10 points cl©s pour r©ussir votre premier projet ERP ERP.pdf  L’ERP constitue le socle du syst¨me

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  • 10 points clspour russirvotre premierprojet ERP

    L E S G U I D E S S A G EP O U R L A G E S T I O N D E V O T R E E N T R E P R I S E

  • LERP constitue le socledu systme dinformationde lentreprise.

    Il a pour finalit une gestion interactive de tous

    ses mtiers (gestion comptable et financire,

    gestion de la production, gestion des ventes...)

    au travers de la centralisation, du partage, de

    lanalyse et de la consolidation de linformation

    stratgique.

    DfinitionLERP

    2 10 points cls pour russir votre premier projet ERP

  • L es entreprises qui, comme vous, projettent dinvestir pour la premire fois dans un ERP sont de plus en plus nombreuses. Les raisons qui vous poussent au changement sont nombreuses :

    Vous appuyer sur un systme unique et cohrent,

    Prendre en compte vos spcificits mtiers,

    Centraliser les informations et faciliter leur circulation,

    Organiser les flux dinformations internes et externes,

    Disposer de fonctions de pilotage et danalyse dcisionnelle,

    Prendre des dcisions plus rapides grce des donnes centralises.

    Votre objectif final reste le mme : gagner en productivit tout en matrisant le dveloppement de votre entreprise.

    Avec votre nouvel ERP, vous allez accompagner votre croissance. Avant cela, il va vous falloir

    russir sa mise en place, ce qui ncessite rflexion et rigueur. La mthodologie de mise en oeuvre

    devient alors stratgique. Ce guide va vous aider dans vos choix, vos mthodes et votre rflexion

    chaque tape de votre projet ERP, tout en respectant les fondamentaux suivants :

    Rpondre la stratgie de lentreprise et ses enjeux,

    Prendre en compte ses spcificits (mtiers, organisation...),

    Dfinir et contrler lenveloppe budgtaire et les dlais,

    Garantir une architecture matrielle adapte,

    Permettre lappropriation par les utilisateurs du systme mis en place.

    Je vous propose une mthode en dix points cls, qui a dj fait ses preuves chez nos 2400

    clients, en France et linternational.

    Bonne lecture.

    Christophe LetellierDirecteur Gnral

    Division Moyennes et Grandes Entreprises de Sage

    EN AMONT MISE EN UVRE ET APRES

    3

  • 1

    La socit SFERE BM est issue de la fusion de 2 socits. Nous recherchions un ERP adapt

    notre nouvelle taille, rpondant nos problmatiques mtiers, qui soit pr-paramtr et capable de

    grer une structure multi-socits et

    multi-sites. Ces diffrents lments sont essentiels pour une mise en uvre rapide et pour la

    matrise de notre budget.

    4

    EN AMONT

    DFINISSEZ PRCISMENT VOTRE PROBLMATIQUE

    Les raisons qui poussent squiper dune solution ERP ou en changer sont nombreuses, dautant

    que votre entreprise doit en permanence sadapter son cosystme (spcificits mtiers, partenaires,

    fournisseurs, etc) et lvolution de la rglementation. Les enjeux les plus rcurrents sont :

    Loptimisation de la circulation de linformation,

    Une meilleure cohrence et un plus grand partage des donnes,

    Lintgration du systme dinformation,

    Lvolution du SI pour laligner sur vos nouveaux besoins,

    Une facilit de maintenance et dhomognisation du systme (SOA).

    La premire tape de tout projet ERP consiste donc dfinir prcisment votre problmatique mtier,

    en intgrant une vision moyen terme.

    LObjEcTIf ? Trouver une solution qui rponde vos besoins actuels et qui soit suffisamment volutive pour accompagner vos enjeux et objectifs futurs.

    Stphane DELON,

    Directeur Gnral de SFERE BM

    10 points cls pour russir votre premier projet ERP

  • Jusqualors, le groupe Csar tait un ensemble de PME, travaillant chacune avec des process

    propres et utilisant des systmes de codification diffrents. Le fait dappartenir un mme ensemble

    napportait aucun bnfice, bien au contraire. Un exemple : lorsquun produit demand tait

    manquant en France, nous ne pouvions pas savoir - ou alors au prix dune enqute fastidieuse -

    sil restait du stock en Allemagne parce que les codes produits ntaient pas les mmes dun pays

    lautre. Autre exemple : notre usine de Madagascar fabrique des costumes de Spiderman pour

    lAngleterre et lItalie ; chacune de ces deux filiales avait lhabitude denvoyer son propre patronage ;

    lusine devait donc modifier sa chane de fabrication alors quen dfinitive les costumes livrs taient

    quasiment identiques...

    Un nouveau schma directeur a donc t adopt, prvoyant la mise en place dun ERP commun

    ctait en quelque sorte lpine dorsale du projet.

    Bertrand BOUNIOL,

    Directeur des Systmes dInformation du Groupe CSAR

    Bruno GUIRAUD,

    Responsable Informatique dALTRAD sur le Site

    de Florensac

    La maintenance de nos applications maison tant devenue trs difficile, nous navions plus le

    choix : soit il fallait tout rcrire, soit opter pour un progiciel du march.

    DES probLmAtIqUES bIEn DfInIES

    5

  • FORMALISEZ VOS BESOINS PAR CRIT

    Peu de PME rdigent leurs besoins au travers dun cahier des charges, avant de dbuter leur recherche

    dERP. Cette tape est pourtant cruciale sous peine de faire purement et simplement chouer le

    projet. Ce document est le premier pas vers un projet matris, car les enjeux sont multiples.

    Le premier impratif consiste dcrire les spcificits mtier de votre entreprise :

    Quels sont les processus cls de votre entreprise ?

    Quelles sont les particularits de votre secteur dactivit ?

    Avez-vous plusieurs sites interconnects, y compris linternational ?

    Quelles sont les spcificits de vos clients et fournisseurs ?

    Quelle est votre architecture informatique aujourdhui ?

    Vous permet-t-elle dvoluer sereinement ?

    Vos systmes de planification vous apportent- ils toute la visibilit ncessaire ?

    Disposez-vous de tous les indicateurs pour suivre votre performance ?

    Bref, il vous faut dresser un portrait la fois synthtique et prcis, afin de prendre en compte toutes

    les particularits de votre organisation.

    Deuxime impratif : poser clairement vos objectifs, sans vous rsumer il faut que a marche,

    ni rdiger votre lettre au Pre Nol. Il suffit dexposer prcisment et simplement vos besoins - et non

    pas vos envies - en tant trs clair sur le primtre fonctionnel souhait. Ne laissez aucune ambigut !

    la cl : une bonne comprhension ds le dpart par le prestataire que vous aurez choisi.

    Encore une fois, il est important dintgrer une vision moyen terme : aurez-vous besoin dans les

    mois ou annes venir dune gestion multisocit ou multisite par exemple ? La rdaction du cahier

    des charges peut galement tre ralise par un cabinet de consultants, ceux-ci apportant une vision

    complmentaire dans le cadre de la conduite du changement.

    2

    6

    EN AMONT

    CONSEIL RDIGEZ VOS BESOINS ET INTGREZ UNE VISION MOYEN TERME.

    Votre priorit est que votre nouvel ERP rponde vos besoins prsents. compte tenu de sa dure de vie estime dix ans, il est ncessaire que votre progiciel intgre, ds le dpart, les fonctionnalits dont vous aurez potentiellement besoin moyen terme. Lenjeu ? bnficier dune solution prenne, adapte vos besoins et votre croissance, sans rinvestissement majeur.

    10 points cls pour russir votre premier projet ERP

  • 3 IMPLIQUEZ LA DIRECTION ET LES UTILISATEURSComme dans tout projet, limplication forte de la Direction est une condition sine qua non de russite.

    Outre limpulsion du projet, la Direction joue un rle trs important de pilotage et darbitrage. Pour

    autant, un projet ERP ne doit pas tre vcu comme une dcision verticale, impose tous.

    La constitution dun groupe projet est fondamentale.

    Il runira, autour du chef de projet, un ou plusieurs utilisateurs cls, ainsi que des reprsentants, le

    cas chant, de votre quipe informatique. Ce groupe sera le garant de la russite du projet et de

    latteinte des objectifs. Il aura 4 grandes priorits :

    Toujours penser systme cible , cohrence des flux et non systme davant,

    Dfinir trs clairement les rles de chacun,

    Permettre ce groupe de recevoir in-fine le transfert de comptences,

    Veiller ce que le groupe communique tant avec les utilisateurs finaux quavec la Direction

    pour accompagner le changement.

    Enfin, limplication des utilisateurs finaux est essentielle, dune part, grce lcoute de leurs besoins

    ralistes et de leurs attentes (qui peuvent tre recueillis grce un mini audit), dautre part, en communi-

    quant avec eux de manire rgulire et prcise, afin dviter le rejet pur et simple du produit larrive.

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    CONSEIL DMYSTIFIEZ LERP AU SEIN DE VOTRE ENTREPRISE.

    Il est important que le groupe projet et la Direction rassurent les futurs utilisateurs, en leur expliquant ce quest un ERP, en les informant rgulirement sur lavance du projet et sur la faon dont ils seront concerns. De cette faon, le projet aura une meilleure adhsion au sein de lentreprise.

  • CHOISISSEZ BIEN LE PROGICIEL ET SON DITEUR

    Le progicielIl sagit de caractriser loffre de la manire la plus prcise possible laide de plusieurs critres :

    La technologie mise en oeuvre : est-elle ouverte ? standard ?

    La maturit de loffre,

    Le primtre et la profondeur fonctionnels,

    La simplicit dutilisation et de mise en oeuvre et les possibilits de paramtrage,

    la cl : une adaptation optimale de loutil vos spcificits,

    Le degr dappropriation de la solution grce un transfert de comptences,

    un cycle de formation des utilisateurs et une documentation complte (y compris technique),