Ανάπ ξη & λ xι ο ρία ο Ολοκληρωμένο ... · 2017. 1. 5. · Συγκέντρωση και καταχώρηση στοιχείων για την παρακολούθηση

Πανεπιστήμιο Αιγαίου

Πρακτική Άσκηση

Ανάπτυξη & λειτουργία του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος των Γραφείων Π.Α. στις προδιαγραφές του ΟΠΣ της ΔΑΣΤΑ

Μυτιλήνη, Σεπτέμβριος 2012

Ανάπτυξη & λειτουργία του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος των Γραφείων ΠΑ στις προδιαγραφές του ΟΠΣ της ΔΑΣΤΑ - Μελέτη εφαρμογής σχεδίαση

- 2 -

Περιεχόμενα

ΕΙΣΑΓΩΓΗ........................................................................................................................ IV

Στόχος ............................................................................................................................ iv

Σύνοψη .......................................................................................................................... iv

Αναφορές ........................................................................................................................ v

Ακρώνυμα ....................................................................................................................... v

A ΜΕΛΕΤΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΣΧΕΔΙΑΣΗ ............................................................................ 7

A.1 Σύνοψη ................................................................................................................. 7

A.2 Τεχνικές καθορισμού απαιτήσεων ....................................................................... 7

A.3 Κατανόηση των αναγκών του χρήστη. ................................................................. 8

A.3.1 Στόχοι ................................................................................................................ 8

A.3.2 Αναμενόμενα οφέλη ......................................................................................... 8

A.4 Λειτουργικές Απαιτήσεις .................................................................................... 11

A.4.1 Χρήστες ........................................................................................................... 11

A.4.2 Διάγραμμα βασικών περιπτώσεων χρήσης ................................................... 17

A.4.3 Τεκμηρίωση Περιπτώσεων Χρήσης ................................................................ 19

A.5 Μοντέλο πεδίου προβλήματος .......................................................................... 42

A.5.1 Περιγραφή των κλάσεων οντοτήτων .............................................................. 42

A.5.2 Διάγραμμα κλάσεων οντοτήτων ..................................................................... 45

A.6 Μη λειτουργικές Απαιτήσεις .............................................................................. 47

A.7 Αρχιτεκτονική Συστήματος ................................................................................. 47

B ΣΧΕΔΙΑΣΗ & ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΠΑ &

ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΤΟΥ ΣΤΟ ΟΠΣ ΤΟΥ ΔΑΣΤΑ ............................................................................... 49

B.1 Σύνοψη ............................................................................................................... 49

B.2 Σχεδιασμός ΒΔ .................................................................................................... 49

B.2.1 Γενικά .............................................................................................................. 49

B.2.2 Διάγραμμα κλάσεων ....................................................................................... 49

B.3 Σύνδεση με σύστημα LDAP................................................................................. 51

B.4 Σύνδεση με Φοιτητολόγιο .................................................................................. 53

B.5 Σύνδεση με σύστημα Σύστημα Διαχείρισης Προσωπικού................................. 53


- 3 -

B.6 Σύνδεση με σύστημα ATLAS ............................................................................... 54

B.7 Μετάπτωση Δεδομένων από προηγούμενα συστήματα................................... 54

C ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ...................................................................................................... 55


- 4 -

Εισαγωγή

Στόχος

Η Πρακτική Άσκηση είναι αναπόσπαστο «κομμάτι» της τριτοβάθμιας εκπαιδευτικής

διαδικασίας αφού αποτελεί έναν από τους πιο σημαντικούς τρόπους σύνδεσης της θεωρίας με την πράξη.

Σκοπός της Πρακτικής Άσκησης είναι να συμβάλλει τόσο στην καλύτερη αξιοποίηση των γνώσεων και των δεξιοτήτων που απόκτησαν οι φοιτητές κατά τη διάρκεια των σπουδών τους, όσο και στην ευκολότερη και επωφελέστερη ένταξη των αποφοίτων στην αγορά εργασίας.

Στα πλαίσια της Δ.Α.ΣΤΑ αναπτύχθηκαν οι γενικές προδιαγραφές του Ο.Π.Σ. που αποτελείται από τα επιμέρους Πληροφοριακά συστήματα της Πρακτικής Άσκησης, του Γραφείου Διασύνδεσης και της Μονάδας καινοτομίας και Επιχειρηματικότητας.

Το παρόν κείμενο ολοκληρώνει την μελέτη και εμβαθύνει στην επιμέρους ανάλυση

και σχεδιασμό ειδικότερα του πληροφοριακού υποσυστήματος της Πρακτικής Άσκησης του Πανεπιστημίου Αιγαίου.

Σύνοψη

Το συγκεκριμένο Πληροφοριακό Υποσύστημα αποτελεί ένα Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκησης (Π.Σ.Δ.) και είναι το μέσο για τη συνεργασία μεταξύ ανθρώπινου δυναμικού, δεδομένων, διαδικασιών, δικτύων υπολογιστών και σύγχρονων τεχνολογιών πληροφορικής, και αυτοματοποιεί τις προσφερόμενες υπηρεσίες του Γραφείου Πρακτικής Άσκησης.

Σκοπός του συστήματος είναι να παρέχει άμεση πρόσβαση σε όσο το δυνατό ολοκληρωμένες ηλεκτρονικές υπηρεσίες, τις οποίες θα απολαμβάνουν οι φοιτητές και οι

απόφοιτοι του Πανεπιστημίου Αιγαίου, καθώς και αυτοματοποιημένες διαδικασίες προς το προσωπικό της ΔΑΣΤΑ και των Γραφείων Πρακτικής Άσκησης για την εκτέλεση της καθημερινής τους εργασίας. Επιπλέον το Π.Σ. θα επεξεργάζεται πληροφορίες και δεδομένα και θα παρέχει πληροφορίες που θα βοηθούν στην παρακολούθηση των δράσεων καθώς και στη λήψη αποφάσεων.

Το συγκεκριμένο σύστημα αποτελεί στην ουσία διακριτό υποσύστημα στο πλαίσιο του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (Ο.Π.Σ.) της Δ.Α.ΣΤΑ.

Σύμφωνα με τις Γενικές βασικές σχεδιαστικές επιλογές προτείνεται η χρήση ανοικτών προτύπων και λογισμικού ανοικτού κώδικα για την ανάπτυξη των υπηρεσιών του

υποσυστήματος καθώς και η χρήση συστήματος διαχείρισης περιεχομένου (CMS) για την υλοποίηση της δικτυακής πύλης.


- 5 -

Η παρούσα αναφορά ολοκληρώνει την μελέτη εφαρμογής και περιγράφει την ανάλυση και το σχεδιασμό του παραπάνω ΟΠΣ και περιλαμβάνει μεταξύ άλλων τις ακόλουθες βασικές ενότητες:

Προσδιορισμός Λειτουργικών Απαιτήσεων Προσδιορισμός Μη-λειτουργικών Απαιτήσεων

Αρχιτεκτονική Συστήματος

Σχεδιασμός Βάσης Δεδομένων

Αναφορές

Στην παρούσα προδιαγραφή γίνεται αναφορά στο Τεχνικό Δελτίο Έργου «ΠΡΑΚΤΙΚΗ

ΆΣΚΗΣΗ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ» και στο σχετικό Παράρτημα.

Ακρώνυμα

ΟΠΣ: Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα

ΔΑΣΤΑ: Δομή Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας

ΠΑ: Πρακτική Άσκηση

ΓΔ: Γραφείο Διασύνδεσης

ΜΟΚΕ: Μονάδα Καινοτομίας και Επιχειρηματικότητας


- 6 -

Α – Μελέτη Εφαρμογής Σχεδίαση


- 7 -

A Μελέτη Εφαρμογής Σχεδίαση

A.1 Σύνοψη

Στο παρόν κείμενο περιγράφονται οι αρχικές λειτουργικές απαιτήσεις του

πληροφοριακού υποσυστήματος της Πρακτικής Άσκησης του Πανεπιστημίου Αιγαίου.

Αναλύονται επίσης, οι ενέργειες της κάθε διαδικασίας προκειμένου να συλλεχθούν επί πλέον πληροφορίες για κάθε μία από αυτές και να αναδειχθούν οι

όποιες απαιτήσεις διαλειτουργικότητας εντός και εκτός του εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Για την προδιαγραφή και τεκμηρίωση των λειτουργικών απαιτήσεων του συστήματος θα χρησιμοποιηθούν τα διαγράμματα περιπτώσεων χρήσης της UML

A.2 Τεχνικές καθορισμού απαιτήσεων

Για την συλλογή των απαιτήσεων και την εξέταση του υφιστάμενου

συστήματος χρησιμοποιήθηκαν ευρέως διάφορες Τεχνικές Ανεύρεσης Γεγονότων και Συλλογής Πληροφοριών. Οι τεχνικές αυτές εφαρμόστηκαν κυρίως κατά την πρώτη φάση της προμελέτης του προσδιορισμού των απαιτήσεων/προδιαγραφών στα πλαίσια της ΔΑΣΤΑ, αλλά και καθ’ όλη την διάρκεια ανάπτυξης – δεδομένου ότι οι δυνατότητες της τεχνολογίας γεννούν ανάγκες για αναβαθμισμένες υπηρεσίες οι οποίες είναι σχεδόν αδύνατο να εξακριβωθούν/αποτυπωθούν ευθύς εξ‘ αρχής.

Οι διαδικασίες της Πρακτικής Άσκησης είχαν σε μεγάλο βαθμό τυποποιηθεί και λειτουργήσει χωρίς την ύπαρξη του Πληροφοριακού συστήματος. Η δημιουργία

του συστήματος βασίστηκε στην ύπαρξη αυτών των διαδικασιών, επικεντρώνοντας στην σωστή αποτύπωση της υπάρχουσας κατάστασης με ταυτόχρονο εντοπισμό των προβλημάτων που προκαλούσε η έλλειψη πληροφοριακού συστήματος καθώς

επίσης και στην ανάγκη εξέλιξης των διαδικασιών και παροχής εξελιγμένων υπηρεσιών

Μεταξύ των τεχνικών που χρησιμοποιήθηκαν στην φάση της μελέτη και ανάλυσης των απαιτήσεων ήταν:

Συνεντεύξεις

Συλλογή υπαρχόντων Εντύπων και Φορμών

Παρατήρηση Εργασιακού Περιβάλλοντος

Εκθέσεις περιγραφής λειτουργιών

Στο Παράρτημα Α παρατίθενται όλα τα έντυπα που χρησιμοποιήθηκαν προκειμένου να σχεδιαστεί το Πληροφοριακό σύστημα.


- 8 -

A.3 Κατανόηση των αναγκών του χρήστη.

A.3.1 Στόχοι

Η δράση αφορά στον σχεδιασμό και στη δημιουργία του Πληροφοριακού Συστήματος του Γραφείου Πρακτικής Άσκησης με στόχο τη συστηματική παρακολούθηση και αλληλεπίδραση όλων των ενδιαφερόμενων μερών, την

παρακολούθηση της προόδου επιμέρους εργασιών και ζητημάτων, την διαμόρφωση κατάλληλων δεικτών, τη βελτίωση της υλοποίησης, και την αξιολόγηση αυτών των

δραστηριοτήτων από το Γραφείο Πρακτικής Άσκησης και από τη Δ.Α.ΣΤΑ. Το Πληροφοριακό Σύστημα του Γραφείου Πρακτικής Άσκησης αποτελεί μέρος του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (integrated information system) της Δ.Α.ΣΤΑ.

Ενδεικτικά, και σύμφωνα και με την επιχειρησιακή οπτική του Πληροφοριακού Συστήματος η πληροφορία θα αφορά μεταξύ άλλων:

Ενδιαφερόμενους και Επωφελούμενους Φοιτητές με όλα τα

απαιτούμενα από αυτούς στοιχεία Οργανισμούς και Εταιρείες με όλα τα απαιτούμενα στοιχεία που

αφορούν το έργο της πρακτικής άσκησης

Αποφοίτους του Πανεπιστήμιου Αιγαίου

Καταγραφή πεπραγμένων και στατιστικών στοιχείων που αφορούν στο σύνολο των δράσεων του Γραφείου Πρακτικής Άσκησης

Συμβούλους Καθηγητές και Μέντορες Σταδιοδρομίας

Ανάπτυξη μηχανισμών σύνδεσης των αποφοίτων με το Πανεπιστήμιο Αιγαίου και με τα Τμήματά τους προς όφελος των φοιτητών και του πανεπιστημίου

Δικτύωση με τους φορείς προώθησης της Απασχόλησης για τους σκοπούς της Πρακτικής Άσκησης

Δικτύωση Φοιτητών/Αποφοίτων/Φορέων/Οργανισμών σε Διεθνές επίπεδο

Συγκέντρωση και καταχώρηση στοιχείων για την παρακολούθηση/ αξιολόγηση των δράσεων του γραφείου

Παροχή Υπηρεσιών Πληροφόρησης/ Εξυπηρέτησης των φοιτητών στα θέματα του Γραφείου Πρακτικής Άσκησης

Ιδιαίτερες παρεμβάσεις για φοιτητές ΑμεΑ και φοιτητές προερχόμενους από ευάλωτες κοινωνικές ομάδες

A.3.2 Αναμενόμενα οφέλη

Η πλήρης λειτουργική ένταξη του πληροφοριακού συστήματος του Γραφείου Πρακτικής Άσκησης, ως διακριτό υποσύστημα, στο ενιαίο πληροφοριακό σύστημα


- 9 -

της ΔΑΣΤΑ θα προσφέρει πλήρη και αμφίδρομη πρόσβαση στις βάσεις δεδομένων

ΔΑΣΤΑ (στοιχεία παραγωγικών φορέων / φοιτητών, παρακολούθηση δεικτών κλπ.), με αποτέλεσμα την αποφυγή άσκοπων επικαλύψεων μεταξύ των διαφορετικών

δράσεων.

Οι κυριότεροι λόγοι για τους οποίους είναι απαραίτητη η κατασκευή του

Πληροφοριακού Συστήματος είναι:

• Προσέλκυση Νέων Φορέων συνεργασίας με το Πανεπιστήμιο Αιγαίου • Η δημιουργία ενός αποδοτικού εργαλείου για την επαγγελματική

αποκατάσταση αποφοίτων • Η δημιουργία μίας πλατφόρμας αμφίδρομης επικοινωνίας μεταξύ

αποφοίτων και Πανεπιστημίου Αιγαίου • Ενίσχυση των εννοιών της Καινοτομίας και Επιχειρηματικότητας • Αύξηση αριθμού και ποιότητας των προσφερόμενων θέσεων

Πρακτικής Άσκησης μέσω καλύτερης κατανομής και αξιοποίησης. • Μείωση του χρόνου απόκρισης αιτημάτων. • Δυνατότητα άμεσης παρακολούθησης των εκκρεμών διαδικασιών

• Εξοικονόμηση πόρων. • Μείωση του χρόνου Διοικητικής υποστήριξης.

• Δυνατότητα Εκτέλεσης Ενεργειών από απόσταση. • Διασύνδεση Ο.Π.Σ. με τα υπάρχοντα συστήματα.

Επιπλέον είναι ιδιαίτερα σημαντική η οριοθέτηση των αναγκών/απαιτήσεων των χρηστών όπως αυτή προκύπτει από γενικές πληροφορίες, αποτελέσματα ή

οτιδήποτε άλλο.

Με το Πληροφοριακό Σύστημα Πρακτικής Άσκησης επιτυγχάνεται:

Προσέλκυση Νέων Φορέων συνεργασίας με το Πανεπιστήμιο Αιγαίου

μέσω ελκυστικότερου και εύχρηστου περιβάλλοντος Η δημιουργία ενός αποδοτικού εργαλείου για την καλύτερη

παρακολούθηση των Πρακτικών ασκήσεων των φοιτητών Αύξηση αριθμού και ποιότητας των προσφερόμενων θέσεων Πρακτικής

Άσκησης μέσω καλύτερης κατανομής και αξιοποίησης.

Μείωση του χρόνου απόκρισης αιτημάτων.

Δυνατότητα άμεσης παρακολούθησης των εκκρεμών διαδικασιών

Εξοικονόμηση πόρων.

Μείωση των διοικητικών επιβαρύνσεων προς τους εργαζόμενους,

φοιτητές, και τους λοιπούς εμπλεκόμενους φορείς καθώς και του χρόνου Διοικητικής υποστήριξης.

Άρση του γεωγραφικού αποκλεισμού στην παροχή υπηρεσιών με δυνατότητα Εκτέλεσης Ενεργειών από απόσταση κάτι ιδιαίτερα

χρήσιμο, κυρίως όσο αφορά στους φορείς Θέσεων Πρακτικής Άσκησης


- 10 -

οι οποίοι είναι διάσπαρτοι σε όλη την Ελληνική Επικράτεια και στο

εξωτερικό. Επίτευξη διαλειτουργικότητας για τη διασύνδεση πολλαπλών

ετερογενών πληροφοριακών συστημάτων, τόσο του Πανεπιστημίου Αιγαίου όσο και με εξωτερικά συστήματα του Υπουργείου Παιδείας και

Θρησκευμάτων πχ ΑΤΛΑΣ. Υποδοχή, ηλεκτρονική διαχείριση και διεκπεραίωση πάσης φύσεως

αιτήσεων και διοικητικών συναλλαγών, των χρηστών (εσωτερικών/εξωτερικών)

Προσωποποιημένη και στοχευμένη αναζήτηση πληροφοριών από επιχειρήσεις, με τη χρήση σύνθετων κριτηρίων.

Άρση των δυσλειτουργιών που παρατηρούνται από την υπερβολική χρήση εντύπων (αιτήσεων, εγκρίσεων, βεβαιώσεων, ερωτηματολογίων κτλ).

Ανάπτυξη και ηλεκτρονική διαχείριση Μητρώου φορέων για μελλοντική αξιοποίηση.

Παροχή προσωποποιημένης ενημέρωσης σε χρήστες της υπηρεσίας.

Υποδοχή, ηλεκτρονική διαχείριση και διεκπεραίωση πάσης φύσεως αιτήσεων και διοικητικών συναλλαγών.

Άμεση υποστήριξη των εγκριτικών διαδικασιών, διαχείρισης ροών εργασιών και αιτήσεων.

Συνοπτικά, τα αναμενόμενα οφέλη από την υλοποίηση του εν λόγω Έργου

είναι:

Βελτίωση της διαδικτυακής προβολής των υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Αιγαίου.

Ενίσχυση της εξωστρέφειας του Πανεπιστημίου Αιγαίου, με αποτέλεσμα την ενδυνάμωση της παρουσίας του στον ακαδημαϊκό

χάρτη. Μείωση των διοικητικών βαρών με αποτέλεσμα την ταχύτερη

εξυπηρέτηση χρηστών και εξοικονόμηση πόρων. Δυνατότητα ενημέρωσης από το χώρο του χρήστη και επικοινωνία

χωρίς γεωγραφικούς περιορισμούς. Εξαγωγή και αξιοποίηση μετρήσιμων στοιχείων για στατιστικούς και

ερευνητικούς σκοπούς. Τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου.

Αποτελεσματικότερη ανάθεση φοιτητών σε θέσεις Πρακτικής Άσκησης συνδυάζοντας με επιτυχημένο τρόπο τις δραστηριότητες των ΦΘΠΑ με τα προσόντα ή/και τις ιδιαιτερότητες των φοιτητών.


- 11 -

A.4 Λειτουργικές Απαιτήσεις

Οι λειτουργικές απαιτήσεις που επιγραμματικά μπορούν να αποτυπωθούν από το Ιδρυματικό Γραφείο Πρακτικής Άσκησης είναι οι ακόλουθες:

Χρήση ενός ενιαίου μηχανισμού / διαδικασίας για την διενέργεια /

ολοκλήρωση της πρακτικής άσκησης.

Αυτοτέλεια κάθε τμήματος στις διαδικασίες που επιθυμεί να ακολουθήσει.

Χρήση ενιαίου μηχανισμού εισόδου φορέων υποδοχής ανεξαρτήτως

τμήματος προσφοράς / συνεργασίας/

Αυτοματοποιημένη ανάκτηση στατιστικών και ωφελούμενων σε πραγματικό

χρόνο.

Διενέργεια διαδικασιών αξιολόγησης από εμπλεκόμενες οντότητες.

Αυτοματοποιημένη ανάκτηση αποτελεσμάτων αξιολόγησης και

κατηγοριοποίησή τους.

Διασύνδεση με τα συναφή πληροφοριακά συστήματα ώστε να μην υπάρχει

επανάληψη πληροφορίας.

Για την ανάπτυξη του ΠΣ της Πρακτικής Άσκησης χρειάστηκε να πραγματοποιηθεί σύνδεση των λειτουργικών και μη λειτουργικών απαιτήσεων με

στόχο την ανάπτυξη ενός ενιαίου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος.

A.4.1 Χρήστες

A.4.1.1Σύνοψη Χρηστών

Χρήστες του ΠΣ της Πρακτικής Άσκησης αποτελούν κυρίως οι φοιτητές του

Παν/μίου Αιγαίου οι οποίοι αποτελούν και τους βασικούς ωφελούμενους. Παράλληλα, χρήστες είναι και οι συνεργαζόμενοι φορείς απασχόλησης, οι επόπτες

καθηγητές, καθώς και τα στελέχη της ΔΑΣΤΑ και των γραφείων Πρακτικής Άσκησης. Τέλος, υπάρχει και η έννοια του επισκέπτη (δηλ. του μη εγγεγραμμένου χρήστη), ο

οποίος έχει τη δυνατότητα πρόσβασης σε συγκεκριμένο περιεχόμενο.

Επιπλέον κατηγορία χρηστών αποτελούν τα εξωτερικά συστήματα που είναι σε εξέλιξη και θα αντλούν ή θα εισάγουν πληροφορίες στο ΟΠΣ μέσω web services

(πχ Ανάρτηση θέσης πρακτικής άσκησης στο σύστημα ΆΤΛΑΣ) οι οποίες όμως θα δημιουργηθούν με βάση τις απαιτήσεις των νέων συστημάτων και για το λόγο αυτό

δεν αναλύονται περαιτέρω στο παρόν κείμενο.

Το επόμενο στάδιο για την δημιουργία του ΠΣ αποτελεί η ανάλυση των

σχετικών οντοτήτων που αλληλεπιδρούν μεταξύ τους. Οι Βασικότερες εμπλεκόμενες οντότητες στο ΠΣ της Πρακτικής Άσκησης είναι πέντε και απεικονίζονται στην Εικόνα

1: Βασικές Οντότητες ΠΣ Πρακτικής Άσκησης.


- 12 -

Εικόνα 1: Βασικές Οντότητες ΠΣ Πρακτικής Άσκησης

A.4.1.2Περιγραφή Χρηστών/οντοτήτων

Μετά από την περιγραφή κάθε οντότητας αναφέρονται συγκεντρωτικά στην Εικόνα 2 οι ενέργειες που είναι επιθυμητό να μπορεί να επιτελέσει μέσα από το σύστημα:

A.4.1.2.1 Φοιτητής

Φοιτητής Αποτελεί τον ενδιαφερόμενο να κάνει πρακτική άσκηση και συμμετέχει στο σύστημα ως ο άμεσα ενδιαφερόμενος. Κάθε φοιτητής στον οποίο ανατίθεται μια πρακτική άσκηση λογίζεται πλέον ως ασκούμενος με αποτέλεσμα να διαθέτει

κάποιες επιπλέον ενέργειες. Ο φοιτητής δεν μπορεί να κάνει παραπάνω από μια πρακτική άσκηση ταυτόχρονα ενώ μπορεί, ανάλογα με το τμήμα του, να κάνει πρακτική άσκηση

παραπάνω από μια φορές.

ΟΠΣ

Φοιτητής

Φορέας

Γραφείο ΠΑ

Τμήματος

Ιδρυματικό Γραφείο

ΠΑ

Επόπτης


- 13 -

Είναι ενεργός φοιτητής σε κάποιο από τα τμήματα του

Πανεπιστημίου Αιγαίου. Έχει ενεργό λογαριασμό στα συστήματα (LDAP, φοιτητολόγιο κτλ) του Πανεπιστημίου

Αιγαίου. Ανήκει σε συγκεκριμένες ομάδες χρηστών (βάση τμήματος, έτους κτλ) και βάση αυτών έχει δικαίωμα χρήσης.

Συγκεκριμένα επιτρέπεται η είσοδος σε φοιτητές που έχουν επιλέξει σχετικά μαθήματα

Συνώνυμα Προπτυχιακός, Μεταπτυχιακός

Προσωπικό ΔΑΣΤΑ

Εγγεγραμμένος χρήστης στις δομές Πανεπιστημίου Αιγαίου

Εμπλοκή σε άλλες Δράσεις Δ.Α.ΣΤΑ

Δ.Α.ΣΤΑ, Π.Α., Γρ.Δ. Μ.Κ.Ε

Τύπος Φυσικό Πρόσωπο Active/Passive - Person/External System. Mandatory.

Υπεύθυνος

Επικοινωνία

A.4.1.2.2 Φορέας Θέσης Π.Α.

Φορέας Θέσης Π.Α.

Αποτελεί τον φορέα υποδοχής δηλαδή οργανισμός/εταιρία που προσφέρει/προτείνει μία θέση Πρακτικής Άσκησης σε φοιτητές του Πανεπιστημίου Αιγαίου μέσω του ΠΣ.

Πρόκειται για εξωτερικό χρήστη που δεν διαθέτει λογαριασμό πρόσβασης στο Πανεπιστήμιο Αιγαίου. Είσοδος/

ταυτοποίηση μέσω ξεχωριστής βάσης φορέων. Κάθε φορέας εισέρχεται στο σύστημα με ένα νέο λογαριασμό, κατόπιν

διαδικασίας αίτησης και έγκρισης, ενώ οι φορείς δεν αποτελούν φορείς τμημάτων αλλά φορείς υποδοχής

πρακτικής άσκησης για όλο το Πανεπιστήμιο Αιγαίου.

Συνώνυμα ΦΘΠΑ

Προσωπικό

ΔΑΣΤΑ

Εξουσιοδοτημένος χρήστης, εγκεκριμένος από δομές

ΔΑΣΤΑ απαιτείται ενέργεια έγκρισης εγγραφής.

Εμπλοκή σε άλλες

Δράσεις Δ.Α.ΣΤΑ

Δ.Α.ΣΤΑ, Π.Α.


- 14 -

Τύπος Φυσικό Πρόσωπο Active/Passive - Person/External System.

Mandatory.

Υπεύθυνος


A.4.1.2.3 Επόπτης

Επόπτης Ο επόπτης αποτελεί το μέλος ΔΕΠ το οποίο επιβλέπει το φοιτητή καθ' όλη τη διάρκεια της πρακτικής άσκησης. Το

μέλος ΔΕΠ πρέπει υποχρεωτικά να είναι εκλεγμένος καθηγητής του Πανεπιστήμιου, τουλάχιστον στη βαθμίδα του

Λέκτορα. Δεν υπάρχει κάποιος περιορισμός στο πλήθος των πρακτικών που μπορεί να επιβλέπει κάποιος επόπτης.

Διαθέτει ήδη λογαριασμό στο Πανεπιστήμιο Αιγαίου. Συμμετέχει σε διαδικασίες παρακολούθησης/ εγκρίσεων.

Συνώνυμα ΔΕΠ

Προσωπικό ΔΑΣΤΑ Εξουσιοδοτημένος χρήστης Πανεπιστημίου Αιγαίου, μέλος ΔΕΠ


Δ.Α.ΣΤΑ, Π.Α. ΜΚΕ


Υπεύθυνος


A.4.1.2.4 Γραφείο Π.Α. τμήματος

Γραφείο Π.Α. Τμ Κάθε τμήμα του Πανεπιστημίου έχει ένα συνεργάτη για το θέμα της πρακτικής ο οποίος είναι αρμόδιος για την

επίβλεψη όλης της διαδικασίας εκ μέρους του τμήματος. Ο ρόλος του είναι κυρίως επικουρικός στις οντότητες του

φοιτητή, του φορέα και του επόπτη κάθε τμήματος και πραγματοποιεί αρκετές ενέργειες από την έγκριση δημιουργίας λογαριασμού του φορέα μέχρι και την ανάθεση της θέσης πρακτικής.


- 15 -

Κάθε Τμηματικό γραφείο ΠΑ εκτελεί τις διοικητικές

εργασίες όλης της διαδικασίας ολοκλήρωσης των Πρακτικών Ασκήσεων. Εμπλέκονται σχεδόν σε όλες τις διαδικασίες και

ροές εργασιών.

Το Κάθε τμήμα μπορεί να ορίσει ως δικό του υπεύθυνο για

τις Πρακτικές ασκήσεις του τμήματος, είτε προσωπικό λογαριασμός ή λογαριασμό ομάδας. Η λογαριασμός αυτός

υπάρχει ήδη στο κεντρικό σύστημα του Πανεπιστημίου Αιγαίου

Συνώνυμα Τοπικό Γραφείο Π.Α.

Προσωπικό ΔΑΣΤΑ

Εξουσιοδοτημένος χρήστης Πανεπιστημίου Αιγαίου, στέλεχος της δομής Π.Α.


Δ.Α.ΣΤΑ, Π.Α.


Υπεύθυνος


A.4.1.2.5 Γραφείο Δ.Α.ΣΤΑ

Γραφείο ΔΑΣΤΑ Το ιδρυματικό γραφείο πρακτικής άσκησης αποτελεί την οντότητα εκείνη η οποία έχει πρόσβαση σε όλα τα γραφεία

πρακτικής για την επίβλεψη ορθής λειτουργίας. Επιπλέον, είναι επιφορτισμένο με την ανακοίνωση της διαδικασίας που πρέπει να ακολουθηθεί κάθε φορά από όλα τα τμήματα. Τέλος, είναι αρμοδιότητά του η ανάρτηση νέων και ανακοινώσεων σχετικών με την πρακτική άσκηση.

Παράλληλα μπορεί και να αποτελεί Προσωπικό της

Κεντρικής Διοικητικής Δομής της ΔΑΣΤΑ όπου είναι οι υπεύθυνοι του Πανεπιστημίου Αιγαίου που εκτελούν τις

διοικητικές εργασίες όλης της διαδικασίας ολοκλήρωσης των δράσεων της Δ.Α.ΣΤΑ. Οι υπεύθυνοι που έχουν τα συγκεκριμένα δικαιώματα θα μπορούν να συνδέονται με τον προσωπικό λογαριασμό τους ή με τον λογαριασμό του Γραφείου Δ.Α.ΣΤΑ. Έχουν δικαίωμα πρόσβασης στις επιμέρους δομές της ΔΑΣΤΑ


- 16 -

Συνώνυμα Ιδρυματικό Γραφείο ΠΑ

Προσωπικό ΔΑΣΤΑ Εξουσιοδοτημένος χρήστης Πανεπιστημίου Αιγαίου, στέλεχος της δομής Δ.Α.ΣΤΑ

Δράσεις Δ.Α.ΣΤΑ Δ.Α.ΣΤΑ, Π.Α., Γρ.Δ. Μ.Κ.Ε

Τύπος Φυσικό Πρόσωπο Active/Passive - Person/External System.

Mandatory.

Υπεύθυνος Γιώργος Σαραγάς, Προϊστάμενος Διοικητικής Δομής Δ.Α.ΣΤΑ.

Επικοινωνία [email protected]


- 17 -

A.4.2 Διάγραμμα βασικών περιπτώσεων χρήσης

Το ακόλουθο διάγραμμα περιπτώσεων χρήσης του ΟΠΣ της ΔΑΣΤΑ, περιγράφει συνοπτικά το σύνολο των βασικών σεναρίων χρήσης του συστήματος.

Εικόνα 2: Βασικές Λειτουργίες συστήματος

Ταυτοποίηση

Αναζήτηση Πληροφοριών

χρήστης ΔΑΣΤΑ

Επισκέπτης

*

*

*

*

Εγγραφή στο ΟΠΣ

*

*

Ενημέρωση προφίλ χρήστη

*

*

«uses»

Διαχειριστής CMS

Διαχείριση περιεχομένου

*

*

Παρακολούθηση Δεικτών

Δημιουργία Αναφορών

Στέλεχος ΔΑΣΤΑ

**

*

*

Φοιτητολόγιο

LDAP Directory

* *

* *

«uses»

«uses»

«uses»

Διαχείριση χρηστών

*

*

«uses»

Συνεργαζόμενος φορέας

*

*


- 18 -

Επιγραμματικά, σύμφωνα με την επισκόπηση της υπάρχουσας

κατάστασης, οι ελάχιστες ενέργειες που πρέπει να επιτελεί κάθε οντότητα, μέσα από την χρήση του ΠΣ της Πρακτικής Άσκησης,

παρουσιάζονται στην Εικόνα 3: Ελάχιστες απαιτούμενες ενέργειες ανά οντότητα .

Εικόνα 3: Ελάχιστες απαιτούμενες ενέργειες ανά οντότητα

Φοιτητής

• Διενέργεια Αίτησης

• Ανάρτηση Δικαιολογητικών• Επιλογή Θέσης Πρακτικής

• Αξιολόγηση

Φορέας

• Δημιουργία Λογαριασμού

• Ανάρτηση Θέσης Πρακτικής• Ανάρτηση Στοιχείων

• Αξιολόγηση

Επόπτης• Αξιολόγηση

• Προβολή Στοιχείων και Στατιστικών

Τμηματικό ΓΠ

• Έγκριση Φορέα

• Έγκριση Θέσης

• Ανάθεση Πρακτικής

• Προβολή Στοιχείων και Στατιστικών

Ιδρυματικό ΓΠ

• Παρακολούθηση λειτουργιών ΓΠ

• Ανάρτηση Ανακοινώσεων


- 19 -

A.4.3 Τεκμηρίωση Περιπτώσεων Χρήσης

Στο συγκεκριμένο κεφάλαιο θα παρουσιαστούν αναλυτικά τα σενάρια χρήσης για κάθε οντότητα σύμφωνα με την ανάλυση που προηγήθηκε. Για κάθε οντότητα θα

πραγματοποιηθεί ο μέγιστος δυνατός επιμερισμός των ενεργειών σε μικρότερα υποσύνολα με στόχο την καλύτερη μοντελοποίησή τους. Τέλος, στα διαγράμματα

που συνοδεύουν κάθε σενάριο χρήσης, σε όποια ενέργεια υπάρχει το «γρανάζι» σημαίνει πως η ενέργεια αυτή είναι αυτοματοποιημένη και πρέπει να υλοποιηθεί με

τον αντίστοιχο αυτοματοποιημένο τρόπο.

A.4.3.1Ταυτοποίηση Χρήστη

Βασική προϋπόθεση για την σωστή λειτουργία του συστήματος είναι η

ταυτοποίησης του χρήστη. Δηλαδή η κατάταξή του σε κάποια από τις οντότητες που αναφέρθηκαν παραπάνω ανάλογα με τα στοιχεία σύνδεσης (username/password).

Αυτό επιτρέπει στο χρήστη να ταυτοποιηθεί αυτόματα από το σύστημα και να αποκτήσει πρόσβαση στη λειτουργικότητα του συστήματος ανάλογα με το ρόλο του.

Συνοπτικά η διαδικασία που ακολουθείται είναι η εξής:

1. Τίτλος περίπτωσης χρήσης: Log In

1.2. Χειριστές: Χρήστης ΔΑΣΤΑ

2. Ροή γεγονότων.

2.1 Βασική ροή

Αυτή η περίπτωση χρήσης αρχίζει όταν ο πελάτης επιλέξει τη λειτουργία «είσοδος χρήστη”.

1. Το σύστημα παρουσιάζει τη φόρμα εισαγωγής στο σύστημα όπου ζητά από το χρήστη να δώσει το username και το password.

2. Ο χρήστης εισάγει το username και το password.

3. Το σύστημα ελέγχει ότι το ζευγάρι των τιμών username/password αντιστοιχεί σε χρήστη του Παν/μίου Αιγαίου.

4. Ο χρήστης εισέρχεται στο σύστημα αποκτώντας πρόσβαση στη λειτουργικότητα του ρόλου που έχει ο χρήστης (φοιτητής, απόφοιτος, ΔΕΠ, συνεργαζόμενος φορέας, στέλεχος ΔΑΣΤΑ),

5. Το σύστημα παρουσιάζει το μενού επιλογών του χρήστη που αντιστοιχεί στο ρόλο του.

Η περίπτωση χρήσης τελειώνει.

2.2 Εναλλακτικές ροές

2.2.1 Εναλλακτική ροή 1 - «Νέος εξωτερικό χρήστης (Περίπτωση Φορέα ΠΑ)»


- 20 -

Ο χρήστης δεν έχει λογαριασμό. Το σύστημα επιτρέπει την «Δημιουργία

Λογαριασμού» σε όσους φορείς ΠΑ δεν έχουν λογαριασμό

2.2.2 Εναλλακτική ροή 2 – «Αποτυχία ταυτοποίησης χρήστη»

Το σύστημα δε μπόρεσε να αναγνωρίσει το συνδυασμό username/password.

4α. Το σύστημα ελέγχει την τοπική βάση Χρηστών (φορέων ΠΑ)

Και αναλόγως παρουσιάζει στο χρήστη σχετικό μήνυμα ή γίνεται η είσοδος ως φορέας ΠΑ

4β. Η ροή μεταφέρεται στο βήμα 1.

3. Μη λειτουργικές απαιτήσεις

Η πληροφορία username/password πρέπει να μεταφέρεται κρυπτογραφημένη από

τον internet browser στον web server έτσι ώστε να αποφύγουμε τον κίνδυνο

υποκλοπής δεδομένων.

4. Κατάσταση εισόδου

Δεν υπάρχει

5. Κατάσταση εξόδου

1. Ο χρήστης ταυτοποιήθηκε επιτυχημένα από το σύστημα και ξεκίνησε να

χρησιμοποιεί το σύστημα

2. Το σύστημα απέτυχε να ταυτοποιήσει το χρήστη και παραμένει με το ρόλο του επισκέπτη.

A.4.3.2Περιπτώσεις Χρήσης

Σενάριο Χρήσης 1:Είσοδος φοιτητή στο σύστημα

Ο φοιτητής αρχικά για να αποκτήσει πρόσβαση στο σύστημα πρέπει να πραγματοποιήσει είσοδο. Η είσοδος αυτή μπορεί να πραγματοποιηθεί με χρήση του

λογαριασμού του ldap που έχει ήδη ο φοιτητής. Στην περίπτωση που ο φοιτητής αποτύχει να εισάγει τα σωστά στοιχεία δεν μπορεί να προχωρήσει παρακάτω. Στην

συνέχεια το σύστημα πραγματοποιεί έλεγχο για το αν είναι η 1η φορά που ο φοιτητής εισέρχεται στο σύστημα. Στην περίπτωση που είναι πραγματοποιείται σύνδεση με το

φοιτητολόγιο όπου γίνεται η σχετική ανάκτηση των στοιχείων (ΑΦΜ, Αριθμός Ταυτότητας κλπ) και στη συνέχεια αυτά καταχωρούνται στην καρτέλα πρακτικής

άσκησης του φοιτητή. Τέλος, μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία προετοιμασίας της

καρτέλας ή ο φοιτητής έχει πραγματοποιήσει παλαιότερα είσοδο στο σύστημα,


- 21 -

γίνεται ο τελικός έλεγχος για το αν ο φοιτητής βρίσκεται ήδη σε διαδικασία πρακτικής

ή όχι. Σε κάθε περίπτωση του εμφανίζονται οι σχετικές ενέργειες προς επιλογή. Το σενάριο χρήσης παρουσιάζεται αναλυτικά σχηματικά στην Εικόνα 4: Είσοδος Φοιτητή

στο Σύστημα.


- 22 -

Εικόνα 4: Είσοδος Φοιτητή στο Σύστημα


- 23 -

Σενάριο Χρήσης 2:Ενέργειες Φοιτητή

Ο Φοιτητής μετά την επιτυχή είσοδο στο σύστημα θα έχει πρόσβαση στις ενέργειες που αντιστοιχούν στην τρέχουσα κατάστασή του. Ένας φοιτητής, ο οποίος

βρίσκεται σε αναζήτηση πρακτικής πρέπει να μπορεί αρχικά με υποβάλει την αίτηση με την οποία εκδηλώνει την επιθυμία του να θεωρηθεί ως εν δυνάμει ασκούμενος

στο τμήμα του. Στην συνέχει πρέπει να μπορεί οποιαδήποτε στιγμή να ενημερώσει τα στοιχεία του και να αναρτήσει τα σχετικά δικαιολογητικά που απαιτούνται από το

κάθε τμήμα. Τέλος, ο φοιτητής θα πρέπει να μπορεί να αναζητήσει τις διαθέσιμες εκείνη τη στιγμή θέσης πρακτικής και να υποβάλει την αίτησή του σε αυτές με στόχο

να ενημερώσει το τμήμα του για την προτίμησή του σε συγκεκριμένες θέσεις. Αναλυτικά οι ενέργειες φοιτητή παρουσιάζονται στην Εικόνα 2.

Σενάριο Χρήσης 3:Ενέργειες Ασκούμενου

Ο ασκούμενος φοιτητής μετά από την επιτυχή είσοδό του στο σύστημα θα βλέπει κάποιες ενέργειες διαφορετικές από αυτές που έβλεπε ως ασκούμενος. Ο προφανής λόγος είναι πως δεν πρέπει ένας φοιτητής που πραγματοποιεί πρακτική άσκηση να ξανακάνει αίτηση και να κάνει δύο πρακτικές ταυτόχρονα. Ένας

ασκούμενος φοιτητής αρχικά πρέπει να μπορεί ανά πάσα στιγμή να πραγματοποιήσει κάποια διόρθωση στα αναρτημένα στοιχεία του ενώ επιπλέον

πρέπει να μπορεί να αναρτήσει ότι επιπλέον δικαιολογητικά απαιτείται. Τέλος, πρέπει ο φοιτητής να υποχρεούται να συμπληρώσει την έκθεση πεπραγμένων αλλά

και τη φόρμα αξιολόγησης της πρακτικής άσκησης πριν μπορέσει να επανέλθει στην προηγούμενη κατάσταση αναζήτησης θέσης πρακτικής Αναλυτικά οι ενέργειες

φοιτητή παρουσιάζονται στην Εικόνα 5: Ενέργειες Φοιτητή, Εικόνα 6: Ενέργειες

Ασκούμενου.


- 24 -

Εικόνα 5: Ενέργειες Φοιτητή


- 25 -

Εικόνα 6: Ενέργειες Ασκούμενου


- 26 -

Σενάριο Χρήσης 4: Δημιουργία Λογαριασμού Φορέα

Ο κάθε φορέας για να μπορέσει να αποκτήσει πρόσβαση στο σύστημα Πρακτικής Άσκησης του Πανεπιστημίου Αιγαίου πρέπει αρχικά να δημιουργήσει ένα

λογαριασμό. Ο συγκεκριμένος λογαριασμός για να δημιουργηθεί πρέπει να εισαχθεί κάποιο όνομα χρήστη το οποίο δεν υπάρχει ήδη καταχωρημένο στο σύστημα όπως

επίσης και κάποιο email. Στη συνέχεια, πρέπει αφού ο φορέας περάσει μια διαδικασία με CAPTCHA, να καταχωρήσει το λογαριασμό στο σύστημα. Η

συγκεκριμένη καταχώρηση πρέπει να συνεπάγεται την αυτόματη δημιουργία λογαριασμού και την αυτοματοποιημένη αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού

ταχυδρομείου στο φορέα με το επιλεγμένο όνομα χρήστη και τον δημιουργημένο κωδικό πρόσβασης. Η σχετική διαδικασία δημιουργίας /εγκρίσεων αποτυπώνεται

στην Εικόνα 7: Δημιουργία Λογαριασμού Φορέα Υποδοχής, Εικόνα 8: Διαδικασία Έγκρισης Δημιουργίας Λογαριασμού Φορέα Υποδοχής.


- 27 -

Εικόνα 7: Δημιουργία Λογαριασμού Φορέα Υποδοχής


- 28 -

Εικόνα 8: Διαδικασία Έγκρισης Δημιουργίας Λογαριασμού Φορέα Υποδοχής

Σενάριο Χρήσης 5: Ενέργειες Φορέα στο Σύστημα

Η είσοδος του φορέα στο σύστημα συνεπάγεται και την προβολή κάποιων ενεργειών προς επιλογή. Σε αντίθεση με τον φοιτητή, η οντότητα του φορέα δεν έχει

κάποια διαβάθμιση στις ενέργειες. Αρχικά, ο φορέας πρέπει να καταχωρήσει όλα τα σχετικά του στοιχεία όπως όνομα επιχείρησης, διεύθυνσης κλπ. Η συγκεκριμένη

διαδικασία πρέπει να παρέχεται παράλληλα με την καταχώρηση θέσης πρακτικής άσκησης για την διευκόλυνση των φορέων υποδοχής. Στη συνέχεια αφού

συμπληρώσει τα στοιχεία του, ο φορέας πρέπει στο 2ο κομμάτι της αίτησης να συμπληρώσει τα σχετικά στοιχεία θέσης πρακτικής άσκησης όπως το τμήμα από το

οποίο επιθυμεί να προέρχονται οι φοιτητές, την περιγραφή της θέσης κλπ. Μετά από

Γραφείο ΔΑΣΤΑΔιαχείριση ΦορέωνΦορέας

Αίτηση εγγραφής

Εισαγωγή στοιχείων

Απαίτηση εισαγωγλης στοιχείων φορέα

Επαλήθευση στοιχείων Έγγριση Φορέα

Μήνυμα Λάθους

Δημιουργία Λογαριασμού

Μήνυμα Δημιουργίας Λογαριασμού


- 29 -

την ολοκλήρωση συμπλήρωσης των στοιχείων ή αίτηση πρέπει να καταχωρείται στο

σύστημα. Επιπλέον, στη περίπτωση που ο φορέας επιθυμεί στην συνέχεια να καταχωρήσει νέα θέση πρακτικής, πρέπει όλα τα πεδία που σχετίζονται με τα

στοιχεία του φορέα, να εμφανίζονται αυτόματα συμπληρωμένα με όλα όσα καταχωρήθηκαν την 1η φορά. Τέλος, σε κάθε περίπτωση πρέπει να παρέχεται

ξεχωριστή δυνατότητα ενημέρωσης στοιχείων φορέα από διαφορετική ενέργεια που δεν σχετίζεται με την αίτηση.

Σενάριο Χρήσης 6: Αξιολόγηση Ασκούμενων

Οι ασκούμενοι που απασχολούνται στον φορέα υποδοχής υπόκεινται σε διαδικασία αξιολόγησης όπως αυτή ορίστηκε από το Πανεπιστήμιο Αιγαίου. Για το λόγο αυτό πρέπει ο φορέας ανά πάσα στιγμή να δει τους φοιτητές που απασχόλησε και να μπορεί να συμπληρώσει την αξιολόγησή τους σε όσους εκκρεμούν. Αντίστοιχα, πρέπει να ακολουθείται η ίδια διαδικασία για την έκθεση επίδοσης του φοιτητή που πρέπει να συμπληρώνεται παράλληλα με την φόρμα αξιολόγησης. Το σενάριο χρήσης 5 και 6 αποτυπώνεται Εικόνα 9: Ενέργειες Φορέα.


- 30 -

Εικόνα 9: Ενέργειες Φορέα


- 31 -

Σενάριο Χρήσης 7: Είσοδος επόπτη στο σύστημα.

Οι επόπτες πρακτικών ασκήσεων αποτελούν μέλη ΔΕΠ του Πανεπιστημίου Αιγαίου στους οποίους ανατίθενται οι θέσεις πρακτικής άσκησης με τους

εμπλεκόμενους φορείς και φοιτητές για να τους επιβλέψουν. Σε κάθε περίπτωση οι επόπτες έχουν ένα συγκεκριμένο πλήθος στοιχείων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί

και είναι ήδη αποθηκευμένο σε άλλα συστήματα του Πανεπιστημίου Αιγαίου. Ένα από αυτά τα συστήματα είναι το σύστημα Διαχείρισης προσωπικού. Για το λόγο αυτό

σε κάθε είσοδο μέλους ΔΕΠ του Πανεπιστημίου Αιγαίου στο σύστημα πρακτικής άσκησης πρέπει να γίνεται ένας σχετικός έλεγχος για το αν έχουν ήδη ανακτηθεί

στοιχεία για τον συγκεκριμένο επόπτη. Εάν δεν έχουν ανακτηθεί, πρέπει να γίνει η αυτοματοποιημένη ανάκτηση και δημιουργία της καρτέλας του επόπτη στη βάση

δεδομένων της πρακτικής. Στη συνέχεια πρέπει να προβάλλονται όλες οι διαθέσιμες ενέργειες πρακτικής άσκησης για την οντότητα του επόπτη. Διαγραμματικά οι

συγκεκριμένες ενέργειες αναπαρίστανται στην Εικόνα 10: Είσοδος Επόπτη.


- 32 -

Εικόνα 10: Είσοδος Επόπτη


- 33 -

Σενάριο Χρήσης 8: Ενέργειες επόπτη Πρακτικής Άσκησης.

Οι ενέργειες του επόπτη πρακτικής άσκησης σχετίζονται κυρίως με τα

στοιχεία που ανακτήθηκαν αυτοματοποιημένα από το σύστημα αλλά και τις δυνατότητες αξιολόγησης. Ο επόπτης πρέπει οποιαδήποτε στιγμή να μπορεί να

επιλέξει την ανάκτηση και διόρθωση των στοιχείων του μέσα από κάποια αυτοματοποιημένη ενέργεια. Επίσης ο επόπτης καθηγητής πρέπει ανά πάσα στιγμή να μπορεί να αξιολογήσει την πορεία των φοιτητών που του έχουν ανατεθεί από το γραφείο πρακτικής άσκησης. Ο επόπτης μέσα από κάποιο γραφικό interface πρέπει να επιλέγει τον φοιτητή που θέλει να αξιολογήσει και στην συνέχεια η φόρμα αξιολόγησης να συμπληρώνεται αυτόματα με τα στοιχεία του επιλεγμένου φοιτητή όπου αυτό χρειάζεται. Μετά από την συμπλήρωση των λοιπών στοιχείων από τον επόπτη και αφού πραγματοποιήσει την οριστική υποβολή, ο επόπτης πρέπει να μην βλέπει τον πρόσφατα επιλεγμένο φοιτητή διαθέσιμο προς αξιολόγηση. Τέλος, είναι εξαιρετικά σημαντικό ο επόπτης πρακτικής άσκησης να μπορεί να δει μέσα από αντίστοιχα υλοποιημένες αυτοματoποιημένες ενέργειες την αξιολόγηση και την

έκθεση πεπραγμένων που υπέβαλε ο φοιτητής αλλά και την αξιολόγηση και την έκθεση επίδοσης που υπέβαλε ο φορέας. Στόχο αποτελεί ο επόπτης να έχει την

μέγιστη δυνατή ολοκληρωμένη εικόνα για την πορεία της θέσης πρακτικής άσκησης πριν εκείνος υποβάλλει τη τελική του αξιολόγηση. Διαγραμματικά οι ενέργειες του

Επόπτη Πρακτικής Άσκησης αναπαρίστανται στην Εικόνα 11: Ενέργειες Επόπτη.


- 34 -

Εικόνα 11: Ενέργειες Επόπτη


- 35 -

Σενάριο Χρήσης 10: Ενέργειες Γραφείου Πρακτικής Άσκησης

Το γραφείο πρακτικής Άσκησης αποτελεί το σημαντικότερο κρίκο για την ορθή λειτουργία του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Πρακτικής

Άσκησης. Οι ενέργειές του είναι εκείνες που καθορίζουν αν μια ενέργεια από κάποιο φορέα θα εμφανιστεί στο σύστημα με στόχο να είναι διαθέσιμη προς επιλογή ενώ

είναι εκείνο που μπορεί να αλλάξει και την κατάσταση των φοιτητών και να τους μετατρέψει από φοιτητές σε ασκούμενους. Επιγραμματικά οι ενέργειες που πρέπει

να επιτελεί το γραφείο πρακτικής άσκησης είναι οι ακόλουθες:

Έγκριση Φορέα

Έγκριση Θέσης

Ανάθεση Πρακτικής

Έλεγχος Δικαιολογητικών Ασκούμενου

Διόρθωση/Επικαιροποίηση Στοιχείων Πρακτικής Άσκησης

Ορισμός Απολαβών

Εξαγωγή Στατιστικών/Αξιολογήσεων

Κάθε ενέργεια αποτελεί κρίκο μιας αλυσίδας ενεργειών, η οποία πρέπει να ακολουθείται με στόχο να επιτελεστούν όλες οι διαθέσιμες επιλογές και να πυροδοτηθούν όποτε χρειάζεται οι επόμενες ενέργειες. Για παράδειγμα, μια θέση η οποία έχει αναρτηθεί στο σύστημα προς δημοσίευση δεν θα εμφανιστεί ποτέ στο γραφείο πρακτικής προς έγκριση αν πρώτα δεν εγκριθεί ο φορέας που τη δημοσίευσε. Αντίστοιχα, ένας ασκούμενος ο οποίος δεν έχει αναρτήσει όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά δεν πρέπει να επιτρέπεται στο γραφείο πρακτικής να του ορίσει απολαβές μέχρι να αναρτήσει όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά.

Συγκεντρωτικά οι περιορισμοί είναι οι ακόλουθοι:

Μια θέση πρακτικής δεν μπορεί να εμφανίζεται προς έγκριση αν δεν έχει

πρώτα εγκριθεί ο φορέας.

Μια θέση πρακτικής δεν μπορεί να εμφανίζεται προς επιλογή και ανάθεση

αν πρώτα δεν έχει εγκριθεί η προβολή της από το γραφείο πρακτικής.

Ένας φοιτητής δεν μπορεί να εμφανίζεται διαθέσιμος για ανάθεση αν πρώτα

δεν έχει υποβάλει επιτυχώς την αίτηση πρακτικής άσκησης.

Δεν μπορούν να οριστούν απολαβές ενός ασκούμενου αν πρώτα δεν έχει

αναρτήσει όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά.

Δεν μπορεί να γίνουν εξαγωγή στατιστικών αξιολογήσεων εάν πρώτα δεν

έχουν ολοκληρωθεί οι αξιολογήσεις.

Διαγραμματικά, η ακολουθία των ενεργειών αναπαρίσταται στην Εικόνα 12: Ενέργειες Γραφείου.


- 36 -

Εικόνα 12: Ενέργειες Γραφείου

Σενάριο Χρήσης 11: Έγκριση Θέσης Πρακτικής Άσκησης

Η έγκριση της θέσης πρακτικής άσκησης αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα κομμάτια στην διαδικασία που ακολουθείται από τα γραφεία πρακτικής. Αρχικά για

να εγκριθεί μια θέση πρέπει πρώτα να ελεγχθεί αυτοματοποιημένα πως ο φορέας έχει εγκριθεί. Σε περίπτωση που αυτό δεν έχει πραγματοποιηθεί, πρέπει πρώτα να

εγκριθεί ο φορέας υποδοχής. Στην περίπτωση που ο φορέας υποδοχής δεν εγκριθεί και απορριφθεί, η θέση πρακτικής αυτοματοποιημένα απορρίπτεται και αυτή. Εάν ο

φορέας εγκριθεί το γραφείο πρακτικής στην συνεχεία μπορεί να δει τα αναλυτικά στοιχεία της θέσης. Εάν προβεί στην έγκριση η θέση αυτοματοποιημένα γίνεται

διαθέσιμη στους φοιτητές των επιλεγμένων τμημάτων από τον φορέα υποδοχής

προς επιλογή. Στην περίπτωση που απορριφθεί η θέση ουσιαστικά διαγράφεται από την βάση δεδομένων και δεν είναι διαθέσιμη προς του φοιτητές. Η ενέργεια της έγκρισης είναι απολύτως απαραίτητη προκειμένου να μπορέσει στην συνέχεια το γραφείο πρακτικής να προβεί στην ανάθεση της θέσης σε φοιτητή. Διαγραμματικά, η διαδικασία έγκρισης θέσης πρακτικής άσκησης που περιγράφηκε παραπάνω απεικονίζεται στην Εικόνα 13: Έγκριση Θέσης Πρακτικής Άσκησης.


- 37 -

Εικόνα 13: Έγκριση Θέσης Πρακτικής Άσκησης


- 38 -

Σενάριο Χρήσης 12: Ανάθεση Θέσης Πρακτικής Άσκησης.

Η ανάθεση της θέσης πρακτικής αποτελεί τη σημαντικότερα διαδικασία για το σύστημα της Πρακτικής Άσκησης. Μέσα από το ΟΠΣ, ένα γραφείο πρακτικής θα

πρέπει να μπορεί να κάνει ανάθεση πρακτικής με δυο τρόπους. Ο 1ος τρόπος έχει να κάνει με την δυνατότητα ανάθεσης της θέσης με επιλογή από τη λίστα όλων των

διαθέσιμων φοιτητών του τμήματος που δεν απασχολούνται ήδη σε κάποια θέση πρακτικής. Ο 2ος τρόπος έχει να κάνει με την προβολή της λίστας των φοιτητών που

εκδήλωσαν ενδιαφέρον για την θέση πρακτικής μέσα από την ενέργεια «Διαθέσιμες Θέσεις Πρακτικής» στους ασκούμενους. Στη συνέχεια, εφόσον το γραφείο πρακτικής

αποφασίσει τον φοιτητή που θα αναλάβει τη θέση πρέπει να επιλέξει και τον επόπτη ο οποίος θα επιβλέψει τον φοιτητή. Τέλος, μετά από την επιτυχή ανάθεση πρέπει να

ενημερώνεται με αυτοματοποιημένο τρόπο (για παράδειγμα email) τόσο ο φοιτητής, όσο και ο φορέας με τον επόπτη. Διαγραμματικά, το σενάριο χρήσης απεικονίζεται

στην Εικόνα 14: Ανάθεση Θέσης Πρακτικής Άσκησης.


- 39 -

Εικόνα 14: Ανάθεση Θέσης Πρακτικής Άσκησης


- 40 -

Σενάριο Χρήσης 13: Ορισμός Απολαβών

Ο ορισμός των απολαβών αποτελεί μια βοηθητική διαδικασία που σχετίζεται

με το σύστημα της πρακτικής άσκησης και το οικονομικό του σκέλος. Ο ορισμός των απολαβών στοχεύει στο να βοηθήσει τα Γραφεία Πρακτικής στο να διατηρούν ένα

αρχείο σχετικά με τις απολαβές και στο να προλάβει περιπτώσεις δύο ή παραπάνω πρακτικών ασκήσεων ανά φοιτητή όπου το άθροισμα των ποσών δεν μπορεί να υπερβεί ένα συγκεκριμένο όριο. Για το λόγο αυτό το γραφείο πρακτικής πρέπει αρχικά να ορίσει ένα ποσό για την συγκεκριμένη θέση. Στη συνέχεια, το σύστημα πρέπει να ελέγξει αυτόματα αν το άθροισμα του συγκεκριμένου ποσού με τα ποσά παλαιοτέρων πρακτικών υπερβαίνει το καθορισμένο ποσό. Εάν ναι, τότε πρέπει να ενημερώνεται άμεσα το γραφείο πρακτικής και να του δηλώνεται από το σύστημα το μέγιστο δυνατό ποσό που μπορεί να ορίσει εκείνη τη στιγμή και να του ζητάει να ορίσει το νέο ποσό. Εάν όχι, τότε πρέπει ο ορισμός του ποσού να γίνεται και η διαδικασία να ολοκληρώνεται επιτυχώς. Η συγκεκριμένη διαδικασία, όπως περιεγράφηκε παραπάνω, αναπαρίσταται διαγραμματικά στην Εικόνα 15: Ορισμός

Απολαβών.


- 41 -

Εικόνα 15: Ορισμός Απολαβών


- 42 -

A.5 Μοντέλο πεδίου προβλήματος

Το μοντέλο που ακολουθεί περιγράφει τις εννοιολογικές κλάσεις της ΔΑΣΤΑ και τις μεταξύ τους συσχετίσεις το οποίο αναλύεται περισσότερο και εξειδικεύεται για το υποσύστημα της Πρακτικής Άσκησης

A.5.1 Περιγραφή των κλάσεων οντοτήτων

Η κάθε εμπλεκόμενη οντότητα πρέπει να περιέχει ένα πλήθος δεδομένων τα οποία

πρέπει να αποθηκεύονται στο ΟΠΣ. Στη συνέχεια για κάθε διακριτή οντότητα ή για κάθε διακριτό αντικείμενο αναφέρονται τα ελάχιστα δεδομένα τα οποία ενδεχομένως να

χρειαστεί να αναθεωρηθούν είτε κατά την διάρκεια της ανάπτυξης του λογισμικού, είτε κατά την διάρκεια της πιλοτικής λειτουργίας του συστήματος. Σε κάθε περίπτωση πρέπει να

ακολουθηθούν κατά την διάρκεια της ανάπτυξης όλες οι απαραίτητες διαδικασίες που θα διασφαλίζουν τις μέγιστες δυνατές δυνατότητες επεκτασιμότητας του συστήματος.

Ακολουθεί η αναλυτική περιγραφή των παραπάνω κλάσεων

A.5.1.1Ωφελούμενος

Περιγραφή Προπτυχιακός φοιτητής του Παν/μίου Αιγαίου

Ιδιότητες Ονομα

Επίθετο

Όνομα Πατρός

Όνομα Μητρός

Τμήμα

Αριθμός Ταυτότητας

Ldap username

Διεύθυνση

Τηλέφωνο

Διεύθυνση μόνιμης κατοικίας

Τηλέφωνο μόνιμης κατοικίας

ΑΜΚΑ

Αρ. Μητρώου ΙΚΑ

ΑΦΜ

ΔΟΥ

Ρόλοι Φοιτητής, απόφοιτος Πανεπιστημίου Αιγαίου

Περιορισμοί Πρέπει να τηρούνται τα στοιχεία του στο φοιτητολόγιο


- 43 -

A.5.1.2Φορέας

Περιγραφή Επιχείρηση ή Οργανισμός που συνεργάζεται είτε σαν φορέας υποδοχής ασκουμένων ΠΑ είτε σαν δυνητικός εργοδότης αποφοίτων

Ιδιότητες Επωνυμία

Αντικείμενο

Ον/νυμο Υπευθύνου

Υπεύθυνος για πρακτικής άσκηση

Τηλέφωνο Ατόμου για πρακτική άσκηση

Email φορέα

Νομική μορφή

Διεύθυνση

Τηλέφωνο

ΑΦΜ

ΔΟΥ

Ρόλοι Φορέας Υποδοχής ΠΑ, Εργοδότης,

Περιορισμοί Απαιτείται έγκριση από τη ΔΑΣΤΑ

A.5.1.3Επόπτης/Μέλος ΔΕΠ

Περιγραφή Μέλος του διδακτικού προσωπικού του ΠΑ

Ιδιότητες Όνομα

Επίθετο

Τμήμα Εργασίας

Διεύθυνση

Τηλέφωνο Επικοινωνίας

Αριθμός Δελτίου Ταυτότητας

ΑΦΜ

ΔΟΥ

Ρόλοι Επόπτης ΠΑ, Διδάσκων Θερινού Σχολείου Επιχειρηματικότητας, Διδάσκων μαθήματος Επιχειρηματικότητας

Περιορισμοί Θα πρέπει να χρησιμοποιεί το e-mail του Παν/μίου


- 44 -

A.5.1.4Ανακοίνωση Πρακτικής Άσκησης

Περιγραφή Αφορά τις πληροφορίες για κάθε ανακοίνωση Πρακτική Άσκησης φοιτητή

Ιδιότητες Τίτλος Θέσης

Περιγραφή Θέσης

Τμήματα αναφοράς που προσφέρεται

Έναρξη Πρακτικής

Λήξη Πρακτικής

Αναγνωριστικό Φορέα που την προσφέρει

Πλήρης απασχόληση ή όχι

Υπάγεται στο ΕΣΠΑ ή οχι

Ρόλοι Παροχή θέσης ΠΑ

Περιορισμοί

A.5.1.5Ανατεθειμένη Θέση Πρακτικής Άσκησης

Περιγραφή Αφορά τις πληροφορίες για κάθε θέση Πρακτική Άσκησης που ανατέθηκε σε φοιτητή

Ιδιότητες Αναγνωριστικό φοιτητή που την ανέλαβε

Αναγνωριστικό επόπτη

Αναγνωριστικό θέσης πρακτικής

Έναρξη (ίσως διαφέρει ελάχιστα από την αναφερόμενη)

Λήξη (ίσως διαφέρει ελάχιστα από την αναφερόμενη).

Απολαβές

Στοιχεία Αξιολόγησης

Ρόλοι Σχέση διασύνδεσης φοιτητή, φορέα, επόπτη

Περιορισμοί

A.5.1.6Αξιολόγηση Υπηρεσίας

Η αξιολόγηση είναι ένα ζήτημα το οποίο πρέπει να απεικονίζεται σύμφωνα με τα μέχρι τώρα αναρτημένα έντυπα αξιολόγησης. Σύμφωνα με την Δομή Απασχόλησης και

Σταδιοδρομίας του Πανεπιστημίου Αιγαίου υπάρχουν 4 διακριτά μεταξύ τους έντυπα:

1. Αξιολόγηση από φοιτητή

2. Αξιολόγηση από φορέα

3. Έκθεση Επίδοσης από φορέα για φοιτητή


- 45 -

4. Έκθεση πεπραγμένων φοιτητή.

Στο ΟΠΣ, πρέπει κάθε πληροφορία για το έντυπο αξιολόγησης να αναφέρεται σε έναν διακριτό πίνακα δεδομένων υπό την προϋπόθεση ότι κάθε αξιολόγηση που καταχωρείται στο

σύστημα, να περιέχει το μοναδικό αναγνωριστικό της ανατιθεμένης Θέσης που αναφέρεται η αξιολόγηση.

A.5.2 Διάγραμμα κλάσεων οντοτήτων

Διαγραμματικά οι σχέσεις και τα δεδομένα παρουσιάζονται στην Εικόνα 16: Δεδομένα ανά οντότητα και συσχετίσεις τους.


- 46 -

Εικόνα 16: Δεδομένα ανά οντότητα και συσχετίσεις τους


- 47 -

A.6 Μη λειτουργικές Απαιτήσεις

Στα πλαίσια της σχεδίασης πληροφοριακού συστήματος γραφείου ΠΑ θα ακολουθηθούν οι βασικές αρχές σχεδιασμού που αναλύθηκαν στην μελέτη σχεδίασης του

ΟΠΣ όπως περιγράφηκαν στο αντίστοιχο κείμενο του ΟΠΣ. Συγκεκριμένα θα ικανοποιηθούν οι μη λειτουργικές απαιτήσεις, ώστε να δημιουργηθεί ένα ενιαίο σύστημα προκειμένου να είναι πιο λειτουργικό και ευκολότερα διαχειρίσιμο και μετά το τέλος του έργου .

Η ανάπτυξη του ΟΠΣ της πρακτικής άσκησης αποτελεί μια διαδικασία που για να μπορέσει να ολοκληρωθεί επιτυχώς έπρεπε να λάβει υπόψιν της αρκετούς

παράγοντες/προαπαιτήσεις που σχετίζονται με την δομή και τη λειτουργία του Πανεπιστημίου Αιγαίου

Οι απαιτήσεις σχετίζονται με την υπάρχουσα κατάσταση στα συστήματα που χρησιμοποιούνται στο Πανεπιστήμιο Αιγαίου. Οι συγκεκριμένες αυτές απαιτήσεις μπορούν

να καταμεριστούν ως ακολούθως:

Χρήση υπάρχοντος ενιαίου μηχανισμού ταυτοποίησης

Διασύνδεση – Διαλειτουργικότητα με όλα τα υπάρχοντα συστήματα

Χρήση Τεχνολογιών Ανοιχτού Κώδικα

Ασφάλεια – Εμπιστευτικότητα

A.7 Αρχιτεκτονική Συστήματος

Στα πλαίσια της σχεδίασης του πληροφοριακού συστήματος γραφείου ΠΑ θα

ακολουθηθούν οι βασικές αρχές σχεδιασμού που αναλύθηκαν στην μελέτη σχεδίασης του ΟΠΣ όπως περιγράφηκαν στο αντίστοιχο κείμενο του ΟΠΣ. Συγκεκριμένα θα στηριχθεί στην

βασική αρχιτεκτονική, ώστε να δημιουργηθεί ένα ενιαίο σύστημα προκειμένου να είναι πιο λειτουργικό και ευκολότερα διαχειρίσιμο και μετά το τέλος του έργου.

Ανάπτυξη & λειτουργία του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος των Γραφείων ΠΑ στις προδιαγραφές του ΟΠΣ της ΔΑΣΤΑ -

Σχεδίαση & υλοποίηση ΠΣ γραφείου ΠΑ & Ολοκλήρωσή του στο ΟΠΣ του ΔΑΣΤΑ

- 48 -

Β – Σχεδίαση & υλοποίηση πληροφοριακού συστήματος γραφείου ΠΑ &

Ολοκλήρωσή του στο ΟΠΣ του ΔΑΣΤΑ



- 49 -

B Σχεδίαση & υλοποίηση πληροφοριακού συστήματος γραφείου ΠΑ & Ολοκλήρωσή του στο ΟΠΣ του ΔΑΣΤΑ

B.1 Σύνοψη

Στα πλαίσια της σχεδίασης & υλοποίησης πληροφοριακού συστήματος γραφείου ΠΑ και ολοκλήρωσής του στο ΟΠΣ της ΔΑΣΤΑ θα επεκταθεί η Βάση δεδομένων της ΔΑΣΤΑ θα συμπληρωθούν οι οντότητες, τα πεδία και θα γίνουν οι απαραίτητες συνδέσεις με τα εξωτερικά συστήματα με τα οποία συνεργάζεται η εφαρμογή.

B.2 Σχεδιασμός ΒΔ

B.2.1 Γενικά

Το ΠΣ της ΠΑ δεν είναι παρά ένα μέρος του ΟΠΣ της ΔΑΣΤΑ που στοχεύει στην ενιαία

τήρηση των κοινών δεδομένων των επιμέρους υποσυστημάτων (ΠΑ, ΓΔ, ΜΚΕ) μέσω τήρησης ενιαίας βάσης δεδομένων, ώστε οι πληροφορίες για μία οντότητα να διατηρούνται σε ένα

και μοναδικό σημείο μέσα στο σύστημα και να δημιουργούνται/ενημερώνονται μόνο από το κατάλληλο υποσύστημα.

Πολλά από τα πεδία/πίνακες της Βάσης δεδομένων θα πρέπει να μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο από την ΜΚΕ όσο και από το Γραφείο Διασύνδεσης.

Στην φάση αυτή παρουσιάζονται τα στοιχεί που αφορούν καθαρά το κομμάτι της Πρακτικής Άσκησης και οποιαδήποτε τροποποίηση/προσθήκη θα πρέπει να μπορεί να γίνει στα πλαίσια του σχεδιασμού των υπολοίπων δομών.

B.2.2 Διάγραμμα κλάσεων

Στα ακόλουθα σχεδιαγράμματα παρουσιάζονται όλα τα πεδία της βάσης δεδομένων που απαρτίζουν το πληροφοριακό σύστημα της πρακτικής άσκησης. Για την ευκολότερη

κατανόηση του διαγράμματος παρέχονται 2 σχεδιαγράμματα. Το 1ο παρουσιάζει τα πεδία των βασικών οντοτήτων της βάσης (ασκούμενος, επόπτης, φορέας, αίτηση θέσης, ανάθεση

θέσης) ενώ το 2ο παρουσιάζει όλους τους πίνακες και τις συσχετίσεις τους.



- 50 -



- 51 -

B.3 Σύνδεση με σύστημα LDAP

Στο Πανεπιστήμιο Αιγαίου η ταυτοποίηση των χρηστών και η απονομή των

δικαιωμάτων της κάθε κατηγορίας βασίζεται στην χρήση τεχνολογιών LDAP και Active Directory. Κάθε χρήστης, ο οποίος έχει κάποια αλληλεπίδραση με το Πανεπιστήμιο Αιγαίου, αποκτά κάποιο λογαριασμό και κάποιο email, τα οποία κατανέμονται σε μια από τις

ακόλουθες κατηγορίες: Φοιτητές: Ανεξαρτήτως του αν ο φοιτητής είναι προπτυχιακός, μεταπτυχιακός ή

διδακτορικός κατανείμετε στην κατηγορία Student Μέλη ΔΕΠ: Όλα τα μέλη ΔΕΠ του Πανεπιστημίου Αιγαίου, που έχουν είτε μόνιμη είτε

προσωρινή συνεργασία με το Πανεπιστήμιο κατανέμονται στην κατηγορία Faculty. Προσωπικό: Όλο το προσωπικό του Πανεπιστημίου με μόνιμη ή προσωρινή σχέση

κατανέμεται στην κατηγορία Staff.

Για τους φοιτητές, υπάρχει η δυνατότητα μέσα από το username που τους ανατίθεται να εξαχθεί ο αριθμός μητρώου τους, το τμήμα στο οποίο βρίσκονται όπως επίσης και το έτος εισαγωγής τους. Ο συγκεκριμένος αλγόριθμος είναι 100% αξιόπιστος για τους προπτυχιακούς φοιτητές ενώ για μεταπτυχιακούς και διδακτορικούς υπάρχουν κάποιες



- 52 -

περιπτώσεις αποτυχίας. Για παράδειγμα ο φοιτητής με username ct07133, ανήκει στο τμήμα Πολιτισμικής Τεχνολογίας και Επικοινωνίας, εισήχθη το έτος 2007 ενώ ο αριθμός μητρώου

του είναι ο 1312007133. Το τμήμα και τα τρία πρώτα ψηφία του αριθμού μητρώου εξάγονται από τα γράμματα που βρίσκονται στην αρχή του username μέχρι τον 1ο αριθμό που θα

συναντηθεί. Η ακριβής αντιστοίχηση λεκτικών με κωδικούς τμημάτων αναπαρίστανται στον Πίνακας 1: Συσχέτιση username και Κωδικούς Τμημάτων.

Κωδικός Τμήματος

Τμήμα Λεκτικό σε

username

131 Τμήμα Πολιτισμικής Τεχνολογίας και Επικοινωνίας ct

141 Τμήμα Περιβάλλοντος env

144 Τμήμα Περιβάλλοντος - θεοφραστειο envm

151 Τμήμα Κοινωνικής Ανθρωπολογίας και Ιστορίας sa

161 Τμήμα Γεωγραφίας geo

181 Τμήμα Κοινωνιολογίας soc

191 Τμήμα Επιστημών της Θάλασσας mar

211 Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων ba

221 Τμήμα Ναυτιλίας και Επιχειρηματικών Υπηρεσιών stt

231 Τμήμα Μηχανικών Οικονομίας και Διοίκησης fme

311 Τμήμα Μαθηματικών math

321 Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών & Επικοινωνιακών

Συστημάτων

icsd

331 Τμήμα Στατιστικής και Αναλογιστικών - Χρηματοοικονομικών Μαθηματικών

sas

411 Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης pre

421 Τμήμα Επιστημών της Προσχολικής Αγωγής και του Εκπαιδευτικού Σχεδιασμού

pse

431 Τμήμα Μεσογειακών Σπουδών ms

511 Τμήμα Μηχανικών Σχεδίασης Προϊόντων και Συστημάτων dpsd

611 Τμήμα Επιστήμης Τροφίμων και Διατροφής fns

Πίνακας 1: Συσχέτιση username και Κωδικούς Τμημάτων



- 53 -

Συνεπώς, η διατήρηση της χρήσης του LDAP για το ΟΠΣ της Πρακτικής Άσκησης θα μας επέτρεπε με εύκολο και άμεσο τρόπο να αντιληφθούμε τόσο την οντότητα στην οποία

ανήκει ο χρήστης αλλά και το τμήμα από το οποίο προέρχεται για την περίπτωση όπου αυτός είναι φοιτητής.

B.4 Σύνδεση με Φοιτητολόγιο

Μπορεί να γίνει εύκολα αντιληπτό πως οι φοιτητές, προκειμένου να εισέλθουν στο σύστημα και να υποβάλουν αίτημα για πραγματοποίηση Πρακτικής Άσκησης, πρέπει να υποβάλλουν ένα σύνολο από στοιχεία τα οποία ενδεχομένως να είναι ήδη διαθέσιμα (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ κλπ). Το πληροφοριακό σύστημα το οποίο ενδεχομένως να περιέχει ένα σύνολο από αυτά τα στοιχεία είναι το Φοιτητολόγιο.

Για την αποθήκευση των δεδομένων του φοιτητολογίου το Πανεπιστήμιο Αιγαίου χρησιμοποιεί το φοιτητολόγιο της Cardisoft. Το συγκεκριμένο λογισμικό έχει αναπτυχθεί με

χρήση εμπορικών τεχνολογιών και χρησιμοποιεί ως βάση δεδομένων την MSSQL. Οι πληροφορίες που μας ενδιαφέρουν είναι αποθηκευμένες στο πίνακα dbo.UniStudent και

χρησιμοποιούν μια τοπική κωδικοποίηση ανάλογα με τα τμήματα και τον αύξοντα αριθμό εισαγωγής κάθε φοιτητή.

Για να μπορέσει συνεπώς να πραγματοποιηθεί η διασύνδεση και ανάκτηση των δεδομένων πρέπει αρχικά να φτιαχτεί η γέφυρα που θα συνδέσει τα δυο συστήματα και θα

επιτρέπει την ανάκτηση δεδομένων από βάση MSSQL. Στη συνέχεια πρέπει με χρήση των διαδικασιών που περιεγράφηκαν παραπάνω για την εξαγωγή αριθμού μητρώου από

username, να εξάγεται ο αριθμός μητρώου και να πραγματοποιείται η σχετική αναζήτηση. Τέλος, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να αναφερθεί πως στο φοιτητολόγιο της Cardisoft βρίσκονται αυτή τη στιγμή τα 10 από τα 17 τμήματα του Πανεπιστημίου Αιγαίου με τα υπόλοιπα επτά να βρίσκονται σε κατάσταση αναμονής για την πλήρη μετάβαση τους.

B.5 Σύνδεση με σύστημα Σύστημα Διαχείρισης Προσωπικού

Βασική οντότητα στις πρακτικές ασκήσεις αποτελούν οι επόπτες καθηγητές, οι οποίοι συμμετέχουν και εκείνοι ως επόπτες της ανάθεσης αλλά και στην διαδικασία της αξιολόγησης. Για το λόγο αυτό, απαιτούνται αρκετά στοιχεία που είναι ήδη καταχωρημένα στο σύστημα διαχείρισης προσωπικού.

Το σύστημα διαχείρισης προσωπικού του Πανεπιστημίου Αιγαίου είναι και αυτό

κατασκευασμένο από την Cardisoft με χρήση εμπορικών τεχνολογιών και βάσης δεδομένων MSSQL. Για το λόγο αυτό, απαιτείται να γίνουν οι αντίστοιχες διαδικασίες διασύνδεσης όπως

αυτές περιγράφηκαν παραπάνω για τους φοιτητές. Η διαφοροποίηση εδώ έγκειται στο



- 54 -

σημείο αναζήτησης για την ταυτοποίηση του κάθε επόπτη. Το στοιχείo που χρησιμοποιείται για είναι το username του κάθε επόπτη, στοιχεία μοναδικό για κάθε χρήστη του

Πανεπιστημίου Αιγαίου.

B.6 Σύνδεση με σύστημα ATLAS

Το σύστημα ΑΤΛΑΣ, αποτελεί ένα ενιαίο σύστημα για την ανάρτηση πρακτικών

ασκήσεων και την διασύνδεση όλων των Πανεπιστημίων με δυνητικούς φορείς υποδοχείς σε όλη την Ελλάδα. Για το λόγο αυτό, προέκυψε η προαπαίτηση της διασύνδεσης του Συστήματος πρακτικής άσκησης με το Σύστημα ΑΤΛΑΣ. Η διασύνδεση βασίζεται στη χρήση παρεχόμενων ηλεκτρονικών υπηρεσιών για την ανάκτηση και ανάρτηση δεδομένων. Στα πλαίσια του έργου της πρακτικής θα υλοποιηθούν αυτοματοποιημένες ενέργειες οι οποίες επιτρέπουν:

1. Την ανάκτηση στοιχείων φοιτητή βάσει του αριθμού της ακαδημαϊκής τους ταυτότητας.

2. Την ανάκτηση στοιχείων φορέα βάσει του ΑΦΜ και στη συνέχεια την επιλογή του σωστού φορέα βάσει της περιγραφής καθώς υπήρχαν πολλές περιπτώσεις φορέων με κοινό ΑΦΜ σε διαφορετικές περιοχές (πχ δημόσιοι φορείς που υπάγονται σε υπουργεία, ιδιωτικοί φορείς με παραρτήματα κλπ.).

3. Τον συνδυασμό των δύο παραπάνω ενεργειών και την χρήση υπηρεσιών ανάρτησης στοιχείων πρακτικής άσκησης για την αυτοματοποιημένη αποστολή στοιχείων πρακτικής άσκησης (περιγραφή, ημερομηνία διεξαγωγής κλπ.) με την επιλογή συγκεκριμένου φοιτητή και συγκεκριμένου φορέα, όπως

περιεγράφηκαν παραπάνω.

Οι ενέργειες αυτές θα δοθούν προς χρήση στα Γραφεία Πρακτικής Άσκησης καθώς η ανάρτηση με αυτοματοποιημένο τρόπο μπορεί να γίνει ταχύτερα και ασφαλέστερα από ότι

με την καταχώρηση στοιχείων από κάθε συνεργάτη.

B.7 Μετάπτωση Δεδομένων από προηγούμενα συστήματα

Πριν την έναρξη λειτουργίας του συστήματος πρακτικής άσκησης απαιτείται η μεταφορά και ανάρτηση όλων των στοιχείων πρακτικών ασκήσεων που διατηρούνται με

χρήση λογιστικών φύλλων από όλα τα τμήματα του Πανεπιστημίου. Για το λόγο αυτό, θα υλοποιηθεί συγκεκριμένος αυτοματοποιημένος μηχανισμός, ο οποίος θα δέχεται ως είσοδο το λογιστικό φύλλο και κατόπιν βάσει συγκεκριμένων ελέγχων θα ανακτήσει αυτοματοποιημένα τον ασκούμενο, τον φορέα και τον επόπτη και θα τον καταχωρεί στο σύστημα.

Ανάπτυξη & λειτουργία του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος των Γραφείων ΠΑ στις προδιαγραφές του ΟΠΣ της ΔΑΣΤΑ - Παραρτήματα

- 55 -

C Παράρτημα Α Έντυπες φόρμες Γραφείου Πρακτικής Άσκησης που χρησιμοποιήθηκαν στην φάση της

συλλογής εντύπων και φορμών στα πλαίσια της ανάλυσης απαιτήσεων, προκειμένου να

μεταφερθούν σε ηλεκτρονικές φόρμες, οι οποίες αξιοποιούν το Πληροφοριακό σύστημα μέσω των δυναμικών ιστοσελίδων της Πρακτικής Άσκησης.


- 56 -


- 57 -


- 58 -


- 59 -


- 60 -


- 61 -


- 62 -


- 63 -


- 64 -


- 65 -


- 66 -


- 67 -


- 68 -


- 69 -


- 70 -


- 71 -


- 72 -

Documents

Ανάπ ξη & λ xι ο ρία ο Ολοκληρωμένο ... · 2017. 1. 5. · Συγκέντρωση και καταχώρηση στοιχείων για την παρακολούθηση