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Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux
Cohabitation Dossier Patient Informatisé (DPI) et Dossier Patient Papier (DPP) :Facteurs clés de succès
Journée nationale du 2 février 2012
Philippe Manet
Liens d’intérêt avec les industries de santéen rapport avec le thème de la présentation (loi du 4 mars 2002)
1 – Titulaire de brevets/Porteur de parts sociales ou membre d’une structure de gouvernance ou salarié ANAP..................................
2 – Consultant ou membre d’un Conseil scientifique
CNOP ………......................
3 – Conférencier ou auteur/rédacteur rémunéré d’articles ou documents
Néant ………......................
4 – Prise en charge de frais de voyages, d’hébergement ou d’inscription à des congrès ou autres manifestations
ANAP, CNOP.......................
5 – Investigateur principal d’une recherche ou d’une étude clinique Néant ………......................
6 – Co-Investigateur d’une étude clinique Néant ……….......................
Contexte : la cohabitation DPP/DPI, sujet d’actualité des revues H2012 projets H2012 en phase de déploiement
stockage informatique des données patientspersistance du dossier papier
Ü La cohabitation DPP / DPI mérite une analyse spécifique.
stratégie => dossier de référenceorganisation associée
2
DPI / DPP : notions de baseLe « zéro papier » n’est pas une fin en soi
objectif : une information uniquefiablepartageable
L’information peut prendre 2 formes :o figée papier ou numérisée => non exploitableo donnée vivante (base de données) => exploitable
3
Les situations de cohabitation
4
Avant projet DPI Déploiement : période transitoire Post déploiement Cible
§Période 1 : Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI
§Période 2 : Cohabitation résiduelle en fin de déploiement
1 2
Temps
EXEMPLE :1ère informatisation
Unité de soins 1(DPP)
Unité de soins 2(DPI)
Unité de soins 3(DPI)
Unité de soins 4(DPP)
Unité de soins 1(DPP)
PATIENT
La situation type :« Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI »
5
7
• Consultation externe• Hospitalisation – Accueil du patient• Hospitalisation – Production des actes cliniques• Hospitalisation – Production des actes médico techniques • Hospitalisation – Coordination et planification• Hospitalisation – Sortie du patient• Urgences (SAU)• Exploration fonctionnelle• Gestion des identités patients• Gestion des documents médicaux• Archivage• Transfert patient
Ü Liste non exhaustive, à compléter selon le contexte de votre établissement
Les processus potentiellement impactés par l’informatisation
Processus internes à l’unité de soinsProcessus inter-unités de soins
8
Exemple d’un processus impacté : la consultation externe
Les préconisations ANAP
q Identifier les situations de cohabitation DPP/DPI
q Identifier les risques associés
qConstruire une démarcheq maîtriser ces risques
q via une analyse des processus métiers
q pour atteindre les objectifs de l’informatisation
10
l’ANAP propose une analyse
spécifique de la cohabitation
DPP / DPI
objectif : une information uniquefiablepartageable
Juridiques et administratifs
Organisationnels
Identification des risques
11
Sécurité du patient
Risques sécurité patient
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Prise en charge non optimisée
§ Processus cibles non définis et / ou non appliqués
§ Utilisation partielle du DPI ou du DPP
§ Ressaisies incontrôlées§ Difficultés pour accéder à
l’information§ Difficultés pour numériser
des documents
Origine :
§ Dispersion de l’information entre les différents DPP ou DPI
§ Hétérogénéité / incohérence des informations
§ Perte d’informations§ Rupture dans la
coordination de la prise en charge
Conséquences :
Risques liés à la sécurité du patient
Risques juridiques et administratifs
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Situation de contentieux
§ Non-conformité aux exigences de la Certification
§ Non-conformité aux obligations règlementaires en matière de gestion des archives
Conséquences :
Risques juridiques et
administratifs
§ Processus cibles non définis et / ou non appliqués
§ Utilisation partielle du DPI ou du DPP
§ Ressaisies incontrôlées§ Difficultés pour accéder à
l’information§ Difficultés pour numériser
des documents
Origine :
Risques organisationnels
14
Risques organisationnels
§ Processus cibles non définis et / ou non appliqués
§ Utilisation partielle du DPI ou du DPP
§ Ressaisies incontrôlées§ Difficultés pour accéder à
l’information§ Difficultés pour numériser
des documents
Origine :
§ Cohabitation de plusieurs processus non maîtrisés et parfois non définis
§ Rupture de la chaîne de production de l’information
§ Perte d’efficience liée à une information atomisée
§ nécessité de ressaisies
Conséquences :
perte de performance
mauvaise acceptation
de la solution
Les pistes de réflexion
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§ Les moyens envisageables :üCoexistence physiqueüNumérisationüSaisie des données
DPP vers DPI
§ Les moyens envisageables :ü Impression üAccès en lecture
DPI vers DPP
DPP vers DPI : coexistence physique
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§ Aucun surcoût immédiat
Avantages
§ Risque majeur d’incohérence§ Risque de perte d’information§ Recopie occasionnelle non
maitrisée
Inconvénients
DPP vers DPI : numérisation
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§ Facilité d’archivage§ disponibilité et transmission
Avantages
§ Process nécessitant du temps§ Information non exploitable
Inconvénients
Options
§ Globale / sélective§ Centralisée / décentralisée (formation / matériel)§ Synchrone / asynchrone (avant ou après)§ Traitement des originaux
=> Coûts variables
DPP vers DPI : saisie des données
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§ Favorise l’interactivité et l’exploitation des données (information vivante)
Avantages
§ Risque d’erreurs (ressaisie)§ Nécessité de validation§ Coûts
Inconvénients
Caractéristiques§ Forcément sélective§ Personnel spécialisé§ Processus de validation à définir
DPI vers DPP : impression
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§ Encore indispensable pour l’extérieur
Avantages
§ Consommation papier§ Identification de l’information
pertinente en amont§ ne pas tout imprimer !!!
Inconvénients
Options§ Synchrone ou a posteriori§ Fiches de transmission à paramétrer par besoin
spécifique§ Destruction des papiers édités
DPI vers DPP : accès en lecture
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§ Aspect pédagogique facilitant le déploiement
Avantages
§ Impacts sur le calendrier de formation§ Impacts sur le déploiement du matériel,
du support utilisateur et des autorisations
§ Risque d’une demande d’accélération du déploiement
Inconvénients
Caractéristiques § Accès informatique (uniquement consultation) pour les acteurs non déployés
La démarche proposée
1 – Etat des lieux et cartographie des dossiers patients
2 – Identification des processus impactés
3 – Formalisation des processus cibles avec analyse d’impacts et de risques
4 – Validation et diffusion des processus cibles
Facteurs clés de succès
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L’étude de la cohabitation doit être menée de préférence en même temps que l’étude relative au déploiement du DPI
Elle nécessite d’être menée par une équipe multidisciplinaire selon une approche par processus métiers
Cette réflexion est un chantier à part entière qui doit être mené de manière itérative durant tout le projet.
Ü l’atelier de réflexion de la prochaine campagne de revues régionales sera dédié à la cohabitation DPI / DPP
L’ANAP vous propose…
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• Des ateliers sur le sujet lors des prochaines revues régionales :–Analyse de cas
• Une capitalisation sur le sujet :–Bonnes pratiques
–Eléments méthodologiques
Merci de votre attention
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Dr Philippe Manet