1 · Web viewFormation en Gestion et Suivi des Activités Génératrices de Revenus (AGR) 26-28 mars 2007. Maison des Associations de Lutte contre le VIH SIDA (MAS)

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Formation en Gestion et Suivi des Activités Génératrices de Revenus (AGR)26-28 mars 2007Maison des Associations de Lutte contre le VIH SIDA (MAS)

Manuel du Participant

Animée par Émanuèle Lapierre-FortinDans le Cadre du Programme de Coopération UNITERRA

1 Préface

Les Activités Génératrices de Revenus (AGR) font de plus en plus partie des programmes de prise en charge des PVVIH dans les associations Burkinabè ; on voit qu’il y a une énorme demande auprès des bénéficiaires, jeunes comme adultes, hommes comme femmes, pour des activités de réinsertion professionnelle. Je ne peux qu’encourager les associations à développer de tels programmes.

Suite à la réalisation de l’étude situationnelle sur les besoins des associations membres de la MAS en AGR et à six mois d’appui conseil à leur côté, il s’est avéré clair qu’une formation en gestion et suivi des AGR, accompagné d’un manuel, était désirable et nécessaire pour la bonne marche des AGR et la provision de meilleurs services de prise en charge socio-économique pour les membres et les familles affectés et/ou infectés par le VIH/SIDA.

Après la formation et à la lecture de ce manuel, j’espère que vous serez en mesure de :

Connaître les étapes de mise en place d’une AGR Comprendre les principes de base de la gestion et du suivi d’une AGR Organiser une restitution de cette formation pour les membres de votre association ayant

des AGR

Je tiens à remercier : BALARA Elodie, BAZOMBIE Bado, CORMIER Marie-Christine, DIAO Lamine, DUFRICHE Odile, NICOLAS Hubert, OUEDRAOGO Daouda, PAPINEAU Krystel, SALOUKA Korotimi, THIOMBIANO Boureima, TRAORE Germain (Dr.), WARNER Alexandra, ZONGO Daouda ainsi que tout le monde à UNITERRA, à la MAS et à REVS+ pour leur appui et conseils très appréciés.

Bonne lecture et bonne chance!

Emanuèle LAPIERRE-FORTIN

Maison des Associations de Lutte contre le VIH SIDA (MAS) 2

2 Table des Matières

1 PRÉFACE.............................................................................................................................................................2

2 TABLE DES MATIÈRES...................................................................................................................................3

3 LISTE DES ABRÉVIATIONS...........................................................................................................................5

4 LES AGR ET LA LUTTE CONTRE LE VIH SIDA.......................................................................................6

4.1 DIFFÉRENTS TYPES D’AGR.............................................................................................................................6

5 GESTION ET ENTREPRENARIAT ................................................................................................................8

6 INNOVATION ET ÉTUDE DE MARCHÉ.......................................................................................................8

6.1 INNOVATION....................................................................................................................................................96.2 CHOISIR SON AGR..........................................................................................................................................9

6.2.1 Notion d’offre et de demande.................................................................................................................96.2.2 Notion de valeur ajoutée.........................................................................................................................96.2.3 Notion d’intégration verticale..............................................................................................................106.2.4 Notion de diversification des produits..................................................................................................106.2.5 AGR, besoins et objectifs......................................................................................................................10

6.3 ÉTUDE DE MARCHÉ.......................................................................................................................................116.3.1 Pourquoi entreprendre une étude de marché?.....................................................................................116.3.2 Réaliser une étude de marché...............................................................................................................12

7 ANALYSE FINANCIÈRE D’UN PROJET.....................................................................................................14

7.1 RECETTES ET DÉPENSES...............................................................................................................................147.2 IMMOBILISATIONS ET AMORTISSEMENTS......................................................................................................157.3 EXPLOITATION D’UNE AGR..........................................................................................................................167.4 COÛT DE REVIENT ET PRIX DE VENTE.........................................................................................................177.5 COMPTE D’EXPLOITATION PRÉVISIONNEL....................................................................................................177.6 TABLEAU DE TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE................................................................................................197.7 BUDGET ........................................................................................................................................................19

8 MARKETING, PUBLICITÉ ET RÉSEAUTAGE........................................................................................20

8.1 LE MARKETING.............................................................................................................................................208.2 LA PUBLICITÉ................................................................................................................................................218.3 LE RÉSEAUTAGE...........................................................................................................................................21

9 GÉRER LES COMPTES AU QUOTIDIEN...................................................................................................21

9.1 OUTILS DE COMPTABILITÉ............................................................................................................................229.1.1 Le Cahier de Caisse..............................................................................................................................229.1.2 Cahier de banque.................................................................................................................................229.1.3 Les Pièces Justificatives.......................................................................................................................22

9.2 TRUCS ET CONSEILS......................................................................................................................................23

10 PLANIFICATION ET SUIVI-ĖVALUATION.............................................................................................24

10.1 PLANIFICATION...........................................................................................................................................2410.2 LE SUIVI-ĖVALUATION..............................................................................................................................25

10.2.1 Le Suivi...............................................................................................................................................2610.2.1.1 Le journal de bord des AGR..........................................................................................................................2610.2.1.2 Les fiches de suivi des AGR individuelles....................................................................................................2610.2.1.3 Les fiches individuelles de remboursement de microcrédits.........................................................................2710.2.1.4 Les fiches de diagnostic SWOT....................................................................................................................2810.2.1.5 Les fiches d’évaluation de rentabilité............................................................................................................28

10.2.2 L’évaluation........................................................................................................................................30

11 CONCLUSION.................................................................................................................................................30


12 ANNEXES.........................................................................................................................................................30

12.1 CANEVAS POUR UN MICROPROJET (MOINS DE 10 EMPLOYÉS)....................................................................3012.2 CANEVAS POUR PROJETS DE PETITE ET MOYENNE ENTREPRISE (PLUS DE 10 EMPLOYÉS).........................3112.3 EXEMPLE DE GUIDE DE DISCUSSION POUR LES DISCUSSIONS THÉMATIQUES DE GROUPE.........................33

13 RÉFÉRENCES.................................................................................................................................................34


3 Liste des Abréviations

AED Association Espoir pour DemainAPDES/B Association pour le Développement Économique et Social de BoboAGR Activité Génératrice de RevenusARV Anti-rétro virauxAVOH/YJ Association des Veuves et Orphelins du Houet / Yatimin JiigiÉ/F États FinanciersMAS Maison des Associations de Lutte contre le VIH SIDAPADS Programme d’Appui au Développement SanitairePAMAC Programme d’Appui au Monde Associatif et CommunautairePEC Prise en ChargePRÉMIS/BB PRÉvention de la transmission du VIH SIDA Maternelle et Infantile de

Bobo BanforaPVVIH Personne Vivant avec le VIHREVS+ Association Responsabilité Espoir Vie Solidarité


4 Les AGR et la lutte contre le VIH SIDADans les familles où certains membres sont infectés par le VIH, d’emblée tous s’en trouvent « affectés ». Quoique les médicaments anti-rétro viraux (ARV) à coûts moindres ont effectué une pénétration remarquable ces dernières années au Burkina Faso, nous savons tous que plusieurs PVVIH n’y ont pas accès, ce qui fait que les membres d’une famille affectée doivent composer avec des frais de santé plus élevés ainsi qu’une perte d’autonomie graduelle de la PVVIH, ce qui entraîne souvent le retrait des enfants de l’école pour prendre soin de la personne et mener une activité pour remplacer les revenus perdus par la personne ne pouvant parfois plus effectuer de travail. Dans plusieurs cas, le décès d’un membre de la famille, en particulier le chef de famille, les survivants, veufs ou orphelins souvent également infectés, se retrouvant à la tête d’une famille sans pourtant avoir de qualification leur permettant d’obtenir un emploi rémunéré, sont tentés de vendre les possessions et biens matériels de la famille (parcelles, animaux, etc.) pour répondre à une situation d’urgence, ce qui à coup sûr les verra s’embourber dans un cercle vicieux aboutissant à une pauvreté et une précarité extrême si rien n’est fait pour les appuyer.

On sait maintenant qu’on peut vivre, et bien vivre, avec le VIH. On souhaite par-dessus tout éviter de telles situations où les gens sont fragilisés par leur état de santé, stigmatisés par leur sérologie et marginalisés par un manque d’accès au crédit et à d’autres ressources productives, compréhensives et adaptées leur permettant de s’en sortir. C’est à ce moment que les associations entrent en jeu. La prise en charge (PEC) socio-économique des PVVIH est un sujet d’actualité dans plusieurs associations de lutte contre le SIDA. Celle-ci est complémentaire à la PEC psychologique, alimentaire et médicale ; l’un ne va pas sans l’autre. Ce n’est que lorsqu’une personne peut subvenir à ses besoins d’alimentation, d’habitat, d’habillement mais aussi ses besoins sociaux elle-même sans pour autant dépendre de la charité des autres qu’elle pourra recouvrer sa dignité. Ceci dit, il s’avère clair l'éducation à la microentreprise doit aller main dans la main avec l'éducation à la santé et les services de santé. D’où le présent manuel.

4.1 Différents types d’AGRUne association ou une personne ne choisit pas de se lancer dans une AGR comme ça, au hasard. Elle doit se baser sur ses forces et ses intérêts, et non pas se contenter d’imiter ce que les autres font, même si ça semble bien marcher. Il existe une grande variété dans les AGR, et tout type d’AGR n’est pas adapté à chacun. Il est important de prendre un bon moment avant de décider quelle AGR entreprendre, car sinon vous risquez d’entamer un projet pour l’abandonner tout de suite, ce qui peut compromettre votre crédibilité en tant qu’association sérieuse.

La plupart des associations divisent leurs AGR en deux parties : les AGR collectives et les AGR individuelles. Les projets individuels se caractérisent par un investissement de départ de moins de 50 000 FCFA (provenant souvent des fonds propres de la personne, de l’aide des amis et de la famille et d’un microcrédit octroyé par une Caisse Populaire, une association ou un prêteur informel), une rentabilité souvent faible et une grande fragilité car ils dépendent uniquement d’une personne qui n’est pas toujours en mesure d’identifier quelqu’un pour la remplacer en cas de maladie grave, voire de décès. Les projets collectifs sont d’une plus grande ampleur, et ils demandent un plus grand financement initial, mais résultent en une mutualisation du risque parce qu’ils reposent sur une équipe, ce qui la rend moins vulnérable.


Ils sont plus difficiles à mettre en place car il faut une volonté des personnes à réaliser un projet reposant sur la confiance réciproque et la solidarité.

Il existe trois secteurs principaux dans lequel on peut classer les AGR, soit les secteurs primaires, secondaires et tertiaires. Voici ce qu’on entend par là :

Secteur PrimaireCe secteur est celui de l’agriculture et de l’élevage, des activités qui font vivre les 85% de Burkinabé vivant en milieu rural. Il est basé sur les matières premières, brutes, qui viennent tout droit de la nature, donc il n’inclut pas de processus de transformation, comme la moulure du mil, la filature du coton, la préparation d’aliments, etc.

Dans cette catégorie entrent le maraîchage, les cultures de céréales, l’arboriculture, les pépinières, l’agroforesterie, l’élevage de poulets, porcs, lapins, caprins, moutons, bovins, la production laitière, les mines de métaux et minéraux, la culture de produits vivriers, etc.

Secteur SecondaireCe secteur est le secteur de transformation des matières premières, que ce soit à petite échelle par une seule personne (vendeuse de gâteaux sur le goudron) ou à grande échelle dans une grande société (comme la SN-CITEC). Toutes ces activités comprennent une valeur ajoutée (voir section 6.2.2 pour plus d’explications sur le sujet). Elles permettent ainsi souvent de générer plus de revenus, quoiqu’elles demandent souvent un plus grand savoir-faire.

Dans cette catégorie, il y a la fabrication de vêtements d’enfants, de tenues d’écolier, de tenues militaires, de robes, la transformation du paddy en riz blanc avec une décortiqueuse, la production de farine avec un moulin, la fabrication du beurre de karité, de savon ou de yaourt grâce à l’existence d’un congélateur, la production de lait de soja et jus divers, la fabrication et revente de plats cuisinés, la fabrication artisanale de charrettes, brouettes, portails etc. ainsi que toutes les activités d’artisanat de d’objet d’art comme le travail du bois, du fer, vannerie, maroquinerie, teinture de bazins, bogola, batik, couture, broderie, tissage, etc.

Secteur Tertiaire

Ce secteur comprend toutes les activités de services. Au sens large, ceci inclut les services de santé et d’éducation (public ou privés), les sociétés d’eau et d’électricité, les services financiers (banques, caisse), les agences de voyage, l’hôtellerie et l’hospitalité, les services de transport ou convoyeurs local, national et international, les services multimédias et les télécommunications (télévision, radio, Internet), mais aussi tout ce qui n’entre pas dans les deux catégories précédentes.

Ici sont les fameux cyber-cafés et autres services de saisie, fax et impression, télécentres, vidéoclubs, cinémas en plain air, location de bâches, de mobilier (chaises, tables…) et de vaisselle pour évènements, toute autre location (vélos, mobylettes), buvettes, maquis, ramassage d’ordures, transport de ciment, sable ou matériaux, restaurants, services traiteurs, coiffure, réparation multi-services, atelier de mécanique, les troupes de danse et musique traditionnelle, la distribution de journaux, etc.


5 Gestion et entreprenariat Quand on dit gestion, la plupart des gens pensent directement à la comptabilité. Pourtant, ça ne s’arrête pas là! En fait, la gestion est :

« l’art d’obtenir le meilleur résultat possible à partir de ressources limitées et de l’information disponible »

Le terme « gestion » englobe plusieurs composantes, lesquelles sont autant de clés menant à la réussite d’une AGR. Celles-ci sont au nombre de huit :

1. management ; quelles sont les qualités d’un bon entrepreneur? comment être un bon patron?

2. organisation et stratégie ; comment structurer les rôles et responsabilités de chacun dans l’AGR ? comment atteindre les buts qu’on se fixe ?

3. marketing ; comment faire connaître son produit ? comment le commercialiser en offrant un bon service?

4. comptabilité et contrôle de gestion ; comment bien noter les dépenses et recettes de notre AGR ? comment s’assurer que cela a été fait dans les règles de l’art ?

5. gestion des ressources humaines ; comment bien former nos employés pour faire leur travail ? comment les motiver et les pousser à donner le meilleur d’eux-mêmes ?

6. gestion de la production ; comment garder nos stocks et inventaires bien à vue? comment s’assurer que notre matériel est toujours fonctionnel?

7. systèmes d'information ; comment recueillir les informations pertinentes sur notre production, nos ventes ? comment effectuer un suivi pour voir si on atteint nos objectifs ?

8. techniques quantitatives de gestion ; comment calculer si notre AGR est rentable ? comment utiliser les données qu’on a pour évaluer notre AGR ?

En tant que responsable ou employé des AGR d’une association ou simplement en tant que personne intéressée à créer son propre emploi, il est impératif de se poser toutes ces questions. Certaines génèrent des réponses intuitives, d’autres nécessitent plus de réflexion et d’imagination, et d’autres requièrent carrément une formation technique. Toutes ses composantes seront explorées, à divers niveaux de profondeur, dans le cadre du présent manuel et de la formation à la MAS y étant associée.

6 Innovation et Étude de Marché

Avant d’entreprendre toute AGR, il est essentiel de bien planifier. Le processus de planification consiste généralement à effectuer plusieurs rencontres des membres de la cellule AGR de l’association, qui vont échanger des idées pour ensuite aller sur le terrain recueillir les données en vue d’écrire le projet d’AGR et, par la suite, le soumettre à un bailleur potentiel.

Ce chapitre a pour but de vous guider dans les étapes préliminaires à la mise en œuvre de votre AGR, c’est-à-dire l’innovation et l’étude de marché.


6.1 InnovationLes entrepreneurs qui réussissent sont souvent vus comme des visionnaires par la société; en milieu associatif, les membres du comité des AGR ont la possibilité d’être de véritables entrepreneurs sociaux, c’est-à-dire qu’ils peuvent utiliser leur potentiel créatif pour mettre en œuvre une activité qui bénéficiera grandement à ceux dans le besoin. De plus, être en mesure de créer son propre emploi est très valorisant, puisque ça permet de contourner certaines difficultés du milieu liées au haut taux de chômage et à un contexte économique difficile.

Innover, ça veut dire: Avoir une idée nouvelle Répondre à un besoin insatisfait Refuser d’imiter les autres Prendre en main sa destinée Évaluer et prendre des risques

Les idées d’AGR nouvelles ne proviennent pas seulement du promoteur! En fait, qui n’a pas déjà eu l’idée d’une AGR qui pourrait marcher, sans avoir jamais eu la chance de la mettre en place? Vous avez tout à gagner en interrogeant le plus de gens possibles sur votre projet d’AGR – les membres de l’association, les consommateurs, les étrangers, etc.

D’un point de vue économique, l’innovation est encouragée pour plusieurs raisons. Elle permet en effet de :

Saisir les opportunités lorsqu’elles se présentent Développer un avantage compétitif, c’est-à-dire se distinguer des autres

6.2 Choisir son AGRUne fois que vous avez un bon nombre d’idées géniales pour votre AGR, il faut que votre association fasse un choix. Il existe quatre principes économiques qui peuvent vous aider à faire ce choix :

6.2.1 Notion d’offre et de demandeL’offre et la demande est la principale cause de la fluctuation des prix des biens sur le marché. Quand il y a beaucoup de gens qui veulent acheter (demande haute) ou qu’il n’y a pas beaucoup de vendeurs (offre basse), le prix est à la baisse. Quand peu de personnes désirent acheter (demande basse) ou qu’il y a plusieurs vendeurs d’un produit identique (offre haute), le prix est à la hausse.

Ex: achat en gros de céréales en saison creuse et revente au détail plus tard

6.2.2 Notion de valeur ajoutéeLa valeur ajoutée est la différence de prix entre un produit brut et un produit transformé (parfois un processus industriel).

Ex : légumes lavés, fruits et légumes séchés, confitures, etc.


En général, on peut vendre ce produit plus cher que si on en vendait les parties séparément, à cause du travail ou service qui a été effectué par une machine ou une personne.

6.2.3 Notion d’intégration verticaleL’intégration verticale est un processus selon lequel toutes les activités de transformation d’un produit sont concentrées dans les mains d’une seule personne ou entreprise.

Ex : la SOFITEX dans la filière coton

En diminuant le nombre d’intermédiaires entre le produit brut et la vente finale, vous augmentez vos bénéfices.

6.2.4 Notion de diversification des produitsLa diversification des produits, c’est quand on utilise le même matériel pour produire différentes choses.Ex: utiliser une charrette pour transport de bois et d’une barrique d’eau, ainsi que des matériaux de construction, voire même le ramassage d’ordures!

Elle permet de diminuer les risques et d’utiliser son matériel au maximum!

6.2.5 AGR, besoins et objectifsAussi, avant de choisir notre secteur d’opération ainsi que notre activité spécifique, il est obligatoire de s’assurer que celle-ci va nous permettre d’atteindre nos objectifs – envoyer les enfants à l’école, aller visiter la famille à l’extérieur de Bobo, se payer un vélo, un complet ou un portable à la fin de l’année, constituer la dot pour le mariage religieux, etc. Il faut aussi tenir compte de nos talents, savoir-faire et contacts ; on ne se lance pas dans une AGR au hasard si on ne connaît absolument rien au domaine ! Finalement, on doit s’assurer que notre AGR est adaptée à nos besoins. Pour ce faire, vous pouvez vous référer au tableau suivant, adapté des documents de l’ONG française l’Appel, en partenariat avec AED.

Nature des besoins globaux Besoins + fins Type d’AGR correspondantBesoin de Base eau potable, aliment de base

comme le riz, manioc, haricot, farines etc.. pour faire le tôépicerie essentielle : huile, sel, condiments, sauce, piment,Bois de chauffage, savon,Articles de (toilette, brosse à dents, dentifrice, shampoing)Vêtements,

AGR de commerce : peu d’investissement et très peu de fonds de roulement, ou charges courantes(30 000 à 50 000 f.cfa)

Besoin de socialisation ou d’existence sociale de base

Scolarisation enfants, transport (taxi, vélo, mobylette… communication,Evènements familiaux et religieux (mariage, circoncision, décès)

AGR manufacturières nécessitant peu d’investissement,AGR commerciales mais avec équipement de transport ou première transformation

Besoin de santé Consultations, médicaments, examens médicaux

AGR d’artisanat, avec un Savoir-Faire et un « marché


complémentaires, radio, contrôle CD4, charge virale, intervention chirurgicale, activités préventives : compléments nutritionnels = lait, farine enrichie,

sûr » assurant la pérénnisation

Besoin de reconnaissancesociale

Déplacements famille,Activité associative, religieuse, communautaire, politique…

En bref, l'innovation présente de nombreuses récompenses pour celui qui sait prendre des risques bien calculés. Ainsi, l'entreprise ou l'association qui lance un produit nouveau ne fait face à aucun concurrent au départ, ce qui lui donne une longueur d'avance pour aller se fidéliser des clients. Il est néanmoins possible que ce produit ne reçoive pas l'accueil voulu au niveau de la clientèle. Par exemple, si AED est la première à offrir du lait de soya à saveur de fraises sur le marché de Bobo-Dioulasso, et hypothétiquement, pour la majorité des Bobolais la fraise est un aliment tabou, les efforts de AED auront été vains. Dans le même ordre d'idée, il n'est pas opportun en ce moment d'essayer d'installer un télécentre dans certaines parties éloignées de Belleville, mais lorsque ces quartiers auront l'électricité, il serait une excellente idée de se préparer vite pour être le premier ou la première à ouvrir un télécentre. Un moyen d'éviter d’avoir de mauvaises surprises est de bien avoir recours à l'étude de marché avant de lancer un nouveau produit.

6.3 Étude de MarchéAinsi, si l’idée de l’AGR est primordiale – on doit savoir se distinguer et innover – l’étude de marché est aussi cruciale, puisqu’elle permet de voir si votre concept d’AGR est vraiment applicable sur le terrain.

L’étude de marché consiste à: interroger directement la clientèle cible de votre AGR; apprendre directement des compétiteurs et des experts dans le domaine de votre AGR.

L’étude de marché est en fait une forme de recherche commerciale, visant entre autres à répondre à des questions telles que:

Quel produit ou service vais-je offrir et surtout à qui ? À quel besoin mon offre répond-elle ? Comment vais-je vendre ce produit ou ce service ? Quels sont mes concurrents directs et indirects ? Mon marché est-il local, régional ou international ? Quels sont les caractéristiques du processus d'achat de mon produit ? Où vais-je implanter mon AGR ?

6.3.1 Pourquoi entreprendre une étude de marché?De prime abord, l’étude de marché peut paraître comme une étape encombrante pour ceux qui sont pressés d’entrer dans le feu de l’action. Pourtant, l’information que les ONG et associations peuvent recueillir en allant consulter leurs bénéficiaires est inestimable.


Les associations de lutte contre le VIH SIDA oeuvrent dans plusieurs domaines comme la prévention et la PEC des PVVIH; souvent, les AGR ne sont qu’une parmi de nombreuses activités de telles associations. Les ressources humaines et financières des associations étant limitées et le temps, compté, il est logique que celles-ci choisissent d’entreprendre un projet qui sera rentable, efficace et qui profitera réellement à leurs bénéficiaires. En fait, à l’issue de l’étude de marché, l’association sera en mesure de prendre une décision éclairée, à savoir si cela vaut la peine de s’investir dans un projet d’AGR donné ou s’il serait plus approprié de canaliser ses efforts ailleurs si, par exemple, on trouve qu’il n’y a pas de marché pour le produit ou service.

Aussi, les informations provenant de l’étude de marché vous renseigneront sur la meilleure façon de promouvoir votre produit (marketing – voir section 9 pour plus de détails), faisant ainsi ressortir les caractéristiques importantes aux yeux du client.

Vous serez d’accord qu’il est préférable de prendre plus de temps au début du processus d’AGR pour effectuer une étude de marché que de réaliser après plusieurs mois que celle-ci ne fonctionne pas du tout et qu’on aurait mieux fait d’utiliser le capital de départ (venant soit des fonds propres, soit d’un bailleur) pour autre chose.

6.3.2 Réaliser une étude de marchéLes étapes de réalisation d’une étude de marcher sont les suivantes :

1. Définir l’objectifIl s’agit de définir ce qu’on veut trouver comme information ; cela se présente généralement sous forme de questions, comme par exemple, « est-ce que AED doit ajouter une saveur de fraise à son lait de soja ? Une fois la question identifiée, il faut déterminer comment on va s’y prendre pour y répondre.

2. Choisir la méthodologieIl y a deux types de méthodologie utilisée pour les études de marché : les méthodologies quantitatives et qualitatives. Voici un bref résumé de leurs caractéristiques :


Les études qualitatives utilisent souvent des méthodes comme le focus groupe ou l’entretien individuel, alors que les études quantitatives utilisent plutôt des questionnaires. Le choix de ces différentes méthodes dépend de votre objectif et de votre question de recherche.

Quantitatif : Questionnaire Grille de Questions Simples et Objectives Administré à plusieurs personnes individuellement But : ressortir des tendances auprès de notre clientèle cible pour

pouvoir mieux répondre à leurs besoins

Qualitatif : Focus Groupe 6 à 8 participants avec des caractéristiques semblables Discussion semi-formelle animée par quelqu’un de l’association Durée: 1h à 1h30, généralement enregistrées But : développer un maximum d'idées en bénéficiant de l'effet de

synergie du groupe.

Qualitatif : Entretien individuel Discussion semi-structurée animée par quelqu’un de l’association Durée: 1h à 1h30, généralement enregistrées But : aller en profondeur sur une question précise

3. Effectuer la recherche

Il faut garder un certain nombre de choses en tête quand on effectue une étude de marché. Entre autres, il faut :

Se familiariser avec le sujetIdéalement, l’animateur du groupe de discussion doit avoir une connaissance poussée du sujet à l’étude pour pouvoir mieux interpréter et réagir aux commentaires des participants.

Choisir les participants à l’étudeL’animateur doit décider comment il va s’y prendre pour choisir les participants à l’étude de manière à obtenir un groupe représentatif. Il doit ensuite leur faire une invitation formelle leur expliquant les objectifs de l’étude.

Régler la logistiqueL’animateur donne des instructions claires par rapport au lieu, à l’heure et la durée des groupes de réunion. Il organise le transport des participants et leurs motivations, s’il y a lieu.

Se préparer : guide de discussion ou grille de questionsSi vous optez pour une méthode qualitative, vous devez vous préparer un outil pour vous servir de journal de bord. Ce guide de discussion ou de questions vous permettra d’orienter la discussion afin de ne pas répétez certains points ou oubliez des choses importantes. Mener l’étude proprement dite !


Il faut alors aller sur le terrain, mettre les gens à l’aise et recueillir nos informations.

4. Analyse de donnéesVous devez vous servir des informations recueillies pour comprendre et faire ressortir les points saillants de vos entretiens, focus groupes ou questionnaires.

5. Production d’un rapport ou d’une présentation

Comme pour toute activité menée par l’association, il faut produire un rapport, pour que vos résultats et recommandations circulent et que tous les intéressées puissent avoir accès aux fruits de votre travail. Celui-ci peut être bref (3-4 pages), mais doit essentiellement contenir

les parties suivantes :

Objectifs Échantillon étudié Couverture géographique Méthodologie Résultats/observations Conclusions et recommandations

7 Analyse Financière d’un Projet

Une fois votre étude de marché terminée, il est temps de se lancer dans les prévisions en lien avec votre AGR. Combien cela vous coûtera-t-il pour mettre en place cette AGR? Combien pensez-vous pouvoir faire comme chiffre d'affaires dans une journée moyenne? Combien de temps prendra votre activité avant d'être rentable? Comme l'indique le nom de cette section, il est essentiel de planifier et de faire un réel effort pour anticiper toutes les dépenses et les revenus à venir avant de s'y lancer tête première. Trois outils vous permettent de faire cela, soit :

1. Le Compte d’Exploitation Prévisionnel OU Tableau de prévision du résultat2. Le Tableau de trésorerie prévisionnelle3. Le Budget

Avant de se lancer dans l’exploration de ces trois outils, il faut expliquer un certain nombre de termes de vocabulaire de base et de concepts.

7.1 Recettes et DépensesRecettes ou Produits = Total des sommes reçues à la vente du bien .

Dépenses ou Charges = liste de toutes les dépenses nécessaires à la bonne marche de l’activité ( coût de fabrication, achats divers, main d’œuvre …). Grâce à cette liste, on peut estimer le coût de revient d’un Bien, c’est-à-dire combien d’argent on dépense pour le produire.

Exemples de Recettes ou Produits =


Ventes de marchandises Prestation de services Subventions Autres recettes (intérêts, dons, primes… en notre faveur)

Dépenses ou Charges = Achats de marchandises Achat de fournitures et consommables Paiement prestataires de services Locations Frais d’entretien et réparation Charges de personnel Frais d’électricité, eau, téléphone Impôts et taxes Frais de gestion, de suivi, d’accompagnement Amortissements

Dépenses Fixes : Dépenses qui restent les mêmes peu importe la production ou les ventes.

Exemples : Loyer, impôts et taxes, fournitures de bureau, amortissement

Dépenses Variables : Dépenses qui augmentent ou diminuent selon la production ou les ventes (inclue les « intrants » et les « consommables »)

Exemples : Coût d’achat de marchandises

Marge brute = recettes – dépenses Cela correspond à la somme d’argent gagnée (ou perdue si l’activité ne marche pas).

7.2 Immobilisations et AmortissementsImmobilisations = Ensemble des biens corporels à caractère durable (matériel ou équipement) dont une association se sert pour son exploitation qui ne sont pas destinés à être vendus ou consommés par l’association.

Immobilisations corporelles Parcelles Bâtiments Appareils électriques Véhicules Équipement informatique Mobilier de bureau Etc.

Immobilisations incorporelles Logiciels Frais de recherche et développement


Réparation et amélioration sur le matériel et l’équipement Etc.

Amortissement des Immobilisations:Méthode qui permet de répartir le coût des immobilisations sur la durée de vie de celles-ci. Ainsi, puisqu’une immobilisation perd de la valeur à mesure que le temps passe (sa valeur comptable nette diminue), cette méthode permet de progressivement mettre de côté l’argent pour permettre le remplacement du matériel et de l’équipement.

L’amortissement est une dépense fixe. A chaque fin de mois, il faut enlever de la caisse la somme correspondant à l’amortissement et le mettre en lieu sûr, afin de pouvoir remplacer le matériel en temps opportun.

Valeur résiduelle : Valeur estimative de l’immobilisation à la fin de sa durée de vie utile pour l’association, c’est-à-dire le prix auquel l’association revendrait cette immobilisation quand elle en aura fini avec. Cette portion n’est pas amortie.

Calcul de l’amortissement

Amortissement = Coût total - valeur résiduelle Durée de vie utile

Exemple:Une volontaire de la MAS en poste pendant un an souhaite connaître l’amortissement de sa P50 pendant cette période. Elle a acheté la P50 à 250 000 FCFA, et elle s’est entendue avec M. Ouédraogo, un collègue, pour lui revendre à 150 000 FCFA à son retour au Canada. En assumant que la durée de vie de la P50 est de 5 ans, on peut calculer l’amortissement annuel ainsi :

250 000 F– 150 000 F = 20 000 FCFA/an 5 ans

Ainsi, si la volontaire décidait de durer au Burkina, elle devrait mettre de côté 20 000 FCFA par année pendant 5 ans pour pouvoir acheter une nouvelle P50.

Marge nette (résultat): marge brute- amortissements C’est l’argent qu’il reste une fois avoir pris en compte toutes les dépenses. C’est ici que l’on peut véritablement savoir si l’activité est rentable, c’est-à-dire si elle nous permet de faire un bénéfice réel et d’augmenter nos revenus.

7.3 Exploitation d’une AGRCapital ou Investissement de Départ : somme nécessaire pour acheter le matériel et les machines nécessaires au démarrage de l’AGR.


Fonds de roulement: somme nécessaire au fonctionnement régulier de l’activité (exploitation) permettant de se fournir en éléments à renouveler régulièrement.

Par exemple, dans l’unité de séchage de AVOH, l’achat des sécheurs comprend un investissement de départ, alors que l’achat de mangues fait partie du fonds de roulement.

Il est essentiel d’épargner chaque jour une somme qui va servir à reconstituer le fond de roulement, ou bien l’AGR risque de s’arrêter net !

Cycle de vie d’une AGR:

7.4 Coût de Revient et Prix de VenteCoût de revient = dépenses fixes + dépenses variablesCe montant correspond à ce que coûte la production d’un bien à l’association.

Prix de vente = coût de revient + margeOn ne fixe pas notre prix de vente au hasard ; on doit tenir compte de la compétition et souvent de la saison mais il est essentiel de toujours effectuer un bénéfice, sinon on perd de l’argent.

Par exemple, si AED produit du lait de soya, lorsqu'ils décident à quel prix ils vont vendre leur litre, ils doivent prendre en compte toutes les dépenses liées à la production pour trouver le coût de revient, c'est-à-dire non seulement les fèves de soya et le sucre, mais le coût des bouteilles, le coût amorti du moulin (35,000 FCFA répartis sur la durée de vie du moulin), l'électricité, le charbon et l'eau nécessaire à la production, les coûts pour envoyer Tanti Za à Ouaga faire la formation de production de lait de soya, les efforts fournis par les employés pour le dur travail physique demandé, etc. On doit s'assurer que le prix de vente de 300 FCFA par litre couvre plus de la totalité du coût de revient, sinon on ne fait pas de profit.

En fait, dans cet exemple, si nos dépenses totalisent 30 000 FCFA pour produire 100 litres de lait de soya, on a atteint ce qu'on appelle le seuil de rentabilité, puisque nos recettes égalent nos dépenses. Nous ne tirons aucun profit de cette AGR. En ce sens, il appartient aux responsables de l'association de voir s'il vaut la peine de s'engager dans cette AGR, ou bien serait-il mieux d'utiliser notre capital ou l'argent du bailleur pour faire une autre AGR ou financer une autre partie des activités de prévention du VIH ou de PEC des PVVIH. Néanmoins, il faut garder en tête que certaines AGR, surtout celles qui nécessitent un grand investissement au départ comme l'élevage, peuvent prendre quelques années avant d'être rentables, le temps que les bêtes grandissent, qu'on se fidélise une clientèle, qu'on apprenne des trucs pour diminuer nos coûts ou augmenter notre rendement, etc. Toutefois, en règle générale, pour une activité de petit commerce, on estime qu'au bout de 3-4 mois, il faut avoir une marge nette légèrement positive, sinon on risque de ne pas pouvoir renouveler notre fond de roulement.


7.5 Compte d’Exploitation PrévisionnelLe compte d’exploitation prévisionnel est le premier outil d’analyse financière d’un projet. C’est un tableau dans lequel on inclut toutes les recettes (produits) et les dépenses (charges) liées au fonctionnement de notre AGR pour dégager le résultat (marge nette) et voir si notre AGR sera rentable. Il est généralement établir pour une période de 2 à 5 ans, puisque, bien sûr, les recettes et les dépenses vont changer au fil du temps si votre AGR prend de l’expansion, par exemple.

Ainsi, le compte d’exploitation n’inclut pas les investissement de départ de l’AGR comme la construction de bâtiment, l’achat de capital productif, les subventions, etc.

Avant de remplir les cellules de ce tableau, il est important de reconnaître certaines hypothèses que l’on pose, c’est-à-dire certaines choses que l’on assume au meilleur de notre connaissance. Quel sera le mode de motivation des employés de l’AGR? Est-ce que le prix de nos produits est fixe ou varie-t-il selon les saisons? À quel taux prévoyons-nous accroître la production d'année en année?

Une fois ces questions répondues, on procède aux calculs aboutissant au compte d’exploitation, dont voici un exemple tiré du projet de culture du soja :

DÉSIGNATION 1ère ANNÉE

2ème ANNÉE 3ème ANNÉE 4ème ANNÉE 5ème ANNÉE

Produits

Produit soja 7 500 000 7 500 000 9 000 000 9 000 000 10 800 000

Produit farine 1 800 000 1 800 000 1 800 000 1 800 000 1 800 000

Chiffre d'affaires 9 300 000 9 300 000 10 800 000 10 800 000 12 600 000

Charges

Charges de production Intrants 1 304 000 674 000 1 304 000 674 000 1 304 000

Assurance, carburant et entretient de la moto et motopompe

900 000 900 000 900 000 900 000 900 000

Transport 479 500 479 500 479 500 479 500 479 500 Soin et entretient des boeufs

100 000 100 000 100 000 100 000 100 000

SOUS-TOTAL 2 783 500 2 153 500 2 783 500 2 153 500 2 783 500 Prise en charge 829 500 829 500 829 500 829 500 829 500 Amortissement Motopompe 342 200 342 200 342 200 342 200 342 200 Moto 340 000 340 000 340 000 340 000 340 000 Champ 160 000 160 000 160 000 160 000 160 000

Petit matériel 137 000 137 000 137 000 137 000 137 000 Puit 225 000 225 000 225 000 225 000 225 000 SOUS-TOTAL 1 204 200 1 204 200 1 204 200 1 204 200 1 204 200


Total charges 4 817 200 4 187 200 4 817 200 4 187 200 4 817 200Bénéfice net 4 482 800 5 112 800 5 982 800 6 612 800 7 782 800Rapport (%) (bénéfice net/chiffre d'affaires)

48,20 54,98 55,40 61,23 61,77

Un taux d’accroissement fixe de 20% par deux ans est appliqué à la taille de l’exploitation et par conséquent aux produits et aux charges variables. Les immobilisations et les équipements sont supposés invariables jusqu'à la 5ème année de la mise en œuvre du projet.

7.6 Tableau de Trésorerie PrévisionnelleLa trésorerie est l’ensemble d’argent qu’on peut avoir en caisse (c’est à dire dans les coffres de l’entreprise) ou en banque

Le tableau de trésorerie prévisionnelle est le deuxième outil d’analyse financière d’un projet. C’est un tableau dans lequel on prévoit toutes les entrées et sorties d’argent liées à l’AGR (donc les emprunts, subventions, investissements, etc. sont INCLUS, contrairement au compte d’exploitation prévisionnel !). Ceci nous permet de voir le solde à la fin d’une période donnée, ce qui est important pour voir si on a assez de feuilles pour assurer la mise en œuvre de l’AGR !

Voici un exemple de tableau de trésorerie

prévisionnelle pour un projet d’élevage, avec l’année 0 correspondant au temps entre la réception du fonds du bailleur jusqu’au début du fonctionnement :


Rubriques Année 0 Année 1 Année 2

Solde initial 1 200 000 2 600 000

Entrées d’argent : recettes

- Subvention

- Fonds Propres

- Ventes

2 000 000

800 000

4 000 000 4 000 000

Total entrées 2 800 000 4 000 000 4 000 000

Sorties d’argent : dépenses

- Investissements

- Fonctionnement

- Divers

- Impôts et taxes

1 600 000

1 800 000

600 000

200 000

1 800 000

600 000

200 000

Total sorties 1 600 000 2 600 000 2 600 000

Solde annuel 1 200 000 1 400 000 1 400 000

Solde cumulatif 1 200 000 2 600 000 4 000 000

7.7 Budget L'élaboration d'un budget pour un projet d'AGR est sous le même principe que pour toute autre activité, donc on n'entrera pas dans les détails. Il faut vous assurer de bien anticiper tous les coûts, c'est-à-dire ceux pour l'investissement de base (ex : achat de matériel, infrastructures, etc.) ainsi que les dépenses liées au fonctionnement (ex : payer le gasoil, le personnel, etc.). Il faut aussi ne pas oublier de prévoir 5 à 10% du budget total pour les imprévus. Finalement, lorsque vous présenter votre projet à un bailleur étranger (ex, un Français), il faut vous assurer de bien indiquer tous les montants en FCFA ainsi que dans la devise de votre bailleur (dans ce cas, l'euro).

8 Marketing, Publicité et RéseautageCette section vise à vous faire comprendre le rôle des « communications » au sein d’un projet d’AGR, afin de faire connaître vos AGR, vous forger une réputation et trouver de nouveaux clients.

8.1 Le MarketingLe marketing est, au sens propre, les actions reliées à la mise en marché d’un produit. On va se concentrer ici sur la manière dont on peut faire la promotion du produit de son AGR avec des moyens modestes, puisqu’en réalité, une stratégie de marketing créative peut vous permettre de vous distinguer des compétiteurs, de vous fidéliser des clients et peut même être un élément décisif du succès de votre AGR.

Comme les mots « stratégie de marketing » l’indiquent, le marketing doit faire l’objet d’une PLANIFICATION comme toute activité. En tant que cellule AGR, vous devez discuter de la manière dont vous allez effectuer votre promotion. Ceci peut prendre plusieurs formes: bouche à oreille, bannière, tableau, animation, spéciaux lors d’événements spéciaux, bonus de fidélité, etc. La règle d’or est : « soyez imaginatifs! » et amusez-vous !


Une des idées clés du marketing est le positionnement, à savoir qu’est-ce qui rend votre produit d’AGR unique, et quels sont les éléments qui vont vous servir à convaincre le client d’acheter avec vous plutôt qu’avec d’autres. Pour trouver de bons arguments, il faut bien connaître sa clientèle cible (cela est possible grâce à l’étude de marché !) et se baser sur leurs caractéristiques et valeurs dominantes pour faire la promotion.

Une fois que le produit a gagné une certaine « personnalité », il faut que le vendeur soit fort en rhétorique pour pouvoir le vendre ! Il est souvent admis qu’une vente se construit un peu comme une maison ; d’abord les fondations, puis les murs et enfin le toit, c’est-à-dire qu’il y a plusieurs étapes qui mènent à la conclusion d’une vente :

1 la prise de contact,2 la découverte,3 l’argumentation,4 le traitement des objections,

5 la conclusion/congé.

Il existe deux types de méthodes pour convaincre un client, la méthode dénotative et la méthode connotative. La première consiste à informer, expliquer et argumenter pour convaincre d'acheter le produit alors que la deuxième s’adresse aux émotions et motivations des clients plutôt qu'à leur raison ; elle tente de les séduire pour les amener à acheter le produit. Quoiqu’il en soit, vous pouvez suivre les étapes suivantes pour convaincre le client :

- Dire au client les avantages du produit- Dire et si possible montrer comment le produit fonctionne- Justifier vos affirmations par des preuves.- Fournir au client tous les faits nécessaires- Ensuite pour chaque fait, donner les avantages pour l'acheteur.- Conclure ce stade conviction par la question "qu'en pensez-vous ?".

Utilisez également les astuces suivantes : Il faut être professionnel! Vous pouvez comparer votre produit avec un autre produit semblable! Utiliser des faits vécus (témoignages de clients satisfaits) Préparer votre « discours de vente » à l’avance Assurez-vous de préserver une bonne réputation Ne vous découragez surtout pas si vous ne vendez pas, peut-être que la personne

reviendra ou parlera de vous à des parents ou amis!

8.2 La PublicitéLa publicité utilisant les médias de masse peut avoir une très grande portée et vous aider à vous faire connaître par beaucoup de gens! D’un autre côté, cette activité est généralement coûteuse donc il faut prévoir un poste budgétaire pour ça dans votre projet d’AGR. Si vous voulez plus d’informations sur l’utilisation des médias, veuillez vous référer au Manuel de Communications et Relations Publiques de la volontaire Krystel Papineau à la MAS.


8.3 Le RéseautageLe réseautage est une technique de relations publiques qui permettent de créer des liens et de se faire des contacts avec des gens qui sont intéressés par notre AGR. Une stratégie de réseautage vous permet aussi de suivre vos clients et fournisseurs, en tant que partenaires de choix, pour les garder informés des nouveautés et spéciaux associés à votre AGR, de manière à bâtir une relation commerciale durable.

Une des manières de faire du réseautage est de louer un stand à des foires commerciales ou journées porte-ouvertes afin de rencontrer des gens, parler de votre association et de votre AGR, et présenter vos divers produits. Il ne faut pas négliger de bien se préparer à de tels événements pour s’assurer qu’on a assez de produits, de cartes de visite, de dépliants, etc. Il faut aussi être bien visible et présenter son kiosque d’une manière attrayante. Surtout, ne négligez pas de prendre les contacts des gens et d’obtenir des rendez-vous si vous rencontrez des gens qui peuvent vous soutenir !

9 Gérer les Comptes au Quotidien

La comptabilité est souvent la bête noire des associations, qui sont parfois, avec raison, plus préoccupées d'effectuer le travail sur le terrain que de s'assurer de bien réunir tous les éléments pour pouvoir rendre compte aux bailleurs. Pourtant, on fait souvent palabres à la comptabilité dans le milieu communautaire sans réaliser qu'au fond, les procédures sont simples et qu'il suffit d'un minimum de détermination et d'organisation pour bien gérer les feuilles des AGR... Afin de pouvoir se concentrer sur autre chose!

En fait, la comptabilité est un outil d'analyse, de contrôle et de suivi-évaluation qui vous permet de recueillir les informations sur la situation sur la «santé» de votre AGR, informations qui n'intéressent pas seulement les bailleurs, mais aussi les employés, les clients et les fournisseurs. Il peut être tentant de tenir les comptes à la légère puisque souvent le but premier de l'AGR en milieu communautaire est plus à caractère social que commercial; en réalité pourtant, formaliser la comptabilité a de nombreux avantages pour votre association puisque ça permet d'augmenter votre crédibilité et de vous assurez de diminuer les disputes avec les employés et les clients pour les affaires d'argent.

9.1 Outils de comptabilitéLes trois outils principaux qui se retrouvent au quotidien dans la comptabilité des petites AGR sont le cahier de caisse, le cahier de banque et les pièces justificatives. Il est important de vous familiariser avec chacun de ces outils pour pouvoir les utiliser correctement.

9.1.1 Le Cahier de CaisseLe cahier où on note, chaque jour, toutes les sorties et entrées d'argent de la caisse, au fur et à mesure qu'elles surviennent. Il permet de faire l'arrêt de votre AGR à la fin de la journée et vérifier si le solde sur papier correspond à ce que vous avez en poche.

Voici un exemple de cahier de caisse standard, qui peut facilement être recopié dans un cahier normal:

No de pièce Date Libellé Entrées ou Sorties ou Soldes


justificative versements retraits

9.1.2 Le Cahier de Ventes à CréditsIl faut prévoir un cahier spécial pour les ventes à crédit afin de pouvoir bien suivre les clients qui nous doivent de l’argent et de pouvoir se rappeler du montant et de la date des transactions effectuées à crédit. On peut inscrire la mention « payée » lorsque les crédits sont acquittées. Vous prenez une page de cahier par client pour éviter les confusions.

Voici un exemple d’un tel cahier :

No de pièce justificative

Date Nom, Prénom

Crédit Remboursement Initiale client

Initial resp.

Si votre AGR achète souvent à crédit, il peut être judicieux de créer un cahier pour rendre compte de ces achats.

9.1.3 Cahier de banque

Cahier dans lequel vous notez toutes les transactions (retraits, dépôts, virements, etc.) effectuées dans votre compte en banque, pour s'assurer que les transactions qui apparaissent sur votre relevé coïncident avec celles que vous avez effectuées. Le cahier de banque est identique au cahier de caisse.

9.1.4 Les Pièces Justificatives

Les pièces justificatives sont, en quelque sorte, les documents qui prouvent que les transactions (achat, vente, paiement de factures, remboursement de crédit, etc.) se sont véritablement produites. On compte dans cette catégorie les factures, reçus, relevés de banque, avis de remboursement de crédit, fiche de versement de salaire aux employés, etc.

Ces pièces réunissent toutes les informations essentielles sur une transaction effectuée dans le cadre de l’AGR, soit au minimum no d’identification de la pièce, date, libellé, montant de la transaction (en chiffres et en lettres). Elles peuvent aussi inclure le logo et coordonnées des parties impliquées, ainsi que les signatures ou sceaux des personnes autorisées à officialiser la transaction.

Il est absolument nécessaire de conserver tous ces documents précieusement en cas d’audit interne ou externe. Il peut être utile de les photocopier et de les coller sur une feuille dans un chrono-classeur.

9.2 Trucs et conseils

Les réalités sociales en Afrique font que la santé d’une AGR dépend souvent de la façon dont le promoteur gère ses propres intérêts ainsi que ceux de son entourage immédiat.


Il est essentiel de reconnaître les difficultés qui surviennent quand le promoteur se met à faire des dépenses familiales (popote, dons, santé …) ou de prestige (grosse voiture, deuxième voiture…) sur l'argent de l'AGR. Dans ce cas, il peut y avoir un manque en caisse pouvant handicaper l’AGR. Un bon promoteur est donc une personne qui ne confond pas son argent personnel (salaire) et l'argent de l'entreprise qui ne doit servir qu'aux dépenses de l'entreprise.

Dans le même ordre d’idées, une des choses les plus importantes lorsqu’une association fait des AGR, c’est de bien séparer la gestion de chaque AGR de celles de l'association même. À cet effet, il est fortement recommandé de garder le fond de roulement des AGR dans une caisse de menues dépenses (pour les dépenses inférieures à 50 000 FCFA), et ouvrir un compte courant propres aux AGR uniquement auprès d'une Caisse Populaire. Les conditions d’adhésion sont souples (2 photos d’identité et une carte d’identité pour les président, trésorier et secrétaire ainsi que 1000 F de frais d’ouverture). Ceci pourra vous permettre de demander un crédit après trois mois d’ancienneté, si vous avez effectué des transactions dans votre compte pendant cette période.

Ensuite, l'entourage immédiat de l'entrepreneur (parents, amis) influence souvent la vie de l'AGR. Ainsi, en Afrique surtout, on constate que lorsqu'on mène une activité, certains proches n'hésitent pas à vous solliciter sans proposition de contrepartie ou encore à refuser de payer leur crédit. Quand ils vous ont épaulé dans la vie, ils pensent parfois que c'est un droit. Le promoteur doit être en mesure de trouver des solutions contre ces mauvaises habitudes qui peuvent à la longue bloquer l'entreprise.

Aussi, une chose cruciale à garder en tête quand on fait de la comptabilité est la suivante :

Il faut TOUT écrire!

C'est-à-dire ne jamais négliger d’entrer une dépense, si minime soit-elle, dans les cahiers. Il faut être excessivement rigoureux; si on ne sait pas comment comptabiliser une dépense que l’on ne connaît pas, il ne faut pas être paresseux mais aller chercher l’aide requise pour vous appuyer afin que votre caisse et votre cahier balancent bien, ce qui est nécessaire non seulement si vous allez faire un audit, mais avant tout pour que votre association sache où va son argent.

Pour bien tenir les comptes, il faut être très à l’ordre et, idéalement, bien équipé en matériel de bureau. Il vaut la peine d’investir dans l’achat de classeurs, séparateurs et fiches de plastique ainsi que dans une perforeuse et une agrafeuse, afin de pouvoir bien classer les pièces justificatives à mesure qu’on les reçoit.

Un autre conseil est de toujours garder les originaux des pièces justificatives en les collant sur une fiche dans un chrono classeur. Si on vous demande d’envoyer une de ces pièces, à moins d’avis contraire, il faut envoyer une photocopie; cette pratique peut vous épargner bien des tracas en cas de mésentente avec des fournisseurs ou des sociétés d’état. Les responsables de l’AGR doivent établir une politique claire quant aux mouvements d’argent au sein de la microentreprise. En ce sens, il est important de :

Fixer le salaire pour le patron Limiter les dons aux proches Réglementer les sorties d’argent par des procédures écrites


Limiter les montants de crédits aux clients

Finalement, veuillez noter qu’il n'est pas nécessaire d'utiliser l'ordinateur pour tenir une bonne comptabilité; des logiciels comme Excel ou Ciel Associations, par exemple, sont des outils de travail, qui peuvent être un atout et vous faciliter la tâche si vous savez les utiliser, ou rendre votre vie misérable dans le cas contraire. Puisque l’explication de ces logiciels ainsi qu’une exploration poussée de la comptabilité dépasse largement le cadre de ce manuel mais, plusieurs formations en la matière ayant été données dans le passé à la MAS, des outils écrits complets ainsi qu'une personne ressource sont disponibles pour vous si vous voulez en savoir plus.

10 Planification et Suivi-ĖvaluationSi votre association fait des AGR collectives ou a des membres qui bénéficient de microcrédits, cette section très importante est pour vous. Il n’est pas nécessaire d’aborder ce chapitre avec les membres de l’association qui ont une AGR individuelle.

10.1 PlanificationLa planification de l’AGR est un outil de management incontournable car elle permet de :

Définir les travaux à réaliser Fixer des objectifs Coordonner les actions Maîtriser les moyens Diminuer les risques Suivre les actions en cours Rendre compte de l’avancement de l’AGR

La planification est un travail d’équipe réalisé par la cellule AGR et les gens concernés par l’AGR. Elle se traduit par l’élaboration d’un document nommé « planning », soit un calendrier de tâches et échéances à réaliser par chacune des personnes impliquées pour mettre en œuvre le projet d’AGR

La réalisation d'un tel planning nécessite la mise en œuvre de technique de planification. D’abord, les tâches doivent être identifiées, par des techniques comme le brainstorming ou les groupes de travail. La liste obtenue doit être ensuite structurée : on tente de regrouper les tâches, de les hiérarchiser par lots de travail. Les tâches doivent ensuite être quantifiées en termes de délais, de coûts ou de ressources et présentées sous forme de tableau pour permettre à tous de bien visualiser le plan de travail.

Tâches Prévu Réalisé CommentairesRessources Début Fin Travail Début Fin Travail


Finalement, la logique de l'ensemble des tâches doit être analysée pour voir si on n’a rien oublié.

Afin de bien suivre le document de planning, la cellule AGR doit être bien structurée et organisée, c’est à dire :

La cellule se rencontre fréquemment Les documents de travail (ordres du jour, comptes rendus de rencontre,

échéances) doivent bien circuler La communication passe bien entre les membres de la cellule.

10.2 Le Suivi-ĖvaluationLe Suivi & Évaluation permet de :

prendre des décisions éclairées sur la conduite de notre AGR voir si on atteint nos objectifs économiques, sociaux et en matière de santé établir les meilleures pratiques & apprendre de nos erreurs

Ainsi, il ne suffit pas de faire l’activité pour faire l’activité! Si l’AGR ne marche pas, il faut trouver des solutions et se réorienter ou fermer l’AGR. Aussi, il ne sert à rien de faire toujours de nouvelles AGR si les anciennes ne marchent pas et si on ne comprend pas pourquoi ! Le Suivi & Évaluation apparaît donc essentiel, et il faut absolument prévoir un budget pour le suivi dans le budget de l’AGR.

10.2.1 Le SuiviLe Suivi se fait généralement par un système de fiches et de cahiers, conçus ou adaptés au niveau de l’association en fonction de leurs besoins. Tous ces outils peuvent aider l’association à capitaliser sur les projets d’AGR de ses membres afin d’apprendre des erreurs et succès passés pour développer de meilleurs services de prise en charge socio-économique des PVVIH. Les parties suivantes vous présentent ces outils.

10.2.1.1 Le journal de bord des AGRLe journal de bord des AGR est l’outil de suivi interne par excellence ! C’est un cartable qui contient tous les documents de l’AGR (projet initial, planning, comptes rendus, etc.)

Il contient un cahier dans lesquels les membres de la cellule écrivent leurs commentaires et leurs idées. Ainsi, il doit être disponible à tous en tout temps.

Il permet de garder une trace des informations communiquées, des problèmes rencontrés, des décisions prises, des responsables désignés pour mener à bien les actions et la date de réalisation de l'action.

Il ressemble à cela :

Réf Date Problème/Information Action/Décision Responsable Dates de réalisa-tion


prévue réelle état

A chaque réunion, on doit : Passer en revue des points non encore clos du journal de bord Communiquer des informations diverses Présenter l'avancement des activités de la cellule en lien avec le document de

« planning » Examiner les différents problèmes et reports dans le journal de bord.

10.2.1.2 Les fiches de suivi des AGR individuellesLes fiches de suivi des AGR sont un outil pour l’association de voir l’état des AGR individuelles de ses membres lorsque les membres de la cellule se déplacent sur le terrain. Elles permettent de :

Fournir un meilleur appui-conseil Répondre aux questions de la cellule AGR concernant l’activité de la personne Garder des traces des succès et difficultés afin de capitaliser les expériences en

AGR

Elles peuvent se présenter comme suit :Personne référenteVolontaire pour le suivi Filleul(s)

Nature de L’A.G.R Versement épargne en juillet + épargne antérieure

Visite effectuée le :Fiche rédigée le :Par :

Commentaires ou appréciation sur le démarrage de L’AGR ?Difficultés rencontrées ?Décaissement de l’argent réalisé ? A quoi ?Probabilité de faire du chiffre d’affaires et de réaliser une marge bénéficiaire ?Qui va assurer la gestion de l’AGR ? Comment ?

Dans la dernière colonne, il est intéressant de prévoir les questions à poser au membre. Par exemple, six mois après le début de l’AGR, il peut être intéressant de s’informer à propos des fluctuation du marché, de la concurrence, du prix moyen versus le prix de vente, de la qualité du service, du lieu et de la stratégie de promotion afin de mieux connaître l’AGR du membre et comment il se débrouille.


10.2.1.3 Les fiches individuelles de remboursement de microcréditsLes fiches individuelles de remboursement de microcrédits sont établies par membre et permettent de suivre les valeurs des remboursements du petit prêt ainsi que paiements d’intérêt et épargne (s’il y a lieu) par le bénéficiaire.

Ce sont des fiches confidentielles qui permettent d’éviter les disputes.

Voici un exemple d’une telle fiche :Nom & Prénom de la MembreNo membreActivitéValeur du microcrédit

Date Libellé Remboursement Epargne Balance Commentaires Total 0

10.2.1.4 Les fiches de diagnostic SWOTLes fiches de diagnostic SWOT permettent à une personne avec une AGR d’acquérir de la perspective sur son travail et de mieux s’orienter dans le futur. Le terme SWOT est en anglais et signifie :

S : strenghts : forcesW : weaknesses : faiblessesO : opportunities : opportunitésT : threats : menaces

Voici un exemple d’une telle fiche :

DIAGNOSTIC SWOTNom de la membre : No de membre : Type d'Activité :

INTERNE (caractéristique propres à l'activité)


FORCES FAIBLESSES

OPPORTUNITÉS MENACES

EXTERNE (caractéristiques propres au marché dans lequel évolue l'activité)

10.2.1.5 Les fiches d’évaluation de rentabilité

Les fiches d’analyse de rentabilité servent à voir si l’AGR marche ou pas, en élaborant la liste des recettes et dépenses associées.

Elle est généralement utilisée après 2-4 mois de mise en œuvre, pour vérifier si les prédictions effectuées au niveau du compte d’exploitation prévisionnel sont réalisées.

Voici un exemple d’une telle fiche :

FICHE D'ANALYSE DE RENTABILITÉ D'UNE AGR

Nom, Prénom du membre : No. de Membre : Type d'AGR

CHARGES (ou dépenses) PRODUITS (ou recettes)

Frais Fixes

Frais Variables


SOUS-TOTAUXpar semaine:par mois:par an:

Bénéfices bruts = sous-total recettes – sous-total dépenses =

Amortissement

TOTAUX (SOUS-TOTAUX + AMORTISSEMENT)par semaine:par mois:par an:

Bénéfices nets = bénéfices bruts - amortissements

10.2.2 L’évaluationL’évaluation est une activité qui permet d’apprécier la pertinence, la cohérence, l’efficacité, l’efficience et l’impact de l’AGR.Elle peut prendre plusieurs formes :

Entretiens approfondis avec les bénéficiaires Observations Enquête sur les connaissances, attitudes et participants à une formation

Une activité d’évaluation ressemble beaucoup à une activité d’étude de marché, donc nous n’entrerons pas trop dans les détails. Voici quand même les différentes étapes d’une évaluation :

Préparation ou conception de l’approche de l’évaluation et des outils Élaboration des termes de référence de l’évaluation Recherche documentaire Choix de l’échantillon Analyse des informations Rédaction du rapport d’évaluation Conclusions et recommandations


11 ConclusionEn guise de conclusion, il faut se rappeler des points suivants :

Les AGR ont leur place dans la lutte contre le VIH SIDA; vos membres les demandent!

La gestion est un ensemble d’attitudes et de compétences qui s’apprennent! Il ne faut pas avoir peur d’innover, mais il faut savoir gérer les risques en étant bien

informé! On ne se lance pas dans un projet d’AGR sans l’avoir bien évalué au départ! Avec un peu de rigueur et de détermination, tout le monde peut apprendre la base de la

comptabilité! Il existe plusieurs méthodes de faire connaître son AGR et de trouver des clients; il

faut les utiliser! Une AGR doit être planifiée et suivie pour être efficace et améliorer ses conséquences

positives!

Bonne chance !


12 Annexes

12.1 Canevas pour un microprojet (moins de 10 employés)

L’écriture d’un projet d’AGR présente quelques caractéristiques spécifiques qu’on ne retrouve pas, par exemple, dans un projet où on suggère des activités de prévention du VIH comme les thé-débats ou les théâtre forums. Il existe plusieurs modèles pour écrire un tel projet d’AGR, cette section en présente un, et il vous appartient de l’adapter selon vos goûts et vos besoins. L'animateur réseau ainsi que le gestionnaire de la MAS peuvent vous apporter de l'aide pour les aspects tants techniques que financiers de l'écriture de projets, si vous le souhaiter.

1. Fiche synthèse du ProjetNom de l’association, date, coordonnées et contact du ou de la président(e).2. Table des Matières3. Résumé du projet

1. Description et concept de l’AGR2. potentiel sur le marché (selon l’étude de marché)3. brève présentation de la cellule AGR et leurs compétences4. financement recherché et comment on compte l’utiliser

4. Introduction1. Contexte et Justification

Il s'agit de montrer au bailleur que vous avez fait de la recherche et que vous connaissez les données tant locales que nationales se rattachant à la réalité du VIH/SIDA et des conditions socioéconomiques des PVVIH au Burkina Faso.

2. Présentation de l'Association1. Historique2. Mission3. Principales activités (prévention, PEC, etc.)4. Expérience en AGR (s’il y a lieu)

1. compétences et ressources humaines existantes2. brève description des produits et services offerts3. avantage compétitif – pourquoi notre association se distingue?4. succès et leçons apprises

3. Description du projet d’AGR1. Objectifs

Que cherchez vous à accomplir avec cette AGR? Il peut être intéressant de séparer cette rubrique en deux sections, soit l'objectif général et les objectifs spécifiques. Ceux-ci peuvent être de l'ordre

2. Bénéficiaires cibles3. Activités prévues4. Techniques et Outils de Suivi-Évaluation

5. Analyse financière du projet Présuppositions (date de début du projet, taux de taxation, prévision des

ventes) Analyse de rentabilité Budget Compte d'exploitation prévisionnel

6. Sommaire et conclusions

ANNEXESo curriculum vitae du promoteur


o tout autre document que vous pensez utile

12.2 Canevas pour projets de petite et moyenne entreprise (plus de 10 employés)

Si votre association souhaite créer une AGR de la taille d'une petite et moyenne entreprise (c'est-à-dire, comptant plus de 10 employés), principalement dans le secteur secondaire (industrie, transformation des matières premières), on doit inclure plus d'informations que, par exemple, si on veut engager trois personnes à temps partiel pour faire de la réparation de vélos.Veuillez vous référer au canevas suivant pour un tel projet :

1. Fiche synthèse du ProjetNom de l’association, date, coordonnées et contact du ou de la président(e).

2. Table des Matières3. Résumé du projet

a. Description et concept de l’AGRb. potentiel sur le marché (selon l’étude de marché)c. brève présentation de la cellule AGR et leurs compétencesd. financement recherché et comment on compte l’utiliser

4. Introductiona. Contexte et Justification

i. Il s'agit de montrer au bailleur que vous avez fait de la recherche et que vous connaissez les données tant locales que nationales se rattachant à la réalité du VIH/SIDA et des conditions socioéconomiques des PVVIH au Burkina Faso.

b. Présentation de l'Associationi. Historique

ii. Missioniii. Principales activités (prévention, PEC, etc.)iv. Expérience en AGR (s’il y a lieu)

1. compétences et ressources humaines existantes2. brève description des produits et services offerts3. avantage compétitif – pourquoi notre association se distingue?4. succès et leçons apprises

c. Description du projet d’AGRi. Objectifs

ii. Que cherchez vous à accomplir avec cette AGR? Il peut être intéressant de séparer cette rubrique en deux sections, soit l'objectif général et les objectifs spécifiques. Ceux-ci peuvent être de l'ordre

iii. Bénéficiaires ciblesiv. Activités prévuesv. Techniques et Outils de Suivi-Évaluationvi. Brève analyse de l’industrie

vii. Processus d’entrée dans l’industrie et de régulation du gouvernement, sommaire de la technologie à utiliser, saisonnalité, influence de l’économie en générale sur cela

viii. Analyse du marchéix. Définition du marché, taille et croissance du marché, tendance du

marché, segmentation du marché s’il y a lieu, caractéristiques des clients potentiels, leurs besoins, comment ils prennent leurs décisions


d’achat par rapport à notre produit et comment notre association va se positionner dans tout ça

x. Analyse de la compétitionxi. Profil des principaux compétiteurs (présents et anticipés), avec leurs

produits et services et leur part de marché xii. Évaluation du produit du compétiteur, avec leurs forces et faiblessesxiii. Promotion, Marketing et Ventes

1. Produits offerts2. Mode de détermination du prix3. Mode de distribution des produits4. Stratégie de publicité (bouche à oreille, affiches, annonces dans

les médias, participation à des foires commerciales, partenariats, fidélisation des clients,

5. Prévision des ventesxiv. Gestion et Organisationxv. Description de l’équipe de l’AGR, avec description des compétences et

de l’expérience du personnel clé et organigrammexvi. Analyse des risques

xvii. Certains des risques les plus les plus communs sont : 1. L’augmentation de la compétition par imitation2. La perte d’un employé clé3. Changement des conditions économiques

5. Analyse financière du projet1. Présuppositions (date de début du projet, taux de taxation,

prévision des ventes) 2. Analyse de rentabilité3. Budget4. Compte d'exploitation prévisionnel

6. Sommaire et conclusions

ANNEXES- curriculum vitae du gestionnaire ou responsable de la - tout autre document que vous pensez utile


12.3 Exemple de Guide de Discussion pour les discussions thématiques de groupe

INTRODUCTION Présentez-vous. Dites aux participants que vous attendez d’eux qu’ils donnent

franchement et ouvertement leur avis, qu’il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse.

Assurez les participants de la confidentialité de l’entretien et dites-leur que l’entretien sera enregistré.

Invitez tous les participants à se présenter.

CONTEXTE GENERAL Pouvez-vous nous dire quelles sont vos activités ? Comment ont-elles évolué ces deux dernières années ?

GESTION DE LA TRESORERIE Quels sont les objets de vos principales dépenses ? Relevez ceux qui

exigent une sortie d’argent relativement élevée. Pour chaque dépense importante : comment réunissez-vous la somme

pour cette dépense ? Comment épargnez-vous ? (à domicile / auprès d’une institution),

CLARIFICATION : fréquence, montants ? Connaissez-vous des endroits où les gens épargnent ? Y avez-vous

recours vous-même ? Si oui, comment ? A quelle fréquence ? Dans quelle mesure ?

Quelles sont les avantages pour vous d’ épargner ?

POUR CHAQUE INSTITUTION FINANCIERE CONNUE : Quelles sont les règles et les conditions pour épargner dans cette

institution ? Quels sont les avantages ? Quels inconvénients y voyez-vous ? Quelles améliorations pourriez-vous suggérer ?

SI LA PERSONNE N’EPARGNE PAS DANS UNE INSTITUTION FORMELLE

Pourquoi n’épargnez-vous pas dans ces institutions ? Qu’est-ce qui pourrait vous amener à le faire ? Quelle serait pour vous le système idéal pour épargner ?

CONCLUSION Remerciez les participants et offrez-leur quelque chose (si les

circonstances s’y prêtent).


13 Références

Association l’Appel, AGR et Accès aux Soins : Guide de Condition de Mise en Place des AGR.

Coopération Américaine. www.microsave.org

Dayant, Armand, Manuel de Gestion, Volumes 1 et 2, Editions Ellipses – Agence Universitaire de la Francophonie, 2004

Programme Alimentaire Mondial, Etude de Faisabilité d’une Station privée de production d’alevins de carpe

Programme d’Appui au Développement Sanitaire. Manuel de Procédures de Gestion

Thiombiano, Boureima. Guide de Gestion Comptable des Associations.

Zanré, Jules. Manuel de Suivi-Evaluation des Activités de Lutte contre les IST/VIH/SIDA du RALIS de la Région des Hauts Bassins – Burkina Faso

Zongo, Daouda. Gestion comptable et financière d'une entreprise artisanale.


http://www.microsave.org/

Documents

1 · Web viewFormation en Gestion et Suivi des Activités Génératrices de Revenus (AGR) 26-28 mars 2007. Maison des Associations de Lutte contre le VIH SIDA (MAS)