TUGAS 1Ringkasan Organisasi Proyek Untuk Jabatan Level-2 (PEM atau PFM)

Disusun oleh: Hafidz Erwin KurniawanNPP: F/AK-TE/0020/91Email: hafidzek@yahoo.co.idHP: 082138380019

PELATIHAN OJT PT. ADHI KARYA (PERSERO) Tbk.FGDP 2015Ringkasan Organisasi Proyek Untuk Jabatan Level-2 (PEM atau PFM)

Disusun oleh : Hafidz Erwin KurniawanNPP : F/AK-TE/0020/91Email address : hafidzek@yahoo.co.idHP : 082138380019

I. PENGERTIANStruktur Organisasi Proyek merupakan proses kegiatan dua orang atau lebih yang melaksanakan suatu ruang lingkup pekerjaan secara bersama sama dengan kemampuan dan keahlianya masing masing untuk mencapai suatu tujuan sesuai yang direncanakan dalam suatu proyek. Dengan adanya organisasi kerja yang baik diharapkan akan memberikan hasil efisien, tepat waktu, dan budget sesuai dengan rencana serta memiliki kualitas tinggi.

II. TUJUAN Memahami dan mengerti struktur organisasi di dalam proyek. Memahami dan mengerti pembagian tanggung jawab dan koordinasi pekerjaan di dalam proyek. Memahami dan mengerti peran dan aktifitas masing-masing anggota organisasi di dalam proyek.

III. ANALISA

STRUKTUR ORGANISASI PROTEK PENYELESAIAN PEMBANGUNAN GEDUNG MAPOLDA SUMBAR

PROJECT MANAGERSATRIA HENDRI

PERSONALIAJOHARI BASMANSEKERTARISDEVI

PROJECT PRODUCTION MANAGERTRIMAKNOPROJECT ENGINEER MANAGERPENRIADIPROJECT FINANCE MANAGERJOHARI BASMAN

SURVEYORMULYONOPROJECT PROCUREMENTUMUMJOHARI BASMAN

NGADINOPROCUREMENT CO.

LOGISTIGRENALDI

PERALATANSUNARDIGUDANGANDRE

KEUANGAN DARMAWIPROJECT PLANING

AKUTANSI DAN PAJAKTRI SUTRISNOSPV. MEPAFRIZAL BAGUSSPV. ARSITEKTURJONI AMIRSPV. STRUCTUREMESDI JAYADIHENDRI HERMAWANME MANAGERSUPERVISORPROJECT PLANNINGQUANTITY SURVEYORDRAFTERQUALITY CONT/K3SCHEDULLERCOST CONTROLPROJECT CONTROLBOSTRI FELLIREZZA FALENPENRIADIREMON SAPUTRAREZZA FALENEDI FRANTU KASAMKISetelah mendapatkan buku merah/dokumen ternder pekerjaan proyek, Project Manager segera membentuk tim seperti gambar diagram organisasi diatas untuk membantu dalam rangka penyusunan buku biru/ buku perencanaan proyek (BPP). Dalam buku biru tersebut berisi pedoman bagaimana ke depan proyek ini akan dilaksanakan. Namun yang paling memiliki peran paling vital dalam penyusunan buku perencanaan proyek ini adalah project engineer manager, karena bertanggung jawab dalam hal melakukan review terhadap semua isi dari dokumen tender yang nantinya diharapkan akan dapat memberikan efisiensi dalam pelaksanaan proyek untuk kemudian mendapatkan laba yang lebih tinggi dari RAP yang telah disusun oleh tim tender. Dalam kaitannya dengan proses produksi, project engineer manager (PEM) akan berkoordinasi dengan tim produksi melalui project production manager (PPM). Misalnya adalah ketika project engineer manager akan mengajukan tagihan termyn kepada owner sesuai dengan kesepakatan, maka project engineering manager (PEM) akan meminta laporan progress dan prestasi pekerjaan di lapangan kepada project production manager (PPM) yang akan memperoleh data tersebut dari supervisor di lapangan. Pada pekerjaan yang berkaitan dengan proses pembayaran terhadap atau pembiayaan proyek,yang menjadi lingkup pekerjaan dan tanggung jawab project engineer manager dan project production manager, maka project engineer manager dan project production manager akan berkoordinasi dengan project finance manager yang bertanggung jawab untuk menjaga pintu aliran keluar dan masuknya uang di dalam proyek. Misalnya dalam pelaksanaa cost control, seorang project engineer manager dan project finance manager akan saling berkoordinasi untuk melakukan input data hasil analisa cost control kepada kantor divisi dan kantor pusat. Untuk lebih detail mengenai peran, fungsi dan tanggung jawab dari project engineer manager (PEM), maka dapat ditampilkan melalui tabel dan analisa di bawah ini.

Tabel 1 Lingkup pekerjaan dan output pekerjaan dari Project Manager EngineerNOJABATANLINGKUP PEKERJAANOUTPUT

1.PROJECT ENGINEER MANAGER1. MENERIMA SURAT TUGAS DARI MANAJER SDM / KEPALA PROYEK2. MENERIMA BUKU PERENCANAAN PROYEK(BPP) DARI KEPALA PROYEK3. MENERIMA DOKUMEN KONTRAK (SPEK,BOQ,GAMBAR, DLL)4. MELAKUKAN REVIEW KONTRAK5. MEREVIEW MANAJEMEN RESIKO YANG TELAH DIRUMUSKAN6. MEMBUAT RENCANA KEBUTUHAN BARANG & JASA7. MEMBUAT RENCANA PROGRAM KERJA MINGGUAN & BULANAN8. MENGUPDATE SCHEDULE PELAKSANAAN PROYEK 9. MEREVIEW METODE KERJA

10. MEREVIEW BIAYA PROYEK

11. UPDATE CASHFLOW PROYEK12. MEREVIEW PQP & SMK3L13. MEMBUAT RENCANA PRE-COMISSIONING & COMISSIONING TEST: MELAKUKAN IDENTIFIKASI JALUR KRITIS14. MELAKUKAN KEGIATAN MC 0, CCO,ADDENDUM, PEK.TAMBAH KURANG,AMANDEMEN KONTRAK/ESKALASI15. MENYEDIAKAN GAMBAR KERJA16. MELAKUKAN KEGIATAN PROSES TAGIHAN TERMYN/ESKALASI17. MEMBUAT LAPORAN & RENCANA KERJABULANAN/TRIWULANAN18. MENGIKUTI PELAKSANAAN MRM MINGGUAN DI PROYEK19. MENGAJUKAN PERUBAHAN SCHEDULLEPELAKSANAAN (INTERNAL/EKSTERNAL)20. MEMBUAT PROPOSAL BIAYA PROYEK21. VERIFIKASI DAN EVALUASI DOKUMENLOANSTAT22. VERIFIKASI DAN EVALUASI PROGRESSSUBKONT/VENDOR23. MEMONITORING RENCANA RISIKOMANAJEMEN24. MENGIDENTIFIKASI RISIKO BARU

25. MELAKUKAN TINDAK LANJUT TEMUANAUDIT INTERNAL/EKSTERNAL26. MONITORING & EVALUASI BPP:A. EVALUASI PENGENDALIAN BIAYA (COST CONTROL) B. EVALUASI PENGENDALIAN WAKTU27. PENGENDALIAN KONTRAKTUAL: A. HARGA SATUAN B. OPTIMASI DESIGN & VOLUME C. WAKTU PELAKSANAAN D. KLAUSUL KONTRAK28. PENGENDALIAN SUBKONTRAKTOR29. MELAKUKAN REVIEW SISA RAP30. MONITORING PROSES TAGIHAN TERMYN/ESKALASI 31. MONITORING DAN EVALUASI LABA/RUGI PROYEK32. EVALUASI PROGRAM MANAJEMEN RISIKO33. MEMBUAT AS BUILD DRAWING34. MEMBUAT BERITA ACARA SERAH35. MEMBUAT BUKU KUNING36. MEMBUAT LAPORAN ASSET PROYEK37. MEMBUAT BERITA ACARA CLOSE OUT TERHADAP PIHAK III1. SURAT TUGAS

2. BPP

3. DOKUMEN KONTRAK

4. PROPOSAL KE OWNER 5. UPDATING FORMAT MANAJEMEN6. SCHEDULLE BAHAN, SUBKONT7. RENCANA MINGGUAN , BULANAN8. UPDATING SCHEDULLE

9. PROPOSAL METODE KERJA BARU10. PROPOSAL KE MANAJER PRODUKSI(SUBKONT)11. UPDATING CASH FLOW12. UPDATING PQP & SMK3L13. CEKLIST PRE-COMISSIONING & COMISSIONING TEST 14. MC 0, CCO, ADDENDUM, PEK. TAMBAH KURANG, ESKALASI15. SHOP DRAWING16. BERITA ACARA PRESTASI PHISIK/ESKALASI TERAKUI17. LAPORAN & RENC KERJA BULANAN / TRIWULANAN18. DAFTAR HADIR/NOTULEN MRM19. SCHEDULLA REVISI BA 20. PROPOSAL RAP21. VERIFIKASI LOANSTAT 22. PENGESAHAN BA/KWITANSI TAGIHAN SUBKONT/VENDOR23. LAPORAN MANAJEMEN RISIKO24. UPDATING PROGAM PENGENDALIAN RISIKO25. BUKTI TINDAK LANJUT/CLOSING AUDIT26. EVALUASI LAPORAN CC EVALUASI TIME SCHEDULLE

27. USULAN AMANDEMEN

28. EVALUASI SUBKONT29. USULAN PROPOSAL30. TERMYN/ESKALASI

31. LAPORAN CC

32. REVIEW MANAJEMEN RISIKO

33. AS BUILD DRAWING 34. BA PHO35. BUKU KUNING36. DAFTAR INVENTARIS37. BERITA ACARA SISA HUTANG/ PELUNASAN / SURAT PERNYATAAN

Tabel diatas merupaka rincian dari lingkup kerja yang menjadi tanggung jawab project manager engineer (PEM). Project Engineer Manager (PEM) menerima surat perintah tugas dari project manager (PM) untuk kemudian bersama-sama membuat buku perencanaan proyek. Di dalam buku perencanaan proyek tersebut telah dilakukan review secara menyeleuruh terhadap isi dari dokumen tender. Review yang dilakukan antara lain memgenai review kontrak dan RAP (Rencana Anggaran Pelaksanaan), review terhadap manajemen resiko proyek, melakukan review kaerja metode kerja dan biaya project. Untuk review biaya project, Project Manager Engineer (PEM) akan berkoordinasi dengan bagian cost control, lalu untuk melakukan review metode kerja project engineer manager (PEM) akan berkoordinasi dengan project production manager (PPM) untuk menentukan metode kerja yang lebih efisien. Untuk review PQP & SMK3L, Project Manager Engineer (PEM) akan berkoordinasi dengan anggotanya yaitu Quality Control dan K3. Jika selama proses review tersebut terjadi perubahan dalam isi dokumen kontrak maka project manager engineer (PEM) harus dapat mengintegerasikan semua dampak dari perubahan yang berkaitan dengan time, cost, dan quality plan dengan baik agar semua perubahan yang terjadi tidak mengganggu kelancaran dari proyek secara keseluruhan. Project Engineer Manager (PEM) juga harus memiliki kompetensi untuk mengkoordinir penyusunan kebutuhan sumber daya, mengkoordinir penetapan durasi setiap pekerjaan yang ada dalam proyek, yang berasal dari analisa harga dalam RAP. Setelah itu kemudian membuat jadwal berdasarkan dari metode kerja yang telah ditentukan dalam kontrak. Project Engineer Manaer (PEM) berkoordinasi dengan Scheduler untuk membuat master schecule dan kurva S serta mentukan rencana pre-commisioning dan critical path dari project tersebut. Lalu bersama dengan project procurement melakukan penetapan jadwal pelaksanaan proyek termasuk jadwal kebutuhan barang atau jasa yang berasal dari sub kontraktor. Kemudian dengan data yang telah lengkap mengenai kejelasan akan tersedianya bahan dan material serta durasi dan sumber daya pekerjaan, maka scheduler dan Project Manager Engineer (PEM) akan dapat membuat rencana program mingguan dan bulanan dari proyek.Dalam proses pelaksaanaan proyek, Project Manager Engineer (PEM) memiliki tanggung jawab bersama dengan Drafter untuk menyediakan gambar kerja/shop drawing yang berasal dari spesifikasi kontrak dan gambar kontrak. Kemudian membuat laporan dan rencana bulanan/triwulanan proyek untuk diajukan ke dalam MRM. Data-data untuk membuat laporan progrees tersebut dikoordinasikan dengan quantity surveyor, selain itu data tersebut juga dapat digunakan untuk melakukan kegiatan penagihan proses termyn dengan melampirkan berita acara prestasi kepada owner yang dilakukan oleh Project Engineer Manager (PEM). Selama proses pelaksanaan proyek Project Manager Engineer (PEM) juga melakukan monitoring terhadap rencana resiko manajemen yang terdapat pada dokumen tender, mengidentifikasi resiko baru dan menindaklanjuti temuan audit baik dari internal maupun eksternal. Kemudian bersama dengan quantity surveyor melakukan verifikasi progress vendor/subkon. Lalu jika terjadi perubahan jadwal selama proses pelaksanaan maka PEM berkoordinasi dengan scheduler untuk melukan perubahan jadwal. Pengendalian selama proses pekerjaan proyek adalah hal yang sangat vital, project manager engineer (PEM) diwajibkan selalu melakukan update cash flow proyek yang berasal dari master cost control untuk dikoordinasikan bersama dengan cost controller. Dalam proses pemeriksaan cost control, seorang cost controller harus mampu melakukan pengolahan data mengenai biaya proyek serta progress yang didapat dari data pendukung di lapangan yang di dapatkan dari project production manager (PPM). Setelah dilakukan rekap cost control kemudian cost controller, dan project engineer manager (PEM) berkoordinasi dengan project finance manager (PFM) untuk menginput data cost control ke kantor divisi. Selain itu cost controller dan Project Engineer Manager (PEM) saling berkoordinasi untuk membandingkan hasil pemeriksaan cost contol dengan RAP (rencana anggaran pelaksanaan) sehingga dapat diketahui posisi laba rugi proyek pada saat ini dan akan dianalisa kembali apakah harus dilakukan cut off`/perubahan pada RAP atau tidak. Kemudian pengendalian yang selanjutnya adalah pengendalian waktu oleh project engineer manager (PEM) dengan dibantu oleh scheduler untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai jadwal yang telah dibuat. Lalu project engineer manager juga harus mereview penyusunan rencana mutu proyek (PQP) serta keselamatan dan kesehatan kerja yang berpedoman pada dokumen kontrak dan dikerjakan bersama oleh quality control/K3.Selain itu yang tidak kalah penting adalah seorang Project Engineer Manager (PEM) harus memiliki kecakapan dalam manajemen komunikasi proyek dimana lingkup pekerjaannya meliputi mengkoordinir penyusunan dokumen perubahan scope pekerjaan, harga satuan, optimasi desain dan volume, waktu pelaksanaan proyek serta klausul kontrak yang dituangkan ke dalam addendum, melakukan kegiatan tagihan progress dengan data yang di dapatkan dari Quantitiy Surveyor yang telah melakukan survey lapangan kepada supervisor di lapangan, sesuai kesepakatan dengan owner. Memeriksa laporan (harian, mingguan, bulanan) untuk kebutuhan internal, memeriksa laporan (harian,mingguan, bulanan) untuk kebutuhan external, verifikasi dan evaluasi dokumen loanstat, verifikasi dan evaluasi kinerja dari sub kontraktor/vendor, Menyusunan dokumen penutupan proyek (buku kuning, kontrak close out baik kontrak dengan ownmer ataupun dengan sub kontraktor/vendor)

IV. KESIMPULANProject Engineering Manager memiliki peran yang sangat vital dalam sebuah proyek. Karena project engineering manager selalu berada dalam proses perencanaan, proses pelaksanaan, proses pengendalian, dan proses serah terima. Untuk proses perencanaan, project engineering manager dibantu oleh project planning yang secara garis besar memiliki tugas untuk menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk pengerjaan proyek, menyiapkan data materi , rencana/metode kerja dan volume pekerjaan yang pengerjaannya dibantu oleh technical administration, kemudian membuat gambar kerja yang pengerjaannya dibantu oleh drafter.Sementara itu dalam proses pelaksanaan dan pengendalian project engineering manager dibantu oleh 2 anggota yaitu project control yang secara umum berkewajiban untuk melakukan pengendalian biaya (cost control), pengendalian mutu dan K3, serta pengendalian waktu dimana pengendalian biaya dibantu oleh seorang cost control yang memiliki keahlian untuk membuat master cost control, melaksanakan program cost control dan memberikan rekomendasi serta evaluasi terhadap pengerjaan proyek. Untuk pengendalian mutu dan K3 seorang project control dibantu oleh quality control dan K3 yang akan memastikan kualitas produksi sesuai dengan rencana proyek, lalu untuk pengendalian waktu akan dibantu oleh scheduler. Kemudian untuk proses pengadaan bahan, barang, logistik, dan sub kontraktor atau vendor untuk keperluan proyek, seorang project engineering manager akan dibantu oleh project procurement.Dengan pembagian tugas dan pekerjaan tersebut, maka seorang project engineering manager harus dapat memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh anggotanya telah dikerjakan dengan sempurna karena hal tersebut merupakan tanggung jawab seorang project engineering manager agar proyek yang dilaksanakan berjalan dengan lancar dan terselesaikan sesuai dengan perencanaan baik dari segi biaya dan dari segi waktu pengerjaan.