Ringkasan Organisasi Proyek Untuk Jabatan Level-2 (PEM atau PFM)

Disusun oleh : Hafidz Erwin Kurniawan

NPP : F/AK-TE/0020/91

Email address : h a f i d z e k @yahoo.co.id

HP : 082138380019

I. PENGERTIAN

Struktur Organisasi Proyek merupakan proses kegiatan dua orang atau lebih yang

melaksanakan suatu ruang lingkup pekerjaan secara bersama – sama dengan

kemampuan dan keahlianya masing – masing untuk mencapai suatu tujuan sesuai

yang direncanakan dalam suatu proyek. Dengan adanya organisasi kerja yang baik

diharapkan akan memberikan hasil efisien, tepat waktu, dan budget sesuai dengan

rencana serta memiliki kualitas tinggi.

II. TUJUAN

Memahami dan mengerti struktur organisasi di dalam proyek.

Memahami dan mengerti pembagian tanggung jawab dan koordinasi pekerjaan di

dalam proyek.

Memahami dan mengerti peran dan aktifitas masing-masing anggota organisasi di

dalam proyek.

PROJECT ENGINEERING MANAGER

PENRIADI

PROJECT PLANNING

EDI FRANTU KASAMKI

QUANTITIY SURVEYOR

REZA FALLEN

EDI FRANTAU KASAMKI

DRAFTMAN QUANTITIY SURVEYOR

PENRIADI

TECHNICAL ADM

REZA FALLEN

PROJECT CONTROL

PENRIADI

COST CONTROL

PENRIADI

SCHEDULLER

REZA FALLEN

QUALITY CONTROL/K3

BOSTRI FELLI

PROJECT PROCUREMENT

PENRIADI

LOGISTIK

RINALDI

PERGUDANGAN

ANDRE

III. ANALISA

Bagan tersebut merupakan struktur organisasi level-2 atau Project Engineer Manager

(PEM) yang pada proyek pembangunan mapolda sumbar ini dijabat oleh Pak Penriadi. Project

Engineer Manager (PEM) memilik 3 anggota untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya yaitu,

yang pertama adalah Project Planning yang didalamnya juga memiliki anggota yang berperan

sebagai Quantity Surveyor, Draftmant, dan Technical Administration. Kemudian yang kedua

adalah Project Control yang juga memiliki anggota sebagai Cost Control, Scheduller, dan

Quality Control. Kemudian yang ketiga Project Procurement memiliki anggota didalamnya yang

bertugas sebagai Logistik dan Pergudangan.

Seorang Project Engineer Manager (PEM) dituntut untuk mampu mengkoordinir dan

mengarahkan proses implementasi perencanaan dan pengendalian proyek sesuai dengan buku

rencana proyek yang telah disusun bersama dengan Project Manager (PM), untuk kemudian

melakukan evaluasi, tindakan pengendalian proyek dan penyempurnaan beserta penyusunan

laporan kinerja proyek, agar dapat mendukung pelaksanaan proyek secara efektif dan efisien.

Sehingga sebagai Project Engineer Manager (PEM) harus memiliki kompetensi untuk

menetapkan lingkup pekerjaan proyek berdasarkan dokumen kontrak dan perubahannya, yang

berarti bahwa seorang Project Engineer Manager (PEM) akan melakukan pekerjaan yang

antara lain seperti, mereview kembali adanya perubahan terhadap dokumen kontrak, mereview

tabel telusur yang didasarkan pada dokumen kontrak, melakukan validasi scope atau pekerjaan

yang diminta oleh owner di dalam kontrak, kemudian mengintegerasikan dampak dari perubahan

yang berkaitan dengan time, cost, dan quality plan agar semua perubahan yang terjadi tidak

mengganggu kelancaran dari proyek secara keseluruhan.

Project Engineer Manager (PEM) juga harus memiliki kompetensi untuk membuat jadwal

berdasarkan atas metode kerja yang telah ditentukan dalam kontrak. Pada kompetensi ini lingkup

pekerjaan dari seorang Project Engineer Manager (PEM) yaitu membuat dan menentukan

metode kerja yang paling efisien, dari metode kerja tersebut dapat ditentukan sequence

pekerjaan. Untuk kemudian mengkoordinir penyusunan kebutuhan sumber daya, mengkoordinir

penetapan durasi setiap pekerjaan yang ada dalam proyek, dan mengkoordinir penetapan jadwal

pelaksanaan proyek termasuk jadwal kebutuhan sumber daya yang berasal dari sub kontraktor.

Seorang Project Engineer Manager (PEM) dituntut memiliki kompetensi untuk

mengkoordinir rencana penyusunan biaya proyek yang didasarkan atas kontrak, dimana lingkup

pekerjaannya meliputi pemeriksaan dan analisa setiap item pekerjaan telah sesuai dengan,

metode kerja, scope dan dokumen kontrak yang telah disepakati. Lalu melakukan review atas

hasil analisa pekerjaan yang diakibatkan oleh perubahan scope dan dokumen kontrak. Kemudian

setelah itu melakukan integrasi untuk menentukan rencana biaya proyek yang disesuaikan

dengan metode kerja, scope, dan dokumen kontrak serta laba yang telah ditargetkan oleh

perusahaan.

Sebagai Project Engineer Manager (PEM) juga harus mempunyai kompetensi

mengkoordinir penyusunan shop drawing, spesifikasi teknis serta pengendalian proyek

(pelaksanaan, resiko, dan cash flow) dan kesehatan keselamatan kerja. Dengan kompetensi

tersebut maka lingkup pekerjaan yang harus dilakukan antara lain, mengkoordinir pembuatan

shop drawing dan penentuan spesifikasi, teknis dari proyek yang didasarkan atas dokumen

kontrak dan perubahannya yang telah disetujui owner, melakukan update cash flow proyek, ,

mereview penyusunan rencana mutu proyek (PQP) serta keselamatan dan kesehatan kerja,

melakukan identifikasi terhadap critical path, memonitoring rencana manajemen resiko,

mengidentifikasi resiko baru, melakukan tindak lanjut terhadap temuan yang diperoleh dari audit

internal maupun eksternal, melakukan pengendalian ITP (inspection test procedure), melakukan

pengendalian kualitas, monitoring dan evaluasi BPP (buku perencanaan proyek) berupa

pengendalian cost control dan pengendalian proyek, melakukan review sisa RAP (rencana

anggaran pelaksanaan), melakukan review laba rugi proyek.

Selain itu yang tidak kalah penting adalah seorang Project Engineer Manager (PEM)

harus memiliki kecakapan dalam manajemen komunikasi proyek dimana lingkup pekerjaannya

meliputi mengkoordinir penyusunan dokumen perubahan scope pekerjaan, harga satuan,

optimasi desain dan volume, waktu pelaksanaan proyek serta klausul kontrak yang dituangkan ke

dalam addendum, melakukan kegiatan tagihan progress sesuai kesepakatan dengan owner dan

memonitornya dengan teliti, memeriksa laporan (harian, mingguan, bulanan) untuk kebutuhan

internal, memeriksa laporan (harian,mingguan, bulanan) untuk kebutuhan external, verifikasi dan

evaluasi dokumen loanstat, verifikasi dan evaluasi kinerja dari sub kontraktor/vendor,

Menyusunan dokumen penutupan proyek (buku kuning, kontrak close out baik kontrak dengan

ownmer ataupun dengan sub kontraktor/vendor).

IV. KESIMPULAN

Project Engineering Manager memiliki peran yang sangat vital dalam sebuah proyek.

Karena project engineering manager selalu berada dalam proses perencanaan, proses

pelaksanaan, proses pengendalian, dan proses serah terima.

Untuk proses perencanaan, project engineering manager dibantu oleh project planning

yang secara garis besar memiliki tugas untuk menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk

pengerjaan proyek, menyiapkan data materi , rencana/metode kerja dan volume pekerjaan yang

pengerjaannya dibantu oleh technical administration, kemudian membuat gambar kerja yang

pengerjaannya dibantu oleh drafter.

Sementara itu dalam proses pelaksanaan dan pengendalian project engineering manager

dibantu oleh 2 anggota yaitu project control yang secara umum berkewajiban untuk melakukan

pengendalian biaya (cost control), pengendalian mutu dan K3, serta pengendalian waktu dimana

pengendalian biaya dibantu oleh seorang cost control yang memiliki keahlian untuk membuat

master cost control, melaksanakan program cost control dan memberikan rekomendasi serta

evaluasi terhadap pengerjaan proyek. Untuk pengendalian mutu dan K3 seorang project control

dibantu oleh quality control dan K3 yang akan memastikan kualitas produksi sesuai dengan

rencana proyek, lalu untuk pengendalian waktu akan dibantu oleh scheduler.

Kemudian untuk proses pengadaan bahan, barang, logistik, dan sub kontraktor atau

vendor untuk keperluan proyek, seorang project engineering manager akan dibantu oleh project

procurement.

Dengan pembagian tugas dan pekerjaan tersebut, maka seorang project engineering

manager harus dapat memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh anggotanya telah

dikerjakan dengan sempurna karena hal tersebut merupakan tanggung jawab seorang project

engineering manager agar proyek yang dilaksanakan berjalan dengan lancar dan terselesaikan

sesuai dengan perencanaan baik dari segi biaya dan dari segi waktu pengerjaan.

Disusun oleh Hafidz Erwin Kurniawan F/AK-TE/0020/91 paraf

Mengetahui Sudiyat Miko Manager Engineering paraf

NILAI Materi Cara Penyusunan/Penulisan

Ketepatan Waktu

Paraf Penilai

SDM / KEPALA PROYEK