1.1 LATAR BELAKANG BAHAGIAN TEKNOLOGI …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1989-sistem-touch-in... · keperluan ICT Jabatan Ketua Menteri Melaka dengan mengambil ... Rajah 1

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 1

1. PENGENALAN

1.1 LATAR BELAKANG BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI

Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK) yang dahulunya dikenali

sebagai Unit Komputer, Jabatan Ketua Menteri Melaka telah ditubuhkan pada tahun

1987 yang bertempat di Jalan Hang Tuah, Melaka. Dianggotai seramai 2 orang

kakitangan sahaja.

Pejabat ini telah berpindah ke Seri Negeri, Ayer Keroh pada tahun 1999 dan dikenali

sebagai Bahagian Perkhidmatan Teknologi Maklumat (BPTM) dengan jumlah

kakitangan seramai 11 orang.

Pada tahun 2014, penstrukturan semula telah dilaksanakan yang melibatkan

penggabungan dengan Bahagian K-Eknonomi dan nama BPTM telah dipinda

kepada Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK). Kini, BTMK

dianggotai seramai 56 orang kakitangan yang diterajui oleh Ketua ICT Negeri

Melaka.


1.1.1 VISI, MISI, OBJEKTIF DAN FUNGSI

a) VISI

Untuk menjadikan Jentera Pentadbiran Negeri Melaka suatu jentera

pentadbiran yang termoden, produktif, cekap dan berkesan dalam

menjalankan fungsi-fungsinya dengan memanfaatkan sepenuhnya

penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT).

b) MISI

Untuk menjadikan ICT sebagai teras dalam pelaksanaan semua aktiviti

jentera pentadbiran Negeri Melaka.

c) OBJEKTIF

Memberi perkhidmatan ICT yang diperlukan kepada semua

Bahagian/Unit/Seksyen di bawah Jabatan Ketua Menteri Melaka termasuk

Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri yang lain dalam pelaksanaan program-

program dan aktiviti ICT yang telah ditetapkan agar Jabatan/Agensi

berkenaan menjadi lebih produktif, cekap dan berkesan dalam menjalankan

fungsi-fungsinya.

d) FUNGSI

i) Merancang, merangka dan menentukan halacara penggunaan dan

keperluan ICT Jabatan Ketua Menteri Melaka dengan mengambil

keperluan Jabatan Kerajaan Negeri yang lain;

ii) Melaksanakan bersama dengan Jabatan / Agensi terlibat program ICT

yang telah ditetapkan oleh Jabatan Ketua Menteri Melaka, Kementerian-

kementerian dan Agensi Kerajaan Persekutuan;

iii) Mengendalikan serta memberi perkhidmatan ICT yang berkaitan kepada

Jabatan Ketua Menteri dan Jabatan Kerajaan Negeri yang lain;


iv) Memantau dan menilai keberkesanan penggunaan ICT dalam

pelaksanaan sesuatu program dan mencadangkan alternatif yang lebih

berkesan;

v) Memberi khidmat nasihat dan sokongan teknikal serta bimbingan

teknikal diperlukan.

1.1.2 PERJAWATAN

BTMK mempunyai seramai lima puluh enam (56) orang kakitangan yang

terdiri dari dua (2) sektor, iaitu Sektor IT dan Sektor K-Ekonomi (Rajah 1- A & Rajah 1- B).

1.1.3 PIAGAM PELANGGAN

a) Memastikan elemen ICT (Rangkaian Melaka*Net, Portal Rasmi dan Emel

Rasmi) beroperasi dengan tahap jaminan perkhidmatan 90% (julat

kegagalan sebulan tidak melebihi 3 hari);

b) Maklum balas aduan berkaitan ICT diberi dalam tempoh dua (24) jam

bekerja selepas diterima dan menyelesaikan aduan dalam tempoh tujuh

(7) hari bekerja kecuali yang melibatkan perolehan alat ganti dan

perkhidmatan pembekal;

c) Maklumat untuk paparan Portal Rasmi, Papan Tanda Digital, Paparan

Digital Seri Negeri Info Channel dan kiosk dikemaskini dalam tempoh 24

jam selepas permohonan lengkap diterima;

d) Kemudahan pinjaman peralatan dan akses ICT disediakan dalam tempoh

3 hari bekerja selepas permohonan lengkap diterima, tertakluk kepada

ketersediaan peralatan/ perisian tersebut;

e) Memaklumkan kepada jabatan/agensi kerajaan negeri mengenai insiden

keselamatan ICT dalam tempoh 24 jam selepas laporan diterima;

f) Laporan keperluan pengguna bagi pembangunan sistem aplikasi

disediakan dalam tempoh 30 hari selepas permohonan lengkap diterima

dan seterusnya prototaip sistem disiapkan dalam tempoh 6 bulan.


Rajah 1 – (A) CARTA ORGANISASI BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI


Rajah 1 – (B) CARTA ORGANISASI SEKTOR K-EKONOMI, BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI


1.2 PENGENALAN MENGENAI INOVASI

1.2.1 PENDAHULUAN

Sistem Touch-In Registration (T-REG) merupakan inovasi dalam

penambahbaikan efisiensi sistem pengurusan kehadiran sama ada

mesyuarat/ acara rasmi Kerajaan Negeri Melaka, selari dengan visi

Melaka Negeri Bandar Teknologi Hijau.

1.2.2 OBJEKTIF INOVASI

Sistem dibangunkan atas objektif utama iaitu mempercepatkan proses

pendaftaran kakitangan/ peserta untuk mesyuarat/ acara rasmi

Kerajaan Negeri Melaka. Dimulakan sebagai langkah penyelesaian

kepada risiko kehilangan data, pembaziran masa, kos alat tulis dan

pengesanan data yang sukar.

1.2.3 CIRI-CIRI INOVASI

a) Fungsi

i. Efficiency:-

Effisienssi dalam pendaftaran dan perekodan kehadiran

kakitangan/ peserta secara cepat, tepat dan efisien.

Kakitangan/ peserta tidak perlu beratur panjang;

ii. Rapidly accessed:

Semakan pola kehadiran boleh disemak dengan pantas;

iii. Authorized Personnel Control:

Pengawalan kehadiran (siapa yang boleh hadir ataupun tidak

boleh hadir bagi mengelakkan kakitangan/ pesertaasing);

iv. Precisely Recorded:

Ketepatan masa kehadiran kakitangan/ peserta direkodkan

untuk mesyuarat/ acara rasmi Kerajaan Negeri Melaka ;


v. Integriti Rekod terpelihara:

Pengawalan penipuan waktu kehadiran (mengelakkan ‘buddy

punching’ dan kakitangan/ peserta yang tidak hadir untuk

mendaftar kehadiran setelah mesyuarat/ acara selesai;

vi. Analisa Personaliti:

Dapat menganalisa personaliti kakitangan/ peserta melalui pola

kehadiran;

vii. Bukti Afidavit:

Menjadi bukti afidavit yang diterima pakai sekiranya

dipersoalkan kesahihan kehadiran oleh Jabatan/ Agensi.

b) Antaramuka

Antaramuka yang trendy menggunakan tema Metro Dispaly Tiles

berkonsepkan simplistic dan real time updating (Rajah 2 dan

Rajah 3).

c) Keselamatan (Confidentiality Record/ Password protected)

Rekod boleh diakses dan diperolehi oleh urusetia acara yang berkaitan. Data direkod dan disimpan dalam pangkalan data dengan kata laluan (Rajah 4).

Rajah 2: Antaramuka


Rajah 4: Hanya urusetia yang berkenaan sahaja boleh mengaktifkan acara.

Rajah 3: Rekod kehadiran dan jumlah kehadiran akan dipaparkan


1.2.4 TEMPOH PELAKSANAAN

Sistem ini mula dibangunkan pada 2 Februari 2015 dan

dipersembahkan kepada pihak pengurusan pada 11 Mac 2015. Sistem

ini dibangunkan dalam tempoh 2 bulan sebelum ianya mula digunakan

di mesyuarat/ acara rasmi Kerajaan Negeri Melaka.

1.2.5 LOKASI PELAKSANAAN INOVASI

Pilot pelaksanaan sistem digunakan untuk Perhimpunan Bulanan

Kerajaan Negeri Melaka di Dewan Seri Negeri (Rajah 5) dan untuk

mesyuarat yang diadakan di Bilik Mesyuarat Tun Mutahir (Rajah 6).

Rajah 5: Pendaftaran kehadiran di Dewan Seri Negeri

Rajah 6: Pendaftaran kehadiran di Bilik Mesyuarat Tun Mutahir


2. SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN

2.1 SEBELUM PROJEK INOVASI

2.1.1 PERALATAN

Pengurusan kehadiran kakitangan/ peserta dilakukan secara manual

iaitu menggunakan kertas/ borang.

2.1.2 TEKNIK

Kakitangan atau peserta dikehendaki mencatit nama di atas kertas/

borang yang telah disediakan/ diedarkan semasa mesyuarat/ acara.

Terdapat isu di mana tulisan kakitangan atau peserta yang sukar

dibaca. Pengurusan secara manual ini turut menghilangkan

konsentrasi kakitangan atau peserta semasa mesyuarat/ acara

berlangsung.

2.1.3 MASA

Tempoh menulis maklumat kehadiran agak lama iaitu purata tiga (3)

minit bagi seorang kakitangan atau peserta. Tempoh mencatat

maklumat kehadiran ke dalam spreadsheet juga agak lama iaitu purata

dua (2) minit bagi seorang kakitangan atau peserta.

2.1.4 STORAN

Bukti-bukti kehadiran ini kebiasaannya akan disimpan di dalam fail

atau folder. Namun, bukti-bukti kehadiran ini berpotensi untuk hilang/

sukar dibaca dan semakan statistik kehadiran adalah secara reaktif

dan sukar dilakukan.

2.1.5 PETUGAS

Pengurusan secara manual menglibatkan petugas sekurang-

kurangnya dua (2) orang.


2.2 SELEPAS PROJEK INOVASI

2.2.1 PERALATAN

Sistem ini menggunakan MyKad, smart reader dan Proximity Reader.

2.2.2 TEKNIK

Kakitangan atau peserta dikehendaki memasukkan MyKad ke dalam

smart reader untuk tujuan pendaftaran (hanya dilakukan sekali).

Selepas itu, pengguna hanya perlu mengimbas MyKad atau mana-

mana kad yang mempunyai ciri-ciri RFID pada Proximity Reader yang

telah disediakan di pintu masuk lokasi mesyuarat/ acara.

2.2.3 MASA

Tempoh mendaftar kehadiran hanya mengambil masa purata tiga (3)

saat bagi seorang kakitangan atau peserta. Laporan kehadiran dijana

secara automatik.

2.2.4 STORAN

Rekod kehadiran akan diisi dan disimpan pada server secara

automatik.

2.2.5 PETUGAS

Tiada petugas terlibat.

2.3 PERBANDINGAN PROSES KERJA SEBELUM DAN SELEPAS

INOVASI

Proses Sebelum Inovasi Selepas Inovasi Sebelum mesyuarat/ acara

Penyediaan pendaftaran, dimana urusetia perlu menyiapkan borang kehadiran

Urusetia mendaftar acara dalam sistem dan Rekod kehadiran disimpan pada server secara automatik

Semasa mesyuarat/ acara

Urusetia mengedarkan borang untuk diisi oleh kakitangan/ peserta yang hadir

-

Selepas mesyuarat/ acara

Urusetia perlu memasukkan kehadiran ke dalam spreadsheet sebelum diemel kepada jabatan terlibat

Sistem menghantar laporan secara automatik


2.4 PERBANDINGAN CARTA ALIR KERJA SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI

2.3.1 UJI CUBA 50 ORANG KAKITANGAN/ PESERTA - SEBELUM

SISTEM DIBANGUNKAN

Carta Alir 1: Proses Manual (Sebelum Sistem Dibangunkan)

2.3.1.1 Perekodan kehadiran oleh kakitangan atau peserta:-

Ø Purata masa bagi seorang kakitangan/ peserta

= 3 minit

Ø Purata masa bagi 50 orang kakitangan/ peserta

= 150 minit (2 jam 30 minit)


2.3.1.2 Kemasukan data kehadiran oleh urusetia:-


= 2 minit


= 100 minit (1 jam 40 minit)

2.3.2 UJI CUBA 50 ORANG KAKITANGAN/ PESERTA - SELEPAS

SISTEM DIBANGUNKAN

Carta Alir 1: Keseluruhan operasi dilakukan secara automatik (Selepas Sistem Dibangunkan)


2.3.2.1 Perekodan kehadiran oleh kakitangan atau peserta:-


= 3 saat

Ø Tempoh masa bagi 50 orang kakitangan/ peserta

= 150 saat (2 minit 30 saat)

2.3.2.2 Kemasukan data kehadiran oleh urusetia:-


= 0


= 0 v Dilakukan secara automatik oleh sistem


3. KRITERIA INOVASI

3.1 KRITERIA PROJEK INOVASI

3.1.1 KREATIVITI

3.1.1.1 Keaslian Projek ini merupakan cetusan idea oleh Bahagian Teknologi Maklumat

dan Komuniksi (BTMK) yang belum lagi diaplikasikan di mana-mana

untuk tujuan perekodan kehadiran.

3.1.1.2 Adaptasi Sistem ini mengadaptasi dari sistem perekodan biometrik bagi

penyelesaian proses pendaftaran kakitangan/ peserta semasa

mesyuarat/ acara rasmi Kerajaan Negeri Melaka yang lebih fleksibel.

3.1.2 TAHAP PELAKSANAAN

Sistem telah sedia dibangunkan dan dalam proses prototyping dan

penambahbaikan.

3.1.3 REPLICABILITY

Sistem ini dibangunkan dengan menggunakan komponen kecil/ mobile/

generik yang boleh digunakan di pelbagai tempat dan tidak mengira

masa.

3.1.4 EFISIEN

3.1.4.1 Kos Operasi:-

a) Sebelum Inovasi:

i. Penggunaan alat tulis yang tidak terbendung dan

mengakibatkan pembaziran.

ii. Relatif kos gaji kakitangan terlibat.


b) Selepas Inovasi: Pengurangan Kos Operasi:-

i. Pengurangan kos untuk alat tulis dan kertas.

ii. Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara dalaman tanpa

penglibatan kontraktor luar.

3.1.4.2 Masa:-

a) Sebelum Inovasi:

i. Masa yang terlalu lama sehingga menyebabkan tekanan

kepada kakitangan bertugas dan peserta.

ii. Penglibatan sekurang-kurangnya dua (2) orang urusetia.

b) Selepas Inovasi: Penjimatan Masa:-

i. Masa dapat dijimatkan (Tidak perlu beratur panjang).

ii. Tidak perlu kakitangan bertugas.

3.1.4.3 Produktiviti:-

a) Sebelum Inovasi: Hasil Kerja:-

i. Penglibatan petugas / urus setia yang terlalu ramai.

ii. Laporan tidak tepat dan komprehensif dan tidak dapat

dicapai dengan cepat.

iii. Urusan pendaftaran menyukarkan kakitangan/ peserta dan

pemantau sukar dilakukan.

b) Selepas Inovasi: Peningkatan Hasil Kerja:-

i. Tugas petugas diganti dengan sistem.

ii. Laporan dapat disediakan secara tepat, komprehensif dan

real time.

iii. Ia dapat memudahkan urusan pendaftaran dan pemantauan

kehadiran.

3.1.5 Signifikan

3.1.5.1 Perkhidmatan Awam

a) Sebelum Inovasi: Tahap Kepuasan Hati Pelanggan:-


i. Tetamu perlu beratur panjang sehingga ada yang memotong

giliran.

ii. Tekanan timbul susulan daripada sikap ketidaksabaran

setiap kakitangan yang hadir.

iii. Kurangnya integriti penjawat awam.

b) Selepas Inovasi: Peningkatan Tahap Kepuasan Hati Pelanggan:-

i. Tidak berlaku pemotongan giliran.

ii. Tiada tekanan disebabkan tidak perlu beratur.

iii. Sistem ini juga membantu meningkatkan integriti penjawat

awam melalui satu kaedah pemantauan yang mudah.

3.1.5.2 Organisasi

a) Sebelum Inovasi:

i. Tiada kewujudan sistem yang mesra pengguna untuk

merekodkan kehadiran

ii. Perlu menugaskan kakitangan untuk menyelia kehadiran.

b) Selepas Inovasi:

i. Proses pendaftaran dan penjanaan laporan kehadiran

menjadi lebih pantas dan efektif.

ii. Tidak perlu menugaskan kakitangan untuk pengurusan

rekod.

3.1.5.3 Jabatan/ Bahagian/ Unit

a) Sebelum Inovasi:

i. Tidak selari dengan dasar Kerajaan Negeri ke arah

pelaksanaan Negeri Bandar Teknologi Hijau.

ii. Kaedah guna kertas tidak dapat mencerminkan efisiensi

dalam pengurusan.

iii. Carian statistik kehadiran kakitangan/ peserta sukar dibuat

terutama apabila siasatan dilakukan oleh Jabatan/ Agensi.


b) Selepas Inovasi:

i. Selari dengan dasar Kerajaan Negeri ke arah pelaksanaan

Negeri Bandar Teknologi Hijau.

ii. Sistem ini dapat meningkatkan imej Jabatan dalam

memperlihatkan kepekaan mengenai keperluan teknologi

ICT di dalam urusan kerja seharian. iii. Rekod Kehadiran disimpan dan boleh dicapai pada bila-bila

masa sebagai rujukan.

3.1.6 Komitmen

3.1.6.1 Kewangan

Sistem telah dibangunkan secara dalaman (in house) tidak melibatkan

sebarang kos pembangunan luar. Sungguhpun demikian, relatif kos

ialah RM 6,000.00 (one-off), bagi seorang Penolong Pegawai

Teknologi Maklumat sebagai pengurus aplikasi.

3.1.6.2 Pengurusan Sumber Manusia

Hanya melibatkan seorang pembangun aplikasi (programmer) dalam

proses pembangunan sistem.

3.1.6.3 Insentif

Kerajaan Negeri Melaka telah menetapkan insentif sebanyak

RM5,000.00 bagi sebarang anugerah atau kejohanan yang diperolehi

sebagai penghargaan dan menarik minat penyertaan.

3.1.6.4 Penghargaan

Sistem ini diguna pakai untuk semua program rasmi Kerajaan Negeri

Melaka yang memerlukan perekodan, terutamanya yang

dipengerusikan oleh YAB Ketua Menteri Melaka dan YB SUK

3.1.6.5 Peralatan

i) Raspberry Pi

ii) Smart Card Reader

iii) USB Proximity Reader


4. KESIMPULAN

Kesimpulannya, sistem Touch-In Registration (T-REG) merupakan satu sistem yang

efisien dan efektif kerana dapat memudahkan dan mempercepatkan proses

pendaftaran kehadiran kakitangan/ peserta, di samping membolehkan Rekod

Kehadiran mudah disimpan dan dapat diakses pada bila-bila masa sebagai rujukan.

Selain itu, tidak berlaku lagi risiko kehilangan data, pendaftaran mesyuarat/ acara

dapat dioptimumkan, kos dapat dikurangkan dengan signifikan, serta pengesanan

rekod kehadiran dapat dilakukan dengan mudah dan pantas. Dengan ini, secara

langsung dapat meningkatkan integriti penjawat awam di Melaka dan meningkatkan

imej Jabatan selaras dengan visi Melaka Negeri Bandar Teknologi Hijau.

Documents

1.1 LATAR BELAKANG BAHAGIAN TEKNOLOGI …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1989-sistem-touch-in... · keperluan ICT Jabatan Ketua Menteri Melaka dengan mengambil ... Rajah 1