4
SEKRETARIAT JENDERAL BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM BIRO ADMINISTRASI NOMOR SOP soP/16/sET/tv/2014 TGL. PEMBUATAN I April20l4 TGL.REVISI TGL, EFEKTIF DISAHKAN OLEH SEKRETARIS JENDERAL GUNAWAN SUSWANTORO NrP. 19660630 199303 I 001 NAMA SOP PERSURATAN DAN ARSIP l. UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah RI No 28 Tahun 2012 tentane Pelaksanaan Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Perpres 80 Tahun 2012 tentang Organisasi, tugas, fungsi, wewenang, dan tata kerja Seketariat jenderal badan pengawas pemilihan umum, Sekretariat badan pengawas pemilihan umum provinsi, Sekretarial panitia pengawas pemilihan umum kabupaten/kota, Dan seketariat panitia pengawas pemilihan umum kecamatan Perbawaslu No. 07 Tahun 2008 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum Perbawaslu No 2 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum, Sekretariat Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Dan Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan Permenpan No 35 tahun 2013 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur administrasi pemerintahan Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No 19 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip 3. 4. 5. 7. l. Mengetahui Tugas dan Fungsi Sistem dan Prosedur Pemerintahan 2. Mengetahui Tugas dan Fungsi mekanisme pembuatan laporan. l. 2. SOP surat masuk dan keluar DKPP SOP surat masuk dan keluar H2PI l. Buku Agenda 2. Buku Expedisi/Lembar pengantar (tanda terima) 3. Lembar Disposisi Apabila SOP ini tidak dijalankan maka dapat berakibat : l. Tidak adanya petugas penomoran surat pada saat malam hari dan hari libur 2. Kesalahan dalam pemberkasan arsip 3. KeterlambatanPenvamDaiansurat Disimpan dalam bentuk dokumen tercetak dan elektronik. DASARHUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA KETERKAITAN PERALATAN PERLENGKAPAN PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

02. SOP Persuratan Dan Arsip

Embed Size (px)

DESCRIPTION

tentang SOP Persuratan Dan Arsip...

Citation preview

SEKRETARIATJENDERALBADANPENGAWASPEMILIHANUMUMBIROADMINISTRASINOMOR SOP soP/16/sET/tv/2014TGL.PEMBUATANI April20l4TGL.REVISITGL, EFEKTIFDISAHKANOLEHSEKRETARIS JENDERALGUNAWANSUSWANTORONrP.19660630199303I 001NAMASOP PERSURATANDAN ARSIPl. UUNo43 Tahun2009tentangKearsipanPeraturan PemerintahRI No 28Tahun2012tentanePelaksanaanUndang-UndangNo.43 tahun2009tentangPelaksanaan Undang-UndangNo 43 Tahun2009tentangKearsipanPerpres 80 Tahun 2012tentangOrganisasi,tugas,fungsi, wewenang,dantatakerja Seketariat jenderalbadanpengawas pemilihanumum,Sekretariatbadanpengawaspemilihanumumprovinsi,Sekretarialpanitiapengawaspemilihanumumkabupaten/kota,Dan seketariatpanitiapengawaspemilihanumumkecamatanPerbawasluNo. 07 Tahun2008tentangTataNaskahDinas di Lingkungan BadanPengawasPemilihanUmumPerbawasluNo 2 Tahun2013tentangOrganisasidanTata KerjaSekretariatJenderal Badan PengawasPemilihanUmum, SekretariatBadanPengawasPemilihan Umum Provinsi, SekretariatPanitiaPengawasPemilihanUmumKabupaten/Kota,DanSekretariatPanitiaPengawasPemilihanUmumKecamatanPermenpanNo 35 tahun2013TentangPedomanPenyusunan StandarOperasionalProseduradministrasipemerintahanPeraturanKepalaArsipNasionalRI No 19Tahun2012TentangPedomanPenyusunanKlasifikasiArsip3.4.5.7.l.Mengetahui TugasdanFungsi Sistemdan ProsedurPemerintahan2.Mengetahui Tugasdan Fungsi mekanismepembuatanlaporan.l.2.SOPsuratmasukdan keluar DKPPSOPsuratmasukdan keluar H2PIl.BukuAgenda2.BukuExpedisi/Lembarpengantar(tandaterima)3.LembarDisposisiApabilaSOP ini tidakdijalankanmakadapatberakibat:l.Tidakadanyapetugaspenomoransurat padasaatmalamhari danharilibur2.Kesalahan dalampemberkasanarsip3.KeterlambatanPenvamDaiansuratDisimpandalambentukdokumen tercetakdanelektronik.DASARHUKUMKUALIFIKASIPELAKSANAKETERKAITAN PERALATANPERLENGKAPANPERINGATAN PENCATATANDAN PENDATAANSTANDARTOPERATIONALPROCEDURE(SOP)PENERIMAANSURAT MASUK BIASA(NON-PENGADUAN)1 Menerimadanmeneliti kebenaranalamat suratdanmengembalikan suratyangsalahalamat?20 menit Surat masuk2 MembubuhkanparafsebagaipenerimasuratSuratmasuk 10 menitSuratmasukyangtelahdi paraholehpenerima.3 Mensortir/mengklasifikasikansuratberdasarkantingkatkeamanan(sangatrahasia,rahasiadan biasa)danberdasarkantingkat kecepatanpenyamPaian(Segera,SangatSegera) danmemisah-misahkansuratkedalam kelompoksuratdinasuntukKetuadan Anggota Bawaslu,KetuadanAnggota DKPP, dan SekretarisJenderalSuratmasukyangtelahdi paraholeh penerima.25 menitSuratmasukyangtelahdi klasifikasi4 MenginpuVmencatatseluruhsuratmasuk kekomputer untukpembuatan lembarpengantar/disposisiSuratmasukyangtelahdi klasifikasi30 menit Disposisi5 Meneruskanseluruh suratmasukyangsudahdilengkapilembar pengantar/disposisike SubBagianTU Sekjen. Dalamhal lampirantidakmemungkinkanuntukdicopyseluruhnyamakahanya copylembar pertamadarilampiranyangdisampaikan bersamaandengansuratpengantar.Untuksuratyangbersifatpengaduan,selainke sub bagian TU Sekjenpengantarsuratdan lampirandi copyuntuksampaikan ke bagian/biroteknisyangbersangkutanDisposisi 30 menit Disposisilt^MUTU BAKUKeterangin Staff subbagoersuratanKeiengkapan':"....:,:,:,.:...Waktupenanganan surat keluar Ketuadan AnggotaBawaslu,Ketuadan AnggotaDKPP' di SekretaratJenderalBawaslu1 Memastikanbahwaparaf koordinasitelahlengkapaSurat 10 menitSuratyangtelahdiberi parafkoordinasi2 Memisahkansuratkeluar Ketuadan AnggotaBawaslu,KetuadanAnggota DKPP,SekretarisJenderalBawaslu.Suratyangtelahdiberi parafkoordinasi20 menitPemisahan suratkeluar3 Mencatatdanmemberi nomordan tanggalsuratkeluarKetuadan Anggota Bawaslu,Ketua dan Anggota DKPP,SekretarisJenderalFlarrraclttPemisahansuratkeluar30 menitSuratyangtelahdiberi nomor4 Mencatatsurat keluarKetuadan AnggotaBawaslu,KetuadanAnggota DKPP,SekretarisJenderalBawasludalam bukuexpedisi(suratkeluarinternal),lembartandaterima untukdisampaikan kepadaalamatyangdituju(khususwilayahJakarta)Suratyangtelahdiberi nomordanlembartandaterima surat20 menitPencatatansuratkeluar padabukuekspedisi5 Mengarahkanpengiriman suratdanmenentukantingkat kecepatan penyampaiansuratberdasarkan kepentingansurat(sifatsurat)Suratyangtelahsiapdikirim5 menitPenentuansifatsurato Mengirimkansurat ke alamatyang ditujuataupengirimansurat ke kantor pos/titipankilatdanmenerima resipengirimandarikantorpos/titipankilat.Surat120 menitataulebisesuaitujuansuratPengirimansuratMUTU BAKU'::Staff'rSubbag:':.i Pef'suratan,:,.:'aa ,.ll'.,WaktuLCopyansuratStaff subbag persuratan menyimpanarsipsuratkeluar Ketuadan Anggota Bawaslu,Ketua dan AnggotaDKPP,SekretarisJenderaldan lembartandaterima sertaresitiap-tiap Biro,pengendaliagar30 menitMengendalikanSurat PerjalananDinasKetuadan Anggota Bawaslu, Ketuadan Anggota, Sekretaris Jenderal,dan PejabatdanBawasludan PejabatdanStaf DKPPkeaplikasi SIPPA(Sistem lnformasiPengendalianPenugasanAparatur)i. MenyusunrencanapelaksanaanJadualRetensiArsip(JRA)2. Pelaksanaan JadualRetensiArsip (JRA)