1. PENGENALAN 1.1 LATAR BELAKANG JABATANhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2555-i-box.pdf · 1.1 LATAR BELAKANG JABATAN Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang (PPAPP) telah

Dimensi Infiniti 2019

1

1. PENGENALAN

1.1 LATAR BELAKANG JABATAN

Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang (PPAPP) telah memulakan

perkhidmatannya pada bulan Januari 1973 sebaik sahaja ia mengambil alih

pengurusan Penang Library sebuah perpustakaan langganan yang pertama di

Malaysia (1817). Enakmen PPAPP 1972 yang diluluskan oleh Dewan Undangan

Negeri Pulau Pinang pada 7hb Ogos 1972 menetapkan bahawa PPAPP sebagai

sebuah badan yang berkuasa untuk menyediakan kemudahan dan perkhidmatan

perpustakaan awam bagi semua golongan masyarakat. Enakmen juga menetapkan

tugas PPAPP adalah bagi memaju dan menggalakan pembacaan terutamanya

dalam Bahasa Kebangsaan.

Kini PPAPP telah berkembang dengan adanya 103 rangkaian perkhidmatan

merangkumi Perpustakaan Negeri yang terletak di Seberang Jaya, 5 buah

Perpustakaan Cawangan masing-masing terletak di George Town, Balik Pulau,

Bukit Mertajam, Jawi dan Bertam. 2 buah Perpustakaan Pekan di Bagan Ajam dan

Simpang Ampat, sebuah Perpustakaan Digital di Tasek Gelugor, 2 buah

Perpustakaan Pusat Beli Belah yang terletak di KOMTAR dan AEON Alma dan 46

buah Perpustakaan Desa/Komuniti Siber Ilmu, 33 buah Perpustakaan Desa PNM

serta 11 unit Perpustakaan Bergerak yang mana 2 unit dikhususkan untuk orang

kelainan upaya.

VISI PPAPP

Peneraju Dalam Membina Masyarakat Berilmu Menjelang Tahun 2020

MISI PPAPP

Menyelaras Pembangunan Perpustakaan Dan Perkhidmatan Maklumat

Mengurus Kecemerlangan Koleksi Negeri

Memperkukuh Sistem Penyampaian Perkhidmatan Dan Perpustakaan

Maklumat

Membentuk Masyarakat Berilmu Dan Berbudaya Membaca

Menyebarluas Maklumat Untuk Pembelajaran Sepanjang Hayat

PPAPP sentiasa mengutamakan keperluan pelanggan dan memenuhi kehendak

pasaran dengan menyediakan persekitaran kondusif.

Melahirkan Warga PPAPP yang berpengetahuan, berkemahiran dan komited serta

mengamalkan budaya kerja profesional, mengurus secara eksklusif dalam

melaksanakan penambahbaikan berterusan.


2

1.2 LATAR BELAKANG KUMPULAN

Nama Kumpulan : Dimensi Infiniti

Fasilitator : Syariful Nahar bin Mat Saad

Ahli Kumpulan : Ahmad Zaini Effandy Bin Mat Yusop

Norma Binti Abdullah @ Omar

Sabariah Binti Ayub

Syarifah Binti Yussof

:

Nama Organisasi : Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Alamat : JKR 2118, Jalan Perpustakaan

Seberang Jaya

13700 Perai

No.Telefon & Faks : 04-3971058 / 04-3970226

E-mel : [email protected]

Tarikh Kumpulan : 15 Jun 2017

Ditubuhkan

Bilangan Ahli : 4 orang

Nama Projek : Kekerapan Kehilangan Dan Keciciran Peralatan

Promosi Ketika Diadakan Di Luar Pejabat

Bidang Inovasi : Inovasi Penyampaian Perkhidmatan

Kategori Inovasi : Inovasi Penciptaan

Tarikh Mula Projek : 2 Januari 2019

Tarikh Siap Projek : 18 April 2019

mailto:[email protected]


3

2. RINGKASAN EKSEKUTIF

Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang (PPAPP) mengadakan aktiviti promosi

perpustakaan dan program lebih kurang 100 ke 120 kali dalam sebulan bersama pelbagai

pihak seperti sekolah, institusi pengajian tinggi, agensi / jabatan luar dan komuniti.

Pelbagai aktiviti turut dijalankan selain mengadakan pameran di setiap promosi

berkenaan. Setiap kali staf dari Unit Gerakan Literasi dan Bahagian Rangkaian

Perpustakaan membuat persediaan promosi, staf mendapati peralatan untuk

menjalankan promosi seringkali tidak lengkap. Kerapkali terdapat bahan yang perlu

dibawa ke lokasi promosi tercicir atau hilang dalam simpanan. Keadaan ini telah

menyebabkan ahli pasukan promosi tersebut perlu kembali ke pusat perkhidmatan untuk

mencari bahan berkenaan atau mendapatkan bahan baharu sebagai gantian. Situasi ini

bukan sahaja membazir masa, tenaga dan kos pengangkutan malah memberi kesan

terhadap keberkesanan promosi serta perkhidmatan yang disediakan. Justeru Kumpulan

Dimensi Infiniti merasakan perlu mencari jalan penyelesaian bagi mengatasi masalah ini.

Kumpulan Dimensi Infiniti telah berbincang dan mengambil inisiatif untuk mencipta

sebuah kotak pelbagai fungsi yang dinamakan i-Box. i-Box melambangkan 7i iaitu

intelligent, ingenious, informative, interactive, innovative, inspire dan impress. Perkakasan

yang boleh diisi di dalam i-Box ini adalah tablet, alat permainan, soft toys, bahan bacaan

termasuk eBook serta maklumat perpustakaan.

Selain itu, i-Box turut dipasang dengan Digital Board Games untuk permainan dam, chess

dan lain-lain permainan yang boleh diakses melalui perisian berkenaan. Sistem ini

dibangunkan sendiri oleh staf Perbadanan dengan menggunakan ‘cip arduino’ dan

pengaturcaraan C&C+ yang sedia ada terdapat di Perbadanan

Kotak istimewa yang dibuat berasaskan kayu palet ini turut dilengkapi dengan ciri-ciri

keselamatan bagi mengelakkan berlakunya kecurian. Kotak ini hanya boleh dibuka

dengan menggunakan kaedah ‘lock tumb print’. Peralatan di dalam kotak ini juga adalah

tersusun secara sistematik dan lampu akan bernyala sekiranya peralatan tidak lengkap.

Semua peralatan dan ruang dipasang sensor untuk tujuan keselamatan dan pengesanan

bahan. i-Box juga memiliki ‘SMS Alert to Trace’ yang dilengkapi teknologi GPS iaitu staf

akan menerima pesanan ringkas sekiranya i-Box tertinggal di mana-mana lokasi

termasuk maklumat lokasi i-Box tersebut berada. Keistimewaan lain i-Box ini adalah

dilengkapi dengan Digital Display Board yang mempamerkan maklumat-maklumat

mengenai perkhidmatan perpustakaan.

Selain itu, kotak ini adalah mesra pengguna kerana saiznya yang sederhana, beroda dan

mempunyai pemegang boleh laras bagi memudahkan kotak ini dibawa ke mana-mana

lokasi promosi tanpa memerlukan tenaga kerja yang ramai.


4

Penggunaan i-Box ini dapat membantu staf menguruskan promosi dan program menjadi

lebih mudah dan efektif. Semua bahan promosi yang telah siap disatukan di dalam i-Box

sedia digunakan pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja.

3. PERINCIAN PROJEK

3.1 SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK

3.1.1 Kaitan Dengan Fungsi Jabatan

(a) Fungsi Jabatan terlaksana iaitu:-

“(e) Mendapatkan dan mengadakan penerangan pusat mengenai

sumber-sumber dan perkhidmatan-perkhidmatan dalam negeri”.

(Enakmen Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang, Muka Surat 18, No.

11)

(b) Dasar Kualiti Jabatan dipatuhi:-

PPAPP komited dalam membina koleksi yang terbaik, memberi

perkhidmatan perpustakaan yang komprehensif dan melangkaui

jangkaan pengguna serta memastikan penambahbaikan sistem

penyampaian secara berterusan.

(MS ISO 9001:2015 MK – PPAPP 01 - Manual Kualiti, Muka surat 18)

3.1.2 Memenuhi Kehendak Pelanggan

Piagam Pelanggan Jabatan dilaksanakan iaitu:-

Dengan ini kami komited untuk berkhidmat dengan cekap bagi :-

a) Memberi Perkhidmatan Yang Cekap, Tepat Dan Mesra.

b) Berusaha Menyediakan Koleksi Yang Lengkap Dan Teratur Ke Arah

Membentuk Satu Pusat Kecemerlangan Maklumat Negeri.

h) Merancang dan melaksanakan aktiviti-aktiviti yang bersesuaian bagi

menggalakkan minat membaca ke arah melahirkan rakyat negeri

Pulau Pinang yang berbudaya membaca dan bermaklumat.


5

3.1.3 Kaitan Dengan Agenda Nasional

(a) Dekad Membaca Kebangsaan

PPAPP menyokong hasrat Kementerian Pendidikan Malaysia untuk

menjadikan rentang masa 10 tahun iaitu daripada tahun 2021 hingga

tahun 2030 sebagai Dekad Membaca Kebangsaan.

Berslogankan #MALAYSIAMEMBACA, kempen ini akan diperluaskan

ke semua peringkat khalayak sasaran termasuk bayi seawal usia,

prasekolah, sekolah rendah, menengah, universiti dan masyarakat

umum.

(b) Penang2030

Pulau Pinang 2030 : Negeri Berorientasi Kekeluargaan, Hijau Dan Pintar Untuk Inspirasi Negara dipenuhi:-

“(1) Pertama, dasar kami adalah memberi tumpuan kepada

kekeluargaan. Maksudnya, selain dasar-dasar yang berpaksikan

rakyat, kita sedia maklum bahawa keluarga adalah segala-galanya

dalam hidup kita. Inilah teras bagi rakyat Malaysia. Lebih daripada itu,

apabila memikirkan seseorang itu adalah sebahagian daripada

keluarga kita, lalu mendapat data dan pemikiran untuk melihat

keluarga sebagai unit asas dalam masyarakat, bukan sahaja

membolehkan sistem sokongan kepada golongan terpilih dapat

dibangunkan, malah sistem itu berkesan untuk jangka masa

sederhana dan panjang”.

Sehubungan dengan dasar ini, aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh

perpustakaan dapat membantu masyarakat mengeratkan hubungan

kekeluargaan serta menikmati waktu berkualiti bersama.

“(2) Kedua, kita akan meneruskan usaha ke arah menjadikan Pulau

Pinang yang bersih dan hijau. Perkataan hijau sangat sinonim

dengan Kerajaan Negeri, menjadi bukti bahawa tiada pilihan yang

lain untuk memastikan pembangunan seimbang. Ekonomi perlu

berkembang bagi menghadapi cabaran-cabaran baru, dan sudah

tentu populasi penduduk juga kian berkembang, tetapi pengurusan

perubahan ini mesti diteruskan dan diperbaiki demi memelihara alam

semula jadi dan budaya yang kita ada. Adalah sangat penting untuk

kita mengambil kira faktor persekitaran secara menyeluruh ketika

membuat dasar-dasar ini. Keseimbangan antara pertumbuhan

ekonomi dan perlindungan ekologi boleh menyumbang kepada usaha


6

dalam menjadikan Pulau Pinang sebagai contoh yang kita mahu

impikan”.

Inovasi ini menyahut seruan kerajaan bagi menyemarakkan rasa

cinta terhadap alam sekitar termasuklah sistem pendidikan.

Antaranya ialah penggunaan bahan terbuang seperti kayu palet yang

berharga murah seterusnya menggunakan kelengkapan yang

terdapat di dalam i-Box ini untuk membudayakan masyarakat tentang

peri penting Pulau Pinang yang bersih, hijau, pembangunan yang

terancang, ekonomi yang berkembang dan ekologi yang seimbang.

“(3) Ketiga, kita harus mencuri peluang daripada perkembangan

revolusi digital yang sedang mengubah cara kehidupan kita –

daripada hal-hal harian seperti menaip kepada saudara mara dan

rakan taulan, sekarang sudah mempunyai senarai kumpulan yang

terpisah, dan membeli perkakasan rumah; untuk perkara-perkara

yang boleh mengubah budaya seperti cara kerja kita, bentuk

percutian yang kita ambil, dan cara kita meletak kenderaan. Kita

harus melakukannya secara bijak. Dalam banyak cara, kita masih

ketinggalan dan kita harus memanfaatkannya dan melabur secara

bijak serta berkesan untuk dunia digital baru yang ada pada kita”.

Sesuai dengan dasar ketiga ini, kumpulan telah mencipta inovasi

yang dapat memenuhi kepuasan dan keperluan maklumat pengguna

sama ada secara konvensional mahupun digital.

3.1.4 Memenuhi Kehendak Pelanggan dan Pemegang Taruh

(a) Pelanggan

Sistem penyampaian kepada pelanggan lebih efektif, efisien, interaktif

dan pelbagai.

(b) Pemegang Taruh

Melancar dan mempelbagaikan perkhidmatan di antara pengguna dan

pengurusan PPAPP.

3.1.5 Kaitan Dengan Keadaan Semasa

Berdasarkan kepada aduan dan rungutan yang diterima daripada pengguna

dalaman dan luaran PPAPP menunjukkan keciciran dan kehilangan peralatan

promosi telah menyebabkan perjalanan promosi tidak lancar dan tidak

berkesan. Oleh itu, satu inovasi baharu perlu dicipta bagi memastikan

keperluan serta kehendak semua pihak dipenuhi.


7

3.2 MENGENALPASTI MASALAH

Kumpulan Dimensi Infiniti mengenalpasti masalah melalui Percambahan Fikiran

(Brain Storming) dan Kaedah SMART (Specific, Measureable, Achievable, Realistic,

Timeliness).

(a) Percambahan Fikiran (Brain Storming)

BIL

MASALAH

JUSTIFIKASI

CADANGAN

1

Kehilangan dan keciciran

peralatan promosi ketika

diadakan di luar pejabat

Promosi menjadi sukar

dan tidak berkesan serta

menjejaskan imej Jabatan

Effandy

2

Parkir pengguna tidak

mencukupi

Tempat parkir terhad Syarifah

3

Sistem KOHA seringkali

bermasalah dan tergendala

Rangkaian internet tidak

stabil

Sabariah

4

Staf meninggalkan pejabat

tanpa mengetip kad perakam

waktu

Isu disiplin akan

bertambah Norma

5

Ruang bacaan yang terhad dan

tidak dapat menampung

pengguna

Permintaan melebihi

penawaran Effandy

6

Alat penghawa dingin kerapkali

mengalami kerosakan

Jadual penyelenggaraan

tidak dipatuhi

Sabariah

7

Kemudahan wifi terlalu perlahan

dan tidak mencukupi

Pengguna melebihi

kapasiti yang ditetapkan

Syarifah


8

(b) SMART (Specific, Measureable, Achievable, Realistic, Timeliness)

BIL

MASALAH

S

M

A

R

T

KEPUTUSAN

(PURATA)

1




√

10

√

10

√

10

√

10

√

10

10

2


mencukupi

√

10

√

10

√

9

√

9

√

10 9.6

3

Sistem KOHA seringkali

bermasalah dan

tergendala

√

10

√

10

X

5

√

10

√

10

9

4


tanpa mengetip kad

perakam waktu

√

10

√

9

√

10

√

10

√

10

9.8

5

Ruang bacaan yang

terhad dan tidak dapat

menampung pengguna

X

7

√

10

X

6

√

10

X

7

8.0

6

Alat penghawa dingin

kerapkali mengalami

kerosakan

√

10

√

10

X

5

√

9

X

7

8.2

7

Kemudahan wifi terlalu

perlahan dan tidak

mencukupi

√

10

√

10

X

6

√

9

X

6

8.2

Skala

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Paling Rendah--------------------------Sederhana----------------------------------------Paling Tinggi


9

Kumpulan telah mengenalpasti dan memilih 3 masalah utama iaitu:-

BIL MASALAH S M A R T KEPUTUSAN

(PURATA)

1




√

10

√

10

√

10

√

10

√

10

10

2


mencukupi

√

10

√

10

√

9

√

9

√

10

9.6

4


tanpa mengetip kad

perakam waktu

√

10

√

9

√

10

√

10

√

10

9.8

(c) Statistik Pengumpulan Data 3 Masalah Utama

Masalah Huraian Masalah

Huraian Penyelesaian

Masalah

Huraian Pembuktian

Peyelesaian

Kehilangan Dan Keciciran Peralatan Promosi Ketika Diadakan Di Luar Pejabat

Peralatan selalu tidak lengkap kerana hilang, tertinggal dan tercicir setiap kali promosi diadakan.

Kesilapan meletak peralatan promosi.

Membuang masa mencari dan mendapatkan bahan gantian.

Staf bertugas terpaksa balik ke Pusat untuk mendapatkan bahan.

Memerlukan tindakan penyelesaian melalui pembinaan inovasi yang kreatif

Statistik kehilangan dan keciciran peralatan promosi daripada semua pusat perkhidmatan.

Mencipta satu inovasi untuk menyimpan peralatan

(Rujuk Statistik Di Lampiran A)


10



Masalah

Huraian Pembuktian

Peyelesaian

Mengganggu kelancaran promosi

Parkir Pengguna Tidak Mencukupi

Kekurangan parkir sedia ada.

Parkir disalahguna.

Bukan pengguna perpustakaanmenumpang parkir di perpustakaan.

Menugaskan staf untuk memantau parkir.

Meletakkan notis “Parkir Hanya Untuk Pengguna Perpustakaan Sahaja” pada pintu pagar utama.

Susunan kereta kemas dan terkawal.

Parkir kosong sebelum waktu operasi perkhidmatan.

Quick Win

Staf Meninggal-kan Pejabat Tanpa Mengetip Kad Perakam Waktu

Sering berlaku di 103 perpustakaan di negeri Pulau Pinang.

Sistem Punch Card sedia ada tidak efektif atas alasan masalah line yang tidak stabil.

Perkhidmatan perpustakaan tidak beroperasi mengikut waktu yang ditetapkan.

Memberi latihan berkaitan integriti, kesedaran dan motivasi kepada semua staf.

Memberi kaunseling kepada staf yang telah dikenalpasti mempunyai masalah kehadiran.

Pemantauan dilakukan secara berjadual oleh pegawai pemantau.

Aduan pengguna menurun.

Nilai integriti dalam diri staf meningkat.

Sistem

MyKhalifah


11



Masalah

Huraian Pembuktian

Peyelesaian

Aduan pelanggan bertambah.

Imej PPAPP terjejas.

4. TAJUK PROJEK

Kehilangan Dan Keciciran Peralatan Promosi Ketika Diadakan Di Luar Pejabat

5. ANALISIS MASALAH PROJEK

Kumpulan Dimensi Infiniti menggunakan kaedah 5W 1H dan Peta Minda untuk

menganalis masalah.

5.1 KAEDAH 5W + 1H

Keciciran dan kehilangan bahan promosi di luar pejabat

Semua lokasi promosi di seluruh negeri Pulau Pinang (indoor dan outdoor)

Setiap kali promosi dijalankan

Bahan promosi diletak berselerakan

Bahan promosi terlalu banyak

Penglibatan ramai staf dan pengguna

Kecuaian staf mengendalikan bahan promosi

Terlalu banyak promosi di merata tempat


12

Staf yang terlibat dengan promosi

Pengguna yang mengunjungi promosi yang dijalankan oleh perpustakaan

Bahan keciciran kerana staf tidak mengikut prosedur

Bahan hilang kerana dicuri atau salah letak

Pengurusan promosi tidak efektif

5.2 PETA MINDA


13

5.3 PENGUMPULAN DATA

(a) Responden

Dalaman : Staf yang mengendalikan promosi

Luaran : Orang awam yang mengunjungi promosi dan penganjur

(b) Data dikumpul melalui :-

Temubual

Borang Soal Selidik Promosi

TARIKH JUMLAH

PROMOSI JUMLAH

STAF JUMLAH

PELANGGAN

16-31/01/19 40 310 2,841

01-15/02/19 20 136 1,365

16-28/02/19 31 193 723

JUMLAH 91 639 4,929


14

(c) Mewujudkan jadual bagi merekodkan kekerapan permasalahan tersebut.

5.4 PENYATAAN SASARAN

5.4.1 PENETAPAN OUTCOMES DAN SASARAN PENCAPAIAN

(a) Indikator pencapaian dikenalpasti dengan berpandukan kepada teknik

SMART (Specific, Measureable, Achievable, Realistic, Timeliness)

PROGRAM /

INISIATIF

OUTPUT OUTCOME

Merekabentuk

alatan untuk

penambahbaikan

promosi di

PPAPP

Sebuah kotak

yang dilengkapi

dengan

peralatan dan

GPS

1) Peningkatan jumlah promosi

2) Peningkatan pengguna ketika

promosi

3) Pengurangan bilangan staf ketika

promosi

4) Memudahkan pelaksanaan aktiviti

5) Kecekapan dalam pengurusan

promosi

6) Mengurangkan kos pengangkutan

7) Menjimatkan masa persediaan

promosi

REKOD KEHILANGAN / KECICIRAN PERALATAN PROMOSI

PERALATAN

PROMOSI

16-31 JAN 2019

1-15 FEB

2019

16-28 FEB

2019

BUKU 21 19 15

TAB 5 2 1

LAPTOP 0 0 0

PERMAINAN 11 7 5

SOFT TOYS 6 5 3

BROSUR / PAMPLET

15 10 10

BANNER 2 1 0

JUMLAH 60 44 34


15

(b) Analisa Jurang

MATLAMAT YANG

HENDAK DICAPAI

ANALISA SITUASI

MASA KINI

BAGAIMANA UNTUK

MENGHUBUNGKAN

JURANG

Mengurangkan jumlah

kehilangan dan

keciciran peralatan

promosi sebanyak 85%

95,17% atau 138

kali peralatan

promosi hilang /

tercicir

dan

35% atau 1,207

orang daripada

3,450 responden

berpuas hati dengan

promosi yang

dijalankan pada

16 Januari hingga

28 Februari 2019

Merekabentuk kotak

pelbagai fungsi dan

penggunaan

6. TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN

6.1 KAEDAH PENGHASILAN PROJEK

Kumpulan menggunakan kaedah Design Thinking dalam menyelesaikan masalah.

(a) Empati (Empathy)

Berdasarkan temubual dengan kedua-dua responden didapati:-

PENGGUNA STAF

Pengguna memerlukan infomasi

Interaksi antara pengguna dan staf

Pengguna memerlukan alatan

Staf gagal menyediakan maklumat yang diperlukan oleh pengguna


16

yang lengkap seperti capaian internet dan koleksi bahan bacaan

Pengguna memerlukan dan menyukai teknologi

Pengguna memerlukan hiburan yang berunsurkan pendidikan

Staf perlu melengkapkan diri dengan pelbagai maklumat

Aktiviti yang stereotype atau sama setiap kali promosi dijalankan

Keselamatan peralatan tidak terjamin

Staf tertekan (stress) dengan karenah dan kehendak pengguna

(b) Takrifan (Define)

Kumpulan menggunakan kaedah mengupas (unpacking) dan merekabentuk

sudut pandangan (Point-Of-View – POV)

Pengguna Penemuan Kita Hendak Membantu

Pengguna

yang hadir

promosi

Bahan promosi tidak

pelbagai.

Bahan pameran tidak

menarik.

Bahan bacaan dewasa

kurang.

Mewujudkan satu inovasi

yang menghimpunkan

semua peralatan promosi.

Memberi latihan intensif

kepada staf yang

mengendalikan promosi.

Penambahbaikan prosedur

kerja yang lebih mesra

pengguna.

Menyediakan maklumat

dalam bentuk buku dan

digital.

Pelbagaikan jenis

permainan .

Tiada permainan digital,

hanya permainan biasa.

Tiada soft toy untuk

anak-anak kecil.

Terpaksa menunggu

giliran yang lama untuk

menggunakan

perkhidmatan.

Staf memberi jawapan

yang tidak memuaskan

dan tidak menepati

keperluan saya.

Tiada koleksi bahan

media yang dipamerkan.

Persiapan di tapak

promosi lambat

disediakan.


17

(c) Penjanaan Idea (Ideate)

Kumpulan menjana idea dengan menggunakan teknik “Wishing List Method”

dan juga “Brain / Idea Writing”.

i. Wishing List Method

Permintaan yang diterima secara lisan adalah seperti berikut:-

Saya berharap promosi lebih mudah dan menyeronokkan

Alangkah bagusnya kalau kita tidak perlu mengangkat banyak barang ke

promosi

Alangkah bagusnya dapat mengurangkan barang promosi

Seronoknya kalau ada permainan digital

Seronoknya kalau ada permainan kanak-kanak

Alangkah baiknya jika bahan promosi dapat dipelbagaikan

Saya berharap pelbagai koleksi bahan bacaan dapat dipamerkan

Macammana nak tarik pengguna lebih ramai

Bagaimana nak jalankan promosi dengan lebih mudah dan senang

ii. “Brain / Idea Writing”

Idea-idea yang diterima daripada ahli kumpulan adalah seperti berikut:-

Perkakasan mudah diangkat dan dibawa

Menggunakan teknologi terkini

Perkakasan lebih menarik dan pelbagai fungsi

Persediaan promosi di lokasi cepat dan mudah

Staf lebih berinformasi dan bersedia untuk mengendalikan promosi

Gembira dengan tugasan yang dilaksanakan

Aset perpustakaan terpelihara

Penjanaan idea ini memenuhi criteria-kriteria NBOS (National Blue Ocean

Strategi) iaitu:-

Kos Rendah (Low Cost)

Menggunakan kepakaran staf dan peralatan sedia ada di perpustakaan

Cepat Dilaksanakan (Rapid Execution)

Menggunakan bahan-bahan sedia ada dan sebahagiannya merupakan

bahan terpakai.


18

Berimpak Tinggi (High Impact)

Menyasarkan pengurangan kehilangan dan keciciran peralatan promosi

yang berlaku sebelum ini kepada 85%.

Kemampanan (Sustainability)

Kotak ini mampu digunakan dengan kekerapan yang tinggi dan terjamin

keselamatan peralatan di dalamnya.

(d) Prototaip (Prototype)

Kumpulan membuat prototaip menggunakan kaedah lakaran (sketching)

beberapa kali dalam pembinaan inovasi seperti berikut:-

Membuat model kotak menggunakan

kertas A4 dan membuat lakaran

asas.

Membuat lakaran yang mempunyai informasi

berkaitan kotak pelbagai guna iaitu rak buku,

soft toys, permainan, dan tablet.


19

Melakar tambahan skrin Digital Display Board

dan Digital Board Games termasuk bahan

media.

Melakar tambahan

‘SMS Alert to Trace’ yang

dilengkapi dengan teknologi GPS

dan sistem ‘lock tumb print’

sebagai langkah keselamatan.

Ujian (Test)

Ujian terhadap prototaip dilakukan dengan menemuduga semula pengguna

yang pernah menjadi responden pada peringkat awal iaitu sebelum projek

dilaksanakan.

UJI CUBA MAKLUM BALAS

Uji Cuba 1 1 - 15 Mac 2019

Maklum balas yang diterima berdasarkan soal selidik daripada 41 kali promosi yang dijalankan menunjukkan 4 bahan telah hilang / tercicir.

Uji Cuba 2 16 – 31 Mac 2019

Maklum balas yang diterima berdasarkan soal selidik daripada 34 kali promosi yang dijalankan menunjukkan 2 bahan telah hilang / tercicir.

Uji Cuba 3 1 – 15 April 2019

Maklum balas yang diterima berdasarkan soal selidik daripada 49 kali promosi yang dijalankan menunjukkan hanya 1 bahan telah hilang / tercicir.


20

7. TINDAKAN PENYELESAIAN

7.1 Mewujudkan kotak pelbagai guna “i-Box”

i-Box melambangkan 7i iaitu intelligent, ingenious, informative, interactive,

innovative, inspire dan impress.

(a) Penciptaan i-Box

Secara fizikalnya i-Box ini dibuat secara “in-house” berasaskan kayu palet

manakala sistem yang digunakan adalah menggunakan ‘cip arduino’ dan

pengaturcaraan C&C+

(b) Perkakasan

Perkakasan yang boleh diisi di dalam i-Box ini adalah tablet, alat permainan,

soft toys, bahan bacaan termasuk eBook serta maklumat perpustakaan

disusun secara sistematik di ruangan yang telah ditetapkan.

(c) Ciri-Ciri Keselamatan

Semua peralatan dan ruang dipasang sensor untuk tujuan keselamatan

dan pengesanan bahan.

Memiliki ‘SMS Alert to Trace’ yang dilengkapi teknologi GPS iaitu petugas

akan menerima pesanan ringkas sekiranya i-Box tertinggal di mana-mana

lokasi termasuk maklumat lokasi i-Box tersebut berada.

Kotak ini hanya boleh dibuka dengan menggunakan kaedah ‘lock tumb

print’ bagi mengelakkan berlakunya kecurian.

(d) Keunikan i-Box

Dilengkapi dengan Digital Display Board yang mempamerkan maklumat-

maklumat mengenai perkhidmatan perpustakaan.

Dipasang dengan Digital Board Games untuk permainan dam, chess dan

lain-lain permainan yang boleh diakses melalui perisian berkenaan.

7.2 Persembahan Pengurusan

Projek ini telah dibentangkan kepada pihak pengurusan pada 16hb April 2019.


21

7.3 Pelaksanaan Uji Cuba

UJI CUBA MAKLUM BALAS

Uji Cuba 1

Pembinaan i-Box berciri keselamatan secara manual iaitu dengan menggunakan padlock. Maklumat perkhidmatan perpustakaan pula dicetak dan dilekatkan pada i-Box sahaja manakala tapak permainan dam serta chess dalam bentuk fizikal permainan. Namun begitu, hasil Uji Cuba 1 menunjukkan penggunaan i-Box masih kurang efektif kerana masih terdapat kelemahan teknikal.

Uji Cuba 2

i-Box telah dilengkapi dengan Digital Display Board untuk mempamerkan perkhidmatan perpustakaan dan Digital Board Games untuk permainan. Walau bagaimanapun i-Box masih kurang efektif dan terdapat kelemahan dari aspek keselamatan.

Uji Cuba 3

Menambah ciri-ciri keselamatan yang lebih baik pada iaitu menggunakan ‘Lock Tumb Print’ dan ‘SMS Alert to Trace’. Hasil yang diperolehi daripada Uji Cuba 3 ini menunjukkan kesan yang lebih efektif dan mesra pengguna.

7.4 Pemeriksaan

(a) Perbandingan kehilangan / keciciran peralatan promosi sebelum dan selepas

projek dijalankan.

REKOD KEHILANGAN / KECICIRAN PERALATAN PROMOSI (SEBELUM)

REKOD KEHILANGAN / KECICIRAN PERALATAN PROMOSI (SELEPAS)

PERALATAN PROMOSI

16-31 JAN 2019

1-15 FEB

2019

16-28 FEB

2019

PERALATAN PROMOSI

1-15 MAC 2019

16-31 MAC 2019

1-15 APRIL 2019

BUKU 21 19 15

BUKU 2 1 1

TAB 5 2 1

TAB 0 0 0

LAPTOP 0 0 0

LAPTOP 0 0 0

PERMAINAN 11 7 5

PERMAINAN 1 0 0

SOFT TOYS 6 5 3

SOFT TOYS 1 1 0

BROSUR / PAMPLET

15 10 10

BROSUR / PAMPLET

0 0 0

BANNER 2 1 0

BANNER 0 0 0

JUMLAH 60 44 34

JUMLAH 4 2 1


22

(b) Perbandingan jumlah promosi, staf dan pelanggan sebelum dan selepas projek

dijalankan.

Objektif tercapai :-

Mencapai objektif dengan melebihi sasaran iaitu sebanyak 95.17%

Kepuasan pengguna dapat ditingkatkan sebanyak 97%

Sistem pengurusan peralatan promosi lebih sistematik dan selamat

Menjadikan promosi lebih mudah dan berkesan

Staf lebih kompeten dan seronok bekerja

Keperluan pengguna dapat dipenuhi

Penambahbaikan :-

Pengawasan terhadap peralatan promosi menjadi lebih berkesan.

Penggunaan i-Box secara komprehensif memudahkan promosi dijalankan.

Pegurangan kos, masa dan tenaga kerja staf Perbadanan.

7.5 Pemantauan dan Penyeragaman

Mewujudkan Prosedur Kerja & Fail Meja

Prosedur kerja penggunaan i-Box telah diwujudkan sebagai panduan kepada

semua staf dalam mengendalikan promosi perpustakaan.

JUMLAH PROMOSI, STAF DAN PELANGGAN (SEBELUM)

JUMLAH PROMOSI, STAF DAN PELANGGAN (SELEPAS)

TARIKH JUMLAH

PROMOSI JUMLAH

STAF JUMLAH

PELANGGAN TARIKH

JUMLAH PROMOSI

JUMLAH STAF

JUMLAH PELANGGAN

16-31/01/19 40 310 2,841

01-15/03/19 41 117 2,992

01-15/02/19 20 136 1,365

16-31/03/19 34 102 1,200

16-28/02/19 31 193 723

01-15/04/19 49 99 3,512

JUMLAH 91 639 4,929

JUMLAH 124 318 7,704


23

7.6 Keberhasilan Projek

(a) Output

Sebuah kotak yang dilengkapi dengan peralatan dan GPS

Mempermudahkan lagi proses mengurus dan mengendalikan promosi

perpustakaan di luar pusat perkhidmatan

Pengurusan peralatan promosi menjadi lebih sistematik dan terkawal.

Membantu menyelesaikan masalah keciciran atau kehilangan bahan

promosi sama ada dalam simpanan atau selepas promosi dijalankan.

Membantu dalam meningkatkan keberkesanan promosi.

Aset Jabatan lebih selamat dan terkawal.

(b) Outcome

Perpustakaan lebih dikenali oleh masyarakat dengan adanya promosi yang

berkesan dan optimum.

Penjimatan dari segi kos pengangkutan, masa, tenaga kerja, kos

kehilangan peralatan.

Meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan perpustakaan,

memenuhi keperluan dan kehendak semua kategori pengguna seterusnya

meningkatkan imej Jabatan.

Pengguna PPAPP yang berdaftar menjadi ahli semakin meningkat kerana

pelbagai aktiviti menarik dan berfaedah dijalankan semasa promosi

Dapat meningkatkan penggunaan eBook dan mendedahkan pelanggan

dengan teknologi terkini.

Dapat meningkatkan jumlah promosi.

Memudahkan pelaksanaan aktiviti.

Dapat meningkatkan kecekapan dalam pengurusan promosi.


24

(c) Impak

Memberi inspirasi kerja berpasukan yang lebih efektif dan meningkatkan

motivasi staf

Memudahkan staf untuk mengawal selia peralatan promosi di samping

menjalankan pelbagai aktiviti dalam satu masa.

Aktiviti promosi berjalan dengan lancar.

Staf lebih berpengetahuan tinggi, ceria dan teruja untuk menjalankan

promosi

Dapat meningkat keseronokan bekerja staf

Bertugas dalam suasana yang gembira dan tanpa tekanan

Dapat meningkatkan motivasi bagi menjalankan aktiviti yang lebih kreatif

Meningkatkan jumlah pelayar media sosial PPAPP iaitu portal, facebook

dan instagram

Pelanggan dapat menikmati keseronokan mencuba kepelbagaian aktiviti

semasa promosi

Pelanggan dapat mengeratkan hubungan sesama ahli keluarga dengan

perkongsian aktiviti dan permainan selaras dengan Penang2030 yang

memfokuskan kekeluargaan.

Imej PPAPP menjadi lebih cemerlang, gemilang dan terbilang

Dapat mengeratkan hubungan baik antara pihak perpustakaan dengan

komuniti

Menarik minat dan membudayakan masyarakat membaca seiring dengan

Dekad Membaca Kebangsaan.

7.7 Potensi Pengembangan Projek

(a) Tahap Ketersediaan i-Box

Kumpulan Dimensi Infiniti sedang mengambil inisiatif untuk mempaternkan

i-Box.


25

(b) Replikasi dan Pengkomersialan

Kumpulan Dimensi Infiniti sedang melaksanakan proses replikasi dan juga

pengkomersialan i-Box untuk dipromosikan kepada semua perpustakaan

awam, agensi kerajaan dan bukan kerajaan serta institusi pengajian tinggi.

(c) Penggunaan Diperluas Ke Setiap Promosi

i-Box digunakan di semua promosi yang dijalankan di seluruh negeri Pulau

Pinang.

LAMPIRAN A

STATISTIK KEHILANGAN / KECICIRAN PERALATAN PROMOSI

SEBELUM PROJEK


PERALATAN PROMOSI 16-31 JAN 2019 1-15 FEB 2019 16-28 FEB 2019

BUKU 21 19 15

TAB 5 2 1

LAPTOP 0 0 0

PERMAINAN 11 7 5

SOFT TOYS 6 5 3

BROSUR / PAMPLET 15 10 10

BANNER 2 1 0

JUMLAH 60 44 34

LAMPIRAN B

STATISTIK KEHILANGAN / KECICIRAN PERALATAN PROMOSI

SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK


PERALATAN PROMOSI

16-31 JAN 2019 1-15 FEB 2019 16-28 FEB 2019

BUKU 21 19 15

TAB 5 2 1

LAPTOP 0 0 0

PERMAINAN 11 7 5

SOFT TOYS 6 5 3

BROSUR / PAMPLET

15 10 10

BANNER 2 1 0

JUMLAH 60 44 34

REKOD KEHILANGAN / KECICIRAN PERALATAN PROMOSI (SELEPAS)

PERALATAN PROMOSI

1-15 MAC 2019 16-31 MAC 2019 1-15 APRIL 2019

BUKU 2 1 1

TAB 0 0 0

LAPTOP 0 0 0

PERMAINAN 1 0 0

SOFT TOYS 1 1 0

BROSUR / PAMPLET

0 0 0

BANNER 0 0 0

JUMLAH 4 2 1

LAMPIRAN C

JUMLAH PROMOSI, STAF DAN PELANGGAN

SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK

JUMLAH PROMOSI, STAF DAN PELANGGAN (SEBELUM)

TARIKH JUMLAH PROMOSI JUMLAH STAF JUMLAH PELANGGAN

16-31/01/19 40 310 2,841

01-15/02/19 20 136 1,365

16-28/02/19 31 193 723

JUMLAH 91 639 4,929

JUMLAH PROMOSI, STAF DAN PELANGGAN PROMOSI (SELEPAS)

TARIKH JUMLAH PROMOSI JUMLAH STAF JUMLAH PELANGGAN

01-15/03/19 41 117 2,992

16-31/03/19 34 102 1,200

01-15/04/19 49 99 3,512

JUMLAH 124 318 7,704

BAHAN PROMOSI

Brosur Soft Toys

Kerusi Dan Meja Permainan

Tab Rak Buku Mini & Buku

BAHAN PROMOSI

Papan Panel

Peralatan Promosi

PERJUMPAAN & PERBINCANGAN KUMPULAN

LOKASI PROMOSI

Documents

1. PENGENALAN 1.1 LATAR BELAKANG JABATANhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2555-i-box.pdf · 1.1 LATAR BELAKANG JABATAN Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang (PPAPP) telah