1 de 23 - Fundación Gilberto Alzate Avendaño · 3 de julio de 2019 Objetivo: Compras Tienda Virtual del Estado Colombiano: ... Inicia con la verificación de la inclusión de la

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Proceso: Código: CON-PD-01

Documento: Versión: 2

Fecha de aprobación: Páginas: 1 de

Gestión Jurídica

Procedimiento Contractual

3 de julio de 2019

Objetivo:

Compras Tienda Virtual del Estado Colombiano: Es la herramienta en línea del sistema de compras públicas, que permite adquirir bienes y servicios a través de los mecanismos de agregación de demanda y grandes superficies, este

último para compras cuyo valor corresponda hasta el monto de la mínima cuantía de la Entidad.

Anexo explicativo: Es el documento por medio del cual se complementa el pliego de condiciones electrónico, en este anexo se describen los términos y condiciones del proceso de selección contractual que no se encuentran

relacionados en el pliego de condiciones electrónico.

Adición: Incremento en el valor inicial del contrato.

Prórroga: Ampliación del plazo inicialmente pactado.

Garantías: Tienen por objeto respaldar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato. En los contratos suscritos por la FUGA operarán las garantías establecidas en Sección III, Subsección I, del Decreto 1082 de 2015.

Modificaciones: Las modificaciones de los contratos estatales nacen del mutuo acuerdo y como expresión de la voluntad de los contratantes, la suscripción de las mismas obedece a una necesidad de la administración con el fin de

dar cumplimiento al objeto contractual pactado en beneficio de la consecución de los fines esperados con la contratación.

Suspensión: Interrupción acordada de la ejecución del contrato en un periodo determinado.

Terminación anticipada: Finalización de la ejecución del contrato previo al plazo inicialmente pactado.

Liquidación: Es una operación administrativa que sobreviene a la finalización de un contrato, por cumplimiento del plazo, con el propósito de establecer de modo definitivo las obligaciones y derechos pecuniarias de las partes y su

cuantía. La liquidación del contrato entonces, constituye su balance final o ajuste de cuentas entre la administración contratante y el particular contratista, con miras a finiquitar la relación jurídica obligacional.

Alcance:

Establecer lineamientos para la selección de contratitas en las diferentes modalidades de selección establecidas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y, en normas especiales aplicables a la Fundación

Gilberto Álzate Avendaño.

Inicia con la verificación de la inclusión de la necesidad, bien, obra y/o servicio en Plan Anual de Adquisiciones y finaliza con la adjudicación del respectivo contrato que se deriva o declaratoria de desierto del proceso de selección,

continuar con la elaboración del contrato, el archivo en el expediente contractual de todos los documentos y soportes de la ejecución o incumplimiento del contrato, cuando aplique y finaliza con elaboración del proyecto de

liquidación del contrato por vencimiento del plazo pactado contractualmente o por la terminación anticipada y con el cierre del expediente contractual.

Definiciones:

Toda copia impresa se considera documento no controlado

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Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

TÍTULO I

PLANEACIÓN Y SELECCIÓN

En los casos en que el comité evaluador de los proceso competitivos considere que la o las ofertas presentadas al proceso contractual contienen precios artificialmente bajos, se procederá de acuerdo y en concordancia con lo

dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.2.4., del Decreto 1082 de 2015, así mismo se tendrá que observar lo establecido en la "Guía para el manejo de ofertas artificialmente bajas en Procesos de Contratación", de Colombia Compra

Eficiente.

El supervisor del contrato deberá elaborar la liquidación del contrato una vez finalizada la ejecución del mismo en los términos establecidos en el Estatuto General para la Contratación Estatal y demás normas concordantes con la

materia.

En la interpretación de las normas sobre contratos estatales, relativas a procedimientos de selección y escogencia de contratistas y en la de las cláusulas y estipulaciones de los contratos, se tendrá en consideración los fines y los

principios de que trata el Estatuto General de Contratación Estatal y demás normas concordantes, los mandatos de la buena fe y la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos que caracteriza a los contratos conmutativos.

Políticas de operación:

Los procesos de contratación de la Entidad se adelantaran aplicando los principios constitucionales que rigen la función administrativa establecidos en el artículo 209 de la Carta Política, orientados al servicio de los intereses

generales, los cuales se desarrollaran con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, de manera coordinada con las entidades del Sector Cultura, Recreación y

Deporte, para garantizar el adecuado cumplimiento de los fines encomendados.

En todo proceso de contratación que se adelante se deben incorporar los criterios ambientales adoptados mediante el acto administrativo vigente al interior de la Entidad sobre la materia.

Primacía de lo sustancial sobre lo formal y aplicación del debido proceso en desarrollo del proceso de Gestión Jurídica.

No se podrá iniciar ningún proceso de selección contractual o contratación directa sin que éste se encuentre incluido en el Plan Anual de Adquisiciones, para la vigencia correspondiente, salvo en los contratos de arrendamiento de

los equipamientos culturales a cargo de la Entidad.

Compras Tienda Virtual del Estado Colombiano: Es la herramienta en línea del sistema de compras públicas, que permite adquirir bienes y servicios a través de los mecanismos de agregación de demanda y grandes superficies, este

último para compras cuyo valor corresponda hasta el monto de la mínima cuantía de la Entidad.

Anexo explicativo: Es el documento por medio del cual se complementa el pliego de condiciones electrónico, en este anexo se describen los términos y condiciones del proceso de selección contractual que no se encuentran

relacionados en el pliego de condiciones electrónico.

Adición: Incremento en el valor inicial del contrato.

Prórroga: Ampliación del plazo inicialmente pactado.

Garantías: Tienen por objeto respaldar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato. En los contratos suscritos por la FUGA operarán las garantías establecidas en Sección III, Subsección I, del Decreto 1082 de 2015.

Modificaciones: Las modificaciones de los contratos estatales nacen del mutuo acuerdo y como expresión de la voluntad de los contratantes, la suscripción de las mismas obedece a una necesidad de la administración con el fin de

dar cumplimiento al objeto contractual pactado en beneficio de la consecución de los fines esperados con la contratación.

Suspensión: Interrupción acordada de la ejecución del contrato en un periodo determinado.

Terminación anticipada: Finalización de la ejecución del contrato previo al plazo inicialmente pactado.

Liquidación: Es una operación administrativa que sobreviene a la finalización de un contrato, por cumplimiento del plazo, con el propósito de establecer de modo definitivo las obligaciones y derechos pecuniarias de las partes y su

cuantía. La liquidación del contrato entonces, constituye su balance final o ajuste de cuentas entre la administración contratante y el particular contratista, con miras a finiquitar la relación jurídica obligacional.

Observancia y aplicación del procedimiento de selección contractual con la utilización de los formatos institucionales diseñados para cada modalidad de contratación, con el fin de garantizar una adecuada asesoría por parte de los

responsables de la contratación en la Entidad.

Los acuerdos con proveedores o agentes públicos y privados que se requieran estructurar y suscribir con ocasión al desarrollo de algún proyecto o programa de la Entidad, se ajustarán en todo caso a los principios de la función

administrativa establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia de 1991, así como con los principios contenidos en el Estatuto General de la Contratación Pública y normas concordantes; en este sentido aquellos

acuerdos se enmarcarán en alguna de las modalidades de contratación que se desarrollan en este procedimiento; si dado el caso y por estricta necesidad para la debida gestión de la Fundación se requiere adelantar un acuerdo por

fuera de dichas modalidades, se podrá suscribir contratos atípicos al estatuto antes mencionado, para lo cual se realizará en todo caso un análisis jurídico de viabilidad y oportunidad con el que se fundamente la necesidad de

establecer una figura jurídica distinta a las que en esta política se presentan para concretar los acuerdos requeridos.

Definiciones:


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Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

No. Actividad de entradaRegistro

Responsable Tiempo estimado de

ejecuciónFlujograma

1Verificar el Plan Anual de

Adquisiciones

Plan Anual de

AdquisicionesOrdenadores del Gasto 1 día

2 Elaborar documentos previos

Formatos de estudios

previos49, 62, 153, 175,

176 y 195, Análisis de

riesgos 182, CDP,

Ordenadores del Gasto/Área

responsable de la contratación5 días

3Radicar expediente

contractual inicial

Formato hoja de ruta

150, 186, 187, 192, 193,

194. Solicitud de

elaboración de `proceso

172, solicita de

inexistencia 183, 154,

Orfeo

Ordenadores del Gasto/Área

responsable de la contratación1 día

Verificar la inclusión de la necesidad de adquirir bienes, obras y/o servicios en el Plan Anual de

Adquisiciones en relación con los proyectos de inversión y funcionamiento de la Entidad.

Elaborar los documentos y estudios previos de acuerdo con la modalidad de contratación que se esté

adelantando, los cuales son como mínimo: 1. Ficha técnica (procesos competitivos). 2. Estudio de Mercado

(procesos competitivos). 3. Estudios previos, diligenciados en el formato vigente en el Sistema Integrado

de Gestión (SIG) y deben contener como mínimo lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1., del Decreto

1082 de 2015. 4. Análisis de riesgos diligenciados en el formato vigente en el SIG. 5. Análisis del sector

económico (salvo en la mínima cuantía y contratación directa) y, 6. Certificado de Disponibilidad

Presupuestal. 7. En los casos de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión

con personas naturales o jurídicas el expediente debe estar acompañado por la correspondiente invitación

a contratar.

Radicar el expediente contractual a través del Orfeo, teniendo en cuenta las directrices dadas por la

Oficina Asesora Jurídica para el efecto (circular o documento equivalente que la modifique o derogue),

para lo cual el expediente deberá contar con: 1. Hoja de ruta de acuerdo con la modalidad de contratación

que se esté adelantando en el formato dispuesto en el SIG. 2. La documentación completa relacionada en

el numeral anterior, debidamente foliada en concordancia con la hoja de ruta diligenciada. 3. Formato del

SIG solicitud elaboración de proceso o contrato debidamente diligenciado. P.C. Revisión de las listas de

chequeo de los formatos "hoja de ruta" correspondientes a la contratación.

Inicio

Descripción actividad

I. ASPECTOS GENERALES PROCESOS COMPETITIVOS Y CONTRATACIÓN DIRECTA


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Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

4

Designación de abogado

responsable de la

contratación

Expediente contractual Jefe Oficina Asesora Jurídica 1 día

5Revisión del expediente

contractual Expediente contractual

Abogado responsable de la

contratación3 días hábiles

6

Devolución del expediente y

retroalimentación al área

responsable de la

contratación

OrfeoAbogado responsable de la

contratación1 día

7Radicar el expediente

contractual definitivoOrfeo

Área responsable del proceso

contractual1 día

8

No. Información de entradaRegistro



Seleccione la modalidad de contratación a usar

Modalidades de selección

Revisar el expediente contractual de forma detallada e integral.

Hay observaciones a los documentos o el expediente?

Si: Continúa en actividad 6

No: Continuar en actividad 1 MODALIDADES DE SELECCIÓN (en la modalidad que se esté adelantando la

contratación)

Designar a un abogado del área para que inicie como responsable del proceso la correspondiente

contratación

I.I.I. LICITACIÓN PÚBLICA


Radicar el expediente en la ventanilla única de radicación de la Entidad dirigido a la Oficina Asesora Jurídica

usando los mismos números asignados por Orfeo en la radicación inicial del numeral 3 de este aparte, una

vez en firme los documentos previos de la contratación

Para el inicio del proceso contractual y de acuerdo con la modalidad de selección o contratación adecuada

para el mismo, se debe tener en cuenta, para:

- Licitación Pública - (Numeral I.I.I., de este documento)

- Selección Abreviada de Menor Cuantía - (Numeral I.I.II.I., de este documento)

- Selección Abreviada de Subasta Inversa - (Numeral I.II.II., de este documento)

- Concurso de Méritos - (Numeral I.I.III., de este documento)

- Contratación de Mínima Cuantía - (Numeral I.I.IV., de este documento)

- Prestación de Servicios Profesionales y apoyo a la Gestión - (Numeral I.II.I., de este documento)

- Convenios de Asociación - (Numeral I.II.II., de este documento)

- Convenios y Contratos Interadministrativos - (Numeral II.III., de este documento)

Nota: Tenga en cuenta que se deberá realizar la revisión del proceso de selección respectivo, teniendo

en cuenta la causal de contratación que aplique al caso en concreto y su respectiva modalidad.

Devolver el expediente contractual al área responsable de la contratación vía Orfeo, donde incluirá la

totalidad de observaciones de forma clara y detallada, si es necesario establecerá con dicha área mesas de

trabajo para socializar las observaciones encontradas, previa autorización del Jefe Asesor Jurídico de la

Entidad.

No

Si

#


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Gestión Jurídica


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1.1

Crear proceso en SECOP II y

traslado del proyecto de

pliego de condiciones

SECOP II, numero de

proceso


contratación/Jefe Oficina

Asesora Jurídica

1 día hábil

1.2

Respuesta a las

observaciones al proyecto de


SECOP II, numero de

proceso


contratación

De acuerdo con lo

establecido en el

cronograma del proceso

1.3Manifestación de interés por

parte de MiPymes

SECOP II, numero de

proceso



Asesora Jurídica

1 día hábil antes al

siguiente paso de

acuerdo con el


1.4

Apertura del proceso de

licitación pública y traslado

del pliego de condiciones

definitivo

Acto administrativo de

apertura, ORFEO,

carpeta física, SECOP II



Asesora Jurídica

1 día hábil

1.5

Audiencia de identificación,

estimación y asignación de

riesgos

Acta de reunión



Asesora Jurídica

1 día hábil

Recibir las observaciones o mensajes que presenten los posibles oferentes o interesados en la

convocatoria, al proyecto de pliego de condiciones a través de SECOP II y dar respuesta de fondo en los

términos establecidos en el cronograma del proceso

Adelantar el acto administrativo de apertura del proceso de licitación pública. En este punto se registran

las siguientes actividades: 1. Elaborar y publicar en SECOP II el Acto Administrativo de Apertura del proceso

de selección en los términos del artículo 2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082 de 2015. 2. Publicar el pliego de

condiciones definitivo electrónico a través de SECOP II. 3. Publicar el anexo explicativo definitivo en SECOP

II

Realizar la audiencia de asignación de riesgos, de acuerdo con el artículo 2.2.1.2.1.1.2., del Decreto 1082

de 2015, además si a solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el

contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en dicha audiencia

Crear el proceso de Licitación Pública en la plataforma electrónica SECOP II, una vez avalados los

documentos y estudios previos, así como el expediente contractual.

En esta punto se registran las siguientes actividades: 1. Publicación del Aviso de Convocatoria, de acuerdo

con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.2. del Decreto 1082 de 2015, el artículo 224 del Decreto 019 de

2012, el cual modificó el numeral tercero del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 32

de la Ley 1150 de 2007. 2. Publicación de los Estudios previos, análisis de riesgos, análisis del sector,

estudio de mercado y demás anexos de los documentos previos. 3. Publicación del proyecto de pliegos

electrónico, anexo explicativo, demás anexos y formatos.

P.C. Revisión de las listas de chequeo de los formatos "hoja de ruta" correspondientes a la contratación

Recibir manifestaciones de interés para limitar el proceso contractual a la presentación de ofertas por

parte de MiPymes nacionales y publicar el resultado de las mismas de acuerdo con los presupuestos

establecidos en el artículo 2.2.1.2.4.2.2., del Decreto 1082 de 2015

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Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

1.6

Respuesta a las

observaciones al pliego de

condiciones definitivo

SECOP II, numero de

proceso


contratación

En la fecha establecida en

el cronograma del

proceso

1.7 Expedir adendasSECOP II, numero de

proceso


contratación1 día

1.8Cierre del proceso y apertura

de ofertas

SECOP II, numero de

proceso



Asesora Jurídica

1 día

1.9Declarar el proceso de

licitación pública desierto

Acto Administrativo de

declaratoria

desierto/SECOP II

numero de proceso



Asesora Jurídica

1 día

1.10 Evaluación de ofertasInforme de

evaluación/SECOP II


contratación / Comité

verificador y evaluador

designado


el cronograma del

proceso

1.11 SubsanaciónSECOP II, numero de

proceso


contratación

Esta fecha será hasta la

finalización del término

de traslado del informe

de evaluación de acuerdo

con el cronograma del

proceso

1.12

Publicación del informe

preliminar de evaluación y

traslado del mismo para

observaciones

Informe de


numero de proceso



1.13

Respuesta a las

observaciones formuladas al

informe preliminar de

evaluación

SECOP II, numero de

proceso




designado

5 días hábiles/este plazo

puede ser mayor según la

complejidad y número de

ofertas presentadas

Realizar el acto de cierre del proceso en la fecha y hora señaladas en el cronograma del proceso de

licitación pública y a través de SECOP II , asimismo por la misma vía se desencriptarán las ofertas recibidas

para dar apertura a las mismas y se publica la lista de oferentes

Se presentaron ofertas?

Si: Continúa en actividad 1.10

No: Continuar en actividad 1.9

Recibir las observaciones que presenten los oferentes al informe de evaluación preliminar a través de

SECOP II y dar respuesta de fondo en los términos establecidos en el cronograma del proceso

Expedir las adendas requeridas o que sean necesarias, las cuales deberán ser expedidas con mínimo tres

(3) días de anticipación al cierre del proceso de selección, según lo menciona el artículo 2.2.1.1.2.2.1., del

Decreto 1082 de 2015.

Declarar desierto en el caso que no se presenten ofertas al proceso de licitación pública , acto que se

realizará por medio de acto administrativo y se publicará en SECOP II.

Evaluar las ofertas presentadas al proceso de licitación pública de acuerdo con los criterios habilitantes y

de evaluación establecidos en los pliegos de condiciones y se publica en SECOP II en la fecha y hora

establecidas en el cronograma del proceso.

En el caso que el objeto de la licitación pública sea para seleccionar contratista de obra se tendrá en

cuenta el procedimiento establecido en el artículo primero de la Ley 1882 de 2018, el cual modifica los

parágrafos 2 y 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993; para el efecto en este paso se evaluará el sobre que

contiene la acreditación del cumplimiento de los requisitos habilitantes y aquellos requisitos de evaluación

distintas a la oferta económica.

El sobre que contiene la oferta económica se abrirá en la audiencia de adjudicación, descrita en el paso 15

de esta sección del procedimiento.

Publicar en el SECOP II el informe de evaluación en los términos establecidos en el numeral 8 del artículo

30 de la Ley 80 de 1993.

Dar oportunidad a los proponentes de subsanar aquellos requisitos no necesarios para la comparación de

las ofertas cuando haya lugar a ello, en los términos del artículo 5 de la Ley 1882 de 2018.


convocatoria, al pliego de condiciones definitivo a través de SECOP II y dar respuesta de fondo en los


No Si


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Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

1.14Publicación del informe final

de evaluación

Informe de



contratación

1 día hábil siguiente al

cumplimiento del plazo

anterior

1.15Audiencia pública de

adjudicación

Acta de reunión, den

audiencia de

adjudicación/SECOP II

numero de proceso




designado / Jefe de la Oficina

Asesora Jurídica / Ordenador

del Gasto



anterior


licitación pública desierto


declaratoria

desierto/SECOP II

numero de proceso



Asesora Jurídica

1 día

1.17 Firma del contratoSECOP II, numero de

proceso



Asesora Jurídica/Ordenador

del Gasto

1 día




2.1




SECOP II, numero de

proceso



Asesora Jurídica

5 días hábiles

2.2

Respuesta a las



SECOP II, numero de

proceso


contratación


el cronograma del

proceso


parte de MiPymes

SECOP II, numero de

proceso



Asesora Jurídica

1 día hábil previo al

siguiente paso de cuerdo


proceso

I.I.II. SELECCIÓN ABREVIADA

I.I.II.I. MENOR CUANTÍA (2)


Crear el proceso de selección abreviada de menor cuantía en la plataforma electrónica SECOP II, una vez

avalados los documentos y estudios previos, así como el expediente contractual.


con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.2. del Decreto 1082 de 2015 2. Publicación de los Estudios

previos, análisis de riesgos, análisis del sector, estudio de mercado y demás anexos de los documentos

previos. 3. Publicación del proyecto de pliegos electrónico, anexo explicativo, demás anexos y formatos.

P.C. Revisión de las listas de chequeo de los formatos "hoja de ruta" correspondientes a la contratación.






establecidos en el artículo 2.2.1.2.4.2.2., del Decreto 1082 de 2015

Declarar desierta la licitación pública en el caso que no se adjudique el proceso de licitación, acto que se

realizará por medio de acto administrativo y se publicará en SECOP II, teniendo en cuenta lo señalado en el

numeral 18 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

Publicar en SECOP II el informe de evaluación en los términos establecidos en la Ley 1882 de 2018.

Adelantar el acto de audiencia pública de adjudicación en los términos del artículo 2.2.1.2.1.1.2., del


En el caso que el objeto de la licitación pública sea para seleccionar contratista de obra, en los términos del

paso 10 de esta sección del procedimiento, se realizan los siguientes pasos: 1. Apertura del sobre que

contiene la oferta económica. 2. Evaluación de las ofertas económicas presentadas al proceso de

contratación. 3. Traslado del informe de evaluación de la oferta económica en la misma diligencia. 4.

Respuesta a la observaciones presentadas al informe de evaluación de las ofertas económicas en la misma

diligencia. 5. Establecer el orden de elegibilidad.

Se adjudica el proceso de licitación pública?


No: Continuar en actividad 16

Seguir punto de proceso se continua con las actividades relacionadas en el "TITULO II EJECUCIÓN"

2

No Si

9


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Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

2.4


selección abreviada y

traslado de pliego de

condiciones definitivo

SECOP II, numero de

proceso



Asesora Jurídica

5 días hábiles

2.5

Respuesta a las



definitivo

SECOP II, numero de

proceso


contratación


el cronograma del

proceso

2.6

Manifestación de interés

para participar en el proceso

contractual

SECOP II, numero de

proceso


contratación

3 días hábiles siguientes

al paso 4

2.6 SorteoSECOP II, numero de

proceso


contratación

1 día hábil previo al paso

9

2.8 Expedir adendasSECOP II, numero de

proceso


contratación


siguiente paso de

acuerdo con el



de ofertas

SECOP II, numero de

proceso



Asesora Jurídica

1 día


selección abreviada desierto


declaratoria

desierto/SECOP II

numero de proceso



Asesora Jurídica

1 día

2.11 Evaluación de ofertas

Informe de


numero de proceso




designado


el cronograma del

proceso

2.12 SubsanaciónSECOP II numero de

proceso


contratación






proceso

2.13

Publicación del informe de

evaluación y traslado para

observaciones

Informe de


numero de proceso



Declarar desierto en el caso que no se presenten ofertas al proceso de selección abreviada, acto que se


Evaluar las ofertas presentadas al proceso de selección abreviada de acuerdo con los criterios habilitantes

y de evaluación establecidos en los pliegos de condiciones y se publica en SECOP II en la fecha y hora

establecidas en el cronograma del proceso.

Expedir las adendas requeridas o que sean necesarias, las cuales deberán ser expedidas con mínimo un (1)

día de anticipación al cierre del proceso de selección, según lo menciona el artículo 2.2.1.1.2.2.1., del


Publicar el informe de evaluación y se da traslado para que los proponentes formulen observaciones al

informe de evaluación.

Adelantar el acto administrativo de apertura del proceso de selección abreviada. En este punto se

registran las siguientes actividades: 1. Elaborar y publicar en SECOP II el Acto Administrativo de Apertura

del proceso de selección en los términos del artículo 2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082 de 2015. 2. Publicar el

pliego de condiciones definitivo electrónico a través de SECOP II. 3. Publicar el anexo explicativo definitivo

en SECOP II




Recibir las manifestaciones de los interesados en participar en el proceso contractual y publicar el

resultado de las mismas de acuerdo con los presupuestos establecidos en el artículo 2.2.1.2.1.2.20., del

Decreto 1082 de 2015

Se realiza sorteo?



Realizar acto de cierre del proceso por acto administrativo en la fecha y hora señaladas en el cronograma

del proceso de selección abreviada, a través de SECOP II se realizará el acto de cierre del proceso,

asimismo por la misma vía se desencriptarán las ofertas recibidas para dar apertura a las mismas y se

publica la lista de oferentes




Adelantar el sorteo para seleccionar a los interesados que continuarán en el proceso de selección

contractual y publicar el correspondiente resultado de la selección


las ofertas cuando haya lugar a ello, según los términos del artículo 5 de la Ley 1882 de 2018.

Si No

No Si


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Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

2.14 AdjudicaciónSECOP II numero de

proceso






del Gasto



anterior




declaratoria

desierto/SECOP II

numero de proceso



Asesora Jurídica

1 día


proceso




del Gasto

1 día




3.1




SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica

5 días hábiles

3.2

Respuesta a las



SECOP II numero de

proceso


contratación


el cronograma del

proceso


parte de MiPymes

SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica




proceso

3.4


subasta inversa y traslado del


definitivo

SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica

5 días hábiles

3.5

Respuesta a las



definitivo

SECOP II numero de

proceso


contratación


el cronograma del

proceso

3.6 Expedir adendasSECOP II numero de

proceso


contratación


siguiente paso de

acuerdo con el


Declarar desierto en el caso que no se adjudique el proceso de selección abreviada, acto que se realizará

por medio de acto administrativo y se publicará en SECOP II

Crear el proceso de selección abreviada por subasta inversa en la plataforma electrónica SECOP II, una vez

avalados los documentos y estudios previos, así como el expediente contractual.




previos. 3. Publicación del proyecto de pliegos electrónico, anexo explicativo, demás anexos y formatos de

acuerdo con lo establecido en el numeral primero del artículo 2.2.1.2.1.2.2., del Decreto antes citado. P.C.

Revisión de las listas de chequeo de los formatos "hoja de ruta" correspondientes a la contratación.

Registrar las siguientes actividades, 1. Expedición del acto administrativo de adjudicación. 2. Respuesta a

las observaciones presentadas al informe de evaluación.

Se adjudica el proceso de selección abreviada?




I.I.II.II. SUBASTA INVERSA (3)

Adelantar el acto administrativo de apertura del proceso de selección abreviada por subasta inversa. En

este punto se registran las siguientes actividades: 1. Elaborar y publicar en SECOP II el Acto Administrativo

de Apertura del proceso de selección en los términos del artículo 2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082 de 2015.

2. Publicar el pliego de condiciones definitivo electrónico a través de SECOP II. 3. Publicar el anexo

explicativo definitivo en SECOP II.



términos establecidos en el cronograma del proceso.



establecidos en el artículo 2.2.1.2.4.2.2., del Decreto 1082 de 2015.







Seguir punto de proceso se continua con las actividades relacionadas en el "TITULO II EJECUCIÓN"

3

No Si

9


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Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

3.7Apertura de ofertas y acta de

cierre

SECOP II numero de

proceso


contratación1 día




declaratoria

desierto/SECOP II

numero de proceso



Asesora Jurídica

1 día

3.9


habilitación y traslado para

observaciones

SECOP II numero de

proceso


contratación1 día

3.10

Respuesta a las

observaciones al informe de

habilitación

SECOP II numero de

proceso



3.11

Admisión de ofertas y

apertura del sobre

económico

SECOP II numero de

proceso


contratación1 día

3.12 SubastaSECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica


el cronograma del

proceso

3.13 Adjudicación



numero de proceso






del Gasto

1 día




declaratoria

desierto/SECOP II

numero de proceso



Asesora Jurídica

1 día

Admitir las ofertas habilitadas que cumplieron con la ficha técnica del proceso contractual a través de

SECOP II y posterior la entidad debe abrir los sobres económicos para identificar el valor base de los lances,

ya sea por el valor global, por ítem o lote, de acuerdo con la estructura del estudio de mercado y la ficha

técnica del proceso; así mismo se debe configurar el margen mínimo entre los lances consecutivos del

mismo proveedor.

Publicar la subasta a través de SECOP informando a los proponentes habilitados los detalles de la puja

como fechas de inicio y fin, lista de ítems o lote a subastar, valor base, margen mínimo, entre otros

necesarios para la realización del proceso. Posterior se inicia la subasta y se reciben los lances de acuerdo

con las indicaciones establecidas por la Entidad. Finalmente se publica el informe de la subasta con la

información de los lances más bajos para proceder a la adjudicación.

Si no se presentan lances la Entidad podrá adjudicar el proceso de subasta a la oferta que haya incluido el

precio más bajo, ya sea por el valor global, por ítem o lote, de acuerdo con la estructura de estudio de

mercado y la ficha técnica del proceso.

Realizar la apertura de las ofertas contenidas en los sobres habilitante y técnico, realizar la

correspondiente verificación y solicitar subsanaciones si es necesario. Posterior a la actividad descrita se

publica el Acta de Cierre que se genera automáticamente en SECOP II y publicar las ofertas recibidas por

ese mismo medio.


Si: Continúa en actividad 3.9.

No: Continuar en actividad 3.8.

Se presentó un único oferente?

Si: Si la única oferta cumple con la ficha técnica del proceso y está habilitada se debe verificar el sobre

económico y si el valor ofrecido en este es igual o inferior al valor estimado para el proceso ya sea por el

valor global, por ítem o por lote, de acuerdo con la estructura del estudio de mercado y la ficha técnica se

adjurará a este único oferente. Continuar con el paso 13.

No: Continua el proceso en los términos establecidos en la primera parte de este paso.

Declarar desierto en el caso que no se adjudique el proceso de selección abreviada por subasta inversa,

acto que se realizará por medio de acto administrativo y se publicará en SECOP II.

Publicar a través de SECOP II el informe de habilitación donde conste que las ofertas habilitadas cumplan

con la ficha técnica del proceso de subasta inversa y se da traslado para que los proponentes formules

observaciones.


convocatoria, al informe de habilitación a través de SECOP II y dar respuesta de fondo en los términos

establecidos en el cronograma del proceso.

Adelantar la adjudicación del proceso de subasta, en este paso publicará del acto administrativo de

adjudicación a través de SECOP II.

Se adjudica el proceso de selección abreviada por subasta inversa?



Declarar desierto en el caso que no se adjudique el proceso de selección abreviada, acto que se realizará


No Si

No Si


11 de 23____________




Gestión Jurídica


3 de julio de 2019


proceso




del Gasto

1 día




4.1




SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica

5 días hábiles

4.2 Aviso para la preclasificaciónSECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica

1 día

4.3Manifestaciones de interés

para preclasificación

SECOP II numero de

proceso


contratación

Se recibirán

manifestaciones por el

tiempo que se establezca

en el Aviso para la

preclasificación

4.4 Informe de preclasificaciónSECOP II numero de

proceso


contratación

Se publicará por el

tiempo que se establezca

en el Aviso par la

preclasificación

4.5Observaciones al informe de

preclasificación

SECOP II numero de

proceso


contratación

Durante los dos (2) días

hábiles contados a partir

del día siguiente de la

publicación del informe

del paso anterior

4.6 Audiencia de preclasificaciónActa de reunión/SECOP II

numero de proceso


contratación1 día

Publicar SECOP II el Aviso de convocatoria para la precalificación en el concurso de méritos, el cual debe

contener como mínimo lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.3.4., del Decreto 1082 de 2015, en el caso

que se abra proceso de concurso de méritos con preclasificación, así mismo se publicarán los demás

requisitos establecidos en el numeral anterior-

Recibir las manifestaciones de los interesados en ser incluidos en la lista de preclasificación del proceso de

concurso de méritos y verificar los requisitos que acrediten la experiencia, formación, publicaciones y la

capacidad organizacional de acuerdo con lo establecido en el Aviso para la preclasificación.

Realizar los siguientes pasos en la audiencia de preclasificación: 1. Conformar la lista de interesados

preclasificados para participar en el proceso de concurso de méritos. 2. Contestar las observaciones al

informe de preclasificación. 3. Notificar la lista de preclasificación.

Se debe realizar sorteo para conformar la lista?




Continuar con las actividades relacionadas en el "TITULO II EJECUCIÓN"

I.I.III. CONCURSO DE MÉRITOS (4)

Publicar el informe de preclasificación a través de SECOP II


convocatoria al informe de preclasificación a través de SECOP II y dar respuesta de fondo.

Crear el proceso de concurso de méritos en la plataforma electrónica SECOP II, una vez avalados los

documentos y estudios previos, así como el expediente contractual.




previos. 3. Publicación del proyecto de pliegos electrónico, anexo explicativo, demás anexos y formatos.


Se adelanta un concurso de méritos con preclasificación?

Si: Continúa en actividad 2.

No: Continuar en actividad 8.

4

9

Si

No

Si

No


12 de 23____________




Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

4.7 Sorteo de preclasificaciónActa de reunión/SECOP II

numero de proceso


contratación1 día

4.8

Respuesta a las



SECOP II numero de

proceso


contratación


el cronograma del

proceso


parte de MiPymes

SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica




proceso

4.10Apertura del proceso de

concurso de méritos

SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica

1 día

4.11

Respuesta a las



definitivo

SECOP II numero de

proceso


contratación

De acuerdo con lo

establecido en el


4.12 Expedir adendasSECOP II numero de

proceso


contratación


siguiente paso de

acuerdo con el



de ofertas

SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica

1 día


concurso de méritos desierto


declaratoria

desierto/SECOP II

numero de proceso



Asesora Jurídica

1 día

4.15 Apertura del sobre técnicoSECOP II numero de

proceso


contratación1 día

4.16Informe de evaluación y

traslado para observaciones

SECOP II numero de

proceso



Declarar desierto en el caso que no se presenten ofertas al proceso de concurso de méritos, acto que se





Adelantar el correspondiente sorteo con el fin de conformar la lista de preclasificados de acuerdo con lo

indicado en el Aviso para la preclasificación. Si la entidad estableció un número máximo de interesados

para conformar la lista de precalificados y el número de interesados que cumple con las condiciones de

precalificación es superior al máximo establecido.

Para continuar con el concurso de méritos con precalificación.




establecidos en el artículo 2.2.1.2.4.2.2., del Decreto 1082 de 2015.





selección abreviada y a través de SECOP II , asimismo por la misma vía se desencriptarán las ofertas

recibidas para dar apertura a las mismas y se publica la lista de oferentes.




Publicar el informe de evaluación que contiene la calificación técnica y el orden de elegibilidad y se da

traslado para que los proponentes formulen observaciones al informe.

Dar apertura de los sobres técnicos y se verifica el cumplimiento de los requisitos habilitantes de

experiencia, formación académica y publicaciones técnicas o científicas según lo solicitado en el pliego de

condiciones del proceso de selección contractual.

Adelantar el acto administrativo de apertura del proceso de concurso de méritos. En este punto se

registran las siguientes actividades: 1. Elaborar y publicar en SECOP II el Acto Administrativo de Apertura

del proceso de selección en los términos del artículo 2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082 de 2015. 2. Publicar el

pliego de condiciones definitivo electrónico a través de SECOP II. 3. Publicar el anexo explicativo definitivo

en SECOP II.




Si

No

Si

Si

No


13 de 23____________




Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

4.17

Respuesta a las


evaluación

SECOP II numero de

proceso


contratación

De acuerdo con lo

establecido en el


4.18Audiencia de comunicación

del orden de elegibilidad

Acta de reunión/SECOP II

numero de proceso


contratación1 día

4.19Apertura del sobre

económico

SECOP II numero de

proceso


contratación1 día

4.20

Revisión y acuerdo sobre

alcance y el valor del

contrato

Acta de reunión/SECOP II

SECOP II numero de

proceso


contratación

De acuerdo con lo

establecido en el


4.21 Adjudicación



numero de proceso






del Gasto

1 día




declaratoria

desierto/SECOP II

numero de proceso



Asesora Jurídica

1 día


proceso




del Gasto

1 día



ejecución

5.1




SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica

1 día hábil


Verificar que la oferta económica del primer elegible cumpla con el rango del valor estimado consignado

en los documentos y estudios previos y del presupuesto asignado para el contrato y se establece el orden

de elegibilidad.

Se revisa con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia entre: i)

la necesidad identificada por la Entidad Estatal y el alcance de la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el

precio ofrecido, y iii) el precio ofrecido y la disponibilidad presupuestal del respectivo Proceso de

Contratación.

Revisar con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad el alcance y el valor del contrato, si no

se llega a un acuerdo con dicho proponente se deja constancia de este hecho y se procede a entablar el

mismo acuerdo con el oferente en el segundo lugar de elegibilidad. oferentes.

Adelantar la adjudicación del proceso de concurso de méritos, en este paso publicará del acto

administrativo de adjudicación a través de SECOP II.

Se adjudica el proceso de concurso de méritos?




convocatoria, al informe de evaluación a través de SECOP II y dar respuesta de fondo en los términos


Crear el proceso de selección de mínima cuantía en la plataforma electrónica SECOP II, una vez avalados

los documentos y estudios previos, así como el expediente contractual.

En esta punto se registran las siguientes actividades: 1. Publicación de la invitación pública, de acuerdo con

lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.2., del Decreto 1082 de 2015 2. Publicación de los Estudios previos

en los términos del artículo 2.2.1.2.1.5.1., de la misma norma, análisis de riesgos, análisis del sector,

estudio de mercado y demás anexos de los documentos previos. 3. Publicación de la invitación pública

electrónica, complemento de la invitación pública, demás anexos y formatos. P.C. Revisión de las listas de

chequeo de los formatos "hoja de ruta" correspondientes a la contratación.

I.I.IV. MÍNIMA CUANTÍA (5)

Realizar la audiencia donde se comunicará la calificación técnica y el orden de elegibilidad.

Continua con las actividades relacionadas en el "TITULO II EJECUCIÓN"

Declarar desierto en el caso que no se adjudique el proceso de selección abreviada , acto que se realizará


5

No

Si

9


14 de 23____________




Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

5.2

Respuesta a las

observaciones a la invitación

pública

SECOP II numero de

proceso


contratación


el cronograma del

proceso

5.3Cierre y evaluación de las

ofertas

SECOP II numero de

proceso


contratación


el cronograma del

proceso


concurso de méritos desierto


declaratoria

desierto/SECOP II

numero de proceso



Asesora Jurídica

1 día

5.5Informe de evaluación y

traslado para observaciones

SECOP II numero de

proceso


contratación1 día hábil

5.6

Respuesta a las

observaciones del informe de

evaluación

SECOP II numero de

proceso


contratación


el cronograma del

proceso

5.7 Aceptación de oferta SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica



anterior


mínima cuantía desierto


declaratoria

desierto/SECOP II

numero de proceso



Asesora Jurídica

1 día




6.1 Crear proceso en SECOP IISECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica

1 día

En el caso que no se acepte la oferta se declarará desierto el proceso de mínima cuantía, acto que se

realizará por medio de acto administrativo y se publicará en SECOP II


Crear el proceso para contratación de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, en la

plataforma electrónica SECOP II, una vez avalados los documentos y estudios previos, así como el

expediente contractual el abogado responsable de la contratación

En este paso se publicará en SECOP II en documentos del proceso: 1. Estudios previos con sus

correspondientes anexos cuando haya lugar a ello. 2. Invitación a contratar. 3. Solicitud y certificación de

inexistencia e insuficiencia de personal de planta. 4. Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). 5.

Solicitud de contrato.


I.II.I. PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN (6)

I.II. CONTRATACIÓN DIRECTA

Publicar la aceptación de oferta a través de SECOP II.

El proponente acepta la oferta?

Si: Continúa en actividades descritas en el numeral 3 del "TITULO II EJECUCIÓN".




establecidos en el cronograma del proceso




Publicar el informe de evaluación y se da traslado del mismo para que los proponentes formulen las

observaciones al mismo.

Realizar el cierre del proceso a través de SECOP II, se procede a dar apertura de las propuestas y se

evalúan las mismas para verificar la oferta con el menor precio y que cumpla con las condiciones de la

invitación pública del proceso de mínima cuantía.




Declarar desierto en el caso que no se presenten ofertas al proceso de mínima cuantía, acto que se


6

No

Si

No Si

9

Fin


15 de 23____________




Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

6.2

Crear el contrato y enviar

para aprobación del

contratista

SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica/Contratista

1 día


proceso




del Gasto

1 día




7.1


traslado del aviso para la

selección de la ESAL

SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica

1 día

7.2

Respuesta a las

observaciones a la invitación

para seleccionar a la ESAL

SECOP II numero de

proceso


contratación

De acuerdo con lo

establecido en el


7.3


apertura y publicación de

invitación definitiva

Acto administrativo y

SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica

1 día


de ofertas

SECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica

De acuerdo con lo

establecido en el



selección de la ESAL desierto


declaratoria

desierto/SECOP II



Asesora Jurídica

1 día

7.6 Evaluación de ofertasInforme de





designado


el cronograma del

proceso

I.II.II. CONVENIOS DE ASOCIACIÓN (7)

Declarar desierto en el caso que no se presenten ofertas al proceso de selección de la ESAL, acto que se


Publicar en SECOP II el acto administrativo de apertura y la invitación definitiva para la selección de la ESAL

Crear el proceso para convenio de asociación en la plataforma electrónica SECOP II, una vez avalados los

documentos y estudios previos, así como el expediente contractual el abogado responsable de la

contratación.

En este paso se publicará en SECOP II la siguiente información: 1. Estudios previos con sus

correspondientes anexos cuando haya lugar a ello. 2. Aviso para la selección de la ESAL, en proceso

competitivo (este documento debe contener como mínimo lo establecido en el inciso segundo del artículo

4 del Decreto 092 de 2017). 3. Proyecto de la ESAL que soporta el convenio. 5. Acto administrativo de

justificación de la contratación directa, establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.1., del Decreto 1082 de 2015.


Proceso competitivo?







selección de la ESAL y a través de SECOP II, asimismo por la misma vía se desencriptarán las ofertas

recibidas para dar apertura a las mismas y se publica la lista de oferentes.





Evaluar las ofertas presentadas al proceso de selección de la ESAL de acuerdo con los criterios habilitantes

y de evaluación establecidos en la invitación para seleccionar la ESAL y se publica en SECOP II en la fecha y

hora establecidas en el cronograma del proceso.

Crear el contrato de acuerdo con los parámetros establecidos en los estudios previos, una vez aprobado el

proceso creado en los términos del paso anterior se procede por el mismo medio, SECOP II, posterior a

este paso se envía el contrato al contratista para su aprobación, además enviado el contrato el contratista

publicará a través del medio mencionado los documentos requeridos para la contratación y relacionados

de forma específica en la invitación a contratar.

Continua con las actividades relacionadas en el "TITULO II EJECUCIÓN"

7

9

Si No

No Si


16 de 23____________




Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

7.7 SubsanaciónSECOP II numero de

proceso


contratación






7.8


evaluación y traslado para

observaciones

Informe de




7.9

Respuesta a las


evaluación

SECOP II numero de

proceso


contratación

De acuerdo con lo

establecido en el


7.10Acto administrativo de

adjudicación

SECOP II, numero de

proceso




del Gasto

1 día


selección de la ESAL desierto


declaratoria

desierto/SECOP II

numero de proceso



Asesora Jurídica

1 día


proceso




del Gasto

1 día




8.1 Crear proceso en SECOP IISECOP II numero de

proceso



Asesora Jurídica

1 día

8.2

Crear el contrato y enviar

para aprobación del

contratista

SECOP II



Asesora Jurídica/Contratista

1 día


proceso




del Gasto

1 día

Crear el contrato de acuerdo con los parámetros establecidos en los estudios previos, una vez aprobado el

proceso creado en los términos del paso anterior se procede por el mismo medio, SECOP II, posterior a

este paso se envía el contrato o convenio al contratista o asociado para su aprobación, además enviado el

contrato o convenio el contratista o asociado publicará a través del medio mencionado los documentos

requeridos para la contratación.


Crear el proceso para contratación de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, en la

plataforma electrónica SECOP II, una vez avalados los documentos y estudios previos, así como el

expediente contractual.

En este paso se publicará en SECOP II en documentos del proceso: 1. Estudios previos con sus

correspondientes anexos cuando haya lugar a ello. 2. Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). 3.

Ficha técnica y análisis de sector económico cuando se trate de contrato y así se requiera. 4. Acto

administrativo de justificación de la contratación directa, establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.1., del

Decreto 1082 de 2015. P.C. Revisión de las listas de chequeo de los formatos "hoja de ruta"

correspondientes a la contratación.

TÍTULO II

EJECUCIÓN


Publicar el informe de evaluación y se da traslado para que los proponentes formulen observaciones al

informe de evaluación.

Declarar desierto en el caso que no se adjudique o firme el contrato del proceso de selección de la ESAL,

acto que se realizará por medio de acto administrativo y se publicará en SECOP II.




Publicar en SECOP II el acto administrativo de adjudicación para la selección de la ESAL. Una vez el

contratista publique los documentos requeridos para la contratación y enviado el contrato otra vez a la

Entidad se procede a la firma del contrato, la cual se realizará por medio de las correspondientes

aprobaciones de las partes a través de SECOP II.

En este paso se publica el acto administrativo de adjudicación de la selección de la ESAL.

Se adjudica la selección de la ESAL?




las ofertas cuando haya lugar a ello, en los términos del artículo 5 de la Ley 1882 de 2018

II.III. CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS (8)


8

Si

No

9

9


17 de 23____________




Gestión Jurídica


3 de julio de 2019




9.1 Firma del contratoSECOP II numero de

proceso




del Gasto

1 día

9.2Garantía de seriedad de la

oferta

Póliza de seriedad de la

oferta



Asesora Jurídica

1 día

9.3Expedición del certificado de

registro presupuestalFormato solicitud de CRP Oficina Asesora Jurídica 1 día

9.4 Aprobación de pólizasPóliza/SECOP II numero

de contrato

Jefe Oficina Asesora Jurídica /


contratación

1 día

9.5Emitir comunicación de

designación del supervisor

Orfeo, memorando

interno Oficina Asesora Jurídica 1 día

9.6 Acta de Inicio

Acta de Inicio/SECOP II

numero de proceso,

ORFEO


contratación1 día


Suscribir el acta de inicio entre el supervisor y el contratista cuando así quedó dispuesto en el clausulado

del contrato.

Una ves suscrita la correspondiente acta de inicio se publica en SECOP II.

I. ASPECTOS GENERALES EN LA FASE DE EJECUCIÓN PARA TODAS LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

Solicitar el correspondiente certificado de registro presupuestal (CRP) una vez debidamente adjudicado el

proceso de licitación pública y suscrito el contrato.

Verificar en el término establecido en el contrato que el contratista haga allegar a través de SECOP II las

correspondientes pólizas solicitadas y establecidas en la cláusula de garantías del contrato, posterior a ello

la Oficina Asesora Jurídica procederá a realizar la aprobación de las mismas.

P.C. Revisión de las pólizas entregadas por el contratista confrontando lo requerido en cada contrato.

Expedir el comunicado de designación de supervisor el cual será comunicado al mismo por medio de

Orfeo.

Efectuar la garantía de la oferta en caso de ser necesario, de acuerdo con el numeral 3 del artículo

2.2.1.2.3.1.6. del Decreto 1082 de 2015, la no suscripción del contrato sin justa causa por parte del

adjudicatario será causal para hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta

Adelantar la firma del contrato en la fecha y hora señaladas en el cronograma del proceso de licitación

pública, la cual se realizará por medio de las correspondientes aprobaciones de las partes a través de

SECOP II

Se firma el contrato?


No: Continuar en actividad 9.2. Este punto solo aplica para proceso de selección contractual

competitivos salvo mínima cuantía.

9

Si

No


18 de 23____________




Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

9.7 Supervisión del contrato 170, 181, 184, 185,

/SECOP II/OrfeoSupervisor

Durante toda la ejecución

del contrato

9.8 Modificaciones contractuales

152, Expediente físico,

SECOP numero de

contrato/Orfeo

Supervisor/Ordenador del

Gasto

Cuando se requiera la

modificación

9.9Radicar la solicitud de

modificación contractual

ORFEO, SECOP II numero

de contrato


Gasto1 día

Iniciar por designación expresa del Ordenador del Gasto ya sea directamente vía cláusula del contrato o

designación personal de las actividades y acciones de supervisión y control de la ejecución contractual.

En este punto entre otros se realizará:

1. Publicación de los documentos que se deriven de la ejecución contractual en SECOP II en cada contrato

dentro del módulo de ejecución del contrato.

2. Anexar tanto en el expediente físico como en el electrónico (SECOP II) las comunicaciones que se

deriven del seguimiento y control de la ejecución contractual.

3. Dejar constancia de la supervisión, control y vigilancia del contrato en la plataforma SECOP II, de

acuerdo con la información allí requerida.

4. Recibir y revisar los informes que el contratista tenga obligación de entregar.

5. Adelantar todas las gestiones y trámites correspondiente a los pagos pactados en los contratos que se

estén supervisando.

6. Adelantar las aprobaciones de los informes de actividades junto con sus anexos y verificar que los

mismos cumplan con las condiciones pactadas en el contrato en la plataforma SECOP II.

7. Verificar que el contratista cumpla con las obligaciones frente a los aportes al Sistema General de

Seguridad Social como persona jurídica o natural según sea el caso.

8. Adelantar las demás actuaciones que representen el debido seguimiento técnico, jurídico, financiero,

presupuestal y administrativo del contrato que se está supervisando y dejar constancia de ello en los

expedientes físicos y electrónicos existentes en la Entidad en el momento en que se realice la supervisión.

9. Acompañar al contratista y brindarle las herramientas y medios institucionales con el fin de conseguir el

cumplimento del objeto pactado en el contrato. Presentar las situaciones en que se requiera modificar el contrato para suspenderlo, adicionarlo,

prorrogarlo, aclararlo o algún otro tipo de modificación permitida por la ley, caso en el cual el supervisor

del contrato deberá concretar con el contratista la futura modificación dejando constancia del acuerdo de

voluntades.

Se requiere modificación contractual?



Solicitar la modificación por medio del formato del SIG correspondiente, que se proceda a realizar la

correspondiente modificación, solicitud que tiene que estar debidamente motivada y se debe acompañar

por los soportes requeridos para el efecto, en los casos de las adiciones se acompaña la solicitud con el

correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal (CDP).

La solicitud que trata este paso se debe registrar por medio de Orfeo.

Una vez recibida la solicitud de modificación contractual a través de Orfeo, la Oficina Asesora Jurídica

procede a revisar que la misma cuente con los elementos mínimos requeridos para que la modificación sea

jurídicamente viable, según sea el caso y el tipo de cambio.

Si se requiere realizar algún ajuste a la solicitud de modificación o a sus anexos el abogado responsable del

trámite devuelve al supervisor del contrato la solicitud por medio de Orfeo adjuntando el documento con

los correspondientes comentarios y observaciones.

Se requiere devolver la solicitud al supervisor?


No: Continuar en actividad 11

No

Si


19 de 23____________




Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

9.10Ajustes a la solicitud de

modificación contractualsolicitud 52 Supervisor 1 día

9.11Crear y publicar la

modificación en SECOP II

SECOP II numero de

contrato

Abogado responsable del

trámite1 día

9.12 Modificación de la garantíaSECOP II numero de

contratoSupervisor/Contratista 1 día

9.13Expedición del certificado de

registro presupuestal

Formato solicitud de

CRP/SECOP IIOficina Asesora Jurídica 1 día

9.14 Aprobación de pólizasPóliza/SECOP II numero

de contratoJefe Oficina Asesora Jurídica 1 día

9.15Emitir comunicación de

designación del supervisor

Orfeo/memorando

internoOficina Asesora Jurídica 1 día

9.16

Integralidad de expediente

contractual físico y

electrónico al finalizar la

ejecución del contrato

SECOP II numero de

contrato/Orfeo


Gasto

Durante toda la ejecución

del contrato




Solicitar el correspondiente certificado de registro presupuestal (CRP) en los casos que se trate de adición

y una vez suscrita y publicada la modificación contractual.

Revisar el documento y en el formato establecido en el SIG una vez recibida la garantía modificada por

medio de SECOP II y aprobar la póliza presentada

Expedir el comunicado de la modificación al supervisor, el cual será comunicado por medio de Orfeo, una

vez debidamente cursados los pasos anteriores

Verificar que el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales que se pactaron conste en el

expediente contractual físico y electrónico, a través de los correspondientes informes, documentos,

entregables, productos y demás soportes y evidencias de la ejecución contractual; insumo necesario para

planear y estructurar la liquidación de la relación contractual y el cierre del expediente. Esto es al finalizar

la ejecución del contrato por la finalización del plazo acordado o de forma anticipada o atípica

Al llegar a esta fase del proceso de gestión contractual se pasa a la liquidación del contrato de acuerdo con

los pasos relacionados a continuación en el "TÍTULO III LIQUIDACIÓN".

En los casos que aplique para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

se continua con las actividades del numeral - III.II, del "TÍTULO III LIQUIDACIÓN".

TÍTULO III

LIQUIDACIÓN

III.I. ASPECTOS GENERALESEN LA LIQUIDACIÓN CONTRACTUAL EN LOS PROCESOS COMPETITIVOS, CONVENIOS DES ASOCIACIÓN Y CONVENIOS/CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

Verificar que la solicitud cuente con la información y anexos necesarios para realizar la modificación, el

abogado responsable del trámite crea la modificación en SECOP II, dentro del correspondiente contrato

electrónico, diligencia el cuestionario incluyendo la información allí requerida y publica la solicitud y sus

anexos en formato pdf.

La modificación al contrato se perfeccionará por medio de las aprobaciones de las partes, realizadas en

SECOP II.

La modificación modifica los términos de las garantías pactadas en el contrato?




Verificar que en los casos que la modificación contractual se derive de la obligación de modificar los

términos de las garantías pactadas en el contrato, el supervisor debe garantizar que el contratista cumpla

con dicha obligación exhortándolo si es necesario mediante comunicaciones escritas u otros medios para

que conste la modificación de la póliza en el contrato electrónico en SECOP II, así como en el expediente

físico.

El contratista deberá enviar a la Entidad la garantía modificada a través de SECOP II.

Ajustar la solicitud en los términos acordados y enviar la solicitud ajustada por Orfeo a esta misma

dependencia para que continúe la gestión.

No

Si

10


20 de 23____________




Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

10.1Proyecto de Acta de

LiquidaciónActa 40, SECOP II Supervisor/Contratista 1 día

10.2 Liquidación unilateral


liquidación unilateral,

/SECOP II


Gasto/Oficina Asesora Jurídica

Dentro de los 2 meses

siguientes a la constancia

de la inasistencia del

contratista a la firma de

la liquidación o a la

constancia del no

acuerdo de lo contenido

en la misma

10.3Radicar el proyecto de Acta

de Liquidación

40, SECOP II numero de

contrato, ORFEO


Gasto1 día

Realizar el acta de liquidación, el supervisor del contrato contando como insumo con el expediente

contractual (físico y electrónico), el cual debe contener la información necesaria para cerrar la relación

jurídico contractual, procede a proyectar el acta de liquidación en el formato establecido para el efecto en

el SIG; si es necesario y con el fin de que en este documento conste la finalización del seguimiento técnico,

jurídico, financiero y presupuestal, el supervisor se apoyará con las distintas áreas, funcionarios y

contratistas para la consecución de la información requerida para establecer el cumplimiento del objeto

contractual pactado a través del desarrollo de las obligaciones contractuales.

Previo al envío del proyecto de acta de liquidación a la Oficina Asesora Jurídica para la correspondiente

revisión, el supervisor pondrá en consideración del contratista dicho proyecto de acta, con el fin de

entregar a la oficina jurídica el documento validado y acordado con el contratista.

Para proyectar la liquidación del contrato se debe tener en cuenta con estricto cumplimiento lo

establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto 019 de 2012,

cuando indica que: "En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que

llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Para la

liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la

estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y

accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general,

para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.".

Los supervisores de los contratos deben realizar la liquidación de la relación contractual en el plazo

acordado en el contrato o en ausencia de acuerdo en los plazos establecidos en el artículo 11 de la Ley

1150 de 2007. P.C. Revisión detallada e integral del expediente contractual.

Se requiere liquidar de forma unilateral?

Si: Continúa en actividad 2.

No: Continuar en actividad 3.

Realizar liquidación unilateral en los términos del artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, en los casos en que el

contratista no se presente a la liquidación, previa notificación de la Entidad, o las partes no lleguen a un

acuerdo en el contenido de la liquidación se podrá dar por liquidado el contrato de forma unilateral por

medio de acto administrativo motivado.

Radicar el proyecto de Acta de Liquidación una vez el supervisor y el contratista lleguen a un acuerdo sobre

el contenido del proyecto de acta de liquidación y conste en el formato correspondiente, el supervisor del

contrato envía a través de Orfeo el documento de proyecto de acta a la Oficina Asesora Jurídica para

revisión.


Recibido el proyecto de acta de liquidación, la Oficina Asesora Jurídica procede a revisar que el documento

cuente con los elementos mínimos requeridos para que sea jurídicamente viable, según sea el caso y la

naturaleza del contrato.

Si se requiere realizar algún ajuste al proyecto de acta de liquidación o a sus anexos, el abogado

responsable del trámite devuelve al supervisor del contrato la solicitud por medio de Orfeo adjuntando el

documento con los correspondientes comentarios y observaciones.

Se requiere devolver la solicitud de revisión al supervisor?



10

Si

No


21 de 23____________




Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

10.4Ajustes al proyecto de Acta

de Liquidación

40, secop II numero de

contrato, ORFEOSupervisor 1 día

10.5Firma del Acta de Liquidación

y publicación en SECOP II

40, secop II numero de

contrato, ORFEO


Gasto/Oficina Asesora

Jurídica/Contratista

En la fecha establecida

por la Entidad para la

firma del Acta de

Liquidación




11.1

Proyecto de Acta de

Terminación Anticipada o

Atípica

SECOP II numero de

contrato, acta 40, ORFEOSupervisor/Contratista 1 día

Ajustes al proyecto de Acta de Liquidación, el supervisor ajusta la solicitud en los términos acordados con

la Oficina Asesora Jurídica y envía la solicitud de revisión ajustada por Orfeo a esta misma dependencia

para que continúe la gestión.

El supervisor deberá poner en conocimiento y consideración del contratista los ajustes, modificaciones,

exclusiones o inclusiones de información que se realice sobre el proyecto de acta de liquidación previo al

envío a la Oficina Asesora Jurídica.

Firmar el Acta de Liquidación publicar en SECOP II, una vez el Acta de Liquidación quedé en firme y cuente

con los vistos buenos y aprobaciones de la Oficina Asesora Jurídica y el Ordenador del Gasto se procede a

firmar el acta contenida en el formato establecido para el efecto en el SIG. Posterior firmada por las partes

el Acta de Liquidación el supervisor radica el documento en Orfeo para que conste en el expediente

contractual físico y el abogado responsable del trámite procederá a publicar el Acta de Liquidación en el

contrato electrónico en SECOP II.

III.II. ACTA DE TERMINACIÓN ANTICIPADA O ATÍPICA CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN


Proyectar acta de terminación anticipada o atípica, de acuerdo con lo establecido en el artículo 217 del

Decreto 019 de 2012, los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no son

sujeto de la liquidación que se trata en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, sin embargo, en los casos que el

contrato se dé por terminado de mutuo acuerdo o de forma unilateral antes del plazo pactado en el

contrato el supervisor concretará dicha situación en el formato de acta de liquidación mutuo acuerdo y/o

terminación anticipada, dispuesto en el SIG para el efecto.

Para dar por terminado el contrato de forma anticipada con ocasión a la solicitud del contratista debe

constar dicha manifestación por escrito y debidamente motivada.

El supervisor del contrato contando como insumo con el expediente contractual (físico y electrónico), el

cual debe contener la información necesaria para cerrar la relación jurídico contractual, procede a

proyectar el acta de terminación en el formato establecido para el efecto en el SIG; si es necesario y con el

fin de que en este documento conste la finalización del seguimiento técnico, jurídico, financiero y

presupuestal, el supervisor se apoyará con las distintas áreas, funcionarios y contratistas para la

consecución de la información requerida para establecer el cumplimiento del objeto contractual pactado a

través del desarrollo de las obligaciones contractuales.

Previo al envío del proyecto de acta de liquidación a la Oficina Asesora Jurídica para la correspondiente

revisión, el supervisor pondrá en consideración del contratista dicho proyecto de acta, con el fin de

entregar a la oficina jurídica el documento validado y acordado con el contratista.

Para proyectar el acta de terminación del contrato se debe tener en cuenta con estricto cumplimiento lo

establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto 019 de 2012,

cuando indica que: "En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que

llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Para la

liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la

estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y

accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general,

para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.".

11

11


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Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

11.2Radicar el proyecto de acta

de terminación del contrato

Formatos

SIG/Expediente físico y

electrónico/Orfeo


Gasto1 día

11.3Ajustes al proyecto de Acta

de Liquidación

Formatos


electrónico/Orfeo

Supervisor

11.4Firma del Acta de Liquidación

y publicación en SECOP II

Formatos


electrónico/Orfeo


Gasto/Oficina Asesora

Jurídica/Contratista



firma del Acta de

Liquidación




12.1Obligaciones posteriores a la

liquidación

Acta de cierre de

expediente contractual

/Expediente físico o

electrónico/SECOP I o

II/Orfeo


Gasto/Oficina Asesora Jurídica



firma del acta de cierre

del expediente

contractual

TÍTULO IV

CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL

Fin

Dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones, entrega de productos, obras o servicios frente a los

amparos antes mencionados. En los términos del artículo 2.2.1.1.2.4.3., del Decreto 1082 de 2015, una vez

se cumpla con todos los pasos que se describieron anteriormente y en los contratos que se hubiera

establecido como garantía los amparos de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de

disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes.

Dicha constancia se concreta en un acta suscrita en el formato de acta de cierre de expediente contractual

dispuesta en el SIG, por parte del supervisor y el ordenador del gasto del correspondiente contrato.

Una vez el acta de cierre del expediente contractual se encuentre debidamente firmada por parte del

supervisor y el ordenador del gasto respectivo del contrato, se envía a la Oficina Asesora Jurídica por

medio de Orfeo para su correspondiente publicación en SECOP I o II según corresponda.

Firma del Acta de Liquidación y publicación en SECOP II.Una vez el acta de terminación del contrato quedé

en firme y cuente con los vistos buenos y aprobaciones de la Oficina Asesora Jurídica y el Ordenador del

Gasto se procede a firmar el acta contenida en el formato establecido para el efecto en el SIG. Posterior,

firmada por las partes el acta el supervisor radica el documento en Orfeo para que conste en el

expediente contractual físico y el abogado responsable del trámite procederá a publicar el acta en el

contrato electrónico en SECOP II.

Con la liquidación definitiva y firmada la Entidad podrá en los términos del artículo 2.2.1.1.2.4.3., del

Decreto 1082 de 2015 iniciar las gestiones para el correspondiente cierre del expediente contractual.

Continuando así con la actividad descrita en el "TÍTULO IV" del presente proceso.

Una vez el supervisor y el contratista lleguen a un acuerdo sobre el contenido del proyecto de acta de

terminación del contrato y conste en el formato correspondiente, el supervisor del contrato envía a través

de Orfeo el documento de proyecto de acta a la Oficina Asesora Jurídica para revisión.


Recibido el proyecto de acta de terminación del contrato, la Oficina Asesora Jurídica procede a revisar que

el documento cuente con los elementos mínimos requeridos para que sea jurídicamente viable, según sea

el caso y la naturaleza del contrato.

Si se requiere realizar algún ajuste al proyecto de acta de terminación del contrato o a sus anexos, el

abogado responsable del trámite devuelve al supervisor del contrato la solicitud por medio de Orfeo

adjuntando el documento con los correspondientes comentarios y observaciones.

Se requiere devolver la solicitud de revisión al supervisor?



Ajustar al proyecto de Acta de Liquidación, en los términos acordados con la Oficina Asesora Jurídica y

envía la solicitud de revisión ajustada por Orfeo a esta misma dependencia para que continúe la gestión.

El supervisor deberá poner en conocimiento y consideración del contratista los ajustes, modificaciones,

exclusiones o inclusiones de información que se realice sobre el proyecto de acta de liquidación previo al

envío a la Oficina Asesora Jurídica.


CONTROL DE CAMBIOS

Fin

Si

No

12

12


23 de 23____________




Gestión Jurídica


3 de julio de 2019

Versión

1

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Versión Inicial15/04/2019Justificación

REVISÓ Y APROBÓ VERIFICACIÓN SIG:

Fecha

ELABORÓ:


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