1. Sop Rekrutmen Karyawan Baru Kesdam

STANDARD OPERATINGSTANDARD OPERATINGPROCEDURE (SOP)PROCEDURE (SOP)

PENGELOLAAN SDM:

PENGADAAN KARYAWAN BARU

AKADEMI KEPERAWATAN KESDAM IV / DIPONEGOROS E M A R A N G

2011

1/13 | SOP Pengadaan Karyawan baru

ATRIBUT PROSES BISNIS (APB)AKPER

KESDAM IV/DIPONEGORO PENGADAAN KARYAWAN BARU

Pemilik ProsesSOP PENGELOLAAN SDMDivisi:

SDM Penanggung Jawab

Direktur

Pengesahan Sejarah Perubahan

Direviu oleh:

Totok Hariyono,S.Kp.,MH.KesDirektur

Tanggal : .............

Disetujui oleh:

Dr. Trining Purnomo,SpMKetua Yayasan Wahana Bhakti Karya Husada

Tanggal : .............

Dokumen No...................................Berlaku mulai tanggal.....................

Revisi dari dokumen No:Tanggal............................

Tujuan ProsesMendapatkan Sumber Daya Manusia baru sesuai dengan kriteria dan persyaratan yang telah ditetapkan institusi.

Ruang LingkupSOP Pengadaan Karyawan Baru ini hanya mengatur proses perekrutan calon karyawan baru dalam formasi yang dibutuhkan di level staff/klerikal/dosen dengan ruang lingkup kegiatan utama meliputi: perencanaan, pengumuman pelamaran, seleksi, dan pengangkatan.

Indikator Kinerja Utama (Key Perfomance Indicator/KPI)1. Rata-rata waktu seluruh proses rekrutmen2. Rata-rata jumlah calon pegawai yang mengikuti wawancara dibanding dengan yang seharusnya mengikuti wawancara3. Jumlah calon pegawai yang memenuhi syarat (qualified) dibandingkan dengan kebutuhan perusahaan

Risiko:1. Media cetak yang digunakan untuk mengiklankan lowongan tidak bonafid atau kurang representatif2. Lembaga konsultan penyelenggara tes tidak berkualitas/ bonafid3. Pelamar yang mendaftar terlalu banyak4. Pelamar terlalu sedikit atau pilihan calon sangat terbatas5. Pelamar yang berkualitas tidak tertarik melamar6. SDM yang dinyatakan telah lulus seleksi mengundurkan diri7. Adanya konflik kepentingan dalam rekruitmen

Pengendalian yang Dibutuhkan:1. Memperketat persyaratan posisi yang akan dilamar dengan mempertimbangkan kebutuhan riil institusi, ketersediaan SDM

dan menggunakan metode sort list candidate dalam tahap awal seleksi.2. Pengumuman lowongan pekerjaan diumumkan melalui media dengan kemasan yang atraktif dan mampu menarik calon

pelamar.

2/13 | SOP Pengadaan Karyawan Baru

3. Mendesain ulang format pengumuman lowongan kerja sehingga lebih informatif, eye cathing dan menarik4. Memberikan informasi secara lengkap dan cepat mengenai status karyawan, informasi institusi, job description, renumerasi

dan jenjang karir yang akan ditempuh di institusi.5. Membuat ketentuan/kebijakan atau mekanisme yang mengatur pencegahan terjadinya konflik kepentingan pada saat

proses rekrutmen sehingga semua pihak diperlakukan wajar tanpa adanya kepentingan apapun.

Definisi dan Terminologi:1. Pengadaan karyawan adalah rangkaian kegiatan pengisian formasi yang lowong, dimulai dari perencanaan, pengumuman,

pelamaran, seleksi sampai dengan pengangkatan karyawan institusi.2. Karyawan adalah mereka yang mempunyai ikatan kerja diangkat dengan Keputusan Direktur dan disertai tugas/jabatan

pada perusahaan serta memperoleh gaji,tunjangan dan fasilitas yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Ketentuan dan Kebijakan Umum:1. Pengadaan karyawan dilakukan berazaskan Terbuka, Selektif, Daya Guna dan Hasil Guna, Kebutuhan di dasarkan atas rapat

Pimpinan.2. Hasil kepeutusan rapat di ajukan kepada Ketua Yayasan untuk mendapatkan ijin persetujuan.3. Direktur mengendalikan seluruh proses pelaksanaan pengadaan karyawan.4. Pengadaan karyawan dilakukan dengan cara seleksi melalui serangkaian tahapan, yaitu : psikotes minimal lulus dapat

disarankan, wawancara dan tes lain yang dianggap perlu ( Microtheaching bagi calon Dosen ).5. Apabila dibutuhkan oleh institusi, untuk pengisian format tertentu dan atau yang memerlukan keahlian / ketrampilan

tertentu, Direktur dapat mengangkat karyawan tanpa melalui proses pengadaan karyawan sebagai calon karyawan atau karyawan tetap.

6. Pengadaan karyawan disesuaikan dengan formasi dan kebutuhan institusi.7. Pengumuman pengadaan karyawan dilakukan dengan memperhatikan kebutuhan secara efektif dan efesien.8. Dalam pengumuman pengadaan karyawan dicantumkan antara lain : jenis lowongan pekerjaan, syarat-syarat yang harus

dipenuhi oleh setiap pelamar, alamt tempat pengajuan surat lamaran, dan batas waktu pengajuan surat lamaran.9. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar adalah :

a. Warga Negara Indonesiab. Berumur :

1) Setinggi-tingginya 24 (dua puluh empat) tahun untuk SMA dan sederajat2) Setinggi-tingginya 27 (dua puluh tujuh) tahun untuk D-33) Setinggi-tingginya 29 (dua puluh sembilan) tahun untuk S-1

c. Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan lebih dari 1 (satu) tahun berdasarkan Keputusan Pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hokum yang tetap karena melakukan suatu tindakan pidana kejahatan di tunjukkan dengan Surat Keterangan Catatan Kepolisisan ( SKCK ).

d. Tidak pernah terlibat dalam suatu gerakan yang menentang Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945 dan Negara Republik Indonesia.

e. Tidak pernah diberhentikan dengan tidak hormat dari suatu instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta.

f. Mempunyai pendidikan, kecakapan, keahlian, dan atau ketrampilan yang dipersyaratkang. Berkelakuan baikh. Berbadan sehati. Belum pernah menikahj. IP Kumulatif lulusan Perguruna Tinggi Negeri minimal 2,5 dan lulusan Perguruan Tinggi Swasta minimal 2,75.

10. Pengalaman kerja dari luar perusahaan sebelumnya tidak diperhitungkan dalam pengangkatan menjadi karyawan

Referensi:1. Rapat Pimpinan institusi2. Keputusan rapat Institusi3. Disposisi Yayasan

Kegiatan Utama Perekrutan Karyawan

Kegiatan Utama H Keterlibatan Pihak

3/13 |SOP Pengadaan Karyawan Baru

ari

Terkait

1. Melakukan analisa kesenjangan formasi karyawan dan analisa beban kerjaa. Dapatkan data-data:

Rencana mutasi rotasi dan promosi pegawai Daftar pegawai yang akan pensiun 1 tahun kedepan Rencana pengembangan usaha dan sistem perusahaan dari divisi/unit/bagian

terkait Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dan Rencana Jangka Panjang (RJP)

b. Membuat daftar formasi karyawan yang kosong yang tidak dapat diisi oleh pegawai yang ada

c. Berdasarkan data diatas, lakukan analisis beban kerja dan buatkan laporan Analisa kesenjangan formasi karyawan antara yang seharusnya dengan kondisi yang ada dan buat draft daftar jumlah serta persyaratan pegawai yang dibutuhkan.

2. Merencanakan kebutuhan karyawan baru beserta uraian tugas/Job descriptiona. Dapatkan hasil analisa kesenjangan formasi karyawan dan analisa beban kerjab. Dapatkan daftar penggajian sesuai dengan peraturan yang berlakuc. Membuat analisis kebutuhan biaya rekrutmen pegawai d. Berdasarkan hasil analisa kesenjangan dan analisa beban kerja, buatkan uraian

tugas/job description secara rinci dan jelas untuk masing-masing formasi karyawan yang kosong

e. Buatkan usulan perencanaan kebutuhan karyawan baru f. Sampaikan usulan perencanaan kebutuhan karyawan baru kepada bagian keuangan

3. Penetapan Perencanaan Kebutuhan Karyawan Baru oleh Direktur a. Menerima usulan perencanaan kebutuhan karyawan baru dari Divisi SDMb. Mereviu usulan perencanaan kebutuhan karyawan baru c. Direktur keuangan menyampaikan disposisi kepada bagian SDM mengenai usulan

perencanaan kebutuhan karyawan baru baik disetujui maupun ditolak.

4. Menyusun Term Of Referrence (TOR)/Kerangka Acuan Kerja Rekrutmen karyawana. Dapatkan disposisi dari bagian keuangan, b. Dapatkan dokumen Perencanaan Kebutuhan Karyawan baru Jika perencanaan

kebutuhan karyawan baru disetujui dan jika tidak disetujui maka selesai (proses rekrutmen ditunda).

c. Berdasarkan dokumen Perencanaan Kebutuhan Karyawan baru, buatkan Rencana Acuan Kerja/ Term Of Referrence (TOR) rekrutmen karyawan

5. Setelah prosedur internal selesai maka dilakukan rapat tingkat pimpinan, hasil keputusan di ajukan kepada Ketua Yayasan untuk mendapatkan Disposisi tersetuji.

6. Pemilihan tim/panitia rekrutmen SDM Internal atau Eksternala. Berdasarkan TOR rekrutmen SDM, tentukan apakah rekrutmen akan menggunakan

panitia eksternal atau internal sesuai dengan ketentuan dan mekanisme yang berlaku b. Jika memakai tim internal, maka selanjutnya tetapkan tim kerja seleksi karyawanc. Jika menggunakan tim eksternal, maka selanjutnya lakukan pemilihan dan penetapan

konsultan SDM sesuai dengan mekanisme yang berlaku

7. Penetapan Keputusan Direktur tentang tim/panitia rekrutmen SDM

8. Persiapan pra proses seleksi karyawan dan dokumen yang diperlukan oleh panitia


1 : Staf Bagian Pengembangan SDM

2 : Kepala Divisi SDM 3 : Direktur







I : Panitia Seleksi InternalI : Panitia Seleksi Internal

rekrutmena. Siapkan formulir data karyawan baru, formulir pertanyaan tes tertulis, panduan

wawancarab. Pastikan bahwa semua tahapan proses seleksi telah disiapkan baik material pendukung

teknisnya maupun non teknisnyac. Tentukan apakah proses seleksi akan dilakukan secara terbuka atau tertutup

9. Mengumumkan lowongan pekerjaan di tempat terbatas untuk seleksi tertutup dan di media masa jika seleksi dilakukan secara terbuka Umumkan informasi lowongan pekerjaan secara rinci dan jelas dengan narasi dan

desain yang menarik

10. Melaksanakan seleksi administrative, dengan persyaratan adminsitrasi:a. Surat lamaran yang ditulis tangan dengan tulisan tangan sendiri di atas kertas

bermaterai.b. Daftar Riwayat Hidupc. Salinan Ijasah atau Diploma yang dilegalisasi oleh instansi yang berwenangd. Pas foto ukuran 4 x 6 sebanyak 2 (dua) lembar

11. Pengumuman daftar calon karyawan yang lulus seleksi administratif/ Short List Candidate

12. Pemanggilan calon karyawan yang lulus seleksi administratif untuk mengikuti tes skill

13. Melaksanakan tes skill

14. Pengumuman hasil tes skill

15. Pemanggilan calon karyawan untuk tes wawancara


1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Bagian Administrasi SDM

1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Calon Karyawan







16. Melaksanakan wawancara

17. Pengumuman hasil wawancara

18. Membuat rekomendasi usulan calon yang diterima

19. Wawancara akhir dengan manajemen/unit kerja pemakaia. Dapatkan data calon karyawanb. Dapatkan semua hasil tes calon karyawanc. Dapatkan panduan wawancarad. Lakukan wawancara dan negosiasi gajie. Buatkan notulen hasil wawancara

20. Menyusun usulan pengangkatan calon karyawana. Dapatkan daftar gaji sesuai ketentuan perusahaanb. Dapatkan data calon karyawan yang lolos seleksi c. Buatkan usulan pengangkatan calon karyawand. Kirimkan ke komite rekrutmen dan bagian keuangan

21. Pembahasan hasil akhir panitia seleksi dan persetujuan

22. Meminta surat lolos butuh dari tempat asal bekerja kepada pelamar yang dinyatakan diterima yang sudah bekerja.

23. Menyusun Keputusan Direksi tentang Pengangkatan Calon Karyawan




1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Divisi SDM & Hukum

1 : Kepala Divisi SDM dan Hukum

2 : Unit Terkait/User yang berwenang

3 : Bagian Administrasi SDM4 : Direktur Keuangan

1 : Kepala Bagian Administrasi SDM

2 : Kepala Divisi SDM dan Hukum

3 : Kepala Bagian Keuangan4 : Direktur Keuangan

1 : Komite Pengadaan Calan Kartawan

2 : Direktur Keuangan3 : Kepala Bagian

Administrasi SDM4 : Internal





24. Penandatanganan Keputusan Direksi tentang Pengangkatan Calon Karyawan

25. Pendokumentasian

SUPPLIER, INPUT, PROSES, OUTPUT, CONSUMER (SIPOC)AKPER

KESDAM IV/ DIPONEGORO PENGADAAN KARYAWAN BARU

Pemilik ProsesSOP PENGELOLAAN SDM

Divisi: dan Hukum Penanggung JawabDirektur

Pengembangan SIPOC Sejarah Perubahan

Direviu oleh:

Totok Hariyono,S.Kp.,MH.KesDirektur

Tanggal : .............

Disetujui oleh:

Dr. Trining Purnomo,SpMKetua Yayasan Wahana Bhakti Karya Husada

Tanggal : .............

Dokumen No...................................Berlaku mulai tanggal.....................

Revisi dari dokumen No:Tanggal............................

PEMASOK MASUKAN TAHAPAN KEGIATAN KELUARAN KUSTOMER

Bagian Pengembangan SDM & Organisasi Tata laksana

Unit Kerja Terkait

Data formasi karyawan SK/ terkait Kebijakan Direksi tentang

SDM Usulan Penambahan

karyawan dari Unit Kerja (jika ada)

Rencana mutasi, rotasi dan promosi pegawai

Daftar pegawai yang akan pensiun 1 tahun kedepan

1. Melakukan analisa kesenjangan formasi karyawan dan analisa beban kerja

Laporan Analisa Kesenjangan Pegawai



Laporan Analisa Kesenjangan Pegawai

Daftar penggajian

2. Merencanakan kebutuhan karyawan baru beserta uraian tugas/Job description

Usulan perencanaan kebutuhan karyawan baru

Direktur Keuangan






Direktur Keuangan

Usulan perencanaan kebutuhan karyawan baru

3. Penetapan Perencanaan Kebutuhan Karyawan Baru oleh bagian keuangan

Perencanaan Kebutuhan Karyawan Baru

Bagian Administrasi SDM


Laporan Analisa Kesenjangan Karyawan


4. Menyusun Term Of Referren (TOR)/Kerangka Acuan Kerja Rekrutmen karyawan

Term Of Referren (TOR)/Kerangka Acuan Kerja Rekrutmen karyawan


BagianAdministrasi SDM




5. Pemilihan tim/panitia rekrutmen SDM Internal atau Eksternal

Surat Keputusan Tim Rekrutmen baik internal maupun eksternal yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang


Panitia Rekrutmen

Bagian SDM Term Of Referren (TOR)/Kerangka Acuan Kerja Rekrutmen karyawan



6. Persiapan pra proses seleksi karyawan dan dokumen yang diperlukan oleh Panitia Rekrutmen

Formulir Calon Karyawan

Panduan Tes Tertulis

Panduan Wawancara

Panitia Rekrutmen

Panitia Rekrutmen




7. Mengumumkan lowongan pekerjaan di tempat terbatas untuk seleleksi tertutup dan di media masa jika seleksi dilakukan secara terbuka

Pengumuman Lowongan Pekerjaan

Panitia Rekrutmen

Panitia Rekrutmen

Lamaran Pekerjaan Biodata/ Curiculum Vitae

(CV) Photo Photo copy Ijazah Photo copy Transkrip Nilai Photo copy Sertifikat

penunjang

8. Melaksanakan seleksi administratif

Daftar Calon karyawan yang lulus seleksi aministratif (Short List Candidate)

internal

Panitia Rekrutmen

Daftar Calon karyawan yang lulus seleksi aministratif (Short List Candidate)

9. Pengumuman daftar calon karyawan yang lulus seleksi administratif/ Short List Candidate

Daftar Calon karyawan yang lulus seleksi administratif (Short List Candidate)

Calon Karyawan


Panitia Rekrutmen

Daftar Calon karyawan yang lulus seleksi administratif (Short List Candidate)

10.Pemanggilan calon karyawan yang lulus seleksi administratif untuk mengikuti tes skill

Surat panggilan tes skill

Calon Karyawan

Panitia Rekrutmen

Formulir Data Calon Karyawan

SOP skill

11.Melaksanakan tes skill Formulir Data Calon Karyawan yang telah diisi

Hasil tes skill

Daftar Peserta yang lulus

Calon Karyawan

Panitia Rekrutmen

Daftar Peserta yang lulus 12.Pengumuman hasil tes skill Daftar Peserta yang lulus

Calon Karyawan

Panitia Rekrutmen

Daftar Peserta yang lulus 13.Pemanggilan calon karyawan untuk tes wawancara

Ceklis peserta yang bersedia hadir

Calon Karyawan

Panitia Rekrutmen

Ceklis peserta yang bersedia hadir

Formulir Data Calon Karyawan

Lamaran Kerja & CV

14.Melaksanakan wawancara Notulen Hasil wawancara

Rekaman wawancara

Daftar Peserta yang lulus wawancara

Calon Karyawan

Panitia Rekrutmen

Daftar Peserta yang lulus wawancara

15.Pengumuman hasil wawancara Daftar Peserta yang lulus wawancara

Calon Karyawan

Panitia Rekrutmen

Rekomendasi usulan calon yang diterima

Semua hasil Tes calon yang lulus

Data calon karyawan

16.Wawancara akhir dengan manajemen/unit kerja pemakai

Notulen Hasil wawancara

Daftar Peserta yang lulus wawancara akhir






Data calon karyawan

17. Menyusun usulan pengangkatan calon karyawan

Usulan pengangkatan calon karyawan

Komite Pengadaan Calon Karyawan

Bagian Keuangan

Komite Pengadaan Calon Karyawan

Usulan gaji dan pangkat calon karyawan



Semua hasil Tes calon yang

18.Pembahasan hasil akhir panitia seleksi dan persetujuan pengangkatan calon karyawan oleh komite rekrutmen

Berita Acara Komite Pengadaan Calon Karyawan

Divisi SDM


lulus Data calon karyawan


Data calon karyawan 19.Meminta surat lolos butuh dari tempat asal bekerja kepada pelamar yang dinyatakan diterima yang sudah bekerja.

Surat permintaan surat lolos butuh dari tempat asal bekerja

Calon Karyawan


Berita Acara Komite Pengadaan Calon Karyawan



Data calon karyawan

20. Menyusun Keputusan Direktur tentang Pengangkatan Calon Karyawan

Keputusan Direktur tentang Pengangkatan Calon Karyawan

Divisi SDM Calon Karyawan

Direktur Keuangan

Keputusan Direktur tentang Pengangkatan Calon Karyawan

21.Penandatanganan Keputusan Direksi tentang Pengangkatan Calon Karyawan

Keputusan Direktur tentang Pengangkatan Calon Karyawan yang telah ditandatangani

Calon Karyawan

Bagian Keuangan

Bagian Admnistrasi SDM

Keputusan Direktur tentang Pengangkatan Calon Karyawan yang telah ditandatangani

Data Calon karyawan

22.Pendokumentasian Daftar dokumen SDM



ALUR PROSES BISNISAKPER

KESDAM IV/ DIPONEGORO PENGADAAN KARYAWAN BARU

11/13 | Pengadaan Karyawan Baru




Documents

1. Sop Rekrutmen Karyawan Baru Kesdam