1 Inledning och Syfte 2 Innehållsförteckning/SMHI Hive... · 2019-10-08 . 1 Inledning och Syfte Hive är ett projekthanteringssystem där SMHI anställda lätt kan dela filer/mappar/projekt

2019-10-08

1 Inledning och Syfte

Hive är ett projekthanteringssystem där SMHI anställda lätt kan dela filer/mappar/projekt med externa parter.

2 Innehållsförteckning

1 Inledning och Syfte .......................................................................................................... 1

2 Innehållsförteckning ........................................................................................................ 1

3 Extern och SMHI användare ............................................................................................ 2

3.1 Ny extern användare ................................................................................................ 2

3.1.1 Översikt ............................................................................................................ 2

3.1.2 Bjud in extern användare ................................................................................. 2

3.2 Extern Användare .................................................................................................... 3

3.2.1 Logga in i Hive ................................................................................................ 3

3.2.2 Byta lösenord ................................................................................................... 5

3.2.3 Glömt eller vet inte sitt användarnamn(e-konto) till Hive. .............................. 6

3.3 SMHI användare ...................................................................................................... 9

3.3.1 Hur du loggar in på Hive som anställd på SMHI ............................................. 9

4 Allmänna guider i Hive .................................................................................................. 11

4.1 Skapa en mapp/fil i Hive ........................................................................................ 11

4.2 Länka dokument eller filer i Hive .......................................................................... 14

4.3 Byt namn på en fil eller mapp i Hive ..................................................................... 19

4.4 Hur du delar filer via länk i Hive ........................................................................... 21

4.5 Dela ett projekt, en fil eller en mapp till specifika användare i Hive ..................... 25

4.6 Hur delade filer fungerar ........................................................................................ 27

4.7 Kommentera på en fil eller mapp i Hive ................................................................ 29

4.8 Hur du laddar ner filer i Hive ................................................................................. 31

4.9 Hur du laddar upp filer i Hive ................................................................................ 32

4.10 Lägg till favoriter i Hive ........................................................................................ 34

4.11 Lägg till taggar på filer i Hive ................................................................................ 36

1 smhise sida instruktion sv v10 (2) (2) – Senast sparat 2019-11-19

4.12 Profilmenyn i Hive ................................................................................................. 39

4.13 Hur du raderar/återskapar filer i Hive .................................................................... 41

4.14 Se aktiviteter i Hive................................................................................................ 43

4.15 Hur du ser över filer i Hive .................................................................................... 46

4.16 Sök upp en fil, mapp eller användare i Hive och notisfunktionen ......................... 49

4.17 Olika versioner av filer i Hive ................................................................................ 53

4.18 Skifta mellan rutnätsvy .......................................................................................... 54

4.19 Ändra användares behörigheter ............................................................................. 56

3 Extern och SMHI användare

3.1 Ny extern användare

3.1.1 Översikt

3.1.2 Bjud in extern användare

En SMHI anställd ska lägga till en extern användare som senare ska kunna samverka i Hive. T.ex. genom att dela mappar och dokument.

1. SMHI anställd surfar till Servicekatalogen a. Program och verktyg > Hive > Extern användare > Ny extern användare

2. Fyll i formuläret.


3. Gör om formuläret, ifall du vill lägga till fler externa användare. 4. Nu skapas ett ärende hos Servicedesk. Servicedesk skapar användaren och skickar

ut inloggnings information till extern användare. 5. OBS! Det kan dröja upp till 60 minuter innan extern användare finns tillgänglig i

Hive. Detta från när Servicedesk är klar med skapandet av användaren.

3.2 Extern Användare

3.2.1 Logga in i Hive

1. Användaren surfar till Https://Hive.smhi.se


https://hive.smhi.se/

2. Klicka på ”External user”

3. Fyll i

a. Username = e-kontot. Som exempel e0000 b. Lösenordet som användare satt själv på Https://SSUPP.smhi.se eller fått

från SMHI servicedesk.

4. Klicka på ”Login”


https://ssupp.smhi.se/

3.2.2 Byta lösenord

1. Användaren surfar till Https://Ssupp.smhi.se 2. Klicka Glömt lösenord:

Välj ett attribut – ”E-mail”

Fyll i din epost adress som du blev inbjudan genom

Dyker upp en verifiering att du inte är en robot, följ instruktionen.

3. Klicka skicka!

4. Användaren får ett mail till sin brevlåda, som ser ut som följande: klicka på länken i mailet:

5. Användaren blir skickad till en ny webbsida:


OBS! Lösenordskriterier som ska uppfyllas:

6. Skriv slutgiltigt lösenord och upprepa, sedan ”Uppdatera”.

3.2.3 Glömt eller vet inte sitt användarnamn(e-konto) till Hive.

Om extern användare inte vet sitt användarnamn för att logga in i Hive.

1. Användaren surfar till Https://Ssupp.smhi.se 2. Välj ”Glömt användarnamn”

a. Välj attribut > E-mail b. Fyll i den epost adress som är kopplat till ditt konto i Hive. c. Klicka i checkboxen att du inte är en robot. Följ instruktionen. d. Klicka ”skicka”


https://ssupp.smhi.se/

Du får nu upp ett meddelande: klicka OK.

Se inkorgen för din epost. Leta efter ett epost med rubriken ”SMHI - SSUPP” och/eller avsändaren ”[email protected]”

Klicka på länken i epostmedelandet.

Du blir nu flyttad till en ny sida i SMHIs SSUPP portal.

1. Klicka i checkboxen ”Jag är inte en robot” – följ instruktionen om nödvändigt. 2. Klicka ”Visa” 3. Du får nu upp en meddelande. Här finns det användarnamn du ska använda för att

logga in i SMHIs Hive-tjänst.



3.3 SMHI användare

3.3.1 Hur du loggar in på Hive som anställd på SMHI

Alla anställda på SMHI finns redan med i detta system vilket betyder att ingen registrering behövs. Det första steget att använda sig av Hive är att logga in.

1. Ta dig till https://hive.smhi.se, det finns länk till webbplatsen på SMHI:s intranät men du kan även hålla inne Ctrl-knappen på tangentbordet och klicka på den blåa adressen ovan.

2. Du kommer då fram till denna sida. Klicka därefter på ”SMHI user”.


https://hive.smhi.se/

3. Därefter kommer ett fönster upp och du måste verifiera ditt certifikat genom

att klicka på ”ok”.

4. Klart! Nu är du inloggad på Hive och redo att använda systemet.


4 Allmänna guider i Hive

4.1 Skapa en mapp/fil i Hive Strukturera dina filer med mappar i fildelningsplattformen Hive eller skapa en ny fil.

1. På förstasidan trycker du på pluset brevid hem-knappen.

2. Klicka på Ny mapp eller Ny textfil


Ny mapp: 3.1 Döp mappen till det du vill att den ska heta och tryck sedan på den gråa pilen.

4.1 Klart!


Ny fil: 3.1 Döp textfilen till det du vill att den ska heta och tryck sedan på den gråa pilen.

3.2 Klart!


4.2 Länka dokument eller filer i Hive Om du vill koppla filer till varandra utan att lägga dem i samma mapp.

1. Tryck på de tre prickarna längst ner i det högra hörnet på dokumentet eller filen.

2. Tryck på detaljer i menyn som kommer upp.


3. Klicka på ”Delning”

4. Klicka sedan på ”lägg till i ett projekt”


5. Tryck sedan på ”Länka till en fil” i menyn som kommer upp.

6. Tryck på mappen dokumentet eller filen finns i som du vill dela (dvs om dokumentet/filen ligger i en mapp).


7. Tryck på dokumentet.

8. Sedan välj.


9. Klart! Nu ser du de länkade dokumenten eller filerna i högermenyn.


4.3 Byt namn på en fil eller mapp i Hive Om du vill döpa om en fil eller mapp i Hive.

1. Tryck på de tre prickarna längst ner i det högra hörnet på projektet. (Samma princip används för filer)

2. Tryck på Byt namn.


3. Skriv vad du vill ha för namn på filen eller mappen i rutan och tryck sedan enter.

4. Klart! Nu har filen/mappen ett nytt namn!


4.4 Hur du delar filer via länk i Hive Observera att alla länkar endast fungerar i 7 dagar, från det att du skapar dem. Detta är p.g.a. säkerhetsskäl. Om du vill långsiktigt dela filer bör du bjuda in användaren till filen.

1. Högerklicka eller klicka på de 3 prickarna på mappen/filen som du vill dela. Klicka därefter på ”Detaljer”.

1.a Alternativt kan du direkt klicka på den lilla ”Delning”-symbolen till höger om filen.


2. Efter det klickar du på ”Delning” för att ta dig närmare länkdelning.

3. Klicka därefter på pluset vid ”Dela länk”. Du kommer då bli uppmanad att lägga till ett, minst, 8 tecken långt lösenord (lösenordet får inte vara bland de 1 miljon vanligaste). Detta lösenord kommer de som klickar på din länk behöva uppge för att komma till mappen/filen. När du skrivit in lösenordet är det bara att klicka på bocken till höger om lösenordsfältet.

22

smhise sida instruktion sv v10 (2) (2) – Senast sparat 2019-11-19

4. I nästa meny som poppar upp kan du lägga till noteringar till den som går in på din länk, ta bort den länk som du precis skapat och lägga till en annan länk. Lägg märke till att en länk endast fungerar i 7 dagar efter att den skapats! Efter 7 dagar måste en ny länk skapas om du vill dela mappen/filen. Det är bara att klicka på de tre prickarna höger om ”Dela länk” för att få upp denna meny vid ett senare tillfälle.

5. Slutligen är det bara att kopiera länken genom att klicka på den lilla ikonen till höger om ”Dela länk”. Därefter kan du klistra in länken i ett meddelande eller mejl för att skicka till den du vill dela mappen/filen med.


6. Klart!


4.5 Dela ett projekt, en fil eller en mapp till specifika användare i Hive

Om du vill dela ett projekt, en fil eller en mapp till vissa användare men inte andra kan du bjuda in dem direkt till dokumentet i Hive.

10. Tryck på de tre prickarna längst ner i det högra hörnet på projektet.

11. Tryck på dela i menyn som kommer upp.


12. Klicka på sökrutan och sök på namn, moln-ID eller e-postadress. Klicka

sedan på pilen längst till höger.

13. Klart! Nu ser du att mappen är delad på ikonen på projektet, filen eller mappen.


4.6 Hur delade filer fungerar Att se över sina filer är viktigt och veta att inga obehöriga har tillgång till eller kan redigera i din fil. I Hive är det lätt att se och redigera behörigheter.

1. Det är väldigt lätt att se vilka filer som är delade med andra användare då en ”Delad”-markör står vid den delade filen. Klicka på ikonen för att ta dig till ”Delning”-menyn.

2. Nu kan du se med vilka filen är delad. Nu kan även ändra om användaren ska kunna redigera filen.


3. Vidare finns det en liten extra meny med inställbara alternativ. Om du klickar på ikonen som ser ut som tre punkter kommer den ner och då kan du välja om användaren kan dela vidare dokumentet, välja ett datum varefter användaren inte har tillgång till filen, skicka en notering till användaren via e-post och sluta dela filen med användaren.


4.7 Kommentera på en fil eller mapp i Hive Kommentera på andras eller ditt eget projekt i Hive.

1. Tryck på de tre prickarna längst ner i det högra hörnet på filen/mappen.

2. Tryck Kommentarer.


3. Skriv i kommentarsrutan vad du vill kommentera. Tryck sedan på pilen i på den högra sidan.

4. Klart! Du ser nu kommentarerna på högersidan.


4.8 Hur du laddar ner filer i Hive I Hive delar man kortsiktigt dokument gällande olika projekt. En essentiell funktion i Hive är att ladda ner dokument för att sedan läsa igenom dem.

1. För att ladda ner enskilda dokument är det bara att klicka på dem.

2. För att ladda ned fullständiga mappar måste man klicka på ikonen som ser ut som tre punkter till höger om mappen.


4.9 Hur du laddar upp filer i Hive För att kunna dela filer med andra parter i Hive är det viktigt att det finns filer att dela. I Hive är det mycket lätt att ladda upp filer som behöver delas.

1. Ett sätt att ladda upp filer i Hive är genom att klicka på det stora pluset. Sedan klickar man på ”Ladda upp fil”.

2. Därefter kommer Utforskaren upp på skärmen då du lätt kan markera en eller fler filer och sedan klicka på ”Öppna” för att ladda upp dem.


3. Annars går det bra att använda sig av ”Drag and Drop” i Hive. Det är alltså bara att ”dra” filer från Utforskaren till Hive-fönstret för att ladda upp filer.

4. Sedan har du laddat upp filerna. Detta fungerar med alla olika sorters filer, Excelark, Power Point presentationer eller Wordfiler.


4.10 Lägg till favoriter i Hive Lägg till de filer/mappar du använder mest i dina favoriter.

1. Tryck på de tre prickarna längst ner i det högra hörnet på filen/mappen.

34


2. Tryck på Lägg till i favoriter.

3. En stjärna kommer nu upp i hörnet.

4. Tryck på favoritfliken för att se alla dina favoritfiler/mappar.


5. Klart!

4.11 Lägg till taggar på filer i Hive För att göra dokumentsökning lättare i Hive kan man enkelt lägga till taggar på alla olika sorters filer.

1. Gå först in på detaljer på den valda filen genom att högerklicka på filen och sedan klicka på ”Detaljer”.


2. Klicka sedan på ”Taggar” för att få fram möjligheten att skriva in en egen tagg på filen. Under textfältet kommer även en lista med andra taggar som redan finns.

3. Dessa taggar underlättar sökningen av filer delade med dig då du kan gå in på ”Taggar” i menyn till vänster och söka på olika taggar.



4.12 Profilmenyn i Hive Projekthanteringssystemet Hive har många olika menyer och inställningar. En av dessa är den menyn som kommer upp när du klickar på din profilbild.

1. Klicka på din profilbild för att få upp menyn.

2. I detta läge ser du tre stycken olika alternativ du kan klicka på, Inställningar, Om och Hjälp.

3. Om du klickar på ”Inställningar” kommer du till de många olika inställningar

som finns.

4. Om du klickar på ”Om” kommer introduktionen upp igen. 39


5. Om du klickar på ”Hjälp” kommer en manual för Nextcloud (Hive) på engelska upp.


4.13 Hur du raderar/återskapar filer i Hive Hive är ett projekthanteringssystem med begränsat utrymme för dokument. Ibland kan man därför behöva radera filer. Ibland händer det dock att man raderar fel dokument.

1. Vänsterklicka på ikonen, som ser ut som tre punkter, till höger om filen du vill radera. Då kommer en meny upp under med alternativet ”Radera”.

2. Alternativt kan du dra filen eller markera flera filer och sedan dra filerna till ”Raderade filer” för att radera filen/filerna.


3. Klicka på ”Raderade filer” för att hitta filen du raderade.

4. I detta läge ser du en ”Återskapa” knapp men du kan också radera filen permanent genom att högerklicka på den eller klicka på ikonen, som ser ut som tre punkter, till höger om filen.


4.14 Se aktiviteter i Hive Hive är en fildelningstjänst och andra användare kan redigera i dokument de är inbjudna till. Du kan se din egen och andra användares aktivitet i en översikt eller för alla enskilda filer och mappar. Alla aktiviteter i översikt (Aktivitetsfliken):

1. Klicka på aktivitetsfliken som befinner sig i menyn högst upp i det vänstra hörnet.

2. Här finns nu underkategorier för alla aktiviteter som berör de filer och mappar som du tar del av. För att se en av dessa underkategorier är det bara att klicka på en av dem.

3. Efter man har klickat på t.ex. ”Andras aktivitet” visas alla andra användares aktivitet på projekt som du har tillgång till.


Aktiviteter för enskilda filer och mappar:

1. På startsidan finns alla dina filer och mappar. Klicka på de tre små prickarna i det nedre högra hörnet.

2. Då kommer en meny upp, klicka på detaljer.


3. Klart! Nu visas en lista med alla de senaste aktiviteterna för din fil eller mapp.


4.15 Hur du ser över filer i Hive Det är viktigt att kunna se över sina filer och Hive erbjuder flera olika sätt att få en översikt över de filer man har.

1. Klicka på mappen uppe till höger för att komma åt de olika filer som du har tillgång till på Hive.

2. Det första du ser är alla filer, helt osorterade i ”Alla filer”-vyn. Om man har många filer kommer man att behöva bläddra nedåt för att se alla.


3. Den andra vyn är ”Senaste” som ligger precis under alla filer. I detta läge ser du alla filer sorterade enligt vilka som senast har redigerats.

4. ”Favoriter” är den tredje vyn och den ligger under ”Senaste”. I detta läge ser du alla dina favoritmarkerade filer.


5. Under ”Favoriter” ligger ”Delningar”-vyn och då visas alla filer som delas med dig.

6. Den sista vyn är ”Taggar” och där kan du söka bland olika taggar som sitter på dokument. När du söker på en tagg kommer alla dokument upp som har den sökta taggen på sig.

Dessa är de olika vyerna som Hive erbjuder att ge en översikt över alla dokument som du arbetar/har tillgång till.


4.16 Sök upp en fil, mapp eller användare i Hive och notisfunktionen

Det kan bli lite svårt att hitta bland sina filer ibland. Därför har Hive en sökfunktion. Det finns även en sökfunktion för att enkelt kunna hitta användare i Hive genom att söka i kontaktboken. Sök upp en fil eller mapp:

1. Klicka på förstoringsglaset för att aktivera sökfunktionen.

2. Skriv namnet på filen eller mappen du söker

3. Klart! Sökresultaten visas på mitten av skärmen.


Sök upp en användare: 1. Klicka på gubben i det högra hörnet för att aktivera sökfunktionen.

2. Skriv namnet på personen du söker (glöm ej Efternamn först, sedan

förnamn).


3. Klart! Namnet du sökt på visas nu under sökrutan.

Notiser: 1. Klicka på klockan i det högra hörnet för att aktivera öppna notiser.


2. Klart!


4.17 Olika versioner av filer i Hive När man uppdaterar filer kanske man inser att den tidigare versionen av dokumentet var bättre och vill ändra tillbaka filen till den tidigare versionen. Detta går enkelt att göra i Hive.

1. Högerklicka på filen eller klicka på ikonen som ser ut som tre punkter till höger om filen och klicka sedan på ”Detaljer”.

2. Klicka därefter på ”Versioner” för att komma till de olika versionerna som filen har gått igenom.


3. I detta läger ser du alla de olika versionerna som filen har gått igenom, när den uppdaterades och hur stora filerna var i respektive version. Genom att klicka på den lilla ”Återskapa”-pilen till höger om en version kan man återskapa den version man vill ha.

4. Jag klickade på pilen för den tidigaste versionen, notera att storleken

uppdaterades samt att den version som jag skrev över hamnade under ”Versioner” och att man enkelt kan gå tillbaka till vilken version som helst om man gör fel.

4.18 Skifta mellan rutnätsvy I Hive finns det två olika rutnätsvyer som man enkelt kan skifta mellan och välja den man gillar bäst.


1. Det finns två olika rutnätsvyer och denna är en av dem.

2. För att byta mellan den och den andra är det bara att klicka på den lilla symbolen under sin profilbild.

3. På detta sätt ser den andra ut. Man kan enkelt byta mellan dem genom att klicka på knappen igen.


4.19 Ändra användares behörigheter Hive är ett projekthanteringssystem och det är viktigt att se över vilka behörigheter användare, som är en del av ditt projekt, har.

1. Klicka på ”Delad” till höger om den fil/projekt som du har delat.

2. Därefter se du alla användare du har delat filen/projektet med. Du kan då enkelt klicka på rutan ”Kan redigera” om användaren ska kunna redigera filerna i projektet. Klicka på de tre punkterna till höger om filen/mappen för att få ytterligare redigeringsinställningar. Du kan även sluta dela med användaren eller lägga till en notering till dem.


Documents

1 Inledning och Syfte 2 Innehållsförteckning/SMHI Hive... · 2019-10-08 . 1 Inledning och Syfte Hive är ett projekthanteringssystem där SMHI anställda lätt kan dela filer/mappar/projekt