© GmbH1 HERZLICH WILLKOMMEN zur Präsentation des Prüfmoduls für die Nutzung durch die Bewilligungsbehörden Nutzerhinweise Stand 23. Juni 2006

1© www.ecg.eu GmbH

HERZLICH WILLKOMMENzur Präsentation des

Prüfmoduls

für die Nutzung durch dieBewilligungsbehörden

Nutzerhinweise

Stand 23. Juni 2006

2© www.ecg.eu GmbH

Nutzerhinweise

Grundsätzliche Bemerkungen

Im Prüfvermerk können Ausgaben und Einnahmen bewertet werden, die im Verwendungsnachweis enthalten sind.

Der Prüfer gibt Empfehlungen, die Bewilligungsbehörde trifft im Ergebnis des Anhörungsverfahrens eine Entscheidung.

Die Empfehlungen und Entscheidungen werden getrennt erfasst. Sie erfolgen auf 3 Ebenen (Beleg, Kategorie, Projekt) jeweils für die Ausgaben und Einnahmen.

Der Prüfvermerk ersetzt nicht die notwendigen Korrekturen im Folge- oder Korrekturbericht.

3© www.ecg.eu GmbH

Nutzerhinweise

Das „Prüfmodul“ erscheint als eigener Punkt in der Menüleiste

Durch Anklicken des Menüpunktes „vorhandene Prüfvermerke“ erfolgt eine entsprechende Anzeige.

Es sind hier noch keine Prüfvermerke vorhanden!

4© www.ecg.eu GmbH

Nutzerhinweise – Mail

Der Eingang eines Prüfvermerkes wird (der Kontaktperson im Antrag) mit einer Mail angezeigt. Klicken Sie auf den Link „Mail System“, um das Mailverzeichnis zu öffnen.

5© www.ecg.eu GmbH


Öffnen Sie nun die neue Mail durch Anklicken des Schriftzuges.

6© www.ecg.eu GmbH


Beachten Sie die in der Mail enthaltenen Hinweise und gesetzten Termine!

7© www.ecg.eu GmbH


Ein Prüfvermerk wird demjenigen angezeigt, der im Antrag als Kontaktperson genannt ist.

Sie können den Prüfvermerk öffnen, indem Sie auf das Symbol (Aktenordner) neben dem Vermerk klicken.

8© www.ecg.eu GmbH

Nutzerhinweise – Module

Für die ersten vier Module (Fragen des Audithandbuches) besitzen Sie nur Leserechte.

9© www.ecg.eu GmbH


Für das Modul Belegprüfung besitzen Sie zusätzlich Schreibrechte.

10© www.ecg.eu GmbH

Nutzerhinweise – Druck

Um einen Ausdruck zu erzeugen, klicken Sie auf das Druckersymbol unter der Tabelle.

In der Auswahlbox den Punkt „Bemerkungen der Bewilligungsbehörde“ in „ja“ ändern


Nutzerhinweise – Druck



Wenn Sie auf den Schreibblock neben „Modul Belegprüfung“ klicken, erscheint das Bearbeitungsmenü.


Nutzerhinweise – Anhörung

Beginnen Sie mit dem Punkt „Auftrag und Auftragsdurchführung“ (Link anklicken).


Nutzerhinweise – Anhörung

Tragen Sie Ihre Bemerkungen zum Anhörungsverfahren in das entsprechende Feld ein.

Die Angaben in dem vom Prüfer ausgefüllten Feld können Sie nur lesen.

Vor dem Verlassen speichern!


Nutzerhinweise – Ausgaben

Beginnen Sie nun mit den Eingaben zu den Ausgaben.

Dazu den Link „Ausgaben“ in der linken Spalte anklicken!


Nutzerhinweise – Kategorie

Sie gelangen zunächst auf die Kategorieebene.

Bitte lesen Sie die Hinweise unter der Tabellenüberschrift.



Spalte „Soll“ = Planansatz lt. Antrag

Spalte „Ist“ = Abgerechnete Kosten laut Bericht

Spalte „Differenz“ = Abweichung zwischen Antrag und Bericht



Spalten „Empfehlung“ und „Abweichung“ = Ergebnis des Prüfers

Spalten „Anerkennung“ und „Abweichung“ = Ergebnis der Bewilligungsbehörde



Für jede Kategorie wird angezeigt, wie viele Belege geprüft wurden (Projektleitung: 4)



Sie können die Anzeige einschränken, (hier „nur Kategorien mit Belegen anzeigen“).

Klicken Sie auf die erste unterstrichene Kategorie, um auf die Belegebene zu gelangen.


Nutzerhinweise – Belege

Sie befinden sich nun auf der Belegebene.

Geprüfte Belege erkennen Sie an dem Symbol links (hier alle!).



Die Anzeige der Spalten kann verändert werden (Link anklicken!)



Klicken Sie die gewünschten Spalten an (hier neu „Buchungsnummer“).

Die letzen vier Spalten sollten Sie belassen.



Wir empfehlen alle Belege zu öffnen, die der Prüfer kontrolliert hat, auch wenn keine finanzielle Abweichung festgestellt wurde. Klicken Sie dazu auf den Schreibblock.



Sie befinden sich nun im Beleg mit der Buchungsnummer 3.

Beachten Sie die Bemerkungen des Prüfers (können nur gelesen werden).



Erster Schritt: Betrag festlegen, der anerkannt werden soll, es gibt drei Möglichkeiten:

1. Die Empfehlung des Prüfers übernehmen (Link anklicken).



2. Den ursprünglichen Betrag übernehmen (Link anklicken).

3. Einen davon abweichenden Betrag festlegen (in die Box eintragen).



Zweiter Schritt: Die getroffene Wahl verbal begründen (insbesondere, wenn von der Empfehlung des Prüfers abgewichen wird).

Die Erläuterung des Prüfers kann nur gelesen werden. Eingaben speichern.



Sie erhalten eine Bestätigung für die Eingaben.

Ihre Festlegung für den Beleg ist dokumentiert.



Führen Sie diese Aktion nun für alle geprüften Belege aus!

Zu jeder Empfehlung des Prüfers muss es eine Aktion („Anerkennung“) der Behörde geben.



Die Belegebene wird über den Button „Zurück“ verlassen.



Die Werte der Belegebene müssen nun auf die Kategorieebene übernommen werden.

Öffnen Sie die Kategorie durch Klicken auf den Schreibblock links neben der Kategorie.



Erster Schritt: Betrag festlegen, der anerkannt werden soll, es gibt vier Möglichkeiten:1. Die Summe der Belege übernehmen, die von Ihnen anerkannt wurden (Link anklicken).2. Die Empfehlung des Prüfers übernehmen (Link anklicken).



3. Den ursprünglichen Betrag übernehmen (Link anklicken).4. Einen davon abweichenden Betrag festlegen (in die Box eintragen).



Zweiter Schritt: Die getroffene Wahl verbal begründen (insbesondere, wenn von der Empfehlung des Prüfers abgewichen wird).Die Erläuterung des Prüfers kann nur gelesen werden. Eingaben speichern.



Sie erhalten eine Bestätigung für die Eingaben.Ihre Entscheidung für die Kategorie ist dokumentiert



Die beschriebenen Schritte sind nur für alle Belege und Kategorien zu wiederholen.

Wenn der Prüfer eine Empfehlung für eine Kategorie ohne Belege abgegeben hat, muss nur auf dieser Ebene reagiert werden.



Die bereits beschriebenen vier Möglichkeiten stehen zur Auswahl.



Das Feld für verbale Begründung ausfüllen und speichern.



Das Prüfergebnis für die Kategorie ist dokumentiert.


Nutzerhinweise – Projekt

Wenn alle Angaben auf Beleg- und Kategorieebene vervollständigt sind, erfolgt die Anpassung auf Projektebene.

Den Link „Ausgaben“ in der rechten Spalte anklicken!



Erster Schritt: Betrag festlegen, der anerkannt werden soll, es gibt vier Möglichkeiten:1. Die Summe der Kategorien übernehmen, die von Ihnen anerkannt wurden (Link anklicken). 2. Die Empfehlung des Prüfers übernehmen (Link anklicken)



3. Den ursprünglichen Betrag übernehmen (Link anklicken)4. Einen davon abweichenden Betrag festlegen (in die Box eintragen)


Nutzerhinweise - Projekt

Zweiter Schritt: Die getroffene Wahl verbal begründen (insbesondere, wenn von der Empfehlung des Prüfers abgewichen wird).Die Erläuterung des Prüfers kann nur gelesen werden. Eingaben speichern.


Nutzerhinweise - Einnahmen

Die beschriebenen Schritte sind nun für die Einnahmen zu wiederholen.

Link „Einnahmen“ in der linken Spalte anklicken usw. (siehe Ausgaben).


Nutzerhinweise – Beanstandungen

Zum Punkt „Beanstandungen“ müssen Sie sich nur äußern, wenn der Prüfer hier einen Verstoß festgestellt hat.


Nutzerhinweise – Schlussbemerkung

Mit dem Punkt „Schlussbemerkung/Bescheinigung“ schließen Sie Ihre Prüftätigkeit ab.

Hier können Sie auch auf Bemerkungen des Prüfers in den ersten vier Modulen reagieren.


Nutzerhinweise - Schlussbemerkung

Eingaben können nur im Feld „Stellungnahme – Bewilligungsbehörde“ vorgenommen werden.

Felder, die vom Prüfer ausgefüllt wurden, können nur gelesen werden.


Nutzerhinweise - Mail

Nachdem Sie dass Modul Belegprüfung über den Button „Zurück“ verlassen haben, befinden Sie sich wieder im Ausgangsmenü.

Für die Weiterleitung des Vermerkes gibt es drei Möglichkeiten:



1. Es sind keine Finanzkorrekturen erforderlich, d.h. die von Ihnen anerkannten Beträge entsprechen durchgängig den abgerechneten Beträgen - Link 1 anklicken.



2. Die erforderlichen Finanzkorrekturen können in einem Folgebericht umgesetzt werden, d.h. es muss mindestens einen Bericht geben, der noch nicht bestätigt ist (Status 2) – Link 2 anklicken.



3. Die erforderlichen Finanzkorrekturen können nur in einem Korrekturbericht umgesetzt werden, da bereits alle Berichte bestätigt sind - Link 3 anklicken.



Der Vermerk kann nur abgeschickt werden, wenn der Hinweis mit „OK“ bestätigt wird



Der gewählte Statuswechsel wird bestätigt und eine Mail erzeugt.



Im Mailtext wird Ihre Prüftätigkeit dokumentiert


Für weitere Fragen stehen wir natürlich gern zur

Verfügung!


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

und Ihr Interesse!

Documents

© GmbH1 HERZLICH WILLKOMMEN zur Präsentation des Prüfmoduls für die Nutzung durch die Bewilligungsbehörden Nutzerhinweise Stand 23. Juni 2006