Página 1 de 16

FICHA TECNICA DE NEGOCIACION COMPRA DE BIENES, PRODUCTOS Y/O SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN

1. OBJETO

La presente negociación tiene como objeto: “Adquirir a través de la Bolsa Mercantil de Colombia S.A (BMC) el paquete para automatización robótica de procesos UIPATH para La Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI) de la Contraloría General de la República.” cuyas características técnicas se encuentran detalladas en los documentos de condiciones especiales anexos al presente documento y de conformidad con el procedimiento establecido en el Reglamento de Funcionamiento y operación de la Bolsa para el Mercado de Compras Públicas. Modalidad de Adquisición: La negociación se realizará bajo la modalidad de Puja por precio en una (1) operación como se detalla a continuación:

DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR SIN IVA VALOR TOTAL

CON IVA

El paquete para automatización robótica de procesos UiPath licenciado con servicios de mantenimiento, entrenamiento y consultoría la cual contiene la siguiente cantidad de licencias:

1 licencia orquestador

2 licencias Studio

4 licencias robots no atendidos

1 $261.412.090 $311.080.387

Las características técnicas de los bienes y actividades a realizar por parte del Comitente Vendedor se encuentran detalladas en los documentos de condiciones especiales anexo, que hace parte integral de la ficha técnica de negociación.

Una vez cerrada la negociación, el comisionista y su comitente vendedor informarán a la comisionista compradora, los precios unitarios de cada uno de los elementos incluyendo el IVA correspondiente. El comitente comprador podrá solicitar en la ejecución de la negociación la entrega de los servicios al comitente vendedor por encima o por debajo de la cantidad de servicios pactados en la rueda de negocios hasta en un cincuenta por ciento (50%), previa aceptación del Comitente Vendedor. En todo caso se aclara que en ningún caso los precios unitarios informados por el comitente vendedor podrán ser superiores a los precios unitarios establecidos por el comitente comprador en el presente documento. La adición en caso de aumento o la terminación anticipada en caso de disminución en cantidad de bienes, antes señalada de más o de menos, es posible siempre y cuando el comitente comprador la solicite con cinco (5) días CALENDARIO de anticipación a la fecha establecida de prestación de los servicios.

Página 2 de 16

2. VALOR MÁXIMO DE LA OPERACIÓN El valor máximo de los servicios objeto de la operación será de DOSCIENTOS SESENTA Y UN MILLONES CUATROCIENTOS DOCE MIL NOVENTA PESOS M/CTE ($261.412.090,00), valor que NO incluye IVA de los bienes, comisiones, impuestos, tasas, gravámenes, costos de Bolsa ni Sistema de Compensación y Liquidación de la Bolsa Mercantil de Colombia. .

3. PLAZOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Plazo de ejecución del contrato será de dos (2) meses contados a partir del sexto (6) día hábil siguiente a la celebración de la rueda de negociación, el cual debe ser cumplidos de la siguiente manera: • Entrega e instalación del software licenciado objeto del presente contrato será de diez (10) días calendario,

contados a partir de la fecha de inicio del contrato del comitente vendedor.

• Aprobación por parte del supervisor dos (2) días calendario. • Plazo de correcciones y ajustes al software tres (3) días

• Entrenamiento a la herramientas y uso del software objeto de este contrato será de un (1) mes y quince

(15) días, plazo que se contará a partir de la entrega e instalación del software y aprobación por parte del supervisor.

REUNIÓN DE COORDINACION: La reunión de coordinación se realizará en las instalaciones del comitente comprador o virtualmente, a más tardar al siguiente día hábil de la celebración de la negociación, a la cual asistirá la Sociedad Comisionista Compradora, delegados del Comitente Comprador, Sociedad Comisionista Vendedora, los representantes del Comitente Vendedor. De igual manera el Comisionista Vendedor suministrará al Comisionista Comprador la relación del personal que cumplirá con la ejecución del objeto del proceso.

4. LUGAR DE EJECUCION

La prestación del servicio objeto de adquisición se deberá efectuar en la sede del nivel central de la Contraloría General de la República, ubicada en la carrera 69 No. 44-35, en la ciudad de Bogotá, de lunes a viernes de 8am a 5pm, una vez sea coordinado con el supervisor de la negociación.

5. FORMA DE PAGO

El Comitente Comprador pagará a través del Sistema de Compensación y Liquidación de la Bolsa Mercantil de Colombia S.A. al Comitente Vendedor en un (1) único pago dentro de los treinta (30) días siguientes a la entrega e instalación del software, presentación de la factura con los documentos relacionados en las obligaciones específicas del comitente vendedor y la constancia del supervisor en la cual conste la entrega a satisfacción del licenciamiento y el software Uipath, objeto del presente proceso de contratación. La documentación requerida para proceder con el pago debe ser entregada por el COMITENTE VENDEDOR al COMISIONISTA COMPRADOR, quien a su vez lo remitirá a la supervisión designada por el COMITENTE COMPRADOR a más tardar dentro de los primeros diez (10) días hábiles siguientes al cumplimiento de los

Página 3 de 16

requisitos para el pago, los cuales se describen a continuación: 1. Factura original. 2. Certificaciones de los pagos correspondientes a los aportes al sistema general de seguridad social integral y demás aportes parafiscales debidamente suscritas por el representante legal o por el revisor fiscal si a ello hubiere lugar. 3. Acta de recibo a satisfacción y cumplimiento emitida por la supervisión designada. Para la validación y aprobación de la documentación previa al pago, la supervisión designada por el Comitente Comprador contará con tres (3) días hábiles siguientes a la radicación, en caso de presentarse observaciones a la documentación, el Comitente Vendedor contará con dos (2) días para corregir las observaciones formuladas. PARAGRAFO: Los pagos se efectuarán dentro de los treinta (30) días siguientes a la radiación de la cuenta en la Dirección Financiera de la CGR, efecto para el cual el Comitente Comprador adelantará los trámites pertinentes para realizar el pago dentro de dicho término. El pago al Comitente Vendedor depende de la oportunidad, calidad y aprobación en la presentación de los documentos e información señalada que en todos los casos deben ser allegados en el término acá establecido y no proceder a la acreditación en los sistemas dispuestos por la Bolsa, hasta tanto no se dé la aprobación de los documentos. Sin perjuicio de lo anterior, el pago que se genere en virtud del contrato estará sujeto a la programación y aprobación del programa Anual Mensualizado de Caja -PAC y a la situación efectiva de los recursos por parte de la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público

6. CONDICIONES DE LA SOCIEDAD COMISIONISTA VENDEDORA CORRESPONDIENTES AL COMITENTE VENDEDOR PREVIAS A LA CELEBRACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN

A efectos de participar en la Rueda de Negociación por cuenta del Comitente Vendedor, la Sociedad Comisionista Vendedora deberá entregar a la Bolsa, debidamente diligenciados, los Anexos No. 40 (Manifestación de Interés para participar en Rueda de Negociación) y No. 41 (Certificación del cliente sobre la no conformación de Beneficiario Real - Autorización para el levantamiento de la reserva para la validación de la conformación de Beneficiario Real) de la Circular Única de Bolsa, los cuales se adjuntan a la presente Ficha Técnica de Negociación. La certificación con todos los documentos señalados, deben ser entregados vía correo electrónico a más tardar al cuarto (4) día hábil anterior a la fecha prevista para la rueda de negociación, antes de las 2:00 p.m., adjuntando cada uno de los documentos soportes de las condiciones exigidas en la presente ficha técnica de negociación, los cuales tienen que ser entregados debidamente foliados y con su respectivo índice en una copia, que contendrá los documentos de carácter jurídico, técnico, y de experiencia. El Segundo (2) día hábil anterior a la fecha prevista para la rueda de negociación, la Unidad de Gestión Estructuración antes de las 12:00 del día remitirá a las sociedades comisionistas que hayan radicado documentos, el resultado de la verificación documental, para lo cual, las sociedades comisionistas vendedoras deberán al día hábil anterior a la fecha prevista para la celebración de la rueda de negociación, a más tardar a las 02:00 p.m. entregar vía correo electrónico los documentos objeto de revisión sujetos a subsanación. La documentación que se allegue en este término, deberá contener la carta remisoria de la comisionista vendedora indicando el número del Boletín de Negociación e identificación del comitente vendedor. Nota: En cumplimiento del Artículo 3.1.2.5.6.1 de la Circular Única de Bolsa, el término pactado anteriormente para la subsanación será único, por lo que, los documentos allegados con posterioridad no serán admitidos ni objeto de verificación documental.

Página 4 de 16

6.1. CONDICIONES JURÍDICAS PREVIAS

1. Certificado de Existencia y de Representación Legal

Tratándose de persona jurídica, encontrarse inscrita en la Cámara de Comercio y tener vigente y renovada la matrícula mercantil, para lo cual, deberá allegar el certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o por la autoridad que corresponda, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la entrega de la documentación, en el cual, de conformidad con la normatividad vigente se certifique su existencia y representación legal, donde conste que el objeto social permita celebrar y ejecutar la negociación, y que la duración de la sociedad no es inferior a la vigencia de la misma y cinco (5) años más.

2. Certificado de Matrícula de Persona Natural y del Establecimiento de Comercio (Si aplica) Tratándose de personas naturales, deberá acreditar su inscripción vigente en el Registro Mercantil, para lo cual, deberá allegar el certificado de Registro Mercantil expedido por la Cámara de Comercio con fecha no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la entrega de la documentación, en el que conste que la actividad económica que ejerce le permita celebrar y ejecutar la negociación.

3. Copia legible de la cédula de ciudadanía del Comitente Vendedor Deberá allegar copia de la cédula de ciudadanía del Comitente Vendedor (persona natural) y del representante legal (persona jurídica), correspondiente a la persona que suscribe los documentos requeridos por el Comitente Comprador como condiciones de participación.

4. Documento privado de constitución de la figura asociativa; Consorcio o Unión Temporal Deberá allegar documento privado de constitución de la figura asociativa bajo los términos establecidos en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. Los integrantes de la figura asociativa (consorcio o unión temporal) deberán allegar de forma individual los requisitos jurídicos solicitados.

5. Certificado de pagos a la Seguridad Social y aportes Parafiscales El Comitente Vendedor deberá haber pagado los aportes a Seguridad Social (salud, pensión, ARL), aportes Parafiscales (SENA, ICBF y cajas de compensación), para lo cual allegará certificación expedida por el revisor fiscal cuando cuente con esta figura según el tipo societario, o por el representante legal, en el cual se señale que la sociedad ha cumplido en los últimos seis (6) meses con las obligaciones sobre el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensiones, Riesgos laborales), aportes parafiscales (ICBF, SENA y Cajas de Compensación Familiar), de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. En caso de que sea el revisor fiscal quien firme esta certificación, deberá aportar una copia de la tarjeta profesional y el Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores con una vigencia no superior a noventa (90) días anteriores a la fecha de entrega de la documentación.

6. Registro Único Tributario

Página 5 de 16

Documento de inscripción en el Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN –. NOTA: Para el caso de Consorcios o Uniones temporales, si es adjudicada la negociación, deberá presentar el Registro Único Tributario, el cual deberá ser entregado al comisionista comprador dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la negociación. NOTA: Las condiciones incluidas en los numerales 7, 8, 9 y 10 deberán corresponder a la persona natural o el representante legal (persona jurídica) que, para todos los efectos, suscribe los documentos de condiciones de participación.

7. Certificación de antecedentes fiscales No podrán aparecer reportados en el Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, de conformidad con lo exigido por el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, para lo cual, deberá allegar el certificado que en tal sentido expida la Contraloría General de la República, correspondiente al comitente vendedor (persona natural) o el representante legal y la persona jurídica (personas jurídicas).

8. Certificado o consulta de antecedentes disciplinarios No podrán registrar antecedentes disciplinarios o inhabilidades vigentes, para lo cual, deberá allegar certificado que en tal sentido expida la Procuraduría General de la Nación, correspondiente al comitente vendedor (persona natural) o el representante legal y la persona jurídica (personas jurídicas).

9. Certificado Antecedentes Judiciales No podrán registrar antecedentes judiciales, para lo cual, deberá allegar certificado que en tal sentido expida la Policía Nacional, correspondiente al comitente vendedor (persona natural y/o representante legal).

10. Certificación de no encontrarse incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con Entidades Estatales

Certificación con fecha de expedición no superior a Treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de entrega de la documentación, suscrita por el representante legal del comitente vendedor, bajo la gravedad de juramento donde manifieste que ni él ni la persona jurídica que representa se encuentran incursos en causal alguna de Inhabilidad e Incompatibilidad para contratar con Entidades Estatales.

11. Certificación de conocimiento y aceptación de todas y cada una de las obligaciones Certificación con fecha de expedición no superior a (30) treinta días calendarios anteriores a la fecha de entrega de la documentación, suscrita por el representante legal del Comitente Vendedor, bajo la gravedad de juramento donde manifieste que conoce y acepta todas y cada una de las obligaciones, requisitos y demás condiciones establecidas en la ficha técnica de negociación y documento de condiciones especiales.

12. Certificación del Comitente Vendedor de no haber participado en operaciones declaradas incumplidas en negociaciones celebradas en el escenario de la Bolsa Mercantil de Colombia con el Comitente Comprador

Página 6 de 16

Certificación con fecha de expedición no superior a (10) diez días calendarios anteriores a la fecha de entrega de la documentación, suscrita por el representante legal del Comitente Vendedor, bajo la gravedad de juramento donde manifieste que no ha participado en operaciones declaradas incumplidas ni de forma individual, ni como integrante de consorcio o de unión temporal, en negociaciones en ruedas de negocios en el escenario de la Bolsa Mercantil de Colombia con el COMITENTE COMPRADOR.

13. Registro Único de Proponentes.

Allegar Registro Único de Proponentes RUP expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad que corresponda, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de entrega de la documentación, bajo los términos establecidos en el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. NOTA: Se precisa que la información contenida en esta certificación será objeto de validación por parte de la Unidad de Estructuración de la Bolsa Mercantil de Colombia.

6.2. CONDICIONES FINANCIERAS PREVIAS

6.2.1 CAPACIDAD FINANCIERA Y CAPACIDAD ORGANIZACIONAL

Con el fin de verificar la Capacidad Financiera y la Capacidad Organizacional, los comitentes vendedores deberán allegar el Registro Único de Proponentes - RUP - de conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015. Para dar cumplimiento a los Artículos 2.2.1.1.1.6.1. y 2.2.1.1.1.6.2. del Decreto 1082 de 2015, los indicadores financieros serán verificados a partir de la información sobre Capacidad Financiera y Capacidad Organizacional con corte al 31 de diciembre de 2018, que figure en el RUP. Se evaluarán con CUMPLE o NO CUMPLE los siguientes Indicadores Financieros y de Capacidad Organizacional:

Verificación de la Capacidad Financiera. La Bolsa Mercantil de Colombia revisará en cumplimiento con el Decreto 1082 de 2015 solicita que el comitente vendedor acredite los siguientes indicadores, los cuales miden su fortaleza financiera: Índice de Liquidez: Activo corriente dividido por el pasivo corriente.

El índice de liquidez se establece con el fin de verificar la disponibilidad de recursos del comitente vendedor para afrontar sus compromisos a corto plazo, representando las veces que el activo corriente puede cubrir el pasivo corriente, es por eso que el comitente vendedor requiere medir su verdadera capacidad financiera para respaldar todas sus necesidades y obligaciones. Cuanto más elevado es el indicador de liquidez, mayor es la probabilidad que el comitente vendedor cumpla con sus obligaciones a corto plazo. El comitente vendedor deberá demostrar una liquidez igual o superior a 1.28 veces. Índice de Endeudamiento: Pasivo total dividido por el activo total.

Página 7 de 16

El Nivel de Endeudamiento permite establecer el grado de apalancamiento utilizado por la compañía e indica la participación de los acreedores sobre el valor total de la empresa, a mayor sea su índice de endeudamiento menor es la posibilidad que el proponente cumpla con las obligaciones adquiridas. El comitente vendedor deberá demostrar un endeudamiento igual o menor al 70.00%. Razón de Cobertura de Intereses: utilidad operacional dividida por los gastos de intereses.

Este indicador mide la capacidad que la empresa tiene para hacer pagos contractuales de intereses, cuanto mayor es su valor, más capacidad tiene el comitente vendedor para cumplir con sus obligaciones de intereses. Adicionalmente, proporciona el grado en que los intereses son absorbidos por los beneficios operacionales. El pago periódico de intereses es una carga fija para la empresa, por lo que conocer esta proporción evita futuras dificultades. El comitente vendedor deberá demostrar una Razón de Cobertura de Intereses igual o superior a 1.17 veces. 7.2. Verificación de la Capacidad Organizacional. A través de los indicadores establecidos se busca medir la aptitud de un proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato en función de su organización interna. El Decreto 1082 de 2015 definió los indicadores de rentabilidad para medir la capacidad organizacional de un proponente teniendo en cuenta que está bien organizado cuando es rentable, por lo cual el oferente debe acreditar los siguientes indicadores, los cuales medirán el rendimiento de las inversiones y la eficiencia en el uso de activos: Rentabilidad del Patrimonio: Utilidad operacional dividida por el patrimonio. Este indicador determina la rentabilidad del patrimonio del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso que posee en el patrimonio. A mayor rentabilidad sobre el patrimonio, mayor es la rentabilidad de los socios y mejor la capacidad organizacional del proponente. El comitente vendedor deberá demostrar una Rentabilidad del Patrimonio igual o superior al 15.16%. Rentabilidad del Activo: Utilidad operacional dividida por el Activo Total.

Este indicador determina la rentabilidad de los activos del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el activo. A mayor rentabilidad sobre activos, mayor es la rentabilidad del negocio y mejor la capacidad organizacional del proponente. El comitente vendedor debe demostrar una Rentabilidad del Activo igual o superior a 4.97%. En resumen, los indicadores solicitados por la Contraloría General de la República en este proceso son:

Página 8 de 16

INDICADOR FORMULA RANGO

Indice de LiquidezActivo Corriente / Pasivo Corriente

Mínimo 1,28

Indice de Endeudamiento Pasivo Total / Activo

TotalMáximo 70,00%.

Razón de Cobertura de

InteresesUtilidad Operacional / Gastos de Intereses

Mínimo 1,17

Rentabilidad del Patrimonio Utilidad Operacional / Patrimonio

Igual o Superior a 15,16%

Rentabilidad del ActivoUtilidad Operacional /

Activo TotalIgual o Superior a 4,97%

os comitentes vendedores extranjeros y/o no obligados a estar registrados en el RUP, deberán adjuntar Estados Financieros comparativos a 31 de diciembre de 2018 (Balance General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros) certificados por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal, si es del caso. Igualmente, deberán calcular cada uno de los indicadores solicitados anteriormente, y certificarse por Contador Público, Representante Legal y Revisor Fiscal, si es del caso, adjuntado fotocopia de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios vigentes, del contador y revisor fiscal. Para el caso de participación de consorcios o uniones temporales, los índices anteriormente señalados, se verificarán o determinarán, según el porcentaje de participación de cada integrante del consorcio o unión temporal y finalmente se suman para obtener el indicador correspondiente. Si la información suministrada por el comitente vendedor no es suficiente para efectuar la verificación de las condiciones de participación sobre la Capacidad Financiera y Capacidad Organizacional. NOTA:

1) Teniendo en cuenta que el resultado de los indicadores de Capacidad Financiera y Capacidad Organizacional, son consecuencia de la aplicación de operaciones matemáticas, y para el caso del indicador de “Razón de Cobertura de Intereses” cuya fórmula propuesta en el Decreto 1082 de 2015 para su cálculo es : “Utilidad Operacional” dividido entre “Gastos de Intereses”, y que pueden existir comitentes vendedores que no incurrieron en Gastos de Intereses en el ejercicio contable a evaluar, por lo tanto el denominador daría cero (0), lo cual desde el punto de vista matemático, su resultado sería un valor indeterminado que tiende a infinito, es decir no se podría calcular este indicador; para este caso el comitente vendedor CUMPLE.

2) Si el resultado de cualquier indicador ya sea de Capacidad Financiera o de Capacidad Organizacional, es

negativo, el comitente vendedor NO CUMPLE la propuesta queda inhabilitada y se evaluará con no cumple.

6.3 CONDICIONES TÉCNICAS

1. REQUISITO DE EXPERIENCIA DEL COMITENTE VENDEDOR

ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA EN EL RUP.

Página 9 de 16

El comitente vendedor acreditará su experiencia mediante la información contenida en su Registro Único de

Proponentes. Por lo cual deberá allegar certificación suscrita por su representante legal donde relacione el

número del consecutivo de los contratos registrados en el RUP con los cuales acreditará la experiencia.

Los contratos deberán estar clasificados en por lo menos dos (2) de los siguientes códigos UNSPSC:

Código Segmento

Nombre Segmento Código Familia

Nombre Familia

Código Clase

Nombre Clase

Código producto

Nombre Producto

43000000

Difusión de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones

43230000 Software 43233200 Software de seguridad y protección

43233201

Software de servidor de autenticación

81000000

Servicios basados en Ingeniería, Investigación y Tecnología

81110000 Servicios Informáticos

81111800

Servicios de sistemas y administración de componentes de sistemas

81111810

Servicios de codificación de software

81000000

Servicios basados en Ingeniería, Investigación y Tecnología

81160000

Entrega de servicios de tecnología e información

81161500 Servicios de administración e acceso

N/A

N/A

Y se deberá acreditar un valor mayor o igual a 267 SMMLV en máximo tres (3) contratos registrados en el RUP,

para lo cual se realizará la suma de estos.

ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA GENERAL EN EL RUP PARA UNIONES TEMPORALES Y/O CONSORCIOS Cuando el comitente vendedor sea un consorcio o una unión temporal la experiencia será acreditada por la totalidad de sus integrantes, donde cada uno debe acreditar al menos un registro en el RUP que cumpla las características descritas en el numeral anterior para efecto de acreditar la totalidad de los códigos UNSPSC requeridos.

ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA ESPECÍFICA.

El comitente vendedor deberá acreditar mediante la presentación de mínimo dos (2) y máximo tres (3) certificaciones de los contratos ejecutados con entidades públicas o privadas, registrados en el RUT, las cuales deben incluir en el objeto al menos dos (2) de los siguientes servicios:

- Instalación de software licenciado UiPath.

- Brindar consultorías Servicios basados automatización robótica y de RPA (Robotic Process Automation). - Realizar transferencia de conocimiento y/o capacitaciones en la herramienta UiPath.

- Actualización y mantenimiento a herramientas y/o software basadas en automatización robótica y de RPA

(Robotic Process Automation).

Página 10 de 16

- Administración de componentes del software UiPath.

EXPERIENCIA EN OPERACIONES CELEBRADAS EN EL MCP DE LA BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA S.A

Para el caso de experiencia en negociaciones en el escenario de Bolsa, la sociedad comisionista vendedora, deberá allegar comunicación suscrita por su representante legal, en el que indique las operaciones celebradas en este escenario por su comitente, que pretende sean aportadas al presente proceso de contratación. Así, para la validación de la experiencia, la Unidad de Estructuración de Negocios solicitará las certificaciones de las operaciones indicadas por la sociedad comisionista vendedora a través del aplicativo tecnológico dispuesto para estos efectos, y procederá a su validación adjuntándolas a la carpeta correspondiente.

2. CERTIFICACIÓN DE CONDICIONES DEL COMITENTE VENDEDOR.

Certificación suscrita por el representante legal del comitente vendedor cuya fecha de expedición no sea mayor a treinta (30) días calendario previo a la radicación de documentos, en la que certifique:

1. Que en caso de presentarse una actualización tecnológica en el software, que forme parte de los productos a suministrar en cualquier momento anterior a la entrega definitiva, el comitente vendedor entregará los elementos actualizados, contando con autorización del comitente comprador y sin que esté incurra en costo adicional alguno. Se entiende que hay una actualización tecnológica en cualquiera de los elementos a negociar cuando se presenta una nueva versión en el mercado. En cualquier caso, el comitente vendedor no podrá negociar programas que estén descontinuados por el fabricante original.

2. Que se compromete a cumplir con las exigencias fiscales y aduaneras, en caso de que sean

bienes importados.

3. Que se compromete a cumplir con los requisitos establecidos por la Entidad en el DCE y las obligaciones del Comitente Vendedor, así como, la entrega e instalación y servicios posventa de garantía, soporte técnico (ANS) y mantenimientos preventivos, conforme a los plazos establecidos en el documento de condiciones especiales.

3. CERTIFICACION DE GARANTÍA DE PRODUCTO

Certificación con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario previo a la radicación de documentos, donde se certifique que la garantía de cada uno de los bienes a negociar es de mínimo un (1) año, contados a partir de la fecha de suscripción del acta final de recibo a satisfacción por parte de la supervisión delegada por el comitente comprador, sin perjuicio de la garantía de fábrica.

Cuando el comitente vendedor ostente la calidad de FABRICANTE, la certificación será suscrita por su representante legal, cuando el comitente vendedor sea DISTRIBUIDOR AUTORIZADO la certificación será suscrita por el representante legal del fabricante o quien sea facultado por el fabricante para emitir el documento.

4. CERTIFICACION DE FABRICANTE

Certificación suscrita por el representante legal del fabricante cuya fecha de expedición no sea mayor a treinta (30) días calendario previa radicación de documentos que acredite:

Página 11 de 16

Al comitente vendedor como Distribuidor Autorizado de los bienes a negociar.

Que cuenta con Centros Autorizados de servicio en Bogotá o cobertura de servicio técnico y el respaldo mínimo por un (1) año.

5. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD.

El representante legal debe suscribir el acuerdo de confidencialidad anexo a la Ficha Técnica de Negociación.

7. REVISIÓN Y ACEPTACIÓN DOCUMENTAL

No se tendrán en cuenta documentos que no se ciñan estrictamente a los requisitos solicitados. Una vez adjudicada la operación, los documentos soporte de los requisitos del comitente vendedor deberán ser solicitados por el comisionista comprador en la Unidad de Gestión de Estructuración de Negocios, el mismo día en que se celebre la rueda de negocios antes de las 5:00 p.m., a fin de que ésta última los entregue al comitente comprador para la revisión, aceptación o rechazo de los mismos, para lo cual contará con un máximo de un (1) día hábil contados a partir del día siguiente a la negociación. La sociedad comisionista compradora se obliga a informar a la Unidad de Gestión de Estructuración de Negocios mediante certificación suscrita por el representante legal manifestando el cumplimiento y aceptación de los requisitos por parte del comitente vendedor (es) que resulta (n) adjudicatario (s), en caso de concepto de rechazo por parte del comitente comprador de los documentos soporte de los requisitos de los comitentes vendedores así deberá informarlo a la Unidad de Operaciones. En todo caso, el plazo máximo para establecer la aceptación por cumplimiento o rechazo por incumplimiento, será como máximo el tercer (3) día hábil siguiente al plazo establecido para la entrega de los documentos incluido en precedencia, en todo caso, de no hacerlo o requerir de forma extemporánea se entenderá la aceptación de los mismos por parte del comitente comprador.

8. DESCUENTOS

En caso de mora o incumplimiento luego de pasado 6 días hábiles de las fechas y actividades pactadas en el cronograma aprobado por las partes, el COMITENTE COMPRADOR impondrá al COMITENTE VENDEDOR un descuento correspondiente al cero punto dos por ciento (0,2%) del valor de la factura, los cuales de antemano son aceptados por el comitente vendedor por cada día de retardo o incumplimiento, sin que el monto total exceda el uno por ciento (1%) de su valor total. Una vez se sobrepase este límite, la Sociedad Comisionista Compradora procederá a solicitar el respectivo trámite de declaración de incumplimiento ante la BMC. PARÁGRAFO: PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE DESCUENTOS. Evidenciada la mora a más tardar el día hábil siguiente a la fecha prevista para la actividad retrasada, el supervisor designado solicitará a la Comisionista Vendedora y Comisionista Comprador las explicaciones correspondientes que generaron el incumplimiento al cronograma, para lo cual se concederá dos (2) días hábiles al Comitente Vendedor para remitir las explicaciones correspondientes y sobre este se tomará la respectiva decisión para la aplicación del descuento. En caso de que no remitir las explicaciones se entenderá que se acepta el descuento.

Página 12 de 16

Los requerimientos y las explicaciones y la decisión se podrán surtir por los medios electrónicos para lo cual el Comisionista Vendedor autoriza la notificación por este medio.

9. OBLIGACIONES DE LA SOCIEDAD COMISIONISTA Y COMITENTE VENDEDORES- ADJUDICATARIOS DE LA OPERACIÓN

A continuación, se establecen las obligaciones a cargo de la sociedad comisionista y comitente vendedores de obligatorio cumplimiento para la ejecución de la negociación. Obligaciones Generales del Comitente Vendedor Además de las previstas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015 y normas reglamentarias inherentes a la modalidad del proceso de selección y el reglamento de funcionamiento y operación de la Bolsa, y a las obligaciones derivadas de las disposiciones legales vigentes que regulan su actividad y las contenidas en los anexos de estos estudios, el comitente vendedor debe cumplir con las siguientes obligaciones:

1) Cumplir con el objeto de la Negociación. 2) Cumplir con las entregas establecidas en el presente documento.

3) Sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa, atender las instrucciones y lineamientos que

durante el desarrollo de la Negociación se le impartan por parte de la entidad.

4) Obrar con lealtad y buena fe, en las distintas etapas contractuales evitando dilaciones y entrabamientos.

5) Constituir las garantías requeridas tanto por el Sistema de Compensación y Liquidación de la Bolsa, como las requeridas por el COMITENTE COMPRADOR, dentro de los términos correspondientes en el presente documento.

6) Las que le imparta el COMITENTE COMPRADOR o la persona que éste designe de conformidad con lo

establecido en la ficha técnica de negociación y los documentos de condiciones especiales, y que garanticen el cabal y oportuno cumplimiento del objeto de la Negociación.

7) Presentar la factura respectiva con el lleno de los requisitos fiscales, legales y administrativos correspondientes y de acuerdo con la forma de pago presentada.

8) Cumplir durante toda la ejecución de la negociación con los aportes a Seguridad Social (salud, pensión,

ARL), aportes Parafiscales (SENA, ICBF y cajas de compensación), del personal designador para el desarrollo de las actividades objeto de la negociación.

9) Constituir, ampliar, prorrogar o modificar las garantías en el evento en que se aumente el valor del contrato, se prorrogue su vigencia o se modifiquen sus condiciones. Así mismo, EL CONTRATISTA debe reponer las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado por razón de siniestros. De lo anterior el contratista debe comunicar a la compañía de seguros.

10) Reportar en caso de cualquier novedad o anomalía, de manera inmediata al supervisor.

Página 13 de 16

11) Mantener fijos los precios ofertados, los cuales no estarán sujetos a reajuste.

12) Cumplir con las afiliaciones y aportes de Seguridad Social y con los pagos de aportes parafiscales.

13) Atender de forma oportuna todas las consultas e inquietudes que sean requeridas por el supervisor del contrato, a través de diferentes medios de comunicación.

14) Realizar al menos una (1) reunión quincenal de seguimiento y retroalimentación en las instalaciones de

la CGR.

15) Asistir a las reuniones de trabajo que sean convocadas por el Supervisor del contrato para revisar el estado del contrato.

16) Indemnizar o asumir todo daño causado a terceros, a bienes propios o de terceros o al personal

contratado para la ejecución del contrato, en desarrollo del mismo.

17) Mantener con carácter confidencial, toda la información de propiedad de la CGR a la que tenga acceso en desarrollo del objeto del contrato, y no podrá utilizarla o divulgarla a terceras personas.

18) Suscribir las actas que resulten con ocasión y ejecución del contrato.

19) Informar de manera inmediata cualquier hecho o circunstancia que pueda indicar en la no oportuna o

debida ejecución del contrato o que pueda poner el peligro los legítimos intereses de la CGR, y proponer alternativas de solución a la misma.

20) Las demás propias del objeto de la Negociación. Obligaciones Específicas del Comitente Vendedor.

1) Ejecutar el objeto de la negociación cumpliendo con las especificaciones técnicas descritas en los documentos de la negociación.

2) Garantizar el soporte técnico de la modalidad de 7 x 24 por parte del fabricante y 5x8 por parte del

proveedor por un (1) año.

3) Suministrar conforme al Documento de Condiciones Especiales, los servicios relacionados en la Ficha Técnica de Negociación, en la forma y lugar establecido, los cuales deberán cumplir con las condiciones técnicas establecidas para la negociación.

4) Establecer un procedimiento y un plan de comunicaciones (matriz de escalamiento) claro y preciso para

notificación de eventos y gestión de alarmas. Este procedimiento definirá la base de trabajo para operar el servicio y entregar los resultados solicitados.

5) Mantener actualizada y en funcionamiento el software que soporta el servicio objeto de esta

negociación.

6) Realizar todas las pruebas de funcionamiento, a fin de garantizar su estabilidad y realizar ajustes, y minimizar los riesgos para la puesta en funcionamiento.

Página 14 de 16

7) Garantizar que el software que integra la solución se encuentre en permanente y continuo

funcionamiento, con el fin de no tener interrupciones en la prestación del servicio objeto de negociación.

8) Atención de Niveles de Servicio – ANS: Durante el año de soporte técnico y actualización, el contratista

brindará atención oportuna a las peticiones, solicitudes e incidencias. Así mismo, indicará las personas, números telefónicos y correos para la comunicación, y se definirá entre las partes el protocolo para la atención de peticiones e incidencias presenciales y de soporte remoto.

9) Solicitar autorización al Supervisor de la negociación cuando requiera realizar ventanas de tiempo para mantenimientos y especificar los casos en los tiempos que requieran.

10) Designar en conjunto, EL COMITENTE COMPRADOR y el COMITENTE VENDEDOR, un canal único de comunicación de cada una de las partes, quienes serán el canal autorizado para acceder al soporte técnico. Únicamente las personas que LA CONTRALORÍA haya referenciado pueden pedir apoyo, formular consultas y/o solicitar soporte.

11) Mantener durante la ejecución de la negociación, la organización técnica con altos niveles de eficiencia técnica y profesional para atender sus obligaciones.

12) Cumplir con los servicios profesionales para proveer los servicios especializados y realizar las

configuraciones e integraciones requeridas para poner a punto soft de LA CONTRALORIA a ser monitoreada y la de monitoreo.

13) Guardar absoluta confidencialidad de la información de la CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA a la

que haya tenido acceso, buscando obtener provecho para sí o para un tercero.

14) Acatar las indicaciones técnicas que imparta la Contraloría General de la República a través del supervisor y reportar de manera inmediata al mismo cualquier novedad o anomalía que afecte la adecuada ejecución del contrato o de las actividades contempladas en la garantía técnica.

15) Cumplir con las afiliaciones y aportes de Seguridad Social y con los pagos de aportes parafiscales.

16) Cumplir con las 100 horas de consultoría de las herramientas del software objeto de este proceso durante el año de garantía en los tiempos requeridos por el supervisor y al personal designado por LA CONTRALORIA para tal fin.

17) Instalar, configurar y programar todo el Software en los equipos que sean requeridos por LA

CONTRALORIA, para que operen de manera correcta.

18) Proporcionar la capacitación técnica y de operación al personal designado por LA CONTRALORIA para tal fin, acerca de licencias, normas, documentos, software, de garantías, permisos, daños y fallas.

19) Asumir los costos por los daños y/o fallas que ocasione EL CONTRATISTA, durante la etapa de

implementación y los mantenimientos establecidos, así como aquellos que estén contemplados dentro de la cobertura y amparos de la póliza prevista en este proceso. En caso que éstas se presenten, se restablecerán al estado original.

Página 15 de 16

20) Contemplar en su oferta todos los costos o gastos asociados a la logística (desplazamiento, transporte,

parqueaderos, equipos y herramientas de trabajo, refrigerios, entre otros), requerida para que el personal asignado al proyecto pueda cumplir sus funciones.

21) Entregar a satisfacción la actualización del licenciamiento y del software de adquisición de paquete para automatización robótica de procesos Uipath, objeto del presente proceso.

22) Entregar un reporte quincenal detallado de las actividades desarrolladas, e incidentes solucionados

durante la vigencia del contrato, y aquellos requeridos por el supervisor.

23) Documentar de manera técnica lo referente a las actualizaciones y la respectiva transferencia de conocimiento de los cambios realizados, entregando a la supervisión del contrato (o a quien éste designe) una copia en medio digital de los documentos de instalación y de control de cambios establecidos por la de la Contraloría General de la República.

24) Proveer los medios y las herramientas idóneas para realizar las actividades contratadas.

25) Las demás que se deriven o sean inherentes al objeto y naturaleza del contrato y que garanticen su cabal cumplimiento.

10. GARANTÍAS ADICIONALES A CARGO DEL COMITENTE VENDEDOR El comitente vendedor deberá constituir, suscribir y otorgar a favor del COMITENTE COMPRADOR, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la adjudicación de la negociación, tratándose de personas naturales o jurídicas de forma individual o de cinco (5) días hábiles siguientes a la adjudicación de la negociación tratándose de figuras asociativas (consorcio o unión temporal), las siguientes garantías: De acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, el Artículo 2.2.1.2.1.2.18 del Decreto 1082 de 2015, además de las garantías exigidas por el Sistema de Compensación, Liquidación y Administración de Garantías de la Bolsa Mercantil de Colombia S.A., y para asegurar el total y estricto cumplimiento de todas las obligaciones derivadas de la operación, el comitente vendedor deberá constituir garantías que cubran como mínimo los siguientes amparos: Beneficiario: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Tomador: Comitente vendedor. Asegurado: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Se aclara que en el texto de la póliza deberá incluirse la entidad con su respectivo NIT: 899.999.067-2.

Amparos Exigibles Cuantía Vigencia

Cumplimiento 10% del valor total de

la negociación.

El plazo de ejecución de la negociación y 6 meses más,

contados a partir del cumplimiento de los requisitos de

ejecución.

Calidad de los servicios 10% del valor total de

la negociación.

La vigencia será de tres (3) años contados a partir de la

suscripción del acta de entrega y recibo a satisfacción

por parte del Comitente Comprador.

Página 16 de 16

Pago de salarios y

prestaciones sociales e

indemnizaciones

5% del valor total de la

negociación.

Vigencia del plazo de ejecución, su liquidación y tres

(3) años más, a partir del cumplimiento de los

requisitos de ejecución.

Parágrafo: En los casos en que se prorrogue el plazo de ejecución de la negociación y/o se adicione en valor, el comitente vendedor se compromete, dentro de los dos (2) días calendario, siguientes al evento, presentar el certificado de modificación de la garantía de conformidad con el nuevo plazo y/o valor pactados. Estas garantías cubren los riesgos asociados a las obligaciones descritas en la presente Ficha Técnica de Negociación. En todo caso, corresponderá al comitente comprador, realizar todos los actos de verificación, estudio, seguimiento, ejecución, aprobación y custodia, así como todos los demás actos que sean necesarios para la efectividad de estas.

11. SUPERVISIÓN

El comitente comprador por cuenta de quien se celebra esta operación utilizará mecanismos de supervisión para verificar el cumplimiento de esta, para efectos de realizar el seguimiento a la correcta ejecución de la negociación y cumplimiento satisfactorio del objeto de este. Por lo anterior, la supervisión y control de ejecución del contrato de comisión y de las operaciones de negociación en la Bolsa Mercantil de Colombia, serán ejercidas por la el Jefe de Unidad de Análisis de la Información de la DIARI de la Contraloría General de la Republica, quien está autorizado para impartir instrucciones y órdenes al comitente vendedor sobre asuntos de su responsabilidad quien estará obligado a acatarlas. La supervisión podrá designar personal de apoyo para el cumplimiento de la labor encomendada y, en todo caso, deberá ceñirse a la reglamentación interna de la CGR.