1 - file · Web view1 -

Ministerio del Interior República de Colombia

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE POLÍTICA PÚBLICA.

MINISTERIO DEL INTERIOR BOGOTA 31/10/2012



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Este documento y sus formatos adjuntos son tomados, en muchos casos textualmente, de la GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES del Departamento Nacional de Planeación DNP, código EC-G01. La cual sirvió de insumo principal para la elaboración de la misma.

1. OBJETIVO.

Ofrecer lineamientos y orientaciones en la formulación y adopción de Políticas Públicas encaminadas a solucionar las diferentes problemáticas sociales que competen al Ministerio del Interior.

2. ALCANCE.

Esta guía inicia desde la identificación de las necesidades inherentes a los clientes del Ministerio del Interior y finaliza con el documento de política pública.

Con este documento se encaminara el Ministerio del Interior a la descripción de su que hacer estratégico como entidad principal dentro de la composición administrativa del gobierno nacional. Se pretende consensuar a todo el musculo administrativo del ministerio y generar una cultura de planeación y calidad dentro del mismo, para el logro efectivo de los objetivos de la nación y el entendimiento acertado con la población colombiana.

3. DEFINICIONES.

Árboles de Problemas: Representación gráfica que permite identificar de manera esquemática un problema central con sus respectivas causas y efectos de una situación identificada como no deseada.

Árboles de Objetivos El árbol de objetivos es un gráfico a través del cual se identifican los objetivos de la política para tratar el problema considerado, teniendo en cuenta la capacidad institucional para solucionarlo.

Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES): Organismo técnico asesor del ejecutivo y máxima autoridad nacional de planeación. Coordina y orienta a los organismos encargados de la dirección económica y social del Gobierno para definir las líneas de política en las diferentes áreas de intervención del Estado.

Coordinador del documento de Política Pública: Es la persona responsable en el Ministerio del Interior de coordinar todas las actividades necesarias para la elaboración de un documento de Política Pública. Esta persona puede ser el director técnico o jefe de dependencia, o la persona que éste delegue.

Departamento Nacional de Planeación (DNP): Departamento Administrativo que pertenece a la Rama Ejecutiva del poder público y depende directamente de la Presidencia de la República. Es una entidad técnica que impulsa la implantación de una visión estratégica en los campos social, económico y ambiental, a través del diseño, la orientación y evaluación de las políticas públicas, el manejo y asignación de la inversión pública y la concreción de las mismas en planes, programas y proyectos del Gobierno. En su función como Secretaría del Conpes, coordina y presenta los documentos que se discutirán y aprobarán en el CONPES, convirtiéndose en el instrumento técnico de apoyo y coordinación en la formulación de las políticas.

Página 2 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Diagnóstico de involucrados: caracterización de las diferentes instancias que participarán dentro del proceso de elaboración de un Documento de Política Pública.

Documentos Conpes: documento técnico presentado y elaborado por el DNP en coordinación con el ministerio y/o las entidades públicas encargadas de ejecutar los programas en el área bajo discusión. Documentos Conpes sobre política macroeconómica, fiscal y financiera: son documentos que dan lineamientos generales de política macroeconómica, fiscal y financiera a todo el Gobierno. Corresponden a esta categoría la meta de superávit primario y el Plan Operativo Anual de Inversiones, entre otros.

Involucrado: es toda entidad que tiene a cargo el diseño y la toma decisiones, las personas o comunidades que se ven afectadas por la ejecución de la política y/o los expertos en el tema.

Participantes: instituciones del nivel central que intervienen en la formulación de la política que plantea el Documento de Política Pública. Estas son las instituciones que deben aparecer en la carátula del Documento.

Plan de acción: Conjunto de acciones concretas formuladas para lograr un avance en los objetivos específicos y/o en el objetivo general.

Plan Nacional de Desarrollo - PND: documento que contiene la propuesta del Gobierno a ejecutar durante el periodo presidencial. Su elaboración la lidera y coordina el Departamento Nacional de Planeación.

Políticas: lineamientos o criterios que sirven para orientar una acción o decisión del gobierno. Una política no necesariamente está delimitada en términos de tiempo, cronograma o presupuesto (Sinergia, 2003).

Programa: grupo organizado y variado de actividades dirigidas hacia el logro de objetivos específicos; dentro de su estructura se pueden incluir varios proyectos y procesos. Un programa está delimitado en tiempo, cronograma y presupuesto (Sinergia, 2003).

Proyecto: intervención singular dirigida al logro de objetivos puntuales dentro de un período determinado y con un presupuesto específico (Sinergia, 2003).

4. SIGLAS

CONPES: Consejo nacional para l apolítica económica y socialMI: Ministerio del interior.OAP: Oficina Asesora de planeación.PND: Plan Nacional de Desarrollo.

5. NORMATIVIDAD

5.1. CONSTITUCIÓN. Constitución Nacional, artículo 208.

5.2. LEYES.

Página 3 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Ley 152 de 1994: por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.

5.3. DECRETOS. Decreto 2893 de 2011

5.4. OTROS. GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES del

Departamento Nacional de Planeación DNP

6. DESARROLLO.

Criterios para la identificación de un documento de política pública.

La totalidad de las iniciativas que se presentan en el Ministerio del Interior deben surtir un proceso de evaluación cuidadosa, dirigido a establecer si un documento de política pública es la instancia indicada para dar solución a la problemática identificada.

Entre los criterios que permiten determinar si una iniciativa debe ser presentada para aprobación de la alta dirección se encuentran los siguientes:

El tema está enmarcado en el PND. El Plan Nacional de Desarrollo es el marco principal de política del gobierno.

Es un tema de planeación a nivel nacional con horizonte de largo plazo. Supondrá una planeación de largo plazo. Sus decisiones afectan a múltiples actores, regiones y sectores, y pueden trascender uno o varios periodos de gobierno.

Es un tema de política regional con alcance nacional. Las iniciativas de orden regional (no de entidades individuales) que sean de interés nacional pueden ser objeto de un documento de Política Pública. Sin embargo, éstas deben tener un carácter estratégico y multisectorial teniendo en cuenta las particularidades de la región pero también su interacción con el resto del país como motor de desarrollo.

El Documento de Política Pública no es instancia para la discusión de temas particulares de los entes territoriales, que hacen parte de sus competencias y cuyas acciones hacen parte de la autonomía de las autoridades regionales y locales.

El tema exige coordinación de carácter transversal para el gobierno. La Política Pública es una instancia de alto nivel de discusión y toma de decisiones. El documento es un canal de coordinación interinstitucional a nivel nacional e interno del Ministerio para la toma de acciones conjuntas que permitan darle solución a una problemática.

El tema es requerido por Norma. El objeto de un documento puede estar definido mediante alguna norma vigente, por lo cual el criterio relevante en este caso es que estén sujetos a un propósito particular en los términos señalados por la ley y que dentro de su contenido aclaren y sustenten la manera como se llevará a cabo cada una de las acciones planteadas.

Página 4 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Para iniciar la construcción de un documento de política pública dentro del Ministerio del Interior es necesario que se adelanten los siguientes pasos:

6.1 Diligenciar el formato FP-G01-F01 que a continuación se describe:

El objetivo de este formato es que el responsable de la elaboración del Documento de Política Pública determine oportunamente por qué es necesario la elaboración del documento y su relación con las políticas rectoras del Ministerio; que determine un cronograma general que permita la programación de tiempos de elaboración y aprobación del documento; que defina el equipo de trabajo y otros involucrados en la elaboración; y que con esta información la alta dirección del Ministerio de Interior verifique la pertinencia de la iniciativa y esté al tanto de los documentos que serán elaborados.

Fecha: llene este espacio con la información de la fecha en la cual es presentado el formato. Recuerde diligenciarlo según el esquema DD/MM/AAAA.

Dependencia responsable: escriba completo sin reducción de sigla el nombre de la DirecciónTécnica o Dependencia responsable de la elaboración del Documento De Política Pública.

Jefe de dependencia: llene este espacio con los nombres y apellidos completos del jefe de dependencia solicitante.

Coordinador del documento: llene este espacio con los nombres y apellidos del coordinador del Documento De Política Pública. El coordinador del documento es la persona responsable en el Ministerio de coordinar todas las actividades necesarias para la elaboración de un documento De Política Pública. Esta persona puede ser el director técnico o jefe de dependencia, o la persona que éste delegue. El coordinador del Documento De Política Pública, ya sea funcionario o contratista del Ministerio, debe cumplir con las siguientes funciones y/o actividades: Coordinar el grupo de trabajo con el cual de manera conjunta se va a realizar el documento. Liderar la totalidad de las actividades de este proceso dentro de los tiempos establecidos. Moderar, dirigir y negociar las discusiones al interior del grupo de trabajo y con los involucrados.

Título preliminar: escriba el título con el cual puede ser identificado el Documento durante el periodo de elaboración.

Justificación: describa de manera clara y concreta las razones que motivan la elaboración del Documento De Política Pública. Este campo exige tener en cuenta la pertinencia del tema y los criterios para la identificación de un documento De Política Pública. En caso de que una iniciativa para la elaboración de un documento De Política Pública no esté relacionada con el Plan Nacional de Desarrollo, la justificación cobra importancia adicional en el sustento de la pertinencia del documento. La alta dirección empleara la justificación como referencia principal en el momento de decidir si el Ministerio de Interior se compromete en el desarrollo del Documento De Política Pública. Por esta razón es importante garantizar que la justificación es lo suficientemente clara para que la alta dirección comprenda y apruebe la iniciativa.

Relación con el Plan Nacional de Desarrollo: en este espacio debe hacerse explícito el papel del documento como desarrollo a alguna política rectora consignada en el Plan Nacional de Desarrollo.

Página 5 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Cronograma: Contar con un cronograma como marco temporal facilita el trabajo del coordinador y del grupo de trabajo en la medida en que señala las metas parciales que se deben cumplir para tener al final del tiempo estimado un Documento listo. El coordinador del Documento De Política Pública, junto con el grupo de trabajo, determina el lapso necesario para realizar las actividades del proceso teniendo en cuenta:

Las estrategias de discusión y concertación que se utilizarán. Los aspectos exógenos como demoras y los posibles aplazamientos en las reuniones de trabajo. Los compromisos anteriores de trabajo. Los tiempos deben ser puestos a consideración con los involucrados.

El cronograma presenta un horizonte de un año, a partir de fecha de programación del documento para la elaboración del documento, dividido en trimestres. Si bien el rango de programación por trimestres es amplio, el objetivo del cronograma es que se haga una programación estudiada de las actividades y en lo posible los ajustes posteriores sean mínimos. Dependiendo de la categoría del documento se deben tener en cuenta todas o algunas actividades del cronograma: en el caso de los documentos de política sectorial y regional se deben tener en cuenta todas las actividades; siempre tenga en cuenta que el coordinador del Documento De Política Pública es el responsable ante la alta dirección del cumplimiento del cronograma fijado.

Mes estimado de presentación: de acuerdo con las fechas establecidas en el cronograma, determine el mes que se espera se tendrá un borrador completamente finalizado para presentar el documento. Si el mes estimado supera la vigencia en la que se solicitó el Documento, por favor especifíquelo.

6.2 Matriz de Involucrados.

Un documento de política pública es un documento consensuado entre diferentes entidades del sector público, los ministerios rectores de las políticas sectoriales y el Departamento Nacional de Planeación. Su elaboración se hace conjuntamente entre funcionarios autorizados para este propósito y de esta forma su viabilización incluye la definición de una matriz de involucrados. La definición de involucrados es necesaria para que la formulación de la política sea legítima lo cual es posible en el marco de un esquema participativo que facilite el reconocimiento y compromiso de lo que se consigne en el documento.

El Coordinador del Documento de Política Pública junto con el grupo de trabajo elabora el diagnóstico de involucrados y establece todos los entes que se ven afectados por la problemática y las entidades del orden central y/o descentralizado que tienen alguna injerencia en la identificación de los problemas por tratar, en la definición de los objetivos y en la ejecución del plan de acción.

La figura a continuación muestra un posible conjunto de involucrados que pueden intervenir en la elaboración de un Documento de Política Pública. En los casos de las entidades gubernamentales del orden nacional su rol se fundamenta en la formulación, que puede contar con la asesoría de la academia y con la participación del sector privado, gremios u otros grupos de interés. A su vez, la participación de las autoridades del nivel descentralizado y de la población afectada es vital cuando el documento genera un impacto en las entidades territoriales.

Página 6 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Fuente: Subdirección General-DNP

En el formato Matriz de Involucrados FP-G-01-F-02, se encuentra detallado lo que se debe diligenciar a la hora de definir los involucrados. Ese formato se completa de la siguiente manera:

Título del Documento. Diligencie este espacio con el título definido en el Formato de Solicitud para iniciar la elaboración del Documento de política pública.

Grupo de Trabajo. La definición del grupo de trabajo se fundamenta en la necesidad de contar con un equipo encargado de coordinar y promover el proceso de elaboración del Documento.

El grupo de trabajo, también funcionarios y contratistas del Ministerio y/o de cualquier entidad que coadyuve, tiene las siguientes funciones:

Levantar, procesar y analizar la información utilizada en la elaboración del Documento. Redactar el Documento de Política Pública. Definir, organizar y convocar las reuniones de discusión y negociación con los involucrados1. Elaborar las propuestas dirigidas a motivar la discusión de los involucrados en las reuniones que

se programen.

Nombre. Este espacio es para cada uno de los nombres completos de los funcionarios o contratistas que componen el grupo de trabajo para la elaboración del Documento.

1 En el proceso de socialización puede utilizar el esquema que se propone en el numeral 7.1 Instrumento 3.

Página 7 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Entidad. Llene este espacio con el nombre de la institución a la que pertenece el integrante del grupo. Recuerde que es indispensable anotar los nombres completos, omita la reducción a sus siglas.

Cargo. Escriba el cargo que ocupa cada integrante del grupo en la entidad a la que pertenece.

Teléfono: Escriba el teléfono con extensión que ocupa cada integrante del grupo en la entidad a la que pertenece.

Correo electrónico. Anote la dirección de correo institucional del funcionario o contratista.

Dependencias ‐ MI involucradas en el proceso de elaboración. En este espacio enliste todas las direcciones técnicas y/o dependencias del Ministerio de Interior; es indispensable anotar los nombres completos, omita la reducción a sus siglas. Para este particular tenga en cuenta que la Oficina Asesora Jurídica y la Oficina Asesora de Planeación participan de manera permanente a lo largo del proceso.

Función de cada dependencia en el proceso de elaboración. Precise el papel que desarrollará cada una de las instancias definidas. Por ejemplo, para el caso particular de la Oficina Asesora Jurídica las funciones pueden ser: Definición de los antecedentes jurídicos que lo sustentan y la revisión de viabilidad legal de las acciones propuestas.

Observaciones. Escriba cualquier tipo de comentario que haga alusión a las dependencias y funciones definidas. Este es un ítem de diligenciamiento opcional.

Entidades externas al MI involucradas en el proceso de elaboración. Anote todas aquellas entidades diferentes al Ministerio de Interior que están involucradas en la elaboración del Documento de Política Pública.

Función de cada entidad en el proceso de elaboración. Precise el papel que desarrollarán en la elaboración del Documento de Política Pública, cada una de las instancias definidas anteriormente.

Observaciones. Escriba cualquier tipo de comentario que haga alusión a las entidades y funciones definidas. Este es un ítem de diligenciamiento opcional.

6.3 Aprobación por parte de la dirección general.

El Ministro y los Viceministros del Interior – en su calidad de rectores de la entidad – evalúan la información contenida en el Formato FP-G01-F01: FORMATO DE PROGRAMACIÓN PARA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO DE POLÍTICA PÚBLICA, con base en los criterios para la identificación de un Documento de Política Pública, mencionados anteriormente. Mediante la firma del Ministro y los Viceministros, se certifica en el formato el visto bueno de la iniciativa. Cuando haya comentarios al formato, los viceministros comunicarán a la dirección técnica o dependencia responsable.

Una vez la Alta Dirección da su aprobación formal, la dirección técnica o dependencia responsable continúa con la elaboración del documento. Si la iniciativa no se considera pertinente, los Viceministros le informan al director técnico o jefe de dependencia que presentó la solicitud para que éste, a su vez, le comunique la decisión tomada a las partes interesadas.

Página 8 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

De resultar aprobada la elaboración del Documento de Política Pública, en un término no superior a una semana, los Viceministros o la persona que ellos designen, envían el Formato FP-G01-F01: FORMATO DE PROGRAMACIÓN PARA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO DE POLÍTICA PÚBLICA escaneado con las firmas correspondientes en el aparte de Visto Bueno en un correo electrónico dirigido al director técnico o Jefe de dependencia.

Cualquier cambio en la fecha estimada o la reprogramación de las actividades señaladas en el cronograma deberá ser informado y sustentado oportunamente por el coordinador del Documento a los Viceministros. Los Viceministros – o la persona que ellos designen –, reprograman la fecha estimada de presentación del documento.

6.4 Elaboración del documento de Política Pública.

Una vez aprobada la solicitud del documento, se inicia el proceso de su elaboración. La elaboración de un documento de política pública no tiene un período de tiempo determinado pero se considera razonable que éste sea realizado en un período de 6 meses. En el proceso de elaboración es posible distinguir dos grandes grupos de actividades, las primeras relacionadas con un proceso de discusión y elaboración de consensos entre el grupo de trabajo y las entidades representadas por estos, y luego la redacción del borrador para su consideración ante la dirección general.

En el momento de elaboración del documento, existe claridad sobre el tema que será abordado, su importancia a nivel estratégico y su justificación, así como su relación con el Plan Nacional de Desarrollo. Sin embargo, es necesario iniciar un proceso de discusión y generación de consensos entre los diferentes involucrados para lograr determinar en forma concreta los objetivos, acciones y recomendaciones que llevará el documento. Así mismo estos elementos deben ser redactados en un borrador para su aprobación.

6.4.1 Recopilar Información

El objetivo de esta actividad es conformar un marco teórico de referencia y los antecedentes relacionados que permitan establecer un conocimiento común entre los diferentes involucrados. Para lograrlo, el Coordinador del Documento de Política Pública, con el apoyo del grupo de trabajo, debe llevar a cabo un proceso de consecución de fuentes bibliográficas y no bibliográficas sobre la situación existente, con el fin de obtener de ellas la información que posteriormente procederá a difundir y discutir entre la totalidad de los involucrados.

Dependiendo de la complejidad del tema, es importante contar, previo al proceso de discusión con los involucrados, con información técnica, soportada con hechos y datos verificables, que permitan el conocimiento de la naturaleza del tema y brinden una guía en el momento de determinar lineamientos de política.

6.4.2 Analizar la problemática y establecer objetivos Analizar la problemática

El árbol de problemas y el árbol de objetivos tienen por objeto determinar con claridad el problema que se pretende abordar en la Política Pública y plantear los elementos fundamentales para su solución. En

Página 9 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

el proceso establecido en el Ministerio de Interior se ha puesto como requisito la elaboración del árbol de problemas y de objetivos con el fin de garantizar que el documento ha surtido este análisis. Por esta razón, es necesario que el coordinador del documento de Política Pública elaborare estos árboles y los conserve como soporte para la aprobación del documento.

Identificar los problemas significa tener un conocimiento adecuado de la situación existente, aspecto que debe estar sustentado en cifras, documentos y demás elementos que ofrezcan un diagnóstico sólido y verificable. Para este propósito, se debe tomar la información obtenida en la recopilación de información, iniciar una discusión de la problemática y, a partir de allí, de los objetivos del documento.

Se entiende por problemática el conjunto de factores sociales y/o materiales que inciden negativamente en la dinámica de desarrollo social, político o económico. Ella puede justificar un trabajo orientado a la solución de los factores que la provocan. Con base en lo anterior, es responsabilidad de la dirección técnica o dependencia y del coordinador del Documento de Política Pública, definir claramente la problemática que se abordará, y frente a la cual debe haber consenso entre todos los involucrados. De esto depende la eficacia de los objetivos que se planteen posteriormente.

En la definición de la problemática un instrumento eficaz consiste en la utilización de un árbol de problemas. En él se identifica el problema central con sus respectivas causas y efectos, con el cual se busca representar la situación problemática con la intención de detectar las razones que pueden generarlo y sus efectos o consecuencias. Si no es evidente cómo estructurar el árbol en la situación problemática planteada, se recomienda utilizar la Matriz de Vester cuya explicación se encuentra en el numeral 7.1 instrumento 2

La analogía entre el árbol natural y el de problemas es ilustrativa. Las raíces son el soporte de todo árbol, y le suministran nutrientes para que se mantenga vivo; igualmente, las causas – raíces del árbol de problemas – soportan toda la estructura y suministran la información necesaria para la existencia y comprensión del problema central – el tronco del árbol de problemas –. Este último es el responsable de mantener la estructura general, es decir, todos los problemas generados, y soporta la casi totalidad de los efectos derivados – las ramas del árbol –. Los efectos terminan siendo, entonces, la parte visible y fácilmente identificable una vez se tiene claro cuál es el problema fundamental que se afrontará. La figura 1 muestra el esquema general del árbol.

Figura 1.

Página 10 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Ahora bien, para la construcción de ese árbol de problemas tenga en cuenta los siguientes pasos.

1. Establezca el problema central.

El problema central es el tronco del árbol de problemas. Si este problema no está claramente definido, es probable que no se consigan los resultados esperados. Ahí radica no sólo la dificultad de realizar este árbol, también la importancia de especificarlo de la manera correcta. Una misma situación puede ser descrita en diferentes términos de acuerdo con el enfoque a partir del cual se pretenda abordar; esa es la importancia de trabajar en grupo: un mismo problema puede ser comprendido de manera diferente por dos o más personas.

Pasos para plantear correctamente un problema. El problema se debe presentar como un estado susceptible de mejora, que se refiere una situación real, en consecuencia, no hipotética. Es importante verificar en el establecimiento de un problema central que el enunciado describe concretamente el problema, sin insinuar una solución implícita; esto permitirá que en el momento de definir soluciones se puedan plantear diferentes alternativas2. En este proceso se debe definir cuál es el entorno del problema que se está atacando relacionando todas las variables que puede implicar, incluidas las personas, circunstancias o situaciones particulares. Recuerde que debe definirse un solo problema central.

A continuación se presenta un ejemplo de cómo se plantea un problema central3:

Fuente: extraído del árbol de problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento Integral de Barrios MIB.

2. Defina los efectos más importantes del problema en cuestión.

Efecto es, entonces, la consecuencia generada por el problema central sobre una variable. Se determinan, básicamente, con responder la pregunta ¿Cuál(es) implicación(es) tiene el problema? Así surgen las respectivas consecuencias. Si los efectos – las consecuencias – son importantes, el problema requiere solución. Es importante anotar que una buena definición de los efectos – las consecuencias –permite mejorar la definición y delimitación del problema central. Continuando con el ejemplo, ahora sobre los efectos en diferentes niveles:

2 Para una guía adicional de cómo redactar problemas remítase al instrumento 1.: Para la redacción de problemas y objetivos.3 A lo largo de esta actividad se ilustrará el proceso de elaboración del árbol de problemas y árbol de objetivos utilizando como ejemplo el ejercicio realizado por la Dirección de Desarrollo Urbano para la elaboración del documento Conpes 3604 Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento Integral de Barrios MIB. Este ejercicio ha sido resumido con el fin de presentar un ejemplo sencillo, de fácil comprensión. Documento original disponible en http://www.dnp.gov.co/PORTALWEB/LinkClick.aspx?fileticket=cOrXmJdwBBk%3d&tabid=907

Página 11 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Fuente: extraído del árbol de problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento

La secuencia de efectos se detiene cuando se han identificado los que a juicio del grupo de trabajo y los involucrados son los más importantes. Defina, también, las posibles relaciones que se establecen entre los efectos generados por el problema central.

3. Identifique las causas del problema central definido.

Las causas determinan los objetivos, y son insumo para el desarrollo posterior de las estrategias para alcanzarlos y el establecimiento del plan de acción para el logro de la política. Para determinarlas, responda la pregunta ¿Por qué ocurre el problema? En términos de la lógica del árbol, las causas son todos aquellos problemas – raíces – que están por debajo del problema central. Como no todas tienen el mismo nivel de generalidad, se pueden identificar varios niveles dependiendo de la desagregación que se haga, las que afectan directamente al problema central se llaman causas de primer nivel, a medida que hayan más problemas entre la causa y el problema central se llaman de segundo nivel, tercer nivel, etc.


Página 12 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Es conveniente identificar pocas causas de primer nivel de las cuales se desagreguen causas de nivel inferior. Si se observa el ejemplo, cada bloque contiene una sola causa y es importante que ellas no se refieran a lo mismo ni sean planteadas en los mismos términos.

El esquema resultante de este análisis de la problemática, como se dijo anteriormente, se compara con la estructura de un árbol. En la figura 2 se puede ver que el problema se asume como el tronco, sus efectos se asocian a las ramas y las causas a las raíces.

Ahora bien, para la construcción del árbol tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

Formule los problemas relacionados a la situación en tratamiento. Verifique que estén bien formulados y respondan a las dificultades que se han identificado.

Identifique el problema central. Acote el análisis de causas y efectos en torno a un único problema central, de esa forma delimita

el documento y será más efectivo durante el proceso de formular soluciones.

Revise y modifique el árbol de problemas cuantas veces sea necesario, para que se asegure de que tanto las causas como los efectos que fueron identificados y relacionados con el problema central sean los correctos. Es importante resaltar que el logro de un árbol de problemas concertado con los involucrados garantiza la existencia de consenso sobre el diagnóstico que se está formulando. Una vez haya sido definida una versión final, proceda a redactar una versión preliminar del borrador de diagnóstico. Este Documento le sirve como elemento explicativo de la información contenida en el árbol de problemas y como un avance para obtener el borrador final del Documento de Política Pública.

Página 13 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Árbol de problemas

Figura 2. Fuente: extraído del árbol de problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento Integral de Barrios MIB.

Establecer objetivos

A partir de la definición de los problemas es posible abordar los objetivos que contienen las posibles soluciones a los problemas o parte de ellas.

Página 14 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Entonces, ¿Qué se entiende por objetivos? Básicamente, un objetivo responde la pregunta ¿A dónde se quiere llegar? Los objetivos no necesariamente son la solución a la problemática planteada pero si están encaminados a la búsqueda de este propósito.

De los objetivos se deducen las estrategias y las acciones concretas que pueden materializar la solución de la problemática planteada; no obstante, las acciones en sí mismas sólo son los medios necesarios para llegar a la situación deseada.

Se sabe que un objetivo está bien formulado cuando tiene al menos tres cualidades: claro, preciso y conciso4. Un objetivo es claro cuando no resulta difícil entender a qué se refiere; es decir, la imposibilidad de que una persona que cuente con un nivel de conocimiento básico sobre el problema no entienda a qué se refiere. Sobre el ejemplo, considere el siguiente objetivo que responde al problema central: Fortalecer a los entes territoriales en la gestión urbana y aplicación normativa en programas de Mejoramiento Integral de Barrios. Este objetivo es claro ya que da entender inequívocamente a quién va dirigida la acción (a los entes territoriales), en qué consiste (actividades de fortalecimiento) y sobre qué aspectos será realizada (para gestión urbana y aplicación normativa).

Un objetivo es conciso cuando es fácil deducir el plan de acción para abordar el problema, es decir, la posibilidad de alcanzarlo no es remota. En nuestro ejemplo, se puede pensar en capacitaciones, diseño de software especializado, entre otros.

Finalmente, un objetivo es preciso cuando se puede establecer una relación lógica con la solución del problema que se está abordando. Entonces, si nuestro problema es la debilidad de los entes territoriales en la gestión urbana y en la aplicación normativa para implementar programas de Mejoramiento Integral de Barrios, es preciso decir que deseamos fortalecer estos entes territoriales para que cumplan estos propósitos.

Una manera recomendable de formular y organizar los objetivos del Documento es hacer un árbol de objetivos. Debido a que éste se construye a partir del árbol de problemas, es muy importante haber definido bien el problema central, las causas y los efectos para poder llegar a buenos objetivos. Del árbol de objetivos se deberán deducir las alternativas de solución para superar el problema central. En los siguientes apartes se le presentan sugerencias para esa elaboración.

1. Definir el objetivo central

Con esta enunciación se busca obtener una perspectiva de la situación que se busca lograr; para esto tome el problema central y redáctelo de tal manera en que se encuentre su estado en positivo; es decir, si el problema era “Debilidad de los entes territoriales en la gestión urbana y en la aplicación normativa para implementar programas de Mejoramiento Integral de Barrios” ahora el objetivo central puede ser “Fortalecer a los entes territoriales en la gestión urbana y aplicación normativa en programas de Mejoramiento Integral de Barrios”. A partir de la situación óptima de solución al problema central, se define el objetivo central del documento. El objetivo del documento debe ser un objetivo alcanzable y por esta razón reduce su alcance a las posibilidades existentes.4 Para una guía adicional sobre cómo redactar objetivos remítase al numeral 7.1. instrumento 1. Guía para la redacción de problemas y objetivos.

Página 15 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

A diferencia del problema central en donde es necesario plantear claramente las dimensiones reales del mismo, el objetivo debe plantearse en términos de la capacidad existente para abordar el problema y los efectos estimados que se tendrán sobre la problemática planteada. El objetivo central por lo tanto deberá tener en cuenta restricciones existentes desde el punto de vista presupuestales, técnicas y políticas. Así mismo deberá pensarse sobre la realidad jurídica y normativa existente.


2. Definición de objetivos específicos y de largo plazo

Aquellas causas de primer nivel en el árbol de problemas que pueden ser abordadas en el documento y pueden ser afectadas positivamente por las decisiones que se tomen en la Política Pública se transforman en objetivos específicos y los determinados como efectos se transforman en objetivos de largo plazo. Estos objetivos pueden responder a uno o más problemas identificados. Como recomendación se sugiere que inicie la redacción de los objetivos con infinitivo. Para el ejemplo, éstos son los objetivos de largo plazo propuestos:Objetivos de largo plazo


Objetivos específicos

Los objetivos específicos son aquellos que nos permitirán atacar las causas establecidas, su importancia radica en que, si el problema está bien planteado y el alcance del documento está bien establecido, el cumplimiento de estos objetivos nos permitirá obtener los efectos identificados en los objetivos de largo plazo. El número de objetivos no tiene que ser exactamente el mismo que el número

Página 16 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

de problemas, para el caso del ejemplo que estamos trabajando podemos observar que un solo objetivo “Implementar herramientas para mejorar la capacidad institucional territorial a través del Programa de MIB” responde a dos problemas: “Deficiencia de las entidades territoriales para responder a la demanda de bienes y Servicios urbanos” y al problema “Deficiencias en la recopilación y divulgación en sistemas de información”.


3. Inclusión de metas en la elaboración de objetivos

En el establecimiento de objetivos es de gran importancia que éstos sean lo más concretos posible. Si los objetivos son medibles, al redactarlos hágalo en términos de una meta concreta. En el caso de nuestro ejemplo, tendríamos que el objetivo específico definido “Implementar herramientas para mejorar la capacidad institucional territorial a través del Programa de MIB” se puede delimitar la situación deseada a un nivel realista según el tiempo y los recursos, por ello podría plantearse así “Implementar en 100 municipios herramientas para mejorar la capacidad institucional territorial a través del Programa de MIB, antes de diciembre de 2012”.

4. Revisar el árbol resultante

Como último paso es recomendable examinar las relaciones de causalidad entre el objetivo central, los específicos y los de largo plazo que se han establecido para garantizar la validez e integridad del esquema de análisis. Si en el árbol de problemas se detectan inconsistencias, es necesario volver a revisarlo para determinar las fallas que puedan haberse producido. Para esto, conviene indagar sistemáticamente si todas las relaciones causa – efecto fueron consideradas para definir las relaciones entre objetivos específicos y de largo plazo. Luego, se procede a modificar las formulaciones que se consideren incorrectas, a incluir nuevos objetivos que se consideren relevantes, y a eliminar los que no eran efectivos.

El árbol resultante de las discusiones con los involucrados debe reflejar unos objetivos alcanzables con las que todos ellos estén de acuerdo y se sientan comprometidos. La estructura final del árbol de

Página 17 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

objetivos se presenta en la figura 3. Al observarlo se evidencia que la estructura es muy similar a la del árbol de problemas. En el centro está el objetivo central, en la parte inferior están los diferentes niveles de objetivos específicos y, finalmente, en la parte superior están los diferentes niveles de los objetivos de largo plazo. La lógica, en este caso, no cambia: los objetivos específicos explican el objetivo central el cual, a su vez, explica los objetivos de largo plazo.

En resumen, en la elaboración del árbol de objetivos considere cada uno de los siguientes puntos:

Determine cómo y hasta qué punto pueden ser abordadas las condiciones negativas del árbol de problemas, con el fin de obtener una perspectiva de la situación deseada.

A partir de la situación óptima de solución del problema central, defina el objetivo central teniendo en cuenta criterios técnicos, políticos y económicos que permitan acotar el alcance del propósito del documento.

Con el análisis de cómo se abordarían las causas de primer nivel identificadas en el árbol de problemas, defina los objetivos específicos; después, con los mismos criterios, precise los objetivos de largo plazo.

Una vez haya definido el árbol de objetivos proceda a redactar una versión preliminar de borrador de objetivos, observando de manera cuidadosa cada parte del árbol. Este documento le sirve como elemento explicativo de lo consignado de manera resumida en el árbol de objetivos y como un avance para obtener el borrador final del Documento de política Pública.

Árbol de Objetivos

Página 18 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Figura 3 Fuente: extraído del árbol de problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento Integral de Barrios MIB.

6.4.3 Diligenciar y validar la Matriz de Plan de Acción

A partir del ejercicio de árbol de problemas y árbol de objetivos es posible establecer las acciones que se llevarán a cabo y que se consideran las que determinarán el logro de los objetivos general y específico. Una acción concreta puede contribuir al logro de uno o varios objetivos y a su vez puede que varias acciones concretas sean necesarias para el logro de un solo objetivo. Las acciones concretas deben ser “realizables”, en consecuencia, podrán ser medidas cuantitativa o cualitativamente.

Página 19 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Para realizar este análisis tome como base el árbol de objetivos que realizó. Tenga presente los intereses de todas las partes involucradas, los costos y el impacto que tendrán las acciones contempladas.

Tenga en cuenta los siguientes pasos:

a) Determine las acciones que permitan el cumplimiento de los objetivos. Tenga en cuenta criterios sobre los costos, intereses de los involucrados y el resultado que tendrán estas acciones.

b) Realice las valoraciones necesarias por medio de estudios para verificar que estas acciones son viables desde el punto de vista jurídico, cuando no está impedido por alguna ley o norma vigente; técnico, cuando se dispone de las herramientas idóneas para llevarlo a cabo; y presupuestal, cuando se cuenta con los recursos necesarios para su ejecución.

La definición de acciones implica la existencia de un responsable para su materialización. Son dos sus responsabilidades: ejecutar la acción y suministrar la información necesaria sobre su estado de avance; además, debe tener capacidad de decisión para comprometer a la entidad en la puesta en práctica de las acciones, factor que se debe considerar en el momento de convocar a los involucrados que participarán en el proceso de discusión.

De las acciones definidas se deben seleccionar las prioritarias, es decir, aquellas acciones que marcarán la hoja de ruta del cumplimiento del documento. Estas acciones serán nombradas como Recomendaciones y tendrán seguimiento y monitoreo por la Dirección general del Ministerio del Interior según los cortes que se definan, esto determinara el avance del cumplimiento del documento. Esto es importante en la medida en que el éxito de la política no depende únicamente de su correcta formulación sino, además, de un adecuado ejercicio de seguimiento y evaluación.

Para ver la manera como se deben enunciar las Recomendaciones en el Documento remítase al numeral 6.4.4 numeral VII.

Las acciones priorizadas establecidas deben ser objeto de seguimiento. Para esto, se debe definir un indicador asociado a cada una de ellas, entendido como la representación cuantitativa (variable o relación entre variables), verificable objetivamente, a partir del cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo (DNP, 2009)5.

Ahora bien, para formular el indicador pertinente para el objeto de medición tenga en cuenta los siguientes pasos.

1. Defina la tipología de acuerdo al nivel en que se ubique la acción (gestión o producto)

Indicador de gestión: mide el cumplimiento de una acción en cuanto a lo que ésta propone. Se utiliza para la medición de acciones cualitativas en las que se busca establecer si éstas se realizaron o no se realizaron. Este tipo de indicador comprende los siguientes valores:

5 Para consultar una manera adecuada de formular indicadores, remítase a la Guía Metodológica para la Formulación de Indicadores, disponible en: http://www.dnp.gov.co/PORTALWEB/LinkClick.aspx?fileticket= ‐ hBkmozjehk%3D&tabid=1214 .

Página 20 de41

http://www.dnp.gov.co/PORTALWEB/LinkClick.aspx?fileticket=%E2%80%90hBkmozjehk%3D&tabid=1214



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Sin iniciar: una recomendación se clasifica en este valor cuando la instrucción impartida aún no se ha empezado a ejecutar.

En proceso: aún no se han culminado las actividades para alcanzar el pleno cumplimiento de la acción.

Terminada: ya se han ejecutado todas las actividades necesarias para dar cumplimiento de la acción propuesta.

Ejemplo de indicador de gestión:Tomemos la siguiente recomendación: Expedir el decreto reglamentario del tratamiento de Mejoramiento Integral de Barrios.

Dado que no existe una forma objetiva para medir el desarrollo de esta recomendación a través de un indicador, un indicador de gestión más adecuado para medir esta recomendación podría ser: Decreto expedido. Este indicador puede tener 3 estados: sin iniciar, en proceso, terminado. Si aún no ha comenzado la elaboración del decreto mencionado se determina que el estado del indicador es sin iniciar. Si el decreto se encuentra en elaboración o se está socializando para su aprobación pero aún no se ha expedido, el estado del indicador es en proceso; si el decreto finalmente ya fue expedido, el indicador tendrá un estado de terminado. Por otra parte, si la expedición del decreto se canceló se debe hacer la observación respectiva.

Indicador de Producto: cuantifica los bienes y servicios (intermedios o finales) producidos y/o provisionados a partir de una determinada intervención, así como los cambios generados por ésta que son pertinentes para el logro de los efectos directos. Estos indicadores deberán ser utilizados en el caso en que la acción concreta señale explícitamente una meta numérica sobre un producto o resultado que se espera obtener, que pueda ser monitoreada a través del tiempo. Para la elaboración de este tipo de indicadores tenga en cuenta los siguientes pasos:

Con base en las acciones que planteó, con los objetivos específicos como insumos y los indicadores diseñados para su seguimiento, ya puede elaborar el plan de acción; es decir, la consolidación del conjunto de acciones concretas que permitirán el logro de los objetivos planteados por el Documento de Política Pública. Este trabajo debe realizarse de manera consensuada con los involucrados para definir las acciones y su secuencia de ejecución.

A continuación se presenta el formato FP-G-01-F-04 Matriz de Plan de Acción en cual se debe realizar esta actividad:

El formato FP-G-01-F-04: Matriz de Plan de Acción se divide en dos secciones, en la primera deben ser incluidas las recomendaciones, es decir, las acciones priorizadas del documento. En esta sección es obligatorio diligenciar todos los campos de la matriz.

En la segunda sección se deben incluir todas las demás acciones, las que complementan las recomendaciones, y sólo es obligatorio diligenciar los campos en blanco.

Página 21 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Los campos que comprenden el formato son los siguientes:

Título del documento. Escriba el título del Documento definido en el Formato de programación para elaboración de de Política Pública FP-G-01-F-01

#OE. En esta columna se solicita una numeración consecutiva para cada uno de los objetivos específicos: 1, 2, 3, etc.

Objetivo específico. Escriba cada uno de los objetivos de primer nivel que se formularon previamente en el árbol de objetivos.

#A. Asigne una numeración a las acciones concretas listadas.

Acción concreta. Señale la acción concreta con la cual espera contribuir al logro del objetivo específico. En la primera parte de la matriz, bajo el título “Recomendaciones” incluya las acciones concretas priorizadas; en la parte inferior incluya las demás acciones complementarias que serán ejecutadas. Para llenar esta columna, empiece por mencionar las acciones que tienen una relación directa con cada uno de los objetivos específicos; luego, enliste aquellas que son transversales. Para estas últimas, señale en la columna del “Número de objetivo específico” el número de cada uno de los objetivos a los cuales le estaría dando solución la acción.

Entidad responsable de la ejecución. Indique la entidad responsable de ejecutar la acción. En este campo se debe registrar la siguiente información: Entidad responsable, Dependencia y Nombre del funcionario.

Dependencia: señale la dependencia de la entidad a la que pertenece el responsable de implementar la acción.

Nombre del funcionario: señale el nombre del funcionario responsable de implementar la acción.

Fecha de inicio: corresponde a la fecha de inicio de la recomendación o de las otras acciones.

Fecha de finalización: corresponde a la fecha de finalización de la recomendación o de las otras acciones. Tipo de indicador (1 gestión, 2 producto): escoja la mejor forma de monitorear el resultado, a través de un indicador cualitativo de gestión o de un indicador cuantitativo de producto o resultado.

Nombre del indicador. De acuerdo con el tipo de indicador escogido, muestre el nombre del indicador para hacerle seguimiento a la acción concreta.

Fórmula de cálculo. Escriba la fórmula matemática con la cual será calculado el indicador mostrando explícitamente las variables asociadas.

Meta Final para el indicador. Indique el valor de la meta final del indicador. En el caso de los indicadores de gestión, la meta será 1, indicando que es terminar la acción propuesta. En el caso de los indicadores de producto o resultado, la meta será un número equivalente a la meta propuesta en la

Página 22 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

acción concreta. Estos indicadores deben ser diseñados de tal manera que su línea de base sea 0. La zona sombreada en color gris de la sección otras acciones es opcional.

Una vez haya sido diligenciada la totalidad de la información requerida en la matriz, el coordinador del Documento de Política Pública la envía a la Oficina Asesora de Planeación OAP o la persona que allí se designe, para efectos de validación; éste hace una revisión de la matriz para que la información contenida cumpla con estándares de coherencia y calidad. Por lo tanto, es necesario que verifique los siguientes aspectos:

- La información diligenciada debe corresponder con lo que se solicita en cada campo.- Las acciones concretas deben estar clara y correctamente definidas.- Los indicadores propuestos deben ser coherentes con lo establecido en las acciones concretas.

Si la matriz no cumple con los requerimientos del Sistema de Seguimiento a Documentos de Política Pública, se devuelve con los comentarios respectivos, con el fin de que se realicen los ajustes pertinentes.

6.4.4 Elaborar el borrador del Documento de Política Pública.

La preparación del documento requiere de tres insumos centrales, un árbol de problemas estructurado que permite dar cuenta del diagnóstico general de la situación existente, un árbol de objetivos que incorpora el objetivo central y los objetivos específicos que se buscan lograr de acuerdo con las restricciones existentes, y la concreción de las acciones mediante las cuales se llevará a cabo el logro de los objetivos plasmada en una matriz de plan de acción. Con estos tres elementos es posible llevar a cabo la redacción completa del documento.

Antes de elaborar el borrador del documento tenga en cuenta que el propósito de éste es brindar información relevante para la toma de decisiones de política. En este sentido, es importante que el documento sea claro, concreto y ejecutivo, y que en lo posible no exceda 20 páginas de extensión.

El coordinador del Documento de política Pública consolida el borrador que una vez finalizado debe enviar al director técnico o jefe de dependencia para su estudio y análisis final. Luego de ser evaluado en detalle, lo envía a las dependencias competentes para efectos de determinar su viabilidad financiera y jurídica.

El cuerpo del documento contempla una estructura mínima y unas reglas de forma, que se especifican a continuación:

6.4.4.1 Estructura de un documento de Política Pública.

La estructura sugerida para un documento de política sectorial y regional presenta las siguientes secciones:

I. INTRODUCCIÓNII. DIAGNÓSTICOIII. OBJETIVOSIV. ESTRATEGIAS

Página 23 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

V. PLAN DE ACCIÓNVI. FINANCIAMIENTOVII. BILIBOGRAFÍAVIII. GLOSARIOIX. ANEXOS

I. INTRODUCCIÓN

La introducción deberá ser escrita de tal manera que presente simple y claramente el panorama general del Documento. Es importante que contenga la razón por la cual se lleva a cabo, el objetivo que se pretende alcanzar y las acciones que se desarrollarán para materializarlo. No se trata de resumir el documento únicamente, sino de presentarle al lector el porqué y el para qué se hizo. Para ello, delimite lo siguiente:

- El objetivo general, es decir, lo que se espera lograr con el Documento de Política Pública.- La descripción global de la manera en la que está organizado el Documento, forma el párrafo final de la introducción.- Lo referente a la procedencia del Documento en cuestión: otros Documentos, documentos Conpes, políticas más amplias, compromisos internacionales, decisiones del Gobierno central etc.- Su relación con el Plan Nacional de Desarrollo.- La relevancia de la formulación del Documento para el Gobierno nacional y el Ministerio de Interior.- La articulación de la política considerada dentro del Documento con otras relacionadas.- El sustento jurídico con base en el cual el Documento presentado tendrá completa viabilidad. Para ello, puede valerse de los conceptos emitidos por las Oficinas Jurídicas de las entidades involucradas, así como de una evaluación seria con relación a la normativa existente sobre los temas tratados. Recuerde no extenderse en datos que se salen del contexto técnico de la política.

II. DIAGNÓSTICO

El diagnóstico es la descripción clara de la problemática general que enfrenta el documento la cual corresponde al análisis realizado a través del árbol de problemas. Incluya una explicación del problema central, de los efectos y de las causas que fundamentan su existencia.

Para la conformación de esta sección usted debe valerse del documento preliminar resultante del trabajo de actividades anteriores. La idea, en términos generales, es que en esta instancia delimite y valide técnicamente6, todo lo propuesto en el borrador.

En esta sección, presente el entorno dentro del cual surge el problema central, definiendo y validando con argumentos técnicos la situación anómala encontrada. Su explicación debe asociar de manera lógica y clara las variables que determinan el problema central que está considerando. Prosiga el desarrollo del texto refiriéndose a los efectos generados por el problema central. Explique claramente las razones por las cuales los efectos son causados por el problema central y, al mismo tiempo, las relaciones existentes entre ellos.

6 15 Utilice estadísticas, gráficos datos y demás soportes que requiera para explicar la problemática del Documento.

Página 24 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Luego se encuentran los ejes problemáticos, las causas de primer nivel del árbol de problemas. Por ejemplo, un árbol de problemas tendrá tres ejes problemáticos si se identifican tres causas en su primer nivel. En la explicación de cada uno sea riguroso técnicamente al sustentar la relación con el problema central. La descripción detallada y aproximada resulta primordial por cuanto fundamenta las acciones concretas del plan de acción.

III. OBJETIVOS

La intención de este segmento es proporcionar al lector una perspectiva clara de los objetivos en respuesta a la problemática descrita en el diagnóstico. Para empezar, explique el objetivo central que se definió en el árbol de objetivos. Para tal efecto exponga las razones que lo llevaron a definirlo como el propósito de la política formulada.

Luego señale los objetivos de largo plazo. Describa y fundamente los impactos que estos tendrían con relación al propósito planteado, y su relación con los lineamientos de política superiores tal como el Plan Nacional de Desarrollo o la Visión Colombia 2019, entre otros.

En lo posible, establezca metas con tiempos específicos fundamentados en la valoración técnica y concertada con las entidades involucradas. Tenga en cuenta el impacto de las alternativas contempladas dentro del plan de acción y la consideración minuciosa de todos los supuestos dentro de los cuales la política será aplicada.

IV. ESTRATEGIAS

En esta sección explique el desarrollo de los objetivos que ha formulado para el documento. Es decir indique el plan que deberá seguirse de manera coordinada por los responsables, para implementar las acciones necesarias para el logro de los objetivos. Cada estrategia puede hacer referencia al desarrollo de un objetivo en concreto o a varios objetivos a la vez.

V. PLAN DE ACCIÓN

Haga una descripción breve y concreta del contenido de la Matriz de Plan de Acción, dentro de la que justifique las acciones concretas consideradas y su relación con los objetivos propuestos. Este es el espacio del Documento en el cual debe incluir esta Matriz. Para insertar la matriz dentro del documento tenga en cuenta lo siguiente:

- Adapte la información que tiene en la matriz de plan de acción al cuadro resumen de la Figura - Divida la matriz por objetivos, de tal manera que pueda presentarse segmentada en el documento.- Pegue los campos copiados y, en caso de ser necesario, configure la hoja de Word en horizontal (solamente esta página porque el resto debe ser vertical).- La información en los campos que presenta en la Matriz deben ser legibles.

VI. FINANCIAMIENTO

En este numeral describa detalladamente los recursos económicos necesarios para la ejecución del Plan de Acción descrito en el Documento. El criterio o formato para la redacción de esta sección se desarrollará de acuerdo con los requerimientos del tema que está siendo tratado; sin embargo, como

Página 25 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

pauta general recuerde cerciorarse de trabajar siempre con las mismas cifras al referirse a los recursos, que deberán ser en lo posible pesos constantes o corrientes. En caso de hacer comparaciones de cifras entre diferentes años, asegúrese de que las cifras vayan en pesos constantes.

Incluya las vigencias para las que se requiere el presupuesto, los usos y las fuentes de financiación; igualmente puede incluir tablas, proyecciones, gráficos, y todo lo que necesite para mostrar los costos estimados. Cuando éstos superen el Marco de Gasto de Mediano Plazo, debe quedar explícito en este aparte del Documento. Así mismo, en caso de que falten recursos para financiar el documento, debe quedar identificada la posible posterior fuente de financiamiento.

VII. BIBLIOGRAFÍA

Elabore una lista de las distintas referencias bibliográficas usadas dentro del Documento. Para ello es recomendado utilizar el estilo de presentación de listas de referencia y citas textuales planteadas por American Psychological Association (APA)7.

VIII. GLOSARIO

Incluya aquí todos los términos que por el grado de especificidad del tema tratado ameritan ser explicados para permitir la comprensión correcta del contenido del documento.

IX. ANEXOS

Incluya las tablas, los gráficos, las estadísticas y demás información que considere pertinente adjuntar.

6.4.4.2 Especificaciones de forma para la elaboración de documentos

A continuación se presentan las reglas de forma para la elaboración del borrador de los documentos:

Tipo de letra. Redacte los Documentos usando los siguientes tipos de letra:

- Times New Roman 12 para el texto- Times New Roman 8 para los pies de página, las fuentes de las tablas y de los gráficos

Espacio interlineal y márgenes. Establezca una interlínea de 1,5 para el texto, y sencillo (1) para las notas de página; para separar párrafos, títulos y subtítulos, auméntelo a doble espacio (2). Los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior deben ser de 2,54 cm.

Alineación de texto. El texto debe estar justificado y sin sangría.

Numeración. Como el Documento está compuesto por secciones, a cada una de ellas corresponde un número romano y un título que debe ser escrito en mayúscula fija y negrita. Las secciones se dividen en subsecciones, las cuales se identifican con letras en mayúscula y los subtítulos en negrita con la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula. En caso de que haya subsecciones con algunos ítems desagregados, se enlistan con números arábigos con el nombre de la desagregación en negrita y

7 Manual de estilo de publicaciones de la APA (2002).

Página 26 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

con la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula. El ejemplo de numeración se presenta en el siguiente esquema:

I. TÍTULOS A. SubtítulosII. i. Desagregaciones internas de los subtítulosIII ii.

Numeración de las páginas. Todos los Documentos deben estar paginados desde la introducción, en la parte inferior central de cada página.

Gráficos. Los gráficos y las tablas deben ir centrados y sin bordes. Con el título y la fuente por fuera de ellos.

Cuerpo del Documento. El cuerpo del Documento contempla esta estructura mínima que puede adaptarse las secciones en las que sea necesario presentar el documento.

CARÁTULAPÁGINA INTRODUCTORIACONTENIDOI. INTRODUCCIÓNII. DIAGNÓSTICOIII. OBJETIVOSIV. ESRATEGIASV. PLAN DE ACCIÓNVI. FINANCIAMIENTOVII. BILIBOGRAFÍAVIII. GLOSARIOIX. ANEXOS

Carátula. Diligencie la portada sobre la siguiente plantilla, de acuerdo con la descripción que se presenta a continuación:

Página introductoria. La página introductoria permite al lector –mediante una aproximación rápida al Documento –identificar la naturaleza de su contenido. A continuación se describen los aspectos que usted debe incluir dentro de ella siguiendo su distribución en la hoja.

Resumen. Es la síntesis de lo plasmado en la totalidad del texto; al ser leído debe brindar una aproximación clara y global sobre el contenido del Documento. Redacte el resumen cuidando que su extensión no exceda las 150 palabras.

Palabras claves. Incluya como mínimo 5 palabras claves. Para su selección procure identificar las que más se repiten en el Documento. Van desde el tema o motivo central de su contenido hasta la región geográfica donde se desarrollará la política. Evite usar frases compuestas de dos o más palabras, a menos que expresen un significado específico, por ejemplo: Red JUNTOS, que es el nombre de un programa.

Página 27 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

El tercer y último paso en el proceso de elaboración de los Documentos de Política Pública es su aprobación en la Dirección General. Para esta discusión se llevan a cabo cinco actividades. La revisión técnica, presupuestal y jurídica del documento. Posterior a estas revisiones realiza la discusión Previa, que pretende hacer la última revisión y ajuste al documento y la discusión final en la Dirección General en la que se determina su aprobación o no.

6.4.5 Revisar el contenido técnico, presupuestal y jurídico del Documento de Política Pública.

Cuando se ha llegado a esta instancia ha sido surtido un proceso estructurado en el cual, de manera concertada con los involucrados, se definió una problemática, se formularon unos objetivos y se diseñó un plan de acción con el fin de lograr los objetivos planteados. El resultado de ese trabajo se ha consignado en el borrador del Documento.

Según lo anterior, se busca que las dependencias competentes del Ministerio del Interior evalúen la viabilidad técnica, presupuestal y jurídica, y aplicabilidad de la política diseñada. Esta actividad no representa más que la formalización de una consulta que debía haber sido permanente a lo largo del proceso de elaboración del Documento de Política.

Es responsabilidad del director técnico o jefe de dependencia enviar el borrador del Documento de Política Pública a las instancias respectivas al menos con una semana de antelación a la sesión de revisión previa, para garantizar una revisión cuidadosa de su contenido. Una vez el director técnico o jefe de dependencia verifique los ajustes solicitados en las revisiones, lo comunica de manera formal al coordinador del Documento de Política Pública, con las respectivas indicaciones en cuanto a la inclusión de correcciones o, en su defecto, la presentación del documento revisado.

Viabilidad técnicaEl director técnico o jefe de dependencia es el responsable de determinar la viabilidad técnica del borrador final del Documento de Política Pública. Se debe analizar de manera detallada el contenido del Documento para tener la plena seguridad de que puede ser presentado ante la Dirección General. Por ello, han de ser considerados los siguientes criterios:

El Documento debe tener completa concordancia entre el plan de acción, los objetivos planteados y los problemas identificados.

Debe ser clara la coherencia entre los elementos de la política y los planteamientos del Plan Nacional de Desarrollo.

El contenido del Documento debe estar reconocido y aceptado por las instancias involucradas. En este sentido, los involucrados que tengan compromisos asociados en el plan de acción deben tener pleno conocimiento de éstos y los deben haber aceptado, de tal manera que su ejecución esté garantizada.

Viabilidad presupuestalLas acciones establecidas en el plan de acción implican compromisos que se espera sean cumplidos. Por esta razón es necesario, además de verificar el compromiso de los responsables, verificar la necesidad de recursos económicos específicos destinados a la financiación de estas acciones.

Página 28 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

La Oficina Asesora de Planeación es la responsable de determinar la viabilidad presupuestal del Documento. El objetivo de este concepto es la verificación de la disponibilidad presupuestal para la ejecución de lo consignado en el texto8. En este sentido, resulta fundamental que al llegar a esta instancia se haya desarrollado un riguroso análisis financiero de tal suerte que puedan establecerse los recursos comprometidos y las fuentes de financiación para el desarrollo de las acciones propuestas.

Viabilidad jurídicaLa Oficina Asesora Jurídica (OAJ) del Ministerio de Interior es la responsable de verificar que no existe ninguna incompatibilidad del Documento con la normativa vigente y que cuenta con pleno sustento legal. Es importante aclarar que ese estudio de viabilidad es una formalización de un proceso sostenido de consulta desarrollado con las Oficinas Jurídicas de los entes involucrados. Los conceptos emitidos, son el insumo con el cual se conformará el aparte de antecedentes jurídicos del texto del Documento que, a su vez, sirve como herramienta de decisión a la OAJ en la determinación de la viabilidad que se le solicita en esta actividad.

Si un borrador del documento es viable técnica, presupuestal y jurídicamente, de acuerdo con el concepto de los responsables de hacer esta verificación, los Viceministros o quien ellos designen para ello determinará si el documento se considera listo para ser presentado a la Dirección General, en este caso se pasa directamente a la presentación oficial numeral 6.4.7 de esta guía. De lo contrario, el documento continúa el proceso, es decir, pasa a ser presentado en sesión de verificación.

6.4.6 Discutir el borrador del Documento De Política Pública

El objetivo de esta actividad es presentar ante los Viceministros o quien ellos designen, la política que se someterá a consideración de la Dirección General.A la sesión de revisión deben asistir todos los participantes en la elaboración del documento representados por el mayor rango directivo posible, del grado de Viceministro para los Ministerios, grado de Director General en el caso de las demás entidades públicas del orden central de la rama ejecutiva. La asistencia de todos los participantes en un grado directivo es importante ya que facilita la toma de decisiones con un alto nivel de compromisos en esta estancia, lo que incrementa la probabilidad de que este documento sea aprobado en sesión de revisión, y que las acciones acordadas lleguen a ser cumplidas.Es potestad de los Viceministros, previa consideración de los criterios que se presentan a continuación, solicitar al director técnico o jefe de dependencia todas las modificaciones a las que haya lugar y es responsabilidad de este último incluirlas. Para este efecto han de considerarse los siguientes criterios:

- El Documento debe reflejar completa concordancia entre el plan de acción, los objetivos planteados y los problemas identificados.- La coherencia entre los elementos de la política y los planteamientos del Plan Nacional de Desarrollo debe ser clara.- El contenido del Documento debe estar reconocido y aceptado por las instancias involucradas.- El Documento debe tener pleno sustento técnico, financiero y jurídico.

Solamente cuando exista acuerdo con relación a los anteriores criterios, los Viceministros procederán a presentar el documento a la Dirección General. El director técnico o jefe de dependencia solicitante es

8Este concepto aplica únicamente para los Documentos de Política Pública que involucren presupuesto.

Página 29 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

el responsable de elaborar una presentación con el resumen de los aspectos más importantes y que sirve como base de la exposición. Esta presentación debe ser enviada y consultada con los Viceministros del Interior.

6.4.7. Presentar el borrador del Documento a la Dirección General

Una vez revisado, los Viceministros enviarán el Documento a aprobación de la Dirección General. Los Viceministros designarán a la persona responsable quien realizará la presentación ante los miembros de esta instancia.

Con el fin de permitir a los miembros de la Dirección General una revisión previa a la sesión, el documento de Política Pública en su última versión debe ser enviado por lo menos con dos días hábiles de anticipación.

Una sesión de la Dirección General se realiza de la siguiente manera:

Los Viceministros convocan mediante una comunicación escrita y telefónica a los miembros permanentes de la Dirección General y a los miembros invitados con relación al tema. Es responsabilidad del coordinador del documento proveer la información necesaria para la invitación a los demás asistentes relacionados con el documento que será aprobado.

En la sesión se verifica el quórum (la mitad más uno de los convocados). Una vez ha sido presentada la totalidad del Documento y han sido leídas las recomendaciones,

los asistentes toman la decisión de aprobación y los comentarios quedan en el acta de reunión.

La oficina Asesora de Planeación es responsable de administrar las actas resultantes de la reunión de la Dirección General y de comunicar la aprobación a los involucrados, mediante la publicación del documento en la página Web del Ministerio.

7. ANEXOS.

7.1 Instrumentos Complementarios

Instrumento 1. Para la redacción de problemas y objetivos

Redacción de problemasLa definición correcta de un problema es determinante para definir objetivos que realmente contribuyan a su solución. En este sentido, el problema debe estar bien enfocado a la situación existente que requiere intervención sin suponer una solución dentro de su redacción. La solución es parte del análisis que se realizará al establecer los objetivos. Redactar el problema adecuadamente permite en su análisis la obtención de una o varias alternativas para solucionarlo, permitiendo luego escoger la opción más viable.

EjemplosCon el fin de que usted pueda identificar las diferencias particulares, a continuación se presentan una serie de problemas redactados de dos maneras distintas.

Página 30 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Problemas redactados de manera incorrecta: Faltan programas y proyectos en educación. Se requiere de mayor cobertura de los planes en seguridad alimentaria. Se necesita una adición presupuestal para la Política de Seguridad Democrática.

Los problemas así redactados indican una solución y al mismo tiempo tratan de expresar una situación problemática. Por esta razón, es necesario redactar los problemas de una manera negativa ajena a una solución implícita.

Problemas redactados de manera correcta: Los índices de analfabetismo han aumentado. Los planes sobre seguridad alimentaria no han logrado la cobertura programada. Los recursos disponibles son insuficientes para ejecutar la Política de Seguridad Democrática.

Si observa, los problemas redactados de esta manera expresan una situación problemática descrita de forma negativa y no llevan implícita una solución.

Redacción de objetivosEs importante que los objetivos queden redactados en infinitivo según los argumentos esbozados en las discusiones grupales. Sucede algunas veces que los objetivos redactados en el árbol no reflejan lo discutido en el grupo, con esto se pierde claridad y puede conducir a líneas de acción diferentes a las necesarias para la solución del problema. En la tabla 1 se presenta un conjunto de verbos que pueden ser útiles para la definición de los objetivos:

Tabla 1.

Página 31 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Instrumento 2. Ejemplo matriz de VesterLa matriz de Vester es particularmente útil cuando usted conoce una serie de problemas para los cuales no es sencillo determinar cuáles de ellos son causas, efectos o problema central. El resultado del ejercicio es, básicamente, el problema central con las causas y los efectos de primer nivel. En primer lugar se aconseja hacer una lista de al menos seis problemas que puedan estar sucediendo en la situación planteada. Tenga en cuenta que en la formulación de los problemas debe seguir las indicaciones explicadas en la situación problemática. Para facilitar la explicación, se continúa con el ejemplo explicado, la lista podría ser la siguiente:

Número Problema1. Deterioro de la fruta en la recolección2. Fruta maltratada en la recolección3. Fragilidad de la fruta4. Proliferación de plagas y malos olores5. Mayores costos por manipulación de desechos

La matriz de Vester tiene el objetivo de comparar un problema con otro en una doble vía: su incidencia sobre otros; y, además, la incidencia que otros tienen sobre él. A lo primero lo denominamos motricidad; a lo segundo, dependencia. Para el cálculo de estos dos indicadores resulta sencillo utilizar el siguiente esquema:

Problema 1 2 3 4 5 6 Motricidad1 X2 X3 X

Página 32 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

4 X5 X6 X

Dependencia X

Naturalmente, vamos a tachar las entradas de la diagonal principal en la medida en que un problema no puede ser explicado por sí mismo. Las otras entradas de la matriz deben ser completadas utilizando una escala numérica como la que se muestra a continuación:

0 = sin relación1 = baja influencia2 = mediana influencia3 = alta influencia

Para conocer la manera como se utiliza esta escala dentro de la matriz, tomemos dos casos. Ubíquese en la primera columna, segunda fila y pregúntese ¿qué incidencia tiene el problema 2 sobre el problema 1? Claramente, hay una alta incidencia, luego a esta entrada asígnele el número 3. Ahora, ubíquese en la segunda columna, primera fila y pregúntese ¿qué incidencia tiene el problema 1 sobre el problema 2? En este caso, hay una baja incidencia por lo cual podemos asignar una calificación de 1. Observe que la matriz no es simétrica lo cual se explica por la misma definición de motricidad y dependencia. Al continuar con el mismo ejemplo, se llega a una estructura similar a la del siguiente esquema:Problema 1 2 3 4 5 6 Motricidad

1 X 1 1 3 3 32 3 X 0 2 2 23 3 0 X 2 2 24 1 1 1 X 0 05 1 1 1 0 X 06 1 1 1 0 0 X

Dependencia X

No pierda de vista que está matriz no es simétrica, es decir, la entrada primera fila‐segunda columna es diferente a la entrada segunda fila‐primera columna. Esto muestra que el nivel de motricidad de un problema diferente de su dependencia respecto de otro, lo cual es bastante natural a partir de las definiciones dadas. Después de hacer la matriz sume las columnas y las filas para tener los niveles específicos de motricidad y dependencia.

Problema 1 2 3 4 5 6 Motricidad1 X 1 1 3 3 3 112 3 X 0 2 2 2 93 3 0 X 2 2 2 94 1 1 1 X 0 0 35 1 1 1 0 X 0 36 1 1 1 0 0 X 3

Dependencia 9 4 4 7 7 7 X

Las causas del árbol serán los problemas que tengan la más alta motricidad y la más baja dependencia; los efectos serán los problemas que tengan la más baja motricidad y la más alta dependencia; y,

Página 33 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

finalmente, el problema central será aquel problema que tenga la más alta motricidad y la más alta dependencia. Los problemas que tengan baja dependencia y baja motricidad se considerarán indiferentes y pueden ser excluidos del árbol de problemas, sin mayor problema, en algún momento.

Para evitar confusiones, conviene hacer un segundo esquema en el cual se presenten los resultados generales, que contenga el problema, los resultados de dependencia y los de motricidad de la misma manera como se presenta a continuación:

Problema Dependencia Motricidad Tipo1 9 11 Central2 4 9 Causa3 4 9 Causa4 7 3 Efecto5 7 3 Efecto6 7 3 Efecto

Así usted obtiene las tres partes principales del árbol.

Instrumento 3. ESQUEMA DE CONCERTACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTOComo los Documentos de Política Pública se elaboran de manera participativa dentro de un grupo amplio de involucrados, la dinámica de las discusiones tendientes a establecer cada uno de los apartes de los Documentos está enmarcada dentro de los principios de la teoría de negociación y la resolución de conflictos. Lewicki, Barry y Saunders (2008) establecen una serie de principios que definen las características asociadas a una situación de negociación:

Se pueden identificar dos o más personas, grupos u organizaciones. Existe un conflicto de necesidades y deseos entre dos o más partes. Las partes deciden negociar porque piensan que pueden obtener un mejor acuerdo al negociar,

con respecto a si solamente aceptan lo que la otra parte concede. En el proceso de negociación las partes están dispuestas a llegar a una solución intermedia o a

proponer alternativas que permitan que todos los involucrados alcancen los objetivos deseados. Las partes están dispuestas a explorar soluciones que los beneficien a todos antes que

mantenerse en una posición de lucha indiscriminada. La negociación está sujeta a tangibles –por ejemplo los términos del acuerdo – y a intangibles –

como las motivaciones psicológicas de los negociadores –.

Este listado de características se ajusta en su totalidad al marco político‐técnico en el que se elaboran los Documentos de Política Pública. Esto corresponde a un proceso de negociación integradora en el cual el Gobierno y la sociedad civil tienen un marcado interés por encontrar una salida a una problemática cuidadosamente identificada.

En estas condiciones, es conveniente que quien tiene la responsabilidad de orientar el proceso de elaboración de los Documentos, aplique en su desarrollo las técnicas existentes en la teoría de la negociación para obtener resultados mutuamente beneficiosos para todos los interesados. El objetivo fundamental del coordinador de un Documento es generar las condiciones para que el proceso de

Página 34 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

negociación se adelante de manera fluida y sostenida. Todas sus estrategias estarán dirigidas a reducir al máximo los riesgos por los cuales la negociación pueda interrumpirse. El coordinador de la elaboración de los documentos, tiene el rol de facilitador de la resolución de los conflictos surgidos durante el proceso.

Metodología del Taller en la elaboración de Documentos de Política Pública.A partir de lo expuesto, es necesario identificar un conjunto de herramientas que faciliten la negociación durante la elaboración de los Documentos de Política Pública. La metodología de taller, en conjunto con técnicas específicas de manejo grupal, como Metaplan, puede generar un marco ideal para lograr un proceso de negociación efectivo.Básicamente, existen cuatro etapas de la elaboración de los documentos en las cuales es imperativo realizar la negociación:

El análisis de la problemática El establecimiento de los objetivos y análisis de alternativas La elaboración de la matriz de plan de acción y recursos asociados La elaboración del borrador final del Documento de Política Pública

Bajo este marco de referencia, a continuación se expondrá el esquema para realizar el proceso de negociación en dichas etapas.

El taller será el escenario en el cual los delegados pueden exponer los comentarios surgidos luego de un análisis cuidadoso de los elementos preliminares enviados durante el proceso de convocatoria. El taller será moderado por el coordinador del Documento con la ayuda del grupo de trabajo, cuyos integrantes tendrán a su cargo la tarea de moderar los grupos de discusión.

Los requerimientos generales son:

Elementos para presentación: Computador y Video Beam Elementos de trabajo: tarjetas en cartulina, marcadores, formatos de las matrices etc.

Todas las partes del taller tienen una estructura similar. En la etapa inicial el moderador del taller interviene con el objetivo de motivar la discusión y los aportes de los asistentes, posteriormente se abre una sesión de discusión durante la cual se busca que los involucrados expongan ya sus argumentos, ya sus posiciones y mediante la negociación lleguen a un consenso para unificar puntos de vista.

Los grupos que se definen al inicio del taller se convierten en el espacio para el mencionado debate; por lo tanto, para que la discusión pueda desarrollarse de manera ordenada, cada uno de ellos contará un moderador interno. Las conclusiones finales de cada grupo serán transmitidas a la plenaria por un relator seleccionado por los integrantes, quien recoge las posiciones a lo largo de la deliberación.

Para iniciar el proceso de socialización, la primera tarea es definir los delegados externos e internos, designados por cada una de las entidades involucradas en el proceso de elaboración. Para ello enviarán comunicaciones formales a cada institución, en las cuales se solicite la definición formal de un delegado o grupo de ellos, y se expliquen sus responsabilidades y deberes. Una vez enviadas las

Página 35 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

comunicaciones, se recomienda efectuar un proceso proactivo dirigido a confirmar el recibo, procesamiento y envío de una respuesta formal en dónde se especifiquen los datos de contacto.

A. Análisis de la problemáticaEn esta etapa, el objetivo del coordinador del Documento y su grupo de trabajo será definir una versión consolidada del árbol de problemas y el borrador diagnóstico, ampliamente negociada con todos los involucrados.

1. ConvocatoriaUna vez se conoce el grupo de involucrados que participará en las reuniones de negociación, lo siguiente es convocarlos de conformidad con las fechas establecidas en los cronogramas asociados al proceso. Se recomienda adjuntar a la comunicación los siguientes elementos, para los cuales es necesario confirmar el recibo y asistencia:

Agenda de la reunión Antecedentes y marco conceptual Propuesta de árbol de problemas elaborada por el grupo de trabajo que lidera el proceso. Propuesta de borrador diagnóstico asociado al árbol de problemas

5. Agenda

IntroducciónPresentación de los asistentes.Entrega y explicación de la agenda con los temas por tratar en la reunión.Explicar los antecedentes y objetivos del proceso de socialización del Documento.Asignación de grupos de discusión con un relator y un moderador cada uno.Solución de dudas.

Primera parte Exposición de motivación acerca de los antecedentes y el marco conceptual Apertura de la discusión en grupos Recepción y procesamiento de los aportes

Segunda parte Exposición de motivación acerca del árbol de problemas Apertura de la discusión en grupos Recepción y procesamiento de los aportes.

Tercera parte Resumen de los aportes incluidos Discusión en plenaria Asignación de tareas y responsabilidades Firma del acta de la reunión

6. Desarrollo de la agenda

Página 36 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

IntroducciónEl moderador del taller estimula la presentación de cada uno de los asistentes, con el objetivo de generar familiaridad entre ellos. Posteriormente describe la agenda que se seguirá durante la reunión y explica a los participantes la dinámica y los objetivos, enfatizando en lo que se espera de la participación de cada uno de los asistentes. Acto seguido indica a los participantes el grupo al cual fueron asignados. Es importante señalar que los grupos deben ser organizados previamente al taller, razón por la cual es imperativo conocer con antelación los asistentes confirmados. Por último, el moderador abre un espacio para solucionar las dudas relacionadas con el desarrollo del taller.

Primera parteEl moderador expone a los asistentes lo relacionado con los antecedentes y el marco conceptual del Documento. Al terminar su exposición da inicio a las deliberaciones por grupos, al final de ellas los relatores exponen uno por uno a todos los asistentes las conclusiones a las cuales llegaron sus representados. Las sugerencias y propuestas deben ser suficientemente justificadas con el objeto de que todos tengan clara la naturaleza del aporte. Para que sean adoptados, todos los comentarios y propuestas deben ser aceptados por la plenaria.

Segunda parteLa dinámica de la segunda parte del taller será muy similar a la primera. La única diferencia está en la entrega a los relatores de un número definido de tarjetas del mismo color de los niveles del árbol, en las cuales deben resumir las opiniones del grupo con respecto a un nivel específico, sobre los aspectos de forma y fondo. Al finalizar la discusión de los grupos, los relatores deben entregar las tarjetas al moderador general quien las clasifica sobre una propuesta prediseñada del árbol de problemas, teniendo cuidado de agruparlas conforme a su naturaleza – forma o fondo –. Inmediatamente después, cada relator pone en consideración de la plenaria sus comentarios y propuestas. Al final se adoptan solamente aquellas sobre las cuales la plenaria tenga consenso.

Tercera parteDurante el desarrollo de toda la sesión los integrantes del grupo coordinador deben haber realizado el procesamiento de la información resultante del taller, con el fin de que el moderador general pueda exponer las conclusiones a la plenaria. Seguidamente se abre un espacio para la participación de cada uno de los asistentes. Al final, se establecen compromisos en términos de tareas y fechas con todos los involucrados y se procede a la firma de un acta que certifique los acuerdos establecidos.

B. Establecimiento de los objetivos y análisis de alternativasEl objetivo del coordinador del Documento y de su grupo de trabajo será definir versiones consolidadas del árbol de objetivos, el borrador de objetivos y las alternativas viables de solución previamente negociadas con todos los involucrados.

1. Convocatoria

Para el correcto desarrollo de esta etapa del taller, es fundamental asegurarse de que los asistentes confirmados sean los mismos que participaron en proceso de definición del árbol de problemas y el borrador diagnóstico. Se recomienda adjuntar a la comunicación de convocatoria los siguientes elementos, confirmar el recibo y asistencia en todos los casos:

Agenda de la reunión

Página 37 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Propuesta de árbol de objetivos elaborada por el grupo de trabajo que lidera el proceso. Propuesta de borrador de objetivos asociado al árbol de objetivos

Propuesta de la estructura analítica del Documento de Política Pública

7. Agenda

Introducción Entrega y explicación de la agenda con los temas a tratar en la reunión Solución de dudas

Primera parte Exposición de motivación acerca del árbol de objetivos Apertura de la discusión en grupos Recepción y procesamiento de los aportes

Segunda parte Exposición de motivación acerca de las alternativas de solución consideradas Apertura de la discusión en grupos Recepción y procesamiento de los aportes

Tercera parte Resumen de los aportes incluidos Discusión en plenaria Asignación de tareas y responsabilidades Firma del acta de la reunión

8. Desarrollo de la agenda

IntroducciónEl moderador describe la agenda a seguir durante la reunión y explica a los participantes la dinámica y los objetivos esperados, enfatizando en lo que se espera de la participación de cada uno de los asistentes.

Primera parteEn la primera parte el moderador del taller expone a los involucrados la estructura del árbol de objetivos. Al terminar su exposición da inicio a las deliberaciones por grupos y entrega a los relatores un número definido de tarjetas del mismo color de los niveles del árbol, en las cuales deben resumir las opiniones del grupo que representan sobre un nivel específico del árbol de objetivos, e identificar si se trata de un comentario de forma o de fondo.

Al finalizar la discusión de los grupos, los relatores deben entregar las tarjetas al moderador general quien las clasifica sobre una propuesta prediseñada del árbol de objetivos, teniendo cuidado de agruparlas conforme a su naturaleza –forma o fondo –. En seguida, cada relator pone en consideración de la plenaria sus comentarios y propuestas. Al final se adoptan solamente aquellas sobre las cuales la plenaria tenga consenso.

Página 38 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Segunda parteEl moderador expone a los asistentes las acciones propuestas asociadas con los diferentes objetivos. Al concluir, da inicio al periodo de discusión por grupos y entrega a cada relator de una matriz en la que se relacionen objetivos y acciones y en la cual se dé espacio para incluir nuevas acciones y observaciones. Al finalizar el proceso de discusión cada relator entregará la matriz con los comentarios del grupo.

Tercera parte:Durante el desarrollo de toda la sesión los integrantes del grupo coordinador deben haber realizado el procesamiento de la información resultante del taller con el fin de que el moderador general pueda exponer las conclusiones a la plenaria. Seguidamente se abre un espacio para la participación de cada uno de los asistentes. Al final, se establecen compromisos en términos de tareas y fechas con todos los involucrados y se procede a la firma de un acta que certifique los acuerdos establecidos.

C. Elaboración de la Matriz de Plan de AcciónAquí el objetivo del coordinador del Documento y su grupo de trabajo consiste en definir la versión consolidada de la Matriz de Plan de Acción.i. ConvocatoriaSe envía por correo electrónico el archivo de la Matriz de Plan de Acción, con cinco días de anticipación.En el mensaje se explica el esquema de socialización y los elementos que requieren un trabajo previo. Se recomienda el contacto telefónico a cada uno de los receptores para impartir las indicaciones pertinentes en lo concerniente al material enviado.

ii. AgendaIntroducción

Entrega y explicación de la agenda con los temas que se tratarán en la reunión. Solución de dudas

Primera parte Exposición de motivación acerca de la Matriz de Plan de Acción Apertura de la discusión del grupo

Recepción y procesamiento de los aportes

Segunda parte Resumen de aportes adoptados Discusión Asignación de tareas y responsabilidades Firma del acta de la reunión

iii Desarrollo de la Agenda

A partir de las alternativas definidas en el taller anterior, el coordinador elabora una propuesta que envía por correo para que los involucrados al interior de las entidades definan la información restante incluidos los recursos. Luego de tener la información consolidada, la revisan las direcciones técnicas o Dependencias del DNP y se hace un taller para su priorización y para manifestar las observaciones. El

Página 39 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

objetivo es lograr un consenso entre los involucrados con respecto a los objetivos y el Plan de Acción del Documento.

IntroducciónEl moderador describe la agenda que se seguirá durante la reunión y explica a los participantes la dinámica y los objetivos esperados, enfatizando en lo que se espera de la participación de cada uno de los asistentes.

Al terminar su exposición indica que se formen los grupos, da inicio a las deliberaciones y entrega a los relatores, un número definido de tarjetas del mismo color de los niveles del árbol, en las cuales deben resumir las opiniones del grupo con respecto a un nivel en cuanto a los aspectos de forma y fondo. El moderador lee y clasifica sobre la propuesta de árbol las tarjetas entregadas por cada uno de los relatores, agrupando los comentarios según sean de forma o de fondo. Una vez leídas y organizadas todas las tarjetas se define sobre cuáles de las propuestas hay consenso por parte de todo el auditorio y son esas propuestas las recogidas y procesadas por los integrantes del grupo coordinador.

Primera parteEl moderador expone a los asistentes las acciones propuestas asociadas con los diferentes objetivos y explica los criterios sobre los cuales se propusieron. Al terminar su exposición indica que se formen los respectivos grupos y da inicio al periodo de discusión.

Cada uno de los participantes tiene que llevar a la sesión un documento de trabajo donde debe validar las acciones propuestas y, si es el caso, proponer acciones nuevas. Después de discutir y llegar a un acuerdo con base a las propuestas y comentarios individuales, se deberá consolidar la propuesta del grupo para que sea expuesta por parte del relator. Las sugerencias y propuestas deben ser claramente justificadas con el objeto de que todos tengan clara la naturaleza del comentario. Si la razón es considerada como válida por todos se tiene en cuenta, de lo contrario, se somete a votación entre todos, previa advertencia de la importancia de lo que se está definiendo. El resultado de esa votación determina los cambios que deberán hacerse.

Es importante destacar que en caso de surjan cambios en cuanto a los objetivos planteados en esta misma sesión, la redefinición de las acciones asociadas se dará una vez se definan las acciones que no están sujetas a cambios en la definición de los objetivos.

Segunda parteDurante el desarrollo de la sesión los integrantes del grupo coordinador realizan un procesamiento de la información sobre la que se ha llegado a un consenso como resultado del taller. En esta parte el moderador expone las conclusiones a la plenaria; luego abre un espacio para la participación de cada uno de los asistentes en caso de que haya comentarios adicionales. Para finalizar, se establecen compromisos en términos tanto de tareas como de fechas con todos los involucrados y se procede a la firma de un acta que certifique los acuerdos establecidos.

D. Elaboración del borrador del documentoUna vez consolidado el borrador del Documento, que incluye todo lo que se acuerde en las sesiones anteriores, se envía a través de correo electrónico a todos los delegados de las entidades externas, a los directores técnicos, los delegados de cada una de las direcciones técnicas y a los expertos que participaron en las sesiones. En el correo se define el plazo hasta el cual se reciben comentarios al

Página 40 de41



Código: FP-G-01

Versión: 02

Fecha: 31/10/2012

Documento. La reunión final en la que se da espacio a los involucrados para argumentar sus observaciones.

7.2 Formatos

FP-G-01-F-01 Formato Programación para Elaboración del Documento de Política Pública.FP-G-01-F-02 Formato Matriz de Involucrados.FP-G-01-F-03 Formato Matriz de Plan de Acción.FP-G-01-F-04 Formato Hoja Introductoria del Documento de Política Pública.

8 CONTROL DE CAMBIOS.FECHA CAMBIO VERSIÓN

25/06/2010 Se modificó el procedimiento de Elaboración de Políticas y lineamientos sectoriales, a la presente Guía, se modificó el formato de Elaboración de Política y Lineamientos Sectoriales, mejorándose algunos aspectos.

01

31/10/2012 Se Modifico la Guía FP-G-01, se cambio el método de elaboración, se incluyeron formatos nuevos y se eliminaron los existentes.

02

Elaboró Revisó y Aprobó Firma Firma

_____________________Juan Pablo Otoya.Asesor

_________________________________Juan Camilo Restrepo Gomez – Viceministro de Relaciones Políticas.

_____________________Felipe BoteroAsesor

_________________________________Anibal Fernandez de Soto - Viceministro de Participación e Igualdad de Derechos.

TRD:

Página 41 de41

Documents

1 - file · Web view1 -