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Ing. Leonardo D. Fernández
75.46 - Administración y Control de Proyectos II
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75.46 - Administración y Control de Proyectos II 2 Septiembre 2010
AlcanceLas reuniones efectivas tienen tres
etapas:1. Planificación y Preparación. Las veremos en
esta reunión2. Ejecución (conducción de la reunión).
Veremos solo una parte.3. Seguimiento de las acciones a posteriori.
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IntroducciónQué hace efectiva a una reunión?
– La planificación– La preparación– La conducción de la misma– El seguimiento de las acciones a
posteriori
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Planificación¿Qué debemos planificar?
– El tipo de reunión– Los objetivos– Los Participantes– Logística– Acciones de mitigación o transferencia de
riesgos– La agenda– La conducción de la reunión
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Planificación¿Qué debemos planificar?
– El tipo de reunión Informativas Negociaciones Resolutivas Para tomar acciones Team building Coaching Brain Storming
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Planificación¿Qué debemos planificar?
– Los objetivos Dependen del tipo de reunión. Todos deben llegar a la reunión con
conocimiento y aceptación de los objetivos fijados.
Si la reunión es para resolver un problema este debe estar perfectamente definido
Los objetivos deben ser “SMART” Todos, yo en primer lugar, deben saber qué
hacer y decir cuando salgan de la reunión. Todos deben sentir que su participación fue
clave en el éxito de la reunión.
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Planificación¿Qué debemos planificar?
– Los participantes Conocer las expectativas de los participantes Sus objetivos Experiencias previas Otras reuniones anteriores con el mismo fin Su valoración del tiempo Preparar a la gente antes de la reunión Conseguir su compromiso Conocer sus relaciones Su posición a favor o en contra Su cultura empresaria
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Planificación¿Qué debemos planificar?
– Logística Lugar (espacio, sillas, acústica, luminosidad) Cómo se sentarán los participantes Los medios (parlantes, retros, CD’s, DVD’s,
pen drives, etc.) Facilidad de Acceso y Salida Back ups Breaks
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Planificación¿Qué debemos planificar?
– Acciones de mitigación y transferencia de riesgos
Previamente identificar los riesgos Evaluar su probabilidad de ocurrencia Evaluar su impacto Definir planes de acción para cada uno que no
quiera asumir
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Planificación¿Qué debemos planificar?
– La agenda de la reunión (1/2) Objetivos Participantes Rol de cada participante, qué debe aportar,
cuanto tiempo tiene para participar, si es escriba o moderador presentarlo y explicar sus atributos
Revisión de las acciones pendientes de reuniones anteriores
Lista de temas a tratar en la reunión, en orden de importancia
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Planificación¿Qué debemos planificar?
– La agenda de la reunión (2/2) Tiempo de la reunión, tiempos para cada
participación o para tratar cada tema Dinámica de la reunión, x ejemplo: agotado el
tiempo de tratamiento de un tema se asignará un responsable para que siga el tema fuera de la reunión y lo presente en otra al efecto
Acciones y dueños de las mismas El cierre de la reunión Próxima reunión
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Preparación¿Qué debemos hacer antes de la reunión?
– Verificar que el plan de logística se haya ejecutado
– Asegurar la participación de los convocados– Asegurar que los participantes hayan hecho
sus deberes
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ConducciónLa conducción
– Leer la agenda al inicio– Nivelar expectativas– Chequee que la gente haya hecho los
deberes, si no lo hicieron cancele la reunión
– Repase la minuta de la reunión anterior para verificar las acciones
– Ceñirse a la agenda, no permita temas extra, no permita excesos
– Focalice constantemente a los participantes en la agenda
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ConducciónLa conducción
– Permita retirarse a la gente que no necesite estar presente a partir de ese momento
– Asegure la participación de todos– Contenga a los vociferantes– Asegurar que quienes tienen acciones las
acepten y entiendan– Que quienes tienen que documentar lo
hagan (minutas)– Cerrar correctamente la reunión repasando
los acuerdos antes de cerrar
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Seguimiento a posterioriAcciones
– Redacte y distribuya la minuta– Corrija la minuta con comentarios (sólo la
forma o redacción, no el fondo del asunto)– Realice el seguimiento de las acciones con
cada participante que las tenga– Pida feedback a los participantes para
mejorar la próxima reunión– Reflexione sobre como mejorar la próxima
reunión
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Reuniones EfectivasExperiencias, comentarios, opiniones, preguntas?
