10 mensajes que los empleados necesitan escuchar de sus
patronos
10 mensajes que los empleados necesitan escuchar de sus
patronos12 de agosto de 2010
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Un poco de trasfondoLos mensajes y los mediosBuenas
prcticasAlgunas recomendaciones adicionales
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Lo que compartiremos contigo hoy
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Comunicacin internaEl conjunto de prcticas y mtodos, formales e
informales, que las organizaciones ponen en vigor para mantener el
contacto con sus empleados, buscando el entendimiento y
cumplimiento de expectativas de ambas partes.
Por qu es tan importante en estos tiempos EngagementRetencin
Cuesta menos mantener un empleado que adiestrar uno nuevoCosto de
AtraccinTiempo de AdiestramientoCurva de aprendizaje
ProductividadCuando no das informacin, se la inventanSon los
primeros embajadores de la marcaLa pueden levantar o destruir
Retencin mayor el costo de conseguir uno nuevo, pues requiere un
proceso de reclutamiento, adiestramiento y un tiempo de aprendizaje
(learning curve). Adems, dependiendo del empleado(s), puede afectar
la moral del resto del grupo y eso a su vez impacta la
productividad.
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Qu nos encontramosComunicacin enfocada en aspectos de recursos
humanosBrecha en gerencia media/supervisoresEmpleados de piso no
reciben informacin; No existe estructura para manejar el feedback
Responsabilidad de la comunicacin es de la alta gerenciaNo todos se
sienten capacitados para comunicar, ni entienden que es parte de su
responsabilidad Medios principales: boletines, asambleas
generalesPlasmas y electrnicos poco a poco entrando en el
ruedoContenido de los boletines ms social, no necesariamente
relevante al negocio
Algunos datos relevantesPrimera encuesta comparativa de prcticas
de comunicacin interna en Puerto RicoInformacin sobre tipos de
mensajes que se comunican, medios utilizados y la relacin entre
ambosAdems: Frecuencia y claridad de la comunicacinEstructura de
comunicacin
A qu nivel se maneja
Estructura de comunicacin
Quin maneja la comunicacin
Quin es el portavoz
Temas que impactan la productividad
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Otros datos importantesEl 70% define sus mensajes como claros El
84% dice ofrecer oportunidades de trabajo comunitario a sus
empleados.21% no tiene un plan de comunicacin para el manejo de
crisisDe hecho, una de las empresas expres que no ha habido la
necesidad.72% dice estar midiendo la efectividad de sus esfuerzos
de comunicacinEncuestas y grupos focales son los instrumentos
preferidos
La brecha
MetasMi futuro
La brecha
EstrategiasMi trabajo
Mis metas
La brecha
$$$
Mis colegas
La brecha
Polticas corporativas
La brecha
Re-estructuracinMi familia
Los mensajes del patrono deben contestarQu significan para m
como empleado?
Debo preocuparme? Por qu?Los mensajes del patrono deben
contestar
Qu papel juego en todo esto?Los mensajes del patrono deben
contestar
Cmo s que vamos en la direccin correcta? Que nos mantenemos en
curso?Los mensajes del patrono deben contestar
Quin es quin y cul es su papel?Los mensajes del patrono deben
contestar
Qu es lo prximo?Los mensajes del patrono deben contestar
1)Misin, visin, objetivos y metasLo que significa para la
empresaLo que puede traducir el empleadoCmo lo decimos
efectivamenteSolidez, futuro, ingresosEmpleo seguro? Cules son mis
tareas? Qu tengo que hacer? Qu florida esa oracin!Con acciones
concretas, mediblesOlvida la palabrera sofisticada, pero poco
prctica y til. Si posible, hzlos parte del diseo. Ms all de ponerlo
en la pared, que lo puedan hacer realidad
Experiencia con Inter, Auxilio, en la que ellos disearon su
misin y visin por departamento y se sienten engaged.24
2)Expectativas de productividadLo que significa para la
empresaLo que puede traducir el empleadoCmo lo decimos
efectivamenteCunto vamos a ganar a final de aoQu tengo que hacer
yo? Est seguro mi empleo? Cundo me van a dar de bono / incentivo o
de aumento? Vocabulario simpleCLAVE: MEDIBLEVisualesConsistencia en
el mensaje repetir para recordar
Bien importante que te asegures de que los empleados entienden
CLARAMENTE el significado y lo que se espera de ellos. Los
problemas mayores surgen cuando esto no est claro.25
3) DesempeoLo que significa para la empresaLo que puede traducir
el empleadoCmo lo decimos efectivamenteCunto t individuo/grupo
aportas a nuestro xitoTengo empleo seguro? Me van a dejar
progresar? Qu tengo que sacrificar (tiempo/familia)? Cules son los
incentivos que me van a dar para mejorar?Converso con, no hablo
aVocabulario positivo y constructivoAcciones
mediblesSeguimiento
Uno de los problemas aqu en trminos de comunicacin y
entendimiento, es que el empleado entienda que su desempeo est de
acuerdo con lo esperado. Por eso es tan importante asegurarte de
que el tema de la expectativa de productividad queda meridianamente
claro y que hay documentacin que sustenta la conversacin. 26
4) Medicin y mtricasLo que significa para la empresaLo que puede
traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteProgreso hacia la
consecucin de metasImpacto en salario, en bonificaciones (si
acordadas)Voy bien, me aumentarn el bono?Visuales
simplesComunicacin peridica
5) Direccin del negocioLo que significa para la empresaLo que
puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteTe lo
comunico para saber tu compromiso hacia la empresa (identificar
engagement) Y cul es el compromiso para la empresa hacia m como
empleado? Claro, simpleCompartir informacin sobre planes futuros.
Empleado debe poder identificarse con esa realidad, alinearse con
las metas del negocio
6) NotificacionesLo que significa para la empresaLo que puede
traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamentePueden ser varias:
crisis, crecimiento, resultados, celebraciones,
reconocimientosajustes
Celebramos o lloramos? Cmo me afecta positiva/negativamente,
seguridad de empleo, cambiosTransparenciaEl empleado siempre debe
enterarse primero que los dems, sea bueno o malo
7) UpdatesLo que significa para la empresaLo que puede traducir
el empleadoCmo lo decimos efectivamenteProductos nuevos, cambios de
gerencia, cambios en polticas, ajustes, integracionesExpansin
Ms trabajo o ms chavitos? Ms tiempo y ms sacrificio personal?De
manera clara, ofreciendo tanta especificacin como sea posible
(fechas, cantidades, por ejemplo)
8) Integracin comunitariaLo que significa para la empresaLo que
puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteAceptacin,
buena voluntad, empleados como embajadores
Ms trabajo fuera de horas laborables y sin pagaQu pantalones!
Por qu no lo hacen ellos?Claro en la expectativaNo obligar, sino
motivar
9) Industria, gobiernoLo que significa para la empresaLo que
puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteSeguridad de
permanencia en lugar, crecimiento industria, competencia
No me interesaEduco, informo, comparto, atraigo apoyoLenguaje
simple
10) Mejores prcticasLo que significa para la empresacLo que
puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteRepetir lo
que otros han hecho y les ha llevado al xito. Reduccin en costos,
agilidad de procesos, aumento en clientes, mejoras en calidad
Cul es el invento? Me van a cambiar mi manera de hacer el
trabajo? No es crtica a la forma actual, sino compartir la
posibilidad de mejorarConsistencia
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Mensajes clarosLas 5 cs de los mensajes a tus empleados
Claridad No jerga, no ambiguedad, terminologa tcnica explicada,
no mensajes entre lneas
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Mensajes crebles Las 5 cs de los mensajes a tus empleados
CredibilidadHace sentido o hay algo en la palabrera que mina
credibilidad? Apoyado por datos verificables? Confirmaste
efectividad del mensaje con un empleado?CredibilidadHace sentido o
hay algo en la palabrera que mina credibilidad? Apoyado por datos
verificables? Confirmaste efectividad del mensaje con un
empleado?
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Mensajes concisosLas 5 cs de los mensajes a tus empleados
ConcisoPuedes eliminar algo? Reducir el texto? Limitaste los
mensajes a lo necesario? O le aadiste flowering?
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Mensajes constructivosLas 5 cs de los mensajes a tus
empleados
ConstructivoEs noticia nueva/importante? Est expresado de manera
positiva/activa? Tiene alguna relacin con las metas/objetivos,
expectativas? Mejor an, lo comunica una voz humana?
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Mensajes Climticos
Las 5 cs de los mensajes a tus empleados
ClimticoOportuno
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Moderada
Alta
Baja
Riqueza de informacin
FormalComunicacin cara a caraReuniones de grupo, seminarios y
talleresInformal Comunicacin cara a cara
Boletn, vdeos, plasmas, Emails, tablones de edictosExpandir,
mejorar e integrar calidad as como la variedad de canales de
comunicacin para garantizar que el mensaje se acomoda bien dentro
del medio y llega efectivamente a la audienciaCanales de
comunicacin
Recomendacin de medios de acuerdo al mensajeMensajesUno a
unoGrupo pequeoAsambleaPlasma, intranetBoletn
(electrnico/impreso)emailMisin visin, objetivos111222Expectativas
de productividad1112Desempeo11Medicin112333Direccin del
negocio111Notificaciones111111Updates111111Comunidad1111Industria y
gobierno111Mejores prcticas1111
AwarenessUnderstandingAcceptance
InvolucrarComprometerClarificarInformarFormalInformal
Boletines newslettersMensualesReuniones funcionalesBi-semanales
o semanalesReconocimientos
Reuniones funcionales PlasmasIntranetComunicacin uno a
unoAnualActualizacionesTrimestralesEsfuerzos comunitariosLos
canales de acuerdo al mensaje
Buenas prcticas de comunicacin interna
Provee direccin y la gente lo conoce.El lder es visible para los
empleados
El lder es visible43
Mensaje
Audienciainterna
Audiencia interna
Audiencia internaSe le da la misma importancia a la
comunicacin
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Alta gerencia
Feedback
Feedback
Feedback
Feedbackcomo al feedback
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FEEDBACK
Supervisor
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Lder
LderTienen sistemas de cascada efectivosFEEDBACK
Presidente SupervisorLos responsables de la comunicacin son
evaluados por esa responsabilidad
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Celebran los logros con sus empleados
Celebracin y reconocimiento por el desempeo grupal e
individual
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Ofrecen explicaciones mejores y ms frecuentes=
Y logran mejores resultados de negocio
Realizan sesiones de planificacin estratgica fuera de la
oficina
Tienen sesiones de planificacin estratgica, y brainstorming
fuera de la oficina.49
A todos los niveles y con distinto nivel de complejidad y
detalleComparten las decisiones ejecutivas
Baja la informacin de manera apropiada y pertinente. Quieres
hacerlos partcipes, pero no crear un caos. 50
Antes de enviar un mensajeAsegrate de que El equipo est de
acuerdo en cules son los mensajesLos mensajes son importantes para
los empleadosTanto t como el equipo conocen la audiencia
internaEsts seguro de que seleccionaste los canales correctosTodos
los miembros conocen su funcin como comunicadoresSe
supervisar/evaluar la efectividad en la recepcin del mensajeHay un
canal de retroalimentacin (feedback) abierto y disponible
Al final del da, sto es lo que queremos evitar
Algunos artculos interesantes sobre comunicacin interna
http://managementhelp.org/mrktng/org_cmm.htmhttp://www.idea.gov.uk/idk/core/page.do?pageId=7816302http://performance-appraisals.org/Bacalsappraisalarticles/articles/comstrat.htmhttp://ezinearticles.com/?Internal-Communication:-12-Essential-Elements&id=12286
www.innovams.comGracias!Dmelo, y se me olvidar. Demustramelo y
lo recordar. Involcrame y lo entender. Confucio
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