BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pembangunan kesehatan nasional pada umumnya dilakukan sebagai peningkatan mutu

kehidupan bagi seluruh kehidupan masyarakat, pada era globalisasi ini kesehatan masyarakat

dapat dikatagorikan sebagai hal yang dipriritaskan karena untuk menjadikan bangsa

Indonesia yang mulai maju dimulai dari kesehatan masyarakat sehat reproduktif.

Dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan yang baik bagi masyarakat perlu adanya

peningkatan mutu pelayanan yang berawal dari rumah sakit. Peningkatan mutu pelayanan

kesehatan harus ditunjang dengan adanya sarana yang memadai seperti penyelenggaraan

rekam medis yang baik di setiap sarana pelayanan kesehatan.

Rumah sakit adalah sarana kesehatan yang menyelenggarakan jasa pelayanan kesehatan

meliputi pelayanan promotif, prefentif, kuratif dan rehabilitative yang menyediakan

pelayanan rawat inap, rawat jalan, gawat darurat, dan tersediannya fasilitas – fasilitas yang

mendukung.

Pasien yang datang ke rumah sakit pada umumnya ingin mendapatkan pelayanan kesehatan

yang maksimal, pelayanan yang maksimal yang dimaksud seperti mendapatkan pelayanan

kesehatan yang maksimal, pelayanan maksimal yang dimaksud seperti mendapatkan tindakan

medis seperti sesuai dengan yang dibutuhkan, mendapatkan fasilitas yang mendukung

kesembuhan pasien, mengeluarkan biaya yang sesuai dengan tindakan dan pelayanan yang

diberikan rumah sakit kepada pasien.

Penyelenggaraan rekam medis dimulai pada saat pasien datang ke tempat registrasi, pasien

memberikan keterangan tentang nomor rekam medis pasien untuk melakukan pendaftaran

1

agar mendapatkan pelayanan kesehatan, dan bagi pasien baru memberikan keterangan

identitas pasien secara lengkap agar petugas mudah dalam memberikan nomor rekam medis

baru.

Setiap pasien yang datang ke rumah sakit hanya mendapatkan satu nomor rekam medis yang

dipergunakan seumur hidup sebagai petunjuk untuk memudahkan petugas medis atau dokter

untuk melakukan diagnosis dan tindakan medis yang dilihat dari perjalanan penyakit pasien

pada saat pertama kali datang ke pelayanan kesehatan.

Berdasarkan observasi ini dilakukan di Rumah Sakit Medika Permata Hijau (RSMPH) yang

terletak di Jalan Raya Kebayoran Lama No 64 Jakarta Barat 11560. Rumah Sakit ini dikelola

oleh group Kesehatan terbesar di Asia yaitu KPJ Healthcare Berhard Rumah Sakit Medika

Permata Hijau merupakan rumah sakit swasta dengan tipe C. Rumah Sakit Medika Permata

Hijau telah memiliki fasilitas 92 tempat tidur. Dengan rata – rata jumlah kunjungan pasien

250 per hari yang terdiri dari pasien baru 52 pasien dan pasien lama 198 pasien serta pasien

rawat inap 19 orang perhari dengan fasilitas sebanyak 23 poliklinik. Jumlah tenaga rekam

medis 8 orang yaitu 1 orang koordinator rekam medis, 2 orang koding rawat inap dan

assembling, 1 orang koding rawat jalan, 2 orang pelaporan internal. 1 orang distribusi dan 1

orang penyimpanan rekam medis. Dan jumlah petugas pendafataran terdiri dari 6 orang, 3

orang petugas pendaftaran rawat inap, 1 orang petugas pendaftaran rawat jalan. 1 orang kasir

rawat inap dan 1 orang kasir rawat jalan dan 1 orang kasir rawat inap.

Dari hasil pengamatan awal di Rumah Sakit Medika Permata Hijau pada bulan Desember

2013 ditemukan nomor rekam medis lebih dari satu yang berjumlah 60 dari kunjungan pasien

baru rawat jalan bulan desember 2013 yang berjumlah 4138.

2

Dari Hasil penelitian di Rumah Sakit Medika Permata Hijau, pada kegiatan pendafatran

pasien, sistem komputerisasi yang digunakan di Rumah Sakit Medika Permata Hijau masih

manual, belum optimal. Sehingga saat pasien tidak membawa kartu berobat, petugas

pendafataran mengalami kendala dalam pencarian data base pasientersebut, dikarenakan

sistem komputerisasi yang masih manual membuat petugas harus mengecek satu persatu data

pasien dan diurutkan sesuai dengan kronologis pasien, dan pada saat pencarian data base

pasien terkadang petugas tidak menemukan data pasien secara lengkap, oleh sebab itu ketika

tidak ditemukannya data pasien dan kurang telitinya petugas dalam melakukan pencarian

data, maka petugas memberikan nomor baru kepada pasien. Hal ini akan berdampak pada

riwayat kesehatan pasien tidak berkesinambungan, misalnya seperti alergi obat. Karena

pasien mempunyai dua berkas rekam medis maka riwayat kesehatan pasien tidak runut dari

awal sampai akhir. Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis ingin mengetahui

kejadian penomoran rekam medis lebih dari satu di Rumah Sakit Medika Permata Hijau yang

terjadi pada bulan Juni 2014.

1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka perumusan masalah penelitian adalah

”Bagaimana terjadinya penomoran rekam medis lebih dari satu di Rumah Sakit Medika

Permata Hijau?

1.3 Pembatasan Masalah Agar permasalahan yang ada dapat diatasi sebaik – baiknya dalam pembahasan tidak

menyimpang dari permasalahan yang ada, maka penulis membatasi permasalahan hanya

pada penomoran rekam medis lebih dari satu

3

1.4 Tujuan Penelitian

1.4.1 Tujuan umum :

Mendapatkan gambaran tentang kejadian penomoran rekam medis lebih dari satu di

Rumah Sakit Medika Permata Hijau

1.4.2 Tujuan khusus :

1.4.2.1 Mengidentifikasi SPO Pendaftaran Pasien

1.4.2.2 Mengidentifikasi Penomoran rekam medis lebih dari satu

1.4.2.3 Mengidentifikasi faktor – faktor penyebab penomoran rekam medis lebih dari satu

1.5 Manfaat Penelitian

1.5.1 Bagi Rumah Sakit

Dapat sebagai masukan dalam upaya peningkatan mutu pelayanan terutama pada upaya

peningkatan mutu pelayanan terutama pada pelayanan rekam medis khususnya pada

bagaian pendafataran dalam memberikan setiap nomor rekam medis kepada pasien lama

agar tidak terjadi penomoran rekam lebih dari satu.

1.5.2 Bagi Penulis

1.5.2.1 Menerapkan keilmuan yang telah dipelajari di bidang Rekam Medis

1.5.2.2 Menamabah wawasan pengetahuan serta pengalaman tentang sistem penomoran yang

baik Rumah Sakit

1.5.3 Bagi Mahasiswa

Dapat menambah wawasan dan pengetahuan kemudian dapat menuangkan pada praktek

professional

4

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Kerangka Teori

2.1.1 Pengertian Rekam Medis

a. Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain kepada pasien pada

sarana pelayanan kesehatan (SK Men PAN no.135/tahun2002)1.

b. Pengertian Rekam Medis Menurut Edna K.Huffman adalah “The medical record

today is a complication of pertinent life and health history, including past and present

illness and treatment, written by the health profecional contributing that patient

care”2.

c. Menurut American Health Information Management Association (AHIMA) Rekam

medis berisikan semua informasi mengenai pasien, penyakit, dan pengobatan dan

masukan di dalam direkam medis dalam urutan masa pelayanan atau perawatan yang

terjadi. Rekaman secara kronologis ini membenarkan diagnosa dan pengobatan serta

hasilnya. Rekam medis dibuat bagi setiap pasien dalam fasilitas kesehatan dan seksi

– seksinya. Semua formulir yang dihasilkan disatukan dalam satu kesatuan3.

1 Kementrian kesehatan. 2007. Nomor :377/ MENKES/SKIII/2007. Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. (Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia), Hal 72 Edna K. Huffman, Health Information Management, Edisi 10 (illois : PRC, 1994), Hal 283 Lily widjaya, Pengelolaan Sistem Rekam Medis 1, modul 1 A, (Jakarta, Universitas Esa Unggul 2010) hal 4

5

2.1.2 Tujuan Rekam Medis

Tujuan dibuatnya rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Tanpa dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis baik dan benar tertib

administrasi di rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.

Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan upaya

pelayanan kesehatan di rumah sakit4.

Tujuan utama (primer) Rekam Kesehatan terbagi dalam 5 (lima) kepentingan yaitu

untuk :

a. Pasien, rekam kesehatan merupakan alat bukti utama yang mampu membenarkan

adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah mendapatkan berbagai

pemeriksaan dan pengobatan di sarana pelayanan kesehatan dengan segala hasil

serta konsekuensinya biayanya.

b. Pelayanan pasien, rekam kesehatan mendokumentasikan pelayanan yang

diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja

dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan. Dengan demikian rekam medis

membantu pengambilan keputusan tentang terapi, tindakan, dan penentuan

diagnosis pasien.

c. Manajemen pelayanan, rekam kesehatan yang lengkap memuat segala aktivitas

yang terjadi dalam manajemen pelayanan sehingga digunakan dalam

menganalisis berbagai penyakit, menyusun pedoman praktik, serta untuk

mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan.

4 Ery, suristianto, Etika Profesi & Informasi Kesehatan, (Jakarta, 2009) hal 6

6

d. Menunjang pelayanan, rekam kesehatan yang rinci akan mampu menjelaskan

aktivitas yang berkaitan dengan penanganan sumber – sumber yang ada pada

organisasi pelayanan di rumah sakit, menganalisis kecenderungan yang terjadi

dan mengkomunikasikan informasi di anatar klinik yang berbeda.

e. Pembiayaan, rekam kesehatan yang akurat mencatat segala pemberian pelayanan

kesehatan yang diterima pasien. Informasi ini menentukan besarnya pembayaran

yang harus dibayar, baik secara tunai atau melalui asuransi5.

2.1.3 Kegunaan Rekam Medis

Secara umum kegunaan rekam medis sebagai berikut :

a. Patient Care Management

1) Mencatat keadaan penyakit dan pengobatan pada suatu jangka waktu

tertentu.

2) Komunikasi anatar dokter dan pemberian pelayanan kesehatan lain.

3) Memberi informasi kepada pemberian pelayanan kesehatan untuk

pelayanan kesehatan berikutnya.

b. Quality Review adalah untuk mengevaluasi pelayanan yang tepat dan

adequate.

c. Financial Rembuirsement adalah untuk menagih biaya pelayanan kesehatan

oleh pasien atau institusi.

d. Legal Affairs adalah memberikan data untuk melindungi kepentingan pasien,

dokter dan institusi pelayanan kesehatan

5 Gemala R. Hatta. Pedoman manajemen informasi kesehatan di sarana pelayanan kesehatan (penerbit universitas Indonesia, 2008) hal 78 - 79

7

e. Education adalah memberikan studi kasus yang aktual untuk pendidikan

profesi kesehatan.

f. Research adalah untuk memberikan data dalam mengembangkan pengetahuan

medis

g. Public Health adalah mengidentifikasi penyakit yang ada, dapat menjadikan

dasar bagi peningkatan kesehatan nasional/ dunia.

h. Planning dan Marketting adalah untuk identifikasi data – data penting untuk

menyeleksi dan mempromosikan pelayanan dari fasilitas yang ada

2.1.4 Kegiatan Pokok Tempat Pendaftaran Rawat Jalan

Pelayanan rawat jalan (ambulatory service) adalah salah satu bentuk dari

pelayanan kedok teran. Secara sederhana yang dimaksud dengan pelayanan rawat

jalan adalah pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak dalam

bentuk rawat inap (hospitalization) (fersta, 1989)6. Maka kegiatan pokok di tempat

pendafataran rawat jalan yang tersedia harus minimal melakukan kegiatan seperti

di bawah ini :

a. Pasien mendaftar ke Tempat Pendaftaran Rawat Jalan (TPP RJ)

b. Apabila Pasien baru : Pasien mengisi pendaftaran form pasien baru yang telah

disediakan.

c. Apabila Pasien Lama (pasien yang pernah berobat sebelumnya) pasien

menyerahakn kartu pasien (kartu berobat) kepada petugas di TPP RJ

d. Di TPP

6 DR. DR.azwar, Pengantar administrasi kesehatan (Jakarta, oktober 1980) hal 75

8

1) Untuk pasien baru, petugas TPP (tempat pendaftaran) Rawat Jalan terlebih

dahulu menginput identitas social dan untuk pasien lama petugas

menginput antara lain :

a) Nama pasien

b) Nomor Rekam Medis

c) Nomor Registrasi

d) Poliklinik yang dituju

e) Keluhan yang dialami

2) Petugas TPP membuat kartu berobat (kartu pasien) untuk diberikan kepada

pasien baru yang harus dibawa apbila pasien tersebut berobat ulang.

3) Untuk pasien baru, petugas TPP RJ akan menyiapkan berkas rekam medis

pasien baru

4) Bagi pasien kunjungan ulang atau pasien lama, harus memperlihatkan

kartu berobat kepada petugas penerimaan pasien.

Selanjutnya petugas akan menyiapkan berkas Rekam Medis pasien lama

tersebut

5) Apabila pasien lupa membawa kartu berobat maka berkas Rekam Medis

pasien lama dapat ditemukan dengan mengetahui nomor Rekam Medis

pasien melalui pencarian KIUP atau pada Rumah Sakit yang telah

menggunakan sistem komputerisasi dengan mudah nomor pasien dapat

dicari melalui pencarian pada data base

e. Berkas Rekam Medis pasien dikirim ke poliklinik oleh petugas Rekam Medis

yang telah diberi kewenangan untuk membawa berkas Rekam Medis.

9

f. Petugas poliklinik mencatat pada buku registrasi pasien rawat jalan poliklinik

antara lain : tanggal kunjungan, nama pasien, nomor rekam medis, jenis

kunjungan, tindakan atau pelayanan yang telah diberikan

g. Dokter pemeriksa mencatat riwayat penyakit, hasil pemeriksaan, diagnosis,

terapi yang ada relevansinya dengan penyakitnya pada kartu atau lembar

Rekam Medis (catatan dokter poliklinik)

h. Petugas poliklinik (perawat/bidan) membuat laporan atau rekapitulasi harian

pasien rawat jalan.

i. Setelah pemberian pelayanan kesehatan di poliklinik selesai dilaksanakan,

petugas poliklinik mengirimkan seluruh berkas Rekam Medis pasien rawat

j. jalan berikut rekapitulasi harian pasien rawat jalan, ke Instalasi Rekam Medis

paling lambat 1 jam sebelum berakhir jam kerja.

k. Petugas Instalasi Rekam Medis memeriksa kelengkapan pengisian Rekam

Medis dan untuk yang belum lengkap segera diupayakan kelengkapannya

l. Petugas instalasi rekam medis mengolah Rekam Medis yang sudah lengkap,

dimasukkan ke dalam kartu indeks penyakit, kartu indeks operasi dan

sebagainya sesuai dengan penyakitnya

m. Berkas Rekam Medis pasien disimpan berdasarkan nomor rekam medisnya7.

7 Direktorat Jenderal Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan RI “ Petunjuk teknis penyelenggaraan rekam medis /medical record rumah sakit” (Jakarta : 2006) hal 37 - 38

10

2.1.5 Sistem penamaan

Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada seorang

pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainnya,

sehingga memudahkan dalam proses pemberi pelayanan kesehatan kepada pasien

yang datang berobat ke rumah sakit.

Tata cara penulisan nama pasien di Rumah Sakit meliputi antara lain :

a. Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu suku kata atau lebih

b. Penulisan nama sesuai dengan KTP/SIM/PASPOR yang sendiri masih berlaku

c. Untuk keseragaman penulisan nama pasien digunakan ejaan yang baru yang

disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak

d. Tidak diperkenankan adanya pencantuman file atau jabatan atau gelar

e. Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama

pasien

f. Apabila pasien berkewarganegaraan asing maka penulisan namanya harus

disesuaikan dengan paspor yang berlaku di Indonesia

g. Bila seorang bayi lahir hingga saat pulang belum mempunyai nama, maka

penulisan namanya adalah bayi Ny xxx

Adapun cara adalah sebagai berikut8:

1) Cara penulisan nama pasien : MUHAMMAD RIZKY

Nama pada KTP/SIM : MUHAMMAD RIZKY

Pada KIUP data dasar pasien : MUHAMMAD RIZKY

8 Direktorat Jenderal Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan RI “Petunjuk teknis penyelenggaraan rekam medis/medical record rumah sakit” (Jakarta : 2006) hal 22

11

2) Cara penulisan nama pasien bayi :

Nama ibu : ROSITA DEWI

Nama bayi : By.Ny. ROSITA DEWI

Pada KIUP/data dasar bayi : By.Ny. ROSITA DEWI

2.1.6 Sistem penomoran

“ Sistem penomoran umumnya dilakukan berdasarkan penomoran Rekam Medis

pasien. Ada 3 jenis pemberian nomor Rekam Medis pasien berdasarkan nomor

masuk9:”

a. Pemberian nomor cara Seri (Seri Numbering System)

Setiap pasien mendapat nomor baru setiap kunjungan ke Rumah Sakit. Semua

nomor yang diberikan kepada pasien itu harus dicatat KIUP sedangkan Rekam

Medis nya di simpan diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah

diberikan.

b. Pemberian nomor cara Unit (Unit Numbering System)

Setiap pasien yang berkunjung hanya diberikan satu (1) nomor Rekam Medis

baik untuk kunjungan rawat jalan maupun rawat inap. Pada saat pasien datang

pertama kali ke Rumah Sakit diberikan 1 nomor yang akan dipakai selamanya

untuk kunjungan berikutnya, sehingga Rekam Medis si pasien hanya

tersimpan dalam satu berkas dibawah satu nomor

c. Pemberian nomor cara Seri-Unit (Serial – Unit Numbering System)

9 Direktorat Jenderal Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan RI “Petunjuk teknis penyelenggaraan rekam medis/medical record rumah sakit” (Jakarta : 2006) hal 29

12

Pemberian nomor dengan cara seri – unit ini merupakan gabungan sistem seri

dan unit. Setiap pasien berkunjung ke Rumah Sakit, kepadanya diberikan satu

nomor baru, tetapi Rekam Medisnya yang terdahulu digabungkan dan

disimpan di Rekam Medis dengan nomor yang paling baru, sehingga

berkasnya tetap 1 unit. Pada saat berkas Rekam Medis yang lama di ambil dan

dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru maka tempatnya yang lama

diambil dan dipindahkan tempatnya yang lama itu diberi tanda dengan tanda

petunjuk (outguide) yang menunjukkan kemana berkas Rekam Medis itu di

gunakan/dipindahkan. Tanda petunjuk ini sebagai pengganti berkas Rekam

Medis yang dipindahkan. Hal ini sangat membantu ketertiban sistem

penyimpanan.

2.1.7 Sumber Nomor

Satu rumah sakit biasanya membuat satu “bank nomor” yang akan menentukan

nomor tertinggi yang tersimpan dan akan kelar secara otomatis apabila ada pasien

baru yang mendaftar. Hampir seluruh rumah sakit, menggunakan nomor yang

dimulai dari 000001 sampai dengan 999999 yang merupakan sumber (patokan)

dalam pemberian nomor yang dapat berjalan sampai bertahun – bertahun.

Nomor – nomor tersusun dan terimpan secara otomatis dalam komputer secara

otomatis, tempat dimana nomor rekam medis disimpan dan pengontrolan

dilakukan untuk mengetahui sampai sejauh mana penggunaan nomor dan

13

tanggung jawab pendistribusian nomor rekam medis diberikan kepada satu orang

petugas10.

2.1.8 Indeks utama Pasien menurut Edna K. Huffman

“Suatu kunci untuk mengetahui posisi pasien dalam daftar dan satu lagi yang

penting adalah sebagai alat menggunakan fasilitas pelayanan kesehatan secara

tradisional daftar induk pasien digunakan untuk membantu mempersiapkan kartu

indeks utama pasien yang dapat dan berobat dan membantu menggunakan fasilitas

pelayanan kesehatan11”.

Indeks utama pasien menurut IFHIRO

“Sebuah daftar atau permanen yang berisi nama – nama dari semua yang pernah

datang atau berobat di rumah sakit atau klinik. IUP merupakan kunci untuk

melakukan pencarian lokasi dari sebuah rekam medis pasien dengan pertimbangan

sesuatu barang atau sarana atau alat yang sangat penting dalam penyelenggaraan

rekam medis di klinik atau pusat kesehatan”12.

a. Elemen dari indeks utama pasien :

1) Indeks yang dibutuhkan oleh rumah sakit untuk mengidentifikasi pasien

saat mendaftar (misalnya, nomor rekam medis)

2) Nama pasien : Nama lengkap dan nama sah dari pasien, termasuk inisial,

sebutan akhir (misalnya, junior,IV) dan juga awal an (misalnya, Pastor

Dokter

10 Direktorat Jenderal Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan RI “Petunjuk teknis penyelenggaraan rekam medis/medical record rumah sakit” (Jakarta : 2006) hal 2011 Edna K.Huffman Medical Record Management, Ninth Edition Illionis : Physician Record Company, Berwyn, 1990, hal 38312 International Federation of Health Record (IFHIRO) Learning for medical record practice, package one unit 1,2,3 tahun 1992

14

3) Tanggal Lahir : Tanggal lahir pasien. Meliputi tanggal, bulan, tahun.

Tahun kelahiran sebaiknya dicatat lengkap (4 digit), bukan hanya 2 angka

terakhirnya saja.

4) Catatan Tanggal lahir (qualifier) : Catatan penegasan yang menyatakan

bahwa tanggal lahir pasien merupakan tanggal sebenarnya atau hanya

perkiraan (estimasi). Catatan ini akan (misalnya berbunyi “actual”,

estimasi )

5) Jenis kelamin (gender) : Jenis kelamin pasien (misalnya laki – laki,

perempuan tidak diketahui atau tidak dapat diidentifikasikan)

6) Suku bangsa (rasa tau etnik) : Suku bangsa pasien

7) Alamat : Catatan alamat atau lokasi tempat tinggal pasien, pencatatan

alamat ini harus lengkap meliputi nama jalan nomor (rumah atau

apartemen) kota, provinsi, kode pos, Negara dan juga jenis tempat tinggal

(tempat tinggal tetap atau permanent atau hanya alamat surat

8) Alias atau nama lain : nama lain yang dimiliki dan dikenal sebagai sebutan

dari pasien tersebut selain nama aslinya

9) Nomor identitas penduduk : Nomor identifikasi personal yang diterbitkan

oleh pemerintah (misalnya KTP di Indonesia atau SSN di Amerika)

10) Kode identitas fasilitas pelayanan kesehatan Nomor identitas dari fasilitas

pelayanan kesehatan yang dituju oleh pasien. The Health Care Financing

Administration (HCFA) telah mengembangkan sistem kode penomoran

yang berlaku universal untuk setiap jenis fasilitas pelayanan kesehatan.

15

Hala yang sama juga telah dikembangkan oleh the American Hospital

Association (AHA)

11) Tanggal kunjungan (masuk) Tanggal kunjungan pasien. Setiap kunjungan

dicatat secara lengkap tanggal, bulan dan tahunnya

12) Jenis kunjungan Katagori dari jenis kunjungan, misalnya IGD, URI, URJ,

Home care, layanan elektronik (e-mail, internet, telemedicine) dan

sebagainya.

13) Disposisi pasien, disposisi saat pasien pulang atau keluar dari perawatan,

misalnya pulang ke rumah, dikirim ke RS khusus, pulang dengan

pemantauan kunjungan rumah, pulang paksa, meninggal, dikirim ke RS

lain, atau disposisi lainnya sesuai jenis dari IUPnya.

b. Tujuan dari indeks utama pasien :

Untuk menunjang kelancaran dalam melayani kesehatan yang efektif dan

efisien.

c. Manfaat dari indeks utama pasien :

“Untuk menyiapkan data identitas pasien setiap kali pasien datang berobat

atau berkunjung ke rumah sakit dan sebagai kunci utama untuk menemukan

kembali berkas rekam medis pasien yang tidak membawa kartu berobat”

16

2.2 Kerangka Berfikir

17

Pasien mendaftar di loket pendaftaran

Petugas pendaftaran melakukan pencarian pada data base pasien

Data base pasien lengkap dan pencarian mudah dan otomatis

Nomor Rekam Medis ditemukan sesuai dengan identitas pasien

2.3 Kerangka Konsep

Untuk mendapatkan output yaitu mendapatkan gambaran tentang penomoran rekam medis

unit dari input yaitu rekam medis, SDM (Petugas registrasi pendaftaran), SPO Penerimaan

pasien baru dan lama, Kebijakan Pemberian Penomoran, KIUP. Data yang di dapat tersebut

dari hasil wawancara langsung dengan petugas rekam medis dan petugas pendaftaran rawat

jalan dan rawat inap.

Apabila data yang di dapat dari input lalu diproses rekam medis, SDM (Petugas registrasi

pendaftaran), SPO Penerimaan pasien baru dan lama, Kebijakan Pemberian Penomoran,

KIUP. Berdasarkan mendapatkan gambaran penomoran rekam medis unit

BAGAN KERANGKA KONSEP

18

INPUT

a) Rekam Medis b) Sdm (petugas

registrasi pendaftaran

c) SPO Penerimaan pasien baru dan lama

d) Kebijakan Rekam Medis

e) KIUP

PROSES

1. Mengidentifikasi SPO Pendaftaran pasien

2. Mengidentifikasi pemberian penomoran rekam medis lebih dari Satu

3. Mengidentifikasi Faktor – faktor penyebab terjadinya penomoran rekam medis lebih dari satu

OUTPUT

Mendapatlam gambaran tentang penomoran unit rekam medis

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Ruang Lingkup Penelitian

Mengingat keterbatasan waktu, maka ruang lingkup penelitian dibatasi pada topik “

Tinjauan Terhadap Kejadian Penomoran Rekam Medis Lebih dari satu di Rumah Sakit

Medika Permata Hijau

3.2 Tempat dan waktu Penelitian

3.2.1 Tempat Penelitian

Penelitian dilakukan Pada Unit Kerja Rekam Medis dan di Bagian Pendaftaran Pasien

Rumah Sakit Medika Permata Hijau.

3.2.2 Waktu Penelitian

Waktu Penelitian dilakukan di Rumah Sakit Medika Permata Hijau Jakarta Barat

pada bulan Juni 2014

3.3 Metode Penelitian

Pada metode penelitian yang digunakan Karya Tulis Ilmiah ini menggunakan metode

deskriptif. Pembuktian yang didapat dari wawancara dan observasi di Rumah Sakit Medika

Permata Hijau

Populasi dan sampel

19

Populasi adalah kunjungan pasien baru rawat jalan pada bulan Juni yang berjumlah 4.630

Sampel adalah Penomoran rekam medis lebih dari satu yang terjadi pada bulan Juni 2014

3.4 Fokus Penelitian

Fokus penilitian hanya difokuskan pada penomoran rekam medis lebih dari satu di

Rumah Sakit Medika Permata Hijau Jakarta Barat

3.5 Alat dan Tekhnik Pengumpulan Data

3.5 1 Definisi Konseptual

a. Rekam Medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan

penggolongan masa lalu serta saat ini yang tertulis oleh profesi kesehatan yang

memberikan pelayanan kepada pasien tersebut

b. SDM adalah tenaga kemampuan terpadu dari daya piker dan daya fisik yang dimiliki

individu perilaku dan sifat ditemukan oleh keturunan dan lingkungannya

c. SPO adalah acuan standar yang diterapkan rumah sakit yang harus ditaati

d. Kebijakan adalah peraturan tata cara yang telah ditetapkan rumah sakit

e. KIUP adalah sebuah daftar atau permanen yang berisi nama – nama dari semua yang

pernah datang atau berobat di rumah sakit dan klinik

3.5.2 Definisi Operasional

a. Rekam Medis : Sistem komputerisasi rekam medis pasien masih menggunakan sistem

manual

20

b. SDM (petugas registrasi : sumber daya manusia yang ada di rumah sakit bagian

administrasi yang bertugas melakukan registrasi dan yang bertugas memberikan nomor

baru kepada pasien baru

c. SPO penerimaan pasien baru : standar yang dipakai sebagai petunjuk tata cara

penerimaan pasien yang datang ke Rumah Sakit

d. Kebijakan yang ditetapkan rumah sakit dalam pemberian nomor kepada pasien

e. KIUP yang ada di dalam komputer sebagai alat untuk melihat mengecek data pasien

sesuai dengan data kronologis pasien

f. SPO pendaftaran pasien : standar yang dipakai sebagai petunjuk tata cara penerimaan

pasien yang baru pertama kali datang ke Rumah Sakit

g. Mengidentifikasi kejadian pemberian penomoran rekam medis lebih dari satu yang ada

di Rumah Sakit : yaitu melihat data kejadian angka penomoran rekam medis lebih dari

satu yang ada di Rumah Sakit

h. Faktor – faktor penyebab terjadinya pemberian penomoran rekam medis lebih dari satu :

penyebab yang terjadi yang mengakibatkan terjadinya nomor rekam medis lebih dari

satu di Rumah Sakit

3.6 Kisi – kisi Instrument

3.6.1 Observasi

Melakukan Pengamatan secara langsung di tempat pendaftaran pasien rawat jalan

dan rawat inap

21

3.6.2 Wawancara ini dilakukan baik secara lisan yang diajukan kepada Kepala Rekam

Medis dan staf petugas rekam medis

3.7 Instrument pengumpulan data :

3.7.1 Daftar pertanyaan

Daftar pertanyaan digunakan sebagai pedoman untuk melakukan wawancara atau

Tanya jawab dengan petugas rekam medis dan petugas pendaftaran pasien

3.8 Teknik dan Analisa Data

Teknik mengidentifikasi jumlah kejadian penomoran rekam medis lebih dari satu yaitu

dengan melihat buku salah nomor yang ada di bagian unit Rekam Medis Rumah Sakit

Medika Permata Hijau, Buku salah nomor ini berguna untuk melihat berapa jumlah

penomoran lebih dari satu yang terjadi setiap bulannya

22

BAB IV

HASIL PENELITIAN

4.1 Gambaran Umum Rumah Sakit Medika Permata Hijau

4.1.1 Sejarah Singkat Rumah Sakit Medika Permata Hijau

Rumah sakit Medika Permata Hijau Terletak di Jalan Raya Kebayoran

Lama No. 64 Permata Hijau Jakarta Barat, dengan areal tanah seluas 350.000 m2 dan

luas bangunan 6.025 m2 yang berada pada daerah padat penduduk dan padat lalu

lintas. Rumah Sakit Medika Permata Hijau merupakan rumah sakit dengan type C+

dan dikelola oleh tim manajemen yang bertaraf Internasional dan juga merupakan

rumah sakit spesialis yang menawarkan pelayanan kesehatan yang luas serta

menyediakan pelayanan kesehatan baik instalasi gawat darurat, rawat inap dan rawat

jalan dan medical check up.

Rumah Sakit Medika Permata Hijau merupakan rumah sakit swasta yang masuk dalam

kelompok atau jaringan Kumpulan Pengobatan Johor (KPJ Malaysia, dibawah

konsultan manajemen PT Khidmat Perawatan Jasa Medika Malaysia. Rumah Sakit

Medika Permata Hijau beroperasi sejak 1 Desember 1995 yang sebelumnya bernama

Rumah Sakit Medika Ananda dan pada tanggal 11 November 1996 mendapat izin dari

Dinas Kesehatan DKI Jakarta No 914 mengganti nama menjadi Rumah Sakit Medika

Permata Hijau. Kemudian pada tanggal 21 April 1999 mendapat izin pelayanan medis

dari Direktorat Jenderal Pelayanan Medis Departemen Kesehatan RI dengan SK

23

Nomor : HK.00.06.3.5.1866. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan

Nomor : YM.00.03.2.2.1255 tanggal 4 februari 2008, Rumah Sakit Medika Permata

Hijau telah mendapatkan pengakuan Akreditasi Penuh Tingkat Dasar terhadap 12

pelayanan meliputi :

1) Bidang Manajemen dan Administrasi

2) Pelayanan Rekam Medis

3) Pelayanan Medis

4) Pelayanan Keperawatan

5) Pelayanan Instalasi Gawat Darurat

6) Pelayanan Farmasi

7) K3

8) Radiologi

9) Laboratorium

10) Kamar Operasi

11) Pengendalian Infeksi

12) Perinatal Resiko Tinggi

Saat ini Rumah Sakit Medika Permata Hijau memiliki 23 poliklinik yang terdiri

dari beberapa poliklinik spesialis dan poliklinik umum. Rata – rata kunjungan

rawat jalan dalam sehari 250 pasien dan kunjungan rawat inap 10 pasien.

Mempunyai tempat tidur yang tersedia saat ini berjumlah 92 tempat tidur. Dengan

indicator Rumah Sakit tahun 2013 yaitu BOR 51,04%, ALOS 3,04 hari, BTO 5

kali dan TOI 3,02 hari, Sarana fisik yang dimiliki Rumah Sakit Medika Permata

Hijau terdiri dari 5 lantai dalam satu gedung.

24

4.1.2 Fasilitas dan Pelayanan Rumah Sakit Medika Permata Hijau

Saat ini Rumah Sakit Medika Permata Hijau memiliki 23 poliklinik yang terdiri

dari beberapa poliklinik spesialis dan poliklinik umum

Mempunyai 92 kapasitas tempat tidur yang tersedia saat ini yaitu :

a. Pelayanan Unit Gawat Darurat 24 jam

b. Pelayanan Rawat inap terdiri dari Kelas VVIP, VIP, I, II, Maternity, Pediatric, ICI,

dan Ruang Bayi

Sarana fisik yang dimiliki di Rumah Sakit Medika Permata Hijau saat ini terdiri dari

5 lantai dalam satu gedung. Jenis pelayanan yang terdapat di rumah sakit ini terdiri

dari :

a. Pelayanan Spesialis meliputi :

1) Spesialis Anak (Pedictrian)

2) Kebidanan dan kandungan (Obstetri dan Gynekology)

3) Penyakit Dalam (Internist)

4) Penyakit Dalam Konsultant Gastro- Endoskopi- Hepatomegali

5) Paru (Pulmonologist)

6) Jantung

7) Mata Syaraf (Neuropathy)

8) Kulit dan Kelamin (Dermatologist)

9) THT (Trachea, Ear, Nose)

10) Bedah Umum

11) Bedah Syaraf

25

12) Bedah Urologi

13) Bedah Tumor

14) Bedah Plastik

15) Bedah Anak

16) Gigi

17) Gizi Dewasa

18) Bedah Thorax Kardio

19) Poliklinik Umum

Pelayanan Penunjang Meliputi :1) Radiologi (CT Scan, Fisiotherapy, Xray, USG, EKG)2) Laboratorium Klinik dan Patologi Anastesi3) Fisiotherapy4) Farmasi5) Hemodialisa 6) Medical Check – Up

7) EKG dan Treadmil test

8) Spirometri

9) Antar Jemput Ambulance

Selain jenis pelayanan di atas untuk memberikan kepuasan bagi pengguna jasa

pelayanan di atas untuk memberikan kepuasan bagi pengguna jasa pelayanan,

Rumah Sakit Medika Permata Hijau juga menyediakan Pelayanan 24 jam berupa

:

a. Program Khusus : Medical check up khusus TKI dan perusahaan, One day

care Caesar Operation.

26

b. Pelayanan 24 Jam : Unit Gawat Darurat, Instalasi Farmasi, Laboratorium,

Rontgen Ambulance dan on call service

4.1.3 Visi, Misi dan Motto Rekam Medis Rumah Sakit Medika Permata Hijau

a. ”Rekam Medis Rumah Sakit Medika Permata Hijau, berkomitmen menjadi yang

terbaik”.

b. Misi “ Rekam Medis Rumah Sakit Medika Permata Hijau, berkomitmen memberikan

pelayanan rekam medis yang cepat, tepat, akurat, inovatif, dedukatif,

berkesinambungan dengan didukung tenaga yang professional dan tenaga yang

canggih

c. Motto “Pelayanan yang cepat, tepat, akurat, efektif, dan efisien”

4.1.4 Sistem Pada Bagian Pendaftaran

Sistem yang digunakan pada bagian pendaftaran Rumah Sakit Medika Permata

Hijau adalah sistem komputerisasi akan tetapi di dalam komputerisasi sistemnya

masih manual. Sistem komputerisasi diterapkan sejak tahun 2009 sistem basis data

pasien dinamakan (SIRSMARS) Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Sistem

ini memudahkan dan mempercepat kerja petugas pendaftaran untuk melakukan input

pasien pada master pasien.

Sistem manual digunakan hanya untuk keadaan darurat apabila komputer sedang ada

gangguan atau mati lampu. Petugas menginput data pasien di dalam sebuah buku

27

pendaftaran, lalu untuk kartu berobatnya menggunakan kartu berobat warna abu –

abu (kartu sehat Rumah Sakit) yang berisikan nama dan nomor rekam medis

4.1.5 Jumlah Petugas Pendaftaran dan Pembagian Shift

Jumlah petugas pendaftaran yang ada di Rumah Sakit Medika Permata Hijau ada

6 orang. 1 orang petugas pendaftaran rawat jalan, 3 orang petugas pendaftaran rawat

inap, 1 orang kasir rawat jalan, dan 1 orang kasir rawat inap. :

Shift dibagi ke dalam tiga shift, yaitu :

- Shift pagi jam 07.00 – 14.00 WIB

- Shift siang 14.00 – 21.00 WIB

- Shift malam jam 21.00 – 07.00 WIB

4.2 Hasil Penelitian

4.2.1 Standar Prosedur Operasional pendaftaran pasien

Standar Prosedur Operasional pendaftaran pasien baru yang ditetapkan di

Rumah Sakit Medika Permata Hijau :

4.2.1.1 Pendaftaaran pasien baru :

a. Pasien baru memberikan data identitas yang berupa KTP atau wawancara dengan

petugas

b. Data identitas diinput oleh petugas TPP komputer dimulai dengan nomor urut

terakhir dan diprint out pada formulir Data pasien dengan menggunakan printer.

28

c. Mencetak formulir data pasien rangkap 2 yaitu : warna putih dan pink

d. Menggabungkan formulir data pasien dengan formulir lembar klinik

e. Petugas TPP memesan untuk diprintkan Data Identitas pasien untuk mencetak kartu

pada mesin cetak dan menyerahkan pada pasien,

f. Mencetak kwitansi pembayaran rangkap 3 (warna putih untuk pasien, warna biru

untuk dokter, warna kuning arsip kasir)

g. Rekam Medis pasien / tembusan ke 2 kwitansi warna biru dikirim ke poliklinik yang

diinginkan Pasien oleh petugas P2D

h. Menulis data identitas pada Kartu Indeks

4.2.1.2 Pendaftaran pasien lama

a) Melaksanakan registrasi pendaftaran jika ada pasien lama dengan mengentri

nomor pasien di komputer

b) Pasien melakukan pembayaran sesuai tarif poliklinik yang diinginkan. Kasir

menerima uang dan mencetak kwitansi rangkap 3

c) Petugas TP2RK meminta rekam medis pasien ke petugas P2D dengan

menyerahkan kwitansi rangkap kedua

d) Petugas P2D mencatat nomor rekam medis dan nama pasien pada buku

penyerahan record

e) Mencatat nomor rekam medis dan nama pasien pada blanko bon pinjam yang

telah disediakan pada tracer

29

f) Mengambil rekam medis pasien di rak dan mengganti dengan tracer dan

satukan kwitansi rangkap kedua dengan rekam medis

g) Petugas P2D mengantar rekam medis ke poliklinik

4.2.2 Mengidentifikasi Penomoran Rekam Medis Lebih Dari Satu

Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Rekam Medis diketahui

bahwa kebijakan sistem penomoran rekam medis di Rumah Sakit Medika Permata

Hijau yaitu :

Sistem pemberian nomor pasien yang digunakan di Rumah Sakit Medika Permata Hijau

adalah Unit Numbering Sistem (sistem penomoran unit) yaitu memberikan satu unit

nomor rekam medis kepada setiap pasien baik rawat jalan maupun rawat inap pada

waktu pertama kali berkunjung ke rumah sakit. Nomor rekam medis pasien tersebut

tidak akan diserahkan kepada orang lain jika pasien yang bersangkutan tidak pernah

berobat lagi atau sudah meninggal dan akan disimpan sampai batas inaktif rekam medis.

Sumber nomor berasal dari Bank Nomor yang telah ditentukan dengan nomor yang

tertinggi 99-99-99 (6 digit) dan nomor yang terendah adalah 00-00-01 yang merupakan

sumber nomor. Nomor – nomor disusun dalam satu buku induk atau register.

30

Tabel 4.2

Tabel Penomoran Rekam Medis Lebih Dari Satu Bulan Juni 2014

Nomor Rekam Medis Lebih Dari Satu

Kunjungan pasien baru Persentase

80 4.630 1,73 %

4.2.3 Faktor – faktor penyebab Terjadinya Pemberian Penomoran Lebih Dari Satu

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas pendaftaran rawat jalan dan

rawat inap diketahui bahwa faktor – faktor penyebab terjadinya penomoran rekam

medis lebih dari satu di Rumah Sakit Medika Permata Hijau, yaitu :

a) Untuk melakukan pendaftaran di Rumah Sakit Medika Permata Hijau saat ini

sudah komputerisasi. Sistem komputerisasi baru diterapkan pada tahun 2009 akan

tetapi sistem yang ada di dalam komputer masih manual, sehingga data pasien

harus diurutkan satu persatu sesuai dengan kronologis pasien.

b) Latar belakang pendidikan petugas pendaftaran di Rumah Sakit Medika Permata

Hijau belum lulusan D3 Kesehatan atau D3 Rekam Medis serta belum pernah

mengadakan pelatihan tentang Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

c) Jumlah petugas pendaftaran yang ada di Rumah Sakit Medika Permata Hijau

adalah 3 orang petugas rawat inap, 1 orang petugas rawat jalan dan 1 orang

petugas kasir rawat jalan dan 1 orang kasir rawat inap

d) Di dalam SPO yang telah ditetapkan oleh Rumah Sakit Medika Permata Hijau

terdapat tata cara pemberian penomoran pasien secara unit, namun di dalam

pelaksanaanya, petugas melakukan tugasnya tidak sesuai dengan SPO

31

e) Kurang teliti petugas dalam melakukan pendaftaran pasien, petugas terkadang

terburu – buru dikarenakan pasien tidak sabar menunggu di tempat pendaftaran

yang tidak mendukung serta tidak ada nomor antrian pasien untuk mendaftar

32

BAB V

PEMBAHASAN

5.1 Mengidentifikasi SPO Pendaftaran Pasien

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara diketahui petugas pendaftaran melakukan

tugasnya sesuai dengan SPO yang ditetapkan Rumah Sakit. Kekurangan dari SPO tersebut

adalah apa saja langkah – langkah yang harus dilakukan petugas apabila pasien tidak

membawa kartu berobat dan data pasien tersebut tidak ditemukan di dalam komputer.

Karena belum adanya kebijakan tersebut petugas lebih mementingkan hal yang harus

dilakukannya untuk melakukan pencarian data pasien, akan tetapi petugas mengalami

kendala dalam melakukan pencarian data base pasien, dikarenakan sistem data base pasien

yang masih menggunakan sistem manual, maka pencarian data pasien harus diurutkan satu

persatu.

5.2 Mengidentifikasi Pemberian Penomoran Rekam Medis Lebih dari satu

Pemberian penomoran rekam medis lebih dari satu terjadi karena sistem komputerisasi yang

belum optimal sehingga menyebabkan petugas mengalami kendala dalam pencarian data

pasien. Petugas harus mengurutkan satu persatu data pasien yang ingin berobat. Hal tersebut

menjadikan kendala karena menyulitkan petugas apabila pasien tersebut tidak membawa

kartu berobat. Dari data kunjungan pasien baru rawat jalan pada bulan juni 2014 yang

berjumlah 4.630.

33

5.3 Faktor – faktor Penyebab Pemberian Penomoran Rekam Medis Lebih dari satu

a. Untuk melakukan pendaftaran di Rumah Sakit Medika Permata Hijau sistem yang

digunakan masih manual. Oleh karena itu petugas sering mengalami kendala dalam

pencarian data pasien dikarenakan datanya tidak berurutan.

Kurang sabarnya pasien untuk mengantri pada saat pencarian secara manual

dikarenakan di dalam sistem komputerisasi datanya tidak berurutan dan terkadang

datanya tidak ditemukan, sehingga menyebabkan petugas memberikan nomor baru

kepada pasien tersebut

Dari sistem komputerisasi yang tidak maksimal, saat pasien lupa membawa kartu

berobat sehingga mengakibatkan kesulitan petugas dalam mencari data pasien, karena

datanya tidak berurutan dan terkadang datanya tidak ditemukan di dalam komputer,

sehingga menyebabkan petugas memberikan nomor rekam medis baru.

Menurut juknis 2006 “ Apabila pasien lupa membawa kartu berobat maka berkas

Rekam Medis pasien lama dapat ditemukan dengan mengetahui nomor Rekam Medis

pasien yang telah menggunakan sistem komputerisasi dengan mudah nomor pasien

dapat dicari melalui pencarian pada data base”.

b. Petugas pendaftaran di Rumah Sakit Medika Permata Hijau kurang memahami dalam

melakukan pendaftaran pasien, dikarenakan latar belakang pendidikan petugas

pendaftaran di Rumah Sakit Medika Permata Hijau belum lulusan D3 Kesehatan atau

D3 Rekam Medis, serta belum pernah mengadakan pelatihan tentang Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan. Oleh karena itu petugas kurang paham tentang pencarian data

pasien yang lupa membawa kartu berobat.

34

Menurut standar profesi perekam medis dan informasi kesehatan nomor

377/MENKES/SKII/2007” Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan standar

kompetensi yang ditetapkan adalah Perekam Medis mampu mengelola rekam medis dan

informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan medis, administrasi dan

kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan pengambilan keputusan di bidang

kesehatan”.

c. Keterbatasan jumlah petugas pendaftaran yang hanya ada 6 orang yang terdiri dari 3

orang petugas rawat inap dalam satu shift dan 1 petugas rawat jalan, serta 1 kasir rawat

jalan dan 1 kasir rawat inap, petugas rawat inap pekerjaannya merangkap membantu

petugas pendaftaran rawat jalan. Dari keterbatasan petugas pendaftaran yang hanya ada

4 orang dan semuanya merangkap maka pekerjaan yang dilakukan tidak efektif karena

tidak berfokus pada satu bagian. Petugas pendaftaran dalam melakukan pendaftaran

pasien, terkadang terburu – buru dikarenakan pasien tidak sabar menunggu karena di

tempat pendaftaran tidak mendukung dan tidak ada antrian untuk pasien mendaftar

35

BAB VI

PENUTUP

6.1 Kesimpulan

6.1.1 Standar Prosedur Operasional yang telah ditetapkan harus ditaati oleh petugas.

Akan tetapi kekurangan dari SPO tersebut tidak ada kebijakan tentang apa

saja langkah – langkah yang harus dilakukan petugas apabila pasien tidak

membawa kartu berobat dan data pasien tersebut tidak ditemukan di dalam

komputer.

6.1.2 Identifikasi penomoran rekam medis lebih dari satu ditemukan pada bulan Juni

2014 ditemukan 80 rekam medis dari jumlah kunjungan pasien baru 4.630

6.1.3 Faktor – faktor penyebab terjadinya penomoran rekam medis lebih dari satu

a) Sistem komputerisasi yang dijalankan belum maksimal sebab sistemnya

masih manual, karena data pasien tersusun secara kronologis dan

terkadang tidak ditemukannya data pasien di dalam komputer, sehingga

menyebabkan petugas pendaftaran akan memberikan nomor rekam

medis baru

b) Petugas pendaftaran di Rumah Sakit Medika Permata Hijau kurang

memahami dalam melakukan pendaftaran pasien. Karena latar belakang

pendidikan petugas belum D3 Rekam Medis dan belum D3 Kesehatan,

Serta belum pernah mengadakan pelatihan tentang Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan. Oleh karena itu petugas kurang paham tentang

cara pendaftaran yang baik dan benar.

36

c) Keterbatasan jumlah petugas pendaftaran di tempat pendaftaran yang

hanya ada 6 orang yang terdiri dari 3 petugas rawat jalan, 1 petugas

rawat inap, 1 kasir rawat jalan, 1 kasir rawat inap.

d) Kurang teliti petugas pendaftaran dalam melakukan pendaftaran pasien,

petugas terkadang terburu – buru dikarenakan pasien tidak sabar

menunggu. Serta tempat pendaftaran yang tidak mendukung dan tidak

ada nomor antrian untuk pasien yang mendaftar

6.2 Saran

a) Adanya penambahan SPO untuk pasien yang tidak membawa kartu berobat

dan apabila data pasien tidak ditemukan di dalam komputer

b) Seharusnya petugas pendaftaran melaksanakan tugasnya sesuai dengan

acuan yang telah ditetapkan rumah sakit agar, tidak terjadi lagi pemberian

penomoran rekam medis lebih dari satu

c) Apabila petugas tidak menemukan data pasien tersebut di dalam komputer

sebaiknya langsung di tanyakan ke P2D agar petugas di tempat tersebut

yang akan mencari secara manual yaitu dengan melihat KIUP

d) Perlu pengembangan sistem komputerisasi untuk pencarian data pasien

secara otomatis

37

38