Upload
riva-blanchard
View
119
Download
8
Embed Size (px)
Citation preview
1
Séminaire de formation
Méthodes d’Audit
Cycle Ventes- Clients
2005
2
S O M M A I R E
Introduction
► Fondamentaux comptables
► approche de la démarche d’audit
1. Objectifs d’Audit
2. Revue du contrôle interne
3. Révision des comptes
Conclusion
► Rôle et responsabilité de l’assistant
3
Cycle Ventes – Clients
1. OBJECTIFS D’AUDIT
4
DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVREen respectant des objectifs d’audit suivants :
Fait générateur Recouvrement Garanties données
REALITEEXHAUSTIVITE
UNICITE
BON COMPTEBON MONTANT
BONNE PERIODECONCERNE L’ENTREPRISE
Risques généraux
5
Objectifs d’audit
OBJECTIFS
réalité
concerne l’entreprise
sans oubli (exhaustivité)
sans double emploi
dans le bon compte
pour le bon montant
sur la bonne période
TRAVAUX
revue du contrôle interne
contrôle de pièces
apurement, circularisation
revue du contrôle interne
méthodes et principes comptables
contrôle de pièce, dépréciation,
opérations en devises
test de cut-off,
6
Cycle Ventes – Clients
2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE
7
2.1 Connaissances des opérations
2.2 Evaluation du contrôle interne
2.3 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle
interne
Revue du contrôle interne
8
Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel
Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité
Produits Procédés Activitéscommercialisés de vente annexes
Prise de connaissance des principes et méthodes comptables- achèvement / avancement, - évaluation,- garantie hors-bilan, - provisions, - devises / couvertures
2.1 Connaissance des opérations
RECENSEMENT
9
2.1 Connaissance des opérations
Principaux services intervenants
Administration des ventes
Administration des ventes
FacturationFacturation émission de la facture
traitement et suivi des commandes
Crédit ManagerCrédit Manager
contrôle des autorisations préalables à la sortie de marchandisesExpéditionExpédition
Suivi des comptesSuivi des comptes
approbation des commandes
suivi des litiges
validation de la correcte imputation
suivi des règlements
10
2.2 Evaluation du contrôle interne
Principales phases du cycle
Compétences pluridisciplinaires nécessaires
11
2.2 Evaluation du contrôle interne
Principales phases du cycle
Acceptation de la
commande
ExpéditionFacturation
Enregistrementdes factures
Suivi des comptes clients
Enregistrement
des
encaissements
12
2.2 Evaluation du contrôle interne
Acceptation, traitement et exécution de la commande
toutes les commandes sont traitées
rapidement (pas de livraisons pouvant
générer ultérieurement des litiges)
les conditions de la commande sont
acceptables
le client est solvable
la commande est acceptée par un
responsable
Le contrôle interne doit garantir que
13
2.2 Evaluation du contrôle interne
Facturation les factures sont toutes correctement et
rapidement établies
les quantités livrées ont été correctement
saisies et correspondent aux quantités
commandées et aux quantités facturées
les prix sont correctement appliqués et que
les différents rabais ou remises sont
accordés en fonction des accords passés
avec le client
la facture est arithmétiquement correcte
Les procédures de livraison et de facturation doivent donner l’assurance que :
14
2.2 Evaluation du contrôle interne
Enregistrement des factures
Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des
factures. Par ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir être
détectées par des procédures adéquates
15
2.2 Evaluation du contrôle interne
Suivi des comptes clients
Le contrôle interne doit garantir que
les créances s’apurent « normalement », à
l’échéance de la facture (ce qui permet de
déceler et d’analyser les incidents de
paiements),
une procédure de relance et de mise en
contentieux existe et est efficace,
des actions commerciales sont entreprises en
cas d’impayés importants (arrêt de livraisons,
etc.),
la méthode d’évaluation de la provision pour
dépréciation des créances clients est
adéquate au regard du niveau de risque de
non recouvrement.
16
2.2 Evaluation du contrôle interne
Suivi des encaissements
Le contrôle interne doit garantir que
les recettes sont intégralement comptabilisées
les recettes sont correctement comptabilisées
(bon compte individuel)
17
2.2 Evaluation du contrôle interne
Compétences nécessaires en complément de l’audit financier
Intervenants Eléments revus
Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto-(SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données
Fiscalistes TVA, taxes à l'importation, ORGANIC, Déclaration (Magellan) d'Echange de Biens
Juristes Analyse et examen critique de contrats présentant des risques(Magellan) ou litiges particuliers, validation de certains montage juridiques
18
2.3 Conséquences induites par les conclusions
Adaptation de l’approche
Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les
conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter :
► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les
recommandations faites,
► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne
relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence
Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche
et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final
► Une procédure fiable permettra de limiter le champ de révision
► Une procédure faible conduira à faire des diligences approfondies sur certains
risques
19
Cycle Ventes – Clients
3. REVISION DES COMPTES
20
3.1 Préparation du final
3.2 Travaux de contrôle
3.3 Mémo de synthèse
3.4 Contrôle de l’annexe
Révision des comptes
21
3.1 Préparation du final
Préparation des circularisations
Préparation des circularisations
mise en place d’un tableau de suivi
sélection des clients à circulariser à partir des balances auxiliaires, suivant l’importance du solde de clôture et du volume des opérations traitées par les clients
préparation et envoi des lettres
22
3.2 Travaux de contrôle (1/2)
1. Etablissement de la feuille maîtresse
2. Revue analytique des principaux postes
3. Cadrage balance auxiliaire/balance générale
4. Exploitation de la circularisation et revue des intercos, mise en place
d’une procédure alternative le cas échéant
5. Tests de cut-off
6. Contrôle et apurement des AAE et des FAE
23
3.2 Travaux de contrôle (2/2)
7. Contrôle de pièces
8. Contrôle du mode de comptabilisation des créances en devises (principe
et tests)
9. Contrôle des clients créditeurs
10. Apurement des effets à recevoir
11. Contrôle des provisions pour dépréciation des créances
ET SURTOUT : Je n ’oublie pas de prendre connaissance du mémo
de section N-1 et de la synthèse intérimaire
24
3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse
Rappel rapide des principes méthodologiques
Présentation des comptes concernés :
► ACTIF : 41 - Clients et comptes rattachés
49 - Provisions pour dépréciation des comptes clients
► PASSIF : 419 - Clients créditeurs
► CR : 654 - Pertes sur créances irrécouvrables
665 - Escomptes accordés
681 - Dotations aux provisions pour dépréciation des créances
70 - Ventes
781 - Reprises de provisions pour dépréciation des créances
25
3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse
Société : Index : AExercice : 31/12/2001 Fait par : E.C.
Le : 12-janv
# Variation Index
4 111 001 Clients hors groupe 10 041 10 198 -157 A104 111 000 Clients groupe 1 572 2 414 -842 A104 119 000 Clients position de change 506 -1 065 1 571 A204 131 000 Effets à rececoir 349 288 61 A1004 161 000 Clients douteux et litigieux 150 98 52 A1504 181 000 Clients, factures à établir (groupe et hors groupe) 0 95 -95 A30
Total comptes débiteurs - Brut 12 618 12 028 590
49 110 Provision pour dépréciation - clients -148 -96 -5249 115 Provision pour dépréciation - clients douteux et litigieux -23 -98 75
Total provisions -171 -194 23 A150
TOTAL CLIENTS ACTIF 12 447 11 834 613
DSA 31-1
4 191 000 Clients avances et acomptes perçus -12 0 -12 A404 192 000 Clients AMD -37 -103 65 A504 671 500 Litiges clients à plus d'un an -74 -50 -24 A60
Total comptes créditeurs -123 -153 29
DSA 31-2
OK BG 31/12/2001 version 12 janvier 2002
# OK Rapport Général 31/12/2000
LibelléSolde au 31/12/00
Solde au 31/12/01
Clients
K€
26
3.2.2 Revue analytique
Comprendre l’évolution des principaux postes
Orienter les travaux à effectuer sur le cycle
Rappel des principes méthodologiques
Réaliser un comparatif N/N-1 en valeur et/ou en %
Analyser les principales variations : par entretien,
par recoupement avec les évolutions des postes
de produits,
Calculer le délai de règlement clients : selon la
méthode ayant le plus de pertinence pour la
société (tenir compte de la nature de l’activité)
Rédiger une note intégrable directement dans le
mémo de synthèse
Travaux à effectuer
Objectifs
27
3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale
S’assurer de l’exhaustivité des comptes clients tels
qu’ils apparaissent dans la balance générale
S’assurer de la non compensation des soldes
créditeurs et débiteurs
Rapprocher le solde de la balance générale de celui
de la balance auxiliaire
Analyser les écarts (100%)
Matérialiser le rapprochement et rationaliser les
écarts
Travaux à effectuer
Objectifs
28
3.2.4 Exploitation des circularisations
Exploitation des circularisation et revue des comptes intercompagnies
S’assurer de la réalité des créances et de
l’exhaustivité de leur comptabilisation
Isoler les risques / créances :
► litige commercial
► problème dans la chaîne de traitement
comptable
Objectifs
Exercice n°1
29
Mettre en œuvre une procédure
alternative, si nécessaire :
► analyse du détail du solde des clients
n’ayant pas répondus à la circularisation
► remonter à la pièce justificative pour les
éléments principaux
Faire un tableau de synthèse et conclure.
S’assurer qu’une procédure de
rapprochement des soldes intragroupe a
été mise en place.
3.2.4 Exploitation des circularisations
Faire effectuer par le client une relance par
fax si le taux de réponses obtenues n’est
pas satisfaisant.
Rapprocher le solde comptabilisé dans la
balance auxiliaire par la société de la
réponse obtenue.
Se faire expliquer les écarts, le cas
échéant.
Travaux à effectuer
30
3.2.5 Cut-off
S’assurer de la correcte séparation des exercices
Editer les journaux de ventes des mois précédents et suivants la date d’arrêté
Sélectionner des montants significatifs (factures et avoirs)
Pour chaque montant sélectionné :prendre une copie de la facture correspondante
rapprocher la facture d’un bon de livraison ou d’un bon d’expédition
s’assurer du correct rattachement du produit à l’exercice concerné
Faire un tableau synthétisant l’ensemble des tests effectués et matérialisant le scope d ’audit
Conclure
Travaux à effectuer
Objectifs
31
3.2.6 FAE, AAE, PCA
Contrôle et apurement des AAE, FAE et PCA
Objectifs
S’assurer de l’exhaustivité des créances comptabilisées S’assurer de la correcte séparation des exercices
Travaux à effectuer
Rapprocher les FAE des bons d’expéditions correspondants Contrôler les quantités et les prix devant être facturés S’assurer du correct apurement des FAE (émission des factures) sur l’exercice (ou la période)
suivant(e) Obtenir des explications auprès du service commercial pour les principaux montants d’AAE Rapprocher les AAE des factures correspondantes S’assurer du correct apurement des AAE sur l’exercice (ou la période) suivant(e) S ’assurer de la pertinence des avoirs à établir émis juste après la clôture
32
3.2.7 Contrôle de pièces
Contrôle de pièces
Objectifs
Réalité de la créance Concerne bien l’entreprise Correcte évaluation et bonne imputation comptable
Travaux à effectuer
Contrôler que la facture a bien été émise par la société Valider que chaque facture sélectionnée correspond à une commande autorisée par le responsable, à une sortie de stock des bonnes quantités, à un enregistrement comptable pour le bon montant (TTC, TVA et HT) Contrôler la date de réalisation de la prestation et la date d ’émission de la facture
33
3.2.8 Créances en devises
Contrôle du mode de comptabilisation des créances en devises
Objectifs
S ’assurer que les créances en devises sont valorisées au cours de clôture, S ’assurer que les écarts de conversion n ’ont pas été compensés, S ’assurer que le risque de change latent sur l ’écart de conversion actif est provisionné.
Travaux à effectuer
Obtenir le recensement des créances en devises, triées par devises. Valider les cours retenus pour la valorisation des soldes en devises significatifs. Recouper avec le détail des comptes de conversion (actif / passif). Contrôler que l ’écart de conversion actif est l ’objet d ’une provision pour risques du même montant.
Exercice n°2
34
3.2.9 Clients créditeurs
Contrôle des clients créditeurs
Objectifs
S ’assurer que ces comptes sont suivis et ne sont pas la manifestation d ’un litige ou d ’un
risque latent.
Travaux à effectuer
Obtenir le détail des comptes clients créditeurs. Apprécier leur nature, leur bien fondé (risque latent, litige?) Valider leur montant par rapprochement avec les flux de trésorerie. Obtenir des informations sur leur dénouement.
35
3.2.10 Apurement des effets à recevoir
Apurement des effets à recevoir
Objectifs
S ’assurer de l ’exhaustivité, de la réalité et de l ’évaluation des effets à recevoir
Travaux à effectuer
Obtenir le détail des effets par banque et par échéance.Rapprocher leur montant des soldes confirmés par les banques (réponses à la circularisation).Contrôler leur apurement sur les relevés de comptes bancaires.Obtenir des explications pour les rejets significatifs (litiges? Risque latent sur un client?)
36
3.2.11 Contrôle des provisions pour dépréciations
Contrôle des provisions pour dépréciations
Objectifs
S ’assurer que les provisions pour dépréciation des créances sont correctement évaluées et couvrent suffisamment le risque client.
Travaux à effectuer
Pour les clients douteux : Obtenir le détail, valider les principales variations (pièces justificatives du redressement judiciaire, de la mise en liquidation…), valider la pertinence des soldes à la clôture (avancement dans la procédure, jugements, …) et contrôler que le taux de dépréciation est en adéquation avec le niveau de risque.
Pour les clients « sains » : Obtenir la balance âgée, analyser par entretien le risque des créances les plus anciennes et s ’assurer que les incidents de paiement ne présentent pas un risque latent pour la société. S ’assurer que le mode de dépréciation selon l ’ancienneté de la créance est appliqué et est adéquat avec les risques identifiés.
Par ailleurs, les créances les plus significatives peuvent être analysées, même si elles ne sont pas anciennes.
37
3.3 Mémo de synthèse
Rappel des objectifs poursuivis
Présentation des données chiffrées :► présentation synthétique
► éléments de la revue analytique - commentaires
Récapitulatif des travaux effectués :► indexé avec les sous sections
Points notés (indexés avec les travaux)
Conclusion Exercice n°3
38
3.4 Contrôle de l’annexe
Revue des principes et méthodes comptables :
tout changement de principes et méthodes doit être mentionné en
annexe
et l’impact sur les comptes doit être expressément présenté
Etat des échéances des créances :
► valeur brute
► part à moins d’un an
► entre 1 et 5 ans
► plus de 5 ans
39
3.4 Contrôle de l’annexe
Tableau de provision de l’actif circulant
Montant des créances avec les entreprises liées (interco)
Détail des produits constatés d’avance
Si les montants sont significatifs, un tableau sur les engagements donnés
et/ou reçus :
► dépôts de garantie, ventes de marchandises à terme, promesses de ventes, effets
escomptés et non échus . . .
40
3.4 Contrôle de l’annexe
Ventilation du chiffre d’affaires
► par secteur géographique
► par secteur d’activité
► identification du chiffre d’affaires réalisé avec les entreprises liées
Traitement du chiffre d’affaires libellé en devises
Explications de certaines variations significatives
► évolution du marché
► changement d’activité
41
Conclusion
Rôle de l’assistant
Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au
préfinal :
► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo
d’approche
► Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les
contrôle alternatifs