1 Prof. Guilherme Alexandre Monteiro Reinaldo GED – Gestão Eletrônica de Documentos (Gestão da Cadeia de Suprimento)

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Prof. Guilherme Alexandre Monteiro Reinaldo

GED – Gestão Eletrônica de

Documentos

(Gestão da Cadeia de Suprimento)

Contatos

Prof. Guilherme Alexandre Monteiro Reinaldo

Apelido: Alexandre Cordel

E-mail/gtalk: [email protected]

Site: http://www.alexandrecordel.com.br/fbv

Celular: (81) 9801-1878

Gestão da Informação

Processo que consiste nas atividades de:

•Busca;

•Identificação;

•Classificação;

•Processamento;

•Armazenamento e;

•Disseminação de informações, Independente do formato ou meio em que se encontra (seja

em documentos físicos, digitais ou na cabeça das pessoas).


Realizar a Gestão da informação é papel de uma profissão específica

Existem profissionais com competências necessárias para tal atividade.

É comum encontrar pessoas que exercem tais atividades com formações, tais como:

•administração, •informática, •engenharias, •ciências econômicas, entre outras.

Objetivos da Gestão da Informação

Fazer com que as informações cheguem às pessoas que necessitam delas para tomar decisões no momento certo e/ou obter resultados satisfatórios.

Tornar acessíveis grandes quantidades de informação organizacional, compartilhando as melhores práticas e tecnologias.


Permitir a identificação e mapeamento dos ativos de conhecimento e informações ligados a qualquer organização, seja ela com ou sem fins lucrativos (Memória Organizacional);

Apoiar a geração de novos conhecimentos, propiciando o estabelecimento de vantagens competitivas.

Valorizar o Capital Intelectual


Dar vida aos dados tornando-os utilizáveis e úteis, transformando-os em informação essencial ao nosso desenvolvimento pessoal e comunitário.

Organizar e acrescentar lógica aos dados de forma a torná-los compreensíveis.

Aumentar a competitividade da organização através da valorização de seus bens intangíveis.

Títulos: Gestão da Informação

Gestão Da Informação Nas Organizações – Como Analisar E Transformar Em ConhecimentoAutor: ASSIS, WILSON MARTINS DEEditora: AUTENTICA

Sistemas De Gestão Da InformaçãoAutor: PAIVA, MAURICIO FERRAZ DEEditora: TARGET EDITORA

Tecnologia Da Informação Para GestãoAutores: TURBAN, EFRAIM / WETHERBE, JAMES C. / MCLEAN, EPHRAIMBOOKMAN COMPANHIA ED


Principles of Knowledge Management: Theory, Practice and CasesAutores: Elie Geisler and Nilmini Wickramasinghe

Knowledge Management in OrganizationsAutor: Donald Hislop

Knowledge Management in Theory and PracticeAutor: Kimiz Dalkir


Knowledge ManagementAutor: Carl Frappaolo

The Code Model of CommunicationAutor: BLACKBURN, Perry L.

Gestão Estratégica da Informação e Inteligência CompetitivaAutor: Starec, ClaudioEditora: Saraiva


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Já estamos em um estágio em que o valor intelectual de uma empresa é freqüentemente várias vezes maior que seus ativos materiais (Charles Handy, 1990)

¾ do valor agregado na maioria das empresas hoje são atribuíveis à posse de conhecimento específico (James Brian Quinn, The Economist, 11/11/1995)

Trabalhadores do conhecimento

Principal tarefa: pensar, e não apenas fazer Principais habilidades: mentais, e não físicas Conhecimento: criado, e não somente

utilizado “Qual a atividade?” e não “Como deve ser

feita a atividade?” Gerencia a si mesmo Inovador Estar consciente do valor do conhecimento

Profissional de GI

Profissional ainda novo;

Procura vem crescendo, devido a importância atual da informação.

O bacharel tem encontrado trabalho em empresas privadas, órgãos públicos e em ONGs;

Há boas oportunidades como consultor em gestão da informação na área de tecnologia.

Profissional de GI

Outros ramos absorvem profissionais, como: pesquisas com o objetivo de otimização das informações estocadas em bancos de dados.

Área acadêmica: "As regiões Sudeste e Sul absorvem mais profissionais. Há boas perspectivas de mercado em Pernambuco, onde já existe curso específico na área“.

Denise Fukumi Tsunoda, coordenadora do curso da UFPR.

Salário inicial: R$ 2.700,00

Profissional de GI

Duração: média de 4 anos O profissional de GI pode atuar como:

•Analista de Informação- Buscar, selecionar e avaliar dados para a geração de novas

informações a fim de subsidiar ações ou inovações tecnológicas.

•Gerente de Projetos- Coordenar equipe multidisciplinar em projetos que envolvam a

coleta, o tratamento, o armazenamento e a disseminação da informação.

•Recuperação de dados- Recuperar informações perdidas e organizar dados em bases

e banco de dados.•Consultoria

- Prestar assessoria a empresas privadas ou órgãos públicos na implantação de sistemas de informação.

Gestão de Documentos

Definição:

É o controle do ciclo de vida dos documentos, da criação ao arquivamento, incluindo atividades como garantia da consistência, controle de versão, definição e guarda de metadados, pesquisa e navegação, estrutra hierárquica,

relacionamentos, entre outras.

Gestão de Documentos

Sistema de Gestão de Documentos é o sistema eletrônico mais elementar em ECM (Enterprise Content Management).

Sua principal funcionalidade é controlar os documentos em formato digital de maneira centralizada

Mantem a integridade dos documentos Facilita o acesso e a distribuição Geralmente utiliza formato web

Principais Funcionalidades

Inclusão

Consulta

Alteração

Exclusão

Arquivamento

Principais Funcionalidades: Metadados

Autor

Título

Data de Criação

Categoria

Idioma

Tags

Principais Funcionalidades: Metadados

O esquema (conjuntos de campos) de metadados deve ser definido antecipadamente.

O preenchimento dos campos pode ser feito pelo usuário ou pelo sistema, neste último caso através de reconhecimento de caracteres ou extração de informações em documentos eletrônicos

Principais Funcionalidades: Digitalização ou Captura

Principais Funcionalidades: Digitalização ou Captura

Processamento de imagens de documentos físicos (em papel)

Geralmente obtidas de equipamentos como scanners e impressoras multifuncionais

Software de reconhecimento de caractere (OCR - Optical Character Recognition) são utilizados para se extrair o texto de tais imagens

Principais Funcionalidades: Controle de Acesso

Definição de níveis de restrição de leitura, alteração, inclusão e remoção de documentos para os usuários ou

grupo de usuários do sistema.

Principais Funcionalidades: Integração

Geralmente suítes de aplicativos de escritório (ex: Microsoft Office) e sistemas de controle de e-mails (ex:

Microsoft Outlook), a fim de que se possa editar documentos do repositório centralizado de forma

transparente para o usuário, como se o documento estivesse localizado em seu próprio computador.

Principais Funcionalidades:Workflow (fluxo de trabalho)

É a funcionalidade que possibilita o controle do envio de documentos (digitais ou não) a determinadas pessoas ou setores em uma organização ou para outras organizações.

O fluxo pode ser:

Variável: o usuário é quem define para onde o documento deve ser encaminhado (ex: protocolo)

Fixo ou pré-determinado: o caminho do documento é pré-definido no sistema (ex: licitação)

Principais Funcionalidades:Colaboração

Permite que vários usuários possam editar um documento ao mesmo tempo, numa sessão de colaboração.

Permite também a utilização de comentários, foruns, notas, etc.

Principais Funcionalidades:Controle de Versão

Guarda o histórico do documento

Permitindo aos usuários visualizar e até alterar versões anteriores.

Permite a recuperação de uma versão

Bloqueio de documentos para edição, a fim de manter consistẽncia

Ou realização de “merges” (o sistema junta duas versões para criar uma nova).

Principais Funcionalidades:Pesquisa

Através de vários atributos/metadados, palavras-chaves e conteúdo dos documentos.

SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos

Conceito do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)

Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final

Segue os princípios da gestão arquivística de documentos

Apoiado em um sistema informatizado


Não é apenas um software, são todos os procedimentos e técnicas que visam a gestão dos

documentos de uma organização específica.


Deve garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos

Quando bem implementado, gerencia todos os documentos arquivísticos da organização, evitando problemas legais e perda de informações importantes

Documentos Arquivísticos

Documento de arquivo é aquele que, produzido ou recebido por uma instituição pública ou privada no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação.

Documentos Arquivísticos

Nascem no âmbito das relações internas e externas das organizações que o geram ou recebem

Serve a um propósito pré-estabelecido

Atende a necessidades informacionais que possam surgir, seja no âmbito legal, seja no âmbito corporativo.

Está relacionado às atividades da organização

Em inglês: Records


O SIGAD é aplicável a sistemas híbridos:

Documentos digitais Inclui o próprio documento Controla todo o ciclo de vida, tramitação, acesso, apresentação,

etc.

Documentos convencionais (não eletrônicos)

Igual aos documentos digitais, porém o acesso é feito de maneira manual.

O sistema que faz parte do SIGAD guarda a informação da localização do documento no arquivo físico.


Inclui, entre outras, atividades de: Captura de documentos Aplicação do plano de classificação (taxonomia e

metadados) Controle de versões Controle sobre os prazos de guarda e destinação (tabela

de temporalidade) Controle da tramitação (workflow) Armazenamento seguro Procedimentos que garantam o acesso e a preservação a

médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos


Ou seja, na prática, o SIGAD definido pelo Conarq é ECM sem as funcionalidades de colaboração, redes sociais e portais, focado no controle de documentos arquivísticos

(records)

Isso tudo pra falar do...


Modelo de Requisitos para SIGADs:

É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organizaçãoprodutora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística epelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade,assim como sua acessibilidade.

E-ARQ Brasil

O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um SIGAD, independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado.

Deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de documentos.

E-ARQ Brasil

O e-ARQ Brasil é aplicável aos sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais e aos que compreendem documentos digitais e convencionais.

Aplicável aos setores públicos e privados de qualquer âmbito de atuação

Alinhado a normas, modelos e padrões internacionais, como isso e Moreq2

E-ARQ Brasil

Parte I (7 capítulos) - Diretrizes para que a organização possa desenvolver um programa de gestão arquivística de documentos:

Política arquivística Planejamento e implantação do

programa de gestão arquivística de documentos

Procedimentos e controles do SIGAD Instrumentos utilizados na gestão de

documentos.

E-ARQ Brasil

Parte II (14 capítulos) – Especificação de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivísticas de documentos:

Organização de documentos (incluindo o plano de classificação)

Produção Tramitação Captura

E-ARQ Brasil Parte II (14 capítulos) – Especificação de requisitos para

sistemas informatizados de gestão arquivísticas de documentos:

Destinação Recuperação da informação Segurança Armazenamento Preservação, Funções administrativas e técnicas Requisitos adicionais

E-ARQ Brasil

Esquema de Metadados:

Foi desenvolvido como uma complementação aos requisitos

Aproveitamento de elementos de metadados de esquemas similares já consagrados por organismos nacionais e internacionais, visando assegurar a interoperabilidade dos sistemas (e-PMG e e-PING)

E-ARQ Brasil

E a classificação? Código de

classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio

Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública

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