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Rapport d’audit de suivi annuel

EduQua (2004)

N° Certificat 09-7008

UBIS

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1. Introduction

2. Conduite de l’audit

3. Analyse du dossier – rapport d’audit de suivi

4. Non conformités

5. Synthèse et suivi des non conformités

6. Remarques – suggestions

7. Performance de l’auditeur

8. Conclusion

9. Annexes

Sommaire

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Rapport d’audit – Données générales

Institution: UBIS, University of Business and International StudiesAdresse Rue du Cendrier 15NP, Domicile : 1201 GenèveTéléphone : 022 7326282 Fax. : 022 7326283

Site internet : www.ubis-geneva.ch E-mail : [email protected]

Norme(s) : EduQua 2004Autres normes certifiées : -Type d’audit : Audit de suivi annuelDates : Suivi annuel 3.08.2011 Dernier audit : 30.08.2010

Portée de l’audit : Toute l’institutionAuditeur(s) + audités : Voir dias spécifiquesDocuments de référence : Dossiers 15 annexes, dossier de présentation de l’offre et auto-évaluation des 6

critères + rapport réalisé pour l’audit de suiviActivités : Formation continue de niveau universitaire dans le domaine de l’administration,

des relations internationales, des médias et de la communicationDomaine (code SIC) : 37 Formation continue de niveau universitaireFréquence d’audit : AnnuelleRédigé par :Date :Visa :

S. Perrottet3.08.2011

Libéré par :Date :Visa :

D. Blanc3.08.2011

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1. Introduction – Profil de l’institution

Raison sociale UBIS, University of Business and International Studies SarlDate de création 2006Actionnariat / Groupe Hamilton White (Switzerland) LLC (= limited liability

company), filiale de Hamilton White GroupSuccursales / étbs. secondaires -

Portée du système Tout l’institutNombre d’employés 18 dont une dizaine d’enseignants. Tous les enseignants n’enseignent pas plus

de 150h par année et ont une activité principale dans une autre entreprise.Nombre/type de familles de produits/prestationsNb lignes de production

BA et MBA en Business AdministrationBA ,MBA et MAS en International RelationsBA et MAS en Media & Communication

Catégories de clients (%) 50% des clients travaillent en entrepriseConsultant : SMQ réalisé en interneOrganisation : Principaux changements depuis le dernier audit

Cf diapositives 7, 8 et 9

Système de management:Principaux changements depuis le dernier audit

Cf diapositives 7, 8 et 9

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1. Introduction – Présentation du système

Fondée en 2006, UBIS est une entreprise de formation d’origine américaine qui offre des possibilités de formations de niveau académique très proches des besoins des entreprises. Les formations suivies par les étudiants se présentent sous la forme de cours intensifs en classe et par des formations à distance grâce à un système de type e-learning. L’originalité des formations proposées par UBIS réside dans le fait qu’elle propose un enseignement respectueux des besoins et attentes des adultes en formation travaillant en entreprise. La reconnaissance et la prise en compte des types d’apprenants sont également très présentes dans les méthodes et éléments didactiques qui fondent l’enseignement.Le système a été mis en place en interne par un porteur de projet, M. Jenny, Président de l’institut. Les principales motivations dans la mise en place du système résident dans la reconnaissance de la demande d’entrée d’UBIS dans la Fédération Suisse des Ecoles Privées.

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2. Conduite de l’audit

L’audit a été conduit conformément à la procédure décrite dans le « Manuel » EduQua, version 2004. Pour l’audit de (re)certification, l’analyse du dossier (institution + 1 offre de formation ciblée, sélectionnée par l’auditeur) a été conduite préalablement à l’audit sur site, sur la base de la documentation remise. La visite sur site a été orientée en fonction des présomptions ressortant de cette analyse.

Les audits de surveillance sont ciblés sur les aspects suivants:Modifications au sein de l’institutionRespect des standards EduQuaTraitement des non conformitésPromotion et développement de la qualité au sein de l’institutionL’analyse complète du dossier n’est effectuée que pour les audits de (re)certification.

 

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3. Rapport d’audit de suivi

Eléments examinés Audit de suivi no 2 année 2011

Participants aux formations dispensées (critères 1 et 2)

- La clientèle étudiante reste la même.

Informations concernant les offres de formation (critères 2,3 et 4)

-La planification des objectifs 2012 est communiquée.-Le site internet communique de manière adéquate les offres de formation et trace la vie de l’université et de son organisation-Les professeurs participent activement à l’amélioration du contenu et de la méthodologie des cours -Réflexion en cours concernant le domaine des savoir-être des étdiants-Un nouveau plan de résultats des étudiants avec mesures spécifiques est en cours d’élaboration-Intégration de eCollege en remplacement de Angel Learning

Informationsuneur les formateurs (critère 5)

-Nouveau système d’accès à toute la documentation pour les professeurs et autre partenaires-Un conseiller académique, le Dr Kemf, a été embauché afin d'aider les étudiants dans leur choix des programmes, afin d'examiner leurs progrès scolaires et à répondre à toute autre question qui pourraient affecter leur itinéraire d’étudiant-Rapport d'auto-évaluation pour les professeurs : chaque membres du corps professoral a reçu un formulaire pour signaler ses propres efforts dans l'amélioration de l'enseignement ainsi que les activités de recherche ou de consultation.

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3. Rapport d’audit de suivi

Eléments examinés Audit de suivi no 2 année 2011

Evaluation des offres de formation (critère 1 et 6)

- Les cours sont régulièrement évalués par les étudiants. - Les critiques émises par les étudiants sont constructives et relèvent d’une excellente ambiance de cours ainsi que de très bonnes relations entre étudiants et professeurs.- Le développement des affaires et des offres de formation est planifié selon des axes stratégiques de type BSC.

Registre des réclamations (critère 6)

-Un formulaire d'évaluation du cours est distribué à tous les étudiants sur le terrain durant la dernière semaine de chaque classe et les réponses sont analysées par un assistant. L’enquête révèle tout de même quelques améliorations, notamment au niveau du manque de contacts sociaux entre étudiants.-Les zones où les étudiants ont indiqué un besoin d'amélioration : la surface des classes trop petite, le manque d'interactivité en cours, plus de visites d'entreprises et de pouvoir également réaliser des études de cas.

-De manière générale, les étudiants se disent satisfaits de l’organisation d’UBIS et 75 % d’entre eux recommanderaient UBIS auprès de leurs connaissances.

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3. Rapport d’audit de suivi

Eléments examinés Audit de suivi no 2 année 2011

Preuves de l’amélioration continue

Objectifs 2010-2011•Acquisition de nouveaux locaux de manière à bénéficier de meilleures salles de cours•Maintient de l'effort pour réduire les problèmes d'inscription d’étudiants•Amélioration de la collecte d’information pour l'évaluation des étudiants sur les cours en ligne•Examen et mise à niveau de tous les cours en ligne•Mettre à jour le dossier des formations des professeurs •Développement des activités parascolaires (accent sur l’approche sociale)•Suivi des anciens étudiants et recueille de leurs commentaires une fois qu'ils atteignent l'environnement de travail•Mise en œuvre de l'évaluation des résultats d'apprentissage Amélioration de la sensibilisation du COS total des études à Genève•Apporter un soutien pour le logement des étudiants•A nouveau cette année, un excellent rapport de fonctionnement a été remis à l’auditeur

Utilisation du logo Le logo est intégré sur le site internet au côté d’autres accréditation. Mais on ne le trouve pas sur les documents officiels.

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Equipe d’audit & AuditésEquipe d’audit : Nom, Prénom

Responsable d’audit : S. Perrottet

Auditeur(s) : -

Expert(s) : -

Audités présents à

Nom : Fonction : Réunion d’ouverture

Audit sur site

Réunion de clôture

M. Jenny Président x

M. Bonino Directeur administratif x

Mme Vehapi Directrice des admissions et du marketing

M. Brenninkmeijer Associé

M. Viccaro Trésorier et archiviste

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Commentaires Eval.*

1. Informations sur l’institution

(Critères 1,3,4)

Toutes les informations mises à disposition d’une clientèle privée et travaillant en entreprise permettent d’identifier aisément : les champs d’activité, les groupes cibles, la taille de l’organisation, l’historique et l’organigramme fonctionnel de l’université. Les points concernés par les critères 1, 3 et 4 sont atteints.

OK

2. Informations sur les offres de formation

(Critères 1,3,4)

L’offre est transparente et détaillée. Les prospectus, le site internet sont détaillés et cohérents. Les valeurs d’entreprise et de formation sont présentes sur toutes les offres et supports d’information. Les points concernés par les critères 1, 3 et 4 sont atteints.

OK

3. Charte de l’institution

(Critères 3,6)

La Charte de l’université est validée depuis 2006 . Elle est présentée sous forme d’une déclaration de la mission, des valeurs, des responsabilités individuelles et éthiques. Les fondements pédagogiques ainsi que les méthodes liées à la formation des adultes sont établis de manière claire. Les points concernés par les critères 3 et 6 sont atteints.

OK

* NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante

3. Analyse du dossier (entreprise)

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Commentaires Eval.*

4.Organigramme / Diagramme des fonctions

(Critère 6)

L’organigramme de l’entreprise est présenté de manière traditionnelle. Le descriptif de poste de la direction est établi sous forme de liste d’activités et les descriptifs des formateurs sont présents.Les points concernés par le critère 6 sont atteints.

OK

5. Assurance et développement de la qualité

(Critère 6)

Le système de management de la qualité répond aux exigences minimales. Le suivi systématique des améliorations détectées est réalisé au travers de séances hebdomadaires. Ubis ne dispose pas d’un tableau de suivi de ses améliorations. Les points concernés par le critère 6 sont partiellement atteints.

Ok mis en place

6. Profils de qualification, diplômes

(Critère 5)

Les profils de qualification sont établis pour les différentes fonctions. La liste des formateurs démontre que les professeurs disposent de toutes les connaissances métiers requises et disposent d’une excellente expérience dans l’enseignement auprès d’adultes. Aucun professeur ne totalise les 150h/année à ce jour. Le responsable pédagogique ne dispose pas d’un diplôme de formateur d’adulte. Les points concernés par le critère 5 sont partiellement atteints.

Ok nc traitée

* NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante

3. Analyse du dossier (entreprise)

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Commentaires Eval.*

7. Activités de formation continue

(Critère 5)

La liste des formations continues réalisées en interne et à l’externe est exhaustive. UBIS encourage tous ses professeurs à mettre à jour leurs connaissances techniques et pédagogiques. Les points concernés par le critère 5 sont atteints.

OK

8. Orientation vers le marché

(Critères 1,4)

UBIS a réalisé une analyse de marché en décrivant les besoins de sa clientèle potentielle ainsi que les forces et faiblesses de la concurrence sectorielle.La méthode d’analyse des besoins est cohérente et permet de dégager des informations pertinentes et utilisables. Les points concernés par les critères 1 et 4 sont atteints.

OK

9. Sélection des participants

(Critère 4)

Les participants doivent se référer aux prérequis qui sont clairement énoncés sur la documentation.Les points concernés par le critère 4 sont atteints.

OK

* NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante

3. Analyse du dossier (entreprise)

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10. Retour direct d’informations aux formateurs

(Critère 5)

Le concept de retour d’information est mis en place par les évaluations de la satisfaction des étudiants et par les forums et échanges réguliers.Un instrument de mesure spécifique a été mis en place de manière à répondre aux exigences. Les points concernés par le critère 5 sont atteints.

OK

11. Evaluation interne: méthode

(Critères 1,2,4,6)

L’évaluation des prestations se base sur les contacts avec les professeurs par l’organisation de séances de mise au point protocolées.L’analyse SWOT réalisée en interne permet de dégager d’importantes ressources en vue de l’amélioration des prestations et des processus d’organisation. Les points concernés par les critères 1,2,4 et 6 sont atteints.

OK

12. Evaluation interne: résultats et mesures correctives

(Critère 6)

Différentes mesures sont régulièrement prises de manière à améliorer les prestations pédagogiques et didactiques. Ces évaluations se font de manière spécifique. Il n’y a malheureusement pas de planification des améliorations détectées gérée par exemple à l’aide d’un tableau de suivi. Les points concernés par le critère 6 sont partiellement atteints.

Ok Mis en place

* NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante

3. Analyse du dossier (entreprise)

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13. Satisfaction générale de la clientèle

(Critères 1,3,6)

Divers baromètres sont utilisés de manière à mesurer la satisfaction de la clientèle (forums, questionnaire de satisfaction et dans le futur contact avec partenaires externes). Le système étant jeune il n’y a actuellement peu d’indicateurs chiffrés qui permettent encore d’établir des comparatifs de satisfaction globale des clients année après année. Le formulaire d’enquête est trop long et les critères de mesure sont trop nombreux. Les points concernés par les critères 1,3 et 6 sont atteints.

OK

14. Travail de développement andragogique

(Critères 5,6)

Le travail andragogique est planifié et il permet de favoriser les échanges et expériences et d’étalonner les comportements face aux étudiants. Les cours et méthodes utilisées par UBIS sont éprouvées et liées aux objectifs contenus dans les syllabus de formation. Les points concernés par les critères 5 et 6 sont atteints.

OK

15. Controlling et mesures correctives

(Critères 1,2,6)

Les mesures correctives sont prises en fonction des besoins et des situations, mais il n’y a pas de tableau de suivi des améliorations détectées et des actions à entreprendre en faveur d’une régulation. Les points concernés par les critères 1, 2 et 6 sont partiellement atteints.

OK mis en place

* NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante

3. Analyse du dossier (entreprise)

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Commentaires Eval.*

A1 – Matériel d’information

● Le matériel d’information est complet.● Les points concernés par les critères 1, 3 et 4 sont atteints.

OK

A2 – Qualification des formateurs

● Les documents concernant les qualifications des formateurs sont présents et démontrent des aptitudes certifiées (CV détaillés).● Le responsable lié au processus pédagogique n’est pas encore au bénéfice d’un diplôme de formateur d’adulte●Les points concernés par le critère 5 sont partiellement atteints.

OK mis en place

A3 – Orientation vers le marché

● La documentation de l’analyse de la situation du marché est réalisée.● Les attentes et besoins de la clientèle sont pris en compte.● Les points concernés par les critères 1 et 4 sont atteints.

OK

* NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante

3. Analyse du dossier (offre de formation)

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Commentaires Eval.*

A4 – Sélection des participants

● La description de la procédure de sélection est pertinente.● La définition des prérequis est mise en évidence.● La définition des groupes cibles est pertinente.●Les points concernés par le critère 4 sont atteints.

OK

A5 – Définition des objectifs de la formation

● Les objectifs sont documentés et présentés de manière très pertinente● Ils sont présentés sous forme de syllabus spécifiques.● Les points concernés par les critères 2 et 4 sont atteints

OK

A6 – Définition des contenus de la formation

● Le descriptif du cours est complet et très attractif.● L’orientation théorique est également dirigée vers des activités pratiques et réflexives.● Les points concernés par les critères 2 et 4 sont atteints

OK

* NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante

3. Analyse du dossier (offre de formation)

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Commentaires Eval.*

A7 – Définition des méthodes pédagogiques

● Les apprentissages sont orientés selon une approche théorique définie, puis mis en place selon des applications pratiques adaptées à des adultes en formation en entreprise.● Les méthodes pédagogiques sont variées : traditionnel, travaux de groupe, autonome et enseignement à distance.●Les points concernés par les critères 2 et 4 sont atteints

OK

A8 – Activités d’apprentissage autonome

● Les prestations son réellement orientées vers une clientèle de professionnel que l’on désire rendre encore plus autonome grâce à la transmission de facultés importantes telles que la prise de recul, l’interprétation et l’analyse, la recherche, la curiosité et la recherche de maîtrise de concepts. ● Les points concernés par les critères 2 et 4 sont atteints

OK

A9 – Transfert des acquis de la formation

● Les transferts des acquis sont déclinés selon les objectifs du syllabus.● Les formateurs sont stimulés à mobiliser diverses pratiques pédagogiques, leurs savoirs et imagination pratique de manière à favoriser auprès des étudiants le transfert des acquis.●Les points concernés par les critères 2 et 4 sont atteints

OK

* NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre •. /. continue page suivante

3. Analyse du dossier (offre de formation)

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Commentaires Eval.*

A10 – Contrôle des acquis de la formation

● Divers outils pédagogiques permettent de contrôler les acquis de formation auprès des étudiants.● Les exercices de contrôles sont appliqués de manières variées et respectueuses des styles d’apprentissage.● Les points concernant les critères 2 et 4 sont atteints

OK

* NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre

3. Analyse du dossier (offre de formation)

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●Les non conformités ont été identifiées lors de l’audit en référence à la définition qui en est donnée sur la Fiche N° 3 « Procédure de certification » ●Les non conformités peuvent être évaluées comme majeures ou mineures.●Les non conformités majeures doivent être réglées avant la certification.●Les non conformités mineures doivent être réglées dans les délais impartis.●Les non conformités notifiées font l’objet des fiches ci-après.●Ces fiches doivent être remplies par l’audité et remises à ProCert, avec les justificatifs des actions correctives entreprises, dans les délais impartis.

4. Non-conformités - Principes

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5. Non-conformités (Synthèse et suivi dans le temps) N° Date Type* Délai au Réglé le Commentaires sur la solution apportée

UBIS * C = critique ; M = majeure ; m = mineure

1 1.07.09 m 1.10.09 1.07.2010 La planification des formations de formateurs est en place et UBIS a délégué la responsabilité pédagogique au formateur FSEA certifié

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6. Remarques & Suggestions - Principes

●Outre la non conformité mineure mentionnée sous 5 ci-dessus et les propositions de solution qui s'y rapportent, différentes remarques et suggestions ont été identifiées. ●Elles ont pour but d’apporter une certaine valeur ajoutée par la mise en évidence du potentiel d’amélioration. ●L’audité est libre d’en tenir compte. ●Il est néanmoins précisé que certaines remarques peuvent déboucher sur des non conformités à terme. ●Les remarques et suggestions sont résumées ci-après, en référence au paragraphe correspondant de la norme eduQua.●Pas de remarques spécifiques lors de cet audit de suivi

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7. Performance de l’auditeur – EduQua

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8. Conclusion – Proposition de l’auditeur

Au vu de l’impression générale, l’auditeur soussigné conclut à la proposition de maintenir la certification à l’organisation auditée.

Avant que la certification ne soit décidée par la commission de certification, l’organisation auditée a la possibilité de faire des remarques à l’auditeur sur la teneur du rapport et les délais impartis. Sans réactions de sa part dans les 10 jours après réception, le rapport est considéré comme approuvé tacitement. Les modifications éventuelles apportées par la commission de certification demeurent réservées.

Le certificat est valable 3 ans, sous réserve de l’issue positive des audits de surveillance prévus.

Période / date du prochain audit: Juin 2012

Points à voir lors du prochain audit :● Audit de renouvellement

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• L’organisation auditée est autorisée à utiliser le logo de certification (ci-contre) sur ses différents supports de communication.

• Le règlement de certification (Fiche N° 2)* est applicable.

• L’organisation certifiée est notamment rendue attentive aux points 8 (Utilisation du logo) et 9 (Réclamations) du dit règlement.

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8. Conclusion – Utilisation du logo & réclamations

La version actuelle des Fiches ProCert est

disponible souswww.procert.ch

Divers logo Eduqua sonttéléchargeables sur le site eduqua.ch ou en tapant directement :http://eduqua.ch/002alc_0105_fr.htm

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8. Conclusion – Certification… et après?

ProCert demeure à l’entière disposition de l’organisation certifiée pour lui apporter tout le soutien souhaité, ceci notamment sous la forme de :

Aide à l’interprétation des exigences de la norme,Audits complémentaires, ciblés sur des problématiques spécifiques,Formations (audit interne, transition aux nouvelles normes, systèmes intégrés, tableau de bord qualité, … - voir site www.procert.ch),Valorisation de la certification (p. ex. événementiels, présentations)

 

L’organisation certifiée est tenue (cf art. 3.b du règlement de certification applicable – Fiche ProCert N° 3 ou 60) de signaler sans délais à ProCert toute modification significative de ses activités, de son organisation, de son management, ou de son système de management.

 

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9. AnnexesAucune annexe

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Certification & FormationISO 9000 / 14001 / 22000

HACCP / BRC / IFS - OHSAS 18001SPEQs - OFAS AI 2000 – QuaThéDA

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