investera och implementera ett nytt bild- och föremålshanteringssystem (standard)

Prioritering utifrån - Kundorientering (efterfrågan)- Rariteter (ikonstatus, känslighet)- Museets fokusområden utifrån Program för dokumentation, insamling och utställningar- Samverkan (skola koppling läroplan, andra museer och kulturarvsinstitutioner)

Samverkan för utveckling av långsiktig lagring

Policys och rutiner för att kvalitetssäkra metadata och öka användbarheten(enkelt språkbruk, villkor för användning, dialog med allmänheten etc)

Språk: översättningsbart/Läsbarhet

Nytt bild- och föremålshanteringssystem (standard)

Följa standarder (format, metadata, auktoriteter etc)

Undersöka och förhoppningsvis implementera bildbeställning på nätet

Prioritering och satsning utifrån bevarandeskäl (raritet, känslighet)

Rekrytering av arkivarie (kompetensförsörjning) samt satsning på projekt.

Undersöka nya sätt att tillgängliggöra material i samband med byte av databassystem för

5

bild- och föremålshantering

2.2.Vilka är myndighetens/institutionens mål för digitaliseringsarbetet och hur relaterar det till visionen för verksamheten?

Tekniska museet strävar efter att vara ett museum utan väggar, präglat av hög tillgänglighet och kundorientering. Vårt mål är att få fler, nya och nöjda besökare, såväl till museet som till de kanaler där vi på olika sätt tillgängliggör samlingarna digitalt. I takt med den digitala utvecklingen har förväntningarna på tillgänglighet och service ökat markant. Dagens publik, i synnerhet unga, men även forskare och personer i allmänhet, ställer höga krav på digital närvaro och lättillgängliga samlingar. Mycket av det som för bara några år sedan var extraservice, ses i dag som självklarheter.

Digitaliseringen är därför central av såväl bevarande som tillgänglighetsskäl, och kommer att vara ett prioriterat område för museet de närmaste åren. Den digitala tekniken hjälper oss att effektivisera förvaltningen och utveckla tillgängligheten på ett sätt som tidigare inte var möjligt. Redan idag sker i princip allt arbete med förvaltningen av samlingarna med hjälp av digitala verktyg. Flera av de digitala samlingssystemen är också integrerade. Exempelvis är all konserverings-, lån- och erbjudande/förvärvsadministration integrerad i föremålsdatabasen och bilddatabasen är integrerad med arkivdatabasen. Idag prioriteras digitalisering av nyförvärv för att snabbt kunna tillgängliggöra dessa, men omfattande arbete krävs för att komma ifatt med retroaktiv digitalisering av samlingar (framgår av bifogad mängdmatris). I den kommande digitaliseringsplanen kommer vi i detalj att utforma såväl vägledande kriterier för prioritering som mål för den omfattning olika material ska digitaliseras.

Utifrån museets mål ser vi dock redan nu följande grunder för prioritering:

Efterfrågan (ofta efterfrågat från allmänheten, skolan ex kopplat till läroplan, annan efterfrågan etc)

Rariteter (föremålet är unikt, har ikonstatus)

Bevarande (föremålet ömtåligt)

6

Aktualitet (föremålet kan belysa samtidfråga, kan skapa efterfrågan kring ett spännande material)

Samverkan (skolan eller Kulturinstitutionsgemensamma projekt kring tillgängliggörande av kulturarv)

Fokusområden i museets Program för dokumentation, insamling och utställningar 2013-2017 kommer också utgöra grund för prioriteringar fram till 2017, därefter kommande program.

För att underlätta användning ska prioriterade delar av samlingen genomgå kvalitetsförbättringar som attraherar och tillgodoser önskemål från våra användare, såsom ökad kvalité i digitaliseringen av objekt och förbättrad digital information om objekten. I syfte att nå fler ska publiceringen av digitalt material ske på de digitala kanaler där användare finns. Informationen ska vara lätt att tillägna sig för alla, sättet att skriva enkelt och av tillgänglighetsskäl anpassat för maskinöversättningar. Bilder ska kunna hämtas från webben och användarvillkoren för museets digitala material ska vara lättillgängligt för att öka användbarheten, exempelvis integrerad i bildfiler. Vi följer även utvecklingen av semantiska webben för att på sikt underlätta semantiska sökningar, när detta slår igenom.

Redan idag finns delar av samlingen tillgänglig på nätet och vi får i dialog med allmänheten ständigt mer kunskap om det vi lägger ut, vilket kontinuerligt förbättrar kunskapen och höjer kvalitén på metadata. Dialogen med allmänheten är därför ett mål i sig och för effektiv och bred kommunikation med allmänheten är digitaliseringen en viktig förutsättning.

Vi lägger idag extra stor vikt vid att förse nyförvärv med hög kvalité på metadata, och denna typ av kvalitetssäkring kommer vi att göra på de material vi prioriterar. Vi kommer att prioritera kvalitetssäkring, digitalisering och tillgängliggörande av de inventerade delarna av samlingen då satsningar på dessa bedöms som mer verkningsfulla och leder till bättre måluppfyllelse, än att använda tid och resurser till icke inventerat material. Vid sidan om, i mån av resurser, kommer givetvis även en kontinuerlig inventering av tidigare oinventerat material att ske.Ett omfattande arbete med kvalitetssäkring för ökad digital tillgänglighet och användbarhet kommer att ske i samband med byte av bild- och föremålshanteringssystem.

7

2.3.Hur är arbetet med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation organiserat inom myndigheten/institutionen? Projekt eller linjeverksamhet? Stor eller liten skala (inom eller utom myndigheten)?

Digitaliseringsarbetet sker i både projekt och linjeverksamhet. Metadataregistrering och fotografering/skanning sker löpande på avdelningen Samling, dokumentation och forskning. Merparten av den retroaktiva skanningen av fotografier utförs av Föremålsvård i Kiruna. När möjligheter finns för större satsningar som baseras på arbetsmarknadsåtgärder, exempelvis SESAM, Access och Kulturarvslyftet, sker verksamheten i projektform. I undantagsfall kan denna verksamhet också bedrivas i projekt med extern finansiering. TeliaSonera har bidragit till att omhänderta flera större samlingar med koppling till telekombranschen.

Idag arbetar en person heltid med att underhålla och utveckla bild- och föremålsdatabasen, kopplingen till K-samsök, arbetet med Sök i Samlingarna-konsortiet (d.v.s. den applikation med vilken samlingarna tillgängliggörs på museets hemsida) samt följer utvecklingen på digitaliseringsområdet. En intendent ombesörjer på delar av sin tjänst retroaktiv registrering av fotografier i bildarkivet. Museet har en arkivarie som på delar av sin tjänst löpande registrerar analoga arkivförteckningar till arkivdatabasen. All löpande fotografering sker digitalt. En (föremåls)magasinsassistent ombesörjer på delar av sin tjänst såväl fotografering av nyförvärv som retroaktiv fotografering av föremål. All löpande metadataregistrering vid nyförvärv av föremål sker också digitalt.

Arbetet med att tillgängliggöra samlingarna digitalt sker främst i linjen på avdelningen Samling, dokumentation och forskning. Samlingarna tillgängliggörs genom olika kanaler. Förutom sökapplikationer på webbplatsen har också ett relativt stort bildmaterial lagts upp på Flickr. Museet lägger också ut material ur samlingarna på såväl museets egen blogg som på Wikipedia.

8

I samband med större utställningsprojekt tillgängliggörs ofta samlingarna på specialanpassade webbplatser och kan då ske i en högre omfattning.

Vad gäller organisationen av det digitala bevarandet av kulturarvsinformationen lagras allt löpande på file- och sql-servrar eller ibland lokalt eller på dvd-skivor. Serverdriften köps från Statens maritima museer. Den tekniska supporten tillhandahålls av museets it-tekniker i samarbete med tekniker på Statens maritima museer.

Storleksmässigt rör det sig om ca 4,7 Tbyte, i huvudsak film och fotografier. En del tyvärr oregistrerat. Det metadata som lagras i sql-servrarna upptar ca 2 Gbyte.

2.4.Finns det en separat strategi för hanteringen av digitalt födda material – antingen de produceras inom den egna verksamheten eller införlivas med samlingarna genom förvärv/donation/inleverans?

Nej. I den kommande digitaliseringsplanen utformas en strategi för hur digitalt födda bilder och digitalt född samtidsdokumentation ska införlivas i samlingarna. Fram till och med 2015 kommer riktlinjer att utarbetas för digitalt födda bilder inom verksamheten för effektivisering och snabbare tillgängliggörande, se avsnitt 3.1.

2.5.Hur många årsverken är idag sysselsatta med digital produktion, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande på myndigheten/institutionen?5 Hur identifieras och säkras för framtiden den kompetens som krävs för planens genomförande?

Det är svårt att avgränsa antalet sysselsatta med digitalisering, men minst 4,5 årsverken arbetar mer direkt med detta. Vid beräkningen har

5 Häri innefattas planering av och operativt arbete med överföring av information, data och metadata till digitala format, insatser för att göra de digitala materialen maximalt använda samt för framtiden trygga digital information, data och metadata.

9

utgår vi från verksamheten 2013 och följer det ”diskussionsförslag” som utarbetats av Nordiska museet, bifogas.

Under 2013 gjordes inga större extraordinära insatser med direkt koppling till digital produktion, bevarande och tillgängliggörande förutom Kulturarvslyftprojektet. 2013 präglas mer av normalt löpande arbete. Som nämnts tidigare kan dock arbetsinsatsen, antal årsverken, skilja sig åt år från år beroende på extraordinära insatser i o m att projektmedel i samband med att t ex arbetsmarknadsåtgärder eller specifika utställningsprojekt kan tillföras.

I samband med planerade pensionsavgångar under de närmaste två åren kommer museet att säkra upp att nyanställda medarbetare har rätt kompetens för att fortsätta och utveckla arbetet med digitalisering. Generationsskiftet kommer att innebära att kompetensen och därmed personalresurserna inom området kommer att öka. Museet kommer också att arbeta för att etablera nya projekt med arbetsmarknadsstöd i syfte att fortsätta det arbete som grundlagts med hjälp av Kulturarvslyftet.

2.6.Finns formellt antagna kriterier för prioritering av material för överföring till digitalt format?

Nej. Detta kommer att finnas i den kommande digitaliseringsplanen.

2.7.Hur följs arbetet med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation upp, kvalitetssäkras och utvärderas?

Det planerade arbetet, enligt digitaliseringsplan, bryts ner i årliga handlingsplaner och följs upp på samma sätt som övrig verksamhet med exempelvis olika typer av nyckeltal exempelvis:

Andel av samlingen som är digitaliserad i förhållande till uppsatta långsiktiga mål

Andel av digitaliserat material som är tillgängligt via webben i olika kanaler

10

Andel digitala material som uppfyller uppsatta kvalitetsmål (upphovsrättslig märkning, kvalitetssäkrad metadata med utförlig information och anpassat språk)

Antal besökare som använt samlingarna via olika digitala kanaler Andel föremål med digital avbildning

2.8.Samarbetar myndigheten strategiskt med andra myndigheter på området?

Med syftet att utveckla och underhålla en webbaserad sökapplikation (Sök-i-Samlingarna) som integreras i museernas ordinarie webbplats och används för sökning mot K-samsök samarbetar museet med Västarvet, Statens historiska museum, Gotlands museum, Östergötlands museum och Region Blekinge.

I vår egenskap av informationsleverantör till K-samsök samarbetar vi med Riksantikvarieämbetet och på samma sätt med Digisam/Riksarkivet.

I samband med museets medverkan i centralmuseernas samarbetsråd sker också ett strategiskt samarbete. Vi följer exempelvis de rekommendationer som är utfärdade angående samarbetet med Wikimedia Sverige.

Ev. kommentarer:      Ev. bilagor:

Digisams vägledande principer för arbetet med digitalt kulturarv Förslag gällande frågan 2:5 Årsverken

11

3. Produktion – Med produktion avses här överföring av information, data eller metadata till (nya) digitala format genom scanning, avfotografering el dyl.

3.1.Planeras insatser för att öka tempot i produktionen under

perioden fram till och med 2015? Vilka?

Satsningen på nytt bild- och föremålshanteringssystem och prioriteringen på kvalitetssäkringen i samband med det, kommer att ta resurser i anspråk de närmaste åren. Vår bedömning är därför att inga extra större insatser för ökat tempo under perioden kommer att vara möjliga.

Vi fortsätter digitaliseringen av museets fotografier, som sker i samarbete med Stiftelsen Föremålsvård i Kiruna. Utöver det undersöks möjligheten att göra en liknande satsning på digitalisering av ofta efterfrågade ritningar i samlingarna. För detta krävs dock extern finansiering, samarbete och eventuella statliga satsningar av tidigare slag som exempelvis Access och Kulturarvslyftet.

Vi kommer att se över samtliga interna processer för digitaliseringsflöden och se vilka delar som kan effektiviseras, i syfte att försöka höja tempot för alla delar av samlingarna. Inom närmaste året förstärks arkivet med en arkivarie, med kompetens kring digitalisering, som ska stärka denna del av verksamheten och särskilt se över digitaliseringsflödet.

En särskild utmaning är att få kontroll över mängden digitalt födda bilder, som växer snabbt men inte alltid registreras. För ökad kontroll på flödet ska en ny bildpolicy och riktlinjer för hanteringen av digitalt födda bilder implementeras. Därmed ska även mängden digitalt födda bilder begränsas, registreringen göras kontinuerligt, varvid tillgängliggörandet av dessa bilder ökar.

12

3.2.Planeras utvecklingsinsatser6 inom området produktion under perioden fram till och med 2015? Vilka?

Utöver att se över flödena generellt kommer vi under perioden att:

Utforma rutiner och standarder för skanning/OCR-läsning Förbättra kvalitén på så kallade id-bilder på föremål i samlingen Effektivisera sättet att enkelt tillgängliggöra högupplösta

fotografier (beställning på webben) vilket även kräver en bildpolicy som ska tas fram på museet

Vid nyregistrering använda ett språkbruk som underlättar maskinell översättning

Vilka format &/eller standarder används idag för 3.3.Metadatregistrering/katalogisering7?

Vid katalogisering av böcker och tidskrifter används Mikromarc som använder Marc-standard.

Arkivalier förtecknas i Klara som i sin tur kan både läsa och skriva MARC (specifikt NAD-MARC), samt EAD och EAC med Riksarkivets anpassningar8. Metadata lagras inte löpande i något standardformat utan det är enbart vid export/import som standarderna används.

Idag registreras metadata med koppling till föremål- och bildsamlingar inte heller enligt någon vedertagen standard. I samband med export av

6 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet.7 Med format för metadataregistrering/katalogisering avses här den grundläggande informationsförteckning som görs då objekt införlivas i samlingen, t ex genom att vissa metadata (data om data) förs in i myndighetens/ institutionens system för samlingshantering. Olika standarder används inom olika sektorer, t ex MARC (bibliotek) och LIDO/CIDOC-CRM (museer).8 (http://xml.ra.se/EAD/RA_EAD.xsd och http://xml.ra.se/EAC/RA_EAC.xsd).

13

metadata till aggregatorn K-samsök sker en form av standardisering för att uppfylla de krav som ställs i o m senaste version av K-samsöks protokoll (1.1). Vid valet av ny föremåls- och bilddatabas kommer frågan om standard vara central. Systemen ska ansluta till vedertagen standard eller så ska de, då de används av en större grupp användare, kunna skapa en praxis som kan underlätta utbyte av information.

Registrering av metadata av såväl arkiv som bild och föremålssamlingen sker på MS-Sql-servrar och följer den standard och format som är tillämplig.

3.4.Avbildning/bildöverföring/OCR-läsning9?

Vid skanning av bilder används format och kvalité som vid normal digital fotografering, det vill säga: TIFF-format, 300 dpi, längsta sidan 35 cm, färgprofil RGB, 8-bitar. Idag finns på museet ingen policy som reglerar regler och rutiner för skanning och OCR-läsning av text. En sådan policy kommer att utformas under 2015.

3.5.Påsiktsbild/publik visning10?

Idag finns på museet ingen formellt tagen policy som omfattar regler och rutiner för publicering av vare sig text, bild, rörlig bild eller ljud men en sådan ska utformas under 2015.

Än så länge finns främst digitala fotografier eller bilder publikt tillgängliga ur samlingarna. Tillgängliga fotografier är lågupplösta (ofta 72 dpi) JPEG-bilder. Planer finns på att också publikt kunna tillhandahålla högupplösta TIFF-bilder. Det textmaterial som publicerats är i Pdf-format. Ett mindre antal digitala filmklipp publiceras också i form av YouTube-klipp.

9 Med format för avbildning/bildöverföring/OCR-läsning avses här skapandet av de ”digitala original”, de representationer som uppstår vid scanning eller annan överföring till digital form. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex PDF/a och TIFF 6.0.10 Med format för påsiktsbild/publik visning avses här de (ofta komprimerade) filformat som används för att ge allmänheten tillgång till data. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex PDF/a (text), TIFF/JPEG (bild), mp3 (ljud) och mp4 (rörlig bild/film).

14

3.6.Digital lagring &/eller bevarande11?

Fotografier sparas som TIF, 300 dpi, längsta sidan 35 cm. Digitalt född fotografierna sparas också som råformat, Dng-filer. Så kallade id-fotografering av föremål sparas enbart i JPEG, 72 dpi.Dokument sparas som TIF, Word, Pdf eller Pdf(A)

Ev. kommentarer:      

Ev. bilagor:      

11 Med format för digital lagring och bevarande avses här sådana (okomprimerade) filformat som används för långsiktigt bevarande av data och informationsstrukturer. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex TIFF 6.0, RAW (bild), Wave (ljud) och MPEG2 (rörlig bild/film).

15

4. Användbarhet – Med användbarhet avses här alla strategier som kan användas för att göra de digitala materialen maximalt lätta att hitta och använda.

4.1.Planeras insatser för att öka tempot i arbetet med användbarhet under perioden fram till och med 2015? Vilka?

Under perioden ska delar av samlingen som idag inte är tillgängliga, trots att de är digitala, tillgängliggöras för användning. Detta kan ske genom reglering av exempelvis upphovsrätts- eller ägandefrågor, vilket ofta är det som hindrar tillgängliggörandet.

Under perioden satsar museet särskilt på att tillgängliggöra fotografisamlingen. Ett tvärsnittsurval bilder ur museets samtliga arkiv ska under perioden digitaliseras och tillgängliggöras för att exemplifiera bilder ur samlingen.

Vi avser att under perioden fortsätta och förhoppningsvis intensifiera vårt arbete med att lägga ut fotosamlingar på Flickr och Instagram och förstärka vår närvaro på sociala medier genom att till exempel skriva om nyregistrerade förvärv på museets blogg och sprida information på Facebook och Twitter.

CMS-samarbetet med Wikipedia ska förhoppningsvis också öka användningen, tack vare samverkan för större verkningsgrad exempelvis mot skola.

4.2.Planeras utvecklingsinsatser12 inom området användbarhet under perioden fram till och med 2015? Vilka?

Utöver insatser som tidigare nämnts under andra avsnitt, exempelvis öka samarbetet med Wikipedia och förbättra språkbruket vid registrering, ska vi under perioden:

Göra det möjligt att, på webbplatsen, själv hämta högupplösta fotografier

12 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet.

16

Förbättra museets eget sökgränssnitt mot de samlingar som exporteras till K-samsök, inte bara museets egna samlingar. Gränssnittet ska kunna appliceras på såväl läsplattor som smarta telefoner. Utvecklingen ska ske i samarbete med Västarvet, Statens historiska museum, Gotlands museum, Östergötlands museum, Region Blekinge och Riksantikvarieämbetet. Möjligheterna att använda så kallad användargenererad och geotaggad information ska kunna erhållas.

Fortsätta att utveckla möjligheterna att använda s.k. exif-taggar (metadata lagrad i den digitala bildfilen). Syftet med detta är dels att kunna integrera olika typer av samlingsdatabaser (bilder och arkiv) och dels att man, utan koppling till databaserna, ska kunna ta del av metadata om bilden. Den senare funktionen är extra viktig i samband med att det börjar bli vanligt att man laddar ner fotografier från nätet och att man därmed förlorar kopplingen till den information som ligger i databaserna.

Att få till stånd en bildpolicy som ökar möjligheterna till en mer tillåtande CC-märkning av de fotografier där museet har upphovsrätten.

I samband med byte av bild- och föremålsdatabas undersöka alternativa kanaler/plattformar för digitalt tillgängliggörande av samlingarna.

4.3.Hur tillgängliggörs digitala material för allmänheten, inkl olika användargrupper (t ex forskare, barn, unga, personer med funktionsnedsättning)?

Museet strävar efter att tillgängliggöra samlingarna digitalt via flera olika kanaler. Ett kriterium för valet av kanal är att den ska nå många användare från olika målgrupper och vara så ”långlivad” som möjligt. En marknadsledande kanal som Flickr har utnyttjats flitigt hittills. Ett annat kriterium för vilka kanaler som används är också att så lite extraregistrering som möjligt ska vara nödvändig. Naturligtvis används

17

museets egen webbplats som en kanal och i och med att vi också levererar till K-samsök, och att de i sin tur levererar information till Europeana, är detta ytterligare kanaler som når ut till många, såväl barn och ungdom som forskare. I nuvarande bild- och föremålsdatabaser finns fält för lättläst och engelsk text. Vid all nyregistrering används enklare språk för ökad tillgänglighet och översättningsmöjligheter.

Museets webbplats är anpassad för Talande webb – ett uppläsningsverktyg för synskadade, men det har ännu inte varit möjligt att implementera denna tjänst på sidorna som pekar mot databaserna, exempelvis K-samsök. Vid förestående upphandling av nytt bild- och föremålshanteringssystem kommer denna funktionalitet för ökad tillgänglighet att vara ett krav.

4.4.Hur märks/licensieras13 digitala material upphovsrättsligt?

Allt publicerat bildmaterial märks upp med CC-licens eller med Public Domain. I nuläget används ofta CC-märkning som inte tillåter kommersiell användning eller bearbetningar men vi avser att se över möjligheterna till en mer tillåtande märkning.

4.5.På vilka sätt stödjer myndigheten tekniskt ökad sökbarhet? Ges digitala material beständiga identifierare (PID)14? Tillgängliggörs material som länkad öppen data (LOD)15?

13 Med märkning/licensiering avses här en tydlig markering (helst på objektsnivå) av materialets upphovsrättsliga status. Använd pd (public domain) för fria material med utslocknad upphovsrätt, CC (creative commons) för material med vissa förbehåll respektive © (copyright) för material med fullt ut hävdad upphovsrätt.14 Med beständiga identifierare/PID (persistent identifiers) avses här unika kodsträngar kopplade till varje objekt/post. Sådana PID:ar är en förutsättning för att man sedan med fasta länkar/URI (uniform resource identifiers) ska kunna skapa referenser mellan olika objekt/poster i ett nätverk som t ex Internet.

18

Museet eftersträvar ökad teknisk sökbarhet och arbetar aktivt för att möjliggöra användandet av auktoriteter. I det namnregister som är gemensamt för bild- och föremålsdatabaserna finns idag länkar till auktoritetsposter i Libris. Vi har vidare tagit ett initiativ för att försöka få till stånd auktoriserade geografiska platsangivelser (Riksantikvarieämbetet & Lantmäteriet). Vi följer också arbetet med KulturNav.

Det digitala materialet från samlingsdatabaserna har ”beständiga identifierare” (PID). Museet tillgängliggör ännu inte några egna rdf – resurser.

4.6.Hämtas/skördas/levereras data till någon aggregerande16 publik tjänst?

K-samsök (för vidare leverans till Europena), Flickr, Wikimedia Commons, Wikipedia.

Ev. kommentarer:      

Ev. bilagor:      

15 Med länkad öppen data/LOD (linked open data) avses här resurser som är fritt tillgängliga på nätet i maskinläsbara, icke-proprietära format och i enlighet med datamodellen RDF (resource description framework) som möjliggör meningsbärande länkar och därmed den framväxande semantiska webben. 16 Med aggregerande tjänst avses här en webbservice &/eller ett publikt gränssnitt som hämtar sitt innehåll från flera olika informationskällor, som t ex NAD, K-samsök eller Europeana.

19

5. Bevarande – Med bevarande avses här alla insatser som kan göras för att trygga information, data och metadata för framtiden.

5.1.Planeras insatser för att öka tempot i arbetet med bevarande

under perioden fram till och med 2015? Vilka?

Nej.

5.2.Planeras utvecklingsinsatser17 inom området bevarande under perioden fram till och med 2015? Vilka?

I samband med att museet under perioden avser byta bild- och föremålsdatabas kommer bevarandefrågorna säkras. Dagens bild- och föremålsdatabas är utvecklad på museet och utgör ett sårbart system i och med bristande möjlighet till långsiktig kompetensförsörjning. Genom att byta till ett system som används av en större användargrupp säkras relevant systemutveckling, service och kompetensutveckling långsiktigt.

5.3.Finns en strategi för materialets långsiktiga bevarande18?

Nej. Vi vill verka för samverkan, nationell koordinering och kraftsamling för långsiktigt bevarande, snarare än att varje kulturinstitution ska tillskapa resurser. I väntan på detta kommer vi att formulera en strategi i vår digitaliseringsplan.

5.4.Finns en teknisk lösning för långsiktigt bevarande?

Nej, se kommentar ovan.

17 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet.18 Med långsiktigt bevarande avses här bevarandearbete med siktet inställt på nästkommande generationer. Tekniskt sett innebär det en horisont på ca fem (5) år eftersom medellivslängden för digitala system (hårdvara och mjukvara) beräknas till mellan tre och sju år.

20

5.5.Hur säkras löpande konvertering/migrering/emulering19 till nya format och bärare?

I dagsläget har det inte funnits särskilt stora behov av konvertering/migrering. För ca 5 år sedan lagrades mycket av bildmaterialet på cd och dvd skivor. Detta material är nu överfört till hårddiskar. Frågan om rutiner för framtida konvertering/migrering kommer att aktualiseras i den kommande digitaliseringsplanen.

5.6.Finns en policy för eventuell gallring av fysiska bärare efter digitalisering av innehållet?

Nej. Tekniska museet har hittills betraktat objekten i sina samlingar som original och den digitala avbildningen som kopior varför gallring inte varit aktuell. Undantagsvis kan destruktion behövas av exempelvis miljöskäl eller bevarandeskäl och i sådana fall ska objekten digitaliseras innan avhändandet.

Ev. kommentarer:      

Ev. bilagor:      

19 Med konvertering/migrering/emulering avses här rutiner för att löpande säkra överföring av data till nya format, program och tekniska plattformar i takt med att de befintliga blir omoderna, föråldrade eller oläsbara.

21

6. Vilka material prioriteras högst för digitaliseringsinsatser under perioden fram till och med 2015? Vilka material är lägst prioriterade för digitalisering? Varför?

Under de närmaste åren prioriteras fotografier, föremål och särskilt efterfrågade ritningar. Inom dessa samlingar finns såväl nationellt som internationellt unikt material. Materialet efterfrågas av en bred målgrupp (se tabellen på sid 5).

Även arkivet innehåller unikt material. Inom de närmaste åren koncentreras resurser till kontinuerlig digitalisering av internt och externt efterfrågat arkivmaterial, samt eventuella satsningar utifrån samarbeten med skola eller andra museer och kulturinstitutioner. Detta innebär att vi koncentrerar oss på att börja tillgängliggöra det redan inventerade arkivmaterialet i första hand, för att parallellt arbeta med det relativt omfattande och därmed resurskrävande inventerings- och uppordningsarbete, som fortfarande fordras (se mängdmatris).

Lägst prioriterat är litteratur och tidskrifter då det i dessa samlingar finns få unika exemplar.

Ev. kommentarer:      

Ev. bilagor:      

22

7. Hur arbetar myndigheten/institutionen för att på andra sätt, med digitala verktyg, tillgängliggöra den övriga verksamheten – t ex konserveringsarbete, utställningar, pedagogiska program etc – för publik och användare?

Tekniska museet arbetar med digitala verktyg inom en rad olika områden för att tillgängliggöra den här så kallat övriga verksamheten. I korthet sker det genom att:

I utställningarna presentera information om bl a föremål, deras funktion, konstruktion och sammanhang, ofta på olika språk- och kunskapsnivåer med hjälp av digital teknik. I vissa utställningar används den digitala tekniken också för att interagera med besökaren liksom för att skapa interaktion mellan besökarna (t ex 100 Innovationer och Spelet om energin).

I programverksamheten genom olika former av tillämpad digital teknik som är ett integrerat perspektiv i utbudet, ex är kurser i programmering för barn sk ”barnhack”, teknikkollon på sommaren ”summer jam” mm. Vidare sker regelbundet webbsändningar av programutbud i form av Nördcaféer. Museet har också ett brett samarbete med lärosäten, forskare m fl för att presentera den senaste digitala tekniken.

I den pedagogiska verksamheten erbjuda möjlighet till tillämpad digital teknik, ex är programmering i Robotverkstan, kurser i scratch. Vidare finns en komplett radio- och tv-studio samt tidningsredaktion där klasser tillämpar dessa idag digitala tekniker och gör sändningar i radio- och TV-nät samt publicerar i olika digitala kanaler.

I marknadsföringen genom att kommunicera museets hela utbud via primärt digitala kanaler. Här intar museet något av en särställning genom sitt digitala fokus. Museet har väl upparbetade kanaler i sociala medier och har en mycket aktiv dialog kring allt ifrån utbud till andra ämnesrelaterade frågor i den egna bloggen, på FB, och Instagram, i Twitter mm. Museet har också en webbutik.

Co-creation är ett begrepp som genomsyrar verksamheten och där digital teknik är verktyg och tillämpning i stora delar

23

av verksamheten enligt ovan.

Ev. kommentarer:      

Ev. bilagor:      

24