MAG Magyar Gazdasgfejlesztsi KzpontFelkszls a helyszni ellenrzsre

Tthn Pallagi Kitti, helyszni ellenr

2012. november 29. Szkesfehrvr

Helyszni ellenrzs elrendelse

A helyszni ellenrzsek rendjt a 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 76. . Szablyozza

A projekt futamideje alatt, a plyzat befogadstl a fenntartsi idszak lezrst megelzen sor kerlhet helyszni ellenrzsre. Tervezett ellenrzs: kockzatelemzsen alapul

mintavtelezssel kivlasztott projektek esetben ves ellenrzsi terv alapjn

Nemzeti Fejlesztsi gynksggel kttt megllapods alapjn,

Jogszablyi elrs figyelembevtelvel Rendkvli ellenrzs: amennyiben a plyzat/projekt

nyomon-kvetse sorn felmerl problmk indokoljk szakterleti felkrs alapjn

Irnyt Hatsg felkrsre

Projekt kivlasztshelyszni ellenrzsre

Projektmret (T: tmogats sszege)

Mikor kell ellenrizni a megvalstsi idszakban?

10 M Ft < T < 25 M Ft

A projektek kockzatelemzs ltal kivlasztott legalbb 25%-t a projekt befejezst megelzen kell ellenrizni

25 M Ft < T < 250 M Ft

A projektet legalbb egyszer, legksbb a projekt befejezst megelzen,

amennyiben a kockzatelemzs korbban nem tette indokoltt

250 M Ft < TValamennyit vente legalbb egyszer

a projekt befejezst megelzen

A 10 milli forint alatti tmogatssal megvalsul projektek esetben a kzremkdszervezet a projektek kockzatelemzs alapjn kivlasztott legalbb 5%-t a

projekt befejezst megelzen a helysznen ellenrzi.

A helyszni ellenrzs clja

a dntst megelzen: a plyzatban szerepl informcik helytllsgnak, a projekt megalapozottsgnak ellenrzse s a projektmegvalsts tervezett helysznnek alkalmassga

a szerzdsktst megelzen: az IH ltal hozott dntsben tmasztott felttelek, a szerzdsktsi felttelek teljeslsnek helysznen trtn ellenrzse

a projekt tmogatsi szerzdsnek megfelel fizikai s pnzgyi elrehaladsa s azok sszhangja

a kifizetsi ignylshez benyjtott altmaszt bizonylatok s dokumentumok eredeti pldnya rendelkezsre ll, a msolatokkal megegyezik

a Tmogatsi Szerzdsben vllalt valamennyi ktelezettsg, vllals a szerzds idtartama alatti megvalsulsnak ellenrzse

a projekt megvalsts mszaki/pnzgyi elrehaladsnak vizsglata

A helyszni ellenrzsek tpusai az egyes plyzati lett szakaszok szerint

tmogatsi dntst megelz elzetes helyszni szemle

tmogatsi szerzdsktst/tmogati okirat kiadst megelz elzetes helyszni szemle

helyszni ellenrzs a projekt megvalstsnak idszakban

helyszni ellenrzs a projekt fenntartsi idszakban

a projekt fenntartsi idszak lezrst megelz helyszni ellenrzs

Clellenrzs a teljes plyzati lett szakasz alatt elrendelhet.

Helyszni ellenrzs szervezse

Idpont egyeztets: a Helyszni Ellenrzsi Igazgatsg asszisztense telefonon idpontot egyeztet a plyzatban/TSZ-ben megjellt kapcsolattart szemllyel, majd e-mailben hivatalos rtestst kld, amely tartalmazza az ellenrzs megbeszlt idpontjt, helysznt s az elksztenddokumentumok felsorolst

Az ellenrzs helyszne(i): a plyzatban/Tmogatsi szerzdsben/Tmogati Okiratban megjellt valamennyi megvalstsi helyszn (szkhely/ telephely), illetve ahol a projekttel kapcsolatos eszkzk, dokumentumok megtallhatak

Az ellenrzs idtartama: ltalban 1 nap, a projekt mrettl fggen

Az ellenrzs menete

1. Megbzlevelek tadsa, alrsra jogosultak tisztzsa (alrsi cmpldny, meghatalmazs)

2. Projekthez kapcsolddokumentciellenrzse

3. Megvalstsi helyszn ill. a projekt keretben megvalsulberuhzs megtekintse, eszkzk beazonostsa

6. Plyz/Kedvez-mnyezett szrevtelezsi lehetsge a jegyzknyvben

5. Jegyzknyv rs mellkletek ksztse

4. Fnykpek

ksztse

Rsztvevk az ellenrzsen

MAG Zrt rszrl: min. 2 f, alapesetben helyszni ellenrk megbzlevllel esetenknt: kls szakrt, projekt menedzser, az IH vagy a

KSZ vezetje ltal meghatalmazott szemly, illetve megfigyel(pl. IH rszrl)

Plyz/Kedvezmnyezett rszrl: cgkpviseletre jogosult, vagy meghatalmazott

gazdasgi vezet, mszaki vezet projekt vezet/projekt menedzser plyzatr

Az ellenrzs dokumentumai I.

Projekt dosszi

plyzati dokumentcitmogatsi szerzds/tmogati okirat s esetleges mdostsaiaktulis cgkivonat/alapt okirat a pnzgyi megvalsts dokumentumai (eredeti szmlk, a szmlkhoz kapcsold szerzdsek, s az azokhoz a kapcsoldteljestsigazolsok, a szmlk mell be nem nyjtott kifizetst igazol egyb dokumentumok)a mszaki megvalsts dokumentumai (jogers ptsi engedly, megrendelsek, ptsi napl, vllalkozi szerzdsek, mdostsok, zembehelyezsi, tads-tvteli jegyzknyvek, jogers hasznlatbavteli engedly(ek), mkdsi engedly(ek), vltozsok bejelentse, engedlyezsi s kiviteli tervek stb.)

tnyleges kezdsi idpontot altmaszt dokumentum (pl. megrendels, ptsi napl) tnyleges befejezsi idpontot igazoldokumentum (pl. teljests igazols, zembehelyezsi jegyzknyv, jogers hasznlatbavteli engedly)

projektmenedzsment teljestst igazol dokumentci(brkltsg elszmolsa esetn: munkaszerzdsek/mdostsok, munkakri lersok, jelenlti vek, brkifizetst igazoldokumentumok)

a teljes kzbeszerzsi eljrs dokumentcija: (ajnlati felhvstl a szerzdsktsig)

a teljes beszerzsi eljrs dokumentcija: (ajnlatkrsektl a szerzdsktsig)

tulajdoni lap, brleti szerzds, tulajdonosi hozzjrul nyilatkozat

Az ellenrzs dokumentumai II.

klcsnszerzds/lzingszerzds, fizetsi temezs, teljestsigazols, a lzingcg igazolsa a tulajdonjog truhzsrl

a tmogats biztostka jogszablyi elrs alapjn (bankgarancia, jelzlogszerzds, kzjegyzi okirat)

A tjkoztats s kommunikcis ktelezettsg teljestsnek dokumentumai

az eslyegyenlsg s a krnyezeti fenntarthatsg rvnyestst altmasztdokumentumok

Az ellenrzs dokumentumai III.

A projekt szint elklntett szmviteli nyilvntarts vezetsnek ellenrzse.

knyvelsi dokumentumok: fknyvi kivonat,fknyvi kartonok, trgyi eszkz egyedi nyilvntart lapok

- a projekt elemeit, a tmogatsi szerzds mellkletben megjellt elszmolhat kltsgkategrikkal sszhangban

- a jvrt tmogatst (elhatrols, bevtel, cs)

fknyvi alszmok (pl:1311) vagy munkaszm kialaktsval aprojektazonost feltntetsvel elklntetten kell nyilvntartani

A projekttel kapcsolatos dokumentumokat projekt dossziban kell trolni s a jogszablyban elrt hatridig meg kell

rizni!

Az ellenrzs dokumentumai IV.

A projekt fenntartsnak idszakban

a tmogatsi szerzdsben vllalt, fenntartsi idszakra vonatkoz ktelezettsgek megvalsulsnak ellenrzse

a szmszersthet eredmnyek s az indiktorok teljeslsnek dokumentumai (pl ltszm, rbevtel..)

jelentstteli ktelezettsg dokumentumai

A projektet, Kedvezmnyezettet rint vltozsokat haladktalanul be kell jelenteni a MAG Zrt-hez.

Az ellenrzs dokumentumai V.

A helyszni szemle/ellenrzsi jegyzknyv rgzti az ellenrk tnyszer megllaptsait a helysznen tapasztaltak, Plyz/Kedvezmnyezett nyilatkozatai s a dokumentumok ellenrzse alapjn.

3 pldnyban kszl a mellkletekkel egytt (1. sz. mellklet: a Ltestmny s gpjegyzk/ Szmlalista) a helysznen, amelybl egy a Plyz/Kedvezmnyezett pldnya.

Jegyzknyv alrsra a hivatalos cgkpvisel vagy ltala meghatalmazott szemly jogosult.

A jegyzknyv minden oldalt az alrk kzjegykkel elltjk s az utols oldalt a Plyz/Kedvezmnyezett cgszeren kett helyen alrja.

Helyszni szemle/ellenrzsi jegyzknyv

A jegyzknyvben esetleges hinyptlsra valfelszlts a dokumentumok felsorolsval, hatridmegjellsvel kerl rgztsre.

Intzkedsi terv elrsa lehetsges, mely alapjn a Kedvezmnyezettnek klnfle korrekcit el kell vgeznie a kitztt hatridig.

A projekt csak a megfelel s teljes kr hinyptls megkldst kveten minsthet rendben lvnek.

Ha a projekt tbb helysznen valsul meg s kiegsztjegyzknyv felvtelre kerl sor, a helyszni ellenrzs ezzel egytt kerl lezrsra.

Helyszni szemle/ellenrzsi jegyzknyv

A kirtest levlben felsorolt, vagy az ellenrrel egyeztetett dokumentumok hinyos elksztse, tbb helysznes dokumentumrzs/kezels esetn megfelel koordinci hinya

A knyvelsi dokumentumok nincsenek a helysznen, az elklntett nyilvntarts hinya

Beszerzett eszkzk nem a megvalsts helysznn tallhatak s elre nem jeleztk a tovbbi helyszneket

Ellenrzshez szksges szemlyi felttelek nem adottak, projekt szakmai tartalmt ismer szakember nem vesz rszt az ellenrzsen (klnsen IT s K+F+I projektek esetben)

Jogutdlskor nem trtnik meg teljes mrtkben a tteles tads-tvtel (vagy annak hiszik, de az ellenrzs sorn derl ki, hogy mgsem),

Cgjegyzsre jogosult szemly nincs jelen az ellenrzsen, illetve hinyzik a meghatalmazs

Megfelel helyszn hinya, pl: az ellenrzs helysznn nincs fnymsolsi lehetsg

Gyakori hibk

Ksznm megtisztel figyelmket!