Tiedonhallinnan ja arkistoinnin erikoislehti

4/20

17

Kuinka atkistoida somea? s. 27Tiedonhallintalaki s. 18Arkistot ja avokonttori s. 24KAY:n koulutuspäivä s. 12DLM Triennal s. 4

Kestävän äänen jäljillä 2 s. 14Pilvipalvelut s. 8Säilyykö sähköinen? s. 34Arkistot ja museot s. 32Arkistot muutosten kourissa s. 3

FAILI 4/20172

FAILI 4/2017ToimitusPäätoimittaja: Juha Henriksson,juha@musiikkiarkisto.fi045-2495680Julkaisutoimikunta Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Riitta Itälä Susanna Kokkinen, pj, Aalto-yliopisto Pekka Lähteenkorva, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Johannes Valo, Hyvinkään kaupunginarkisto

Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa.

Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa.Vuosikerran hinta 2017 on 60,00, opiskelijat 10,00 euroa. Tilaushintoihin lisätään arvon-lisävero 10 %.ISSN 1237-2196 Painosmäärä 500 kplJulkaisija: Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HKI, www.liikearkistoyhdistys.fi, Puh. 044-5512029 .Tilaukset: sihteeri@liikearkistoyhdistys.fi

IlmoituksetIlmoitusmyynti, puhelin 045-2495680Ilmoitushinnat 2018 1/1 sivu 3. kansi 4-väri 10001/1 muut sivut 4-väri 8001/2 sivua muut sivut 4-väri 5001/4 sivua muut sivut 4-väri 250Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 25%,2 ilmoituskertaa 10%. LAY:n jäsenalennus 20%.Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu.Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut.Hintoihin lisätään arvonlisävero.Hinnat sitoutumuksetta.

Ilmoitusaineiston tekniset tiedotPainotuotteen koko 173 X 245 mm.Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpiMuista tiedostomuodoista ota yhteyttä.Aineiston toimitusosoite: juha@musiikkiarkisto.fi

Paino: Finepress Oy, Turku 2017

FAILI 4/2017

PÄÄKIRJOITUS

3 Arkistointi muutosten kourissa Juha Henriksson

TAPAHTUMAT

4 DLM Triennal konferenssi Brightonissa Anssi Jääskeläinen

8 Pilvipalveluiden teemapäivä Juha Henriksson

12 Kunnallisarkistoyhdistyksen syksyn koulutuspäivä Saija Kirkkola ja Johannes Valo

31 Arkistohiiri vapauttamassa Kataloniaa Ossi Viita

ARKISTOTEKNIIKKA

14 Kestävän äänen jäljillä. Osa 2. Janne Mäkelä

27 Kuinka arkistoida sosiaalista mediaa? Outi Kirmo ja Miia Kosonen

40 Onko museoissa pelastus kotimaiselle hyllyteollisuudelle Pekka Lähteenkorva

LAINSÄÄDÄNTÖ

18 Tiedonhallintalain uudistaminen Juha Henriksson

KOLUMNI

22 Tiedonhallinnan linjaukset tuomassa suuria muutoksia Pekka Henttonen

ARKISTOT

24 Arkistotyöläinen avokonttorissa Ville Antikainen

32 Tiedot ja voimat yhteen Terhi Pietiläinen

AJANKOHTAISTA

21 Vuoden arkistoteko HS:n AikakoneelleJuha Henriksson

KIRJAT

34 Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan?Carl-Magnus Roos

Ilmoitukset: Disec, s.44; Constructor Finland, s. 44 .

Kansi: Siirtohyllyjä Viron Kansallisarkiston (Rahvusarhiiv) uudessa päärakennuksessa Tartossa.

SISÄLTÖ

FAILI 4/2017 FAILI 4/2017 32

Tiedonhallinta ja arkistointi on kokenut suuren mullistuksen viime vuosikymmenien aika-na, kun paperidokumenteista

on siirrytty sähköiseen asiakirjahal-lintaan. Suomi kulkee digitalisoin-nissa eturivissä, sillä valtioneuvoston kesäkuussa tekemän periaatepäätök-sen mukaan Kansallisarkisto ottaa jat-kossa arkistoitavia aineistoja vastaan lähtökohtaisesti vain sähköisessä muodossa. Viranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakir-jallinen aineisto on tarkoitus digitoi-da vuoteen 2030 mennessä. Samassa yhteydessä valtaosa paperiaineistosta hävitetään. Failin on tarkoitus käsitel-lä ensi vuonna tarkemmin sähköistä arkistointia ja viranomaisaineistojen digitointia.

Suomessa ollaan yhä suuremmassa määrin siirtymässä pilvipalveluiden käyttöön. Selvitettäviä asioita on paljon, kun asiakirjahallinta ja arkis-tointi halutaan siirtää pilveen. Kuka omistaa pilveen siirretyn datan? Kuinka saan halutessani oman datani pois pilvipalvelusta? Missä maassa data sijaitsee? Minkälaisia korvauksia kadonneesta datasta on mahdollista saada? Muun muassa näitä kysymyk-siä käsiteltiin Liikearkistoyhdistyksen pilvipalveluiden teemapäivässä, josta on raportti tässä Failissa

q q q

Uusi EU:n tietosuoja-asetus ja sen soveltaminen 25.5.2018 alkaen on huolestuttanut arkistoinnin ja tie-donhallinnan ammattilaisia. Esimer-kiksi Tietoarkiston järjestämä tie-tosuojaseminaari lokakuun lopussa keräsi etäosallistujat mukaan lukien yli 600 ilmoittautunutta. Myös Ar-

kistoyhdistyksen tietosuojaseminaari täyttyi ääriään myöten jo puolitoista kuukautta ennen seminaaria.

Oikeusministeriössä valmistellaan tietosuoja-asetusta täydentävää tietosuojalakia. Toivottavasti kansal-lisessa laissa tullaan täsmentämään sitä, mitä tarkoitetaan ”yleisen edun mukaisella arkistointitarkoituksella” ja mitä organisaatioita tämä tarkkaan ottaen koskee.

Opetus- ja kulttuuriministeriö on esittänyt, että henkilötietoja sisältäviä tutkimusaineistoja, kult-tuuriperintöaineistoja sekä näiden kuvailutietoihin liittyviä henkilötie-toja voitaisiin käsitellä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti arkistointitar-koituksessa, jos käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoittee-seen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden. OKM on ehdotuksessaan myös määritellyt tarkemmin, mitä vaaditaan rekisterinpitäjältä, joka kä-sittelee arkaluonteisia henkilötietoja arkistointitarkoituksessa, ja millä edellytyksillä henkilötietoja sisältäviä kulttuuriperintöaineistoja voidaan saattaa käytettäväksi.

Tätä kirjoittaessa on vielä epäselvää, millä laajuudella OKM:n esitykset tullaan huomioimaan hallituksen esityksessä uudeksi tietosuojalaiksi. Toivottavasti ne toteutuisivat mah-dollisimman laajalti, sillä ne lievittäi-sivät moneltakin osin sitä huolestu-neisuutta, mitä tietosuoja-asetus tällä hetkellä aiheuttaa muistiorganisaa-tioissa.

Myös tiedonhallintalakia olla uu-distamassa. Asiaa pohtineen työ-ryhmän raportti on monessakin suhteessa hämmentävä. Esimerkiksi arkistoinnin ja säilyttämisen kä-sitteiden määrittelyä haluttaisiin muuttaa siitä, miten nämä käsitteet on Suomessa perinteisesti määri-telty.

Raportissa myös ehdotetaan, että kulttuurihistoriallisen arvonmää-rityksen kriteerit määriteltäisiin lainsäädännössä, jonka jälkeen virastot tekisivät päätöksiä Kansal-lisarkistoon arkistoitavasta aineis-tosta näiden kriteerien perusteella. Kuten Pekka Henttonen tämän Failin kolumnissaan osuvasti toteaa, arvonmääritys on kaikkein moni-mutkaisimpia ja vaikeimpia asiakir-jahallintaan liittyviä tehtäviä.

Aloitin itse kulttuuriperintöorga-nisaation johtajana yli kaksikym-mentä vuotta sitten ja pidän oman kokemukseni perusteella täysin mahdottomana sitä, että arvonmää-rityksen kriteerit voitaisiin määri-tellä lakiin niin tarkasti, ettei niiden soveltamiseen tarvittaisi harkintaa. Eikä tällaista harkintakykyä voi olla kuin kulttuuriperinnön arkistoin-tiin syvällisesti perehtyneellä alan ammattilaisella.

Faili pyysi neljältä arkistoalan am-mattilaiselta heidän näkemyksiään raportista. Kommenteissa näkyy syvä huoli raportissa esitettyjen uudistusten vaikutuksista. Täytyy toivoa, että lakiuudistuksen jatko-valmistelutyössä kuultaisiin alan asiantuntijoiden näkemyksiä mah-dollisimman laajasti, jotta lopputu-

los olisi järkevämpi, kuin mitä nyt esite-tään.

Juha Henriksson

PÄÄKIRJOITUS

Arkistointi muutosten kourissa

FAILI 4/2017 FAILI 4/2017 98

Liikearkistoyhdistyksen pil-vipalveluiden teemapäivä oli houkutellut 12.10.2017 Scandic Hotel Simonkentän

tiloihin 27 kuulijaa. Osallistujista kolmannes oli yrityksistä ja loput julkiselta sektorilta. Tilaisuuden avasi Juha Anttila IITC:stä, joka kertoi pilvipalveluista sekä niiden käytön eduista ja haitoista. Anttilan mukaan pilvipalvelut voidaan jakaa kolmeen ryhmään sen mukaan, kuinka älykästä palvelua ne tarjoavat. Kaikkein lähim-pänä lattiatasoa on IaaS (Infrastruc-ture as a Service), jossa vuokrataan lähinnä konesalipalvelua kuten yksit-täisiä palvelimia, ja kaikki tarvittavat palvelut valitaan käytännössä itse.

Askel pitemmälle on PaaS (Platform as a Service), jossa mukaan tulevat sovellusalustapalvelut kuten käyt-töjärjestelmät ja tietokantapalvelut. Tunnettuja kansainvälisiä PaaS-palveluita ovat esimerkiksi Microsoft Azure, Google Cloud Platform ja Amazon Web Service sekä nousus-sa oleva kiinalainen Alibaba. Näistä Microsoft Azuren osuus on Suomes-sa merkittävä, sillä jokainen Office 365 käyttäjä on todellisuudessa myös Azuren käyttäjä.

SaaS-palvelut (Software as a Servi-ce) eroavat merkittävästi edellisistä. Niissä ostetaan tietty palvelu, eikä käyttäjä ole enää tietoinen yksittäisis-

tä palvelimista tai datan sijainneista. Tunnettuja kansainvälisiä SaaS-pal-veluita ovat muun muassa SAP, Sa-lesforce ja Oracle Netsuite. Asiakir-jahallinnon näkökulmasta keskeisiä SaaS-palveluita ovat Microsoft Office 365 ja Google G Suite.

Pilvipalvelut voidaan jaotella myös julkisiin (Public Cloud) ja yksityisiin (Private Cloud). Anttilan mielestä ei voida lähtökohtaisesti sanoa, kumpi näistä on parempi, sillä molempia tarvitaan. Private Cloud sijaitsee yleensä suljetussa verkossa ja datan sijainti voidaan osoittaa. Tällä on merkitystä, jos esimerkiksi halutaan varmistaa, että tiedot pysyvät Suo-

Pilvipalveluiden teemapäivä

TAPAHTUMAT

Juha Anttila. Kuva Juha Henriksson

Juha HenrikssonArkistonjohtajaMusiikkiarkisto

FAILI 4/2017 FAILI 4/2017 98

men rajojen sisäpuolella. Private Cloud on myös helpommin räätä-löitävissä, kun taas Public Cloudissa tarjotaan usein sama palvelu kaikille asiakkaille. Public Cloudin tarjoajat ovat myös yleensä isoja kansainväli-siä yrityksiä. Anttila kertoi esimerkin yksinkertaisesta testistä, jolla voi-daan selvittää, millaisesta pilvipalve-lusta on kyse: mikäli palvelua ei saada tarvittaessa nopeasti pystyyn, niin kyseessä tuskin on aito pilvipalvelu.

Kuluttajat käyttävät lähtökohtaisesti pilvipalveluiden mainosrahoitteisia versioita, kun taas yrityksen suosivat maksullisia palveluita. Anttilan mie-lestä asiakirjahallinto ei ole sellainen toiminto, jota oltaisiin ensimmäisenä siirtämässä pilveen. Henkilökoh-taisten pilvipalveluiden käyttö on kasvanut nopeasti ja esimerkiksi Dropbox on hyvin yleisessä käytössä. Anttila totesi, että on parempi, että yritys nimeää itse pilvipalvelut, joita tulisi käyttää, kuin että työntekijät jakavat tiedostoja henkilökohtaisten Dropbox-tunnustensa kautta.

Pilvipalveluiden ansaintalogiikka on Anttilan mukaan tärkeää selvittää, sillä ”ilmaista lounasta ei ole”. Mai-nosrahoitteisissa palveluissa ”ilmai-suudesta” maksetaankin käytännössä yksityisyyden menetyksellä. Palve-luiden hinnoittelumalleissa voi myös olla ”ansoja”: joissakin tapauksissa on hyvin hankala laskea, mitä pal-velun käyttäminen todellisuudessa maksaa.

Paikallisten ja pilvipalveluiden välimaastoon jää erilaisia hybridi-ratkaisuja. Anttilan mukaan näiden palveluiden ongelmana on se, että niissä sinänsä yhdistyvät molempien ratkaisumallien hyvät puolet, mutta myös kaikki niiden ongelmat. Anttila totesikin näkemyksenään, että olisi järkevää siirtää kokonaisia palveluita pilveen.

Anttila mukaan palveluntarjoajien kehitystyö keskittyy nykyisin pilvi-palveluihin, eikä paikallisten palve-luiden kehittämiseen uhrata samalla tavalla resursseja. Onkin nähtävissä, että osa uusista ominaisuuksista toteutetaan ainoastaan palveluiden pilviversioihin. Pilvipalveluiden ansiosta pienikin yritys pystyy hank-kimaan käyttöönsä hyvinkin laajoja järjestelmiä varsin vaatimattomalla kuukausimaksulla. Lisäetuna on se, että palveluiden skaalautuvuus toimii saumattomasti eli pilvipalve-lut toimivat yleensä sujuvasti myös mobiililaitteilla.

Juridisia kysymyksiäPäivän toinen esiintyjä, Lexian partner Sami Rintala, esitteli juristin näkökulman pilvipalveluihin. Suu-rin osa kuluttajista käyttää nykyisin erilaisia pilvipalveluita, mutta kuinka moni heistä lukee huolellisesti palve-luiden käyttöehdot läpi ennen niiden hyväksymistä. Rintalan esitys nosti konkreettisesti esille sen, että yrityk-set eivät voi toimia näin leväperäises-ti, vaan kaikki sopimusehdot täytyy selvittää huolellisesti ennen palvelun käyttöönottoa. Vaikka pilvipalvelut sijaitsevat usein ulkomailla, niiden käyttäjä vastaa Rintalan mukaan aina siitä, että toiminta vastaa Suomen lainsäädäntöä ja muuta sääntelyä ku-ten tietosuoja-asetusta, tietoyhteis-kuntakaarta, työelämän tietosuojaa ja alakohtaisia tietoturvamäärityksiä sekä yrityksen omia sisäisiä ohjeis-tuksia.

Palveluntarjoajien vakiosopimusten korvaussummat vahinkotapauksis-sa ovat varsin minimaaliset, mikäli ehdoista ei erikseen neuvotella. Esimerkkinä Rintala mainitsi Drop-boxin business-version, jonka mak-simikorvaus on vain noin 4300 e, mikäli yrityksellä on 30 Dropboxin käyttäjää. Iso osa palveluntarjoajis-

ta rajoittaa vastuun 12 kuukauden aikana maksettujen palvelumaksujen summaan eikä välillisiä vahinkoja ku-ten liiketoiminnan keskeytymistä tai palvelun alhaalla oloa yleensä korva-ta. Palveluntarjoajat eivät myöskään juuri koskaan vastaa asiakkaan tie-tojen tuhoutumisesta aiheutuneista vahingoista tai kuluista.

Yleinen käsitys on, että isoilla palveluntarjoajilla on vakioehdot, joista he eivät juuri neuvottele. Rintala kuitenkin korosti, että olisi silti syytä neuvotella ainakin palve-lun hinnasta, dokumentoinnista, hyvityksistä, vastuun rajoituksista ja irtisanomislausekkeista, salassapito-velvollisuudesta sekä sovellettavasta laista. Datan omistusoikeuden ja immateriaalioikeuksien tulisi säilyä yrityksellä. Palveluntarjoajan tulisi myös sitoutua toimittamaan kopio pilvipalvelussa olevasta datasta sopi-muksen päättyessä sekä poistamaan data lopullisesti tämän jälkeen.

Sopimuksessa tulisi lisäksi huomioi-da EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Asetus sisältää luette-lon sopimuksen vähimmäissisällöstä ja sovittavista asiakokonaisuuksista esimerkiksi käsittelyn määrittelyn, turvallisuuden, tietojen siirtämisen ja poistamisen sekä luottamuksellisuu-den ja alihankinnan osalta. Tietosuo-ja-asetuksen takia on myös tarpeen sopia auditoinnista, kuten tarkastuk-sen sallimisesta ja siihen osallistumi-sesta. Rekisterinpitäjän olisi Rintalan mukaan hyvä käyttää auditiointioi-keutta tietyin väliajoin, jotta voidaan osoittaa, että henkilötietojen käsitte-ly on tietosuoja-asetuksen säädösten mukaista.

Pilvipalveluissa voi olla erilaisia varmuuskopiointikäytäntöjä ja säi-lytysaikoja, joiden selvittäminen on tärkeää esimerkiksi henkilötietojen säilyttämisen näkökulmasta.

FAILI 4/2017 FAILI 4/2017 1110

Rintala kertoi, että lakimiehet odot-tavat parhaillaan tulkintaohjeita, pitäisikö varmuuskopiot hävittää tietosuojan näkökulmasta.

Yrityksen toiminnan siirtäminen pilveen ei Rintalan mukaan poista riskejä. Yrityksen pitää silti selvittää, miten palveluntarjoaja käytännössä huolehtii yrityksen tiedoista ja miten asianmukaiset toimenpiteet on todellisuudessa toteutettu. Vastuuta ei voi ulkoistaa: mikäli pilvessä olevat tiedot katoavat, vaurioituvat tai jou-tuvat ulkopuolisten käsiin, niin yritys kantaa yleensä vastuunsa itse.

Arkistointi ja pilvipalvelutPäivän kolmas esiintyjä oli Disecin toimitusjohtaja Aki Lassila, joka puhui arkistoinnista ja pilvipalve-luista. Lassilan mukaan pilvipalve-luiden määritelmiä on melkein yhtä monta kuin sanan käyttäjiä. Hänen mielestään ehkä käyttökelpoisin ja tarkin käsite on SaaS eli Software as a Service. Lassila myös painotti, että pilvipalvelut ovat käytännössä ul-koistamista. Hän katsoi, että salassa pidettäviä asioita ei kannata tallentaa kovin kauaksi omista käsistä, sillä esimerkiksi Yhdysvalloissa ei juuri välitetä ulkomaalaisten oikeuksista.

Lassila esitteli kolme olennaisinta pilvipalveluihin liittyvää asiaa arkis-totoimen näkökulmasta. Hän puhui ensimmäiseksi tietojen omistussuh-teesta. Olennainen kysymys kuuluu: jos vien arkistoni pilveen, omistanko sen vielä itse. Missä arkistoni sijait-see fyysisesti? Kotimaassa vai ulko-mailla? Lassila totesi, että palvelut voi myös hajauttaa, jolloin julkinen data on pilvipalvelussa ja salassa pi-dettävä tieto omassa konesalissa.

Toisena näkökulmana Lassila puhui siitä, miten datan saa palvelusta tar-vittaessa takaisin itselleen ja mitä se maksaa. Olisi syytä välttää niin sanot-tua toimittajalukkoa (vendor-lock-in), jolloin tietoja ei pysty siirtämään nykyisestä järjestelmästä, vaikka olisi tiedossa parempi ja/tai halvempi toi-mija. Lassila totesi, että ”avoimuus on valttia ja se kirittää toimittajaa kehittämään palveluansa ja pitämään arkistoasiakkaansa tyytyväisinä”.

Kolmanneksi Lassila painotti pilvi-palvelun tarkan sisällön selvittämistä ja riittävän tarkkoja palvelukuvauk-sia. Selvitettäviä asioita on paljon ja mukaan mahtuu paljon erilaisia nä-kökulmia. Jos pienikin yksityiskohta pettää, niin samalla luhistuu helposti kokonaisuuskin. Asiaa hankaloittaa se, että palveluita on kovin monen tasoisia.

Aki Lassila. Kuva: Juha Henriksson.

FAILI 4/2017 FAILI 4/2017 1110

Asteikon toisessa päässä on itsepal-velu ja toisessa ”avaimet käteen” -palvelu. Tulevaisuus on Lassilan mielestä IT-alalla aina epävarma, mutta arkistopalvelun valinnassa täy-tyisi silti pystyä katsomaan pitkälle tulevaisuuteen.

Lassila korosti esityksessään tiedon hyödyntämisen näkökulmaa. Mi-ten nopeasti ja tehokkaasti tieto on paikannettavissa? Mitkä ovat löyde-tyn tiedon käsittelymahdollisuudet? Missä muodossa tieto saadaan ulos pilvestä, esimerkiksi analysointia varten toiseen tietojärjestelmään? Kuinka pilvipalvelu tukee Big Dataa, MyDataa ja tiedonlouhintaa?

Lassilan mukaan arkistoinnin tarve ei katoa tulevaisuudessa vaan kasvaa, sillä arkistopalvelun merkitys koros-tuu toimintojen mahdollistajana ja tehostajana. Arkistojen hyötykäyt-tö lisääntyy, kun tiedon keräys ja jalostus kehittyvät. Tämä kuitenkin edellyttää arkistopalvelulta integroi-tavuutta, skaalautuvuutta ja jousta-vuutta. Myös osaamisen tarve kasvaa, sillä tulevaisuuden ammattilaisessa pitäisi Lassilan mukaan yhdistyä arkistoalan, kontekstin ja tietotek-niikan osaaminen sekä analyyttiset taidot.

VR:n kokemuksiaTeemapäivän viimeinen esiintyjä oli CIO Jukka-Pekka Suonikko VR-Yhtymästä. Hän kertoi, että VR-konsernissa tehtiin vuonna 2011 strateginen päätös pilvipalveluihin siirtymisestä. Palveluiden käyttöön-otto ei ole tapahtunut hetkessä, sillä IT-peruspalvelut saatiin pil-veen vuosina 2012/2013, intranet vuonna 2014 ja osa operatiivisista

järjestelmistä 2015. Vuonna 2016 pilveen siirrettiin toiminnan kannalta kriittinen liiketoimintasovellus ja ku-luvana vuonna matkustajaliikenteen paikanvaraus.

Suonikon mukaan pilvipalvelun turvallisuudessa on viime kädessä kyse luottamuksesta: kuinka voidaan luottaa siihen, mitä palveluntarjoa-ja lupaa. Onko turvallisempaa olla omassa konesalissa vai pilvipalve-lussa, jossa tieto on hajautettu jopa kymmenille eri palvelimille tai eri palvelukeskuksiin. Suonikko kertoi, että hänen luottamuksensa pilvipal-veluihin kasvoi merkittävästi, kun hän kävi henkilökohtaisesti tutustu-massa palveluntarjoajan palvelinkes-kukseen.

Suonikko korosti, että pilvipalvelun käyttäjän täytyy itse ymmärtää, mitkä tiedot olisi syytä suojata. Esimer-kiksi VR ei ole vienyt kriisivalmiu-den kannalta kaikkein kriittisimpiä asioita pilveen. VR myös on tehnyt palveluiden hintavertailuja, joiden perusteella kustannukset putoavat isoja pilvipalveluita käytettävissä jopa alle puoleen. Suonikko kuitenkin huomautti, että pilven nimellä saa-tetaan myydä käytännössä ihan mitä tahansa. Hän kysyikin, onko Private Cloud käytännössä pelkkää brändä-ystä. Suonikon kokemusten mukaan niin sanotussa hybridimallissa ei välttämättä saavuteta lainkaan kus-tannussäästöjä, ja lisäksi ratkaisussa yhdistyvät perinteisen ja pilvimallin huonot puolet.

Teemapäivän loppukeskustelussa todettiin, että mobiililaitteilla on nykyisin käytännössä välttämätöntä päästä yrityksen intraan. Jos tämä

Jukka-Pekka Suonikko.Kuva: Juha Henriksson.

ei onnistu, niin työntekijöille tulee kiusaus vaihtaa suojattaviakin tietoja sähköpostin välityksellä. Mikäli yri-tyksellä on erillinen sisäverkko, niin sinne turvallisesti pääsemistä varten työntekijöiden mobiililaitteissa tulisi olla VPN-yhteys. Sen sijaan pilvipal-veluiden käyttö internetin välityksel-lä onnistuu kaikilla nykyisillä älypu-helimilla ja tarvittavat mobiilisovel-lukset löytyvät yleensä valmiina.

Teemapäivän osallistujat vaikuttivat päivän antiin tyytyväisiltä. Palaute-kyselyyn vastanneet arvioivat kaikki neljä esitystä kiitettäviksi. Koko-naisuutena teemapäivä tarjosikin onnistuneen läpileikkauksen pilvi-palveluista ja niiden merkityksestä asiakirjahallinnon ja arkistoinnin näkökulmasta.

FAILI 4/2017 FAILI 4/2017 3534

KIRJAT

Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan?Liikearkistoyhdistyksen julkaisu nro 19

Liikearkistoyhdistys julkaisee keväällä 2018 uuden kirjan Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan?. Julkaisu on

jatkoa Liikearkistoyhdistyksen vuon-na 2009 julkaistulle kirjalle Vuodes-ta sataan – Sähköisten asiakirjojen hallinta ja säilyttäminen. Julkaisu keskittyy digitaaliseen aineistoon, sähköiseen asiakirjahallintaan, sille asetettuihin vaatimuksiin sekä siinä ilmeneviin ongelmiin, unohtamatta kuitenkaan vanhoja analogia-arkis-toja.

Sähköinen arkisto kehittyy huimasti sähköisen asianhallinnan, sähköisen asioinnin ja sähköisen dokumentin-hallinnan myötä. Asiakirjahallinnon toimintaperiaatteet kansallisessa soveltamisessa ja eri toimialoilla ja organisaatioissa ovat yhteisiä, ja näin ollen on järkevää toimia samoista yleisistä lähtökohdista. Sähköisen asiakirjan tiedon hallinnassa on keskeistä autenttisuuden, luotetta-vuuden, eheyden ja käytettävyyden varmistaminen. Asiakirjan tieto on liiketoiminnan resurssi ja pääoma, joka tukee tehtäviä ja päätöksente-koa ja takaa toiminnan todennetta-vuuden ja vastuullisuuden nykyisille ja tuleville intressiryhmille.

Asiakirjahallinnossa on tärkeää tietää sähköisten asiakirjojen hallinnasta ja säilyttämisestä sekä tunnistaa normi-ympäristö. Nämä vaikuttavat toimin-taan ja toiminnan dokumentointiin. Julkaisussa on myös huomioitu par-

haat palat aikaisempien julkaisujen aiheista kuten säilytysaikatiedoista, jotka eivät ole paljon muuttuneet sähköisessä maailmassa. Säilytysai-kaluettelon rakenne on samanlainen kuin ennen, rakentuen tehtäväluo-kitukseen. Luettelossa on asiakirjat ja niiden suositeltavat säilytysajat, ja siinä on yleisesti kerrottu mihin lakiin tai asetukseen säilytysvelvolli-suus perustuu. Luettelossa mainitut säilytysajat ovat vähimmäissäilytys-aikoja – suositusluonteisia ja oh-jeellisia. Luetellut asiakirjat ja niille suositellut säilytysajat on tarkoitettu kaikentyyppisten organisaatioiden käyttöön ja luettelo on siten lähinnä eräänlainen yleismalli.

Tämä kirja on syntynyt alan asiantun-tijoiden kirjoittamista artikkeleista.

Kirjoittajat ja aiheet ovat:

Pentti Latva-Koivisto, projektipääl-likkö, Eläketurvakeskus: Asiakir-jahallinnon organisointi, hyöty ja markkinointi.

Tomi Voutilainen, julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti, Itä-Suomen yliopisto: Tietoaineis-tojen säilyttämisen ja arkistoinnin tietosuoja.

Olli Alm, tietopalvelu- ja kehittämis-päällikkö, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto: Fyysiset arkistot ja niiden hallinta.

Ida Suolahti, erikoistutkija, Helsin-gin kaupunginkanslia: Sähköinen arkistointi.

Ritva Toivonen, Senior Project Ma-nager, Affecto Finland Oy: Tiedon-ohjaussuunnitelma (TOS) organisaa-tion tiedonhallinnan selkäranka.

Osmo Palonen, filosofian maisteri: Sähköinen säilyttäminen toteutetaan IT-perustekniikkaa soveltamalla.

Mikko Hyvärinen, Records Manage-ment Manager, Nokia Oyj: Immateri-aalioikeudet .

Juha Anttila, toimitusjohtaja, IITC: Sähköpostin, Internet-sivujen ja some-kanavien arkistointi.

Tuija Lax, Manager, Records Mana-gement, Bayer Oy: Asiakirjahallinta lääkeyrityksessä.

Carl-Magnus Roos, filosofian mais-teri: Asiakirjojen säilytysajat (50 s.).

Käsitteet, Standardit, Kirjallisuus.

Liikearkistoyhdistyksen julkaisu ilmestyy maalis-huhtikuun 2018 vaihteessa. Hinta on 50 € + toimi-tuskulut.

Carl-Magnus Roos

CONSTRUCTOR FINLAND OY

Lohja, puh. 019-36251, www.kasten.fi

Kasten-kalusteet arkistojen aarteille• Suomalaista suunnittelua• Turvalliset ja tukevat • Tyylikkäät ja kevyesti liikuteltavat• Yksilölliset ratkaisut• Kokemuksella ja ammattitaidollaASIANTUNTEVAA, AMMATTIMAISTA JA

IHMISLÄHEISTÄ PALVELUA VUODESTA 2004

DISECIN ARKISTO-PALVELU• Luotettavia arkistonhallintaratkaisuja

• Tallennus- ja säilytyspalveluita

• Koulutusta ja konsultointia

• Digitointia

ASIAKKAITAMME: ELKA, Espoo, Helsinki, Päivälehti, Tampere, Turku, UKK, Xamk ja YLE

www.disec.fi