10 DICAS PARA ADMINISTRAR BEM O SEU TEMPO

Pouca gente, na verdade, desperdiça tempo: simplesmente não o usam adequadamente. No entanto, podemos cultivar hábitos de valor inestimável. Percebendo que era um daqueles que não usavam o tempo eficazmente, comecei a aplicar na minha própria vida algumas das técnicas que observará. Aqui estão as 10 mais úteis que encontrei:

1- PLANEJE. Você necessita de um plano de ação para o seu dia. Caso contrário, usará o tempo de acordo com o que chegar na sua mesa, e acabará cometendo o erro fatal de lidar mais com problemas do que com oportunidades. Comece o dia elaborando um plano geral, com ênfase em duas ou três coisas de maior importância, que gostaria de realizar, inclusive aquelas que o ajudarão a atingir seus alvos de longo prazo. Lembre-se de que as pesquisas comprovam o que o bom senso nos diz: quanto mais tempo se gasta planejando um projeto, menos tempo se gasta para executá-lo. Não deixe que as ocupações de hoje roubem o seu tempo de planejamento.

2- CONCENTRE. De todos os princípios de administração de tempo, a concentração é o mais básico. As pessoas que têm problemas sérios quanto ao uso do tempo quase sempre estão tentando fazer um número excessivo de coisas de uma vez. Não é o total de tempo empregado num projeto que conta, mas o tempo gasto sem interrupções. Poucos problemas resistem a um ataque persistente; não muitos são resolvidos parceladamente.

3- FAÇA INTERVALOS. Trabalhar por períodos longos sem fazer intervalos de descanso não é fazer uso eficaz do tempo. A energia diminui, vem o tédio, a tensão e o stress se acumulam. A mudança, por alguns minutos, da atividade mental para uma atividade física – exercícios leves, dar uma volta pelo escritório, e até mesmo o levantar-se da cadeira para ficar de pé – pode trazer descanso. Entretanto, descansar mesmo é o melhor caminho, e não devemos pensar que um intervalo de “descanso” implique em mal uso do tempo. O descanso não somente aumentará a sua eficiência, como também aliviando a tensão lhe beneficiará a saúde. Tudo que contribui para a saúde é boa administração do tempo.

4- EVITE DESORDEM. Algumas pessoas têm um constante amontoado de papéis em suas mesas e supõem que de alguma forma os assuntos mais importantes virão à tona. Na maioria das vezes, a desordem impede a concentração e produz tensão e frustração – aquele sentimento de que está “pelo pescoço” de trabalho.

Sempre que sua mesa estiver se tornando caótica, separe tempo para reorganizá-la. Examine todos os papeis (use a cesta de lixo à vontade) e divida-os por categorias: 1) ação imediata; 2) pouca prioridade; 3) pendente e 4) material de leitura. Ponha o item de maior prioridade na lista no centro de sua mesa e guarde o resto. Lembre-se de que só pode pensar em uma coisa de cada vez e trabalhar uma só tarefa de cada vez; portanto, focalize toda a sua atenção naquilo que é mais importante. Uma nota final: limpar a mesa completamente ou, pelo menos, organizá-la todas as tardes deve ser parte da rotina diária. Dará ao próximo dia um bom começo.

5- NÃO SE ACANHE DE DIZER NÃO. De todas as técnicas de ganhar tempo, talvez a mais eficaz seja o uso freqüente da palavra NÃO. Aprenda a declinar, com tato, mas firmemente, todo pedido que não contribua para atingir seus alvos. Se mostrar que não está procurando fugir ao trabalho, mas economizar tempo para executar melhor a tarefa realmente importante, você terá boas possibilidades de evitar tarefas não produtivas. Não se esqueça que quem vive preocupado em não ofender aos outros, acaba por viver de acordo com as prioridades destes.

6- NÃO SEJA PERFECCIONISTA. Há uma diferença entre se esforçar por boa qualidade e lutar por perfeição. O primeiro é atingível, agradável e saudável. O segundo é freqüentemente inatingível, frustrante e tem um quê de neurótico. É também um enorme desperdício de tempo. A estenógrafa que torna a copiar uma carta comprida por causa de um erro trivial, ou o chefe que exige isso dela, beneficiar-se-ia bastante se examinassem a Declaração de Independência dos Estados Unidos: o escrivão daquele documento cometeu dois erros de omissão e incluiu as letras que faltavam nas entrelinhas. Se isso foi aceitável no documento que deu origem à liberdade norte-americana, certamente o será no caso de uma carta, que será lida de relance e depois arquiva ou jogada na cesta de papeis!

7- NÃO PROCRASTINE. A procrastinação é, em geral, um hábito profundamente enraizado. Podemos, porém, mudar nossos hábitos uma vez que adotemos o sistema correto. William James, o pai da psicologia americana, abordou tal sistema em sua conhecida obra “Princípios da Psicologia”, publicada em 1890. Funciona assim:

a) Decida que vai começar a mudar tão logo você termine este artigo, enquanto há motivação. Dar este primeiro passo imediatamente é importante.

b) Não tente fazer muitas coisas de imediato. Apenas obrigue-se a fazer agora uma coisa que você vem adiando. Depois, a partir de amanhã, comece o dia fazendo a coisa mais desagradável de sua agenda. Muitas vezes uma coisa pequena: uma confrontação com algum colega de trabalho; uma desculpa atrasada; um trabalho maçante que você deva fazer. Seja o que for, encarregue-se disso antes de começar a sua rotina matinal. Esse procedimento simples, pode dar-lhe a correta disposição para o dia. Um senso de satisfação lhe advirá de saber que, embora o dia mal tenha começado, você já se livrou da coisa mais desagradável do programa. Todavia, uma advertência é necessária: não faça exceções. William James comparou a exceção ao ato de enrolar uma bola de barbante: um simples escorregão pode desfazer o que levou muitas voltas para conseguir. Seja severo consigo mesmo durante os primeiros minutos de cada dia, por duas semanas e prometo-lhe um novo hábito de valor inestimável.

8- APLIQUE CIRURGIA RADICAL. Atividades que desperdiçam tempo são como o câncer. Sugam a vida e tendem ao crescimento. A única cura é a cirurgia radical. Se você está gastando tempo em atividades que o entediam, desviam-no dos seus objetivos reais e minam-lhe a energia, corte-as de uma vez por todas. Esse princípio aplica-se aos seus hábitos, rotinas e atividades particulares, como também àqueles associados ao seu trabalho. Verifique sua agenda, suas atividades particulares, sua lista de leitura, seus hábitos de assistir televisão e elimine tudo aquilo que não lhe dá aquele sentimento de realização ou satisfação.

9- DELEGUE. Um exemplo muito antigo de falha em delegar responsabilidades encontra-se na Bíblia. Moisés, tendo liderado o povo no êxodo do Egito, ficou tão impressionado com seu próprio conhecimento e autoridade que insistiu em decidir pessoalmente toda a controvérsia que surgia em Israel. Vendo que isto era uso deficiente do tempo de líder, seu sábio sogro, Jetro, recomendou um tratamento duplo: 1) educar o povo com relação às leis; 2) selecionar líderes capazes e dar-lhes completa autoridade sobre assuntos de rotina, o que deixaria Moisés livre para concentrar-se nas decisões mais importantes. O conselho ainda é válido. Você não precisa ser um líder político ou executivo de alguma companhia para delegar. Pais que não delegam serviços caseiros a seus filhos, prejudicam a si mesmos e a eles. Administração de um grupo de escoteiros pode tomar tanto tempo quanto a administração da General Motors, se o líder tenta fazer tudo sozinho. Uma advertência: dar aos subordinados trabalhos que nem você nem qualquer outro quer fazer, não é delegar, mas designar tarefas. Aprenda a delegar trabalhos que desafiam e são recompensadores, juntamente com a autoridade suficiente para a tomada das decisões necessárias. Isto pode ajudar-lhe a Ter mis tempo livre.

10- NÃO SEJA UM TRABALHADOR INVETERADO. A maioria dos executivos de sucesso que conhece trabalham muitas horas; porém, não deixam o trabalho interferir nas coisas da vida que realmente são importantes, tais como a família, os amigos e a pesca. Isto os diferencia dos trabalhadores inveterados, que fazem do trabalho um vício, da mesma forma que outros usam o álcool. Os sintomas do vício do trabalho se manifestam na recusa de tirar férias, na incapacidade de se esquecer do serviço nos fins de semana, na pasta abarrotada e em se ter uma esposa e filhos que são praticamente estranhos. O aconselhamento pode ajudar a enfrentar tais problemas. Mas, para principiantes, faça você mesmo seu próprio aconselhamento. Pergunte-se se o trabalho até altas horas da noite está-lhe afetando a saúde. Perguntes-se onde a família entra na sua lista de prioridades; se estiver dando o bastante de sí mesmo à sua esposa e filhos, e se está iludindo a si mesmo ao alegar que os sacrifícios que está fazendo são realmente para eles.

A boa administração do tempo é, antes de tudo, a percepção de que hoje é o único tempo de que dispomos para trabalhar. O passado irremediavelmente se foi, o futuro é apenas um conceito.

O passado é um cheque já descontado. O futuro é uma Nota Promissória.O presente é dinheiro vivo. Use-o*Condensado de “Getting Things Done”, de Edwin C. Bliss