١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 1

كتابة الـتـقـارير

والمراسـالت االداريـة

اهداف البرنامج

+ على أن:- أن يكون المتدرب قادرايحدد عناصر وأجزاء وأشكال التقارير اإلدارية والرسائل

والمذكرات.يطبق خطوات إعداد تقرير إداري جيد وكتابة رساله

فاعله.يطبق المهارات الفنية في إعداد وتصميم كتابة التقارير

والمراسالت .يتعرف على المهارات والقواعد اللغوية في كتابة

المراسالت المختلفة .

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 2

قوانين الدورة

الرجاء اغالق الجواالتاالكثر ممارسة هو االكثر استفادة ولو اخطأ

نحن نتدرب فليس عيبا ان نخطئالتطبيق والتجريب اهم شيئ

انصت بفاعلية ودون اهم الفوائد والقصص والتجارب

+ تذكر دوماان هذا البرنامج وهذه القاعة بمثابة مختبر وفي داخل المختبر يسمح لك باجراء التجارب وفي داخل مختبرنا ال يمكن لك

ان تخطئ .... ألنه مختبر ١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 3

اختيار قنوات االتصال

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 4

هل الكتابة هي الخيار األفضل في المواقف الذي تواجهه ؟هل يتعين عليك لكي تتواصل مع الطرف اآلخر في موقف معين أن تكتب له

أم تحادثه على الهاتف أم تلتقي به وجهاً لوجه ؟إن تقرير كيفية توصيل رسالتك هو الخطوة األولى .

تمرين تخير ترتيب تفضيالتك : في كل من المواقف التالية ، هل ستلجأ ، من أجل توصيل

رسالتك إلى الطرف اآلخر ، إلى الكتابة له أم إلى محادثته على الهاتف أم إلى مقابلته ؟

تخطر عميالً مهماً بتأخر كبير في موعد التسليم 1.

تؤكد على استالم طلبيه كبيرة 2.

تغير إجراءاً مهماً في العمل لفريقك 3.

تزكي لرئيسك في العمل فرصة عمل نادرة وكن من الممكن أن تشتمل على 4.خطورة

ترفض طلباً قدمه لك أفراد طاقم العمل للحصول على زيادة في الراتب 5.

اختيار قنوات االتصال

اإلجابات الموصى بها : تحدث معه على الهاتف أو قابله لكي تشرح له األمر ، 1.

ثم اكتب له للتأكيد .تحدث على الهاتف لتوجيه الشكر، ثم اكتب للتأكيد على 2.

التفاصيل .اكتب لهم توضيح األمر ، ثم تقابل معهم لشرح وتفسيره 3.اكتب له ، ثم قابله وجهاً لوجه .4.تقابل معهم لشرح األمر5.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 5

اختيار قنوات االتصال

الكتابة هي الخيار األفضل عندما تكون هناك حاجة إلى : تقييم ولكن غير فوري سجالت قانونية دقيقة معلومات وتفاصيل معقدة

المحادثة على الهاتف هي الخيار األفضل عندما تكون هناك حاجة إلى :

تقييم لفظي فوري التعامل مع مشكالت طارئة حقائق بسيطة

المقابلة المباشرة هي الخيار األفضل عندما تكون هناك حاجة إلى :

تقييم فوري لفظي وغير لفظي إظهار ورصد الحقائق والمشاعر معلومات حساسة وسرية

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 6

انواع االتصاالت

الشفوي االتصال غير االتصالاللفظي

الكتابي االتصال

التعاون روح يقويوالصداقة

والضغوط التوتر يزيلمافي إخراج نتيجة

الصدور تبادل على يشجع

فعال فهو ولذلك االسئلهالمفاهيم تقريب في

تبادل عملية يسرعو والمعلومات األفكار

الوقت يوفر فهو اآلراءوالجهد

الفعل ردود يوضحالعكسية

المعنوية الروح في مؤثرأن حيث للموظفين

بصوت تتحدث األفعالالكلمات من أعلى

لدى البالغ أثره لهذوي الموظفين

الثقافة و الكفاءاتالعالية

إلية الرجوع يسهلالمسئوليات لتحديد

المعلومات يوثقفي منها لالستفادة

المستقبل بعض نقل يضمن

االجوبه و المعلوماتالعاملين من كبير لعدد

مثل: الشخصية المقابالت التلفونية المكالمات واالجتماعات اللجان

والمؤتمراتالمحاضرات

مثل:اإليماءات الوجه حركات االنفعال الغضب، السكوت، باليد السالماالبتسامة

مثل: المذكرات التقارير، الشكاوي المنشورات، البيانية اللوحات البصرية اإليضاح وسائل الحائطية الجرائد

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 7

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 8

االتصال الكتابي

يعت=بر االتص=ال الكت=ابي من أب=رز االتص=االت الرس=مية س=واء ب=الطرق التقليدي=ة الدارج=ة )على ال=ورق( أو ب=الطرق الحديث=ة اإللكتروني=ة على الحاس=بات اآللي=ة. Kومن أب=رز أن=واع االتص=ال الكت=ابي األك=ثر اس=تخدامافي منش=آت األعم=ال: الم=ذكرة الداخلي=ة ،الرس=ائل

. الخارجية ،والتقارير ووثائق االجتماعات

مشكلة الكتابة

التغلب على عقبة الكاتب

المشكلة :ا ة وال يمكنـن ة البداـي د نقـط ون عـن دما نـك اتب عـن ة الـك تـحدث عقـب

التقدم .الحل :

اـبدأ في الكتاـبة على أـية ـحال ! يمكـنك أن تراـجع ـما في كتابـتك ـــك ، وال من مـنطــق فيمــاـ بعــد ـ. اجعــل الكلمــات تتــدـفق من

تتوقف أثناء ذلك إلعادة صياغة أي جملة .إن تنبيـه العقــل عن طريـق الكلمــات الموضـوعة على الـورق

يـكون أـسـهل بكـثير منـ تنبيـهه عن ـطرـيق تخـيـل ـهذهـ الكلمات

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 9

مشكلة الكتابة

مجرد محاولة بدء الكتابة هي خطوة أولى ، حتى لو فشلت هذه المحاولة

خصص وقتاً في وضع مسودة لما ستكتبهفكر في كلمات وعبارات عشوائية

أعد تجميع هذه الكلمات والعبارات واربط بينهاقم بترتيبها حسب أهميتها

أعد الكتابة قم بعمل هذه الخطوات قبل البدء في إمالء الرسالة

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 10

تمرين التفكير المشع

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 11

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 12

ماهية التقرير

يعرف التقرير بأنه عرض للحقائق الخاصة Kتحليليا Kبموضوع محدد أو مشكلة محددة عرضامتسلسًالK للوصول إلى قرار يخدم الموضوع أو

يساهم في حل المشكلة. وفي بعض التقارير ال بد من تضمين بعض االقتراحات أو التوصيات التي

تتفق مع النتائج، بعيدة عن االنحياز أو التأثر المسبق عن الموضوع أو االجتهاد الشخصي لمعد

التقرير.

اهمية التقارير

تعتبر التقارير مصدرا دائما ووعاء للمعلومات يمكن الرجوع اليها في أى وقت.

تساعد التقارير أكثر من وسائل االتصال األخرى على فهم و استيعاب المعلومات و الحقائق. تعتبر التقارير القاعدة االساسية التي تتخذ

القرارات بناء عليها. تتميز التقارير باالعتدال في تكلفة اعدادها إذا

.قورنت ببعض أساليب االتصال االخرى

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 13

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 14

أن=واع ال=ت=ق=اري=ر

من حيث الرسمية:رسمية

غير رسمية

:من حيث الحجمطويلة

قصيرة ) محددة (منمذجة

:من حيث الزمن دورية )يومية، اسبوعية، شهرية ،سنوية ،...، الخ (

غير دورية طارئة

من حيث السرية:سرية

غير سرية

:من حيث الموضوعمالية

إدارية أداء

إجراءاتأخرى

تصنف التقارير بناءا على الغرض منها إلى نوعين :أساسيين

تقارير وصفية تقارير تحليلية.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 15

مهارات كتابة التقارير

كتابة التقارير تتطلب مجموعة مهارات خاصة في مرحلتي اإلعداد الكتابة:

تختلف التقارير عن المقاالت في مرحلتي اإلعداد والكتابة:

يعتمد معد التقرير على الحقائق المجمعة من مصادر محددة تمليها طبيعة وموضوع التقرير.

المعلومات المعروضة في التقارير ليست خاضعة لذوق ورأي الكاتب.

كتابة التقارير تركز على وصف ونقل الوقائع واألحداث الفعلية للمشكلة أو الموضوع.

النتائج في التقارير تستخلص من المعلومات التي تم جمعها أو وصف الواقعة أو الحالة التي يتوصل إليها معد التقرير من خًالل التحليل العلمي.

بناءا على النتائج التي يتوصل إليها معد التقرير والمدعومة بالحقائق والمعلومات الموثقة بالتقرير، يتم استخًالص المقترحات أو التوصيات.

التقرير أعد أساسا لتوفير معلومة محددة الهدف منها مساعدة ومساندة متخذ القرار لمشكلة أو موضوع التقرير تحت الدراسة.

سمات التقارير الجديدة

تحتوي على المعلومات الالزمة لفهم الموضوعمنظ�مة ومقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي

معلومةطويلة / قصيرة بالقدر الكافي والمعتاد في المؤسسة

�هم ال تحتوي على تفاصيل ال عالقة لها بالموضوع أو معلومات ال تالقارئ

م�و�ض�ح بها تاريخ إعداد التقرير والجهة التي أعدتهتستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة والمقبولة في المؤسسة

�غ�ة� سليمة ومفهومة مكتوبة بأسلوب واضح وبلمكتوبة بأمانة

+ )ماذا – متى – اين – كيف- ولماذا ( ان يكون التقرير كامال١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 16

شروط التقرير الجيد

يمكن تلخيص شروط التقرير الجيد في :الوضوح

الدقةالموضوعية

اإليجاز التسلسل المنطقى فى عرض المعلومات

اإلقناع

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 17

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 18

خطوات أو مراحل إعداد التقارير

تتلخص خطوات أو مراحل إعداد مثل هذه التقارير بما يلي:تحديد الموضوع أو المشكلة وأبعادها.

إعداد الهيكل العام للتقرير.جمع المعلومات والبيانات وتنظيمها وترتيبها.

تحليل وتفسير المعلومات والبيانات المجمعة.تضمين المقترحات والتوصيات بناءا على نتائج التقرير،

بعيدة عن االنحياز واآلراء واالجتهادات الشخصية.صياغة التقرير واالهتمام بالناحية الموضوعية.

.اخراج التقرير بشكل مناسب والهمام بالناحية الشكلية

االمور التي تأخذ بعين االعتبار عن كتابة التقرير

فهم المشكلة )ليس بالضرورة كتابة التقارير فقط في حالة مودو مشاكل (

تعرف المشكلة ووضع حدودها )احيانا يوجد وصف ما وعليك تحديد المشكلة (

تحليل الموقف) كيف يستخدم التقرير وبالتالي معرف الحقائق الضرورية (

تحليل المشكلة )الصياغة الدقيقة للعموان تساعد في فهم وتحليل المشكلة

تحليل القارئ )من القارئ سواء فرد او مجموعة (

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 19

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 20

تحديد الموضوع أو المشكلة

معرفة الغرض من التقرير .اإللمام بأبعاد المشكلة التي سوف يناقشها موضوع

التقرير.تحيد حجم الموضوع.

هل هناك حاجة لالستعانة بآخرين للمساعدة وتوزيع المهام على المشاركين.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 21

معرفة وإلمام معد التقرير بالموضوع تساعد على

تحديد وفحص قدرات معد التقرير.تحديد المدة الزمنية المتوقع لإلنجاز.

تحديد مراحل التقييم لكل مرحلة.تحديد أهداف وأبعاد التقرير.

تحديد صالحيات ومسئوليات معد التقرير.تحديد مصادر المعلومات.

تحديد األشخاص أو الجهات المعنية وتحديد األدوار.. تحديد التكلفة وجهات التمويل

استراحة

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 22

إعداد هيكل التقرير العام

الغًالف صفحة المحتويات صفحة التعديل إجراءات) المجال) األهداف، المقدمة اإلدارة ملخص

التقرير بداية

والحقائق المعلومات عرض الجداول البيانية الرسوم والتحليل الدراسة

التقرير صلب

النتائجالتوصياتالمًالحق

التقرير خاتمة

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 23

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 24

إعداد هيكل التقرير العام

تحديد هيكل التقرير يساعدنا على:تحديد خطة العمل .

الوقت الالزم لتنفيذ كل خطوة.التكلفة المتوقعة.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 25

جمع المعلومات

هناك معضلتين غالبا ما تواجه معد التقرير في مرحلة جمع المعلومات:

كم هائل من المعلومات المتعلقة بالموضوع. شح في المعلومات المطلوبة.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 26

في حالة توفر كم هائل من المعلومات

يجب انتقاء المعلومات الضرورية بكل دقة وحرص. تصنيف تلك المعلومات إلى ثالثة أصناف:

معلومات تهم طالب التقرير معلومات جيدة أن يعرفها طالب التقرير

معلومات ال تهم طالب التقرير إطالقا.

التصنيف السابق يساعد معد التقرير على تضمين التقرير للمعلومات الضرورية فقط والتي يحتاجها طالب التقرير فعليا.لجوء بعض معدي التقارير على الحشو الزائد في المعلومات

الغير ضرورية أو في الشروحات والتكرار الممل فان ذلك يفقد التقرير أهميته وال يحقق الهدف الذي من أجله أعد.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 27

في حالة عدم توفر كم مناسب من المعلومات

البد من بذل جهد مضاعف للحصول على ما هو متوفر ودراسة مدى مالءمته للموضوع.

عدم االعتماد على اإلجتهادات الشخصية وذلك بتضمين التقرير لمعلومات ال تساعد طالب التقرير باتخاذ القرار

المناسب حيال موضوع التقرير. لذلك يجب على معد التقرير تحديد المعلومات التي يحتاجها حتى يتسنى له البحث في اتجاهات محددة. قدرة الباحث على تحديد مصادر المعلومات وكيفية

استخدامها مطلب أساسي في هذه المرحلة من التقرير.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 28

أبرز مصادر للمعومات

رصد مسبق لنشاطات مرحلية للموضوع.تقارير سابقة في نفس الموضوع في المنشأة أو في

منشآت مشابهة.أصحاب الشأن أو أصحاب الخبرة.

المكتبات – مراجع مختلفة من بحوث ودراسات وكتب. .شبكات اإلنترنت

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 29

طرق جمع المعلومات

تتلخص طرق جمع المعلومات بالتالي:القراءة.

المقاالت الشخصية.االستبيانات.

الفحص والتجارب..المًالحظة

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 30

تحليل وعرض النتائج

على معد التقرير أن يراعي األسلوب اللغوي والتسلسل المنطقي في عملية العرض.

في هذه المرحلة يبرز دور معد التقرير ومهاراته التحليلية:مهارة تحليل األرقام.

تساعده مهاراته التحليلية بتقدير وتحديد ما يمكن أن يذكره بالتقرير.

االستعانة بإحصائيين أو محللين في حال عدم توفر المهارة لدى المعد.

بناءا على المعلومات المتوفرة لدى معد التقرير يتم استعراض النتائج التي تم التوصل إليها.

يحبذ استخدام الجداول والرسومات البيانية والتوضيحية لتسهيل . قراءة النتائج ومقارنها

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 31

تقديم المقترحات والتوصيات

قد يطلب من معد التقرير تضمين مقترحات أو توصيات لتساعد طالبي التقرير ومتخذي القرار:

أن يكون بعيد عن التحيز..أن يكون حذراK من غرض اآلراء الشخصية

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 32

الجداول والرسوم واألشكال التوضيحية

تساهم الرسوم واألشكال التوضيحية كالجداول والرسوم البيانية في تسهيل فهم المادة المقدمة للقارئ:

قراءة المتغيرات.عمليات المقارنة.

تقديم المعلومات بشكل مختصر.

ويجب توخي الحذر والحيطة عند اختيار الجدول أو الرسم .وذلك باختيار المناسب من أنواعها لموضوع المقارنة

التخطيطات الشريطية

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 33

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

A B C

: مقارنة الكميات ) القيم ( في أعمدة االستخدامباستخدام أشرطة رأسية .

: استخدم أعمدة منفصلة ، ومقياساً واحداً تلميحاتدائما

التخطيطات الدائرية

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 34

عرض أجزاء من الكل ، عادة في شكل االستخدام :نسب مئوية تعتبر فعالة عندما تعرض ما ال يزيد على

ثمانية أجزاء . استخدم التمييز اللوني ونوعاً واحداً من تلميحات :

الخطوط وبحجم ثابت

التخطيطات الخطية

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 35

05

101520253035404550

1910 1920 1940 1950

عرض تدفق من الكميات ) القيم ( التي االستخدام :ترتفع وتنخفض مع الوقت .

ضع الكميات ) القيم ( على المحور الرأسي ) تلميحات :ص (

ضع الوقت على المحور األفقي ) س ( استخدم حتى ثالثة خطوط بيانية ) منحنيات ( بألوان

مختلفة .

الجداول

Place Price Number percentage

PLACE1 £500 150 10.5%

PLACE2 £650 120 8.0%

PLACE3 £550 165 5.5%

PLACE4 £450 100 8.5%

PLACE5 £750 125 7.0%

PLACE6 £600 130 12.0%

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 36

مقارنة األرقام أو الكلمات الفعلية في أعمدة االستخدام : .

ضع توضيحات لوصف الموضوعات . تلميحات :تأكد من أن كل األرقام أو الكلمات واضحة .

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 37

خطوات التخطيط للكتابة: تحديد الهدف

يجب أن يكون الكاتب قادرا على تحديد الهدف كتابيا بجملة محددة. ويجب أن يكتب الهدف

بوضوح تام حتى يساعد على السيطرة على ما يكتب وعدم التوسع الغير مرغوب فيه، والذي قد

يؤدي أحيانا إلى تشعبات وإخًالل بالمعنى الذي . يريده الكاتب

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 38

التعرف على القارئ خطوات التخطيط للكتابة: )المستقبل(

يجب أن ندرك أننا نكتب ألشخاص مثلنا لديهم ميول وشعور واهتمامات. احتياجاتهم.اهتماماتهم.

ومدى إلمامهم بالموضوع. يجب أن تكون المادة المكتوبة مدعمة بالحقائق مرتبطة بدرجة معرفة

القارئ للموضوع. قد يحتاج معد التقرير إلى عرض لنتائج وتوصيات التقرير أمام من طلب

التقرير أو أمام لجنة معينة:استخدام عدد من الوسائل المناسبة لتوصيل المعلومة إلى اآلخرين.

التعرف على عقليات المتلقين للمعلومة حتى يتمكن من عرض .التقرير بشكل فعال

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 39

ترتيب المحتوىخطوات التخطيط للكتابة:

ترتيب األفكار.التسلسل المنطقي.

تجزئة الموضوع إلى فقرات، كل فقرة تنفرد بفكرة محددة، وكل فقرة مجزئة إلى جمل مفيدة. ولتسهيل فهم

القارئ للجملة، يجب أن تكون الجملة قصيرة ومفيدة. في حالة استخدام جملة طويلة، يجب استخدام عالمات

الترقيم كالنقطة والفاصلة مثال بشكل سليم. . االهتمام بالناحيتين الموضوعية والشكلية للتقرير

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 40

الناحية الموضوعية والشكلية

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 41

الناحية الشكلية والموضوعية في كتابة التقارير

الناحية الموضوعية:

الوضوح.الدقة.

االختصار.اللطافة.

.عدم التحيز

الناحية الشكلية:الورق المستخدم.

الهوامش والمسافات.بنط الكتابة.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 42

+: الناحية الموضوعية أوال

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 43

الناحية الموضوعية - الوضوح

تقصي وجمع الحقائق قبل الشروع في الكتابة.عدم المبالغة في انتقاء الكلمات الشاذة أو الغير مألوفة.

عدم استخدام الكلمات التي تثير الشك أو القابلة للتأويل.استخدام لغة التعبير وليس لغة التأثير.

استخدام الجمل والفقرات القصير ما أمكن..التسلسل المنطقي لألفكار

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 44

الناحية الموضوعية - الدقة

التأكد من خلو الموضوع من األخطاء اللغوية ، االمالئية والمطبعية.

التأكد من صحة المعلومات والبيانات وحداثتها واكتمالها – األسماء ، التواريخ ، األرقام ،

اللوائح واألنظمة.استخدام عالمات الترقيم - النقط والفواصل.

استراحة

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 45

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 46

+: الناحية الشكلية ثانيا

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 47

الناحية الشكلية في التقارير

الورق الهوامش المًالئم

والمسافات

بنط الكتابة )الخطوط من حيث الحجم والشكل(

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 48

الورق المًالئم

مطابقة النوع للمواصفات العالمية

)نعومة الملمس ، القوة(

مطابقة اللون للمواصفات العالمية

)اللون األبيض(

مطابقة المقاس للمواصفات العالمية

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 49

المقاسات المستخدمة في األوراق الرسمية

A0= 84 × 119 سم.A1= 60 × 84 سم .A2= 42 × 60 سم.A3= 30 × 42 سم.A4= 21 × 30 سم.A5= 15 × 21 سم.A6= 10 × 15 سم.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 50

الهوامش والمسافات

جميع الهوامش ما يعادل أنش واحد ، ما عدا الهامش أنش.1.5األيمن

ترك مسافات سطريه متساوية خالية بين الفقرات )سطر أو نصف سطر(.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 51

بنط )خط( الكتابة

استخدام الخطوط المتعارف عليها ، خاصة إذا كانت الحقيبة ستفتح بواسطة أكثر من حاسب آلي.

( حسب طول 16( و )12مقاس الخط العربي عادة بين )الوثيقة وتقسيمها الى صفحات.

عدم استخدام خطوط متعددة في الوثيقة الواحدة ، إال إذا دعت الحاجة لذلك )للتوضيح(.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 52

الناحية الموضوعية - االختصار

عدم المبالغة في الكتابة. عدم تكرار عبارات سبق ادراجها.

عدم اللجوء الى تفاصيل الموضوع عند معرفة القارئ بها.

االختصار يجب أن ال يؤدي الى غموض المعنى.

عدم المبالغة في الكتابة. عدم تكرار عبارات سبق ادراجها.

عدم اللجوء الى تفاصيل الموضوع عند معرفة القارئ بها.

االختصار يجب أن ال يؤدي الى غموض المعنى.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 53

الناحية الموضوعية - اللطافة

استخدام عبارات لطيفة.االعتراف بالخطأ.

عدم استخدام اسلوب المراوغة والخداع.استخدام العبارات المبينة للمعلوم والمباشرة

.– نحن ، انتم، يسرنا ، نشكركم

استخدام عبارات لطيفة.االعتراف بالخطأ.

عدم استخدام اسلوب المراوغة والخداع.استخدام العبارات المبينة للمعلوم والمباشرة

.– نحن ، انتم، يسرنا ، نشكركم

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 54

الناحية الموضوعية - الحيادية

عدم التأثر بأفكار أو آراء معينة في التقرير.االلتزام باتجاهات ونتائج التقرير.

استخًالص النتائج من المعلومات الموثقة بالتقرير.

استناد التوصيات على نتائج محددة بالتقرير.عدم االعتماد على أي توصية مبنية على رأي أو

.اجتهاد شخصي

الرسائل

تعتبر الرسائل وجميع أشكال اإلتصال المكتوبة وسيلة إدارية الغنى عنها ألنها ترجمة مكتوبة لجميع اإلتصاالت

الشخصية التي تتم داخل المؤسسات وخارجها. كتابة المراسالت فن ومهارة والبد لكابتها من اإللمام باألصول العامة لكتابة الرسائل ومن اإلحاطة بأصول

وقواعد اللغة التي يكتب بها.قدرة الكاتب التعبيرية ومهارته اللغوية لها تأثير إيجابي

.على نوعية الرسالة التي يخرجها

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 55

العوامل المساعدة في وضوح هدف ومعنى الرسالة

إن معرفة الهدف المحدد للرسالة هو أحد مقومات نجاحها، ومن أجل ذلك يجب الحصول على ا لمعلومات والحقائق

المتعلقة بالموضوع ومعرفةالسياسة العامة والقوانين المتعلقة بالعمل. ويجب التأكد من:

إستخدام الجمل القصيرة والسهلة وإستبعاد األلفاظ الصعبة 1.وتجنب األخطاء اللغوية

اإلبتعاد عن التكرار دون داع واإلبتعاد عن الكلمات غير المحددة2.

تسلسل األفكار وترابطها3.

إستخدام الوسائل الميكانيكية مثل وضع خط تحت الكلمات أو 4.الفقرات المراد التأكيد عليها

مراعاة التنسيق عند الطباعة5.

مراجعة الرسالة بعد طباعتها وتصحيح األخطاء6.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 56

اجزاء الرسالة

التاريخ :للتاريخ أهمية كبرى في المراسالت وخاصة من الناحية

القانونية ألن الرسالة تعتبر مستندا رسميا وقد جرت العادة أن يظهر التاريخ على الجهة اليمنى من الرسالة أو الجهة اليسرى.

اإلشارة ) الرقم( تعتبر اإلشارة أو الرقم مرجعا لتسهيل عملية الرجوع إلى

الرسالة عند الحاجة إليها ويساعد على عملية حفظ الرسالة في الملفات، وتظهر عادة فوق التاريخ إما في الجهة اليسرى

أو اليمنى.

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 57

اجزاء الرسالة

عنوان المرسل إليه :يكتب عنوان المرسل إليه بعد التاريخ كالتالي:

- السطر األول يكتب اسم المرسل إليه مسبوقا بكلمة الفاضل واللقب العلمي إن وجد

- السطر الثاني يكتب المسمى الوظيفي للمرسل إليه- السطر الثالث العنوان أو إسم المؤسسة

التحية اإلفتتاحية :أكثر العبارات الترحيبية شيوعا ) السالم عليكم ورحمة الله

وبركاته أو تحية طيبة وبعد (

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 58

اجزاء الرسالة

عنوان موضوع الرسالة :الهدف منه إعطاء فكرة أولية وسريعة عن مضمون الرسالة. ويكتب بعد التحية ويشار إليها بخط في أسفلها لتمييزها عن جسم الرسالة.

محتوى الرسالة :ينقسم موضوع الرسالة إلى ثالث فقرات :

- الفقرة األولى : تقديم أو تمهيد حول الموضوع . ويمكن اإلشارة إلى رسالة سابقة أو محادثة هاتفية أو إجتماع سابق مع ذكر التاريخ .

مثال: باإلشارةإلى / نشكركم على رسالتكم رقم ….. بتاريخ ………

- الفقرة الثانية : تزويد المرسل إليه بمعلومات أساسية- الفقرة الثالثة : عرض خالصة الرسالة وتحديد المطلوب ومن ثم التحية الختامية. مثال الرجاء التكرم بتزويدنا ب .. / الموافقة على

………١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 59

اجزاء الرسالة

التوقيع :المقصود به توقيع المرسل وهو ضروري إلعطاء الرسالة الصفة

القانونية . وإذا إقتضى األمر أن يوقع الرسالة شخص آخر بالنيابة عن الموظف

المسؤول يلزم أن يسبق التوقيع كلمة ) عنه أو / (.

نسخة أصحاب العًالقة-إذا كان موضوع الرسالة يهم أكثر من جهة واحدة فالطريقة المتبعة

هي إرسال نسخة من هذه الرسالة إلى كل جهة من الجهات المعنية. ويشار إليها

في الجزء األسفل من الجانب األيمن للرسالة.

المرفقاتإذا أرفق بالرسالة مستندات أخرى كالتقارير ، فال بد اإلشارة لها في

.الرسالة نفسها أو في الجزء األسفل من الجانب األيمن للرسالة١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 60

انواع الرسائل

مراسالت االستعالم )بهدف الحصول على معلومات او نصائح (

الرد على مراسالت االستعالم ) الرد يكون بشكل ودي لطيف (

مراسالت الشكاوى )نوضح ما هية المشكلة او الخطأ ، ونحفز القارئ على اتخاذ قرار معين وان التسوية من وجهة

نظرك عادلة (مراسالت التسوية )قد تكون رد ايجابي او رفض التسوية

) + وفي هذه الحالة يجب ان يكون الرد لبقا ومبررامراسالت التعليمات )تستخدم صيغة االمر بعيدا عن

العجرفة وضورة وذوح الكلمات والعبارات المستخدمة (١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 61

المذكرات الداخلية

المذكرة هي أكثر وسائل االتصال الكتابية شيوعا في مجال األعمال والصناعة ، وحتى وقت قريب

كان استخدام المذكرة مقصور على المراسًالت أما . الداخلية في الشركات والمصالح والهيئات

اآلن فإنها تستخدم بدرجة أكبر بين الشركات .المختلفة وبين المصالح والهيئات

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 62

الفارق بين المذكرة والرسالة

والفارق الرئيسي بين المذكرة والخطاب أن المذكرة تتسم بأسلوب يحاول التجرد من العالقات الشخصية .

وتستخدم معظم الشركات والهيئات نماذج مطبوعة للمذكرات . وعلى وجه العموم ، يجب أن تشتمل المذكرة

: على المعلومات اآلتية

الراسل : االسم ، الوظيفة المرسل إليه : االسم ، الوظيفة

تاريخ ارسال المذكرة : التاريخالموضوع : موضوع المذكرة

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 63

الهدف الرئيسي للمذكرة

هو توفير الوقت حيث تتم كتابة معظم المذكرات في ظل ضغط العمل حيث يكون على الكاتب أن يحلل رسالة أو

موقف بسرعة وأن يرد بدقة . ويقوم الكاتب بتقديم معلومات وحقائق مباشرة ومحددة مصحوبة بتعميمات وتوصيات )كلما كان ذلك مناسبا ( بهدف تقديم خلفية

تكفي للوصول إلى قرار مناسب وإجراء ضروري

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 64

المذكرة

:وفي عرض المذكرة ...يتبع األسلوب التالي تقديم الرسالة الرئيسيةتقديم خلفية الموضوع

تقديم التفاصيل

المذكرات أقل رسمية من الخطابات،وكونها أقل رسمية يعني أنها يمكن أن تكون أقصر ) صفحة واحدة في صورتها النموذجية ، ولكن تجنب

.االختصار الزائد عن الحد ( ، ويمكن حتى أن تتم كتابتها بخط اليد

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 65

كتابة المذكرة

قم بمراعاة النقاط التالية عند كتابة المذكرات :، ضع النقاط األكثر أهمية في البداية ، وبتتابع منطقي. وخصوصاً اسم المرسل إليه ، ولماذا تكتب له والنتائج . ًاستخدم العناوين والقوائم والصور عندما يكون ذلك ممكناراجع المذكرة بعد ذلك بدقة للتأكد من وضوحها

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 66

اخطاء لغوية

كثير من العبارات التالية يتم استخدامها بصورة آلية ، وغالباً ما تغني عن كل منها واحدة أكثر تأثيراً .

مثال : الحقاً في تاريخ ال حقإذا في حالة ما إذا

ألن استناداً إلى حقيقة أن يراعي يضع في االعتبار

بغرض من أجل تحقيق غرض ١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 67

اخطاء لغوية

األكليشيهات هي تعبيرات استخدمت بإفراط لدرجة االبتذال .

في القريب العاجل مثال : في طي النسيان تغيير بنود االتفاقنتمسك بموقفنا

مجموعة إجراءات فحص دقيقنستطيع المواصلة بالكاد يبذل قصارى جهده

في هذه اللحظة ضالع في مسألة

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 68

اخطاء لغوية

ال تكن كسوالً ، وابحث عن بدائل . تجنب العبارات المبتذلة ، واستبدلها بأخرى ، مثال :

إلىمنمرفق معه مرفق مع هذا الخطاب

شكراً ولهذا فنحن نقدرأعتقد أن من وجهة نظري الشخصية

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 69

مثال على الوضوح

هل تستطيع تبسيط هذا المثال ؟ هذا المثال مأخوذ من دليل للهاتف :

ا تي تم اختيارـه اتف اـل ة الـه دد من أدـل ” أوـضح فحص لـعبـشكل عـشوائي أن بعـضاً منـها على ـصفحات فارـغة ، في ـضوء ـما ـسبق ، ـيرجى من ـكل مـستخدم مراجـعة امالً أو ال ، ان ـك ا إذا ـك د مـم ه والتأـك اص ـب دليل الـخ اـلوفي حاـلة ـما إذا ـكان اـلدليل ـغير مكتـمل ، يجب على

” .المستخدم إرجاعه إلى مصدره الستبداله

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 70

مثال على الوضوح

بدالً مما سبق ، جرب الجمل التالية : ” إذا وجدت صفحات فارغة في دليل الهاتف لديك ،

فقم بإرجاعه من فضلك ” .

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 71

- رسالتك عشر نصائح ليكون تقريركفعاال�:

أن يكون كامًال، دقيقا وصادقاKأن يكون مختصرا بقدر اإلمكان وبسيطا

أن يكون موضوعياK غير محكوم بأرائك ورغباتك وأحكامك الشخصية

له بداية ووسط ونهايةله ترتيب وتتابع منطقي وتقسيم وترقيم األجزاء

أن يكتب في لغة واضحة ومباشرهأن يقدم في الوقت المطلوب تقديمه فيه ) المًالئم(

استخدام اإليضاحات البيانية كلما كان ذلك ممكناأن تكون له خًالصه تعبر عن معطيات التقرير

خاليا من األخطاء١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:36 رامي خليف 72

اسئلة

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:37 رامي خليف 73

١٤٤٤/٠٩/٢٩ 00:37 رامي خليف 74