1-1.整理・ファイリングのポイント - Tempstaff《仕事力を高める》サクサク片付く仕事整理術 2 / 16 Copyright © PERSOL TEMPSTAFF CO., LTD. All Rights

《仕事力を高める》サクサク片付く仕事整理術 1 / 16

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サクサク片付く仕事整理術＜研修のポイント＞

できるだけ効率良く、ミス・漏れなく確実に仕事を行う為のコツを学びます。ここでは、整理・ファイリングの方法、 To Doリスト活用法、タイムマネジメント、PDCAサイクルを学習します。

■整理・ファイリング


1-1.整理・ファイリングのポイント

1.整理整頓効率良く仕事を行うために環境整備を進める

1-1 整理・ファイリングのポイント整理・ファイリング業務を行うにあたり、大きく分けて２つの重要なポイントがあります。１つ目は「整理整頓」です。皆さんの職場では、どの程度それが実践されているでしょうか。完璧に整理整頓されているオフィスもあると思いますが、場合によっては雑然として何がどこにあるかよくわからない、あるいは書類などがどこに行ったか分からなくなってしまうようなオフィスも、あるかもしれません。整理・整頓しようと自分だけが心掛けても、環境が整っていないとうまくいかない事もあります。仕事の効率を上げるためには、まずは環境整備をできるだけ進めることが肝心です。


1-1.整理・ファイリングのポイント

2.テンプレート化を活用文書作成は、パターン化によって業務を効率化

・業務上よく作成する書類

・一年に1回しか作成しない、けれど毎年作成する書類

例えば・・・「電話メモ」短時間でヌケモレなくメモし、人に伝える



もう１つのポイントは、単純に業務を効率化する「テンプレート化」を活用することです。文書作成においては、既にある程度までテンプレート化されているケースが多いと思います。例えば、よくある「電話メモ」などがそうですね。必要な情報を書き込む欄が出来上がっているので、短時間でヌケモレなく情報をメモし、伝えるべき人に伝える事ができます。同じような書類をよく作成する場合は、その文書をテンプレート化しておくと良いです。あるいは、１年に１回しか作成しない、けれど毎年作成するという場合にもテンプレート化は便利かつ有効です。以上の２つのポイントについて、さらに詳しく見ていきましょう。


整理整頓することで、書類やモノを「探す」「思い出す」時間を省く

1. 不要なものは捨てる

2. 保存期間が決まっている書類は、所定の場所を決め保管する

3. 長期保管する必要がある書類は、日常的に使うキャビネとは分けて保管し、期日を決めて廃棄する

1-2.整理整頓

自分の身の周りのデスク周辺、同じ部署内、オフィスエリア全体と段階をおきながら整備する

4. スキャンをしてソフトデータで残しておく方法もある

■環境整備の仕方 -書類の保管-

1-2 整理整頓の仕方整理・ファイリングの為の環境整備、また整理の仕方についてみていきましょう。仕事中の効率が悪い時間とは、どんな時間でしょうか？最も非効率的な時間は、書類やモノを探したり、思い出そうとしたりする時間ではないでしょうか。整理整頓がきちんとできていれば、このような時間は発生しません。その為には、まず自分の身の周りのデスク周辺、そして同じ部署内、更にはオフィスエリア全体と段階をおきながら、環境整備をしていきましょう。最初にすることは、不要な物、無駄な物を捨てる事です。原則として、重要な書類は法的に保存期間が決まっている場合があるので、その場合はそれに従います。長期保管する必要がある書類は、できれば日常的に使うキャビネットとは別の保管場所を確保し、破棄する期日を明確にしておきましょう。そして期日が過ぎたら、速やかに破棄するようにしましょう。また、書類ならスキャンをしてソフトデータで残しておくという方法もあります。




日常作業の動き、動線に合った物の配置をする

■環境整備の仕方 -物の配置-

月に一回は「クリーンアップＤａｙ」

一番良く使うもの →立った目線の高さに

あまり使わないもの →一番下や一番奥、一番上などに

業務のストレスは軽減され、全体として効率が上がる

1-2.整理整頓

保管場所の整理整頓をし、スペースができたら、日常的な作業の動き、動線にあった物の配置を考えます。キャビネットに物を置く場所も、工夫が必要です。立った目線の高さに一番良く使うものを置き、あまり使わないものは一番下や一番奥、一番上などに置くと動きのムダを省くことができます。それだけでも、業務のストレスは軽減され、全体として効率が上がります。また、一度オフィスを綺麗に整理整頓しても、業務を行ううちに物が増えたり、乱雑になる事もあります。その為に、月に一度は「クリーンアップDay」と称して、少し時間を取って綺麗な状態に戻すことを定期的に行うと良いでしょう。


「進捗状況ボックス」で作業途中の書類管理

■環境整備の仕方 -書類の整理-

忙しい！

２〜３割終わった！

半分終わった！

８割終わった！

業務保留で中断！

受付ＡＢＣ中断

1-2.整理整頓

更に、作業中の書類を整理する方法をご紹介します。「進捗状況ボックス」を活用します。作業を始めてすぐに完了してしまう仕事ばかりなら良いのですが、同時複数平行でいろいろな仕事をしていると、作業が途中で中断することがあります。その場合、関連する書類を1つのクリアファイルに入れ、進捗状況によってボックスを分けて一時保管をするというやり方です。紙の書類ではなく電子ファイルでの管理が多い場合は、パソコン上で自分専用の管理フォルダを作成し、ファイルを進捗別に格納する方法でも良いでしょう。例えば、ある仕事を頼まれたけれど、忙しくてすぐに始められない場合、「受付」したということで、そのボックスにクリアファイルを置きます。そして、時間ができた時に手を付けましたが、２割くらいで一時ストップしたとします。



その場合は、自分なりのルールを決め、2〜3割程度終わったものを入れるボックス「A」に入れます。更に半分くらい終了したものを入れるボックスは「Ｂ」とし、8割以上終了したものは「Ｃ」とし、状況に応じてボックスに資料を入れます。業務が保留になり、当面中断しそうなものは「中断」のボックスに入れます。このように、進捗の状態によりボックスを分けて入れることで、次に時間ができた時に、どれから着手するかを判断しやすくなります。例えば、時間が少しだけできた時は、８割以上終了している「Ｃ」のボックスから行えば、その業務を完了させることができると予測が立ちます。その際に重要なポイントは「中断した時の作業状態がどうなってるか」と「次に何をするか」をメモして、それを必ずつけておく事です。付箋などに書き込んで貼り付けておくと良いでしょう。それがあると、次にそのクリアファイルを手にした時に、すぐに作業を始められます。


■よく作成する文書は「テンプレート」にしておく

1-3.文書のテンプレート化

→ 以前の文書を一部変更し作成するより、ミスを防げる

1.テンプレート文書の日付の欄などデータ・情報が変わる箇所を、黒丸（●）などで記号化しておく

2.マイクロソフトワードには、自分の良く使う文書をテンプレート化できる機能が付いているので利用してみる

1-3 文書のテンプレート化同じような文書を作る時は、過去に作ったファイルを開けて、内容を一部修正して文書を作成する事がありますが、よく作成する文書はあらかじめ「テンプレート」を作って一カ所にまとめておくと便利です。テンプレート化とは、作成する文書の中で、何度作成しても変更がない部分、例えば、「請求書」なら「請求書」という文字の部分などは残し、データや情報が変わるところは空間か記号を入れたものにするということです。「テンプレート」にする理由は、ミスを防ぐためです。以前の文書の一部を変えて書類を作成した場合、修正するのを忘れ、以前のデータや情報が残っていて、間違いとなってしまうことがあります。テンプレートにして、文書の日付の欄などデータ・情報が変わる箇所を、黒丸などで記号化しておくと、変更箇所であることが明確にわかり、変更漏れのミスを減らし、効率的に文書の作成ができます。マイクロソフトワードには、自分の良く使う文書をテンプレート化できる機能が付いているので利用してみるのも良いでしょう。あるいは、自分で１つテンプレートを作成しておいても、もちろんかまいません。ご自身で使いやすいようにやってみましょう。




→ チェックシート、チェックリストを作成する■文書のテンプレート化の応用

忘れ物チェックリスト

□ ＰＣ□ プロジェクター□ ＵＳＢ□ ＩＤカード□ 水□ 配布資料□ ノート□ ペンケース□ 水□ 時計

✔✔


文書のテンプレート化の応用として、チェックシートやチェックリストを作成するという方法があります。例えば、持ち物や準備すべきものをうっかり忘れないために、あらかじめチェックリストとして作っておくという方法です。このチェックリストを印刷したものを用意し、ペンなどで１つ１つチェックして確認すると漏れがなくなります。ペンがなくても項目を指さし確認して、忘れているものがないかを頭の中でするだけでも効果はあります。


→ チェックシート、チェックリストを作成する■文書のテンプレート化の応用

良く頼まれる作業を１つのチェックシートにまとめる

依頼者部署

日時

来訪者人数：

社内対応者人数：

必要な設備

□プロジェクター

□ビデオ会議システム

□ＬＡＮ　Ｈｕｂ

□ＬＡＮ　ケーブル

必要な準備

□資料作成

□軽食

□その他

当日準備　机配置：

　　　年　　　　月　　　日（　　）　　　　：

会議室準備チェックシート

201× × × ×

× × × × 名

× 名× × ×

× × × × × ×

✔✔

× × ×

× × ×


また、例として示した「会議室準備チェックシート」のように、良く頼まれる作業を１つのチェックシートにまとめることもできます。誰かに急に「会議室予約しておいてもらえる？」と頼まれた時に、「何日の何時ですか？・・・わかりました」と最低限の情報を訊いて、あるいは相手からの不完全な指示を聞いてそのまま引き受けるのではなく、このシートを見ながら項目を全て埋めるように、質問をしながら情報を引き出せば、必要な情報が一回で全て揃います。手配をした後で、人数に対して部屋が小さすぎるとか、必要な機器が揃っていない部屋を予約してしまったことがわかった、などという失敗が起こりにくくなります。結果としてこれも効率の良さにつながりますね。



■Ｔｏ-Ｄｏリスト活用法


2-1.To-Doリストとは

「これから何々をする」、「しなければならないこと」をリストとして書き出したもの

■To-Doリストの目的

1. 抜け漏れなく、確実に仕事を行う

2. すべき事を確認し、仕事の優先順位をつけ、業務をより効率的に行う

2-1 Ｔｏ-ＤｏリストとはＴｏＤｏリストの活用法について、学びましょう。ＴｏＤｏリストとは、「これから何々をする」とか「しなければならないこと」をリストとして、書き出したもののことを言います。これを作る理由は、2点あります。１点目は記憶に頼らずに、抜け漏れなく、確実に仕事を行う為です。２点目は、すべき事を書き出し、見て確認する、更に優先順位をつけ、取り組む順番を決めるなど、業務をより効率的に行う為です。




2-2.To-Doリストの作成

■ExcelでのTo-Doリスト作成

分類やること予測時間

優先順位

締切完了状況ノート

予定部全員の週間予定確認 20分Ａ 2/28 2/28 完了データ間違いが多く、予想以上に時間がかかる

売上売上データ/チェック⇒入力

120分Ａ 2/2840％済

資料顧客データのチェック 60分Ａ 3/110％済

部長出張手配（新幹線・ホテル）

30分Ａ 3/280％済

予定急遽変更、至急取り直し

資料顧客一覧表作成 30分Ｂ 3/40％済

費用購入申請書作成（4件） 40分Ｂ 3/50％済

データアンケートデータ集計 300分Ｃ 3/1020％済

やるべきことを記録する

予測時間を入れるメリット・優先順位の決定や、業務の予定を決めやすくなる

・目標設定ができ、業務への集中力が高まる

2-2 Ｔｏ-Ｄｏリストの作成ＴｏＤｏリストを作る１つのやり方として、Excelを使う方法を紹介します。例えば、「やること」や、「締切」などの項目を設けて、この表の様に作成します。項目の置き方、並べ方は、もちろん、自分で使いやすいように変えることができます。お勧めしたいのは、「予測時間」を入れる点です。その業務にどのくらい時間がかかるのかを、想像して設定します。初めて行う仕事は、時間の見積りがわかりにくい事もあると思いますが、大体で構わないので設定をします。時間の設定をすれば優先順位を決めたり、業務の順番やいつ行うかの予定を決めやすくなるからです。同時に、何とかその時間以内に終わらせようという目標にもなるため、業務への集中力が高まる事にもなります。仮に、最初６０分かかると設定した業務があって、それが５０分で終えられたとします。同様の業務がまた発生した場合、今度は４０分で終えよう、と自分なりにより高い目標を持つこともできます。そうする事により、効率的な仕事の仕方が身についていきます。もう１つ、エクセルを使うメリットは、操作が楽であること。一度行った業務は、コピー＆ペーストでさっと記入できます。また、色分けを使えるため、終わったものはグレーで消したり、期限が迫ってきているものは赤で色を付けて注意喚起することもできます。更に、過去のデータを残しておける為、これまでの作業記録を振り返る事もできます。なお、エクセルを使う以外に、アウトルックがインストールされている環境であれば、タスク機能でＴｏＤｏリストを作成して管理することもできます。ただし、パソコンでの管理は頻繁に外出をしたり、席をはずして仕事をするような方には向きません。常に目の前にこの表を出して、業務ができる状態でないと、この表を使う意味があまりないからです。デスクのＰＣの前で仕事をすることが多い人は、便利に使える方法の１つと言えるでしょう。



2-3 To-DOチャートの活用次に、仕事の段取り、「組み立て」や「優先順位」のつけ方についてみていきます。同じくTo DOリストですが、たくさんある業務に段取りよく取り組むために、チャート形式にビジュアル化した例をご紹介します。これは、やるべきこと、つまり、「Ｔｏ－Ｄｏ」を重要度と緊急度の二軸を使って、４つのカテゴリに分け、その度合いによって位置を決めて、そこに付箋に書いた「やるべきこと」を貼り付けていくという方法です。「何をするか」、「いつまでにするか」、「その他、必要な情報」も記入しておくと便利です。その付箋を、台紙のどの位置に貼るかを考えます。


緊急度(高)

重要度(高)

発注業務

ホテル予約

明日の会議資料

過去ﾃﾞｰﾀ確認

研修申込ＦＡＸ送信

年賀状送付準備

月間経費集計

議事録の整理

資料のﾌｧｲﾘﾝｸﾞ

顧客ﾃﾞｰﾀ入力

（「緊急度」「重要度」をひと目で把握）

■To-Doチャート

緊急度(低)

重要度(低)

会議室予約

とても重要で今すぐやらなければならないこと

2-3.To-Doチャートの活用

重要だけれども、それほど緊急ではないもの

とても重要で今すぐやらなければならないことは、この図で言えば、右端右上になります。重要だけれども、それほど緊急ではないものは、重要軸の一番上に近いあたり、つまり横軸の緊急度からいうと、真ん中あたりになります。このように自分でどの位置に貼るかを決めます。そして仕事をする時は、当然重要で優先度が高い右端、右上に近いものから処理をしていきます。自分が今、どんな仕事をどれだけ抱えているのかを一瞬で見て理解するのに役立ちます。終わった仕事ははがします。その分、次の仕事を右端右上に近づくように張り替えます。１つの仕事を終えた毎に貼りなおすのは手間なので、一日1回見直すくらいで良いでしょう。頼まれごとをされた時、このシートを相手にも見せれば、あなたが今どれだけの仕事を抱えているかが一目で分かるため、優先順位や納期の相談がしやすくなる効果もあるはずです。


緊急度(高)

重要度(高)

（「緊急度」「重要度」をひと目で把握）

■To-Doチャート

緊急度(低)

重要度(低)

重要度(高)緊急度(高)

重要度(低)緊急度(高)

重要度(高)緊急度(低)

重要度(低)緊急度(低)

2-3.To-Doチャートの活用




2-4.仕事の組み立て／優先順位

レポート作成

資料集め図表

作成

下書き

■チャンクとチャンクダウン仕事の大きなくくり(情報のまとまり)＝「チャンク」

チャンクを細かい作業に落とし込むこと＝「チャンクダウン」

大まかにまとめすぎない

2-4 仕事の組み立て/優先順位次に、仕事の組み立てや優先順位のつけ方についてみていきます。情報のまとまりのことを「チャンク」と呼びますが、様々な作業を含む、仕事の大きなくくりを「チャンク」とすると、それを細かい作業に落とし込むことを「チャンクダウン」といいます。仕事の計画を立てる時に大事なことは、大まかにまとめ過ぎないことです。大まかにまとめるとは、例えば、資料を集めてレポートを書く、というように、複数の作業が入っている事を一つにまとめてしまう事です。資料を集めてレポート書く、という仕事には、資料を集める、資料を吟味する、資料から図表を作る、更に、その図表を使って、レポートの下書きをする作業もあります。そして、下書きを上司に見せてチェックをもらう、修正をして完成させるというチャンクが存在します。仕事を組み立てる時には、できるだけ小さなチャンクにチャンクダウンし、区切って予定を決めると良いでしょう。そうすれば、おおよその見積り時間も立てやすく、効率を考えた予定の組み方もできるからです。チャンクダウンをしたら、１つ１つのチャンクの作業にどのくらい時間がかかるのか考えてみます。そして自分が使える時間のどこに当てはめるかを組み立てていきます。




レポート作成

資料集め図表

作成

下書き


■優先順位のつけ方1. 物理的締め切り

2. 仕事の依頼者の締め切り

3. 自分自身の中での締め切り

３つのポイントから、その仕事の締切を明確にする

優先順位は、まず物理的優先順位があります。会議資料なら、その会議が行われる日時、支払業務なら支払期限があるように、そのような締切は必ず守らなければならず、まずそれが最初にあります。しかし、人から仕事を頼まれてサポートする場合は、自分がその作業を終えるべき日時が、必ずしもその物理的日時と一致するとは限りません。なぜなら、依頼していた人が、早くその作業結果を欲しいと思うかもしれないからです。レポートなら、会議の日時ギリギリに仕上げては、その資料を利用する人が会議前に資料を確認したり、それを使って何か準備することができません。そのため、物理的締切より早い日に依頼者の締切がくることもあります。または、自分がかかえる他の仕事との兼ね合いから、物理的締切や依頼者の締切よりも、もっと早くに終わらせておかないといけない時は、自分自身で締切を決めることもあります。以上の３つのポイントから、その仕事の締切を明確にします。そして、それをスケジュール帳などに入れていきます。




■ガントチャートやるべき事、つまり仕事のスモールチャンクを縦に並べ、

プロジェクト進行管理表1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

月火水木金土日月火水木金土日月火水木金土日月火水木金土日月火

レポートの項目確認１日

資料集め３日

資料読み込み３日

引用部分まとめ・コピー１日

表、グラフ作成２日

レポートドラフト作成４日

ドラフトのチェック２日

ドラフト修正作業２日

最終ドラフト確認２日

レポート仕上げ２日

配布用コピー作成１日

作業内容かかる時間

仕事のスモールチャンクを縦に並べる

横には時間軸を入れる

横には時間軸を入れたチャート


仕事の組み立て方のもう１つの方法としてガントチャートを紹介します。ガントチャートとは、この図のように、やるべき事、つまり仕事のスモールチャンクを縦に並べ、横には時間軸を入れたチャートです。このようなチャートにまとめると、仕事の全体像と、何をいつまでにやらなくてはいけないかがひと目でわかります。特に、それぞれの作業の関係性、つまり、何をいつまでにやらないと、次、何に影響するかがひと目でわかります。また、作業が遅れてしまった時、いつどの作業で調整すれば良いかも考えやすくなります。ガントチャートは、そのようなことをビジュアルで見て考えるのに、とても役立ちます。

■タイムマネジメント


3-1.タイムマネジメントのポイント

時間の枠をジグゾーパズルのように組み合わせて、時間の使い方を効率化することができる。

「時間をビジュアルで捉える」

＝見える化する

3-1 タイムマネジメントのポイントタイムマネジメントのポイントは、ビジュアル化です。時間は目には見えず、体感としてどんどん過ぎていくものではないでしょうか。それをできるだけビジュアルで捉える、ということがポイントです。ビジュアルで捉える、つまり見える化すると、その時間の枠をジグゾーパズルのように組み合わせて、時間の使い方を効率化することができます。そのやり方として、２つを紹介します。１つは、時間割タイプのスケジュール帳。もう１つはスマートフォンなどのカレンダーアプリです。




1. 時間割タイプのスケジュール帳の利用

移動

研修

課題提出

家事

ランチＡ子さん

移動

外出準備

• 予定の内容により色分け

• 付箋を張り付けて活用

○×資料について事前確認

3-2.タイムマネジメントの方法

3-2 タイムマネジメントの方法まずは、時間割タイプのスケジュール帳からみてみます。一日の時間を、大体朝の7時くらいから、夜の12時ごろまで縦に並べ、30分区切りで線が引かれている表です。多くの場合、開いた左右のページを合わせて1週間分を見ることができるように作られています。スケジュール帳では、この図のように１つの予定や作業に必要な時間をその枠に書き込みます。できるだけ何をするかがわかっている時間は書き込んでおきます。例えば、移動する時間やちょっとした準備時間などは、普通あまり予定表に書き込まないと思いますが、そのような時間も書き込みます。これをすると、時間をビジュアル化する事ができます。書き込んでみると、どこにすき間時間があるのかや、自分が思っているほど時間に余裕はない、という事を確認できます。ノートですので、見やすいように予定の内容により色分けができますし、付箋を貼り付けて活用することもできます。




2. カレンダーアプリの利用

カレンダーアプリのメリット1.アラーム機能がある2.１日、1週間、１ヶ月の予定を画面切り

替えで瞬時に確認できる3.予定の変更、書き換えが簡単4.パソコンなどと連動させれば、複数人の間

で予定の共有ができる5.スマートフォンで、いつでもどこでも確認が

できる

3-2.タイムマネジメントの方法

もう１つの方法として、そのスケジュール管理をスマートフォンのアプリで行う方法があります。たくさんのカレンダーアプリがあると思いますが、ここでのポイントはあくまでも時間のビジュアル化です。スマートフォンならではの良さとしては、アラーム機能がある、１日、1週間、１ヶ月の予定を画面切り替えで瞬時に確認できる、予定の変更、書き換えが簡単、パソコンなどと連動させれば、複数人の間で予定の共有ができる、という点が上げられます。スマートフォンを使っている場合は、ほとんどの方が常に携帯していることから、いつでもどこでも確認ができるという便利さがあります。ただし、１つ懸念点としては、充電切れになった場合は、予定表が見られなくなります。スマートフォンを活用する場合には、充電残量管理に注意しましょう。

なお、職場のパソコンに、Outlookがインストールされている環境であれば、カレンダーアプリと同様に、１日、1週間、１ヶ月の予定を管理したり、メンバー内の予定を共有することができます。

■ＰＤＣＡサイクル


4-1.ＰＤＣＡサイクルとは

• Plan(プラン)

• Do(ドゥ)

• Check(チェック)

• Action(アクション)

4-1 ＰＤＣＡサイクルとは仕事をやったままで終わらせず、振返り、改善をする方法、「ＰＤＣＡサイクル」について学びましょう。ＰＤＣＡサイクルとは、プラン、ドゥ、チェック、アクションという４つの言葉の頭文字を取ったところから名前が付けられています。




Ｄｏ計画の実行

Ｃｈｅｃｋ計画の検討

Ａｃｔｉｏｎ計画の改善

一日の最後に自分の仕事の振返りを行うことで

仕事の質を改善

Plan 目的・方針の把握計画の立案

⇒ ミスや抜け・漏れを防止

4-1.ＰＤＣＡサイクルとは

プランとは、仕事をする上で、何をどのように進めていくか最初に考える状況、ドゥとは、それを実際に実行する場面、チェックとは、行った仕事について、やり方や結果を振返る事、アクションとは、その振返りから考えられる改善案を考える場面です。一日の自分の仕事を、一日の最後に振り返るのはとても良い事で、上手くできた日も、そうでなかった日も、振返りがその後に仕事を少しずつ良くしていきます。それにより、ミスや抜け・モレが防止できます。


応用例1－失敗ノート自分がしてしまった失敗を記録する

Plan＆Do Check Action

日付失敗の内容ダメージ何がどのように起こった原因となること改善ポイント

20XX 12/5

資料の送付間違い

再送費のムダ

顧客からクレーム

・最新カタログをＡ社の支店計８ヶ所に送付するところ、１つ古いカタログを送ってしまった。・顧客からの問い合わせで発覚。

・「最新」カタログの号数を確認せず、自分が最新と思ったものを送ってしまった。・送付前の再確認を、怠った。

・「何号のカタログ」など、細かい点まで指示内容を確認する。・その確認を忘れた場合、正しいと思っている時でも、念のため送付前に再確認する。

4-2.仕事上での応用

4-2 仕事上での応用具体的な方法について、見ていきましょう。１つめが「失敗ノート」です。失敗ノートとは、自分がしてしまった失敗を記録するものです。いつ、どんな失敗をしてしまったのか。その失敗によって、どのようなダメージが起こったのか。そして、その失敗は、具体的に何がどのように起こったのか、その原因は何だったのかを書き、最後に改善ポイントを書きます。何がどのように起こったのか、というところが「プランとドゥ」にあたり、原因を考えるのが、「チェック」にあたります。原因は１つとは限りません。複数ある場合は、全て書き出す事が、その後の再発防止策検討の為には必要です。そして改善ポイントを考えるのが、「アクション」になります。このように失敗を記録し続けていくと、自分自身がどんな失敗をしやすいのかが、より明確に自覚できます。似たような場面において、早目に自覚ができるため、失敗をおこしにくくなります。




応用例2－仕事のポートフォリオ自分の仕事の内訳を知り、改善を考える

行ラベル合計 / 時間オーダー確認 15その他 30データ入力 150メール 50レポートまとめ 40経費精算 20資料作成 80書類コピー 20電話応対 40問い合せ回答 35総計 480

データ入力

資料作成

メール

レポートまとめ

電話応対

問い合せ回答

その他

経費精算

2. ピボットテーブルで集計

3. グラフで視覚化

1. Excel表に仕事項目ごとの所要時間を記録

4-2.仕事上での応用

4-2 仕事上での応用もう１つの例が、仕事のポートフォリオです。自分が日頃、どんな仕事にどのくらい時間を割いているのか、を改めて記録を取り、そこから改善できることは無いかを考える方法です。やり方は、仕事をするたびに意識しながら何分かかったかを記録していくものです。エクセルの表に、行った仕事の項目と分数を入れます。それを後でピボットテーブルを使って集計します。グラフも作るとビジュアル化になるので、さらにわかりやすいでしょう。このポートフォリオを作る目的は、自分がある１つ、またはいくつかの仕事に、必要以上に時間をかけ過ぎていないか？あるいは、自分がもっとも大切な仕事に、充分時間をかけて行っているかなどを振返ることです。普段仕事をしていると気づかないかもしれない時間の細かい使い方も、このように集計して振り返ってみると、意外にも自分がこうあるべきと思う姿と違っていることがあります。そこから、改善の方法を考えます。仕事を記録するのは１週間くらいが効果的だと思います。記録をいちいち取るのは、少し面倒と感じる場合は、まず、１日やってみて、続けられそうなら２日、３日と試してみると良いでしょう。




4-3.最後に・・・

→職場にあった改善ポイント、工夫を日常的に意識！

→仕事の評価が大きく変わる！

→自ら考えることで、仕事のやりがい、能力向上、ステップアップに！

• 仕事の効率化、質の向上は、些細な工夫から始められる

• 問題意識を持つこと、目標を持つことで、意識と行動がかわる。

• 周囲に影響を与える仕事をしよう！

4-3 最後に以上、できるだけ効率良く、またミス・漏れなく確実に仕事を行う為の、色々な工夫の仕方をみてきました。仕事の効率化、質の向上は、ちょっとした工夫から始められます。ご自身の職場に合った改善ポイント、改善の工夫を、日常的に意識して取り組んでみてください。そのためには、問題意識や目標を持つことが大切です。今の仕事のやり方が当たり前だと思わずに、何か改善できる点はないかと考えたり、もっと効率良く仕事ができるように、より高い目標を持つと、意識と行動が変わります。その結果、仕事の評価が大きく変わることになるでしょう。例えば、ファイリングの仕方１つでも、自分が作ったファイリングルールが職場全体の新ルールになり、業務効率化ができたなら、周囲に影響を与える仕事をしたことになります。事務職は、アシストをする業務が多いかもしれませんが、意識や仕事の取り組み方を変えれば、職場を変えることができる仕事でもあります。言われたことを忠実に行うことはもちろん大切ですが、自らが考えてより良い仕事をする事は、自分自身の仕事のやりがい、能力向上になります。周囲からも「なくてはならない人」という評価が高まり、１つの仕事を長く、あるいは高いレベルの仕事を任されるようになり、ステップアップにつながるでしょう。ぜひ、取り組んでみてください。

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