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INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓNPROCESO ADMINISTRATIVO

28/09/2015

FORMATO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓN

Código:DG-100-FM-229Versión: 1

Vigencia:08/07/2015

TABLA DE CONTENIDO

1. DATOS GENERALES................................................................................................22. OBJETIVO DE LA AUDITORIA..................................................................................23. ALCANCE DE LA AUDITORIA..................................................................................24. CRITERIOS DE AUDITORÍA.....................................................................................25. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA..........................36. FORTALEZAS............................................................................................................67. HALLAZGOS DE AUDITORÍA...................................................................................68. CONCLUSIONES.......................................................................................................89. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS................................................................................8

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Vigencia:08/07/2015

Auditoría N° Fecha

Día Mes Año

21 05 2015

1. DATOS GENERALES

PROCESO AUDITADO ADMINISTRATIVOLIDER DE PROCESO JAVIER DARÍO MONTAÑEZ CARGO SECRETARIO GENERAL

AUDITOR LÍDER YOLANDA CASTRO SALCEDO CARGO ASESORA DE CONTROL INTERNO

OBSERVADORES Y/O ACOMPAÑANTES.NOMBRE: N/A CARGO: N/A

FECHA DE APERTURA AUDITORIA 21/05/15FECHA DE CIERRE DE LA AUDITORIA

21 / 05 /15

2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Verificar y evaluar la aplicación y el cumplimiento de los planes de Mejoramiento. Evaluar la existencia, implementación y mantenimiento de la eficacia, eficiencia y efectividad del

proceso, mediante la autoevaluación del proceso. Cumplimiento de la normatividad interna y externa del proceso. Evaluar el Sistema de Control Interno del proceso de acuerdo con los criterios de auditoría y los

procedimientos establecidos.

3. ALCANCE DE LA AUDITORIA

La auditoría contempla la verificación del cumplimiento del plan de mejoramiento, seguimiento Acciones riesgos (gestión y corrupción), diligenciamiento formato de autoevaluación, elaboración, aprobación, publicación y seguimiento de planes y programas relacionados con inventarios y PIGA.

4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Ley 87 de 1993 Resolución 400 de 2000: Plan General de Contabilidad Pública Decreto 1914 de 2003, sobre el saneamiento contable en el sector público y se dictan otras

disposiciones

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Decreto 943 de 2014 (Modelo Estándar de Control Interno, módulo de planeación y Gestión). Acciones establecidas en el Mapa de Riesgos (Gestión y Corrupción). Procedimientos y demás normas vigentes sobre el tema de inventarios y PIGA.

5. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA

La Ley 87 de 1993, ha definido que para el proceso del control interno, se deben considerar: El esquema de la organización, el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y los mecanismos de verificación y evaluación, los cuales se cotejan a través de la auditoría Interna, que realiza la Asesora de control interno a los procesos, para que finalmente se formulen las recomendaciones y ajustes o correctivos por parte de la Dirección y/o líderes de los procesos y procedimientos en procura de alcanzar los objetivos y metas preestablecidas, mejorando su desempeño mediante el fortalecimiento del control y la autoevaluación.

La Asesora de Control Interno, en cumplimiento de las funciones que le asisten de evaluación independiente de la gestión y del programa anual de auditoria 2015, aplicó el proceso auditor, llevando a cabo las siguientes actividades: Entrevistas, confirmación de datos, revisión de soportes documentales, identificación de responsables, análisis de información identificación de hallazgos y recomendaciones.Se dio inicio al proceso de auditora con la reunión de apertura, explicando el objeto, alcance, programación y metodología a utilizar durante el desarrollo de la misma.

Vale la pena mencionar que a pesar de haber acordado previamente con el Secretario General la fecha y hora para realizar la auditoría, no se presentó y la atendió la Coordinadora del Grupo de Administrativa y Financiera, sin embargo, se presenta el informe al líder del proceso.

Para el desarrollo del presente informe, se ha organizado la información evidenciada, atendiendo los procedimientos y actividades que se auditaron en el Proceso Administrativo, así:

1. Se verificaron las acciones que se encuentran en el PUMI, evidenciando que de las 12 acciones programadas (incluidas las acciones relacionadas para el Plan de Mejoramiento con la Contraloría General de la República (las cuatro acciones establecidas para el Plan de Mejoramiento con la CGR se encuentran cerradas, corresponden al 33% de las acciones del Plan de Mejoramiento establecidas para el proceso). Cinco acciones, corresponden al 41.66% (ADM-001, ADM-006, ADM-007, ADM-008 y ADM-009) se encuentran en desarrollo y 3, corresponden al 25% se encuentran sin iniciar (ADM-002, ADM-003 y ADM-004), sobre estas acciones, seis, es decir el 50% se encuentran vencidas y dos, es decir el 16% vencen tienen fecha de vencimiento el 30 de octubre. Por tanto, se evidencia que de las acciones planteadas para el plan de mejoramiento de las auditorías internas una de ellas, que corresponde al 25% y se consideró cerrada al plantearla como el seguimiento de las acciones anteriores para el nuevo plan de mejoramiento, pero como se evidencia se pasaron las acciones al plan de mejoramiento y éstas tampoco se han cerrado. De lo anterior se concluye que no se han cerrado las acciones establecidas en el plan de mejoramiento sobre las auditorías internas. El detalle de la acciones, la autoevaluación y el seguimiento se encuentran en el Plan de Mejoramiento. Hallazgo 1: No se han cerrado las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento sobre las auditorías internas, por tanto se incumple el Módulo Control y Evaluación, componente y elemento Plan de Mejoramiento, teniendo en cuenta que no se cuenta con un adecuado seguimiento al Plan de Mejoramiento, para asegurar el cumplimiento de las acciones planteadas. Se sugiere revisar y dar cumplimiento a las acciones de manera prioritaria, en especial teniendo

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en cuenta que seis de las acciones (75%) se encuentran vencidas y dos se vencen el 30 de octubre de 2015 (25%).

2. Al consultar a la Coordinadora de Administrativo y Financiera sobre los planes permitió verificar la existencia de los planes, se evidenció que: se encuentran los documentos en Word los planes de mantenimientos, servicios generales y administración de inventarios de bienes muebles, el PIGA se encontraba en un documento borrador, y en el momento de la auditoría no se encontraba evidenció que estuviera aprobado ni publicado. El cronograma de aseo y cafetería no se encontraba en el momento de la auditoría, sin embargo, se anexó posteriormente, no se evidenció el plan de inventarios del año pasado, como mejora se abrieron carpetas por funcionarios para controlar los elementos entregados. Al verificar nuevamente se evidenció que los documentos se publicaron en intranet en el mes de agosto, los documentos publicados no se encuentran firmados, ante esta situación la Coordinadora manifestó que los aprobó el Secretario General, como líder del proceso pero tampoco presentó la evidencia en donde los aprobara.

Observación 1: En el momento de la auditoría no se evidenció la aprobación de los planes asignados al proceso administrativo como es el de mantenimiento, servicios generales, PIGA, situación que fue subsanada y evidenciada con la publicación de los documentos en intranet. No se evidenció la aprobación de los mismos, por lo anterior, se incumple el MECI en cuanto al Módulo de Control de Planeación y Gestión, componente Direccionamiento Estratégico y elemento planes programas y proyectos. Se recomienda, solicitar la aprobación a los que aún no la tengan y realizar los respectivos seguimientos para asegurar el cumplimiento a las acciones planteadas en las fechas establecidas.

3. Al verificar con el técnico encargado del almacén se evidenció que existen se encuentran relacionados elementos de la seccional Cauca, que a pesar de que su valor está en cero en el aplicativo por la depreciación de los elementos. Al consultar al almacenista sobre esta situación manifestó que los bienes no se recibieron cuando se cerró la seccional y por esa razón aún se encuentran relacionados en el aplicativo, esta situación se presentó con la creación del Decreto 1006 de 2004 en donde se modificaron las funciones del INCI y por tal razón se cerraron las seccionales con las que contaba el INCI.

Hallazgo 2: La información relacionada en el aplicativo de inventarios con relación a la sede cauca no se encuentra actualizada, teniendo en cuenta que no se cuenta con los elementos relacionados, aunque esta información se encuentra depreciada, no coincide con lo registrado en el aplicativo. Lo anterior incide en el incumplimiento de la Resolución 400 de 2000, MECI en el eje transversal de Información y Comunicación – en el elemento Sistemas de Información y Comunicaciones. Se sugiere revisar el tema con la dirección para tomar una decisión y depurar la información en el sistema, según la decisión que se tome.

4. Se realizó seguimiento sobre el elemento sillas, tanto relacionados al almacenista, como sobre una muestra de sillas asignadas a funcionarios y de elementos asignados a las servidores públicos comparándolos físicamente evidenciando:

Sobre las sillas asignadas al almacenista (en su mayoría reintegradas al almacén por cambio con la compra de sillas realizada en la vigencia 2014) se evidenció:

o Cinco sillas relacionadas al almacenista no fue posible confrontarlas con las físicas, estas sillas están relacionadas en el aplicativo web safi con los números 34724, 35353, 33446, 33450, 33451.

o Hay placas de inventario que se registran en el elemento de forma manual, como por ejemplo la placa de inventario 32974 (ver evidencias fotográficas).

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o Seis (6) de las sillas se encuentran sin la respectiva identificación por la placa de inventarios, esta situación se presenta porque las placas utilizadas se desprenden fácilmente y/o se borra la información.

o Diecisiete (18) sillas físicas no se encontraban relacionadas en el aplicativo al almacenista, sin embargo al realizar la verificación física estaban bajo su custodia, las cuales se relacionan a continuación: 32983, 32976, 32998, 32980, 33420, 32989, 33436, 32974, 32972, 33440, 100, 456, 32995, 32986, 32452, 33449, 32973, 33437.

De la verificación realizada sobre los elementos a cargo del almacenista, sobre 35 sillas revisadas físicamente, 6 de ellas (17,14%) no fue posible confrontarlas por no contar con la placa de inventario, adicionalmente, se encuentran elementos que se encuentran físicamente y no se encuentran en el aplicativo y viceversa.

Por muestreo se verificó aleatoriamente los inventarios de seis (6) funcionarios (8.33%), así:

Germán Bolaños, Los elementos físicos concuerdan con los relacionados en el aplicativo para el servidor público.

Elmer Arias, Los elementos asignados corresponden a los relacionados en el aplicativo, sin embargo, la silla que tiene asignada no tiene placa de inventario.

Patricia Montoya, Los elementos asignados corresponden a los relacionados en el aplicativo, sin embargo, la silla que tiene asignada no tiene placa de inventario

Martha Cossio, la CPU y el monitor concuerdan con los elementos relacionados en el aplicativo, sin embargo no coinciden dos elementos: la papelera (relacionada en el aplicativo con el número 482 y físicamente tiene el número 273) de escritorio y la silla (relacionada en el aplicativo con el número 31282 y físicamente tiene el número 34949).

Martha Gómez, la CPU, monitor coinciden, la silla relacionada en el aplicativo con el número 34947, la silla física no tiene placa.

José Luis Buitrago, los números de placa coinciden con la que tienen los elementos físicos, sin embargo el micrófono manifestó no tenerlo por haberlo prestado a Lizbeth Herrera.

De la verificación realizada sobre la muestra escogida de los elementos asignados a los funcionarios se concluye que el 17,14% de las sillas verificadas para el almacenista, según el inventario asignado para él y de la muestra de seis funcionarios, 3 de las sillas (50%) de la muestra, no fue posible verificar si coinciden los elementos con los relacionados en el aplicativo por no contar con placa de inventario. Se prestó un elemento a un funcionario sin informar al almacenista para que realizara el ajuste respectivo en el aplicativo.

La Coordinadora informó que al respecto ya se han tomado acciones, mediante la contratación de una persona de apoyo al proceso y la solicitud de una impresora para las placas. Se verificó con el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien manifestó que la adquisición de la impresora para las placas de inventarios se encuentra en proceso.

Observación 2: Al verificar las sillas relacionadas al almacenista y sobre una muestra de seis funcionarios se evidencia que el 17,14% de las sillas a cargo del almacenista y el 50% de la muestra seleccionada para el caso de los funcionarios, no cuentan con placa de inventario o es marcada manualmente, adicionalmente un servidor público prestó uno de los elementos a su

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cargo a otra compañera sin reportar la información al almacenista para realizar los ajustes correspondientes en el aplicativo. Se incumple el MECI en módulo de control de evaluación y seguimiento, componente autoevaluación institucional, elemento Autoevaluación del control y la gestión. Se sugiere continuar con las acciones de adquisición de la impresora y contratación del personal de apoyo para el almacenista con el fin de realizar la verificación y depuración de inventarios y según el resultado incluir en el Plan de Acción Anual de 2016 estas actividades, en especial, teniendo en cuenta que el técnico a cargo de los inventarios está próximo a pensionarse y es importante que realice una adecuada entrega de los elementos que son propiedad del INCI.

5. Se observó que se encuentran elementos en el parqueadero que se consideran para darlos de baja, como es el caso de sillas y otros elementos, al consultar al almacenista informó que no ha sido posible realizar el trámite por corresponder a elementos de un comodato con el SENA, el cual no se ha liquidado. Adicionalmente, teniendo en cuenta que en la vigencia 2014 se cambiaron las sillas de los funcionarios atendiendo recomendaciones de salud ocupacional, se evidencia que no se han realizado los trámites de depuración de inventarios. (ver evidencias fotográficas). La Coordinadora manifestó que se han realizado trámites de consulta a la Oficina Asesora Jurídica, consultando sobre la viabilidad de dar por terminado el contrato unilateralmente, adicionalmente, se mencionó que se debe seguir el trámite para dar de baja los elementos como las sillas, en donde debe cumplirse el proceso, el cual se viene adelantando, en este proceso se decidió mantener un stock de 10 sillas para posibles contratistas que puedan requerirlas.

Observación 3: Aunque se han realizado varias subastas por el martillo, se encuentran elementos que no se encuentran en uso, como es el caso de elementos devueltos por comodatos y sillas a cargo del almacenista por cambio en la vigencia 2014, se cuenta con elementos improductivos, sin embargo se han adelantado gestiones para la depuración de los mismos. Se sugiere dar continuidad a las acciones para la depuración de inventarios y continuar con el seguimiento al cronograma definido.

6. Al hacer una visita al almacén se evidenció que hay elementos producidos en la imprenta para entregar a las instituciones educativas que aún se encuentran custodiados en el almacén sin culminar el proceso de entrega (ver evidencias fotográficas). La Coordinadora manifestó que la responsabilidad de la entrega de los elementos es de la Subdirección Técnica a quien se registró el hallazgo.

7. Respecto a los mapas de riesgos (corrupción y gestión), se ajustaron en el mes de julio, se realizó el seguimiento para el Mapa de Riesgos de Corrupción en el mes de agosto y se encuentra pendiente realizar el seguimiento al Mapa de Riesgos de Gestión, se requiere monitorear y hacer seguimiento a las acciones planteadas.

Observación 4: Se realizó actualización a los Mapas de Riesgos de Gestión y de Corrupción, teniendo en cuenta que para el Mapa de Riesgos de Corrupción ya se realizó un seguimiento y que para el mapa de riesgos de gestión se ajustó y se plantearon acciones se requiere realizar el seguimiento, como mecanismo de autocontrol.

6. FORTALEZAS

1. Se realizó la autoevaluación por parte de la Coordinadora del Grupo Administrativo y Financiera.2. Se han adelantado gestiones para la depuración de inventarios.

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3. Se encuentran separados los elementos custodiados en el almacén por referencias de los mismos (ver evidencias fotográficas).

7. HALLAZGOS DE AUDITORÍA

NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONES

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No se han cerrado las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento sobre las auditorías internas, por tanto se incumple el Módulo Control y Evaluación, componente y elemento Plan de Mejoramiento, teniendo en cuenta que no se cuenta con un adecuado seguimiento al Plan de Mejoramiento, para asegurar el cumplimiento de las acciones planteadas.

Se sugiere revisar y dar cumplimiento a las acciones de manera prioritaria, en especial teniendo en cuenta que seis de las acciones (75%) se encuentran vencidas y dos se vencen el 30 de octubre de 2015 (25%).

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En el momento de la auditoría no se evidenció la aprobación de los planes asignados al proceso administrativo como es el de mantenimiento, servicios generales, PIGA, situación que fue subsanada y evidenciada con la publicación de los documentos en intranet. No se evidenció la aprobación de los mismos, por lo anterior, se incumple el MECI en cuanto al Módulo de Control de Planeación y Gestión, componente Direccionamiento Estratégico y elemento planes programas y proyectos.

Se recomienda, solicitar la aprobación a los que aún no la tengan y realizar los respectivos seguimientos para asegurar el cumplimiento a las acciones planteadas en las fechas establecidas.

X

La información relacionada en el aplicativo de inventarios con relación a la sede cauca no se encuentra actualizada, teniendo en cuenta que no se cuenta con los elementos relacionados, aunque esta información se encuentra depreciada, no coincide con lo registrado en el aplicativo. Lo anterior incide en el incumplimiento de la Resolución 400 de 2000, MECI en el eje transversal de Información y Comunicación – en el elemento Sistemas de Información y Comunicaciones.

Se sugiere revisar el tema con la dirección para tomar una decisión y depurar la información en el sistema, según la decisión que se tome.

X Al verificar las sillas relacionadas al almacenista y sobre una muestra de seis funcionarios se evidencia que el 17,14% de las sillas a cargo del almacenista y el 50% de la muestra seleccionada para el caso de los funcionarios, no cuentan con placa de inventario o es marcada manualmente, adicionalmente un servidor público prestó uno de los elementos a su cargo a otra compañera sin reportar la información al almacenista para realizar los ajustes correspondientes en el aplicativo. Se incumple el MECI en módulo de control de evaluación y seguimiento, componente autoevaluación

Se sugiere continuar con las acciones de adquisición de la impresora y contratación del personal de apoyo para el almacenista con el fin de realizar la verificación y depuración de inventarios y según el resultado incluir en el Plan de Acción Anual de 2016 estas actividades,

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NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONESinstitucional, elemento Autoevaluación del control y la gestión.

en especial, teniendo en cuenta que el técnico a cargo de los inventarios está próximo a pensionarse y es importante que realice una adecuada entrega de los elementos que son propiedad del INCI.

X

Aunque se han realizado varias subastas por el martillo, se encuentran elementos que no se encuentran en uso, como es el caso de elementos devueltos por comodatos y sillas a cargo del almacenista por cambio en la vigencia 2014, se cuenta con elementos improductivos, sin embargo se han adelantado gestiones para la depuración de los mismos.

Se sugiere dar continuidad a las acciones para la depuración de inventarios y continuar con el seguimiento al cronograma definido.

X

Se realizó actualización a los Mapas de Riesgos de Gestión y de Corrupción, teniendo en cuenta que para el Mapa de Riesgos de Corrupción ya se realizó un seguimiento y que para el mapa de riesgos de gestión se ajustó y se plantearon acciones.

Se requiere realizar el seguimiento, como mecanismo de autocontrol

Nota: Tanto las No Conformidades como las Observaciones identificadas se encuentran establecidas como “hallazgos de auditoría”.

8. CONCLUSIONES

Se cumple parcialmente con el Sistema de Control Interno, se evidencia que no se está realizando una adecuada interacción de los procesos, específicamente para la entrega de dotaciones a las entidades educativas, situación que se comunicó a la Subdirección Técnica en el Proceso de Gestión Técnica.El Plan de Mejoramiento no se está cumpliendo en su totalidad, se encuentran acciones pendientes que en el momento de la auditoría no estaban vencidas, pero no se ha recibido avance y a la fecha de presentación del informe se desconoce si adelantaron.Se recibió la autoevaluación, en donde se registraron las acciones de mejora identificadas para el proceso.

Falta mayor control sobre los elementos del INCI, evidenciado en la falta de placas de inventarios que permitan identificar plenamente los elementos, se encuentra elementos marcados manualmente, sin embargo ya se están adelantando las acciones para corregir la situación.

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9. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS

Silla con placa manual

Elementos para dar de baja

Elementos de comodato del SENA Otros elementos para dar de baja

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Sillas para dar de baja en archivo central

Elementos Tienda INCI por referencia Material para entrega a instituciones educativas

AUTORIZACIÓN PARA COMUNICAR ESTE INFORME:Este informe se comunicará después de la auditoría y posterior a la revisión por parte del Auditor Líder, aplicará únicamente a los procesos involucrados y no será divulgado a terceros sin su autorización.

Nombre completo Responsabilidad FirmaNombre: Yolanda Castro SalcedoCargo: Asesora de Control Interno Auditor Líder ORIGINAL FIRMADO

Nombre: Darío Javier MontañezCargo: Secretario General Líder del Proceso ORIGINAL FIRMADO

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