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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Les outils informatiques
ABC de la gestion de projet
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Confort de lecture ? 1080p/haute définition« plein écran »Pause/play
http://gestiondeprojet.pm – originaux des diapositives ppt, pdf– vidéos en téléchargement
Cours distribué sous licence Creative Commons
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Les outils informatiques
Qu’est-ce que la productivité en projet ?
• Concevoir, Planifier
• Calcul des budgets, faire des prévisions
• Animer des réunions
• Valider et suivre les décisions et les tâches de chacun
Outils informatiques pour réaliser efficacement ces tâches ?
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Plan du cours
Chapitre 1 : Bien utiliser le mail
Chapitre 2 : Les risques de sécurité
Chapitre 3 : Collaborer à distance
Chapitre 4 : Autres outils internet
Chapitre 5 : Les réunions en ligne
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Objectifs
1. Connaitre ces outils
• Bien utiliser le Mél
• Sécuriser ses documents, se protéger des virus
2. Collaborer avec des applications bureautiques
• Google Drive
3. Organiser des réunions à distance
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Plan du cours
Chapitre 1 : Bien utiliser le mail
Chapitre 2 : Les risques de sécurité
Chapitre 3 : Collaborer à distance
Chapitre 4 : Autres outils internet
Chapitre 5 : Les réunions en ligne
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Les bases
Risques
Gmail
Chapitre 1
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Bien utiliser le Courriel
Les outils informatiques
Chapitre 1
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Les bases
Risques
Gmail
Chapitre 1
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Interface
Image : Source
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Les bases
Risques
Gmail
Chapitre 1
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Le mail : utilisation
Les champs
– Sujet : [projet JEUCART] choix date de RdC
[jeu d’entreprise] annulé le 12/3
– Si je suis destinataire principal (A : )
Pour action : réponse ou action attendue
– Si copie carbone (Cc : )
pour information, pas de réponse attendue
– Si copie carbone invisible (cci ou bcc)
Destinataires confidentiels // beaucoup de destinataires
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Les bases
Risques
Gmail
Chapitre 1
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Le mail : dangers
1. Propager des virus, canulards …
2. Un mail envoyé ne se rattrape pas !
3. Abuser du spam, des copies
4. "Exploser" la boite du destinataire avec une pièce jointe trop lourde
– Une PJ de 10 Mo envoyée à 100 collègues 1 giga sur le
réseau de l’entreprise.
– Au delà de 5 personnes, utiliser le groupware ou envoyer
un lien
(Cette méthode permet aussi d’actualiser le fichier).
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Les bases
Risques
Gmail
Chapitre 1
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Conseils pour utiliser Gmail
• Mettre en suivi
• Les filtres
• Recherche automatique
• Hors connexion
• Regroupement des méls en fils de discussion
• Fonctionnalités expérimentales– Annuler l'envoi : délai de réflexion
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Les bases
Risques
Gmail
Chapitre 1
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Plan du cours
Chapitre 1 : Bien utiliser le mail
Chapitre 2 : Les risques de sécurité
Chapitre 3 : Collaborer à distance
Chapitre 4 : Autres outils internet
Chapitre 5 : Les réunions en ligne
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Confidentialité et priorisation
Mots de passe
Les virus
Chapitre 2
Les risques de sécurité
Les outils informatiques
Chapitre 2
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Confidentialité et priorisation
Mots de passe
Les virus
Chapitre 2
La protection de la confidentialité
Confidentialité garantie par mot de passe, mais
• Les mails sont très peu sûrs
• Espionnage industriel électronique
• Numéros de cartes de crédits volés
• Espionnage des citoyens
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Confidentialité et priorisation
Mots de passe
Les virus
Chapitre 2
Prioriser vos contraintes de sécurité
Certains mots de passe sont plus importants que d’autres :• Peu importants
– Forum de discussion• Importants
– Achat en ligne (selon les cas)• Très importants
– Boite mail – Compte en banque– Démarrage de votre ordinateur, téléphone mobile
Stratégies de protection :• Site web : trois essais, captcha• Fichier :
– Attaque dictionnaire ou « force brute »
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Confidentialité et priorisation
Mots de passe
Les virus
Chapitre 2
Trouver et retenir des mots de passe
A éviter :
• Réutiliser un mot de passe donné sur un site web
• Un mot de passe dérivé du dictionnaire.
• Les questions de sécurité comme « votre date de naissance »
• Utiliser la mémorisation de mot de passe de votre navigateur
Dilemme : sureté ou facilité de mémorisation ?
• Peu sûr mais simple : peu de mots de passe faciles à retrouver
• Peu simple, mais sûr : beaucoup de mots de passe différents et complexes
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Confidentialité et priorisation
Mots de passe
Les virus
Chapitre 2
Systèmes de protection
Il existe de nombreuses parades :
• Pour des fichiers, Truecrypt
• Mots de passe internet, KeePass
• Sécurité de votre compte Google/Facebook
choisir la validation en deux étapes
• Fermer sa session
• Sécurité des portables, tablettes et mobiles
Mettre mdp au démarrage + sur l’écran de veille.
Chacun son compte !
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Confidentialité et priorisation
Mots de passe
Les virus
Chapitre 2
Trouver et retenir vos mots de passe
Gardez seulement quelques mot de passe en mémoire :
• Ceux qui sont importants et que vous utilisez tout le temps
• Le « mot de passe maitre », permettant d’accéder à Keepass
ou Truecrypt
Pour un mdp fort : utiliser une phrase mnémotechnique.
• "this_is_fun" est dix fois plus dur à trouver que "J4fS<2“
• « LeMOOCGdP=super » mdp simple et robuste…
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Confidentialité et priorisation
Mots de passe
Les virus
Chapitre 2
Les virus
1. Un anti-virus à actualisation automatique avec la protection temps réel activée
– Avast! et Avira sont gratuits
– Ne pas utiliser le même antivirus partout
2. Vérifier que votre pare-feu/firewall est activé
– ZoneAlam
3. Sauvegarder régulièrement
– sur différents supports
– versionning (=historique des modifications)
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Confidentialité et priorisation
Mots de passe
Les virus
Chapitre 2
Image Creative Commons Attribution-NonCommercial : Source
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Plan du cours
Chapitre 1 : Bien utiliser le mail
Chapitre 2 : Les risques de sécurité
Chapitre 3 : Collaborer à distance
Chapitre 4 : Autres outils internet
Chapitre 5 : Les réunions en ligne
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Documents
Feuilles de calcul
Présentations
Dossiers et partage
Chapitre 3
Chapitre 3
Collaborer à distance
Les outils informatiques
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Documents
Feuilles de calcul
Présentations
Dossiers et partage
Chapitre 3
Google Drive : Documents
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Documents
Feuilles de calcul
Présentations
Dossiers et partage
Chapitre 3
Démonstration
• Travailler : à plusieurs, simultanément• Style titres, tables des matières• Télécharger au format Word, pdf etc…
• Exemple– Modèles d’aide à la gestion de projet (p)
• Publication en html : – FAQ – original / html
Images : Source
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Documents
Feuilles de calcul
Présentations
Dossiers et partage
Chapitre 3
Google Drive : Feuilles de calcul
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Documents
Feuilles de calcul
Présentations
Dossiers et partage
Chapitre 3
Démonstration
• Exemples– Gestion d’entreprise (p)– Planification (p)– Tableau de bord (p)– Todo list (p)
• Historique des révisions– Modification de la planification préliminaire d’un
projet
Image : Source
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Documents
Feuilles de calcul
Présentations
Dossiers et partage
Chapitre 3
Google Drive : Présentations
Image : Source
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Documents
Feuilles de calcul
Présentations
Dossiers et partage
Chapitre 3
Démonstration
• Exemples :– Plateforme pétrolière– Insertion de graphiques– Étude de cas « one minute restaurant » (p)
• Google doc comme support de débats – Insérer des commentaires
• Notes développées en fils de discussions• Notifications par mél diverses : « quand je suis cité »,
« quand des réponses à mes commentaires sont publiées »…
• Une discussion peut être close quand le problème est résolu
Image : Source
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Documents
Feuilles de calcul
Présentations
Dossiers et partage
Chapitre 3
Google Drive : Dossiers
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Documents
Feuilles de calcul
Présentations
Dossiers et partage
Chapitre 3
Démonstration
• Dossiers et sous-dossiers de • Conception du MOOC GdP
• Accès à d’autres applications utiles : • Creately, Gantter ..
• Partager :– Paramètres
• À URL secrète, privé, public…• Droit de modifications, commentaires
• Utiliser des noms de répertoires et de fichiers clairs– Mettre à disposition des pdf…
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Plan du cours
Chapitre 1 : Bien utiliser le mail
Chapitre 2 : Les risques de sécurité
Chapitre 3 : Collaborer à distance
Chapitre 4 : Autres outils internet
Chapitre 5 : Les réunions en ligne
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Réseaux sociaux
Dropbox
Doodle
Goo.gl
Google Agenda
Chapitre 4
Chapitre 4
Autres outils internet
Les outils informatiques
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Réseaux sociaux
Dropbox
Doodle
Goo.gl
Google Agenda
Chapitre 4
Réseaux sociaux
• Google+– Communautés
• Facebook– Groupes
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Réseaux sociaux
Dropbox
Doodle
Goo.gl
Google Agenda
Chapitre 4
Dossiers partagés Dropbox
• Avantages :– Tous types de fichiers– Version gratuite : 2 Go– Permet la synchronisation des fichiers stockés sur différents
ordinateurs, tél. mobiles, etc… – Sauvegardes et synchronisations automatiques – Copie des fichiers sur le site web dropbox
• Inconvénients– Partage de fichiers « seulement »– Travailler simultanément : impossible
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Réseaux sociaux
Dropbox
Doodle
Goo.gl
Google Agenda
Chapitre 4
Dropbox : versionning
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Réseaux sociaux
Dropbox
Doodle
Goo.gl
Google Agenda
Chapitre 4
Dropbox : fonctions essentielles
• Autres services équivalents :– Google Drive – Box– iCloud– SkyDrive
• Comparatif
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Réseaux sociaux
Dropbox
Doodle
Goo.gl
Google Agenda
Chapitre 4
Doodle : organiser des rendez-vous
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Réseaux sociaux
Dropbox
Doodle
Goo.gl
Google Agenda
Chapitre 4
• http://goo.gl/ – Des URL raccourcies– Suivi des clics, exemple– Vie privée – Extension pour Chrome
Google URL Shortener
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Réseaux sociaux
Dropbox
Doodle
Goo.gl
Google Agenda
Chapitre 4
Google URL Shortener
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Réseaux sociaux
Dropbox
Doodle
Goo.gl
Google Agenda
Chapitre 4
Google Agenda
Image : Source
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Réseaux sociaux
Dropbox
Doodle
Goo.gl
Google Agenda
Chapitre 4
Google Agenda : conseils
Image : Source
• Création de créneaux– Vérification de l’heure
• Envoi d’invitation– Avec partage de Hangouts– Mise à jour (salle, heure..)– Rappels
• Partage – Agenda dédié à un projet
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Plan du cours
Chapitre 1 : Bien utiliser le mail
Chapitre 2 : Les risques de sécurité
Chapitre 3 : Collaborer à distance
Chapitre 4 : Autres outils internet
Chapitre 5 : Les réunions en ligne
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Hangouts
Autres solutions
Chapitre 5
Chapitre 5
Les réunions en ligne
Les outils informatiques
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Hangouts
Autres solutions
Chapitre 5
Les réunions en ligne
Visioconférence– Solutions internet gratuites et légères à partir de la
fin des années 2010 : Skype, Ekiga…
– Le plus pratique en 2013 : Hangout de Google
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Hangouts
Autres solutions
Chapitre 5
Démonstration
• Fonctions – Partage d’écran– Zoomer – Couper le son
• Applications associées– Regarder une vidéo ensemble, – Mind mapping ….
• Webcast– Réunion jusqu’à 15 personnes– Webcast : Enregistrement et diffusion en direct sur
Youtube
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Hangouts
Autres solutions
Chapitre 5
Réussir une visioconférence
Une vidéoconférence demande :
1. De la préparation
• Documents et diapos envoyés à l’avance
• Test préalable des outils
• Qualité des équipements
2. Un déroulement maitrisé
• Dialogue plus difficile
• Prise de notes partagées
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Hangouts
Autres solutions
Chapitre 5
Autres solutions techniques
Dès que l'on a des contraintes de distance
• Présenter les diapos à distance
• Ctrl-F5 sous Powerpoint
• Voix
• Skype
• Téléphone
Image : Source
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Conclusion
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Conclusion / Avertissement
• Modèles économiques– Licences libres– Données personnelles – Freemium– Publicité
• Attention aux pertes d’information et autres virus…
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Les raccourcis clavier
Dessin Julien Solé : Source
