1

รายงานผลการไปศกษาดงานการจดการความร เม�อวนท� 30 กรกฎาคม 2552

โดย นายทนดร ธนะกลบรภณฑ

กจกรรม

NIDA Knowledge Forum and The Best Practice 52

2

ผบรรยายภาคเชา

เร�มเปดงานเวลา 09.15 น มการแนะนากระบวนการจดงานโดยรองอธการบดฝายบรหาร และเปด

งานโดย รองอธการบดฝายวชาการ (แทนอธการบด)

จากน6นเปนการจดการเสวนาหวขอ การพฒนาบคลกร และการจดการความร

ผดาเนนการ รศ.ดร จรประภา อครบวร ผอ.สานกพฒนาทรพยากรมนษย

ผอภปราย

1.นางจารนนท อทธอาวชกล จาก TH AIS รองผจดการฝายพฒนาบคล

2.นายนทธ จตสวาง อธบดกรมราชทณฑ

ผเขารวมงาน

1.บคลากรจากมหาวทยาลยตางๆท�นดาเชญไปรวมงานน6 หลายแหง

2.สวนราชการตางๆท�สนใจจากการเชญชวน

3.บคลกรของสถาบนบณฑตพฒนบรหารศาสตร ซ� งตองเขารวมการนาเสนอในวน KM DAY

การเสวนาเปนการเลาถงกจกรรมการจดการความร ของหนวยงานเปรยบเทยบระหวาง บรษทเอกชนท�

ประสบความสาเรจในการในการใหบรการและการทากาไรอยาง เอไอเอส (AIS) กบสวนราชการท�ประสบ

ความสาเรจในการดาเนนการอยางกรมราชทณฑ

การจดการความรของ AIS

เอกชน กาหนดใหเปนสวนหน�งของการเล�อนตาแหนงหรอการเล�อนเงนเดอน หากใหดาเนนการแลว

เพกเฉย ผลงานท�ปรากฏไมตองตาผประเมน จะทาใหเสยโอกาสในการปรบหรอเปล�ยนงาน

3

knowledge portal ของบรษท ais หรอแอดวานซ อนโฟร เซอรวส จากด(มหาชน) ในองคกรเรยก

web น6วา นกฮก เปนการใหคนท�เขามาศกษา เปดตาเปดใจใหกวางในการรบขาวสารตางๆ และการเรยนรน6น

ไมมเวลากาหนดศกษาไดตลอดเวลาไดเขาไปศกษาขอมลใน web ดแลว ม tacit knowledge ตางๆใหเราได

ศกษา เพ�อพนกงานท�มปญหาในเร�องของการปฏบตงานเรยนรแลวนาไปปฏบต เชน ท�พนกงานcall centerใช

ความรความสามารถในการชวยเหลอท�มตวอยางในโทรทศน ซ�งระหวางการคนหาทางพนกงานคนน6กไดให

กาลงใจกบนา อยางเตมใจ การพยายามคร6 งน6 เหนไดวาการทางานดวยใจ การรกในงานท�ทา และการพยายาม

ประสานหนวยงานท�เก�ยงของเพ�อทาการคนหาไดถกตอง เปนประโยชน สาหรบพนกงานคนอ�นไดแนวทางการ

ใชวธท�คลายกนน6 ตดตอประสานและอานวยความสะดวกใหกบลกคาได

ชมชนนกปฏบตของ AIS

จากสภาพการแขงขนท�ดเดอดในธรกจโทรคมนาคม ทาให AIS จาเปนตองหนคแขงใหไกลมากท�สด

เทาท�จะทาได โดยเทยบเคยงกบระดบสากล (World Class) น�นหมายความวา กลยทธท�ใชตองเปนกลยทธแบบ

กาวกระโดด การจดการความรเปนเคร�องมออยางหน�งท� AIS นามาใช เพ�อรบมอกบการเปล�ยนแปลงท�เกดข6น

ตลอดเวลาตามสภาพของธรกจ โดยดงเอาความรของคนในองคการมาใชเพ�อเพ�มความสามารถในการแขงขน

AIS เร�มตนการจดการความรดวยการสรางชมชนนกปฏบต (Community of Practices - CoPs) โดยม

สมาชกในระยะแรกเพยงไมก�คน ท�มความเช�ยวชาญคลายคลงกน มปญหาคลายกน การแลกเปล�ยนเรยนรเปนไป

อยางเปนธรรมชาต มากกวาจะเปนทางการ และสามารถแลกเปล�ยนเรยนรกนทกเวลาท�มปญหา จากกลมเลกได

ขยายวงเปนกลมท�ใหญข6น และสรางเปนกลมผสอนงาน (Mentor) จากน6นตอยอดดวยการสรางใหเปนวทยากร

ภายใน เพ�อใหการเรยนรกระจายไปท�วองคการและสามารถนาไปปฏบตได โดยมเทคโนโลยเปนตวชวย

ส�งท�นาสนใจกคอ AIS ไมไดเร�มตนจากการส�งการโดยผบรหารระดบสง แตเปนการรวมกลมอยางเปน

ธรรมชาตของผปฏบตงานท�เหนความสาคญ แนนอนวากวาจะทาให CoPs เลกๆ เพยงกลมเดยว เตบโตจนม

สมาชกเปน Mentor 25 คน วทยากร 25 คน ผเช�ยวชาญ 30 คน ตองใชเวลาเปนป โดยสรางความตอเน�องให

เกดข6นในการแบงปนความร สรางความสมพนธท�ด

4

การใหมการพบประพดคยกนในระหวางการทางาน ในการแลกเปล�ยนเรยนร เพ�มพนความรแกไข

ปญหางานจะทาไดด การแบงกลม หรอการต6งชมชนนกปฏบตเปนกจกรรมท�ตรงกบงานของบรษท

การจดการความรของกรมราชทณฑ

จากปญหาท�กรมราชทณฑประสบอยขณะน6 เน�องจากมผเกษยณอายราชการจานวนมาก ซ� งคนเหลาน6ลวนแลวแตมประสบการณความชานาญตดตวไปดวย ในขณะท�กรมราชทณฑเปนงานท�จะตองใชประสบการณ อกท6งความชานาญท�เปนท6งศาสตรและศลปในดานน6 ไมเคยมการสอนในสถาบนการศกษาใดๆ จงไดนาแนวทางการพฒนาองคกรสมยใหมท�เรยกวา การจดการความร หรอ Knowledge Management : KM มาใชในการพฒนาบคลากรใหมความรความสามารถเทาทนผตองขงท�มพฤตกรรมปรบเปล�ยนไปอยตลอดเวลาเหลาน6 คอเหตผลท� นายนทธ จตสวาง อธบดกรมราชทณฑ อธบายถงท�มาท�ไปของการนาการจดการความร มาใชในการ

พฒนาบคลากรของกรมราชทณฑ และกจกรรมท�ประสบความสาเรจอยางมากไดแก แผนทPคนร

กรมราชทณฑไดเร�มนาการจดการความรเขามาใชในกรมและเรอนจานารอง 8-10 แหง ต6งแตป 2548 โดยเนนท�การแลกเปล�ยนเรยนรจากประสบการณจรงของ ผคม ท6งท�เปนขาราชการปจจบนท�มอายการทางานยาวนาน ขาราชการท�เกษยณอายราชการไปแลว และขาราชการรนใหม โดยมเรอนจาจงหวดนนทบร เปนหน�งในหลายๆ เรอนจา ท�ไดทดลองนาการจดการความรไปใชจรง เพ�อใหเกดการพฒนางาน และศกยภาพในการควบคมดแลผตองขง โดยมหวขอการเรยนรเร�อง การจาแนกผตองขง เปนประเดนในการแลกเปล�ยนเรยนร

ท6งน6 ในการทาการแลกเปล�ยนเรยนรของผคม จะดาเนนการในชวงเวลาหลงเลกงาน และมการนาผตองขงเขาเรอนนอนเรยบรอยแลว และเปนการแลกเปล�ยนเรยนรกนนอกเรอนจาเทาน6น เน�องจากปญหาจานวนเจาหนาท�มนอย การรวมกลมแลกเปล�ยนเรยนรในเรอนจา จงทาให ผคม เกดความกงวลกบการดแลสอดสองผตองขง ไมมใจจดจออยท�เร�องเลา จงจาเปนตองดาเนนการนอกเรอนจา และนอกเวลาราชการ

วธในการเลาเร�องราวซ� งเปนประสบการณจรงน6น ผคมทกคนท6งรนเกาและรนใหม จะชวยกนเลาประสบการณในการจาแนกผตองขง (บางเร�องเปนความลบท�ไมอาจเผยแพรได) เม�อมผรเคยมประสบการณตรงกน กจะชวยกนตอเตมคนละเคลดลบ บางคนเปนผคมมานานกอาจจะมเร�องเลาเยอะ แตท�นาช�นชมคอ ผคมรนใหม กจะมเร�องเลาท�เปนเทคนควธการของเขา ซ� งกใชไดผล โดยเฉพาะการจาแนกผตองขงท�เปน วยรน ท�สาคญคอ ผคมรนใหมกจะมเร�องเลาท�เปนเทคนควธการของตน ซ� งเปนวธการท�พวกเขาลองใชแลวไดผลมาเลาใหผคมรนเกาฟงอกดวย โดยเฉพาะการจาแนกผตองขงเปนวยรน ท�ตองอาศยความรความเขาใจวยรน อาศยความสนทสนมเขาหาผตองขง อกท6ง ภาษา ทาทาง และความรเทาทนวยรน เพ�อใหไดขอมลท�แทจรงมากท�สด

5

จากคนละเร�อง คนละเคลดลบ กลายเปนองคความรเร�องการจาแนกผตองขงท�ผคมท6งรนใหมและรนเกาสามารถนาไปประยกตใชกบงานของตนไดทนท จากท�ตองรอการอบรมจากทางสวนกลาง จากท�ตองลองผดลองถกหลายคร6 ง และอาจทาใหงานลาชา กกลายเปนการเรยนลด ท�แฝงไวดวยประสบการณจรงท�นาต�นเตน ท�สาคญเม�อไดเลาเร�องดๆ จะบนทกไว และนาเสนอในรปแบบของบอรดนทรรศการบรเวณดานหนาเรอนจา เพ�อใหผคมบางทาน และเจาหนาท�ทกคนท�ไมไดไป สามารถเรยนรจากเอกสารไดอกทางหน�งดวย

นอกจากน6 ยงมโครงการท�กรมราชทณฑทดลองนา การจดการความร มาใช เชน โครงการชาระประวตศาสตรราชทณฑ เปนโครงการท�ตองการใหบคลากรราชทณฑรนใหม ไดเรยนรจากประสบการณตรงจากบคลากรอาวโสท�เกษยณอายราชการไปแลว โดยการถายทอดผานการสมภาษณ และแลกเปล�ยนประสบการณเพ�อใหคนรนใหมท�ไมรความเปนมา ไมรเทคนควธในการทางาน หรอเหตผลในการทางานหลายๆ อยางท�คนรนเกาไดทาไว โดยกลมขาราชการรนใหมเปนผออกสมภาษณกลมผเกษยณอายราชการ อกท6งตองหาขอมลท�เปนรปภาพขอมลอางองจากเอกสารประกอบใหสมบรณวา ชวงเวลาใด เกดเหตการณอะไร เกดข6นอยางไร มสาเหตอะไร และผอาวโสแกปญหาอยางไร เหตใดจงแกไขอยางน6น และไดผลอยางไร

หลงจากน6น กสงขอมลใหผบรหารระดบกลาง (กลมขาราชการปจจบน) ทาการวเคราะห และกล�นความร และนาใหกลมผอาวโสตรวจสอบอกคร6 ง ซ� งขอมลท6งหมดน6จะถกนาเสนอในรปนทรรศการ นบเปนรปแบบของการกระตนการเรยนรใหเกดในองคกรไดเปนอยางด ผานกจกรรมท�นาสนใจ ซ� งกรมราชทณฑ จะเปนหน�งในภาคการจดการความร ภาคราชการท�สาคญในการเปนแบบอยางใหกบสงคมไทยในการใชความรเปนฐานในการพฒนาประเทศอยางย �งยน

6

7

รายงานผลการไปศกษาดงาน

การจดการความร

ของ

กรมราชทณฑ วนท� 28 สงหาคม 2552

รายงานโดย

นายทนดร ธนะกลบรภณฑ

ประธานคณะทางานการจดการความร สานกการศกษาตอเน�อง

8

รายงานผลการไปศกษาดงาน กรมราชทณฑ

วนท� 28 สงหาคม 2552

คณะผไปดงาน จาก มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราชประกอบดวย

หนวยงานตางๆท�สานกเชญชวนใหเปนเครอขายเพ�อไปเย�ยมชมดงาน ประกอบดวย

1. สานกการศกษาตอเน�อง จานวน 5 คน

2. สานกบรการการศกษา จานวน 6 คน

3. สานกบรรณสารสนเทศ จานวน 4 คน

4. งานวเทศสมพนธ สานกงานอธการบด จานวน 3 คน

5. ศนยประสานงานการประกนคณภาพการศกษา จานวน 1 คน

6. ศนยฝกอบรมเทคโนโลยการพมพแหงชาต จานวน 1 คน

7. สานกบณฑตศกษา จานวน 1 คน

รวม 21 คน

9

การดาเนนการ ตดตอประสานงาน

โดย นายเมธ ปยะคณ เปนผตดตอประสานการดงานและใหเชญ หนวยงานในมสธ.ไปรวมกจกรรมน6 ดวย

การตดตออยางเปนทางการ สานกมหนงสอท� ศธ.๐๕๒๒.๐๑(๐๑)/๒๐๗๕ ลงวนท� ๑๗ สงหาคม ๒๕๕๒

เพ�อขอเขาดงาน

กรมราชทณฑ ตอบกลบมาวายนดตอนรบคณะจาก มสธ. ตามหนงสอท� ยธ ๐๗๐๑/๓๓๕๐วนท� ๑๙ สงหาคม

๒๕๕๒

การตดตอประสานงาน

การตดตอประสานการเขาชม กองประชาสมพนธ โทร 0 2967 3300

กรมราชทณฑ โทรศพท (กลาง) 0 2967 2222 ตอ หมายเลขภาย

10

การศกษาดงาน

การตอนรบเบWองตน

เร�มจากการบรรยายของเจาหนาท� 2 คน ท�ออกมาตอนรบบรเวณหนาอาคาร กรมราชทณฑ เลาประวต ความเปนมาของกรมราชทณฑท�ต6งมานานโดย สรป ดงน6

การราชทณฑของไทย ไดมววฒนาการเปล�ยนแปลงและสอดคลอง กบสงคมการเมองและสภาพเศรษฐกจ ตลอดยคสมยท�ผานมา ในยคกอนรชสมยพระบาทสมเดจพระจลจอมเกลาเจาอยหว กจการเรอนจาได

สงกดอยตามสวนราชการตางๆ สอดคลองกบการปกครองแบบจตสดมภ คอ แบงเปนเรอนจาในกรงเทพ ฯ และ

เรอนจาในหวเมองช6นนอก เรอนจาในกรงเทพฯ ม 2 ประเภท คอ “คก” เปนท�คมขงผตองขงท�มโทษ ต6งแต 6

เดอนข6นไป อยในสงกดกระทรวงนครบาล สวน “ตะราง” ใชเปนท�คมขง ผตองขงท�มโทษต�ากวา 6 เดอน หรอนกโทษท�มใชโจรผราย สงกดกระทรวง ทบวง กรม ท�บงคบกจการน6น ๆ สวนการเรอนจาในหวเมองช6นนอก มท�คมขง ผตองโทษ เรยกวา “ตะราง” การคมขงอยในความรบผดชอบของผวาราชการเมอง หรออาจสงตอใหกระทรวงมหาดไทย กระทรวงกลาโหม รบตวไปคมขง แลวแตกรณโทษ

รชสมยพระบาทสมเดจพระจลจอมเกลาเจาอยหว ไดมการปรบปรงระเบยบราชการใหม โดยโปรดใหสรางคกใหมข6น เรยกวา “กองมหนตโทษ” และ ใหสรางตะรางใหม เรยกวา “ กองลหโทษ ” ซ� งในสมยน6น รวมเรยกวา “ กรมนกโทษ ” สงกดกระทรวงนครบาล และใน ป พ.ศ. 2444 (ร.ศ.120) ไดม พระกรณาโปรดเกลา ใหตรา “พระราชบญญตลกษณะเรอนจา” ข6นเพ�อใหการจดการเรอนจาเปนไปอยางเรยบรอยย�งข6น จนถงวนท� 13 ตลาคม พ.ศ. 2458 พระบาทสมเดจพระมงกฎเกลาเจาอยหว ไดทรงพระกรณาโปรดเกลาใหตรา “พระราชบญญตจดต6ง

11

กรมราชทณฑ” โดยม พระยาชยวชตวศษฎธรรมธาดา ( ขา ณ ปอมเพชร ) เปนอธบดกรมราชทณฑ

คนแรก

ใน ป พ.ศ.2469 ไดเกดภาวะตกต�าทางเศรษฐกจ งบประมาณ รายไดรายจายไมไดคณภาพกบ พระบาทสมเดจพระปกเกลาเจาอยหว ไดทรงยบกรมราชทณฑและใหไปสงกดกระทรวงยตธรรม และตอมาไดโอนกรมราชทณฑไปเปนแผนกหน�ง (แผนกราชทณฑ) สงกดกระทรวงมหาดไทย

ภายหลงการเปล�ยนแปลงการปกครอง พ.ศ. 2475 การราชทณฑไดยกฐานะเปนกรมราชทณฑ และม

การตราพระราชบญญตราชทณฑ พ.ศ. 2479 มหนาท�เก�ยวดวยการเรอนจา การกกกน ผมสนดานเปนโจรผรายการฝกและอบรมเดกดดสนดาน และในสวนภมภาคไดมการกาหนดเปน เรอนจาจงหวด และเรอนจาอาเภอ ในป พ.ศ. 2545 ไดมการปฏรประบบราชการ จงไดโอนยาย กรมราชทณฑกลบมาสงกดกระทรวงยตธรรม

จากนWนไดเชญเขาไปชมศนยบรการรวม กรมราชทณฑ บรเวณชWนลางของอาคาร

12

Call Center ศนยบรการรวม กรมราชทณฑ

ศนยสารสนเทศและสถตราชทณฑ

ปจจบนงานบรการเปนหวใจสาคญของกรมราชทณฑ เพ�อใหการรบเร�องรองเรยน การประชาสมพนธ การรบ-สงขอมล และการบรการงานดานตางๆ โดยใหบรการทางโทรศพทของกรมราชทณฑไดพฒนาโดยใชเทคโนโลยท�ทนสมย มระบบงานท�เรยกวา CALL CENTER โดยเรยกวาศนยบรการรวมกรมราชทณฑ ผใชบรการสามารถโทร. 0-2967-2222 โดยมระบบเสยงตอบรบอตโนมต หรอจะเลอกคยกบเจาหนาท� ซ� งจะชวยอานวยความสะดวก และบรการงานดานตางๆ เพ�อใหความเขาใจ เพ�อประสาน เพ�อตดตามเร�องตางๆ และลดความรอนแรงในการรองเรยนไดในระดบหน�ง ซ� งขณะน6 ศนยบรการรวมกรมราชทณฑไมเพยงแตรบเร�องรองเรยนเทาน6น ยงเปนหนวยงานท�ใหบรการขอมลตางๆ ท�จะกลาวถงตอไปน6

13

ภารกจของศนยบรการรวม

เพ�อเปนการตอบสนองตามนโยบาย เพ�อใหประชาชนผมาตดตอราชการกบกรมราชทณฑไดรบบรการในดานตางๆ อยางสะดวก รวดเรวและเกดความพ�งพอใจอยางสงสด กรมราชทณฑจงกาหนดใหมภารกจดงน6

- เปนศนยเผยแพรผลตภณฑราชทณฑ (e-Prison Product) - เปนศนยการเย�ยมทางไกล (e-Visiting) - เปนศนยขอมลสถตผตองราชทณฑ (DOC) - เปนศนยขอมลขาวสารในเร�องท�เก�ยวกบงานราชทณฑ - รบคารอง คาขอจากผมาตดตอขอใชบรการ - รบเร�องราวรองเรยน รองทกข หรอรบแจงขอมลเบาะแส - ประชาสมพนธเผยแพรผลการดาเนนการหรอกจกรรม โครงการตางๆ - ประสานขอความรวมมอในการแลกเปล�ยนขอมลขาวสาร - อานวยความสะดวกในดานตางๆ เพ�อใหผมาตดตอขอใชบรการไดรบบรการแบบท�เดยวยต (One Stop Service) - ใชเปนสถานท�สาหรบใหผบรหารระดบสง เปดการแถลงขาว

มม Knowledge Center (ศนยบรการความร)

ภายในหองศนยบรการรวมฯ ไดจดใหมการตดต6งคอมพวเตอรระบบอนเตอรเนต ท�ใหบรการนสต นกศกษา ขาราชการ และประชาชนผสนใจในงานราชทณฑ ท�ตองการสบคน ขอมลในงานราชทณฑท6งใน และตางประเทศ เขามาสบคนท�ศนยบรการรวมของกรมราชทณฑได

14

การนาระบบคอมพวเตอรมาชวย

ข6นตอนของการทางานของระบบคอมพวเตอร ประกอบดวยระบบโทรศพทซ� งเปนระบบท�จดการดานการรบสายจากผขอใชบรการ ข6นแรกสายจะเขาสระบบ IVR (Interactive Voice Response) คอจะมขอมลตางๆ ใหผ ขอใชบรการเขาเลอกใชโดยการ กดเลข ตามท�ไดมการอธบายในระบบ เชน การสอบถามภารกจของหนวยงานภายในกรมราชทณฑ ขอมลดานบคลากร ขอมลการเย�ยมผตองขง ฯลฯ ซ� งระบบน6จะมระบบ Fax on Demand หรอส�งใหแฟกซสงขอมลท�ผขอใชบรการตองการไดดวยในกรณท�ผใชขอขอมลโทร.เขามา นอกจากน6ระบบดงกลาวจะจดควรอสายพรอมท6งเฉล�ยสายเรยกเขาใหเจาหนาท�รบสาย (Agent) แตละคน เพ�อใหทกคนรบสายในอตราท�ใกลเคยงกนหรอท�เรยกวา Automatic Call Distribution (ACD) โดยไดเร�มเปดใชงาน ต6งแตเดอนพฤศจกายน สาหรบการรบสายของผขอใชบรการทกคน จะมเคร�องมออานวยความสะดวกตางๆ เชน หฟง (Head Set) คอมพวเตอร จอแบน เช�อมโยงขอมลเขาสเวบไซตตออนเตอรเนต และอนทราเนต สาหรบหาขอมลเพ�อตอบผ ขอใชบรการ ซ� งไดจดทาเปนระบบฐานขอมล (Content Management System) CMS และ ศนยรวมความรในงานราชทณฑ (Knowledge Center) KC เพ�อใหบรการนสต นกศกษา ขาราชการ และประชาชนผสนใจในงานราชทณฑ ท�ตองการสบคน คนหาขอมลในงานราชทณฑท�วประเทศ และตางประเทศ เขามายงเวบไซตของศนยบรการรวมของกรมราชทณฑ ท� (Knowledge Center) KC

15

การเขาฟงการบรรยาย

ผท�มาบรรยายใหความรม ๒ ทาน คอ

1. นายนทธ จตสวาง อธบดกรมราชทณฑ

2. นางสาวสทสสา สขสวาง ผอานวยการสถาบนพฒนาขาราชการราชทณฑ

1. นายนทธ จตสวาง อธบดกรมราชทณฑ

สรปสาระสาคญของการบรรยาย

การจดการความรน6นปจจบนถอวากรมราชทณฑกาวขามจดท�เปนการดาเนนการพ6นฐานไปแลว

ความรท�เปนความรภายนอก การบนทก การศกษา ปจจบนกรมราชทณฑมงเนนไปท�การถายทอดความร ท�การดาเนนการน6นเปนส�งท�เขาเตมใจทาโดยจตสานกของคนราชทณฑ ไมตองมคาส�งเปนหนงสอใหทาแลว

การจดการความรเปนสวนหนPงของการทางานและเปนเนWอเดยวกบงาน

16

“การเรยนร” เปนเร�องท�เก�ยวกบทกคน ต6งแตเกดจนตาย ดงน6น วฒนธรรมแหงการเรยนร จงม

ความสาคญย�งตอทกองคกร และเปนเร�องท�เก�ยวกบ “การพฒนาบคลากร” โดยตรง คาถามคอ ทาอยางไรเราจง

จะสามารถพฒนาบคลากรท�เปนทรพยากรสาคญขององคกรใหมความร ความสามารถ มทกษะ ความชานาญ

เพยงพอท�จะทางานท�รบผดชอบไดอยางมประสทธภาพ และประสทธผล ตลอดจนสามารถสรางใหบคลากรม

“นสยใฝร” หรอ “รกการเรยนร” อยางย�งยน เพ�อพฒนาตนเองใหรจกการปรบปรงอยางตอเน�อง

(Continuous Improvement) หากบคลากรม การเรยนรมากข6น ประสบการณของแตละคนจะมมากข6นดวย

ถาองคกรสามารถหลอมรวมความรของแตละคน ใหกลายเปนความรและประสบการณรวมขององคกรได

องคกรน6นจะมลกษณะเปน “องคกรแหงการเรยนร” (Learning Organization) และสามารถสราง “สมบตลWาคา”

ขององคกร ไวไดยาวนาน

หากเราจะมองยอนมาดกรมราชทณฑ เรามปญหาในองคกรท�เกดข6นซWาซาก และยงไมสามารถแกไขได แตถาเราจะรวมมอรวมใจกน นาประสบการณท�แตละคนมอยมาศกษา วเคราะห แลกเปล�ยนซ� งกนและกน รวมท6งแพรกระจาย ออกไปภายนอก ใหคนภายนอกไดเขามารวมแลกเปล�ยนความร อาจนาไปส

การแกปญหาได ส�งท�กลาวมาน6 กรมราชทณฑไดดาเนนการอยแลวในขณะน6 ปญหาคอ จะทาอยางไรใหม

การดาเนนการ ใหมากข�น อยางตอเน�องและย�งยน ทาอยางไรกรมราชทณฑจงจะสรางคนใหมนสย “ใฝเรยนร” มการพฒนาความคด นาประสบการณมาแกปญหารวมกน มฉะน6น ความรจากประสบการณท�มมาจะลมหายตายจากไปจากกรมราชทณฑ

การจดการความร ของกรมมการกระจานออกไปท�วประเทศทกจงหวดจะมเรอนจา บางจงหวดอาจมมากกวา 1 เชน พระนครศรอยธยา มถง 4 เรอนจา

การดาเนนการแบงออกเปน 3 ระดบ

1.ระดบเรอนจาท�วไป

2. ระดบสานกงานใหญคอกรม

3.ระดบระหวางประเทศ น�นคอประสานงานกบกรมราชทณฑ ประเทศตางๆหรอหนวยงานท�ทาหนาท�คลายคลงกนในตางประเทศ

17

ทPมาของการจดการความรกรมราชทณฑ

นายนทธ จตสวาง อธบดกรมราชทณฑ อธบายถงท�มาท�ไปของการนาการจดการความร มาใชในการพฒนาบคลากรของกรมราชทณฑ

ปญหาท�กรมราชทณฑประสบอยขณะน6 เน�องจากมผเกษยณอายราชการจานวนมาก ซ� งคนเหลาน6ลวนแลวแตมประสบการณความชานาญตดตวไปดวย ในขณะท�กรมราชทณฑเปนงานท�จะตองใชประสบการณ อกท6งความชานาญท�เปนท6งศาสตรและศลปในดานน6 ไมเคยมการสอนในสถาบนการศกษาใดๆ จงไดนาแนวทางการพฒนาองคกรสมยใหมท�เรยกวา การจดการความร หรอ Knowledge Management : KM มาใชในการพฒนาบคลากรใหมความรความสามารถเทาทนผตองขงท�ม พฤตกรรมปรบเปล�ยนไปอยตลอดเวลา

เหลาน6 คอเหตผล กรมราชทณฑไดเร�มนาการจดการความรเขามาใชในกรมและเรอนจานารอง 8-10 แหง ต6งแตป 2548 โดยเนนท�การแลกเปล�ยนเรยนรจากประสบการณจรงของ ผคม ท6งท�เปนขาราชการปจจบนท�มอายการทางานยาวนาน ขาราชการท�เกษยณอายราชการไปแลว และขาราชการรนใหม

โดยมเรอนจาจงหวดนนทบร เปนหน�งในหลายๆ เรอนจา ท�ไดทดลองนาการจดการความรไปใชจรง เพ�อใหเกดการพฒนางาน และศกยภาพในการควบคมดแลผตองขง โดยมหวขอการเรยนรเร�อง การจาแนกผตองขง เปนประเดนในการแลกเปล�ยนเรยนร

ท6งน6 ในการทาการแลกเปล�ยนเรยนรของผคม จะดาเนนการในชวงเวลาหลงเลกงาน และมการนาผตองขงเขาเรอนนอนเรยบรอยแลว และเปนการแลกเปล�ยนเรยนรกนนอกเรอนจาเทาน6น เน�องจากปญหาจานวนเจาหนาท�มนอย การรวมกลมแลกเปล�ยนเรยนรในเรอนจา จงทาให ผคม เกดความกงวลกบการดแลสอดสองผตองขง ไมมใจจดจออยท�เร�องเลา จงจาเปนตองดาเนนการนอกเรอนจา และนอกเวลาราชการ

วธในการเลาเร�องราวซ� งเปนประสบการณจรงน6น ผคมทกคนท6งรนเกาและรนใหม จะชวยกนเลาประสบการณในการจาแนกผตองขง (บางเร�องเปนความลบท�ไมอาจเผยแพรได) เม�อมผรเคยมประสบการณตรงกน กจะชวยกนตอเตมคนละเคลดลบ บางคนเปนผคมมานานกอาจจะมเร�องเลาเยอะ แตท�นาช�นชมคอ ผคมรนใหม กจะมเร�องเลาท�เปนเทคนควธการของเขา ซ� งกใชไดผล โดยเฉพาะการจาแนกผตองขงท�เปน วยรน

ท�สาคญคอ ผคมรนใหมกจะมเร�องเลาท�เปนเทคนควธการของตน ซ� งเปนวธการท�พวกเขาลองใชแลวไดผลมาเลาใหผคมรนเกาฟงอกดวย โดยเฉพาะการจาแนกผตองขงเปนวยรน ท�ตองอาศยความรความเขาใจวยรน อาศยความสนทสนมเขาหาผตองขง อกท6ง ภาษา ทาทาง และความรเทาทนวยรน เพ�อใหไดขอมลท�แทจรงมากท�สด

18

จากคนละเร�อง คนละเคลดลบ กลายเปนองคความรเร�องการจาแนกผตองขงท�ผคมท6งรนใหมและรน เกาสามารถนาไปประยกตใชกบงานของตนไดทนท จากท�ตองรอการอบรมจากทางสวนกลาง จากท�ตองลองผดลองถกหลายคร6 ง และอาจทาใหงานลาชา กกลายเปนการเรยนลด ท�แฝงไวดวยประสบการณจรงท�นาต�นเตน ท�สาคญเม�อไดเลาเร�องดๆ จะบนทกไว และนาเสนอในรปแบบของบอรดนทรรศการบรเวณดานหนาเรอนจา เพ�อใหผคมบางทาน และเจาหนาท�ทกคนท�ไมไดไป สามารถเรยนรจากเอกสารไดอกทางหน�งดวย

นอกจากน6 ยงมโครงการท�กรมราชทณฑทดลองนา การจดการความร มาใช เชน โครงการชาระประวตศาสตร

ราชทณฑ เปนโครงการท�ตองการใหบคลากรราชทณฑรนใหม ไดเรยนรจากประสบการณตรงจากบคลากรอาวโสท�เกษยณอายราชการไปแลว โดยการถายทอดผานการสมภาษณ และแลกเปล�ยนประสบการณเพ�อใหคนรนใหมท�ไมรความเปนมา ไมรเทคนควธในการทางาน หรอเหตผลในการทางานหลายๆ อยางท�คนรนเกาไดทาไว โดยกลมขาราชการรนใหมเปนผออกสมภาษณกลมผเกษยณอายราชการ อกท6งตองหาขอมลท�เปนรปภาพขอมลอางองจากเอกสารประกอบใหสมบรณ วา ชวงเวลาใด เกดเหตการณอะไร เกดข6นอยางไร มสาเหตอะไร และผอาวโสแกปญหาอยางไร เหตใดจงแกไขอยางน6น และไดผลอยางไร

หลงจากน6น กสงขอมลใหผบรหารระดบกลาง (กลมขาราชการปจจบน) ทาการวเคราะห และกล�นความร และนาใหกลมผอาวโสตรวจสอบอกคร6 ง ซ� งขอมลท6งหมดน6จะถกนาเสนอในรปนทรรศการ นบเปนรปแบบของการกระตนการเรยนรใหเกดในองคกรไดเปนอยางด ผานกจกรรมท�นาสนใจ

ตวอยางขWนตอนการทา KM ของกรมราชทณฑ

ในการดาเนนงานการจดการความร มการดาเนนการท�เปนระบบ ในสวนท�เปนของผตองขง กมการใช ความสามารถพเศษของคน (Talent) โดยการสงเสรมใหผตองขงแตละคนท�มแววท�จะกาวไปสสากลไดใหมผลงานออกมาไดอยางเดนชดอยางท�ทราบ เชน การชกมวย การแสดงดนตร ประสาน ชางไม ชางตางๆท�แสดงออกไดงานศลปะ ตางๆ จะไดรบการสงเสรม มระบบครคนคก น6นคอการสอนกนเองของพศด การสอนจากคนนอกใหความรตางๆ

19

คาถามจากผดงาน

1.ปญหาอปสรรคของการดาเนนการจดการความร ตองมคณะทางานหรอไม

ตอบ

ในระยะแรกๆท�ดาเนนตามท� ก.พ.ร. กาหนดกมการต6งคณะทางาน แตระยะหลงมาน6 เนนท�คนท�เตมใจ เพราะการเปนกรรมาการน6นเปนทางการมากเกนไป ซ� งเม�อกสรางเปนรากฐานแลว กจะพฒนาสความตองการทา มใชการบงคบแตอยางใด ยากตอการปฏบต จงเนนใหเปนไปตามธรรมชาตของการทางานเปนเน6อเดยวกบงาน เปนวฒนธรรม เม�อผบรหารสงสด CEO เปนผกากบและลงมอเอง กองการเจาหนาท�สนบสนนชวย

จดแขงของการจดการความรของกรมราชทณฑ

1. เนนท�งานเปนเหต ความรความชานาญท�มอยในคนมากกวาท�เปนตารา เชนเทคนคการควบคมผตองขง ศลปะการควบคมท�ไมมตาราใดเขยนแลวทาได แตประสบการณท�ถายทอดกนน6น ทาไดจรง

2. การสนบสนนจากผบรหารสงสด และระดบกลางของกรม ทาใหทกข6นตอนสาเรจลลวงไปได

2. นางสาวสทสสา สขสวาง ผอานวยการสถาบนพฒนาขาราชการราชทณฑ

อธบายถงการพฒนาเจาหนาท�ของกรมราชทณฑ ท�มหนวยงานกระจายไปท�วประเทศ กวา 143 แหงของเรอนจา มขาราชการ รวมๆแลวกวา 10,000 คน นกโทษกวา 200,000 คน ถอวาเปนหนวยงานท�ใหญมากหนวยงานหน�ง ผตองขง มความรมากข6น มใชคดประทษรายตอรางกายแตเปนการทาผดคดทางเศรษฐกจ ยาเสพตด ท�นกโทษมความรสง ดงน6นจงมความจาเปนตองมการพฒนาความรความสามารถของผทาหนาท�ใหมมากพอท�จะไปจดการกบผตองขงได มความทนสมย ทนตอการเปล�ยนไปของพฒนาการของสงคม

20

การพฒนาขาราชการราชทณฑ

มการแบงระดบการดาเนนการพฒนาอกเปน 4 ระดบ

1.บคคลท�วไป

2.สายอาชพ

3.พฒนาทมงาน(กลมงาน)

4. พฒนาระดบองคกร โดยใช การจดการความร (KM ) ใหเปนองคกรแหงการเรยนร

การพฒนาความรของผตองขง

การพฒนาความรของผตองขง จากปจจบนท�มจานวนเพ�มมากข6นตลอดเวลาหน�ง ผตองขง มความรมาก มใชคดประทษรายตอรางกายอยางท�เปนมาในอดต แตเปนการทาผดคดทางเศรษฐกจ ยาเสพตด ท�นกโทษมความรสง กรมไดจดกจกรรมาตางๆท�สงเสรมใหนกโทษไดเรยนรหลากหลายอยางตามความถนดและเปนส�งท�กรมราชทณฑ สารมารถสนบสนนได มหลากหลายวชาท�ดาเนนการ ชางประเภทตางๆ การฝมอ การกฬาตางๆเชน การชกมวย

โดยสรป แลว ท�ผานมา การดาเนนการของกรมราชทณฑ จะมงมาเนนท�ความรจากคนท�รเปนส�งสาคญท�สด มแผนท�คนร จากน6นจะมาทาการสอน(Coaching)คนตอคน โดยหาผรในอดตมาสอนคนรนใหม ใหรและนาไปประยกตใชใหเหมาะกบปจจบนเชน เร�อง การประทวงของนกโทษ การจบตวประกนในเรอนจา การหาทางหลบออกนอกเรอนจา ซ� งทางราชทณฑ ถอวา หากมการจบผคมเปนตวประกนตองไมมการเปด

ประตเรอนจาเพราะทนททPออกพนประตตวประกนจะไมมทางรอดชวต เพราะมใชตวประกนอกตอไป

มกจกรรมหลายอยางท�ดาเนนการไปแลว ประสบผลสาเรจ เชน

การชาระประวตศาสตร การจดทาแคบซลเวลา ประกวดภาพประวตศาสตรของกรม มการจดหองสมดพรอมปญญาใหแกท6งผตองขงและเจาหนาท�ของกรมเอง มมการเรยนรในเรอนจาใหแกท6งผตองขงและเจาหนาท�ของกรมเอง

21

ผลการศกษาดงานเพ�อนามาพฒนางานในหนวยงาน

1. การปรบระบบการใหบรการการรบโทรศพทของสานกใหไดมาตรฐานของการใหบรการ 2. จะตองจดหาวสดอปกรณเพ�อรองรบระบบการทาใหงานมประสทธภาพมากย�งข6น 3. จดอบรมการใหความรกบบคลากรของสานกเพ�อพฒนามาตรฐานการใหบรการใหมประสทธภาพมา

ย�งข6น