03 Prosedur Audit Internal

7/23/2019 03 Prosedur Audit Internal

http://slidepdf.com/reader/full/03-prosedur-audit-internal 1/39

SISTEM MANAJEMEN MUTU

DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR

K E M E N T E R I A N P E K E R J A A N U M U M D A N P E R U M A H A N R A K Y A T

D I R E K T O R A T J E N D E R A L S U M B E R D A Y A A I R Jl. Pattimura No. 20 Keb. Baru, Jakarta Selatan, Telp. ( 021 ) 7222804, Fax. ( 021 )

DJSDA –PAI-003/REV.01



No. Dokumen DJSDA- PAI- 003/ Rev.01

Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR AUDIT INTERNALHalaman i / iv

Paraf

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

DAN PERUMAHAN RAKYAT


LEMBAR PENGESAHAN

JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL

DISUSUN OLEH UNIT JAMINAN MUTU – DITJEN.SDA

DIPERIKSA OLEHSES.DITJEN. SUMBER DAYA AIRWAKIL MANAJEMEN

DISAHKAN OLEHDIREKTUR JENDERAL SUMBER DAYA AIRPIMPINAN PUNCAK

STATUS DOKUMEN

STATUS DOKUMEN

NO. DISTRIBUSI

TANGGAL

TERKENDALI




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR AUDIT INTERNALHalaman ii / iv

Paraf




DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

NOMOR

UNIT KERJA TANGGAL DISTRIBUSI

001

002

003

004

005

006

007

008

009

010

011

012

013

014

015

016

017

018

019

020021

022

023

024

025

026

027

028

029

030

031

032

033

034

035

036

037

038

039

040




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR AUDIT INTERNALHalaman iii / iv

Paraf




SEJARAH DOKUMEN

No TGL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN

1

2

20-03-00

25-10-05

a. Revisi 0 :

Terbit perdana sebagai :

Prosedur Audit Mutu Desain (DJP-PAM-DS-003,

Rev.0)

Prosedur Audit Mutu Pelaksanaan Konstruksi

(DJP-PAM-KS-005, Rev.0)

Prosedur Audit Mutu Studi Rencana Induk (DJP-

PAM-RI-007, Rev.0). Prosedur Audit Mutu Studi Kelayakan (DJP-

PAM-SK-009, Rev.0).

Prosedur Audit Mutu Operasi dan Pemeliharaan

(DJP-PAM-OP-013, Rev.0).

b. Revisi 00 :

Berupa perubahan secara menyeluruh yaitu

penggabungan dari prosedur-prosedur sebagai

berikut :

Prosedur Audit Mutu Desain (DJP-PAM-DS-003,

Rev.0)

Prosedur Audit Mutu Pelaksanaan Konstruksi

(DJP-PAM-KS-005, Rev.0)

Prosedur Audit Mutu Studi Rencana Induk (DJP-

PAM-RI-007, Rev.0).

Prosedur Audit Mutu Studi Kelayakan (DJP-

PAM-SK-009, Rev.0).

Prosedur Audit Mutu Operasi dan Pemeliharaan

(DJP-PAM-OP-013, Rev.0).

Menjadi Prosedur Audit Mutu Internal (DJSDA-

AMI-003/ Rev.01) setelah dilakukan penyesuaian

dengan Struktur Organisasi Departemen Pekerjaan

Umum, dan mengacu kepada Acuan Normatif

Standar ISO 9001 : 2000, dan ISO 19011 : 2002,

serta berlaku untuk seluruh kegiatan di lingkung-

an Direktorat Jenderal Sumber Daya Air



No. Dokumen DJSDA- PAI- 003 / Rev.01

Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIFHalaman iv / v

Paraf




SEJARAH DOKUMEN (Lanjutan)

No TGL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN

3 25-10-12 c. Revisi 01 :

Menjadi Prosedur Audit Internal (DJSDA-PAI-

003/ Rev.02) setelah mengalami perubahan untuk

penyesuaian dengan standar dan peraturanperundangan yang menjadi acuan normatif yaitu :

o Standar ISO 9001 : 2008, SNI 19-9001 : 2008

o Permen PU No. 04/PRT/M/2009, tentang

Sistem Manajemen Mutu Departemen

Pekerjaan Umum

o Permen PU No.08/PRT/M/2010, tentang

Organisasi dan Tata Kerja Kementerian

Pekerjaan Umum.



No. Dokumen DJSDA- PAI- 003 / Rev.01

Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIFHalaman v / v

Paraf




DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ... … … … … … … … … … … … … … … … … …. i

Daftar Distribusi Dokumen … … … … … … … … … … … … … … … … … … ii

Sejarah Dokumen … … … … … … … … … … … … … … … … … … iii

Daftar Isi … … … … … … … … … … … … … … … … … … v

1. RUANG LINGKUP … … … … ……… … … … … … … … … … … …… 1

2. TUJUAN DAN SASARAN ……...… … … … … … … … … … … … … … .….. 2

3. DEFINISI … … … … … … … … … … … … ………………….... 2

4. ACUAN … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 4

5. KETENTUAN UMUM … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 4

6. PROSEDUR … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 6

7. TANGGUNG JAWAB … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 11

8. KONDISI KHUSUS … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 12

9. REKAMAN … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 13

10. LAMPIRAN … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 13



No. Dokumen DJSDA-PAI-003 / Rev. 01

Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR AUDIT INTERNAL Halaman 1 / 13

Paraf




PROSEDUR AUDIT INTERNAL

1. RUANG LINGKUP

Prosedur Audit Internal ini berlaku untuk seluruh Unit Kerja di lingkungan Direktorat

Jenderal Sumber Daya Air, baik di tingkat pusat maupun pada BBWS/BWS serta SKPD

Propinsi & Kabupaten/Kota

Prosedur ini digunakan dalam rangkaian kegiatan audit internal, sebagai berikut :

a. Kegiatan Sebelum Audit Internal

Kegiatan ini mencakup antara lain : menyiapkan, menyusun, mengesahkan dan

mendistribusikan Program Audit Tahunan.

b. Kegiatan Audit Internal

Kegiatan ini mencakup beberapa kegiatan, antara lain:

1). Persiapan dan Perencanaan

2). Pelaksanaan

3). Pelaporan Audit Internal

c. Kegiatan Setelah Audit Internal

Kegiatan ini mencakup beberapa kegiatan, antara lain :

1). Realisasi tindak lanjut penyimpangan / ketidaksesuaian

2). Membuat laporan kemajuan tindak lanjut penyimpangan / ketidaksesuaian.

3). Verifikasi tindak lanjut penyimpangan / ketidaksesuaian.

4). Penilaian dan evaluasi terhadap kemampuan ( performance) auditor

5). Pemantauan dan evaluasi audit internal




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




2. TUJUAN DAN SASARAN

Prosedur Audit Internal ini mempunyai tujuan untuk memberikan panduan dalam

rangkaian pelaksanaan kegiatan Audit Internal yang berlaku diseluruh Unit Kerja di

lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air baik di pusat maupun pada

BBWS/BWS serta SKPD Propinsi & Kabupaten / Kota, dengan sasaran sebagai berikut

:

a. Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu telah diterapkan secara benar,

konsisten dan berkelanjutan.

b. Memverifikasi bahwa Sistem Manajemen Mutu yang dilaksanakan telah sesuai

dengan ketentuan dalam dokumen Sistem Manajemen Mutu yang telah diterbitkan

dan untuk menentukan efektivitas penerapannya.

c. Mengevaluasi perlunya peningkatan atau perbaikan Sistem Manajemen Mutu, guna

mencapai tujuan dan sasaran sesuai dengan Kebijakan Mutu Direktorat Jenderal

Sumber Daya Air.

d. Memastikan bahwa ketidaksesuaian yang ditemukan dalam pemeriksaan / audit

internal telah ditindak lanjuti dan dicegah agar ketidaksesuaian tersebut tidak terulang

lagi.

3. DEFINISI

3.1. Audit adalah proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk

memperoleh bukti audit (3.3) dan mengevaluasinya secara obyektif untuk

menentukan sampai sejauhmana kriteria audit (3.2) dipenuhi.

3.2. Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan.

3.3. Bukti audit adalah rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang

terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.

3.4. Temuan Audit adalah hasil evaluasi dari bukti audit yang dikumpulkan terhadap

kriteria audit




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




3.5. Audit Internal adalah audit yg dilaksanakan oleh Tim Audit yang berasal dari

jajaran di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air dan/atau Balai BesarWilayah Sungai (BBWS) / Balai Wilayah Sungai (BWS) dan/atau SKPD Propinsi dan

Kabupaten/Kota untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu telah

diterapkan sesuai dengan sistem yang telah dikembangkan.

3.6. Tim Audit adalah personil yang diusulkan oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu

(MR & Pengelola Audit Internal) yang berasal dari dalam jajaran di lingkungan

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air dan/atau Balai Besar Wilayah Sungai (BBWS)

/ Balai Wilayah Sungai (BWS) dan/atau SKPD Propinsi dan Kabupaten/Kota, yang

terdiri dari Ketua dan Sekretaris Tim Audit Internal (masing-masing merangkapsebagai Auditor) dan Auditor, untuk melaksanakan audit internal berdasarkan Surat

Penugasan dari Atasan Pengelola Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal

Sumber Daya Air dan/atau Balai Besar Wilayah Sungai (BBWS) / Balai Wilayah

Sungai (BWS) dan/atau SKPD Propinsi dan Kabupaten/Kota

3.7. Ketua Tim Audit adalah personil / petugas yang ditunjuk untuk membimbing /

memimpin Auditor dalam melaksanakan audit internal.

3.8. Auditor adalah personil / petugas yang melaksanakan audit internal.

3.9. Auditee adalah pihak yang di audit.

3.10. Kepala Unit Auditee adalah Pimpinan Unit Kerja / Organisasi yang diaudit, sesuai

dengan tingkat audit yang dilaksanakan.

Contoh :

a. Tingkat Direktorat : Direktur

b. Tingkat BBWS / BWS : Kepala BBWS / BWS

3.11. Pengelola Sistem Manajemen Mutu adalah Pengelola Sistem Manajemen Mutu

tingkat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, Pengelola Sistem Manajemen Mutu

tingkat Direktorat, Pengelola Sistem Manajemen Mutu tingkat Balai Besar Wilayah

Sungai (BBWS) / Balai Wilayah Sungai (BWS) dan/atau Pengelola Sistem

Manajemen Mutu tingkat SKPD Propinsi dan Kabupaten/Kota




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




3.12. Permintaan Tindakan Korektif atau CAR (Corrective Action Request ) adalah

merupakan permintaan tindakan korektif dari Auditor atas penyimpangan /ketidaksesuaian audit internal yang harus ditindak lanjuti oleh Auditee.

3.13. Rencana Tindakan Korektif adalah Rencana Tindakan Korektif atas Permintaan

Tindakan Korektif (CAR) sebagai rencana tindaklanjut yang harus dilakukan oleh

Auditee akibat penyimpangan / ketidaksesuaian hasil Audit Internal.

4. ACUAN

4.1. SNI ISO 9001 : 2008 Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan, butir 8.2.2 AuditInternal

4.2. SNI ISO 19011 : 2005 Pedoman Audit Sistem Manajemen Mutu dan/atau

Lingkungan

4.3 Permen PU No. 04/PRT/M/2009, tentang : Sistem Manajemen Mutu Depatemen

Pekerjaan Umum, butir 8.2.2 Audit Internal SMM

4.3. Manual Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

5. KETENTUAN UMUM

5.1. Audit Internal harus dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam 1 (satu) tahun

atau sesuai dengan Program Tahunan Audit .

5.2. Audit Internal harus dijadwalkan dalam Program Audit atas dasar status dan

pentingnya suatu kegiatan untuk diaudit.

5.3. Program Audit disusun sekali dalam setahun dan dalam kurun waktu tersebut

seluruh bidang kegiatan diprogramkan untuk diaudit sekurang-kurangnya 1 (satu)kali, yang dibuat oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu (MR dan Pengelola Audit

Internal) dan disyahkan / disetujui oleh Atasan Pengelola Sistem Manajemen Mutu

seperti tersebut pada Lampiran-2.

Atasan Pengelola Sistem Manajemen Mutu adalah :

a. Direktur : untuk Pengelola Sistem Manajemen Mutu tingkat

Direktorat.

b. BBWS / BWS : untuk Pengelola Sistem Manajemen Mutu tingkat

BBWS / BWS




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




5.4. Program Audit sekurang-kurangnya mencantumkan :a. Unit kerja yang akan diaudit

b. Bidang / Fungsi kegiatan yang diaudit

c. Waktu pelaksanaan audit

5.5. Yang berhak melakukan Audit Internal adalah Tim Audit Internal yang ditunjuk oleh

Atasan Pengelola Sistem Manajemen Mutu yang terdiri dari :

a. Ketua Tim Audit , merangkap Auditor

b. Sekretaris Tim Audit, merangkap Auditor

c. Auditor

Tim Audit Internal berjumlah minimal 3 orang.

5.6. Tim Audit dipilih dan diusulkan oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu (MR &

Pengelola Audit Internal) dari Unit Kerja yang bersangkutan, dengan kriteria sebagai

berikut :

a. Masing-masing telah pernah mengikuti pelatihan Audit Internal

b. Pendidikan minimal SLTA atau yang sederajatc. Memiliki pengetahuan yang cukup mengenai Sistem Manajemen Mutu Direktorat

Jenderal Sumber Daya Air

d. Memahami bidang kegiatan yang akan diaudit

Bila dianggap perlu, Tim Audit dapat ditambah / diambil dari unit kerja lain

dilingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air (Ditjen SDA / Setditjen SDA /

Direktorat – Direktorat / serta BBWS / BWS) dengan kriteria yang sama seperti di

atas.

5.7. Auditor melakukan audit terhadap pekerjaan / kegiatan maupun hasilnya yang bukan

menjadi tanggungjawabnya, untuk menjamin kemandirian (independence) dari

auditor.

5.8. Setiap ketidaksesuaian / penyimpangan audit internal harus ditindaklanjuti oleh

auditee sesuai dengan CAR yang akan diterbitkan / dibuat oleh Auditor.

5.9. Hasil / realisasi tindaklanjut CAR, harus diverifikasi oleh auditor untuk memberi

keyakinan bahwa tindaklanjut tersebut sudah sesuai dengan CAR.




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




5.10. Pada setiap akhir tahun anggaran, Pengelola Sistem Manajemen Mutu melakukanevaluasi pelaksanaan Audit Internal tentang :

a. Konsistensi penerapan Sistem Manajemen Mutu.

b. Efektifitas audit

c. Pencapaian Sasaran Audit

d. Hasil Audit sebagai masukan untuk melakukan perbaikan / peningkatan mutu

(Quality Improvement ).

Dapat pula dilakukan penilaian kemampuan ( performance) Auditor selama periode

penugasannya dengan kriteria penilaian antara lain :

Kemampuan dalam mencari dan mengamati bukti audit

Kemampuan dalam menyajikan ketidaksesuaian berdasarkan kriteria audit.

Kemampuan dalam memberikan rekomendasi terhadap tindaklanjut dari

ketidaksesuaian.

6. PROSEDUR

6.1. Persiapan dan Perencanaan Audit Internal

a. Setiap akan melaksanakan Audit Internal, Pengelola Audit Internal bersama

Wakil Manajemen (MR) melakukan persiapan sbb :

1) Memilih dan menyusun Tim Audit yang terdiri dari Ketua dan Anggota Tim

Audit, serta meminta persetujuan atasan.

2) Menyusun Rencana Audit, yang memuat antara lain hal-hal sebagai berikut :

- lingkup, sasaran

- jadwal audit

- tim audit- dokumen referensi, dokumen kerja

- jadwal pelaporan

- lain-lain.

3) Mengirimkan Surat Pemberitahuan pelaksanaan audit internal (seperti contoh

pada Lampiran – 10) kepada Kepala Unit Kerja yang akan diaudit (Auditee)

dengan dilampiri : Tim Audit dan Rencana Audit (seperti pada Lampiran – 3)

sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari sebelum audit dilaksanakan.

b. Ketua Tim Audit menyiapkan hal-hal sebagai berikut :




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




1) Formulir Daftar Hadir untuk Rapat Pembukaan dan Rapat Penutupan Audit

Internal.2) Formulir hasil audit.

3) Formulir CAR

4) Menyiapkan CAR dari Audit Internal yang lalu yang belum diselesaikan /

ditutup.

5) Dokumen Sistem Manajemen Mutu dan dokumen lain yang dianggap perlu.

6) Bila diperlukan menyiapkan daftar pertanyaan (check list ) audit

Dalam merencanakan Audit Internal, Ketua Tim Audit melakukan hal-hal sebagai

berikut :a. Menyusun jadwal rinci pelaksanaan audit bersama-sama auditor lainnya, yang

memuat hal-hal sbb :

1). lokasi audit / unit kerjanya

2). tanggal audit

3). unit kerja yang diaudit

4). obyek audit

5). Auditee

6). Auditor

b. Mengirimkan jadwal rinci pelaksanaan audit kepada Kepala Unit Auditee

selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum audit dilaksanakan.

6.2. Pelaksanaan Audit Internal

Dalam pelaksanaan Audit Internal, tahapan kegiatan yang dilakukan adalah sebagai

berikut. :

a. Rapat Pembukaan AuditSebelum kegiatan pemeriksaan dan/atau wawancara dilakukan, diadakan Rapat

Pembukaan Audit yang dipimpin oleh Ketua Tim Audit. Lokasi Rapat disiapkan

oleh Kepala Unit Auditee.

Hal-hal yang disampaikan / dibahas dalam Rapat Pembukaan secara ringkas,

antara lain :

1) Ketua Tim Audit menyampaikan :

- tujuan dan sasaran audit,

- mengenalkan tim audit,




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




- konfirmasi tentang jadwal audit,

- ucapan terima kasih dan informasi lain.

2) Kepala Unit Auditee menyampaikan

- informasi umum,

- konfirmasi tentang jadwal audit,

- kesiapan untuk diaudit.

3) Para auditor dan/atau auditee dapat mengajukan pertanyaan yang berkaitan

dengan kesiapan audit dan/atau menyampaikan usulan atau informasi lain

dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan audit.

Rapat Pembukaan Audit dihadiri oleh :

- Tim Audit

- Kepala Unit Auditee

- Personil yang ditunjuk / mewakili sebagai auditee

Kehadiran peserta Rapat Pembukaan Audit dituangkan dalam Daftar Hadir Rapat

Pembukaan Audit dengan menggunakan formulir seperti pada Lampiran – 8.

b. Kegiatan Audit / Pemeriksaan.

1) Sebelum melaksanakan audit (sesuai jadwal rinci audit), apabila ada

penyimpangan / ketidaksesuaian (CAR) yang lalu belum ditindaklanjuti /

ditutup, auditor dapat melakukan pengecekan dan verifikasi terhadap CAR

audit yang lalu, apakah bisa ditutup atau tidak.

2) Para Auditee harus menyediakan dokumen dan bukti-bukti kerja atau

dokumen lainnya yang diminta oleh auditor untuk pelaksanaan kegiatan audit.

3) Sesuai dengan jadwal atau kesepakatan perubahan jadwal dalam rapat

pembukaan, auditor melakukan pemeriksaan, bisa dengan cara :

a) melakukan pengamatan / pemeriksaan terhadap dokumen, bukti kerja

atau peraturan yang ada.

b) melakukan wawancara dengan auditee.

c) Melakukan pengamatan / pemeriksaan dokumen, bukti kerja atau

peraturan yang ada dan wawancara dengan Audite.




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




4) Pemeriksaan / audit dapat dilakukan dengan menggunakan Daftar Simak

(Check l ist ); bila tidak menggunakan Daftar Simak (Check l ist ), hasilpemeriksaan / audit dicatat / dituangkan dalam formulir “Hasil Audit” seperti

pada Lampiran – 5.

5) Hasil audit yang merupakan ketidaksesuaian dituangkan dalam formulir

“CAR” seperti pada Lampiran – 6.

6) Ketidaksesuaian Hasil Audit yang dituangkan dalam CAR diklarifikasi kepada

Auditee dan ditanda tangani oleh Auditee setelah diisi rekomendasi tindak

lanjut.

7) Ketua Tim Audit mengumpulkan seluruh CAR dari Auditor.

c. Rapat Penutupan Audit

Ketua Tim Audit mengadakan Rapat Penutupan Audit Internal dan

menyampaikan hal-hal sebagai berikut. :

1) Tujuan dan Sasaran Audit.

2) Hasil-hasil audit, baik yang merupakan ketidaksesuaian / CAR, maupun hal-

hal yang positif / baik tentang penerapan Sistem Manajemen Mutu.

3) Menyerahkan salinan (copy ) dari Hasil Audit dan CAR kepada Kepala Unit

Auditee untuk didistribusikan kepada para penanggung jawab rencana tindak

lanjut. Form Hasil Audit dan CAR yang asli digunakan sebagai lampiran

Laporan Akhir Audit dan disimpan oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu

4) Informasi atau hal-hal lain yang dianggap perlu, termasuk penyampaian

terima kasih dan permohonan maaf bila ada hal-hal yang kurang berkenan

bagi auditee selama pelaksanaan audit.

Rapat Penutupan Audit dihadiri oleh :

- Tim Audit

- Kepala Unit Auditee

- Para Auditee.




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




Kehadiran peserta Rapat Penutupan Audit dituangkan dalam Daftar Hadir RapatPenutupan Audit dengan menggunakan formulir seperti pada Lampiran – 8.

6.3. Pelaporan Audit Internal.

a. Ketua Tim Audit menyusun Laporan Akhir Audit Internal, dengan menyertakan

Daftar Hadir Rapat Pembukaan Audit, Rapat Penutupan Audit, Ringkasan Audit

dan Lampiran lain yang dianggap penting (bila ada).

b. Laporan Akhir Audit dikirimkan kepada Atasan Pengelola Sistem ManajemenMutu dengan tembusan Kepala Unit Auditee, selambat-lambatnya 2 (dua) minggu

setelah pelaksanaan Audit seluruhnya diselesaikan.

6.4. Kepala Unit Auditee melakukan monitoring terhadap pelaksanaan / realisasi CAR.

6.5. Secara rutin atau insidentil Kepala Unit Auditee menyampaikan Laporan Progres

Pelaksanaan Tindakan Korektif kepada Pengelola Sistem Manajemen Mutu,

menggunakan formulir seperti pada Lampiran – 9

6.6. Auditor / Ketua Tim Audit melakukan verifikasi berdasarkan Progres Pelaksanaan

Tindakan Korektif (CAR), dan bila dinyatakan efektif maka CAR yang terkait dapat

ditutup.

6.7. Pengelola Sistem Manajemen Mutu melaporkan Laporan Progres Pelaksanaan

Tindakan Korektif dari Kepala Unit Auditee tersebut kepada Atasan Pengelola

Sistem Manajemen Mutu, dengan tambahan penjelasan tentang kegiatan verifikasi

apakah sudah atau belum dilaksanakan.

6.8. CAR yang belum diselesaikan dan yang sudah diselesaikan dimasukkan sebagai

bahan yang dibahas dalam Rapat Kaji Ulang Manajemen.

6.9. Setiap akhir tahun Pengelola Sistem Manajemen Mutu membuat evaluasi terhadap

kegiatan Audit Internal dan membuat usulan / saran / rekomendasi untuk Tindakan

Korektif dan Pencegahan serta untuk peningkatan (improvement) Sistem

Manajemen Mutu dan kemudian mengirimkannya kepada Atasan Pengelola

Sistem Manajemen Mutu, tembusan kepada Pengelola Sistem Manajemen Mutu

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




6.10. Bagan Alir Kegiatan Audit Internal ditampilkan seperti pada Lampiran- 1.

7. TANGGUNG JAWAB

7.1. Atasan Pengelola Sistem Manajemen Mutu

a. Mengesahkan / menyetujui Program Tahunan Audit Internal

b. Mengesahkan / menyetujui Tim Audit.

c. Menerima Laporan Akhir Audit.

7.2. Pengelola Sistem Manajemen Mutu (MR & Pengelola Audit Internal)

a. Menyusun Program Audit Tahunan.

b. Memilih dan menyusun Tim Audit

c. Menyusun Rencana Audit.

d. Mengirimkan Surat Pemberitahuan pelaksanaan Audit.

e. Membuat laporan status Ringkasan Hasil Audit Internal.

f. Membuat evaluasi kemampuan ( performance) Auditor.

g. Menyampaikan Laporan Progres Pelaksanaan Tindakan Korektif

7.3. Ketua Tim Audit

a. Menyusun Jadwal rinci Audit serta mengirimkannya kepada Kepala Unit Auditee

b. Mempersiapkan dokumen kerja dan dokumen pendukung lainnya untuk

pelaksanaan audit.

c. Memimpin rapat pembukaan dan penutupan audit.

d. Melakukan audit.

e. Mengkoordinasikan pelaksanaan audit dan auditor.

f. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan Kepala Unit Auditee mulai dari

persiapan, perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan audit.g. Mengumpulkan Hasil Audit dan CAR dari para auditor dan bahan-bahan lainnya

untuk keperluan laporan audit.

h. Menyusun dan mengirimkan laporan akhir audit.

i. Melakukan verifikasi untuk menutup CAR terhadap tindak lanjut yang telah

diselesaikan oleh Auditee / penanggung jawab.

7.4. Auditor

a. Menyusun jadwal rinci audit bersama Ketua Tim Audit.

b. Menghadiri Rapat Pembukaan dan Penutupan Audit.




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




c. Melakukan Audit.

d. Menanda tangani CAR.e. Menyampaikan hasil audit kepada Ketua Tim Audit.

f. Melakukan verifikasi untuk menutup CAR terhadap tindak lanjut yang telah

diselesaikan oleh Auditee / penanggung jawab.

7.5. Kepala Unit Auditee

a. Menunjuk Auditee / pendamping audit.

b. Melakukan monitoring pelaksanaan / realisasi Rencana Tindakan Korektif

c. Mengirim Laporan Progres Pelaksanaan Tindakan Korektif kepada Pengelola

Sistem Manajemen Mutu.d. Menanda tangani CAR.

7.6. Auditee

a. Menyiapkan / menyediakan dokumen yang diperlukan oleh auditor.

b. Memberi penjelasan yang diminta oleh Auditor.

c. Membuat Rencana Tindak Lanjut dan target waktu pada CAR.

d. Menanda tangani CAR.

e. Melaksanakan Tindak Lanjut CAR dan melaporkan hasilnya kepada Kepala Unit

Auditee.

8. KONDISI KHUSUS

8.1. Atasan Pengelola Sistem Manajemen Mutu dapat memerintahkan Pengelola Sistem

Manajemen Mutu (MR & Pengelola Audit Internal) untuk melaksanakan Audit di luar

jadwal yang telah ditentukan, apabila ada hal / kegiatan-kegiatan yang dianggap

perlu untuk di audit.

8.2. Pengelola Sistem Manajemen Mutu (MR & Pengelola Audit Internal) dapat

memerintahkan untuk melaksanakan audit ulang, apabila pemeriksaan / audit

dianggap meragukan / tidak sesuai dengan ketentuan.

8.3. Pengelola Sistem Manajemen Mutu tingkat Direktorat dilingkungan Direktorat

Jenderal Sumber Daya Air dapat membentuk Tim Audit Internal untuk melakukan

Audit Internal langsung pada kegiatan BBWS/BWS yang menjadi binaannya dan

menyampaikan laporan akhir audit kepada atasan langsung BBWS/BWS yang

diaudit.




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




9. REKAMAN9.1. Program Tahunan Audit

9.2. Surat Pemberitahuan Audit

9.3. Rencana Audit

9.4. Jadwal Pelaksanaan Audit

9.5. Check list Audit (bila ada)

9.6. Daftar Hadir Rapat Pembukaan Audit

9.7. Daftar Hadir Rapat Penutupan Audit

9.8. Hasil Audit

9.9. Permintaan Tindakan Korektif atau Corrective Action Request (CAR)9.10. Ringkasan Hasil Audit

9.11. Laporan Akhir Audit

9.12. Laporan Progres Pelaksanaan Aksi Korektif

9.13. Laporan Evaluasi Tahunan Audit.

10. LAMPIRAN

10.1. Lampiran - 1 Bagan Alir Kegiatan Audit Internal

10.2. Lampiran - 2 Formulir Program Audit Internal10.3. Lampiran – 3 Formulir Rencana Audit Internal

10.4. Lampiran – 4 Formulir Jadwal Pelaksanaan Audit

10.5. Lampiran – 5 Formulir Hasil Audit Internal

10.6. Lampiran – 6 Formulir Corrective Action Request (CAR)

10.7. Lampiran – 7 Formulir Ringkasan Hasil Audit Internal

10.8. Lampiran – 8 Formulir Daftar Hadir Rapat Pembukaan / Penutupan Audit

10.9. Lampiran - 9 Formulir Laporan Progres Pelaksanaan Tindakan Korektif

10.10. Lampiran – 10 Contoh Surat Pemberitahuan Audit Internal



DJSDA-PAI-003/ Rev.01 Halaman 1 / 6

Lampiran 1PROSEDUR AUDIT INTERNAL

BAGAN ALIR PROSEDUR AUDIT INTERNAL

TAHAP PRA AUDIT

A. SEBELUM AUDIT INTERNAL (PRA - AUDIT)

1Penyusunan Program Tahunan

Audit

2Pengesahan / penanda tanganan

Program Tahunan Audit

3Pendistribusian Program Tahunan

Audit

Pengelola SMM

(MR & Pengelola Audit Internal)

UraianNo. Atasan Pengelola SMM


Mulai

MenyusunProgram Tahunan Audit

Mengesahkan /menanda tangani Program

Tahunan Audit

Selesai

MendistribusikanProgram Tahunan Audit






TAHAP PERSIAPAN DAN PERENCANAAN

B. AUDIT INTERNAL

I. PERSIAPAN DAN PERENCANAAN

Pengelola SMM

(MR & Pengelola Audit

Internal)

1 Penyusunan Tim Audit

2

Pengesahan /

Penandatanganan Tim

Audit

3 Penyusunan Rencana Audit

4

Pembuatan Konsep Surat

Pemberitahuan Audit, di-lampiri dengan :

~ Rencana Audit

~ Tim Audit

5Penandatanganan Surat

Pemberitahuan Audit

6Pengiriman Surat

Pemberitahuan Audit

7Menerima Surat

Pemberitahuan Audit

No. Uraian Auditor Atasan

Pengelola SMMKetua Tim Audit Kepala Unit Auditee

Mulai

Menyusun &Mengusulkan

Tim Audit MutuInternal

Mengesahkan /Menandatangani

Tim Audit

MenyusunRencana Audit

Membuat Konsep

Surat Pemberitahuan Audit

Menanda tanganiSurat Pemberitahuan

Audit

MengirimSurat Pemberitahuan

Audit

Menerima SuratPemberitahuan

Audit


Audit


Audit

A






TAHAP PERSIAPAN DAN PERENCANAAN (LANJUTAN)

B. AUDIT INTERNAL

II. PERSIAPAN DAN PERENCANAAN (Lanjutan)

8Penyusunan Jadwal Rinci

Audit

10Mengirim Jadwal Rinci

Audit

11Menerima Jadwal Rinci

Audit

No. Uraian Auditor Atasan

Pengelola SMM

Pengelola SMM

(MR & Pengelola

Audit)

Kepala

Unit Auditee

Ketua Tim Audit

A

Menyusun

Jadwal Rinci Audit

MengirimJadwal Rinci

Audit

MenerimaJadwal Rinci

Audit

MenerimaJadwal Rinci

Audit

Selesai






TAHAP PELAKSANAAN AUDIT

III. PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

Ketua Auditor Kepala Unit Auditee

Tim Audit Auditee

1 Pelaks anaan Audit, didahuluidengan rapat pembukaan audit

(opening meeting) sesuai dengan

Jadwal Rinci Audit

2 Penyusunan Hasil Audit

3 Penanda tanganan Hasil Audit &

rencana tindak lanjut

4 Pengumpulan Hasil Audit

5 Penyerahan copy Hasil Audit

kepada Kepala Unit Auditee pada

saat rapat penutupan (closing

meeting )

No. Uraian

Melakukan Audit

Diaudit /diperiksa

MenyusunHasil Audit

Klarifikasi danMenandatangani

Hasil Audit

MengumpulkanHasil Audit

MelakukanRapat Penutupan

& MenyerahkanCopy Hasil Audit

MenerimaCopy

Hasil Audit

Melakukan RapatPembukaan Audit

MenerimaHasil Audit

setelahditandatangaioleh Auditee

Mulai

Selesai






TAHAP PELLAPORAN AUDIT

IV. PELAPORAN

1 Penyusunan Laporan Akhir Audit

2 Pendistribusian Laporan Akhir

Audit kepada Atasan Pengelola

SMM dengan tembusan kepada

Kepala Unit Auditee, selambat-

lambatnya 2 (dua) minggu

setelah pelaksanaan Audit

seluruhnya diselesaiakan

Pengelola SMM

(MR & Pengelola

Audit Internal)

UraianNo. Atasan

Pengelola SMMKetua Tim Audit

Kepala Unit

Auditee

MenyusunLaporan Akhir

Audit

Menerima &selanjutnya

mendistribusikanLaporan Akhir

Audit

MenerimaLaporan Akhir

Audit

Mulai

Selesai

MenerimaLaporan Akhir

Audit






TAHAP PASKA AUDIT

C. SETELAH AUDIT INTERNAL (PASCA - AUDIT)

1 Tindak Lanjut Rencana Aksi

Koreksi

2 Monitoring Tindak Lanjut

3 Penyusunan Progres Tindak

Lanjut Rencana Aksi Koreksi

4 Pengiriman progres Tindak

Lanjut Rencana Aksi Koreksi

5 Memerintahkan anggota Tim

Audit untuk verifikasi Tindak

Lanjut CAR

6 Verifikasi Tindak Lanjut CARoleh Tim Audit di lokasi Auditee

7 Penutupan CAR (bila dianggap

selesai)

8 Penyerahan CAR yg sudah

ditutup kepada Pengelola SMM


9 Penyusunan Laporan Evaluasi

Kemampuan Auditor dan

Evaluasi Audit Tahunan

10 Pengiriman Laporan Evaluasi

Kemampuan Auditor dan

Evaluasi Audit Tahunan

11 Menerima Laporan Evaluasi

Kemamp uan Auditor dan Audit

Tahunan

No. Uraian Atasan

Pengelola SMM

Pengelola SMM

(MR & Pengelola

Audit Internal)

Ketua Tim Audit Auditor Kepala Unit

Auditee Auditee

MengirimanLaporan Evaluasi

Kompetensi Auditor& Evaluasi Audit

Tahunan

MelakukanMonitoring

Tindak Lanjut

Menyusunprogres Tindak

Lanjut Rencana

Aksi Koreksi

MengirimkanProgres Tindak

Lanjut Rencana AksiKoreksi

Menerima ProgresTindak Lanjut

Rencana AksiKoreksi

Memerintahkanuntuk verifikasi

tindak lanjut

Memverifikasitindak lanjut

C A R

Menutup

C A RMenutupC A R

MenyerahkanC A R yang

sudah ditutup

Menyusun EvaluasiKompetensi Auditor

& Evaluasi AuditTahunan

MenyerahkanC A R yang

sudah ditutup

Memverifikasitindak lanjut

C A R

MenindaklanjutiRencana Aksi

Koreksi

MenerimaLaporan Evaluasi

Kompetensi A uditor &Evaluasi Audit

Tahunan

Selesai

Mulai





PROGRAM AUDIT INTERNAL

TAHUN ANGGARAN ………………..

No Objek yang diaudit

B U L A NKete-

ranganJan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nop Des

Dibuat oleh :Pengelola Audit Internal

( ………………………….. )

Mengetahui : Atasan Pengelola

Sistem Manajemen Mutu

( ………………………….. )

Disetujui oleh :Pengelola Sistem Manajemen Mutu

(Wakil Manajemen)

( ………………………….. )

……………., ……………………………





RENCANA AUDIT INTERNAL

KE ....(1)…., TAHUN .…(2)….

1. Lingkup dan Sasaran : (3)

2. Susunan Tim Audit : (4)

3. Dokumen Referensi : (5)

4. Dokumen Kerja : (6)

5. Jadwal Audit : (7)

6. Laporan Audit : (8)

7. Lain – lain (bila ada) : (9)

…..(10)…., …………(11)………….

Pengelola Audit Internal

(12)





PENJELASAN CARA PENGISIAN

FORMULIR LAMPIRAN – 3

(1) diisi urutan pelaksanaan audit internal yang direncanakan

(2) diisi tahun audit yang direncanakan

(3) diisi Lingkup Audit dan Sasaran Audit

contoh :

Lingkup Audit : Audit Internal ini dilaksanakan diseluruh Unit Kerja di

lingkungan BBWS Sumatera VIII Palembang

Sasaran Audit : Audit Internal ini dilaksanakan dengan Sasaran sebagai

berikut :

a. Memastikan bahwa ketidaksesuaian Audit Internal (CAR)

sebelumnya telah ditindak lanjuti

b. Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu diterapkan

secara konsisten

(4) Diisi susunan Tim Audit sebagai berikut :

Ketua Tim Audit : …………………….., merangkap Auditor

Sekretaris Tim Audit : ……………………., merangkap Auditor

Auditor : 1) …………………

2) …………………

dst

Contoh :

Susunan Tim Audit sebagai berikut :

Ketua Tim Audit : Ir. Fiorentina Sitompul, MM, merangkap Auditor

Sekretaris : Adi Rusman, ST, MT, merangkap Auditor

Auditor : 1) Dian Anggraeni, ST

2) Yuli Triawati, ST

3) …………

dst





(5) Diisi nama dokumen yang dipakai sebagai acuan.

Contoh : 1) SNI ISO 9001 : 2008

2) SNI ISO 19011 : 2005

3) Prosedur Audit Internal

4) Prosedur Tindakan Perbaikan

5) Prosedur Pengawasan bagi Pengawas Lapangan

(6) Diisi nama dokumen yang akan dipakai berkaitan dengan Audit tersebut.

Contoh : 1) Hasil Audit Internal (lihat Lamp. 5)

2) CAR (lihat Lamp. 6)

3) Daftar Hadir, Rapat Pembukaan / Penutupan (lihat Lamp. 8)

4) ………………………..

(7) Diisi tanggal, bulan dan tahun Rencana Audit dimulai, serta tanggal, bulan dan tahun

Rencana Audit selesai

(8) Diisi tanggal, bulan, tahun Laporan Audit diselesaikan untuk di distribusikan.

(9) Diisi hal-hal yang perlu disampaikan (bila ada), atau di biarkan kosong bila tidak ada

Contoh : Kepala Unit Auditee diminta untuk menyediakan akomodasi dan pendampingsebagai Narasumber selama Audit Internal dilaksanakan

(10) Diisi nama kota tempat Rencana Audit Internal dibuat

(11) Diisi tanggal, bulan dan tahun Rencana Audit Internal dibuat

(12) Diisi tanda tangan Pengelola Audit Internal

(13) Diisi nama Pengelola Audit Internal





JADWAL AUDIT INTERNAL

KE …(1)… TAHUN …..(2)…..

No Tanggal Unit Kerja Objek Audit Auditee Auditor

1 2 3 4 5 6

..(3).. …(4)… …..(5)….. …..(6)….. …(7)… …(8)…

PENJELASAN CARA PENGISIAN :

(1) diisi Audit Internal yang dijadwalkan

(2) diisi tahun Audit Internal yang dijadwalkan

(3) diisi No. urut item yang dijadwalkan

(4) Diisi tanggal, bulan dan tahun Jadwal Audit Internal

(5) Diisi nama Unit Kerja / Organisasi yang di audit

(6) Diisi nama kegiatan yang akan dijadikan objek audit

(7) Diisi nama petugas yang di audit (Auditee)

(8) Diisi nama petugas yang melaksanakan audit (Auditor)

(9) Diisi nama kota dimana Jadwal Audit dibuat / dilaksanakan

(10) Diisi tanggal, bulan dan tahun dimana Jadwal Audit dibuat / dilaksanakan

(11) Diisi tanggal, bulan dan tahun Rencana Audit Internal dibuat

(12) Diisi tanda tangan Ketua Tim Audit

(13) Diisi nama Ketua Tim Audit

…..(9)…., …………(10)………….

Ketua Tim Audit Internal

(11)

………………..(12)………………





HASIL AUDIT INTERNAL

KE …(1)… TAHUN …..(2)…..

Tanggal Audit : ….(3)……. Hari : ….(4)……

Unit Kerja / Area / Bagian / Fungsi : ….(5)…….

No Objek AuditUraian

Ketidaksesuaian

Kriteria

AuditObservasi

..(6).. …..(7)….. …..(8)….. …(9)… …..(10)…..

PENJELASAN CARA PENGISIAN :

(1) diisi urutan Audit Internal yang dilaksanakan di Unit Kerja tersebut

(2) diisi tahun dimana Audit Internal dilaksanakan di Unit Kerja tersebut

(3) diisi tanggal, bulan dan tahun dimana Audit Internal tersebut dilaksanakan

(4) Diisi nama hari pelaksanaan Audit Internal di lokasi tersebut

(5) Diisi nama Unit Kerja / Area / Bagian / Fungsi yang di audit

Dibuat oleh

Auditor :

(11)

………………..(12)………………

Auditee :

(13)

………………..(14)………………





Contoh : Seluruh unit kerja pada SNVT PJPA BWS Bangka Belitung -

BBWSSumatera VIII

(6) Diisi nomor urut objek audit

(7) Diisi objek audit yang dilaksanakan

Contoh : Paket pekerjaan konstruksi dengan nilai kontrak > 100 juta pada

SNVT PJPA BWS Bangka Belitung - BBWS Sumatera VIII

(8) Diisi dengan hasil pemeriksaan (audit) terhadap objek audit tersebut yang berupa

temuan (ketidaksesuaian)

Contoh : Tidak ditemukan bukti bahwa CAR dari Audit Internal yang lalu telah

ditindaklanjuti

(9) Diisi dengan standar atau ketentuan yang digunakan sebagai acuan (kriteria) guna

mencapai mutu seperti yang dipersyaratkan

Contoh : Klausul 8.2.2

(10) Diisi dengan hasil pemeriksaan (audit) terhadap objek audit tersebut yang berupa

observasi

(11) Diisi tanda tangan Auditor yang melaksanakan audit

(12) Diisi nama Auditor yang melaksanakan audit

(13) Diisi tanda tangan Auditee

(14) Diisi nama Auditee





LAPORAN AUDIT INTERNAL

CORRECTIVE ACTION REQUEST (CAR)

Objek Audit : ………………….(1)…………………………. No CAR : ..…(2)…..

Tgl Audit : ..…(3)…..

Area / Unit Kerja / Bagian / Fungsi yang diaudit : …………..….(4)………………………..

Ketidaksesuaian : ( Jika perlu dilampiri dengan informasi hasil pemeriksaan)

(5)

Tandatangan : ……..(6)………..

Auditor : ……..(7)……….

Tandatangan : ……(8)………

Auditor : …….(9)………

Rekomendasi Tindak Lanjut :

…..(10)…..

Tanggal Batas Waktu Penyelesaian :

…..(11)…..

Tandatangan : …..(12)……

Ka. Unit Auditee : ….. (13) …..

Verifikasi :

…..(14)…..

Tanggal Penyelesaian Ditutup :…..(15)…..

Tandatangan : …….(16)…….. Ketua Tim Audit / Auditor : ………(17)………





PENJELASAN CARA PENGISIANFORMULIR LAMPIRAN – 6

(1) diisi objek Audit yang dilaksanakan

(2) diisi Nomor CAR di lokasi / area tersebut

(3) Diisi tanggal, bulan dan tahun dimana audit dilaksanakan

(4) diisi nama Area / Unit Kerja / Bagian / Fungsi yang di audit

(5) Diisi ketidaksesuaian yang ditemukan, yaitu hal-hal yang tidak sesuai dengan kriteriaaudit yang harus ditindaklanjuti

(6) Diisi tanda tangan Auditor

(7) Diisi nama Auditor

(8) Diisi tanda tangan Auditee

(9) Diisi nama Auditee

(10) Diisi rekomendasi tindak lanjut penanganan ketidaksesuaian

(11) Diisi tanggal, bulan dan tahun rencana batas waktu penyelesaian rekomendasi tindak

lanjut

(12) Diisi tanda tangan Kepala Unit Auditee

(13) Diisi nama Kepala Unit Auditee

(14) Diisi verifikasi bukti tindak lanjut yang sudah dilakukan

(15) Diisi tanggal, bulan dan tahun verifikasi tersebut dilaksanakan

(16) Diisi tanda tangan Ketua Tim Audit / Auditor yang melakukan verifikasi

(17) Diisi nama Ketua Tim Audit / Auditor yang melakukan verifikasi





RINGKASAN HASIL AUDIT INTERNAL

KE …(1)… TAHUN …..(2)…..

Unit Kerja / Area / Bagian / Fungsi yang diaudit : ….(3)…….

NoUrut K E T I D A K S E S U A I A N NOMOR CAR

(4) (5) (6)

Penjelasan cara pengisian :

(1) Diisi urutan Audit Internal yang dilaksanakan di Unit Kerja tersebut

(2) Diisi tahun dimana Audit Internal dilaksanakan di Unit Kerja tersebut(3) Diisi nama Unit Kerja / Area / Bagian / Fungsi yang di audit

(4) Diisi nomor urut item ketidaksesuaian (CAR)

(5) Diisi ringkasan ketidaksesuaian hasil audit (CAR)

(6) Diisi nomor CAR yang diringkas tersebut diatas

(7) Diisi nama kota dimana Ringkasan Hasil Audit ini dikeluarkan

(8) Diisi tanggal, bulan dan tahun Ringkasan Hasil Audit ini dibuat

(9) Diisi tanda tangan Ketua Tim Audit

(10) Diisi nama Ketua Tim Audit

……(7)…., ……………..(8)………………

Dibuat oleh

Ketua Tim Audit :

(9)

(…………..(10)……………)





DAFTAR HADIR

RAPAT PEMBUKAAN / PENUTUPAN *)

AUDIT INTERNAL KE …(1)… TAHUN …..(2)….. ……..(3)……..

NoUrut N A M A

J A B A T A N TANDATANGAN

(4) (5) (6) (7)

*) Coret yang tidak perlu


(1) diisi urutan Audit Internal yang dilaksanakan di Unit Kerja tersebut

(2) diisi tahun anggaran dimana Audit Internal dilaksanakan di Unit Kerja tersebut

(3) diisi nama Unit Kerja yang di audit

(4) Diisi nomor urut daftar hadir

(5) Diisi nama peserta rapat yang hadir

(6) Diisi nama jabatan peserta rapat yang hadir

(7) Diisi tanda tangan peserta rapat yang hadir





LAPORAN PROGRES PELAKSANAAN TINDAKAN KOREKTIF

AUDIT INTERNAL KE …(1)… TAHUN …..(2)…..

………………..(3)………………….

NoKetidak-sesuaian

TindakanKorektif

Penang-gungjawab

/ Auditee

ProgresStatus

Waktu PenyelesaianKeterang-

anRencana Realisasi

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)


(1) Diisi urutan Audit Internal yang dilaksanakan

(2) Diisi tahun anggaran Audit Internal yang dilaksanakan

(3) Diisi Unit Kerja yang membuat Laporan Progres Pelaksanaan Tindakan Korektif

(4) Diisi nomor urut item ketidaksesuaian

(5) Diisi uraian ketidaksesuaian

(6) diisi uraian Tindakan Korektif yang dilaksanakan atas ketidaksesuaian tersebutdiatas

(7) diisi nama penanggung jawab / pelaksanaan Tindakan Korektif

(8) Diisi status pelaksanaan Tindakan Korektif yaitu salah satu dari :

- belum ditindak lanjuti- sedang dalam proses- sudah selesai dilaksanakan

(9) Diisi tanggal, bulan, tahun rencana penyelesaian Tindakan Korektif

…..(12)…., …………(13)………….

……………..(14)………………

…………….(15)……………..

(……………..(16)…………….).





(10) Diisi tanggal, bulan, tahun realisasi pelaksanaan Tindakan Korektif, atau biarkankosong bila belum selesai

(11) Diisi hal-hal / uraian penyebab, bila ada penyimpangan antara rencana dan realisasiwaktu penyelesaian.

(12) Diisi nama kota tempat laporan ini dibuat

(13) Diisi tanggal, bulan, tahun laporan ini dibuat

(14) Diisi nama Unit Kerja yang membuat laporan ini.

(15) Diisi tanda tangan Kepala Unit Kerja yang membuat laporan ini

(16) Diisi nama Kepala Unit Kerja yang membuat laporan ini.




MEMO DINAS

Dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu, dengan ini kami beritahukan bahwa akan

dilaksanakan Audit Internal di lingkungan Unit Kerja Saudara yang akan diatur sesuai dengan

Rencana Audit Internal seperti terlampir.

Sehubungan dengan hal tersebut, diharapkan agar pelaksanaan Audit Internal dapat berjalan

sebagaimana mestinya tanpa mengganggu kegiatan rutin pada Unit Kerja Saudara.

Diminta kesediaan Saudara untuk menyiapkan hal-hal yang diperlukan, antara lain :

a. Dokumen dan/atau data

b. Informasi dan penjelasan

c. Petugas pendamping

d. Hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan Audit Internal yang diperlukan.

Atas perhatiannya, disampaikan terima kasih.

Kepada Yth : ……………………………..

Dari : Pengelola Audit Internal

Perihal : Pemberitahuan Pelaksanaan Audit Internal

Tanggal : …………………………………………………..

Lampiran : … exp.

Pengelola Audit Internal

Koordinator :

( ………………………. )

Tembusan Kepada Yth :

1. …………………….. 2. …………………….. 3. …………………….. 4. Pengelola Sistem Manajemen Mutu (MR)5. Para Auditor

Documents

03 Prosedur Audit Internal