111. Desarrollo - Universidad Veracruzana · 111. Desarrollo DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN 1 NOMBRE DEL PROCESO: Recepción, programación, pago de gastos y comprobación. 7 PROVEEDORES:

111. Desarrollo DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

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1 NOMBRE DEL PROCESO: Recepción, programación, pago de gastos y comprobación.

7 PROVEEDORES: 6 ENTRADAS 8 INICIOY FIN: 1 Solicitud de pago: fondo rotatorio, gasto

1 Dependencias y/o Entidades viáticos, proveedores, solicitud de recurso Actividad Inicial: Solicitud de 2 Dirección de Recursos Materiales (APE). pago (folio TL), Recepción de 3 SAISUV 2 Reporte de compras para pago afectación presupuestal/orden de 4 Direc. de Proy. Constr. y Mantenim. 3 Reporte de Gasto Médico SAISUV para pago, solicitud en APE y reportes 5 Dirección General de Administración pago varios.

Actividad Final: Transferencia o Escolar 4 Reporte de becas para pago 6 Dirección de Contabilidad 5 Reporte de préstamos personales para emisión de cheque. 7 Dirección de Ingresos pago 8 Bancos 6 Aviso de recurso en cuentas bancarias

7 Acceso a banca electrónica

9 CONTROL DEL PROCESO: PC Actividad 1 "Programa fecha de pago" Control: "Programación de pago de acuerdo a fechas del calendario establecido"

10 RECURSOS: J:iluiwl2i Infraestructura tlmnure � Director de Egresos Oficina 35 Computadoras Paquetería de oficina Jefes de Departamento de Muebles 6 Impresoras laser Sistema SIIU Recepción e infomiación, Teléfonos 3 Impresoras Matriz de punto De Revisión y Programación, Internet 2 Fotocopiadora/Impresora y Caja Papelería 28 Analistas de Egresos 2 Escáneres

11 DOCU MENT AClóN INTERNA: " / 12 DOCUMENTACIÓN EXTERNA: 1 Ley Orgánica (arts. 104, 107,111, 112)

1 Código Fiscal de la Federación (art. 29-A ) 2 Estatuto general (arts. 192,204-206, 337 - 346.) 2 Ley del ISR (art. 116 p. 5) 3 Reglamento de Ingresos y Egresos (arts. 7, 32-34 , 3 Ley del IVA (art. 1)

39,40, 47, 49,50, 59 ) 4. Ley General de Contabilidad Gubernamental (art. 1, 4 Manual de Procedimientos Administrativos (Sección 16- 19, 37, 58, 67, 70 trace 11, 84,) IV, numeral IV.3 inciso IV.3.2 - Políticas por concepto de 5 Ley de Disciplina Financiera (arts. 1, 2 trace. IX, 61-gasto de adquisición de bienes y servicios, honorarios 62) profesionales, cierre de ejercicio, politicas generales de 5 . Decreto Núm. 385 de Presupuesto de Egresos del egresos. Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la 5 Plan de cuentas vigente Llave para el Ejercicio Fiscal 2018 arts. 2 párrafo 42, 6 Guia operativa del revisión para trámites en linea art. 18, art. 69, Anexo 111, Anexo XI, Anexo XIII.

6 Código Financiero del Estado de Veracruz (art 2 13 RIESGOS/ OPORTUNIDADES DEL PROCESO: trace. XLV, art. 186 traces. 1, 11, V.VIII, XIII, art. 286 ) 1 Paro abrupto de proceso (falta de fondos. fallas en el 7 Conslitución Política del Estado de Veracruz (art. 1 O sistema SIIU) '-y 67)

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"

4 OBJETIVO DEL PROCESO:

l Realizar oportunamente los pagos necesarios para la operatividad de la Universidad Veracruzana tramitados de forma física y electrónica. 111.3. El 100% de la leaislación v normatividad universitaria es actualizada v articulada.

/ 2 RESULTADO/SALIDA DEL PROCESO: 5 CLIENTE/ USUARIO: 1 Pago Realizado 1 Comunidad Universitaria inscrita 2 Comprobación del pago realizado y adscrita a Entidades y/o

dependencias de la Universidad 2 1 Beguisit2 Q Ca[acte[ística de Calidad Veracruzana.

2 SETSUV 1 Oportuno 3 FESAPAUV 2 Preciso (cantidad) 4 AFECUV

., 5 Proveedores y Prestadores de Servicios

2.2 Salidª No ConfQrm�

1 Pago realizado a destiempo o no preciso /

3 INDICADORES:

1 Nombre del Indicador (Que quiero medir) Tiempo de servicio de pago (recepción-pago) Tipo: Eficacia Frecuencia: Mensual. Método de cálculo (Como lo voy a medir) Contabilización en SIIU (Reporte en proceso)

2 Nombre del Indicador (Que quiero medir) Porcentaje de trámites procedentes (Trámites procedentes/recibidos) Tipo: Operación Frecuencia: Mensual. Método de cálculo (Como lo voy a medir) Contabilización en SIIU (Reportes)

Proceso: Administración de Recursos Financieros

Subproceso: Operación lngreso•G��to Procedimiento: Recepción, programación, pago de gastos y comprobac1on.

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO EGRESOS

JEFE DELDEPlO DE RECEPCION E INFORMACIÓN

JEFE DELDEPlO REVISIÓN Y PROGRAMACIOO

APE

@ @

� tEJ

1 Recibe llárriles pma pago (Aleclm:ión Poesupuesl.al / Orden de pago {asigre lolio

• r l tnmte en llrea o APE)

2 Revisa el c..,.ilimienb de los """isilm de los lnímites - pago y cbcumeiucicin

_., R1

Si

21 Re.iza devdl.l:Íán de lnímite a la enlidal acadénica / dependencia o

reaboe el lolioTL/TS/TA R7

No

4 lni,esa el bánile en irea en el sislema SIIU, asigna lolio • 1·

y autoriza en lírea.

AltadePRMJedor

No

Papel

3A Valida el bánite

6Validaelbánite GC) (Selectiva) @

5 Al.Coriza el llárrile APE y SIIU asigna bfio • ¡·

e lricio / Fn ) L---1 ....J�=· =idad

=-�

-'

7 P,ograma la lecia de pago

RECEPCION, PROGRAMACIÓN, PAGO DE GASTOS Y COMPROBACIÓN

JEFE DE DEPlO CAJA

10 Descaga Jl<Vl5 (cheqll!S o transt!ren:ias)

11 Ejecuta la lralsúencia y /o IJ"áegecheqlel

DIREClOR EGRESOS

8 Vaida peitinencia de programa:ión de pégO

DRECTOR GENERAL 1E RECURSOSFNNCIEROS

9Aubizala pro¡Ja11ación de pago

FIN

Refereocia doc1.111er1al y �iaxres R1 /feáaábn l'e'"Pueál/ Oden 1k f"9> (NlF�GHl01 j Rl1 -d de ab de pro,eeobres (ARF-lGF-0091 R2 Repom delrá-penlíen!es de ..... - (FYIRTPMj R3 Rognirmll)n de pago R4 Repom SIIU�- ejl!a,ciln de dlequ,s(FWRJNVF) R5 Rep,m SIIU T•ms pe-tes de adDDdapniNlr (FYIRTEM¡ Re Fo11111 SIIU Fom11 de •tDrilacDI de tdnies de Eg1e11n (FWAIJTEGI R7 Fo11111 SIIU Forn de capua ded-.mnes (FWl,[)EV!lj R8 Foma SIIU F•- <lo QálilD (FMINl/ll R8 Forn SIIUCaphndepób de-(FGI\M:Dj

¡i¡,1 SIIU Fo,a,,as ¡i¡,2 -IMUV ¡i¡,3 !Ha, Elednlni:a

CooectJr 0

ConedClr de pig■a

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO EGRESOS

JEFE DEL DEPTO REVISIÓN Y PROGRA.MACIÓN

CO\P';03AC,Cl'I

6C,:lj):.ira ya;gna'• o 'J'enS J

FIN

0 \ ) 1

A�w!aoa: B C"CCé.SC

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RECEPCION, PROGRAMACIÓN, PAGO DE GASTOS Y COMPROBACIÓN

JEFE DE DEPTOCAJA

17 �eV!sa en ea o .;.s1ca �te

el OJ emo de IO!. requiSl'.DS del rem:egro

DIRECTOR EGRESOS

ñ.1 .-4.....:.:C.:ie e.- Prl:-:.-o..e:::a. Q'I:_':':; CE, Pago t!ñ. =-!;-=.c,:,1 , 1 se c;:-.cae=-1ac.;.�ro,1?"-C(6.f."�:.---:-:;..:,01; fU 'i.':':atr. e-: r.:ir :':'.= CEií ?'"SC': �Oí 1=','\"'-i='AA1 ,�. i=fo;ror-.aoa-c�� ,:u R.��= ,.,.FT"O� --..ae.ea..c«c-o:c-�.-:-::1=·u�,v;e'J ,�, ñ.�-: = ra.-E ce-.c ee-:-= e-: a.·t.fl'IH � r-1

Nli.TE.AA1

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1 Anal ista de ventani l la

Anal ista

1 A

Anal ista

2

Anal ista

2A

Anal ista

1 1

Recibe trámites para pago (Afectación presupuestal/Orden de pa o (asi na folio "i"), trámite en línea o APE) Recibe trámites físicos en el formato afectación presupuestal/orden de pago y asigna fol io " I " en el S I I U .

E l anal ista recibe trámites para pago e n e l formato afectación presupuestal/orden de pago con fol io "I" ,fol ios de trámites en l í nea (TL) de acuerdo a la relación obten ida del portal web de trámites y/o fol ios APE (TS) para revisión .

Recibe solicitud de alta de proveedor o trámite en línea /actualización de datos de proveedor. Recibe de la entidad académica o dependencia trámites de sol icitud de alta de proveedor en fís ico o en l ínea (TA) y/o sol icitudes de actua l ización de datos del proveedor por correo electrón ico.

Revisa el cumplimiento de los requisitos de los trámites para pa o documentación soporte. De acuerdo a la normatividad vigente , revisa e l cumpl im iento de los requ isitos de los trámites para pago y la documentación soporte, acced iendo con su usuario y contraseña a l módu lo de "trámites en l ínea" para trámites TL o revisa el trámite en fís ico.

• ¿ Cumple todos los requisitos? Sí , es APE continúa en el punto 5,

¿ Trámite en línea ? o S í , continúa en el punto 3 o No, continúa en el punto 3A

• No, continúa en el punto 2.1

Revisa cumplimiento de requisitos Revisa que el trámite cumpla con los requis itos establecidos para los trámites de sol icitud de alta o actual ización de datos del proveedor, de acuerdo a lo s igu iente:

► Sí el trámite se entregó en físico, revisará el formato de a lta de proveedor (ARF-IG-F-005) ,

► Sí la sol icitud de alta de proveedor se recibió en l í nea, el ana l ista accederá a l apartado "Trámites en Línea" a través

del portal M iUV, ► Sí es una sol icitud de actual ización de datos del proveedor

se revisará a través del correo electrón ico.

• ¿ Cumple todos los requisitos? Sí , continúa en el punto 2. 1 A

Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Operación Ingreso-Gasto

Procedimiento: Recepción, programación, pago de gastos y comprobación. Página 1 1 de 20

2.1

Anal ista

2.1 A

Anal ista

3

Anal ista

3.A

No, continúa en el punto 2 .1

Realiza devolución de trámite a la entidad académica/ dependencia o reabre el folio TU TS/ TA Real iza devolución del trámite a la entidad académica o dependencia debido a que no cumpl ió con las pol íticas establecidas para el trámite.

La devolución se real iza de acuerdo a lo s igu iente: • Trámite físico, se captura en la forma FWADEVD y devuelve

la documentación a la entidad académica o dependencia. • Trámite TL o TA, a través del apartado de "Áreas revisoras

de trámites" de los "trám ites en l ínea" se reabre el fo l io . • Trámite TS , a través de la FWAUTEG del S I I U se reabre el

fol io . • Sol icitud de actua l ización de datos del proveedor, a través

correo electrón ico.

Asigna Nº de proveedor en SIIU o actualiza información (cta. bancaria) La información de la sol icitud de a lta de proveedor se capturan en las formas FTMVEND y GXADIRD del S I I U , posteriormente se va l idan con la i nformación de las cuentas bancarias y los datos de l reporte FWRPRCB, además de lo s igu iente :

► Si el trámite se recibió en físico, se escribe el n úmero de proveedor en el formato y se arch iva .

► S i el trámite se recibió en l ínea (TA), se autoriza en el mód ulo de trámites en l ínea.

► Si es una sol icitud de actual ización de datos del proveedor, se notifica la procedencia por correo electrónico.

Conector 1 : fin

Valida el trámite

Val ida que el trámite en l ínea cumpla con los req u isitos y pol íticas establecidas para este .

Valida el trámite



Analista

4

Analista

5

Analista

6

Valida los datos del trámite en físico capturados por el analista de ventanilla (punto 1) y marca el indicador "completo" en la forma FAAINVE.

Ingresa el trámite en línea en el sistema SIIU, asigna folio " 1" y autoriza en línea. Captura los datos del trámite en línea (TL) y asigna folio " I " en la forma FAAINVE del SIIU, posteriormente lo autoriza en el apartado de "áreas revisoras de trámite de módulo de trámites en línea.

Autoriza el trámite APE y SIIU asigna folio "I"

Autoriza el folio de solicitud TS en la forma FWAUTEG del SIIU, generándose automáticamente el folio ''I".

Valida el trámite (Selectiva) &

Analista Valida de manera selectiva trámites en línea (TL) o trámites APE (TS) que previamente fueron autorizados por el Departamento de Recepción e Información.

Control: Verifica registros de trámites con valor superior a $10, 000. 00, trámites con retención de /SR, entre otros y en su caso corrige fechas de vencimiento.

7 Programa la fecha de pago /� Analista Valida que la programación de los pfgos que se realiza diariamente

corresponda al Calendario de Fechas de Pago por Mes (ARF-IGOT-07).

► Genera el reporte de selección de orden de pago (FWRINVF) por fecha de vencimiento.

Control: En caso de detectar errores notifica al Jefe del Departamento de Revisión y Programación para su análisis y solicitud de corrección.

► Recibe del Jefe del Departamento de Revisión y Programación la instrucción de realizar la programación autorizada:

o Ingresa a la forma FAAPAYC o FWPPAYC para cambiar fechas de pago al día en curso en los casos de autorizaciones anticipadas de pago e integra los folios de factura por banco y región.

o Genera el reporte FWRINVF por número y banco, revisa los folios pendientes, verifica que los importes totales coincidan con los autorizados y genera los



8 Director de

Egresos 9

Director General de Recursos

F inancieros 1 0

Anal ista

reportes para entregar al Anal ista de Emisión de

Cheques de Gastos de Operación .

► Adiciona lmente, real iza la programación de transferencias de

manera individual y por región , prog ramaciones de fol ios de

facturas pagados con cheque, órdenes de pago bancario,

transferencias bancarias y registros de fondo CONACYT.

► La programación de los pagos se registra en el S I I U y en

Excel , y se entrega el reporte a l titu lar de la D i rección de

Egresos .

Control : E l Jefe del Departamento de Recepción e I nformación

recibe los trámites con inconsistencias y procede a corregi rlos.

Valida pertinencia de programación de pago Val ida la pert inencia de la programación de pago real izada por el departamento de revisión y programación . Autoriza la l)rogramación de pago Diariamente, acuerda con el Director de Egresos y en su caso autoriza la programación de pagos.

Descarga pagos (cheques o transferencias) Recibe y sel la de recibido los documentos y reporte de selección de

orden de pago (FWRI NVF) para la emisión de cheques, pagos

regu lares, transferencias a las reg iones, órdenes de pago y pago a

proveedores con cuenta Banamex y/o interbancarias.

Descarga el reporte FWRINVF para el registro de cheques manuales de cuentas con chequera individua l .

Genera por dependencia y programa la Relación de Becas Escolares (FWRLBEC) y el Resumen de cheques de Becas Escolares (FWRRBEC) en S I I U .

Genera arch ivos para cheques y/o el arch ivo d e depósito a proveedores Banamex o interbancario, los exporta a la Banca E lectrón ica y envía una copia vía electrónica al ana l ista responsable de banca electrónica .

En los casos de transferencias a las reg iones, se entrega a l Responsable de Banca Electrónica el reporte de selección de orden de pago de las transferencias (FWRI NVF) para e l depós ito correspondiente.

:.14 I½

Ejecuta la transferencia y/o protege cheques

Proceso: Administración de Recursos Financieros

Subproceso: Operación Ingreso-Gasto Procedimiento: Recepción, programación, pago de gastos y comprobación.

Página 14 de 20

Analista

1 2

Analista

Realiza transferencias a cuentas de proveedores a través de la banca electrónica.

Entrega al analista que emite los cheques de gastos de operación dos copias del soporte de transferencia electrónica de fondos generada en la banca electrónica.

Recibe del Jefe de Departamento de Caja un oficio de autorización de pago para realizar la transferencia al extranjero en la banca electrónica y valida los datos para pagos; posteriormente el Director de Egresos autoriza el pago al extranjero.

Realizada la transferencia, imprime cuatro copias del comprobante de "órdenes de pago internacional" , entrega dos copias al analista que emite los cheques de gastos de operación y dos copias al Jefe de Departamento de Revisión y Programación.

11!

Entrega cheque o comprobante de transferencia

Entrega los cheques de gastos de acuerdo a lo siguiente:

a) Accede a la forma FWACHKE en el SIIU, para consulta del folio

b) Recaba del interesado la firma, nombre y fecha.

c) Marca como "entregado" los cheques

Entrega cheques por becas escolares recabando firma de la persona autorizada en el resumen de becas escolares, de acuerdo a lo siguiente:

a) Para la región Xalapa, a administradores y/o pagadores de la entidades académicas

b) En el caso de las regiones (Veracruz, Córdoba-Orizaba, Poza Rica- Tuxpan y Coatzacoalcos-Minatitlán) a las personas autorizadas.

Recibe del Analista de Emisión de Cheques de Gastos de Operación el reporte de selección de orden de pago con el soporte de transferencia electrónica de fondos emitida en la Banca Electrónica, marca como "pagado" las transferencias a las regiones, los pagos a proveedores Banamex e interbancarios y órdenes de pago, en el SIIU

• ¿Pago de cuenta por cobrar? Sí, continua en el punto 1 3

Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Operación Ingreso.Gasto


1 3

Anal ista

1 3A

Anal ista

1 4

Anal ista

1 4A

Anal ista

1 4. 1

Anal ista

• 1¡f- 1 A

No, FIN del proceso. Recibe trámites en línea (COMPROBACIÓN) Recibe trámite de comprobación en l í nea (TL)

• Existe reintegro, continúa en el punto 1 7 . • Continúa en el punto 1 4 .

Recibe trámites por amortización de anticipos de la DPCyM (físico)

Recibe trámite en físico por amortización de anticipos de la DPCyM

Revisa el cumplimiento de los requisitos y documentación soporte

Revisa que el trámite cumpla con la documentación justificativa y comprobatoria de acuerdo a la normatividad apl icable, a través de su usuario en el apartado de "áreas revisoras de trámite" de los "tramites en l ínea"

• ¿Cumple los requis itos?

S í , continua en el punto 1 5

No, continua en el punto 1 4.1

Revisa el cumplimiento de los requisitos y documentación soporte

Revisa que el trámite se real ice en el formato Afectación Presupuestal/Orden de Pago ARF- IG-F-001 y cumpla con la documentación justificativa y comprobatoria que le apl ique.

• ¿Cumple los requis itos?

S í , continua en el punto 1 5A

• No, continua en el punto 1 4.1 A

Reabre el folio TL

Reabre el fol io TL a través de los "trámites en l ínea" y en automático se envía a la dependencia una notificación del hecho para su atención

Realiza devolución dependencia

de trámite a la entidad académica/



Anal ista

1 5

Anal ista

1 5A

Anal ista

1 6

Anal ista

1 7

Anal ista

1 7. 1

Anal ista

1 8

Anal ista

1 9

Anal ista

-

e- - · 1

Devuelve el trámite a la entidad académica/dependencia debido a que no cumpl ió con la normatividad apl icable.

Autoriza el trámite en línea Autoriza el trámite en l ínea (TL) después de haber verificado el cumpl imiento de los requis itos del mismo.

Autoriza el trámite captura y asigna folio "J" en SIIU. Autoriza el trámite en fís ico cuando captura y asigna fol io "J" en el en la forma FGAJVC D sistema S I I U .

Captura y asigna folio "J" en el SIIU Captura los datos del trámite en l ínea y asigna fol io "J" en la forma FGAJVCD del S I I U .

• FIN del proceso Revisa en línea o físicamente el cumplimiento de los requisitos del reintegro Revisa que el re integro en fís ico o en l ínea cumpla con los requ isitos establecidos .

• ¿cumple los req uis itos? S í , continua en el punto 1 8 No, continua en el punto 1 7.1

'.Í •

Realiza devolución de trámite a la entidad académica/ dependencia Devuelve el trámite de rei ntegro a la dependencia o entidad académica en físico o a través de los "trámites en l í nea" .

Autoriza el reintegro Autoriza el reintegro físico o en l ínea que cumplen con los req uis itos establecidos .

Captura el reintegro y asigna folio "J" en SIIU Captura los datos del rei ntegro y asigna fol io "J" en el s istema S I I U FIN del proceso



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