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de EMPRESA
RIALES
Para la gestión del tiempo de una manera eficiente, es fundamental que se planifique el trabajo
correctamente. A la hora de planificar tendremos en consideración una serie de aspectos como son:
1. La planificación del trabajo.
1. La temporalidad que dedicaremos a una tarea.
2. Pensar en el objetivo al que queremos llegar. Debe ser real para
que podamos conseguirlo y no frustrarnos en el intento.
3. Tener conocimiento de nuestro ritmo de trabajo, así como de
nuestro propio cuerpo para planificarnos acorde a estas circunstancias.
Shutterstock / Milles Studio
1.1. Pasos a considerar para la planificación del trabajo.
El tiempo dedicado a una buena planificación no es
tiempo perdido, pues con posterioridad esa planificación
del trabajo nos va a ayudar a ser más eficientes y tener
resultados de calidad.
Es, por esta misma razón, que sería bueno que
siguiéramos una serie de pasos a la hora de planificar el
trabajo:
Pasa a la siguiente página Shutterstock / Lightspring
Primer Paso. Nos tenemos que hacer la pregunta clave de ¿qué
pretendo conseguir? La respuesta a esta pregunta sería la tarea que voy a
realizar, el tiempo que voy a necesitar y teniendo en cuenta esto realizar el
diseño del plan de trabajo.
Segundo Paso. Tendremos que fraccionar el tiempo al máximo, es
decir, saber exactamente el tiempo que se va a tardar y en qué momento se va
a realizar cada cosa. Evidentemente habrá que priorizar lo que consideremos
de mayor importancia, y sumar un tiempo extra de un 30% aproximadamente
para completar las tareas propuestas en el plan de trabajo.
Tercer Paso. De forma diaria hay que dedicarle un tiempo a la
planificación durante unos 10 minutos. Se aconseja que sea a primera hora del
día y que se haga sin falta.
Utiliza todo tipo de herramientas
Shutterstock / Ozerina Anna
Cuarto Paso. No te distraigas con otras cosas y céntrate en tu plan de trabajo. Con ello nos
referimos a no pensar en otras cosas, levantarse, etc.
Quinto Paso. Simplemente pensar para ordenar tus ideas, tus prioridades, y de ese modo,
tendrás control y te esmerarás mejor en lo que tienes que hacer. Para ello, dedica una hora a
poner las ideas en orden, de esta manera, surgirán y darás soluciones a aquellas cosas que no
sabías cómo afrontarlas.
Shutterstock / Ozerina Anna
1.2. La importancia de la buena distribución de las tareas.
Con la distribución de las tareas esto nos estamos
refiriendo a acordar el lugar donde se va a realizar un
determinado asunto y organizarlo por completo,
consiguiendo de este modo la planificación deseada.
Cuando hablamos de un proyecto, es importante tener
planificado quien o quienes van participar en el mismo, la
fecha de realización y optimizar el trabajo mediante la
preparación de los puntos de interés. Shutterstock / bikeriderlondon
De forma prioritaria:
Deberemos conocer posibles problemas que puedan surgir en referencia al uso de recursos,
así como la participación del personal necesario para un determinado proyecto. De este modo,
se repartirán las tareas de una forma más adecuada teniendo en cuenta lo anterior.
A su vez, la personalidad del grupo, sus características concretas, también van a influir en un
tipo de planificación del trabajo u otro, así como los puntos prioritarios que consideremos para
emprender un proyecto. Esa prioridad estará sujeta lógicamente a la persona, pero sí hay que
resaltar tres aspectos comunes en todos:
El tiempo del que se dispone, la dificultad de la tarea a realizar
y el coste tanto económico como de personal que se requiere para llevarlo a cabo.
1.3. ¿Cuál es la estructura de la planificación del trabajo?
La estructura que va a caracterizar un determinado plan de
trabajo es el contenido en sí que lo engloba.
Nos estamos refiriendo a las partes que en conjunto forman un
todo y que deben recogerse en todo plan para su desarrollo de
calidad y de provecho.
La estructura que se debe seguir es la siguiente:
Shutterstock / Syda Productions
1. Un sumario de lo que pretendemos conseguir con la puesta en marcha del proyecto. Este se
redactará en último lugar, pues es una especie de resumen de todo lo que hemos planificado
para la puesta en marcha del trabajo.
2. Ponernos en situación, es decir, dónde nos encontramos teniendo en cuenta aspectos como
antecedentes, problemas ya surgidos, etc. Haremos, por tanto, una pequeña introducción del
trabajo a realizar y se expondrán los objetivos teniendo en cuenta esos antecedentes.
3. Señalar nuestras metas, los resultados que pretendemos conseguir con la puesta en marcha
del plan de trabajo.
4. Todos los recursos materiales y humanos necesarios para la consecución del plan de
trabajo, todo lo que nosotros podemos aportar de manera innovadora y siempre teniendo en
cuenta posibles impedimentos que podamos encontrarnos por el camino.
5. El método que seguiremos para llegar a nuestra meta final, es decir, los resultados que
pretendemos con la ayuda de nuestras aportaciones y recursos propuestos anteriormente.
6. Y para finalizar, un presupuesto detallado de los gastos previstos para la ejecución del plan
de trabajo, la calendarización u otros aspectos que detallan la importancia de la realización del
plan de trabajo que hemos desarrollado.
Shutterstock / gyn9037
2. La gestión del equipo de trabajo.
Al hablar de la gestión de equipos de trabajo estamos haciendo referencia a una de las
funciones de más importancia que todo cargo de responsabilidad tiene que realizar.
Gestionar a las personas es una función en la que la aptitud del responsable, así como de
sus capacidades estarán en continuo punto de mira, ya que de ello va a depender que una
organización vaya hacia adelante. Los resultados que se vayan obteniendo a la hora de
planificar, distribuir las tareas, solucionar conflictos entre las personas que gestiona y
conseguir un buen ambiente laboral son tareas de suma importancia en la gestión de equipos
de trabajo.
Dicho esto, señalaremos una serie de puntos fundamentales en la gestión de equipos de
trabajo:
La importancia de fijar unos principios. Nos referimos a que tendremos que marcar un objetivo
primordial al que queremos llegar con la puesta en marcha de ese equipo de trabajo. Hay que
saber tomar las decisiones que son más adecuadas y para ello es necesario conocer lo
importante. El equipo de trabajo, además de conocer ese objetivo primordial y común al que
pretende llegar como grupo, tener claro de forma individualizada el objetivo que dentro del
grupo tiene que conseguir para así trabajar de forma eficiente y calidad, además de sentirse
una pieza útil y fundamental.
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2 Que el grupo tenga confianza en el plan de trabajo que va a realizar y por el cual se ha
constituido, así como en su responsable que es el que los dirige, orienta y gestiona.
Para que la confianza se cree es importante ser coherentes con el grupo, entender a cada
uno de ellos, ser justos y sobre todo llevar una línea de trabajo según lo propuesto y no ir
cambiando a lo largo del proyecto ya que esto crea desconfianza incertidumbre.
Shutterstock / Monkey Business Images
3 Hacer las cosas bien desde el principio. Para ello, lo que tenemos que tener claro son tres
premisas en cuanto al grupo de trabajo:
QUIERE – PUEDE – SABE.
De esta manera, el trabajo saldrá adelante de forma positiva. La aptitud es fundamental para
trabajar con motivación, además se les aportarán los recursos o herramientas para que
pueda realizar el trabajo (ya sean materiales, cursos formativos…), consiguiendo así que
sepan hacerlo de manera correcta y eficaz.
Shutterstock / bikeriderlondon
4 Se tendrá en cuenta la personalidad de cada integrante del grupo ya que cada uno es diferente, por lo que a
la hora de gestionar personas habrá que adaptarse según la persona a la que nos dirijamos. Es evidente que
cada líder tiene como predominante un estilo u otro de gestión, pero en esto está el éxito de la gestión de
grupos -saber ser más flexibles-.
Pongamos un ejemplo: en personas que llevan tiempo en una empresa hay que saber manejar sus
potenciales, controlar por resultados y no por el día a día, atender a sus opiniones, motivándolos y no
provocar conflictos previsibles. En cambio, en personas de nueva adquisición hay que formarlas para que
poco a poco se pueda confiar en ellas y en su trabajo.
En resumen a lo anterior podemos decir que:
Habrá que utilizar un estilo de liderazgo según el grado de conocimiento que tenga la
persona del grupo para ejecutar la tarea asignada:
De control El miembro del equipo no sabe ni tampoco es dispuesto, habrá que
enseñarle.
De supervisión El miembro del equipo no sabe pero es dispuesto, habrá que
motivarle, enseñarle e ir revisando su trabajo y ofreciéndole feedback.
De apoyo El miembro del equipo sabe pero es poco dispuesto, habrá que intentar
que tome decisiones haciéndole partícipe y preguntándole su opinión.
De delegación El miembro del equipo sabe y es dispuesto, por lo que es
competente y consciente de su trabajo en equipo.
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5 Motivarlos. Aspecto clave y fundamental por lo que se tendrá en cuenta de nuevo la
personalidad de cada uno, así como su escala de valores ya que a lo que uno puede
motivarle a otro no.
La búsqueda de posibles soluciones cuando se han producidos errores, no buscar la
causa sino preguntar qué harán y qué realizarán para que no vuelva a ocurrir. Sería
una postura más constructiva y no de buscar un culpable, ya que lo que se pretende
es que asuma responsabilidades, se de cuenta del error, pueda enmendarlos y no los
vuelva a cometer: “de los errores se aprende”.
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Tener en cuenta un margen de lo que se ha planificado para que, en caso de surgir algún
problema, tener un tiempo para poder solucionarlo y salir hacia delante de manera
exitosa.
Reforzar las buenas acciones/trabajos y corregir aquello que está mal hecho. De esta
manera, el grupo se siente más partícipe y se le ofrece información a cada miembro
del grupo de cómo lo está haciendo sin ofender y con vista a mejoras.
2.1. Pasos a considerar para la gestión del equipo de trabajo.
Lo que hemos visto en el punto anterior son las premisas que todo líder debe seguir si quiere
realizar una gestión del equipo de manera eficiente. A continuación, recogeremos una serie de
pasos concretos para su cometido.
Primer Paso. Conoce bien a tu equipo de trabajo. Es fundamental saber cuáles son las
fortalezas, las habilidades y debilidades de cada uno de ellos, así como saber si son más de
actuar o de pensar. Fundamental es conseguir un objetivo en el grupo de trabajo por lo que
deben encontrarse conectados, comprometidos y comunicados entre ellos.
Unir en un grupo a gente acorde es fundamental para que el trabajo salga adelante de manera
adecuada.
Segundo Paso. Una vez que se ha formado el equipo de trabajo hay que comunicarle qué
es lo que se pretende conseguir con el grupo y qué es lo que la organización va hacer para
conseguirlo. Es, por ello, que es fundamental las reuniones de grupos para informar a todo
el grupo de posibles cambios, mejoras, estrategias, etc.
Tercero Paso. Hay que dejarles claro por qué forman parte del equipo de trabajo, por qué se
han constituido ellos y no otros, y cuál es la misión a conseguir.
Cuarto Paso. Por último, saber cómo alcanzar esa misión, cómo realizar las cosas en
común, así como desarrollarla de una manera personal, siendo consciente el resto del grupo
de ello.
2.2. La importancia de la elección del estilo de la gestión del equipo de trabajo.
Visto todo lo anterior la elección de un estilo de gestión u otro es muy importante para
alcanzar resultados, pero claro está va a depender de la propia empresa, de las personas que
conforman el grupo y de la personalidad líder en concreto.
Por eso debes tener en consideración:
{ • A las personas. Como ya hemos dicho, cada uno tiene su
personalidad, tiene unos valores distintos y necesita mayor o
menor control según la disposición y el conocimiento que
tenga de un determinado tema. Clasifícalos según estos
aspectos.
Shutterstock / dotshock
• La dinámica trabajo. Considera la dinámica
que el grupo de trabajo hace uso para la puesta
en marcha del proyecto de trabajo. Observando
el comportamiento de la misma podrás acentuar
las que dan buenos resultados y cambiar por otra
las que no los da.
• Comunicación. Mantén la comunicación con el
equipo de trabajo en todo momento ya que
deben conocer toda la información en relación
con los objetivos para el bien del grupo y del
miembro individual en sí. Shutterstock / ArtFamily
A continuación recogeremos las ventajas y desventajas de cada uno de los estilos de liderazgo
en relación con la gestión del equipos.
1. El estilo paternalista se recomienda cuando el grupo de trabajo tiene continuos conflictos y
son pocos disciplinados en su trabajo.
La ventaja: controla de manera íntegra.
La desventaja: dificulta el desarrollo profesional de cada miembro del equipo.
2. El estilo autoritario se recomienda cuando el grupo presenta poca madurez o al finalizar
un proyecto.
La ventaja: mayor control.
La desventaja: dificulta un clima agradable haciendo que este sea más tenso.
3. El estilo libre se recomienda cuando el grupo tiene que desarrollar más su creatividad y
autonomía, siendo más importante el proceso más que el resultado.
Ventajas: autogestión del equipo.
Desventajas: existen momentos de desorientación y pérdida de la visión del objetivo final.
4. El estilo democrático se recomienda cuando no exista mucha presión y el grupo sea
bastante maduro.
Ventajas: el clima es más agradable y se desarrollan dinámicas positivas.
Desventajas: pueden darse casos de ineficiencias.
Recursos Curso Básico Planificación del Trabajo y Gestión del Equipo
VÍDEO: “CÓMO PLANIFICAR MI TIEMPO / PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS”. https://www.youtube.com/watch?v=oDiGFe5dwjY
VÍDEO: “CÓMO TENER MOTIVADO A TU EQUIPO DE TRABAJO”. https://www.youtube.com/watch?v=6YvlmdWed54
Sumario: Vídeo en el que se dan una serie de consejos y los motivos importantes de realizar una buena planificación ya sea en la vida personal como en la profesional.
Sumario: Vídeo en el que se representa un equipo de trabajo y cómo el director motiva al mismo. Se señalan los puntos claves para su consecución.
Vídeos Curso Básico Planificación del Trabajo y Gestión del Equipo
WEB: “QAEC”. http://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/gestion-de-equipos
WEB: “GOBIERNO DE ESPAÑA. MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN”.
Sumario: Web de la Asociación Española para la Calidad en la que se explica en qué consiste la gestión de equipos y la importancia de la misma.
Sumario: Web del Ministerio en la que se puede ver la planificación que de modo general tiene prevista para los diferentes sectores. Es un ejemplo de planificación en diferentes ámbitos.
http://www.exteriores.gob.es/Portal/es/SalaDePrensa/Multimedia/Publicaciones/Paginas/Cooperacion/Planificacion.aspx
Webs Curso Básico Planificación del Trabajo y Gestión del Equipo
ARTÍCULO: “¿PUEDE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL PREDECIR EL BIENESTAR EN LOS EQUIPOS DE TRABAJO?”.
Revista: Fórum de Recerca. Nº 16. Págs. 713-722. 2011.
Sumario: Artículo en el que se valora la importancia de la puesta en práctica de la inteligencia emocional en relación con el buen funcionamiento de los equipos de trabajo.
http://repositori.uji.es/xmlui/bitstream/handle/10234/77308/fr_2011_7_4.pdf?sequence=1
ARTÍCULO: “EQUIPOS DE TRABAJO EN CONTEXTOS ORGANIZACIONALES”.
Revista: Papeles del Psicólogo. Vol. 32. Nº 1. 2011.
Sumario: Artículo en el que se analiza la importancia de la potencialización de los equipos de trabajo para obtener los mejores resultados.
http://www.papelesdelpsicologo.es/pdf/1914.pdf
Artículos Curso Básico Planificación del Trabajo y Gestión del Equipo
BIBLIOGRAFÍA: “PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS CON MSPROYECT 2010: CASO PRÁCTICO”.
Editorial y Autor: ESIC Editorial. Llamazares Redondo, F. Romero Roldán, J.R. 2010. Sumario: Libro en el que se recogen los puntos claves para emprender una gestión de proyectos, fundamental en la planificación y en la gestión de equipos.
BIBLIOGRAFÍA: “TRABAJO EN EQUIPO: DINÁMICA Y PARTICIPACIÓN EN LOS GRUPOS”.
Editorial y Autor: Pirámide. Ballenato Prieto, G. 2009. Sumario: Libro en el que, a través de dinámicas y la participación, se facilita la gestión de un equipo de trabajo.
Bibliografía Curso Básico Planificación del Trabajo y Gestión del Equipo
RECOMENDACIÓN: “GUÍA PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE PERSONAS”.
Publicación: CEX. Centros de Excelencia. 2010. Sumario: Guía que pretende servir de ayuda a las empresas para la evaluación de la gestión de las personas.
http://www.centrosdeexcelencia.com/dotnetnuke/portals/0/Guia_cex_personas_def.pdf
RECOMENDACIÓN: “GUÍA PARA LA PLANIFICACIÓN EN LA PYME. LAS DECISIONES EMPRESARIALES EN LA GESTIÓN DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA ESPAÑOLA”.
Publicación: Universidad de León. 2010. Sumario: Con este trabajo se proporciona una herramienta que ayuda a la planificación del trabajo de las empresas.
http://buleria.unileon.es/xmlui/bitstream/handle/10612/767/2010MART%C3%8D%20RAMOS%2c%20JOS%C3%89%20MANUEL.pdf?sequence=1
Recomendaciones Curso Básico Planificación del Trabajo y Gestión del Equipo
Fuentes Bibliográficas Curso Básico Planificación del Trabajo y Gestión del Equipo
Fuentes Bibliográficas
Fuentes Bibliográficas:
http://www.edukanda.es/mediatecaweb/data/zip/1165/page_10.htm
http://www.maseficaz.com/Los5Secretos.html
http://cec.vcn.bc.ca/mpfc/modules/pm-plns.htm
http://www.luisarimany.com/gestion-de-equipos/
http://gestion.pe/empleo-management/cuatro-principios-crear-equipos-alto-desempeno-2092212
http://retos-directivos.eae.es/compara-las-tendencias-en-la-gestion-de-equipos-de-trabajo-y-elige-la-tuya/
Curso Básico Planificación del Trabajo y Gestión del Equipo
Código edición: ESSSCAN V.0.0. 2015
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