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Gerenciamento de Comunicações
Gerência de Projetos de InformáticaCláudio Roberto Martins
IFPA - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Pará CURSO: TADS – Tecnologia em
Análise e Desenvolvimento de Sistemas
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Objetivos da aula- Interpretar as necessidades de informação de cada
stakeholder a fim de provê-las de maneira eficiente;
- Compreender a importância do uso das tecnologias de comunicação, tais como: internet, intranet, teleconferências, bancos de dados e fóruns on-line, no processo de administração de projetos;
- Saber como preparar documentos adequadamente ao desenvolver a capacidade de redação e apresentação de idéias.
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Habilidades e atitudes 1. Analisar as necessidades de informação para
manter tanto os stakeholders internos e externos quanto a equipe de projetos bem informados em relação ao andamento do projeto.
2. Desenvolver um plano prático e funcional de comunicações para o desenvolvimento do projeto.
3. Identificar e compreender quais meios de comunicação estão à disposição e quais são mais efetivos para cada situação.
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Por que comunicar? A falha na comunicação é umas das maiores
ameaças para o insucesso de muitos projetos Em razão disso, uma das principais atribuições do
administrador de projetos é manter informados os stakeholders (equipe, patrocinador, cliente, fornecedores e outros) sobre o progresso do projeto.
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Vamos ver...
Em http://www.youtube.com/watch?v=EegPA4HyPf8
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Habilidades e conhecimentos na comunicação
A arte da comunicação é um assunto amplo. Envolve conhecimentos sobre: Modelos emissor-receptor.
Loops de feedback e barreiras à comunicação. Escolha dos meios de comunicação.
O meio de comunicação escolhido para as atividades de comunicação dependerá da situação. Escrito, verbal, eletrônico...
Estilo de redação. Voz ativa ou passiva, estrutura da frase e escolha das palavras.
Técnicas de apresentação. Linguagem corporal e design de recursos visuais.
Técnicas de gerenciamento de reuniões. Preparação de uma pauta e tratamento de conflitos.
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Modelo básico de Comunicação
O modelo demonstra como as idéias ou informações são enviadas e recebidas entre duas partes, definidas como o emissor e o receptor.
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Componentes na comunicação Codificar. Traduzir pensamentos ou idéias para uma linguagem que seja
entendida pelas outras pessoas. Mensagem.
A saída da codificação. Meio físico.
O método usado para transmitir a mensagem. Ruído.
Tudo o que interfere na transmissão e no entendimento da mensagem (por exemplo, a distância).
Decodificar. Traduzir a mensagem de volta para pensamentos ou idéias
significativos.
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Gerenciamento de Comunicações Inclui os processos requeridos para:
garantir a geração apropriada e oportuna,
a coleta, a distribuição, o armazenamento e o controle básico das informações
do projeto.
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Processo de Gerenciamento da Comunicação Planejamento das Comunicações:
determinar as informações e comunicações necessárias para os interessados: quem necessita de qual informação, quando necessitarão dela e como isso será fornecido.
Distribuição das Informações: disponibilizar a informações necessárias para os interessados do projeto da maneira conveniente.
Relato de Desempenho: coletar e disseminar as informações de desempenho. Inclui relatórios de situação, medição de progresso e previsões.
Encerramento Administrativo: gerar, reunir e disseminar informações para formalizar a conclusão de uma fase ou de todo o projeto.
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Conceito - Planejamento das Comunicações O planejamento das comunicações
envolve determinar as informações e comunicações necessárias para os interessados:
quem necessita de qual informação,
quando necessitarão dela e
como isso será fornecido para eles, e por quem.
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Como criar um plano de comunicações a-) Identifique quem necessita de
informaçãohá vários tipos de stakeholders: cliente, usuários, fornecedores, outros gerentes de projeto, etc. Primeiro identifique quais pessoas ou grupos de pessoas você irá colocar no seu plano de comunicações.
05/21/09
Canais ou Linhas de Comunicação• Um plano de comunicação irá sempre
envolver mais de uma pessoa, mesmo o mais simples dos projetos.
• Para ajudar a construir a rede de comunicação, foram concebidos modelos para tentar explicar as relações entre as pessoas e o número ou o tipo de interações necessárias para a comunicação entre os participantes do projeto.
• A rede de comunicação consiste em nós (participantes) com linhas conectando os nós, que indicam o número de linhas/canais de comunicação da rede.
05/21/09
Modelo de Rede de Comunicação
- Os nós representam os participante da rede
- As linhas – a comunicação entre os participantes (nós)
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Calculando o número de canais/linhas de comunicação Fórmula: N (N – 1)/2
Onde N – número de stakeholders identificados
Exemplo: Se um projeto possui 10 stakeholders,
então 10 (10 – 1) / 2 = 45 canais de comunicação
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Canais de Comunicação – Um exemplo prático. Quantos canais de comunicações são
necessários para envolver 4 pessoas? Aplicando C = n (n-1)/2 = 4 (3)/2 = 6
p1 p2
p3 p4
C1
C2
C3
C4
C5C6
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Como criar um plano de comunicaçõesb-) Identifique as necessidades de
informaçãoA comunicação no projeto pode assumir várias formas e tipos.
Verifique quais informações precisam ser formalmente comunicadas, bem como a linguagem e a estrutura dos documentos.
Procure categorizá-las por tipo e formato.
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Como criar um plano de comunicaçõesc-) Identifique os meios para transmitir
(Tecnologia de comunicações)Defina os métodos usados para transmitir a informação entre os envolvidos.
Estes métodos podem variar, dependendo do ambiente e das necessidades dos stakeholders, desde uma conversa de corredor até reuniões formais, de memorandos manuscritos a relatórios produzidos por meio de bancos de dados.
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Como criar um plano de comunicaçõesd-) Elabore o Plano de Gerenciamento das
ComunicaçõesO plano deve ser um documento de fácil leitura, incorporado ao plano mestre do projeto, e que inclui - os procedimentos para a coleta de informações; - uma estrutura de distribuição; - a descrição da estrutura para coleta e compartilhamento da informação; - as listas de distribuição indicando quais informações devem ser repassadas - a quem, por quem, quando e de que forma -; - um cronograma das reuniões ordinárias agendadas e uma descrição de como as informações serão atualizadas, e - como podem ser recuperadas.
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O que deve conter um plano de comunicações? a-) A descrição dos métodos de coleta e armazenamento
da informação;
b-) A sua estrutura de distribuição descrevendo quais informações devem ser transmitidas a quem, por quem, quando e como;
c-) A descrição dos formatos, conteúdos, níveis de detalhes e convenções a serem usadas;
d-) O cronograma mostrando quando cada tipo de informação será gerada;
e-) Métodos para recuperar as informações;
f-) O método para atualização das informações.
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Distribuição da informação a-) Disponibilizar as informação corretas para os
stakeholders certos no momento certo e de maneira com que a informação possa ser aproveitada é tão importante quanto gerar a informação;
b-) A habilidade de comunicação é uma importante ferramenta para a disseminação clara e completa das informações com relação ao projeto de modo com o seu receptor possa interpretar consistentemente os dados apresentados;
c-) O uso de tecnologia apropriada favorece a comunicação.
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Distribuição da informação Os dados a serem divulgados no processo de
distribuição das informações são: os resultados de todas as atividades
realizadas, os produtos entregues, o nível de qualidade alcançado, os custos incorridos, o plano do projeto, e o plano das comunicações além dos relatórios de performance.
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Relato de Desempenho
Relatórios de Desempenho:Mantém os stakeholders informados a respeito do modo como os recursos estão sendo aplicados para se alcançar os objetivos do projeto.
São seis os itens presente em um relato de desempenho:
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Itens de um relato de desempenhoRelatórios de Status:
Descrevem a situação do projeto num determinado momento.
Relatórios de Progresso:Descrevem o que a equipe do projeto completou durante um certo espaço de tempo.
Previsões:Prevêm a situação futura e o status do projeto com base no desempenho passado.
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Itens de um relato de desempenhoEscopo:
Descreve como o projeto está atendendo o escopo do projeto.
Qualidade:Descreve os resultados da auditoria de qualidade, teste e análise de qualidade do projeto
Riscos:Apresenta que riscos entraram no projeto e qual o seu efeito sobre o projeto .
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Encerramento administrativo O projeto ou fase do projeto requer
um encerramento formal.
O Fechamento administrativo produz:a-) arquivos atualizados da documentação do projeto;b-) aceitação formal do cliente ou do patrocinador dos produtos gerados pelo projeto;c-) um conjunto de lições aprendidas.
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Sugestões para melhorar a comunicação nos projetos
- Primeiro procure administrar conflitos efetivamente;- Desenvolva adequadamente suas habilidades de comunicação;- Seja um bom condutor de reuniões;- Use modelos de documentos para facilitar a confecção de relatórios, atas e outros tipos de documentos.
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Síntese da aula A comunicação é considerada a habilidade mais
importante para um gerente de projeto. O gerenciamento da comunicação é uma das
funções que podem afetam o resultado do projeto. O gerente do projeto deve identificar os
stakeholders, de forma a criar um sistema eficiente de comunicação para: - Coletar dados corretos; e- Distribuir a informação adequada no tempo certo.
Os processos principais de comunicação são:- Planejamento da comunicação;- Distribuição das informações;- Relatórios de desempenho;- Fechamento administrativo
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Síntese da aula Para serem eficientes, os relatórios do projeto
devem ser: Concisos, fornecendo informação correta e
precisa das atividades em andamento, Apresentar informações de desempenho do
projeto e As ações corretivas tomadas, numa forma fácil de
se entender.
O uso de tecnologias como sistemas de email e softwares de bancos de dados permitem flexibilidade no acesso, comunicação e formato adequado dos relatórios de desempenho