1. Organización,administración

y gestión

4.Desarrolloorganizacional(personas)

5. Comunicacióneinformación

2. Procesosyprocedimientos

1.Organización

3.Tecnologíainformática

PRINCIPIOSTransparencia

EficienciaycontrolServicio

ParticipaciónRendiciónde

cuentas

PEIPDI(PMI)Normativa

Organización, administración y gestión

Administraciónporobjetivos

Estructura orgánica (algunos hitos)

CreacióndelaDireccióndeAdministración(VAF)

CambiodeCoord.aDireccióndeExtensión

2015

CambiodenombredeFacultaddeIngeniería a

FacultaddeIngenieríayCienciasBásicas

2016

CreacióndelaORIComitéTIC

CambiodeCoord.aDireccióndeEd.VirtualCoord.Editorial(VA)

Depto.deMercadeoyAdmisiones

20122014

Coord.deExtensiónCoord.deInvestigación

Coord.deCursosdeContextoCoord.deEducaciónVirtualCoord.deControlInterno

ComitédeDecanosRevisoríaFiscal(externa)

20102011

ReformaAcadémicaEstructuraparalaEducaciónVirtualProyectosPDI(PMI)

2018enadelante

LaUniversidadcreceysedesarrollatecnológicamenteparacumplirsusfinesmisionalesconcalidad.

Creacióndelasfacultades

2003

2. Procesos y procedimientos

Sistema de Gestión de la Calidad Administrativa

20182006

Documentacióndeprocesosy

procedimientosdelasáreasadscritas

alaVAF

2010

AdquisicióndeIsolución

2014

Primerysegundociclodeauditoría

interna

AdopcióndelnombreSIGA

2016

AuditoríainternaalSIGA

ImplementacióndelmóduloSGSST

2008

ImplementacióndelSistemadeGestiónporProcesos

ConformacióndelComitédeCalidadAdministrativa

2013 2015

CertificaciónISO9001:2008BureauVeritas

2017

MigraciónalanormaISO9001:2015

ActualizacióndelManualdeCalidadAdministrativa

Articulaciónentrelosprocesosacadémicosyadministrativos

Auditoríaparalacertificación

delanormaISO9001:2015(enfoqueenriesgos)

Sistema de Gestión de la Calidad Administrativa

Mapa de procesos

3. Tecnología Informática

Evolución de la tecnología en la UC

1984

CreacióndelaOficinadeSistemas

1997

ConexióndedicadaaInternet

2003

SevenyKactus(ERP)

2004

SistemaAcadémicoUXXI

1985

Salasdecómputo

2008

CorreoconGmail

2011

CreaciónComitéTIC

2012

Matrículaporcréditos

2010

ReportesGII

Evolución de la tecnología en la UC

2014

Aumentodelanchodebanda

2016

CambioatelefoníaIP

2017

Copiadeseguridaddeinformaciónde

computadoresenlanube

2018

MigraciónaUniversitas XXI

(versióninternacional)

2015

FortalecimientodelWiFi

Evolución de la tecnología en la UC

Sistemas de información

SevenSistema

Administrativo Financiero

KactusSistema de

Información de Recursos Humanos

Generador Integral de Información

Universitas XXI

Sistema Académico

Tecnología al servicio de la comunidad unicentralista

Servicios académicosSolicitudesacadémicas

Web

InscripciónWeb

InformacióndeAdmisiónvíaWeb

Consultadenotasyhorario

Correoelectrónico

Accesoremotoasoftware(Citrix)

Aulasvirtuales(Canvas)

Servicios financieros

Solicituddecréditovíaweb

Generaciónwebdeordendepago

Bienestar

Contact center(enimplementación)

Reportesdealertasacadémicas

Citasmédicasweb

Evaluacióndocenteweb

Medios electrónicos para recepción y gestión de solicitudes

En el portal institucional y dirigido a toda a

comunidad académica

Mis solicitudes

Aplicativo para solicitudes académicas

y administrativas de estudiantes

Mesa de servicios

Aplicativo para solicitudes de servicios de las

dependencias académicas y administrativas

Internet y conectividad

Fuente:DepartamentodeTecnologíaInformática(2017).

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018

EvolucióndelanchodebandaenMbps

115

228

584650

745

945

4. Desarrollo organizacional

Desarrollo organizacional

Plandecapacitacióninstitucional

Estímulosyportafolio

debeneficios

Valoracióndecargos

Evaluaciónde

desempeño

Procesosde

selección

Sistematización de procesos de Gestión de RR. HH.

EvaluacióndedesempeñoEvaluacióndocente(SistemaAcadémico).Evaluacióndelpersonaladministrativoyacadémico-administrativo.SerealizaenlíneaenelsistemaKactus.

PlandecapacitacióninstitucionalTreslíneasdeacción:capacitaciónbásica,formaciónycrecimientopersonal.Necesidadesdeformacióndelasáreasycapacidadesconlaofertainternaylacapacitaciónexterna.Cursosdeinglés,cursosdeactualización,diplomadosyprogramadeliderazgo.

Desarrollo organizacional

ProcesosdeselecciónGarantizanquelaInstitucióncuentecondirectivosypersonalidóneoqueorientensugestiónalaexcelenciaacadémicayadministrativa.Permitenlaoportunidaddecrecimiento.

ValoracióndecargosSistemadesarrolladoporunacompañíaexterna.Serealizabajolosprincipiosdeequidadycompetitividad.

EstímulosyportafoliodebeneficiosDescuentosFamiliaCentralista,ConvenioUniversidaddeLosAndes,SemanaSantaysemanadereceso,vacacionescolectivas y reconocimientosenelDíaInstitucional.

Desarrollo organizacional

5. Procesos de comunicación

Procesos de comunicación (algunos hitos)2009

CreacióndelaRedAcadémico-AdministrativaInterna(RAAI).

Reubicaciónyadministracióndecartelerasfísicas.

2003

CreacióndelDCPLanzamientodeNoticentral.

Creacióndelapáginaweb.

2008

AdopcióndelaPolíticadeComunicación(Acuerdo02de2008).CreacióndelaRedInternadeCorresponsales(RIC).

NuevaimagengráficadelaUC (Manualdeidentidadvisualcorporativa).

Procesos de comunicación (algunos hitos)

Transicióndepáginawebaportalwebinstitucional.

Campañasinstitucionalesenfondosdepantalla.CreacióndelaAgenciaCentraldeNoticias.

2010-2011 2012

Creacióndel portalUCVirtual.

IncursiónenmediossocialesFacebook,Twitter,YouTube.

Iniciatrabajoconvoceríainstitucional.

2016-2017

Noticentralmigraaunaversióndigital.

CreacióndelaSaladeprensa.CreacióndelaAppNoticentralCafé yCarta

delRector.

Nueva versióndelportalweb.

ActualizacióndelaPolíticadeComunicación(Acuerdo07de2015).AdopcióndeunReglamentoparalaComunicaciónInstitucional.

2014-2015

Procesos de comunicación (algunos hitos)

Medios institucionales

Noticentral RedInternadeCorresponsales

(RIC)

Mensajesinstitucionales

RAAI

Cartelerasgiratoriasyvirtuales

Fondosdepantalla

BoletíndeNoticiasExternas

UncaféconelRector

Medios institucionales

Gestióndefreepress

CartasdelRector AppdeNoticentral

Portalwebinstitucional

Saladeprensa Mediossocialesinstitucionales

OrganizaciónConsejoSuperior

ComitésInstitucionales

RevisoríaFiscal(externa)

SecretaríaGeneral

ConsejoAcadémico

ComitéRectoral(adhoc)

VicerrectoríaAcadémica

VicerrectoríaAdministrativay

FinancieraComitédeAdmisiones

ComitédeBecas

ComitéTIC

DecanaturaFacultaddeCienciasAdministrativas,EconómicasyContables

DecanaturaFacultaddeCienciasSociales,HumanidadesyArte

ConsejodeFacultad

DecanaturaFacultaddeIngenieríayCiencias

Básicas

ConsejodeFacultad

ConsejodeFacultad

Rectoría

Recursos financieros

Lainformacióndelosaños2013y2014seencuentrabajonormascolombianas.Lainformacióndelosaños2015a2017seencuentrabajonormasNIIF.

Lainformacióndelaño2017esprovisional.

Presupuesto

Atendiendoloestablecidoenlapolítica6.1delPEI,“Fortalecimientodelaplaneaciónenlasunidadesacadémicasyadministrativasdela

Universidad”,quebuscaimpulsareldesarrollodeproyectosestratégicosydinamizarlagestiónacadémicayadministrativa,elprocesodepresupuestodelaUniversidadconllevalossiguientes

aspectos:

Proceso presupuestal

Elaboraciónpresupuestal

•Proyeccióndelañoencurso

•Planeacióndeactividadporcadaárea

•Evaluaciónconjunta•Aprobación

Ejecución•Facturación•Cartera•Administracióndelportafolio

•Nómina•Cajasmenores•Legalizaciones•Causación•Salidasdeinventarios•Depreciación•Diferidosyamortización

Seguimiento(informes)

•Áreasderesponsabilidad•Actividadmisional•Facultades•Departamentos•Centrosdecostos•Proyectos•Rubros•Cuentascontables

Procesoparticipativo.ArticuladoconprocesosdediferentesáreasdelaUniversidad.Estructuradoporproyectos.ArticuladoconelPlandeDesarrolloInstitucional(PDI).Sincronizadoconlainformacióncontableydecostos.SoportadoenelsistemaERP-SEVEN.Facilitaelcontrolporproyectoyáreaderesponsabilidad.

Presupuesto

Enlaasignaciónsepriorizan…

LosgastosdefuncionamientoparagarantizarlanormaloperaciónLosproyectosencursoLosproyectosenmarcadosenelPDI

Asignación presupuestal

• Laasignaciónpresupuestalaproyectosdeinvestigación,extensión,internacionalizaciónybienestarserealizamediantelaevaluacióngeneralderecursosdisponibles

• Laasignaciónpresupuestalconllevacriteriosdeequidad.

Aprobación presupuestal

Áreas

• Planean• Elaboran

solicitudporproyecto

• Evalúannecesidadesysustentan

• Evalúanpertinencia

• Evalúaglobalidad

• Aprueba

Decanaturas Vicerrectorías ComitéRectoral

ConsejoSuperior

Gestión financieraManejotransparentederecursosTalentohumanosuficienteeidóneoComitésqueapoyanlatomadedecisionesApoyadaensistemasdeinformaciónintegradosOficinadeControlInternoRevisoríaFiscal(hechaporunafirmareconocidainternacionalmente)

Gestión financieraSEVEN - ERP

Contabilidad

Inventarios

Activosfijos

Compras

Tesorería

Inversiones

Proveedores

Costos

Facturación

Cartera

CarteraFinanciera

MesadeAyuda

Solicitudesdeestudiantes

Administrativa

Financiera

Comercial

Kactus

Recaudosypagosenlínea

Isolución

UniversitasXXI

Entre2013y2017sehancreado11nuevosprogramasacadémicos.

Integralidadysistematizacióndeprocesosadministrativo-financieros.

Culturadelacalidad:CertificaciónISO9001-2008.

Aspectos por destacar

Gracias