BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

KHOA KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

BÁO CÁO THỰC TẬP

NHẬN THỨC

Tên Cơ quan thực tập : Công ty TNHH DV và TM

Kỹ Thuật Đức Nhân

Thời gian thực tập : Từ 07/01/2013 đến 17/3/2013

Người hướng dẫn : Phạm Xuân Thành

Tên sinh viên thực tập : Võ Xuân Hùng

Lớp : NL 101

Tháng 3 /Năm 2013

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

KHOA KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

BÁO CÁO THỰC TẬP

NHẬN THỨC

Tên Cơ quan thực tập : Công ty TNHH DV và TM

Kỹ Thuật Đức Nhân

Thời gian thực tập : Từ 07/01/2013 đến 17/3/2013

Người hướng dẫn : Phạm Xuân Thành

Tên sinh viên thực tập : Võ Xuân Hùng

Lớp : NL 101

Tháng 3 /Năm 2013

Trích yếu

Trong học kì 12.1B vừa qua tôi đã đến thực tập tại công ty dịch vụ và thương

mại kỹ thuật Đức Nhân, một công ty về lắp đặt và sữa chữa máy vi tính. Đây cũng là

lần đầu tiên tôi được thử sức trong môi trường làm việc và chính vì thế mục tiêu của

tôi là phải cố gắng học hỏi kinh nghiệm và biến nó trở thành hành trang có ích để giúp

tôi hoàn thiện bản thân hơn. Vì chuyên ngành của tôi là quản trị nhân sự nên tôi sẽ tìm

hiểu về sự vận hành và phát triển về một công ty, ví dụ như : cách tuyển dụng, môi

trường làm việc, thái độ của nhân viên,các chế độ lương thưởng.

Cùng với đó, công việc chính của tôi sẽ là quản lý sắp xếp các chứng từ hóa

đơn,sổ sách và tính giá các mặt hàng cho công ty.Sau hơn 4 tuần thực tập, điều đầu

tiên tôi học được chính là bất kì với một công việc nào ,tôi phải luôn luôn tập trung và

bình tĩnh thì mới đi đến thành công,thái độ của một nhân viên đối với công việc là rất

quan trọng,tôi thấy bản thân phải rèn luyện rất nhiều để có thể trở thành một nhân viên

giỏi sau này. Mỗi ngày thực tập, tôi lại tiếp xúc với những tình huống khác nhau và

học hỏi từ những nhân viên trong công ty, tôi lại tích lũy thêm được vốn sống cho bản

thân. Mặc dù vẫn có những điều tôi chưa làm được và chưa thực thiện một cách suôn

sẽ.Nhưng tôi hi vọng bản thân nếu có cơ hội sẽ làm tốt hơn và hoàn thiện hơn .

Lời cảm ơn

Tôi xin cảm ơn bà Phạm Thị Thu Trang và toàn thể nhân viên trong công ty đã

nhiệt tình giúp đỡ và tạo kiện để tôi hoàn thành khóa thực tập nhận thức tại công ty.Vì

đây là lần đầu tiếp xúc với môi trường làm việc nên còn nhiều bỡ ngỡ và chưa thích

nghi tốt. Nhưng vời sự tân tình giúp đỡ cũng như chỉ bảo tôi đã hoàn thành khóa thực

tập nhận thức .Xin chân thành cảm ơn.

Nhận xét của ngƣời hƣớng dẫn

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

………………….

Mục lục

Trang

Trích yếu .................................................................................................................I

Lời cảm ơn ............................................................................................................. II

Nhận xét của ngƣời hƣớng dẫn .......................................................................... III

Mục lục ................................................................................................................ IV

Danh mục các bảng biểu, hình ảnh/đồ thị, ký hiệu, chữ viết tắt ...................... V

Nhập đề ................................................................................................................. 1

1. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP ........................................................... 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty ..................................................... 2

1.2 Sơ đồ tổ chức công ty .................................................................................. 2

1.3 Các phòng ban và chức năng ...................................................................... 3

1.4 Lĩnh vực hoạt động ..................................................................................... 4

2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HCVP TẠI CÔNG TY .................................. 6

2.1. Tổng quan về công tác hành chính văn phòng ........................................... 6

2.2. Thực tiễn .................................................................................................... 9

2.2.1 Thực trạng tinh thần làm việc tại phòng hành chính ....................... 9

2.2.2 Những công việc được giao ............................................................. 9

2.2.3 Các công việc hỗ trợ phòng ban khách ........................................... 11

3. GIẢI PHÁP ...................................................................................................... 11

3.1 Xây dựng các khóa đào tạo cho nhân viên ................................................ 11

3.2 Tổ chức các hoạt động ngoại khóa............................................................. 11

3.3 Lập web riêng cho công ty ......................................................................... 12

Kết luận ................................................................................................................ 13

Tài liệu tham khảo ............................................................................................... 14

Danh mục các bảng biểu, hình ảnh/đồ thị, ký hiệu, chữ

viết tắt

1/ Hình 1.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty TNHH DV-TM KT Đức Nhân

2/ Hình 2.1 : Phòng làm việc phòng Hành chính tổ chức

Nhập đề

Với một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường và chưa có kinh nghiệm thực

tế trong công việc, kiến thức chỉ là bài giảng lý thuyết để khái quát những vấn đề và

các kỹ năng của một doanh nghiệp, chưa có những áp lực thực sự để tôi có thể đánh

giá bản thân tôi đang ở đâu và biết tôi đã có và còn những thiếu sót để dần hoàn thiện

bản thân.Vì vậy, đợt thực tập nhân thức được coi là bước đệm để tôi có thể thử sức và

vận dụng hết khả năng mình có vào thực tiễn, chuyên ngành cũa tôi là quản trị nhân sự

nhưng trong đợt thực tập này tôi quyết định chọn làm ở vị trí nhân viên hành chính,

nhận thấy còn nhiều thiếu sót về mảng kiến thức chuyên ngành nên tôi chọn vị trí này

để một mặt tôi có thể tiếp xúc một nghề mới và tự tin hơn. Ngoài ra, tôi xác định qua

đợt thực tập có thể học hỏi được các kỹ năng làm việc và nhân thức về một công việc

là như thế nào, không đi quá sâu vào chuyên ngành học mà tiếp thu học hỏi kinh

nghiệm thực tiễn là chủ yếu.

Trong hơn hai tháng thực tập trong học kì 12.1B tại công ty kỹ thuật Đức Nhân, làm

việc ở vị trí nhân viên hành chính, tôi đã tự đặt ra các mục tiêu cho chính bản thân

mình:

1.Hội nhập vào môi trường thực tế của doanh nghiệp, qua đó tôi có thể nắm bắt

và hiểu được các hoạt động chức năng của một nhân viên hành chính và của doanh

nghiệp.

2.Vận dụng những kiến thức đã học vào công việc được giao và hỗ trợ những

công việc khác.

3.Tiếp thu học hỏi từ những nhân viên kinh nghiệm hơn và tự làm những công

việc ngắn hạn hay thời vụ để doanh nghiệp không cẩn tuyển những nhân viên toàn

thời gian.

4.Cố gắng thích nghi với môi trường làm việc một cách tốt nhất kêt hợp với

thái độ làm việc cách ứng xử trong doanh nghiệp và tác phong khi làm việc.

Đó chính là những mục tiêu tôi tự đặt ra trong thời gian thực tập nhận thức,với

những kiến thức sẵn có tôi tự tin sẽ hoàn thành tốt cộng việc được giao.

1. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH dịch vụ và thương mại kỹ thuật Đức Nhân.

Trụ sở: 97 Nguyễn Văn Lượng, phường 17, quận Gò Vấp, TPHCM.

Điện thoại: 0982517051

Fax: (08)39847612

1.1/ Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty TNHH dịch vụ và thương mại kỹ thuật Đức Nhân là một trong những

công ty máy tính có quy mô vừa và nhỏ. Với hơn 5 năm thành lập và hoạt động cùng

một khối lượng công việc khá lớn như: Chuyên cung cấp các sản phẩm thiết bị văn

phòng, tin học,các dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa máy tính, máy in, thay mực

máy in, lắp đặt các thiết bị và hệ thống mạng…v.v. Cho tới nay công ty đã góp một

phần rất lớn vào sự phát triển của Nghành công nghệ thông tin của thành phố Hồ Chí

Minh nói riêng cũng như của cả nước nói chung. Vào thời điểm đó Công ty là một

trong những nhà cung cấp hàng đầu các thiết bị máy tính và các giải pháp hệ thống

mạng trên thị trường Việt nam.Trải qua một quá trình hoạt động và phát triển Công ty

đã ngày một lớn mạnh và chứng tỏ được sự phát triển bền vũng trong những giai đoạn

đầy khó khăn trên thị trường ở Việt nam. Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã có

những thành tích rất đáng khích lệ trong thị trường máy tính ở Việt nam và đã có

những xây dựng được những mối quan hệ chặt chẽ với các khách hàng, các nhà sản

xuất và các bạn hàng trên thị trường. Với thế mạnh cung cấp các giải pháp mạng, các

hệ thống đa phương tiện và các sản phẩm mạng cũng như thiết bị máy tính. Với một

quá trình ra đời và phát triển lâu đời, kế thừa những kinh nghiệm trong quá trình hoạt

động và với một đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lực Công ty đã tự khẳng định

mình và dẫn trở thành một đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các giải pháp mạng

các thiết bị máy tính trên thị trường Việt nam.

1.2/ Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

Hình 1.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty TNHH DV-TM KT Đức Nhân

1.3/ Các phòng ban và chức năng

Bộ phận hành chánh -tổ chức

- Tuyển dụng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

- Phân tích đánh giá nguồn nhân lực

- Chính sách lương bổng, đãi ngộ, y tế

- Chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác tổ chức nhân sự với công ty.

- Phục vụ công tác hành chánh nhằm giúp lãnh đạo và các bộ phận khác thuận lợi

trong công tác.

- An toàn lao động, quản lý bảo vệ các loại tài sản của công ty,an ninh trật tự, đảm bảo

các mối quan hệ chính quyền.

- Chấp hành nội quy và các tồ chức chủ trương của ban giàm đốc.

Bộ phận kế toán

- Quản lý thu chi, kiểm tra hạch toán, kế toán theo đúng nhiệm vụ được giao.

- Thông báo cho ban giám đốc những khoản thu chi gây bất lợi cho công ty, đồng thời

Thủ

quỹ

Dịch

vụ

Phòng Hành chính –Tổ

chức (Nơi thực tập)

Phòng

Kinh

doanh

Chă

m

sóc

KH

Văn

thư

Quản

lý

CL

Phòng

Kế Tóan

Kỹ

thuật

Giám

Sát

Quản lý chất

lương & CSKH

Tuyển

dụng

Lễ

tân

KT

Bộ

phận

Giám đốc

Giám đốc

phối hợp với các phòng ban để phát triển khả năng kinh doanh.

Bộ phận kinh doanh

- Tìm kiếm những hợp đồng cho công ty

- Quảng bá và tìm chỗ đứng thương hiệu

- Đảm nhận vai trò bán hàng thuyết phục khách hàng và nhận được sự tin tưởng của

khách hàng.

Bộ phận quản lý chất lƣợng, chăm sóc khách hàng

- Tư vấn Khách hàng về Sản phẩm và Dịch vụ của Công ty

- Tiếp nhận và làm đầu mối để giải quyết các khiếu nại của Khách hàng

- Huấn luyện nhân viên trong bộ phận nâng cao kỹ năng chăm sóc khách hàng để tăng

sự hài lòng và an tâm của khách hàng.

- Phối hợp với Phòng kinh doanh, các phòng ban khác đề xuất và thực hiện các

chương trình khuyến mãi, hậu mãi.

- Báo cáo đánh giá kết quả công tác Chăm sóc Khách hàng cho Giám đốc

1.4/ Lĩnh vực hoạt động:

- Nhập khẩu Máy tính và Thiết bị tin học

- Lắp ráp máy tính PC - Thiết lập Hệ thống Đại lý bán hàng và Phân phối sản phẩm-

Tổ chức lại bộ máy của công ty tham gia hoạt động kinh doanh trong ba lĩnh vực:

Phân phối thiết bị mạng máy tính. Xây dựng hệ thống bán lẻ và cung cấp dịch vụ cho

khách hàng. Tham gia thiết kế và xây dựng các dự án ứng dụng công nghệ mạng và

truyền thông.

- Bán lẻ, bán buôn các sản phẩm công nghệ thông tin:Công ty kỹ thuật Đức Nhân là

một trong những Công ty bán lẻ hàng đầu tại địa bàn quận Gò Vấp với mặt bằng rộng,

chưng bày đa dạng các loại sản phẩm, giá cả cạnh tranh, dịch vụ hoàn hảo, phong cách

giao tiếp khách hàng vô cùng thân thiện.

- Thiết kế các giải pháp mạng máy tính- Thiết kế cài đặt, quản trị hệ thống mạng cục

bộ (LAN) của các cửa hàng, công ty, xí nghiệp, trường học...- Tư vấn giải pháp mạng

không dây (WIFI) đồng bộ, hiệu quả: tốc độ, bảo mật, linh hoạt với một chi phí đầu tư

vừa phải.

- Thiết kế hệ thống truy cập từ xa: Hệ thống máy tính phân tán của công ty, xí nghiệp.

Khai thác và cài đặt các dịch vụ mạng Internet như: Mail, Web, DNS…

- Bảo trì nâng câp sửa chữa hư hỏng nhẹ của máy tính và các thiết bị ngoại vi của

máy tính. Với đội ngũ kỹ sư trẻ tuổi năng động và sáng tạo công ty luôn hỗ trợ doanh

nghiệp của bạn mọi lúc mọi nơi một khi mạng máy tính của quí doanh nghiệp xảy ra

sự cố.

- Cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo trì, sửa chữa thiết bị, và nâng cấp hệ thống.

Kinh doanh Dự án: Tìm hiểu nghiên cứu thị trường, tham gia các dự án trên thị

trường trong và ngoài nước, thiết kế và triển khai các dự án, nghiên cứu công nghệ

mới đưa vào kinh doanh, đào tạo nâng cao kỹ thuật cho toàn bộ đội ngũ nhân viên

trong công ty. Tư vấn các giải pháp như mạng, truyền thông, mạng đa phương tiện

cho khách hàng.

Kinh doanh Bán lẻ: Cung cấp và tư vấn cho khách hàng các sản phẩm đa dạng

mà Công ty đang cung cấp trên thị trường Việt nam.

Kinh doanh Phần mềm: Thiết kế các chương trình phần mềm phục vụ cho mọi

đối tượng khách hàng, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và tư vấn cho khách hàng

về các giải pháp tối ưu.

Hoạt động của bộ phận kỹ thuật, dịch vụ và bảo hành: Cố vấn, khắc phục mọi

vấn đề mà khách hàng yêu cầu, phục vụ khách hàng với chất lượng tốt nhất.

Giải pháp, Sản phẩm và Dịch vụ:Cung cấp các giải pháp Giáo dục và Đào tạo

trên mạngCung cấp các giải pháp Truyền thông Đa phương tiên trên mạngCung cấp

các giải pháp Thiết kế và Quản lý mạngCung cấp các giải pháp Giám sát và Theo dõi

trên mạng

Tiêu chí hoạt động

- Cam kết đem tới khách hàng giá cả cạnh tranh nhất.

- Luôn chăm lo tới quyền lợi của khách hàng.- Dịch vụ sau bán hàng luôn đuợc

nâng cao.

- Phong cách phục vụ thân thiện, trung thực, thuận tiện, nhanh chóng.

2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY

TNHH DV – TM KỸ THUẬT ĐỨC NHÂN

2.1/ Tổng quan về công tác hành chính văn phòng

Nhân viên hành chính (AO) là vị trí có vai trò quan trọng trong các hoạt động

của Công ty, đảm bảo cho các hoạt động chung của Công ty và của các dự án được

thực hiện hiệu quả.Đây là bộ phận văn phòng được ví như hệ tuần hoàn, là mạch máu

lưu thông liền lạc khắp cơ thể, nó ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả của các bộ phận

khác trong công ty.

Công việc chủ yếu của nhân viên hành chính cụ thể như sau:

Công tác văn thƣ: Công việc của một nhân viên hành chính phải làm

• Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải

quyết;

• Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;

• Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;

• Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về sớm, nghỉ

ốm, nghỉ phép…);

• Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty;

• Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty;

• Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết;

Công tác lễ tân: Công việc của một nhân viên hành chính phải làm

• Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty;

• Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;

• Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty;

• Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty;

Công tác hỗ trợ dự án: Công việc của một nhân viên hành chính phải làm

• Hỗ trợ nhóm in và đóng gói thầu dự án, xin chữ ký của các thành viên trong và ngoài

công ty tham gia thầu dự án;

• Hỗ trợ cho các triển khai công tác thực địa tại các tỉnh (đặt phương tiện đi lại, khách

sạn, vé máy bay, thủ tục visa khi cần thiết…)

• Chuẩn bị thiết bị, văn phòng phẩm cho nhóm đi thực địa (máy ghi âm, máy ảnh, điện

thoại, fast connect..)

• Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho công tác tại địa phương (giấy đi đường, các mẫu

chứng từ…)

• Thu xếp công tác in ấn, copy tài liệu khi cần thiết

Công tác quản lý tài sản, thiết bị: Công việc của một nhân viên hành chính phải

làm

• Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại

văn phòng;

• Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty;

• Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty.

Các công việc hành chính khác: Công việc của một nhân viên hành chính phải

làm

• Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);

• Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty;

• Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng;

• Hậu cần cho các sự kiện của Công ty;…

Hình 2.1: Phòng làm việc phòng Hành chính Tổ chức

2.2/ Thực tiễn

2.2.1. Thực trạng, tinh thần làm việc tại phòng hành chính

Phòng Hành chính tổ chức đóng vai trò khá quan trọng vì không ai khác, chính

họ là người tư vấn các vấn đề pháp lý cho lãnh đạo trong việc tổ chức chỉ đạo và thực

hiện kinh doanh không phạm luật; xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác

của công ty. Bên cạnh những công việc hàng ngày như quản lý và thực hiện việc đặt

báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên,

tổ chức khám sức khỏe định kỳ; quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp

khách cho công ty; đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho

cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty… các nhân viên hành

chính văn phòng còn phải “xông pha” với nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo,

hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vui chức năng, nhiệm

vụ của mình.

Trong quá trình thực tập, tôi đã cố gắng tiếp cận, trực tiếp làm, trực tiếp tìm

hiểu, đồng thời tham khảo sách báo, tạp chí, vận dụng lý thuyết đã học để có thể phản

ánh chính xác tình hình thực tế tại công ty. Bên cạnh đó trong quá trình tiếp xúc, thực

tập tôi nhận thấy nhân viên các phòng ban luôn có tinh thần xây dựng văn hóa làm

việc một cách tích cực bằng các công việc cụ thể như:luôn duy trì không khí làm việc

vui vẻ , thoải mái trong thời gian làm việc;ý thứcsử dụng tiết kiệm và cẩn thận các vật

tư văn phòng, trang thiết bị làm việc; luôn có các hoạt động khích lệ tinh thần nhân

viên sau khi hoàn thành nhiệm vụ; đặc biệt các nhân viên phòng hành chính luôn tận

tình giúp đỡ tôi trong suốt thời gian tực tập thực tập.

2.2.2 Những công việc đƣợc giao

Khi đã làm quen với các phòng ban và nhân viên tại công ty, công việc đầu tiên

tôi được giao nhiệm vụ trực điện thoại và quản lý các cuộc hẹn của khách hàng với

công ty. Công việc tưởng chừng đơn giản nhưng rất khó khăn.Vì chưa quen công việc

nên trả lời không trôi chảy, tứ đó tôi rút kinh nghiệm ghi chép lịch hẹn và chuẩn bị

một tâm lý tốt nhất để bắt đầu làm việc.

Đó là khu vực tràn ngập trong các dữ liệu, bao gồm thông tin của khách hàng

(được tổng hợp từ các cuộc điện thoại, email, fax), các thông tin về đặt hàng, hóa đơn,

chi tiết sử dụng dịch vụ và mua hàng…, là nơi tập hợp những nhân viên chuyên

nghiệp xử lý các nhu cầu của khách hàng thông qua các kênh truyền thông như hệ

thống điện thoại, email và các phương tiện truyền thông trực tuyến khác để hướng

dẫn, cung cấp và giải pháp thông tin nhằm tạo sự hài lòng cho khách hàng đồng thời

giảm được chi phí vận hành và tối đa hóa lợi nhuận. Qua quá trình tìm hiểu công việc

tôi đã nhận thấy được đặc thù và yêu cầu của nhân viên trực điện thoại cần có:

Đặc thù của nghề điện thoại viên

- Có thể làm việc từ xa, bán thời gian.

- Không giới hạn độ tuổi hay hình thức bên ngoài.

- Áp lực cao.

- Tỉ lệ thay đổi công việc cao.

Yêu cầu của nghề điện thoại viên

- Đòi hỏi cao về kỹ năng giao tiếp với khác hàng (kỹ năng lắng nghe và kỹ năng nói

lưu loát, hiểu biết văn hóa tiêu dùng, tâm lý "thượng đế")

- Sử dụng thành thạo máy tính và ngoại ngữ (để phục vụ khách hàng nước ngoài và

đọc hiểu từ chuyên môn).

- Ứng xử nhanh và linh hoạt

- Chịu được áp lực công việc.

- Giọng nói truyền cảm và biết… “cười”.

- Kiên trì và yêu nghề.

- Làm việc trong môi trường căng thẳng và liên tục.

- Tiếp xúc với những khách hàng nóng tính, đòi hỏi phải có sự nhận nhịn và bình tĩnh.

Sau thời gian làm quen và cố gắng tìm hiểu công việc tôi đã rút ra kinh

nghiệm để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ này:

- Phải có tâm lý thật vững.

- Có kĩ năng và kinh nghiệm đàm phán.

- Sử dụng thành thạo vi tính và internet.

- Có khả năng làm việc độc lập.

- Trung thực, nhanh nhẹn, tính chính xác.

- Có khả năng giao tiếp, chịu đựng áp lực công việc cao.

2.2.3 Các công việc hỗ trợ phòng ban khác

Lễ tân:

-Tiếp xúc gặp gỡ khách hàng

-Tiếp nhận và kiểm tra hàng

-Hướng dẫn và thông báo cho các phòng ban.

Sử dụng các thiết bị văn phòng

-Máy photocopy

-Máy fax

-Điện thoại công ty

-Photo các mẫu hồ sơ cho công ty.

Ngoài ra, tôi còn được giao nhiệm vụ soạn thảo hợp đồng, báo giá gửi mail

khách hàng.

3. GIẢI PHÁP

3.1/ Xây dựng các khóa đào tạo cho nhân viên

- Đào tạo ngắn hạn các lớp học kỹ năng giao tiếp cho nhân viên.

- Mở các lớp học anh văn giao tiếp cho nhân viên.

- Liên kết và hỗ trợ khuyến khích nhân viên tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao tay

nghề. (đối với nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ, nhân sự,…)

3.2/ Tồ chức các hoạt động ngoại khóa

- Hội thao hàng năm

- Các buổi dã ngoại kết hợp nâng cao kiến thức: ví dụ như các cuộc thi về tin học.

- Lập ra các nhóm hội đam mê và phát triển một mảng chuyên ngành nào đó( hoặc cá

độ thể thao như bóng đá, cầu lông ….)

Bản thân tôi nhận thấy các hoạt động này nhằm động viên tinh thần giúp các

nhân viên cảm thấy thoải mái và gắn bó với nhau hơn sau những ngày làm việc căng

thẳng, áp lực.

3.3/ Lập Web riêng cho công ty

Đây là nhu cầu rất cần thiết đối với một doanh nghiệp kinh doanh và muốn

phát triển trong tương lai. Theo tôi một trang web riêng biệt dành cho công ty giới

thiệu và phân phối sản phẩm bao gồm:

1/Các loại sản phẩm và giá cả cần phân biệt ra từng loại mặt hàng; giá cả được

sắp xếp theo nhóm và đồng bộ.

2/ Cách đặt hàng và liên hệ

Trong thời buổi công nghệ thông tin thì việc đặt hàng qua mạng được ưu tiên

hàng đầu vì có nhiều tiện ích và thuận lợi cho khách hàng.

3/ Tư vấn và cách sử dụng cần dễ hiểu, thông dụng và gần gũi với khách hàng

để có thể đạt hiệu quả cao nhất.

4/ Thông tin khuyến mãi theo tôi cần được cập nhật thường xuyên trên trang

web để tăng hiệu ứng người vào xem, tạo sự háo hức khi mua hàng.

Kết luận

Sau quá trình thực tập tại công ty TNHH DV và TM kỹ thuật Đức Nhân.Tôi

nhận thấy bản thân còn thiếu rất nhiều mảng kiến thức và còn nhiều khó khăn tôi phải

vượt qua để có thể thành công. Chính vì vậy.tôi tự đánh giá mức độ hoàn thành mục

tiêu ban đầu như sau:

1.Hội nhập vào môi trường thực tế của doanh nghiệp, qua đó tôi có thể nắm bắt

và hiểu được các hoạt động chức năng của một nhân viên hành chính và của doanh

nghiệp.70%

2.Vận dụng những kiến thức đã học vào công việc được giao và hỗ trợ những

công việc khác.70%

3.Tiếp thu học hỏi từ những nhân viên kinh nghiệm hơn và tự làm những công

việc ngắn hạn hay thời vụ để doanh nghiệp không cẩn tuyển những nhân viên toàn

thời gian.80%

4.Cố gắng thích nghi với môi trường làm việc một cách tốt nhất kêt hợp với

thái độ làm việc cách ứng xử trong doanh nghiệp và tác phong khi làm việc.100%

Tôi sẽ tiếp tục cố gắng và coi đây là những kinh nghiệm bổ ích, là động lực để

tôi hoàn thiện con đường học vấn.

Tài liệu tham khảo

1. Trần Thị Thanh Phương, Nghiệp vụ Hành chính văn phòng, NXB Tổng hợp

TP.HCM

2. Đồng Thị Thanh Phương, Soạn thảo văn bản và Công tác Văn thư, NXB Tổng

hợp TP.HCM

3. www.thuvien247.net

4. www.google.com.vn

5. Tài liệu về đặc điểm và sự hình thành phát triển của công ty TNHH DV-TM Kỹ

thuật Đức Nhân.