U ovoj }ete vje`bi nau~it osnovne principe dobrog izgleda bazepodataka koji }e vam kasnije pomo}i u planiranju rada.

PLANIRANJE JE VA@NO!Koliko ste se puta za vrijeme rada uhvatili u razmi{ljanju da ne znate{to zapravo radite. Va{ prvi poku{aj je vjerojatno bio jadan, bilo da jeva{e znanje slabo ili ra~unalo lo{e. No, za vrijeme rada ste vjerojatnobilje`ili {to }ete sljede}i puta uraditi druk~ije, pa ste stoga sljede}iputa bili br`i i u~inkovitiji.

S ne~im {to je va`no poput baze podataka ne mo`ete si priu{titi eks-perimente i gre{ke u radu. U ovoj vje`bi poku{at }emo vam pribli`itiprincipe planiranja koje mnogi ljudi u~e na te`i na~in.

Prije nego zapo~nete sa stvaranjem baze podataka postavite si neko-liko pitanja:

l Koje podatke `elim spremiti i kako ih je najbolje organizirati?Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor tablica koje tre-bate.

l Koje akcije unosa podatka `elim ovisno o mom poslu ili hobiju?Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor formi koje tre-bate.

l Koje informacije `elim znati o statusu posla ili hobija? Odgo-vorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor izvje{taja i upita.

2. Vje`baPLANIRANJEBAZE PODATAKA

IZBOR TABLICATehni~ki, za stvaranje baze podataka trebate stvoriti jednu tablicu. No,najve}a gre{ka je u tome {to mnogi ljudi u jednu tablicu unesu mnogorazli~itih informacija. Access je program koji ~uva odnose u bazi poda-taka, {to zna~i da jednostavno ~uva mnogo tablica i stvara vezu izme-|u njih. Na primjer, ako `elite stvoriti bazu podataka koja ~uva infor-macije o narud`bama kupaca, slijedite naredne tablice:

Kupci Vrsta kupca

Narud`be Na~in otpreme

Uvjeti pla}anja Proizvod

Prodava~

PLANIRANJE BAZE PODATAKA 11

Planirajte tablicu Planirajte tablicu prije stva-ranja baze podataka jer su promjene u strukturitablice nakon popunjavanja vrlo te{ko izvedive(ali ne i nemogu}e).

Sljede}a velika gre{ka je poku{aj da tablica izgleda poput izvje{taja.Na primjer, mo`da }ete ponavljati ime kupca i njegovu adresu u svihosam tablica kako bi vam te informacije bile uvijek dostupne. To jevrlo glupo i lo{e ura|eno. Jednostavnije je stvoriti izvje{taj ili formukoja uklju~uje te informacije kad god su potrebne, a prikazane su usamo jednoj tablici.

NORMALIZACIJA BAZE PODATAKA

Kada je baza podataka lo{e organizirana, znalci ka`u da nije normali-zirana. Odre|ena pravila govore kako tablice moraju biti spremljeneu bazu podataka. Ta pravila nazivamo pravila normalizacije podataka.

Postoji pet pravila normalizacije, no posljednje tri su toliko slo`ene daih upotrebljavaju samo stru~njaci pri izradi baza podataka. U ovojvje`bi objasnit }emo prva dva pravila normalizacije koja bi trebao sa-vladati svaki po~etnik da bi shvatio kako izbje}i osnovne pogre{ke.

12 2. VJE@BA

Normalizacija podataka Stvorite tablice takoda budu {to preglednije i kompaktnije kako bisteizbacili mogu}nost gre{ke i nerazumijevanja.

^arobnjaci za normalizaciju Na svu sre}u,ako stvarate baze podataka pomo}u Access Data-base ~arobnjaka (5. vje`ba), sve tablice bit }enormalizirane.

1. IZBJEGAVANJE PONOVLJENOG UNOSA INFORMACIJA

Pretpostavimo da `elite sa~uvati informacije o kupcu zajedno sa slogo-vima svih transakcija. Ako }ete te informacije smjestiti u jednu tablicu,vjerojatno }ete morati ponavljati ime kupca, njegovu adresu i telefon-ski broj svaki puta kada unesete novu transakciju. Sve to postaje jo{ve}a no}na mora ako se promijeni adresa kupca, jer morate promijeni-ti adresu u svakom slogu transakcije za kupca.

Jednostavniji na~in je pridjeljivanje identifikacijskog broja (ID). Uklju-~ite ID broj u tablicu koja sadr`ava imena i adrese i tada upotrijebiteisti ID broj kao vezu s odvojenom tablicom koja sadr`ava transakcije.

Tablica kupaca

PLANIRANJE BAZE PODATAKA 13

Tablica narud`bi

2. IZBJEGAVANJE UNOSA SUVI[NIH PODATAKA

Pretpostavimo da `elite pratiti koji zaposlenici poha|aju odre|enapredavanja. Ima mnogo zaposlenika i mnogo raznih predavanja. Jedanna~in pra}enja je stvaranje tablice Personnel, koja izgleda ovako:

Ali, {to }e se dogoditi ako jedan zaposlenik poha|a vi{e od jednogpredavanja? Morat }ete dodavati jo{ jedan redak u tablicu i tada }eteimati isti problem opisan u prethodnom odlomku � vi{e slogova sistim unosima u poljima. [to ako jedan zaposlenik koji je poha|aopredavanja napusti tvrtku? Kada izbri{ete slog tog zaposlenika, izbrisat}ete i informacije o cijeni sata predavanja.

Jednostavniji je na~in stvaranje odvojenih tablica za zaposlenike, pre-davanja i vrijeme predavanja, koje izgledaju poput:

Tablica zaposlenika

14 2. VJE@BA

Tablica predavanja

Tablica vremena predavanja

ZAKLJU^NO: DIZAJNIRAJTE TABLICU

Ne optere}ujte se svim ovim informacijama o normalizaciji baze poda-taka. Dobro organizirana tablica sadr`i nekoliko osnovnih principa:

l Svaka tablica mora imati temu � na primjer, Employee ContactInformation ili Customer Transaction. Nemojte se truditi imativi{e od jedne teme za tablicu.

l Ako znate da }ete tijekom rada morati ponavljati podatke, kao{to je spremanje telefonskog broja u svakoj transakciji, planiraj-te tako da podijelite informacije u vlastite tablice.

l Ako `elite sa~uvati popis referentnih informacija (imena ili cije-na predavanja), takve informacije spremite u vlastite tablice.

l [to ~e{}e upotrijebite ID broj koji }e vam pomo}i pri poveziva-nju tablica i izbjegavanju gre{aka pri utipkavanju duga~kog tek-sta (imena).

l Ako za odre|ene unose ve} imate uniformirane brojeve, na pri-mjer, brojeve socijalnog osiguranja, upotrijebite ih, no u slu~ajuda to nije tako upotrijebite AutoNumber polje kako biste auto-matski generirali uniformirani broj za svaki slog.

KOJU FORMU UPOTRIJEBITI?Kao {to smo opisali u 1. vje`bi, forma je alatka pri unosu podataka.Polja iz nekoliko tablica mo`ete slo`iti u formu i na taj na~in olak{atiunos podataka u ta polja na zaslonu. Na primjer, forma narud`bi ku-paca mo`e uklju~ivati informacije iz tablice narud`bi i tablice proizvo-da (slika 2.1).

Iz tablice narud`bi

PLANIRANJE BAZE PODATAKA 15

Iz tablice proizvoda

SLIKA 2.1 Forma mo`e biti veza izme|u tablica.

Kada razmi{ljate koja vam je forma potrebna, pitanje je {to `elite ura-diti. Sljede}i popis opisuje neke aktivnosti koje bi mogle zahtijevatiformu:

l Zapo{ljavanje djelatnika (i uno{enje informacija o njima u bazupodataka).

l Prodaja roba i usluga.

l Izdavanje narud`bi.

l Skupljanje informacija o imenima i osobama za kontakt volon-tera.

l Pra}enje poslovanja.

16 2. VJE@BA

Ne mogu predvidjeti koje forme trebam?Svakako je va`no imati stvorene efektne forme,no mo`ete uraditi promjene u formama u bilokoje vrijeme i vrlo lako (suprotno tablicama). Sto-ga ne morate znati, prije po~etka rada, koje for-me trebate. Vi{e }ete o stvaranju forme nau~iti u15. vje`bi.

KAKVE IZVJE[TAJE @ELITE STVORITI?Izvje{taj zadovoljava va{e potrebe za informacije o podacima. Naj~e{}e}ete ih ispisati (za razliku od tablica i formi koje se upotrebljavaju nazaslonu). Na primjer, mo`da }ete `eljeti stvoriti izvje{taj o svim ljudi-ma koji nisu platili ~lanarinu ili svima onima koji su du`ni vi{e od1000 USD. (Ove podatke mo`ete prona}i i pomo}u upita, a vi{e o tojtemi u 21. vje`bi.)

Izvje{taji su naj~e{}e namijenjeni osobama koje ne sjede s vama za va-{im ra~unalom. Na primjer, mogli biste ispisati izvje{taj za nadzorniodbor koji }e vam pomo}i da zadr`ite mjesto direktora. Izvje{taj mo`eistovremeno povla~iti podatke iz mnogih tablica, izvoditi prora~unenad podacima (zbrajanje ili prosje~na vrijednost) i prikazati ih na lijepna~in. Evo nekoliko primjera koje mo`ete uraditi pomo}u izvje{taja:

l Ispisati, za potrebe osiguranja, popis va{ih stvari ~ija vrijednostprelazi 50 USD.

l Prikazati popis svih ~lanova kluba koji nisu podmirili ~lanarinu.

l Izra~unati i prikazati trenutnu vrijednost opreme.

l Ispisati popis provizija za svakog od 50 najboljih prodava~a uposljednjem kvartalu u usporedbi s prosjekom prodaje cijeletvrtke.

Novi izvje{taj mo`ete stvoriti u bilo koje vrijeme i ne morate ga plani-rati prije izrade baze podataka. Naravno, ako znate kakav }ete izvje{tajtrebati, mo`ete dizajnirati svoju tablicu u formatu koji }e biti efektnijipa }e tako i izvje{taj bolje izgledati.

U ovoj ste vje`bi nau~ili planirati tablice baze podataka, forme i izvje-{taje. Sljede}om vje`bom }ete nau~iti kako pokrenuti te kako napustitiAccess.

PLANIRANJE BAZE PODATAKA 17