2. MENEDZSMENT FUNKCIÓK A VÁLLALKOZÁS FELÉPÍTÉSE ÉS MŰKÖDÉSE SORÁN

Mi a menedzsment?

Művészet = a tanuláson kívül, velünk született adottságokra is szükség van, hogy ne csak értsük, hanem érezzük is az emberek véleményét.

Tudomány = hisz saját tárgyát és módszerét igazolja, rendelkezik önálló és új tárgykörrel.

Szakma = mivel egy foglalkozás is magában.

A menedzser feladata, hogy elérje a kitűzött célokat, meghatározott időn belül, a rendelkezésre álló eszközök hatékony felhasználásával.

MENEDZSMENT: a célok kitűzésének és megvalósításának folyamata, az 5 menedzsment funkció által, humán – pénzügyi – anyagi -források felhasználásával.

1. TERVEZÉS: A jövő előkészítése ma. Itt kerülnek kidolgozásra, az egész intézményre vonatkozó célok, valamint a megvalósításhoz szükséges feladatok és legalkalmasabb módszerek is meghatározásra kerülnek.

2. SZERVEZÉS: során megalkotjuk azokat a tevékenységsorozatokat (folyamatokat), amelyek a kitűzött cél elérését segíti. Létrehozzuk azokat a szervezeteket, amelyek keretein belül a tevékenységek lezajlanak.

3. VEZETÉS: személyek és csoportok befolyásolási folyamata célok meghatározása és megvalósítása érdekében. Emberekre irányul.

4. IRÁNYÍTÁS: a cél elérésére alkotott tervet a források és folyamatok irányításával tudjuk megvalósítani.

5. ELLENŐRZÉS: visszacsatolás a megvalósulás és a tervek között.

Menedzsment háromszög:

stratégiai szint: intézménynek vagy családnak a jövőjét alapítják meg (tervezés, hosszú távú tervek, célok)

taktikai szint: közép távú tervek, irányítás

operációs szint: műveleteket végzik (műveletek)

1

A menedzsment háromszög segítségével érzékeltethető az egyes szinteken dolgozók felelőssége és hatásköre: legnagyobb a stratégiai szinten, az alsó szinten legtöbbször csak saját munkájukért felelősek.

Kommunikáció iránya:

alsó szintekről felfelé: beszámolás a végzett munkáról felső szintekről lefelé: utasítások és tájékoztatás

Stratégiai tervezés fogalma, célja, folyamata

Tervezés: elemzési folyamat, amely magába foglalja a jövőre vonatkozó elképzeléseket, meghatározza az elérendő célokat, valamint a célok eléréséhez szükséges cselekvéssorozatokat. Megkönnyíti, hogy erőinket a legfontosabb tennivalókra összpontosítsuk, és jelzi, hogy van határozott elképzelésünk a jövőről. Tervezéssel az esetlegességek kiküszöbölhetők.

A tervezés tehát: a jövő előkészítése ma. Megvizsgáljuk és megfogalmazzuk, hogy mit, miért, mikor kell és ki hogyan, mennyiért fogja megcsinálni.

A választ a célkitűzés, az időterv , az eszközök, a folyamat hierarchiája adja meg a tervezés során.

A célok és a tervek háromszöge a menedzsment háromszöghöz illeszthető:

stratégiai szint: A hosszú távú célok kijelölik az intézménynek a jövőre vonatkozó irányát, az átfogó elképzeléseit. A tervek e célok megvalósításával kapcsolatos teendőket rögzítik. A stratégiai szinten levők felelősek az intézmény jövőbeni helyzetéért, a jövőkép kialakításáért és elfogadtatásáért, a célok kitűzésért, a tervek kialakítása stb.

taktikai szint: A hosszú távú célok elérésének a rövidebb távú konkrét célok teljesítése a feltétele. megvalósítás eszköze. A középszinten dolgozók felelősek azért, hogy hosszútávon megvalósulhassanak az intézmény céljai.

operációs szint: A napi munka végzésének a szintjén rövid távú célok, cselekvési alternatívák, programterv, programellenőrzés zajlik.

A stratégiai terv annak megfogalmazása, hogy hol tartunk és hova megyünk. Feladata:

o szervezeti tudatosság és identitás kialakítása és megtartása

2

o fenntartó meggyőzése az intézmény fontosságáról és szerepérőlo hosszú távú célok eléréséhez szükséges tennivalók végrehajtásának fontossági

sorrendjének kialakításao a munkatársak készségeinek fejlesztése (pl. az adatgyűjtésben)

Ki készítse? Célszerű, ha a vezető irányításával a munkatársak állítják össze, így a tervkészítés motiválhatja a résztvevőket a feladatok végrehajtásában.

Fázisai:

1. Az intézmény jövőképének (vízió) meghatározása2. Átfogó cél (misszió) meghatározása. Kiindulópont: mi célunk a világban –

kézzelfogható, egyszerűen megfogalmazott3. Környezetelemzés (makro- és mikrokörnyezet, piac)4. Konkrét célok, stratégiák és cselekvések számbavétele5. Főbb irányvonalak meghatározása - részcélok, tervszerű marketing tevékenység stb.6. Környezeti tényezők, hatások bemutatása7. Pénzügyi, gazdasági megjegyzések8. Kiegészítő megjegyzések

- vezető előszava- összefoglaló- statisztikai mellékletek- teljesítménymutatók

- eddigi eredmények áttekintése- szakkifejezések, fogalom

meghatározások

Elemzések - csak tények és adatok alapján! Ezért elengedhetetlen a statisztikai adatok gyűjtése, elemzése, összevetése.

Környezetelemzés

Stratégiai tervezéshez elengedhetetlenül szükséges a makro és mikrokörnyezet elemzése. Az elemzés során figyelembe kell venni azokat a célokat, amelyek elérése érdekében készülünk terveket készíteni. Az elemzések adatokra alapulnak.

Környezet, az a közeg, amelyben az intézmény tevékenykedik.

Makrokörnyezet - PEST elemzés

Makrokörnyezet = szélesebb közeg, a minket körülvevő világ, A trendeket vizsgáljuk, hogy az intézménynek a világban való elhelyezkedését, azzal való viszonyát értékelni tudjuk.

A makrokörnyezet hatása egyirányú: hat az intézményre (lehetővé teszi vagy fenyegeti céljai elérését), de az intézmény nem tud közvetlenül hatni rá.

Tényezői:

3

Politics (politika): kormányprogramok, egyes iparágak változásai, jogi szabályozás, adózás stb.

Economics (gazdaság): infláció, foglalkoztatási struktúra, gazdaság, fizetőképes kereslet, hitelképesség

Society (társadalom): demográfiai mutatók, oktatási színvonal

Technology (technológia, műszaki háttér): újítási kedv, lehetőségek, innováció, technológia jelenlegi állása.

Mikrokörnyezeti elemzés - SWOT-elemzés

Mikrokörnyezet az a szűk környezet, amely az intézménnyel közvetlen kölcsönhatásban van. Összetevői:

belső környezet: az intézmény maga létesítményeivel, rendszerével, módszereivel, munkatársaival, kommunikációjával stb.

közvetlen külső ("működő") környezet: az intézmény szorosan körülvevő közeg, amelyben működik: város, megye lakosaival, létesítményeivel, közműveivel stb.

belső és külső környezet párhuzamos vizsgálata

belső környezet

Strenghts (erősségek) Weaknesses (gyengeségek)

"működő" környezet

Opportunities (lehetőségek)

Threathes (veszélyek)

4

Külső környezet: lehetőségek, használók köre, fizetőképes használók stb.

BCG mátrix - szolgáltatások élettartama, egyúttal a szolgáltatás helye a piacon. Segít eldönteni, hogy egy szolgáltatás fejlesztésére fordítsanak-e további összegeket.

sztár - kereslet folyton nő kérdőjeles szolgáltatás - kereslet nő, de a lehetőségek nem biztosítottak fejőstehén - régi szolgáltatás leszálló ágban döglött kutya - kis kereslet, kis lehetőség

Piacelemzés

környezeti lehetőségek (piac nagysága, versenyhelyzet, kereslet ciklikussága, munkaerőhelyzet, technológiai igényesség versenyhelyzet - piaci részesedés, szolgáltatások minősége, jövedelmezőség,

költségek nagysága hálós elemzés - szintvonalmérés

A tervezés folyamata körrel írható le:

1. igényfelmérés: jelen állapot és igények felmérése2. hosszú távú célok meghatározása3. célok kivitelezéséhez szükséges módszerek, technikák keresése4. technikák kipróbálása5. megfelelő módszer kiválasztása6. kiválasztott módszer alkalmazása7. cél, értékelés, visszacsatolás, folyamatos ellenőrzés

Szervezetek kialakítása és típusai

A szervezeti és működési szabályzatban nyomon lehet követni, mikor van szükség szervezetre?

- ha egy folyamatban nemcsak egy ember vesz részt, akkor szükség van szervezet kialakítására

- lehet kétfős szervezet is, a hely között kapcsolat lesz, alá vagy fölérendeltség, vagy beszámolási kötelezettség

- egy új munkatárs vagy az első vagy a második beosztottja lesz

Horizontális kapcsolat: egymás mellett levő szervezetek alakulnak ki.

Vertikális kapcsolat: egymás alatti szervezetek alakulnak ki. új szervezeti lépcső, vezetési szint iktatódik be, hierarchia alakul ki

A hatékonyságot befolyásolja az is, hogy a szervezet milyen környezetben tevékenykedik, hogyan illeszkednek egymáshoz a folyamatok.

A szervezet kialakítása nem azonos azzal, hogy a különböző struktúrák közül választunk, hanem olyan tevékenység, ahol a környezeti feltételek és a belső adottságok figyelembevételével létrehozunk a tevékenységünknek megfelelő szervezetet céljaink elérésére.

A szervezetek kialakítását befolyásoló tényezők:

1. környezet: piac, tudományos technikai környezet, kulturális, intézmények közötti kapcsolatok

2. szervezet tárgyainak jellemzői: szakmai és vezetési ismeretek, konfliktustűrő képesség, kommunikációs és együttműködési képesség, hajlamos-e a szervezet váltani (szerepflexibilitás)

3. szervezet tagjainak motivációja 4. szervezet alapfeladatainak jellege: tervek mennyire szétszórtak, diverzifikáltak,

sokrétűek, mennyire függnek egymástól, mennyire komplex, újdonságtartalma5. vállalat, intézmény adottságai: mérhető, alkalmazott információ, technológia,

helyszín, rendelkezésre álló erőforrások, belső együttműködési készség

Létrehozás előtt meg kell vizsgálni azt a tevékenység sorozatot, amit el akarunk érni, hogy a szervezet strukturális jellemzőit le tudjuk írni:

milyen munkamegosztás: részfeladatokra való bontás és az egyes szervezeti egységekhez való rendelés, ez a szervezeti tagolás alapja

Részlegek kialakításának szempontjai:

néma létszám szerint (pl. katonaság) funkció: mit tesz az adott részleg terület: az a földrajzi terület, amit lefed a szolgáltatásával termék (pl. fordító részleg) felhasználó szerint folyamat vagy berendezés szerint (olvasóterem, zenehallgató, számítógép terem) témakör, szakterület szerint (helyismereti gyűjtemény)