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Seguridad y Mantenimiento
CONTENIDO
CO
NTEN
IDO
VI UNIDAD Utilización de los elementos que conforman una presentación.
Configuración de propiedades de formato de texto y diseño de la presentación.
Aplicación de animación personalizada a los elementos contenidos en una presentación.
Inserción de hipervínculos para una buena navegabilidad entre los elementos de una presentación.
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IV UNIDAD
Creación de Presentaciones
CONTENIDO
1. Utilización de los elementos que conforman una presentación 1
1.1 Inserción de tablas, gráficos, formas, imágenes, clip multimediales y
sus propiedades 1
1.2 Insertar Tablas, Gráficos y Diagramas 1
1.3 Para insertar Gráficos o SmartArt realice el siguiente procedimiento. 2
1.4 Insertar Formas 4
1.5 Insertar Imágenes 4
1.6 Clip Multimediales y sus Propiedades 6
1.7 Efectos de animación de los elementos de una presentación 8
1.7.1 Panel de Animación. 8
1.7.2 Trayectoria de una animación. 9
2. Inserción de hipervínculos para una buena navegabilidad entre los
elementos de una presentación 12
2.1 Hipervínculos 12
2.2 Botones de acción 13
3. Respeto a las Reglas básicas para crear presentaciones 14
4. Criterios de validación para una presentación 16
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1. UTILIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS QUE CONFORMAN UNA
PRESENTACIÓN
1.1 Inserción de tablas, gráficos, formas, imágenes, clip multimediales
y sus propiedades
En una presentación los elementos de tipo imagen, gráfico, forma, tabla y clip
multimediales son una representación visual de la información e ideas. Puede
crear elementos gráficos eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de
comunicar mensajes de forma rápida, fácil y eficaz. Cada uno de estos
elementos posee diferentes propiedades para adaptarse a la necesidad del
tema a presentar.
1.2 Insertar Tablas, Gráficos y Diagramas
Los elementos como tablas, gráficos y diagramas ayudan a presentar la
información organizada. Para personalizar estos elementos diríjase a las
opciones en Diseño, Presentación y Formato de la Pestaña Herramientas
de Gráficos en la cinta de opciones.
Todos estos elementos tienen en común la posibilidad de aplicarles estilos
rápidos.
Para insertar Tablas siga el siguiente procedimiento:
Haga clic en el ícono Tabla.
Luego haga clic en Insertar Tabla y escriba
el número de filas y columnas de su tabla.
Finalmente haga clic en el botón Aceptar.
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1.3 Para insertar Gráficos o SmartArt realice el siguiente
procedimiento.
Haga clic en la Ficha Insertar de la cinta de opciones.
Ubíquese en el grupo Ilustraciones y seleccione el elemento que desea
insertar: Gráfico o SmartArt
Seleccione el tipo de SmartArt o Gráfico que desee.
SmartArt Gráfico
Para personalizar el formato de estos elementos solo active la Ficha de
Herramientas de gráficos al hacer clic sobre ellos.
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Para definir el formato de la tabla haga clic sobre ella y luego haga clic en la
Herramientas de Tabla, ahí encuentra una lista de opciones de Diseño y
Presentación.
Herramientas de Tablas:
Herramientas de Gráficos:
Herramientas de Organigramas (SmartArt):
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1.4 Insertar Formas
Puede insertar distintas formas en una presentación para formar
representaciones visuales que ayuden al auditorio a captar una idea, por
ejemplo si quiere transmitir felicidad puede incluir una carita feliz. A
continuación observe como insertar formas:
1. En la Ficha Inicio, en el grupo Dibujo, haga clic en Formas.
2. Haga clic en la forma que desee, dé clic en cualquier lugar de la
diapositiva y, a continuación, arrastre para colocar la forma.
Para crear un círculo o un cuadrado perfecto (o restringir las dimensiones de
otras formas), mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra.
1.5 Insertar Imágenes
Para insertar una imagen desde archivo siga el siguiente procedimiento.
1. Haga clic en la Ficha Insertar de la Cinta de Opciones.
2. Seleccione la opción Imagen.
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3. Localice la imagen en el dispositivo de almacenamiento donde está
guardada.
Haga doble clic sobre la imagen o haga clic en el botón Insertar.
Para insertar una imagen prediseñada siga el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en la Ficha Insertar de la cinta de Opciones.
2. Seleccione la opción Imágenes Prediseñadas.
3. Haga clic en el botón Buscar del panel derecho.
4. Haga clic sobre una de las imágenes que aparecen en la lista para
insertarla en la diapositiva.
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1.6 Clip Multimediales y sus Propiedades
Los Clip multimediales permiten incluir un archivo de video o de sonido algunos
están almacenados en el paquete ofimático y también puede insertar sus
propios archivos desde el ordenador o su dispositivo de almacenamiento.
Vea a continuación el procedimiento para insertar un clip multimedial y sus
propiedades:
Para insertar un clip multimedial haga clic en la Ficha Insertar y luego
bajo el grupo Multimedia seleccione el icono Video o Audio.
Localice el archivo de audio o video que desee insertar desde una
carpeta o dispositivo de almacenamiento.
Al insertar el archivo de Audio o Video se activa automáticamente una pestaña
llamada Herramientas de Video donde encuentra dos opciones más: Formato
y Reproducción, desde esas dos pestañas personalice la ejecución del
archivo multimedial.
Propiedades:
En el grupo Opciones de vídeo de la pestaña Reproducción existen
diferentes propiedades para modificar el archivo de video o audio que se
inserte en la diapositiva, observe a continuación cada una de sus funciones:
Volumen: Modifica el nivel del volumen del audio o video.
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Iniciar reproducción: En esta opción puede elegir como desea que se inicie la
reproducción.
Ocultar durante la reproducción: Si no desea que aparezca el icono de audio
o video marque con un check haciendo clic en la opción indicada a
continuación:
También hay dos otras opciones que puede activar en la reproducción de sus
archivos de audio o video.
Si desea que la reproducción de audio continúe en marcha en la transición de
varias diapositivas como por ejemplo de la diapositiva 3 a la diapositiva 8 siga
el siguiente procedimiento:
1. Seleccione el archivo de audio que insertó en la diapositiva.
2. Haga clic sobre la Ficha Animaciones, posteriormente sobre el grupo
Animaciones.
3. Haga clic en el cuadro de diálogo de Opciones de Efectos.
4. En él seleccione en el número de la diapositiva donde desee detener la
reproducción.
5. Haga clic en Aceptar.
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Aplicación de animación personalizada a los elementos contenidos en una
presentación
1.7 Efectos de animación de los elementos de una presentación
1.7.1 Panel de Animación.
Para activar el Panel de animación haga clic en la Ficha Animaciones, luego
localice el icono en el grupo Animación avanzada. El panel de animación
muestra el orden y los efectos aplicados de todas las animaciones en una
diapositiva, así como la forma en que se inician.
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Gráficamente observe que:
El orden y número de animaciones de la diapositiva (1, 2...).
El tipo de animación, mostrando su icono representativo en forma de
estrella.
El tipo de objeto sobre el que se ha aplicado (título, subtítulo,
contenido...)
Su duración y forma de inicio, que se aprecia con los rectángulos finales.
Si se inician a la vez, o si se inicia uno a continuación del otro se
observa en la forma en que se dibujan.
Cada animación en el panel de animaciones dispone de un menú desplegable
que permite controlar el tiempo de reproducción, efectos e intervalos de la
animación así como eliminarla.
1.7.2 Trayectoria de una animación.
Para realizar más animaciones personalizadas en PowerPoint en una
presentación utilice caminos y un estilo de animación denominada Trazados de
Movimiento, esto puede ser muy útil si necesita animar formas y objetos en
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PowerPoint. Mediante el uso de las rutas de movimiento puede conseguir
efectos únicos y estilos de animación que le permiten mover objetos (imágenes
y formas) en la pantalla durante la presentación.
Las trayectorias de movimiento pueden incluir líneas rectas, pero también
definir otros movimientos avanzados como observa a continuación.
Como aplicar trayectoria de Animación
Para observar cómo aplicar estas animaciones seleccione un objeto y siga las
siguientes instrucciones:
1. Haga clic en la Ficha Animaciones, grupo Animación.
2. Luego haga clic en botón Más.
3. Seleccione Más trayectorias de la animación.
4. Elija un tipo de trayectoria y haga clic en el botón Aceptar.
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Aparece un cuadro de diálogo como el siguiente:
El objeto irá siguiendo la trayectoria que haya marcado durante la presentación,
de forma que pueda desplazarlo como más interese.
Existe una gran cantidad de giros, arcos y otros movimientos que puede elegir
como forma predeterminada. Dependiendo de la necesidad, puede combinar
los movimientos a su gusto.
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2. INSERCIÓN DE HIPERVÍNCULOS PARA UNA BUENA
NAVEGABILIDAD ENTRE LOS ELEMENTOS DE UNA
PRESENTACIÓN
2.1 Hipervínculos
Los hipervínculos son enlaces que dirigen automáticamente hacia un lugar de
la presentación, otro documento o dirección Web. En la presentación puede
aplicar Hipervínculos a un objeto o cuadro de texto de la siguiente manera:
1. Seleccione el objeto (cuadro de texto, imagen, forma, botón)
2. Haga clic en la Ficha Insertar.
3. Haga clic en Hipervínculo del grupo Vínculos.
Inmediatamente aparece un cuadro de dialogo que indica hacia donde desea
hacer el vínculo. Solamente tiene que seleccionar la diapositiva, documento o
dirección Web al que quiere que se conecte al hacer clic sobre el hipervínculo.
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2.2 Botones de acción
Los botones de acción son formas que permiten ir de una diapositiva a otra
dentro de la presentación, el botón hará el vínculo a la diapositiva previamente
seleccionada dentro de la presentación. Observe a continuación los tipos de
botones y su recorrido:
Botones de acción hacia atrás y adelante (anterior o próximo).
Botones de acción hacia comienzo y final.
Botón de acción de Inicio de la presentación.
Botón de acción de Información.
Botón de acción para volver o retorno.
Botón de acción para vincular una película.
Botón de acción para vincular un documento.
Botón de acción para vincular un sonido.
Botón de acción de Ayuda.
Botón de acción para personalizar.
Procedimientos para insertar Botones de acción.
1. Haga clic en la Ficha Insertar, seleccione el icono Formas del
grupo Ilustraciones.
2. Diríjase al final del grupo formas y haga clic en el botón con el recorrido
que desee insertar.
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3. RESPETO A LAS REGLAS BÁSICAS PARA CREAR
PRESENTACIONES
Siga las siguientes sugerencias para asegurarse de que está aplicando las
reglas básicas para crear presentaciones.
SUGERENCIA DETALLES
Reduzca el
número de
diapositivas.
Para comunicar un mensaje claro y mantener la atención y el
interés de la audiencia, reduzca el número de diapositivas de
la presentación al mínimo.
Elija un estilo
de fuente que
la audiencia
pueda ver de
lejos.
Elegir el estilo de fuente adecuado, como Helvética o Arial, le
ayudará a transmitir mejor su mensaje. Evite utilizar fuentes
pequeñas, como Arial Narrow, y fuentes que incluyan bordes
decorativos, como Times.
Para obtener más información sobre cómo utilizar fuentes de
temas prediseñadas en la presentación, vea Todo acerca de
los temas, estilos rápidos, estilos de celda y estilos de fondo.
Elija un
tamaño de
fuente que la
audiencia
pueda ver de
lejos.
Elegir el tamaño de fuente adecuado le ayudará a transmitir
mejor su mensaje.
NOTA: Las siguientes medidas indican el tamaño de una
fuente en la pantalla del equipo, y no como se proyectan en
una pantalla para la audiencia en el modo de pantalla
completa. Para habilitar el modo de pantalla completa, en la
ficha Ver, en el grupo Vista de presentación, haga clic
en Presentación con diapositivas.
Una letra de una pulgada o 2,54 cm se puede leer desde
3 metros.
Una letra de dos pulgadas o 5 cm se puede leer desde 6
metros.
Una letra de tres pulgadas o 7,5 cm se puede leer desde
9 metros.
Para obtener más información sobre cómo utilizar fuentes de
temas prediseñadas en la presentación, vea Todo acerca de
los tema s, estilos rápidos, estilos de celda y estilos de fondo.
Simplifique el
texto utilizando
viñetas o
frases cortas.
Utilice viñetas o frases cortas, y procure incluir cada una de
ellas en una línea, es decir, sin ajustar el texto.
Desea que su público lo escuche mientras realiza su
exposición, en lugar de que miren la pantalla.
Algunos proyectores cortan las diapositivas por los bordes,
por lo que es posible que las frases largas no se muestren
totalmente.
Puede quitar los artículos como "un" o "el" para reducir el
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número de palabras por línea.
Utilice
elementos
decorativos
para transmitir
mejor su
mensaje.
Utilice gráficos que le ayuden a exponer la información, pero
no agregue demasiados gráficos a una diapositiva porque
podría abrumar a la audiencia.
Cree etiquetas
para los
gráficos y
diagramas que
sean
comprensibles.
Utilice sólo el texto que sea necesario para que los
elementos de etiqueta de los gráficos o diagramas sean
fácilmente comprensibles.
Utilice fondos
tenues para las
diapositivas y
emplee fondos
similares en
toda la
presentación.
Elija una plantilla o tema atractivo y coherente que no sea
demasiado vistoso. No querrá que el fondo o el diseño
desvíen la atención de su mensaje.
Para obtener más información sobre el uso de temas,
vea Aplicar o personalizar un tema de documento.
Utilice un
contraste alto
entre el color
del fondo y el
color del texto.
Los temas establecen automáticamente el contraste entre un
fondo claro con texto de color oscuro o fondo oscuro con
texto de color claro.
Para obtener más información sobre cómo utilizar los temas
para definir automáticamente un nivel de contraste
visualmente correcto, vea todo acerca de los temas, estilos
rápidos, estilos de celda y estilos de fondo.
Compruebe la
ortografía y la
gramática.
Para ganarse y mantener el respeto de la audiencia,
compruebe siempre la ortografía y la gramática de su
presentación.
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4. CRITERIOS DE VALIDACIÓN PARA UNA PRESENTACIÓN
Preséntese antes de la
hora y compruebe que el
equipo funciona
perfectamente.
Asegúrese de que todo el equipo está conectado
y funciona.
No presuponga que la
presentación funcionará
correctamente en otro
equipo.
Los errores de disco, las diferencias en las
versiones de software, la falta de espacio en
disco, una memoria insuficiente y muchos otros
factores pueden arruinar su presentación.
Si el equipo en el que piensa realizar la
presentación no es suyo, asegúrese de que tiene
espacio en disco suficiente para que no tenga que
realizar la presentación desde un CD.
Desactive los protectores de pantalla y
compruebe que tiene los archivos y las versiones
de software adecuados que necesita, incluido
Microsoft Office PowerPoint.
Para asegurarse de que dispone de todos los
archivos cuando los copia en un CD o en una
unidad de red y los lleva al lugar de la
presentación, vea Copiar una presentación en un
CD, en una red o en una unidad de disco duro.
Compruebe que la
resolución del proyector
es la misma que la del
equipo en la que creó la
presentación.
Si las resoluciones no coinciden, las diapositivas
se pueden cortar o pueden surgir otros problemas
relacionados con la pantalla.
Desactive el protector de
pantalla.
Permita que la atención de la audiencia se centre
en el contenido de su presentación.
Compruebe todos los
colores de la pantalla de
proyección antes de
realizar la presentación.
Los colores se pueden proyectar de forma
diferente a como aparecen en su monitor.
Pida a la audiencia que
se abstenga de hacer
preguntas hasta el final.
Las preguntas son un indicador excelente de que
el público está interesado en el contenido y en el
modo en que éste se expone. Pero si deja las
preguntas para el final, podrá realizar su
exposición sin interrupciones. Además, las
preguntas preliminares suelen obtener respuesta
conforme se proyectan y se comentan las
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diapositivas.
Evite mover el puntero
sin darse cuenta.
Cuando no utilice el puntero, levante la mano
del mouse (ratón). Con ello evitará que el puntero
se mueva sin querer, lo que puede ser causa de
distracción.
No lea la presentación. Practique antes la presentación para que pueda
realizar la exposición a partir de los puntos
destacados. El texto debe servir de referencia al
presentador, pero no debe convertirse en el
mensaje completo dirigido a la audiencia.
Respete el tiempo. Si ha establecido un plazo de tiempo para su
presentación, respételo. Si no hay límite de
tiempo, procure ser breve para mantener el
interés de la audiencia.
Examine la actitud del
público.
Cada vez que realice una presentación examine
la actitud de la audiencia. Si observa que el
público se centra en las diapositivas, es posible
que éstas contengan demasiados datos o que
confundan o distraigan por otro motivo. Utilice
esta información para mejorar las presentaciones
futuras.
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BIBLIOGRAFÍA
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de octubre de 2013, http://office.microsoft.com/es-mx/powerpoint-
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http://office.microsoft.com/es-es/powerpoint-help/sugerencias-para-
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