٢٠١٥

)9(

دليل كتابة التقارير

2015

)NDC( حقوق الطبع والنشر محفوظة © 2015 مركز تطوير املؤسسات األهلية الفلسطينية

املكتب الرئيسيص.ب. ٢١٧٣ رام اهلل - فلسطني

الرام - شارع القدس رام اهلل - عمارة ابو صبيح ط٣هاتف: ٢٣٤٧٧٧١ ٢ ٩٧٠+ فاكس: ٢٣٤٧٧٧٦ ٢ ٩٧٠+

مكتب غزةص.ب. ٥٠١٨ غزة - فلسطني - غزة - الرمال

شارع الرشيد - مقابل فندق فلسطني - عمارة الهيثم ٣ - الطابق االرضي هاتف:٢٨٢٨٩٩٩ ٨ ٩٧٠+ فاكس: ٢٨٤٩٩٢١ ٨ ٩٧٠+

info@ndc.ps :البريد االلكترونيwww.ndc.ps :املوقع االلكتروني

إعدادمركز تطوير املؤسسات األهلية الفلسطينية

2

المحتويات

٣ .......................................................................................................................... مقدمة .١

١.١ اخللفية والسياق ......................................................................................................... ٣

٥ ........................................................................................................... الدليل أهداف ١.٢

٥ ................................................................................... الدليل( )مستخدمو املستهدفة الفئة ١.٣

١.٤ تعليمات وإرشادات الستخدام الدليل ................................................................................... ٦

الرئيسية ........................................................................................... ٧ باملصطلحات قائمة ١.٥

٩ .............................................................................................. عامة وأحكام املؤسسي اإلعداد .٢

١٠ ............................................................................................. التقارير تطوير وإجراءات قواعد .٣

٣.١ أهداف كتابة التقارير ..................................................................................................... ١٠

١٠ ..................................................................................................... التقارير كتابة أهمية ٣.٢

٣.٣ أجزاء التقرير ............................................................................................................. ١١

التقارير ............................................................................................................. ١٣ أنواع ٣.٤

٣.٥ خطوات إعداد التقرير اجليد ............................................................................................ ١٥

١٨ ....................................................................................................................... املالحق .٤

3

١. مقدمة:١.١ الخلفية والسياق:

منذ عام ٢٠٠٧م، ومن خالل مركز تطوير املؤسسات األهلية الفلسطينية، مت تشكيل االئتالف األهلي ملدونة السلوك من الشبكات األهلية املنظمات وشبكة اخليرية، للجمعيات الفلسطيني العام االحتاد وهي: فلسطني األربع يف الرئيسية األهلية واالحتادات الفلسطينية، والهيئة الوطنية للمؤسسات األهلية الفلسطينية، واالحتاد الفلسطيني العام للمنظمات غير احلكومية- غزة. يهدف هذا االئتالف إلى حشد جهد القطاع األهلي الفلسطيني وتعزيز دوره يف تعزيز وترسيخ مبادىء عمل احلكم الصالح داخل القطاع األهلي. جاء دور مركز تطوير املؤسسات األهلية الفلسطينية ليمثل سكرتاريا االئتالف كجسم تنفيذي يلقى على عاتقه متابعة

القضايا الفنية واإلدارية واإلعدادات اللوجستية.

كانت نتيجة العمل الدؤوب لالئتالف اخلروج مبدونة سلوك املؤسسات األهلية الفلسطينية والتي متت صياغتها من خالل تطوير بناًء و املدونة الشبكات واالحتادات. هذا ويأتي إعداد هذه نتيجة جلسات تشاورية عقدها االئتالف مع أعضاء مسودة جاءت األهلية املؤسسات الثانية من مشروع املرحلة العام ٢٠٠٦م من خالل الذي مت تطويره يف حزيران من الشرف مليثاق استمراراً الصالح ومبادئ احلكم بقيم املرتبطة األهداف لتحقيق هذه املؤسسات ومدى سعيها أهداف هذه امليثاق يتضمن الفلسطينية. وغاياتها ودورها يف إحداث التنمية املجتمعية ومساهمتها يف حتقيق آمال الشعب الفلسطيني يف احلرية واالستقالل. وهذا امليثاق مبني على مبدأ التنوع يف املجتمع الفلسطيني والتعددية ومبادئ الدميقراطية، واملشاركة واحلق املكفول يف تأسيس املؤسسات، وأن املؤسسات األهلية هي دعامة رئيسية يف إحقاق حقوق املجتمع. وقد مت إعداد هذا امليثاق من قبل الهيئات املظالتية للمؤسسات

األهلية الفلسطينية من خالل عملية تشاور مع أكثر من ٢٠٠ مؤسسة أهلية فلسطينية أجريت يف الضفة الغربية وقطاع غزة.

مت إقرار املدونة بصورتها احلالية من قبل املؤسسات األهلية الفلسطينية يف ٢٠٠٨/٢/٢٨م إذ قامت حوالي ٦٢٠ مؤسسة أهلية فلسطينية من الضفة الغربية وقطاع غزة بالتوقيع على مدونة سلوك املؤسسات األهلية الفلسطينية.

تهدف مدونة سلوك املؤسسات األهلية الفلسطينية إلى تهيئة مؤسسات العمل األهلي واملجتمع احمللي لالستجابة لتحديات التغيير الدميقراطي، وعملية املشاركة خللق بيئة فعالة تتيح للمجتمع بشكل فردي أو جماعي أن يقرر مصيره، ومن خالل املبادئ الواردة االجتماعية والتنمية الوطني التحرر تكون عملية بأن تلتزم - اختياري بشكل التي ستتبناها - املؤسسات فإن املدونة يف هذه واالقتصادية والسياسية يف فلسطني وعملية اللحاق بركب التطور والتقدم احلضاري من أولويات عملها. كما تلتزم بأن تكون آلية عملها مستجيبة الحتياجات وآمال الشعب الفلسطيني الذي تخدمه، وأن حتترم يف الوقت ذاته قيم املجتمع الفلسطيني وحقوق اإلنسان. كما تلتزم مبعايير الشفافية يف أعمالها واملساءلة عن كيفية استخدام مواردها. وبشكل عام تؤكد املدونة يف مبادئها على تطبيق احلكم الصالح وحتقق للمؤسسة إمكانية الوعي مببادئ احلكم الصالح وسعيها لكي تكون القدوة وتعزز الرقابة داخل املؤسسة مما يسهم يف حمايتها من التشويه والتضليل. كما أنها تؤكد بأن مدونة السلوك هذه هي ترجمة للقانون األساسي الفلسطيني املقر

يف ٥/٢٩/ ٢٠٠٢م والذي اعتبر إنشاء هذه املؤسسات حقاً أساسياً للمواطن الفلسطيني يجب حمايته.

حقيبة مصادر: متثل حقيبة مصادر وسيلة توجيه للمؤسسات األهلية على اختالف أحجامها ومجاالت عملها ألفضل املمارسات واإلجراءات مبا يتماشى مع املبادئ املبّينة يف مدونة السلوك، فهي تزّود املؤسسات مبجموعة من أدلة العمل يف مجاالت اإلدارة العامة واإلدارة املالية والتخطيط االستراتيجي وحكم مجلس اإلدارة. إضافة إلى تزويد املؤسسات بإرشادات خاصة حول عملية املراقبة والتقييم باملشاركة، ووضع أولويات التنمية للمؤسسات األهلية مع مراعاة التنمية اإلقتصادية واإلجتماعية كأساس للعمل، واملشاركة كمبدأ عمل للمؤسسات األهلية، وإرشادات إلجراءات تضمن عدم التمييز يف عمل املؤسسات، إضافة إلرشادات حول اإللتزام وتطبيق

القوانني واملعاهدات مبا يشمل نصوص هذه القوانني واملعاهدات وتوضيحها بشكل مبّسط.

لقد قام مركز تطوير املؤسسات األهلية الفلسطينية خالل عام ٢٠١٤م بعمل مراجعة حلقيبة مصادر وإضافة مجموعة جديدة من األدلة التي تساعد مؤسسات العمل األهلي على تطوير أدائها، حيث حتوي احلقيبة اجلديدة على ثالثة أدلة إضافية يف مجال

املناصرة ورسم السياسات، واملساءلة االجتماعية وإدارة املتطوعني، إضافة إلى األدلة األخرى.

4

بالشكر لكل من ساهم يف إعداد ومراجعة هذه األدلة من شركات الفلسطينية يتقدم مركز تطوير املؤسسات األهلية ومن هنا إستشارية وخبراء وموظفني ويخص بالشكر شركة الرؤيا اجلديدة على إعدادها للطبعة األولى من هذه األدلة )عام ٢٠٠٧م( وشركة ريادة لإلستشارات والتدريب على مراجعتها وتطويرها للطبعة األولى وعلى إعدادها لألدلة اإلضافية حلقيبة مصادر )عام ٢٠١٤م(.

تشمل حقيبة مصادر األدلة التالية:دليل مجالس إدارة املؤسسات األهلية والهيئات العامة. ١دليل التخطيط االستراتيجي. ٢دليل املناصرة ورسم السياسات. ٣دليل املساءلة اإلجتماعية. ٤دليل اإلجراءات املالية . ٥دليل التوريدات واملشتريات. ٦دليل إدارة املوارد البشرية . ٧الدليل اإلداري. ٨دليل كتابة التقارير. ٩

دليل إدارة املتطوعني. ١٠

كما تشمل الحقيبة أيضًا األدلة اإلرشادية التالية:• الدليل اإلرشادي حول اإلعالن العاملي حلقوق اإلنسان• الدلـيل اإلرشـادي حــول االتفاقية الدولية للقضاء على جميع أشكال التمييز العنصري• الدليل اإلرشادي حول اتفاقية حقوق الطفل• الدلـيل اإلرشـادي حــول العهد الدولي اخلاص باحلقوق االقتصادية واالجتماعية والثقافية• الدليل اإلرشادي حول العهد الدولي اخلاص باحلقوق املدنية والسياسية• الدليل اإلرشادي حول االتفاقية الدولية للقضاء على التمييز ضد املرأة• الدليل اإلرشادي حول االتفاقية الدولية اخلاصة بوضع الالجئني • الدليل اإلرشادي حول قانون العمل الفلسطيني • الدليل اإلرشادي حول قانون اجلمعيات اخليرية والهيئات األهلية والئحته التنفيذية• الدليل اإلرشادي حول التنمية االقتصادية واإلجتماعية وأولويات املؤسسات األهلية• الدليل اإلرشادي حول املراقبة والتقييم باملشاركة• الدليل اإلرشادي حول املشاركة

مالحظات: • »www.ndc.ps« ميكن قراءة النص الكامل ملدونة السلوك على موقعنا االإللكتروني• »code@ndc.ps« الرسال مالحظاتكم وتوصياتكم حول حقيبة مصادر يرجى مراسلتنا على البريد االإللكتروني

5

ليتم الفلسطينية، األهلية املؤسسات تطوير مركز أعدها التي )Resource Kit( مصادر حقيبة من جزءاً الدليل هذا يشكل استخدامها كمرجع أساسي للمؤسسات األهلية التي ترغب بااللتزام مبدونة سلوك املؤسسات األهلية الفلسطينية.

تم اإلستناد في إعداد هذا الدليل التوجيهي واإلرشادي إلى:• قانون رقم )١( لسنة ٢٠٠٠م بشأن اجلمعيات اخليرية والهيئات األهلية وتعديله لعام ٢٠١١م.• الالئحة التنفيذية لقانون اجلمعيات اخليرية والهيئات األهلية. • قانون ديوان الرقابة املالية واإلدارية رقم )١٥( لسنة ٢٠٠٤م.• مدونة سلوك املؤسسات األهلية الفلسطينية. • األنظمة الداخلية املستخدمة لدى بعض املؤسسات األهلية.

تلعب التقارير دوراً هاماً يف عمل ونشاط أي مؤسسة، حيث يتم بواسطتها تبادل البيانات واملعلومات بني مختلف األقسام واإلدارات يف داخل املؤسسة أو بينها وبني اجلهات واملؤسسات األخرى، والتقارير كوسيلة من وسائل االتصال حتقق التنسيق والتكامل بني بعالقة وكذلك باملؤسسة، اإلدارية الوحدات بني مختلف التواصل زيادة الدليل يف سبيل ويأتي هذا املختلفة، املؤسسة أنشطة

املؤسسة مع املؤسسات االخرى وخاصة التي تشرف على عمل املؤسسة.

١.2 أهداف الدليل:يهدف هذا الدليل إلى:

• زيادة املهارات الفنية واإلدارية لدى املؤسسات األهلية الفلسطينية بعملية حتضير وإعداد وتصميم كتابة التقارير.

• توحيد جهود القائمني على املؤسسات بعملية مأسسة التواصل الكتابي من خالل تقدمي التقارير بشكل دوري وبكفاءة عالية.

• عكس صورة إيجابية لدى املؤسسات الشريكة واملمولة واملشرفة عن قدرات املؤسسات األهلية.• زيادة كفاءة األداء املؤسسي باملؤسسات األهلية.• تنظيم إدارة املعلومات داخل املؤسسات األهلية.• فرصة لزيادة القدرة على مراقبة أداء املوظفني.

١.3. الفئة المستهدفة )مستخدمو الدليل(:يستهدف هذا الدليل بشكل خاص املؤسسات األهلية الفلسطينية بكافة مجاالت عملها، وبشكل عام كافة مؤسسات املجتمع املدني العاملة بفلسطني، وهو يلقي الضوء على املهارات الالزمة إلعداد التقارير الناجحة حتى تتمكن املؤسسات من تسويق أنفسها ومبا يتناسب مع متطلبات كافة اجلهات ذات العالقة داخلياً )املناصب اإلدارية العليا باملؤسسة من هيئة عامة ومجلس إدارة ومدراء(،

واخلارجية )من وزارات اختصاص أو جهات متويل(، وسيستخدم الدليل كافة املعنني بهذه املؤسسات من:مدراء املؤسسات األهلية الفلسطينية.•-مدراء األقسام واإلدارات العامة باملؤسسات.•-مدراء املشاريع.•-منسقي املشاريع.•-

6

١.4. تعليمات وإرشادات الستخدام الدليل:لقد مت تصميم الدليل بطريقة سلسة تتيح ملستخدميه سهولة الوصول للمعلومات املتعلقة بإعداد التقرير اجليد بأسرع الطرق لذا

يجب استخدام الدليل بحسب األجزاء املكونة له والترتيب املعد به هذا الدليل وحسب الترتيب التالي:• اإلعداد املؤسسي وأحكام عامة• قواعد وإجراءات تطوير التقارير• خطوات إعداد التقرير اجليد

ولقد مت وضع هذا الدليل مبا يشمله من تعليمات ومناذج ليتناسب مع جميع الفئات واملستويات بهدف رفع مستوى املؤسسات األهلية والقاعدية وحتسني أدائها واكسابها املهارات الالزمة التي متكنها من أداء دورها يف املساهمة يف التنمية.

7

١.5 قائمة بالمصطلحات الرئيسية:

التعريفاملصطلح

هو عرض كتابى للبيانات واملعلومات واحلقائق اخلاصة مبوضوع معني أو مشكلة ما عرضاً حتليلياً، التقرير وبأسلوب مبسط منظم، مع ذكر النتائج واإلقتراحات التي مت التوصل اليها.

عبارة عن التقارير التي توفر املعلومات املالية ملتخذ القرار وذلك من أجل املساعدة يف اتخاذ القرارات التقارير املاليةاملناسبة مثل تقدمي التسهيالت والقروض أو التأكد من أن اخلطط املوضوعة قد مت حتقيقها أو أن

األموال املقدمة للمؤسسة قد مت إنفاقها يف املجاالت احملددة.

الهيكل التنظيمي

القيادة، الرسمية وتسلسل التنسيق العاملني و قنوات التنظيمي يحدد تقسيم األعمال بني الهيكل فالهيكل التنظيمي يُنظم العالقات داخل املؤسسة و يحدد املسئوليات.

وهي تلك التقارير التي تعد بانتظام كل فترة زمنية محددة لتناول حتديد املوقف احلالي لنشاط أو تقارير دوريةعملية معينة.

وهي تلك التي تعد كلما دعت احلاجة إلى إعدادها نتيجة ظهور مشاكل معينة.تقارير غير دورية

تقرير يقدم كل نهاية شهر ويغطي فترة شهر ميالدي.التقرير الشهري

تقرير يقدم كل نهاية ثالثة شهور ويغطي فترة ثالثة شهور ميالدية.التقرير الربعي

تقرير يقدم كل نهاية ٦ شهور ويغطي فترة ٦ شهور ميالدية، ويطلق احياناً على نصف فترة املشروع التقرير النصفيأو املهمة.

تقرير يقدم كل نهاية سنة ويغطي فترة ١٢ شهر ميالدية.التقرير السنوي

وهي تقارير تقدم عند بدء املشروع وتتضمن معلومات عن الطاقم وخطة ومنهجية العمل.تقارير أولية

وهي تقارير تقدم بفترة تنفيذ املشروع وقبل االنتهاء منه وتتضمن معلومات وبيانات فنية ومالية حول تقارير مرحليةاألنشطة املنفذة وخطة العمل واملعيقات التي تواجه عملية التنفيذ.

وهي تقارير تقدم بنهاية املشروع وتعرض سرداً تفصيلياً )مالياً وفنياً( عن األنشطة املنفذة خالل فترة تقارير نهائيةاملشروع، ويشمل التقرير املعيقات والتحديات والدروس والعبر املستفادة من املشروع.

عبارة عن قائمة باملواضيع املوجودة يف التقرير، ويتضمن بصفة عامة رقم صفحة كل موضوع فيه، جدول احملتوياتوميكنك استخدام جدول احملتويات إلعطاء القراء نظرة عامة حول املواضيع أو ملساعدتهم يف العثور

على صفحة أو مقطع البداية للمواضيع.

قائمة باجلداول التي وردت بالتقرير وتوضع يف األجزاء التمهيدية بعد جدول احملتويات، والهدف قائمة اجلداولمنها التسهيل على القارئ الرجوع إلى جدول معني بشكل مباشر وسريع.

8

التعريفاملصطلح

قائمة باألشكال التي وردت بالتقرير وتوضع يف األجزاء التمهيدية بعد جدول احملتويات، والهدف منها قائمة األشكالالتسهيل على القارئ الرجوع إلى شكل معني بشكل مباشر وسريع.

ونقاشها منت التقرير واحلقائق للبيانات عرض من بالتقرير ترد التي الرئيسية األجزاء على يطلق مصطلح واخلروج بالنتائج.

الرسومات البيانية

رسم يبني العالقات احلجمية بني الكميات الرقمية، ويستخدم يف تقدمي احلقائق يف شكل تصويري لتكون أوضح وأسهل يف الفهم.

الرسومات التخطيطية

معلومات أو أفكار توجد بينها صلة تظهر العالقات املتداخلة بني املواضيع يف تسلسل هرمي، وتقوم بتحسني التفكير واالتصال الواضح املترابط، مما يشجع على اإلبداع وحل املشاكل.

املرفقات هي معلومات يتم إرفاقها أو إحلاقها بالتقرير وذلك ألن هذه املعلومات ليست أساسية لكي املرفقاتتوضع يف التقرير نفسه.

وهي عرض واضح لنقاش وحتليل ما توصلت له نتائج التقرير وربطها باملعلومات والبيانات واملؤشرات االستنتاجاتالتي مت عرضها بالتقرير

وهي النقاط احملددة التي يتم صياغتها بشكل واضح ملعاجلة ما متخضت عنه نتائج التقريرالتوصيات

9

2. اإلعداد المؤسسي وأحكام عامة:تعتبر التقارير بشكل عام أحد وسائل االتصال الفّعال بني املستويات اإلدارية بأية مؤسسة، فالوحدات اإلدارية تتواصل فيما بينها من خالل التقارير سواء كانت تقارير شفوية ومن أمثلتها )االتصال الشخصي، املكاملات الهاتفية،...الخ( وكذلك التقارير املكتوبة. وتلجأ اإلدارة العليا بشكل عام، واملرؤوسني بشكل خاص، الستخدام هذه التقارير يف سبيل مراقبة أداء األفراد والوحدات اإلدارية إلى متابعة إجناز األعمال واملرحلية باإلضافة املؤسسة االستراتيجية بالعمل وحجم اإلجناز حسب خطط التقدم وقياس مدى ومتابعة اجلداول الزمنية لتنفيذ املشاريع واملهام احملددة. كذلك، تعتبر التقارير املوثقة وسيلة مهمة من أجل رصد واستخالص

الدروس والعبر وعكسها مبراحل التخطيط املستقبلي للمؤسسة.

ويف حال أشارت التقارير الدورية إلى كون اإلجناز أقل من املعدل الذي مت التخطيط له، ميكن إلدارة املؤسسة أو املشروع يف هذه احلالة أن تلجأ إلى إجراءات إضافية لتصحيح املسار والتسريع باألعمال. كما تؤدي التقارير يف العديد من احلاالت إلى مراقبة جودة األعمال واملخرجات املطلوبة، ويف املؤسسات التي حتدد معايير أو مؤشرات ملراقبة مخرجاتها يتم مراقبة هذه املخرجات

واملؤشرات بشكل دوري حتى يتم معرفة حتققها أو عدمه.

ومبا أن التقارير هي وسيلة اتصال بني الوحدات اإلدارية كما ذكر سابقاً، فتعتمد درجة فعالية املشاركة باملعلومات ونقلها عبر التقارير على أكثر من عامل ومنها طبيعة الهيكل التنظيمي للمؤسسة من حيث كونه هيكاًل أفقياً منبسطاً أو عمودياً. فالهيكلية املنبسطة تتيح اإلتصال املباشر بني اإلدارة واملرؤوسني وبالتالي يكون تداول التقارير أسرع مقارنة بالهيكل العمودي حيث تكون هذه العملية بالعادة أبطأ، وهذا يعتمد على طبيعة عمل وحجم كل مؤسسة، وبالتالي يجب تطوير نظام التقارير وتداولها بأفضل شكل

يالئم هيكلية املؤسسة وطبيعة عملها وعدد العاملني فيها وقدراتهم الفنية.

ويف املؤسسات األهلية الفلسطينية، ونظراً لتباين املستويات واخلبرات فيما بينها، فمن الطبيعي أن ينعكس بناؤها املؤسسي على وسائل االتصال )وخاصة التقارير( بني وحداتها اإلدارية، ولهذا ولضرورة تفعيل هذه الوسيلة وتطوير أداؤها، فيتطلب ذلك االلتزام

بالقواعد العامة التالية:• وجود هيكل تنظيمي فّعال لدى املؤسسة.• وجود أوصاف وظيفية لكل الوحدات اإلدارية باملؤسسة.• أن تكون االتصاالت التنظيمية باملؤسسة واضحة وبالتالي قنوات االتصال معروفة ومحددة مسبقاً.• يجب أن تكون التقارير مصاغة بشكل ميكن االستفادة منها من قبل اإلدارة يف عملية املراقبة والتقييم وليس

تسجيل أحداث وتوثيق معلومات فقط.• يجب أن تكون اإلدارة واملرؤوسني لديهم القدرة الكافية على فهم التقارير وحتويلها إلى أفعال وقرارات ودروس

وعبر، وعدم تركها باألدراج فقط.

١0

3. قواعد وإجراءات تطوير التقارير:3.١. أهداف كتابة التقارير:

ميكن حتديد أهم األهداف لكتابة التقارير بكافة أنواعها ومسمياتها مبا يلي:

• فهم التقارير يساعد قيادة املؤسسة يف احلصول على املعلومات الالزمة حول وضع املؤسسة إدارياً وفنياً ومالياً وبالتالي يساعد على اتخاذ القرارات بدقة أكبر وموضوعية.

• تساعد التقارير بعملية حتليل وتشخيص ظروف وواقع املؤسسة من حيث نقاط القوة وسبل تطويرها، وكذلك نقاط الضعف وسبل معاجلتها واحلد منها.

• تساهم التقارير بإبراز وعرض إجنازات املؤسسة بشكل عام ودوائرها وأقسامها أو مشاريعها بشكل خاص، وهذا من شأنه أن يساعد بعكس صورة إيجابية عن املؤسسة أو أحد مكوناتها.

• مع إدارية(، وكذلك خارجياً املؤسسة )من أقسام ووحدات بني مكونات للتفاعل داخلياً التقارير وسيلة تعتبر املؤسسات التي يرتبط عملها باملؤسسة من وزارات أو مؤسسات متويل.

• والبيانات للمعلومات وتوثيق تسجيل أداة التقرير يعتبر املؤسسة حيث داخل التوثيق بعملية التقارير تساهم واحلقائق، وكذلك يشكل التقرير سجل تاريخي للمؤسسة أو ألحد وحداتها اإلدارية.

3.2. أهمية كتابة التقارير:للتقارير يف املؤسسات األهلية أهمية كبيرة وذلك استناداً للنقاط التالية:

تقدم التقارير لقارئها أو متلقيها صورة واضحة عن واقع معني أو ظاهرة معينة باملؤسسة، كتقرير شهري عن . ١مشروع معني من حيث اإلجنازات وسبل التطوير واملخاطر وسبل احلد منها، كما هو احلال بالنسبة للتقارير لذلك باملوازنة )ما مت تخطيطه(. وارتباطها واإليرادات واقع مالي محدد من حيث املصروفات لتبيان املالية أو أكبر على إجناز قرارات القرار قدرة املؤسسة وتعطي صانع واقع معني لدى التقارير برصد تساهم هذه

توجهات محددة من شأنها تطوير عمل املؤسسة.تستخدم التقارير كوسيلة هامة يف عملية وضع تصورات مستقبلية للمؤسسة، فمثاًل تقرير التقييم للمؤسسة مبا . ٢

يشمل من إجنازات وإخفاقات ميكن أن يشكل قاعدة أساسية للتخطيط للمستقبل بشكل أفضل مثل تنفيذ تغيير يف طواقم العمل )بسبب تدني املستوى املهني مثاًل( أو تعديل يف آليات ومنهجية التنفيذ، ومن شأن ذلك أن يشكل

أداة تخطيط ألنشطة املؤسسة وسبل احلد من إخفاقاتها السابقة.إدارية . ٣ ووحدات وأقسام دوائر من املؤسسة مكونات بني واالتصال للتواصل أساساً تشكل أن للتقارير ميكن

مختلفة وكذلك على مستوى األفراد، فمثاًل تقرير إداري سنوي يخلق نوع من التواصل مع صناع القرار أو رأس الهرم باملؤسسة، ويكسر ذلك مدى الهوة بني املستويات املختلفة باملؤسسة ويزيد القدرة على فهم متطلباتها، فحني يكون مطلوباً من إدارة املؤسسة حتقيق مجموعة من املتطلبات لصالح أفراد املؤسسة يساعد التقرير يف

دعمها وتأييد ما جاء فيها.تشكل التقارير وسيلة هامة يف مراقبة ومتابعة عمل املؤسسة بشكل عام، وحتديد مدى اإلجناز بالنسبة خلطط . ٤

عملها.

١١

3.3. أجزاء التقرير:حتى يؤدي التقرير الغاية التي وضع من أجلها، فيجب أن يحتوي على مجموعة من العناصر األساسية، والتي تظهر بالشكل التالي:

أجزاء التقرير

صفحةالغالفالعنوان

جدولاحملتويات

القوائمالتحضيرية

قائمةاألشكال

قائمةاجلداول

قائمةالرموز

منتاملقدمةامللخصالتقرير

استنتاجاتاملرفقاتاملراجعالتوصياتالتقرير

وفيما يلي تفصيل ألجزاء التقارير:

١. الغالف:وتعكس صفحة الغالف الصورة اخلارجية للتقرير، وبالتالي فإن االهتمام بها من حيث الصياغة واملضمون قد يعكس إلى درجة ما طبيعة محتويات وجودة التقرير. ويكمن الهدف من الغالف بإظهار التقرير بصورة ملفتة وعرضه بشكل يستشعر القارئ بضرورة قراءة محتواه. ويضم الغالف العناصر األساسية للتقرير من عنوان التقرير وتاريخ اإلصدار واجلهة املقدم لها التقرير، كما يؤدي الغالف وظيفة حماية جسم التقرير كون الغالف بالعادة يصنع من مادة خاصة كالورق املقوى أو البالستك وغيره، وبالعادة ال حتتوي كل أنواع التقارير على الغالف وخاصة إذا كانت فترة دوريتها باألسابيع أو األشهر وميكن اعتماد صفحة بيانات رئيسية موحدة لهذا النوع من التقارير الدورية، أما التقارير السنوية أو التقارير النهائية للبرامج أو املشاريع مثاًل فإنها حتتوي على صفحة غالف

من هذا النوع.

2. صفحة العنوان:وهي الصفحة التي تلي مباشرة غالف التقرير، وحسب طبيعة التقرير يتم حتضير صفحة العنوان والتي حتتوي على مجموعة من

العناصر األساسية للتقرير وتشمل:• عنوان التقرير،• اسم ُمعد التقرير )فرد أو مؤسسة(،• وظيفة معد التقرير،• اسم املؤسسة التي صدر منها التقرير،• اسم املؤسسة )اجلهة( التي صدر من أجلها التقرير،• تاريخ إصدار التقرير.

3. جدول المحتوياتيعتبر جدول احملتويات من األجزاء الهامة بالتقرير ويعكس مدى تنظيم التقرير، وهو تبويب رقمي ملكونات التقرير، ويساعد على الوصول إلى أقسام ومواضيع معينة دون عناء البحث، ويعرض جدول احملتويات كافة أقسام وأجزاء وفصول التقرير سواء كانت

رئيسية أو فرعية.

١2

4. الملخصامللخص هو سرد ألهم محتويات التقرير بطريقة مختصرة، والغرض منه وضع القارئ بصورة أهداف ومنهجية ومخرجات التقرير ومعرفة باالستزادة القارئ فإذا رغب أهمية، األكثر والتوصيات والنتائج األجزاء بالتركيز على وذلك وتوصياته بصورة سريعة التفاصيل، يقوم باستعراض جميع محتويات التقرير. بالعادة ال يتعدى امللخص أكثر من صفحتني، وهو يلي جدول احملتويات مباشرة

5. القوائم التحضيريةوهي مجموعة من القوائم التي تلّخص بعض العناصر الهامة الواردة بالتقرير والهدف منها التسهيل على القارئ عناء البحث عن

هذه العناصر ومنها:

• قائمة األشكال: وهي قائمة تسرد كافة األشكال من حيث العنوان ورقم الصفحة التي تشير أو حتتوي الشكل احملدد.

• قائمة اجلداول: وهي سرد لكافة اجلداول التي يغطيها التقرير.

• قائمة الرموز )املختصرات( أو قائمة املصطلحات: العديد من التقارير حتتوي على رموز أو مصطلحات والتي قد تكون غير واضحة أو مفهومة للقارئ، ولذلك تشكل قائمة الرموز واملصطلحات سرداً تفسيرياً أو توضيحياً

ملاهية وتعريف هذه الرموز واملصطلحات.

6. المقدمةوهي جزء متهيدي ال بد منه وذلك لوضع القارئ بشكل منهجي تسلسلي بخلفية موضوع التقرير وأهدافه ومبررات كتابته، وقد تتطرق املقدمة لبعض مكونات التقرير دون الدخول بحيثيات النتائج والتوصيات، ألنه من املبكر التطرق لها دون عرض العديد من

العناصر حيث من شأن ذلك خلق حالة من اإلرباك لدى القارئ، ولذلك فاملقدمة هي عرض متهيدي غير تفصيلي.

7. متن التقريراملنت هو جسم التقرير الرئيسي والذي يشكل أهم وأكبر عناصر التقرير، ومنت التقرير يضم مجموعة من املكونات األساسية من أجزاء أو أقسام وفصول. ويعرض املنت هذه األجزاء واملكونات مبستوى تفصيلي من الشرح واإلسهاب، ويعتمد مدى التفاصيل

واإلسهاب على نوع وطبيعة التقرير.

8. استنتاجات التقريروهي عرض واضح لنقاش وحتليل ما توصلت له نتائج التقرير وربطها باملعلومات والبيانات واملؤشرات التي مت عرضها بالتقرير وخاصة بقسم املنت، وتشكل االستنتاجات بعض اإلجابات على فحوى أهداف التقرير ومبرراته، ودون اإلشارة لذلك والربط بني

البيانات واملؤشرات من جهة وبني النتائج من جهة أخرى، يبقى التقرير ضعيفاً بتركيبته ضحاًل مبستواه.

9. التوصياتوهي النقاط احملددة التي يتم صياغتها بشكل واضح ملعاجلة ما متخضت عنه نتائج التقرير وتشكل أساس التصورات املستقبلية لعالج ما مت نقاشه والوصول إليه من استنتاجات، وهناك حتدي كبير لدى اجلهة التي تكتب التقرير بصياغة التوصيات، حيث أنه مهما كانت جودة التقرير عالية، إال أنه بدون توصيات محددة مرتبطة باالستنتاجات، يبقى التقرير خاوياً حلد كبير أو غير مفيد.

١3

١0. المراجعوهي التقارير أو الكتب أو الوثائق التي مت االستناد إليها عند كتابة التقرير، وبالعادة ال يتم استخدام املراجع بشكل عام بكافة أنواع التقارير، ولكن العديد من التقارير الرسمية والتي حتتوي بيانات ومعلومات هامة ومت استخدامها من خارج املؤسسة، تتطلب اإلشارة

لقائمة املراجع التي مت االستناد إليها واستخدامها.

١١. المرفقاتوهي كافة الوثائق أو املستندات التي ال ضرورة لضمها جلسم التقرير ولكنها ضرورية للرجوع إليها للتعرف على بعض التفاصيل

أو إظهار بعض األجزاء املرتبطة بالتقرير مثل صور، قوائم حضور،...الخ.

3.4 أنواع التقارير:ميكن تصنيف التقارير وتبيان أنواعها حسب مجموعة من املعايير املختلفة من حيث فترة تقدمي التقرير، هدف التقرير، اجلهة

املقدم لها التقرير، وميكن تقدمي عرض مختصر لهذه األنواع من خالل الشكل التالي:

أنواع التقرير

التقارير من حيث توقيتها

التقارير من حيث اجلهة التقارير حسب مدتهاالتقارير حسب احملتوىالتقارير من حيث تكرارهاالتي تصدر من أجلها

تقارير املراقبة تقارير غير دوريةتقارير داخليةتقارير أوليةالتقرير اليوميواملتابعة

التقرير األسبوعيتقارير األنشطةتقارير دوريةتقارير خارجية

تقارير مالية التقرير الشهريومحاسبية

التقرير الربعي

التقرير النصفي

التقرير السنوي

تقارير مرحلية

تقارير نهائية

١4

ولعرض تفاصيل كل نوع، ميكن اإلطالع على التالي:

أ. التقارير حسب مدتها:

• التقرير اليومي: وهو يوضح أهم األنشطة التي يتم تنفيذها من قبل املؤسسة خالل اليوم وتكون تفصيلية مثل تقارير األنشطة وتقارير حضور وانصراف املوظفني اليومي... الخ، وتكون عادة روتينية ال حتمل مؤشرات.

• التقرير األسبوعي: وهو يوضح أهم األنشطة التي يتم تنفيذها يف املؤسسة خالل األسبوع وتكون تفصيلية مثل تقارير دوائر وأقسام املؤسسة اإلنتاجية أو اخلدمية اليومية... الخ، وتكون عادة روتينية ال حتمل مؤشرات.

• التقرير الشهري: يوضح أهم األنشطة التي مت تنفيذها خالل الشهر يف أقسام املؤسسة ويكون أقل تفصياًل مثل تقارير إجمالي اخلدمات واألنشطة يف املؤسسة، وتكون روتينية ولها دالالت ومؤشرات.

• التقرير الربعي: يوجز أنشطة املؤسسة خالل فترة ثالث شهور ويعكس يف طياته اإلجنازات واألداء واملعوقات ويشير لدالالت ومؤشرات تساعد يف اتخاذ القرار.

• التقرير النصفي: يوضح أنشطة املؤسسة خالل نصف سنة، ويعرض مجمل أداء املؤسسة مبكوناتها املالية واإلدارية والفنية وتستخدم به وسائل شرح مثل الرسوم البيانية واجلداول واألشكال التي تدعم حقائق وأرقام

ويحتوي على توصيات.• التقرير السنوي: يظهر نتائج أعمال املؤسسة خالل العام يف كافة أقسامها ويوصف احلالة اإلدارية والفنية

واملالية باستخدام وسائل شرح متعددة ويحدد توصيات.

تستخدم التقارير الواردة أعاله )حسب فترة التقدمي( بكافة املؤسسات األهلية ولكن مع اختالف شموليتها حسب طبيعة عمل كل مؤسسة، فمثاًل املؤسسات بشكل عام تتعامل مع تقارير شهرية وسنوية، ولكن املؤسسات الكبيرة وخاصة املؤسسات القائمة على

مشاريع ممولة من جهات خارجية، تستخدم نسبياً تقارير يومية وأسبوعية وشهرية.

ب. التقارير حسب احملتوى:

واملقصود هنا محتوى أو موضوع التقرير، ألن التركيز يستند إلى احملتوى أكثر من دورية أو فترة التقرير ومن هذه األنواع:

• تقارير املراقبة واملتابعة: وهي التي تكون مرتبطة بخطة موضوعة أو ببرنامج أو مشروع جاري تنفيذه، وعادة ما تتضمن عملية مقارنة بني ما هو واقع فعاًل وما كان يجب أن يتم وفقاً للخطة أو البرنامج املوضوع، وتوضيح

اإلنحرافات وتقدمي حتليل لها وبيان مسبباتها، وأحياناً ما تكون يف شكل جدول به خانات متثل الفعلي واملخطط. ومن أمثلتها تقارير متابعة تنفيذ املشروعات التنموية وخطط التطوير املؤسسي، وقد يترتب على

مثل هذه التقارير اتخاذ قرارات وإجراءات تصحيحية أو تعديل يف اخلطط املوضوعة أو إعادة توزيع للموارد املتاحة.

• تقارير تقييم األداء: وهي التقارير التي تقّيم مستوى األداء قياساً مبعايير موضوعة مسبقاً، وتهدف هذه التقارير إلى احلكم على الكفاءة أو إعطاء درجات أو تقديرات تعبر عن مستوى األداء خالل فترة التقييم.

ومن أمثلتها تقارير تقييم أداء األفراد، أو تقييم أداء إدارات معينة أو وحدات نشاط، وقد يترتب عليها اتخاذ قرارات يف حالة وجود انحرافات كبيرة أو قد يكتفي أحياناً بالتوجيه أو تصحيح بعض املسارات.

• تقارير األنشطة: ويتم التركيز بهذا النوع من التقارير على األنشطة من حيث عناصرها وآليات تنفيذها واملعيقات يف سبيل القيام بها.

• تقارير مالية ومحاسبية: وهي التقارير التي تركز على وضع املؤسسة أو املشروع مالياً من حيث املصروفات واإليرادات واملركز املالي، وتظهر هذه التقارير العجز أو الربح املتحقق.

١5

ت. التقارير من حيث تكرارها:

• تقارير دورية: وهي التي يتم إصدارها بشكل متكرر ضمن فترات زمنية محددة.

• تقارير غير دورية: وهي تقارير تصدر حلاجة معينة أو بناًء على طلب محدد دون وجود ضابط زمني لصدورها، ومثال عليها تقرير حول مشكلة إدارية أو مالية أو فنية محددة.

ث. التقارير من حيث اجلهة التي تصدر من أجلها:

• تقارير داخلية : وهي التقارير املوجهة ملستويات إدارية باملؤسسة ذاتها مثل املدير العام أو مجلس اإلدارة.

• تقارير خارجية: وهي التقارير املوجهة لطرف خارجي عن املؤسسة مثل جهة متويل أو وزارة اختصاص محددة، واألطراف اخلارجية تتمثل بـ:

جهات رسمية: كوزارة االختصاص مثل وزارة الداخلية أو الشؤون االجتماعية أو الثقافة، وتنص املادة ١٣ من قانون . 1للوزارة الهيئة أو تقدمي اجلمعية األهلية على ضرورة والهيئات بشأن اجلمعيات اخليرية لسنة ٢٠٠٠م )١( رقم

املختصة تقريرين معتمدين من اجلمعية العمومية يف موعد ال يتعدى أربعة أشهر من نهاية السنة املالية وهما: املنصرم )مرفق منوذج من العام الهيئة خالل أو لنشاطات اجلمعية تقرير سنوي يحتوي على وصف كامل

التقرير املطلوب تقدميه(. تقرير مالي مصدق من قبل مدقق حسابات قانوني ويتضمن بشكل تفصيلي كامل إيرادات ومصروفات اجلمعية

أو الهيئة حسب األصول احملاسبية املعمول بها.

2. جهات متويل: وتتمثل باجلهات التي تشرف على إدارة التمويل للمؤسسة أو املمول ذاته، وتكون طبيعة التقارير ودوريتها حسب متطلبات جهات التمويل، فبعض جهات التمويل تطلب تقريراً مرحلياً باملشروع )قد يكون شهرياً أو ربعياً... الخ(، وبعض املمولني يطلب تقرير مالياً وادارياً مع كل مطالبة مالية ضمن املنحة املقدمة، والبعض اآلخر يطلب تقريراً نهائياً

عن املشروع فقط.

ج. التقارير من حيث توقيتها:

هناك مجموعة من التقارير تصنف حسب التوقيت وهي كما يلي:• تقارير أولية: وهي تقارير تقدم عند بدء املشروع أو النشاط أو املهمة وتتضمن معلومات عن الطاقم وخطة

ومنهجية العمل.• تقارير مرحلية: وهي تقارير تقدم بفترة تنفيذ املشروع وقبل اإلنتهاء منه وتتضمن معلومات وبيانات فنية

ومالية حول األنشطة املنفذة وخطة العمل واملعيقات التي تواجه عملية التنفيذ.• تقارير نهائية: وهي تقارير تقدم بنهاية املشروع وتعرض سرداً تفصيلياً )مالياً وفنياً( عن األنشطة املنفذة

خالل فترة املشروع، ويشمل التقرير املعيقات والتحديات والدروس والعبر املستفادة من املشروع.

3.5. خطوات إعداد التقرير الجيد:إستناداً لطبيعة عمل املؤسسات األهلية، وبالرجوع ألهداف كتابة التقارير، فيمكن حتديد أهم اخلطوات الواجب إتباعها أثناء كتابة

التقارير ذات املستوى اجليد كما يظهر بالشكل التالي:

١6

خطوات إعداد التقرير

حتضير الغاية حتضير مسودةالبدء باإلعدادالتحضير لإلعدادالرئيسية

التقريرحتضير النسخة النهائية

من التقرير

حتضير الفريق وتوزيع املهام

حتديد خصائص التقرير

حتديد مصادر املعلومات

حتديد خطة اإلعداد

قائمة الرموز

وفيما يلي تفاصيل لهذه اخلطوات:حتديد الغاية الرئيسية من كتابة التقرير: ويأتى ذلك من خالل معرفة طبيعة التقرير املطلوب حتضيره، وما هو مبرر إعداده، . 1

واجلهة املطلوب حتضيره لها، ويرتبط ذلك مباشرة بنوع التقرير ومكوناته، فمثاًل حتضير تقرير مالي يعني معرفة اإليرادات مدى معرفة يعني تقييم تقرير وكذلك حتضير أو مشروع محدد، ملؤسسة مالي مركز ومعرفة بها يرتبط وما واملصاريف

اإلجنازات وسبل تطويرها وحجم اإلخفاقات وطرق احلد منها وما يرتبط بها من دروس وعبر.

النهائية . 2 أو للمؤسسة السنوية فالتقارير منه، والهدف التقرير بطبيعة للتقرير التحضير ترتبط عملية التحضير لإلعداد: أو أسبوعي، وميكن حتديد أهم إلى حد كبير عن حتضير تقرير يومي يختلف لبرنامج أو مشروع محدد تتطلب حتضيراً

العناصر التي يتم التحضير لها إلعداد التقارير، ومنها:

• حتضير الفريق وتوزيع املهام: وهذا يعني حتديد املوارد البشرية املطلوبة لتحضير التقرير سواء طواقم فنية أو مالية أو إدارية، ومن ثم توزيع املهام لكل عضو بالفريق، ومن الضروري حتديد رئيس أو منسق فريق اإلعداد قبل

البدء وهو الشخص الذي يقع على عاتقه تنسيق جهود الفريق مبرحلة اإلعداد.• حتديد خصائص التقرير: أحياناً يكون هناك متطلبات جلهات معينة ترتبط بنوع اخلطوط املستخدمة،

وكذلك الهوامش وعدد الصفحات وغير ذلك من شروط حتدد حجم التقرير، والعديد من جهات التمويل حتدد عدد من الصفحات الفرعية واإلجمالية للتقرير.

• حتديد مصادر املعلومات والبيانات: بعض التقارير قد حتتاج ملعلومات وبيانات دقيقة ومن خارج املؤسسة ذاتها )مثاًل إعداد تقرير تقييم ألثر املشروع على الفئات املستفيدة، وهذا األمر يتطلب استخدام وسائل

عديدة للحصول على املعلومات ومنها املقابالت أو اإلستبيان(، ولذلك فإن إعداد التقارير يحتاج ملعرفة مكان املعلومات وسبل احلصول عليها قبل البدء ألن ذلك قد يتطلب جهداً وماالً.

١7

• حتديد خطة اإلعداد: حيث يقوم فريق العمل بوضع تصور زمني خلطوات اإلعداد مع األخذ بعني اإلعتبار الفترة الكلية املتاحة إلعداد التقرير.

البدء باإلعداد: بعد توزيع املهام على فريق إعداد التقرير، تبدأ عملية اإلعداد من خالل متابعة ومراقبة أداء وإجناز فريق . 3يتم معرفة األسباب مباشرة بالفريق، الزمن وجودة املخرجات، ويف حالة وجود تأخير من جهة محددة اإلعداد، من حيث ومحاولة عالجها ألن العملية تكاملية وتؤثر بشكل واضح على بقية أعضاء الفريق. وخالل فترة اإلعداد يتم األخذ بعني اإلعتبار مستوى الصالحيات املمنوحة لكل عضو، وخاصة بالتقارير الهامة ألن بعضها يتطلب سرية تامة، ومن العناصر الهامة التي

يجب أخذها بعني اإلعتبار عند كتابة التقرير ما يلي:من حيث الشكل:أ.

التقارير •- فمثاًل مبعظم املؤسسة، من خصائص جزء الحقاً يصبح وهذا بالكتابة محدد استخدام منط الرسمية يستخدم يف صف املنت العربي »اخلط العربي املبسط )Simplified Arabic(«، كذلك يتم كتابة عناوين األبواب الرئيسة واملالحق باستخدام النمط األسود الثقيل )Bold( مبقاس ١٤ للغة على أن تتوسط

أعلى الصفحة للعناوين ومقاس )١٢( للمحتوى. يجب على معد التقرير أن يقوم بإعطاء رقم لكل قسم من أقسام التقرير حتى ميكن الرجوع إليه يف أي •-

مراجعة أو مناقشة للتقرير .التركيز على حتضير جدول احملتويات والقوائم التحضيرية )قائمة األشكال واجلداول واملختصرات(.•-باللغة •- التقرير إعداد حالة الصفحة يف أسفل الرقم يتوسط أن على تسلسلياً الصفحات جميع ترقيم

العربية.وتركيبة •- يؤثر على سالمة ال املالحق، حتى إدراجه ضمن فيفضل نسبيا كبيراً يعتبر أو شكل أي صور

التقرير.من حيث املضمون:ب.

مراجعة الترابط بني العناوين الرئيسية والفرعية من جهة، وبني العناوين وما يليها من شرح وتفاصيل.•-التأكد من وجود العناصر األساسية للتقرير كاملقدمة ومنت التقرير...الخ.•-االستفادة من الصور واألشكال التوضيحية ألنها تثري التقرير وتثبت املعلومات بشكل أوضح.•-فحص مدى االنسجام والترابط بني اإلستنتاجات أو التوصيات مع احلقائق والنتائج التي مت اإلستناد إليها •-

يف التقرير.ربط التوصيات بأهداف ومبررات إعداد التقرير.•-عرض أي مصادر أو مراجع مت اإلقتباس منها بوضوح، وتضمني مصادر التفصيلية بقائمة للمراجع •-

كمرفق للتقرير.

4. حتضير مسودة التقرير: بعد اإلنتهاء من كافة أجزاء التقرير وجتميعها ومراجعتها من كافة النواحي )لغوياً وفنياً(، يتم حتضير املسودة األولى للتقرير والتي قد ال حتتوي العديد من األجزاء مثل الغالف وصفحة العنوان واملراجع واملالحق، وهي األجزاء التي

يتم إنهاؤها وحتضيرها باملراحل النهائية إلعداد التقرير.

5. حتضير النسخة النهائية من التقرير: بعد مراجعة اجلهة املقدم لها التقرير سواء من داخل املؤسسة )مثاًل: مجلس اإلدارة( أو من خارج املؤسسة )مثاًل: جهات التمويل(، وبعد أخذ املالحظات وتبويبها، يتم الرجوع لفريق إعداد التقرير، والذي بدوره يقوم مبراجعة املالحظات والعمل على تنفيذها وتضمني التعديالت الالزمة، وعند اإلنتهاء من كافة املالحظات، يتم إضافة كافة األجزاء

املتبقية من التقرير كاملالحق واملراجع وغيرها ليصبح تقريراً متكاماًل ومن ثم تقدميه للجهة/ات املعنية.

١8

4. المالحق

ملحق )١( - نماذج التقارير:

نموذج تقرير مرحلي لمشروع تنفذه المؤسسة:

صفحة الغالف الرئيسي

شعار املؤسسة/شعار املؤسسة املمولة

اسم املؤسسة: ................................................

تقرير مرحلي ملشروع: .......................................

متويل: .........................................................

مقدم من: .......................................................

التاريخ )شهر/سنة(

١9

جدول المحتويات

معلومات عامة عن املؤسسة

اسم املؤسسة مقدمة التقرير:

مجال عمل املؤسسة:

عنوان املؤسسة:

ممثل املؤسسة )مدير عام/رئيس مجلس إدارة(:

شخص االتصال باملؤسسة:

مجال عمل املؤسسة:

معلومات عامة عن املشروع

اسم املشروع:

رقم املشروع:

موقع/مواقع املشروع:

مدة املشروع:

التاريخ الفعلي لبدء تنفيذ املشروع:

التاريخ احملتمل النتهاء املشروع:

معلومات عن التمويل

اسم اجلهة املمولة:

قيمة املنحة املقدمة للمؤسسة:

قيمة مساهمة املؤسسة:

مساهمات من جهات أخرى:

قيمة الدفعات حتى تاريخ إعداد التقرير:

معلومات عامة عن التقرير

طبيعة التقرير )مرحلي/شهري/ربعي(

فترة التقرير

رقم التقرير

تاريخ تقدمي التقرير

20

5. مقدمة التقرير

خلفية:

أهداف المشروع:

الفئة المستهدفة:

مراحل المشروع الرئيسية

2١

6. إنجازات المشروع

النسبة املئوية لإلجناز املراحل واألنشطةالفعلي

أسباب التأجيل أو عدم مالحظاتإجراءات إدارة املشروعالتنفيذ

7. المشاكل والتحديات التي واجهت المشروع

مالحظاتآليات التغلب عليهااملشاكل واملعيقاتالفعاليات واألنشطة

22

8. الصرف المالي خالل فترة التقرير

مالحظاتالصرف الفعليالقيمةالبند املالي

املجموع الكلي

9. مالحظات:

١0. مرفقات.١

.٢

.٣

.٤

.٥

23

نموذج تقرير نهائي لمشروع تنفذه المؤسسة

صفحة الغالف الرئيسي

شعار املؤسسة/شعار املؤسسة املمولة

اسم املؤسسة

تقرير نهائي ملشروع: .................................

متويل :................................................

مقدم من: .............................................

التاريخ )شهر/سنة(

24

جدول المحتويات

معلومات عامة عن املؤسسة

اسم املؤسسة مقدمة التقرير:

مجال عمل املؤسسة:

عنوان املؤسسة:

ممثل املؤسسة )مدير عام/رئيس مجلس إدارة(:

شخص االتصال باملؤسسة:

مجال عمل املؤسسة:

معلومات عامة عن املشروع

اسم املشروع:

رقم املشروع:

موقع/مواقع املشروع:

معلومات عن التمويل

اسم اجلهة املمولة:

قيمة املنحة املقدمة للمؤسسة:

قيمة مساهمة املؤسسة:

مساهمات من جهات اخرى:

قيمة الدفعات االجمالية:

معلومات عن االتفاقية

تاريخ توقيع االتفاقية:

تاريخ انتهاء املشروع حسب االتفاقية:

مدة املشروع حسب االتفاقية:

تاريخ بدء التنفيذ الفعلي:

تاريخ انتهاء التنفيذ الفعلي:

مدة املشروع الفعلية:

25

5. ملخص تنفيذي

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

26

6. مقدمة التقرير

خلفية:

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

......................................................................................................................

أهداف المشروع:

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

......................................................................................................................

الفئة المستهدفة:

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

......................................................................................................................

مراحل المشروع الرئيسية:

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

......................................................................................................................

27

7. إنجازات المشروع

مالحظاتاملخرجات الرئيسيةاملراحل واألنشطة

8. آثار المشروع على الفئة المستهدفة

)Outcomes( اآلثار متوسطة المدى

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

......................................................................................................................

)Impact( اآلثار بعيدة المدى

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

......................................................................................................................

28

9. المشاكل والتحديات التي واجهت المشروع

مالحظاتآليات التغلب عليهااملشاكل واملعيقاتالفعاليات واألنشطة

29

تقرير مالي حول المشروع

قيمة البند املالي البند املاليمالحظاتالفروقات )االنحراف(الصرف الفعلياملخطط

املجموع الكلي

قيمة املساهمات اخلارجية حسب املصدر

املصدر:القيمة:

املصدر:القيمة:

املصدر:القيمة:

املجموع:

التعديالت املالية التي حصلت على بنود الصرف

املبلغ املتفق عليه بعد التعديلطبيعة املصروف أو التعديل

املبلغ اإلجمالي:

30

١١. دروس وعبر مستفادة من المشروع

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

١2. استنتاجات وتوصيات

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

١3. مرفقات.١

.٢

.٣

.٤

.٥

3١

نموذج تقرير سنوي مقدم لوزارة الداخلية:

منوذج التقرير اإلداري لسنة ________

اسم اجلمعية: ________ رقم التسجيل: ________ تاريخ التسجيل: _________

عدد أعضاء الهيئة العامة احلالي ______________________________

اجلمعية _______________________________ املوظفني يف عدد

عدد املتطوعني يف اجلمعية _______________________________

مدقق احلسابات _______________ تاريخ تعيينه _______________

اجلمعية _________________________________ عمل قطاع

عدد أعضاء املجلس اإلداري احلالي ____________________________

عدد أعضاء املجلس اإلداري حسب النظام األساسي _______________________

عدد أعضاء الهيئة العامة لهذه السنة ____________________________

عنوان اجلمعية/هاتف _________________________________

أهم القرارات عدد احلضور

تاريخ انعقاد اجتماع الهيئة العامة

.1

.2

.3

.4

.5

اجتماع مجلس اإلداراة

عدد احلضور تاريخ انعقاد اجللسة الرقم عدد احلضور تاريخ انعقاد اجللسة الرقم.٥ .١.٦ .٢.٧ .٣.٨ .٤

32

تقييم النفع العام الذي توفره الجمعية أو الهيئة

األهداف الرئيسية للجمعية أو الهيئة .١.٢.٣.٤.٥

وصف آلية تنفيذ األهداف

.١

.٢

.٣

.٤

.٥

اآللية التي اتبعت حلل اجلمعية املشاكل التي واجهتها اجلمعية.١.٢.٣.٤.٥.٦

33

جهات التمويل:

.١

.٢

.٣

.٤

.٥

رقم احلساب اسم البنك/الفرع

.١

.٢

.٣

.٤

الشركاء التاريخ النشاطات التي قامت بها املؤسسة يف السنة السابقة:

ميكنك إضافة ملحق إذا لم تكِف هذه الصفحة

34

التعديل على النظام األساسي :

املادة بعدالتعديل

املادة قبلالتعديل

رقم املادةاملعدلة

النسبة ٪ عدد احلضور تاريخ انعقاد اجتماع

الهيئة العامة.١

.٢

.٣

.٤

اسم مدير الفرع عنوان الفرع فروع اجلمعية

.١

.٢

.٣

35

املؤهل اسم املوظف املوظفني العاملني باجلمعية

.١

.٢

.٣

.٤

.٥

.٦

.٧

.٨

36

قائمة المراجع:

املراجع العربية:

• أحمد، عمر. »إعداد وكتابة التقارير«، ٢٠٠٤م.• املركز الوطني للتنمية املستدامة. »دليل إعداد التقارير الناجحة إلرشاد كوادر املنظمات األهلية الفلسطينية يف

محافظة جنني«، ٢٠٠٩م.• اإلدارة العامة ملنح البحوث »إعداد وكتابة التقارير اإلدارية«، ١٤٣١ هـ.• برنامج تطوير قدرات املؤسسات غير احلكومية واملجموعات-اليمن »كتابة وإعداد التقارير اإلدارية«،٢٠٠٩.• العكش، عالء »فن كتابة التقارير وعرض البيانات«، ٢٠٠٩م.• العالق، بشير »دليل كتابة التقارير«، مؤسسة الدراسات العربية-بيروت«، ٢٠١٠م.• عبد احلميد، ممدوح »مهارات إعداد وكتابة التقارير واملذكرات واملراسالت«، ٢٠١١م.• خلف، رامي »كتابة الـتـقـارير واملراسـالت اإلداريـة«، ٢٠١١م.

املراجع اإلجنليزية:

• Dobrin, Sidney I., Weisser, Christian R. and Christopher J. Keller.“Technical Communication in the Twenty-First Century”. 2010.

• Locker, Kity O. and Kyo Kaczmarek,Stephen.“Business Communication”.2004.

• Fellows, John.“A Decent Proposal”. 2002.

37

مالحظات

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

38

مالحظات

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

39

مالحظات

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

40

www.ndc.ps